KI-E-Mail-Assistenten im Vergleich: Die 10 besten für 2025

best ai: Überblick über KI-E-Mail-Assistenten im Jahr 2025

KI-E-Mail-Assistenten sind 2025 Mainstream. Die Unternehmensadoption ist stark gestiegen. Zum Kontext: 92 % der Fortune‑500‑Unternehmen nutzen inzwischen KI‑Technologien, und viele setzen sie in E‑Mail‑Workflows ein (Gmelius). Umfragen zeigen außerdem, dass etwa 75 % der Berufstätigen KI für Content‑Erstellung, E‑Mails und Aufgabenautomatisierung nutzen wollen (Motion). In der Folge sparen Teams Zeit. Typische Einsparungen liegen bei 2–4 Stunden pro Woche und Nutzer bei routinemäßigen E‑Mail‑Aufgaben. Die Hauptanwendungsfälle sind klar: Entwurf von E‑Mails, Priorisierung von Nachrichten, automatisierte Follow‑ups und Zusammenfassungen von Threads.

Schnellinfos:

– 92 % Unternehmens‑KI‑Adoption 2025 für Kern‑Apps; siehe die Gmelius‑Studie hier.

– 75 % der Berufstätigen möchten KI für Schreiben und Automatisierung nutzen (Motion).

– Entwurf und Antwort‑Automatisierung reduzieren in vielen Teams repetitive Arbeit um bis zu 50 % (TCF).

Tools gehen inzwischen über das einfache Verfassen von E‑Mails hinaus. Sie priorisieren eingehende Nachrichten, gruppieren zusammengehörige Thread‑Elemente und planen Follow‑ups automatisch. Für Logistik‑ und Betriebsteams ist KI, die sich mit ERP‑ und WMS‑Systemen verbindet, relevant. Zum Beispiel baut virtualworkforce.ai No‑Code‑KI‑E‑Mail‑Agenten, die Antworten auf ERP‑ und E‑Mail‑Historie stützen, was Antworten beschleunigt und Fehler reduziert. Mehr zum Logistik‑E‑Mail‑Entwurf mit KI erfahren Sie hier.

Quick facts:

– 92% enterprise AI adoption in 2025 for core apps; see the Gmelius study here.

– Professionals report wanting AI for writing and automation at 75% (Motion).

– Drafting and reply automation cut repetitive work by up to 50% in many teams (TCF).

Tools now go beyond basic drafting emails. They prioritise incoming messages, group related email thread items, and schedule follow-ups automatically. For logistics and operations teams, AI that connects to ERP and WMS systems matters. For example, virtualworkforce.ai builds no-code AI email agents that ground replies in ERP and email history, which speeds replies and reduces errors. Learn more about logistics email drafting with AI here. Finally, the market now includes both big-vendor copilots and specialist ai tools for specific workflows.

ai email assistant features to automate your email and improve inbox management

Entwurf & Ton. KI erstellt klare Nachrichten und passt den Ton an. Tools wie Flowrite und GrammarlyGO konzentrieren sich auf prägnante, professionelle Texte. Große Anbieter bieten ebenfalls eingebaute Optionen. Zum Beispiel können Google Help Me Write und Microsoft Copilot direkt im E‑Mail‑Client beim Verfassen helfen. Das ist nützlich, wenn Sie schnell E‑Mails schreiben müssen.

Intelligente Antworten und Vorlagen. Viele Assistenten bieten Antwortvorschläge und dynamische Vorlagen. Verwenden Sie Vorlagen für wiederkehrende Anfragen. Für Sales‑Sequenzen fügen SmartWriter und HubSpot AI Personalisierungs‑Tokens wie Namen und Firmendetails ein.

Priorisierung & Triage. KI weist Dringlichkeit zu. Sie hebt wichtige Absender hervor und verschiebt E‑Mails mit geringem Wert in Ordner. Das reduziert E‑Mail‑Chaos. In Shared‑Inbox‑Szenarien fügen Plattformen wie Missive und Gmelius Zuweisung und gemeinsame Ansichten hinzu.

Thread‑Zusammenfassungen. Zusammenfassungen langer E‑Mail‑Thread‑Abschnitte sparen Zeit. Microsoft Copilot und Help Me Write bieten das Zusammenfassen von E‑Mail‑Threads als Standardfunktion. Automatisierte Follow‑ups. Planen Sie Follow‑ups, die nur gesendet werden, wenn keine Antwort eingeht. So bleiben Gespräche in Bewegung, ohne dass manuell nachverfolgt werden muss.

Geteilte Postfächer & Team‑Workflows. Team‑Inbox‑Funktionen unterstützen Zuweisung, Notizen und SLA‑Tracking. Integration und Kompatibilität. Viele Assistenten verbinden sich mit Gmail und Outlook sowie mit CRM‑Systemen. Sicherheit & Datenverarbeitung. Enterprise‑Pläne bieten Kontrollen und Optionen zur Datenresidenz. Für Betriebsteams sind No‑Code‑Connectoren wichtig. Sehen Sie, wie virtualworkforce.ai Connectoren für ERP und WMS ohne großen IT‑Aufwand unterstützt (virtualworkforce.ai). Kurz gesagt: Wählen Sie die Funktionen, die zu Ihren täglichen Aufgaben und dem E‑Mail‑Volumen passen.

10 best ai email assistants: the short list and who each suits

Unten finden Sie eine kompakte Shortlist der Top‑Tools und für wen jedes am besten geeignet ist. Dies ist eine schnelle Entscheidungs‑Hilfe. Die Liste spiegelt Testzusammenfassungen und Markt‑Reviews wider (Lindy) sowie redaktionelle Tests (Washington Post).

– SmartWriter | Personalized email drafting | Best for sales outreach.

– HubSpot AI | CRM integration + automation | Best for marketing and growth teams.

– Flowrite | Fast, professional drafts | Best for consultants and freelancers.

– Gmelius | Gmail workflows & teams | Best for shared inbox management.

– Missive | Collaboration + multi-channel | Best for customer support teams.

– Superhuman | Speed & triage | Best for executives who need inbox zero.

– GrammarlyGO | Polish tone & clarity | Best for non-native writers.

– Microsoft Copilot | Deep Outlook integration & summarisation | Best for Microsoft 365 heavy users.

– GetResponse AI | Campaigns & analytics | Best for email marketing teams.

– Google Help Me Write | Native Gmail assistance | Best for fast, inline drafting in Gmail.

Diese Kurzliste zeigt eine Mischung aus spezialisierten und allgemeinen Angeboten. Wählen Sie den besten KI‑E‑Mail‑Assistenten, der zu Ihrem Stack passt. Wenn Sie Geschwindigkeit brauchen, probieren Sie Superhuman; für Teams empfehlen sich Missive oder Gmelius; für intensive Outlook‑Nutzung Microsoft Copilot. Für Logistik‑ und Betriebsteams, die datenbewusste Antworten benötigen, erkunden Sie automatisierte Logistik‑Korrespondenz‑Optionen mit No‑Code‑Connectoren (virtualworkforce.ai). Die Auswahl variiert je nach Integrationen, Preisgestaltung und ob ein Gratisplan oder eine Testversion angeboten wird.

look for in an ai: practical criteria to pick the best ai email assistant for your role

Verwenden Sie diese Checkliste zur Auswahl. Prüfen Sie zuerst die Qualität der Entwürfe. Testen Sie das Tool, indem Sie es eine typische Antwort formulieren lassen. Überprüfen Sie dann die Kontrolle über Ton und Vorlagen. Vorlagen sind wichtig für die Markenstimme. Vergewissern Sie sich auch über Postfach‑Management‑Funktionen wie Prioritäts‑Postfach, Snooze und Zuweisung. Integrationsliste. Stellen Sie sicher, dass das Tool Gmail und Outlook sowie Ihr CRM und Ihren Kalender unterstützt. Team‑Funktionen. Achten Sie auf Shared‑Inbox‑Funktionen, Rollen und Prüfprotokolle. Automatisierungsregeln. Bestätigen Sie, dass der Assistent Regeln und automatisierte E‑Mail‑Follow‑ups ausführen kann.

Sicherheit und Datenschutz. Fragen Sie nach Datenresidenz und ob Enterprise‑Pläne On‑Prem‑ oder private Modell‑Optionen erlauben. Preisgestaltung und Limits. Vergleichen Sie Benutzerpreise, das Vorhandensein einer Testversion und Limits für generierte Nachrichten. Support und Onboarding. Prüfen Sie, ob Schulungen und Vorlagen enthalten sind. Für Fracht‑ und Logistik‑Workflows priorisieren Sie Tools, die Antworten in ERP‑ und WMS‑Daten verankern können. virtualworkforce.ai bietet No‑Code‑Agenten, die Daten aus ERP und SharePoint ziehen, was Antworten beschleunigt und Fehler reduziert; diese Fähigkeit ist in Teams mit hohem E‑Mail‑Volumen wichtig (virtualworkforce.ai).

Schnelle Rollen‑Regeln:

– Freelancer: priorisieren Sie Preis und Geschwindigkeit; probieren Sie Flowrite oder eine Testversion.

– Kleinunternehmen: wählen Sie ein Tool mit Shared‑Inbox‑Management.

– Vertrieb: wählen Sie ein Tool, das Personalisierungs‑Tokens und CRM‑Synchronisation unterstützt.

– Support: wählen Sie Shared‑Inboxes, Zuweisung und SLA‑Regeln.

– Führungskraft: wählen Sie Geschwindigkeit und Triage‑Funktionen wie Superhuman oder Copilot.

Diese Checkliste hilft Ihnen, das richtige KI‑Tool für den täglichen Bedarf zu wählen, ohne Funktionen zu wählen, die Sie nicht nutzen. Prüfen Sie außerdem, ob das Produkt ein KI‑Modell bietet, das für Ihre Domain trainiert ist, oder ob Trainingsmöglichkeiten vorhanden sind, damit Sie die KI auf Ihre Vorlagen und Ihren Ton anlernen können.

microsoft copilot and ai for email: vendor differences on integration and privacy

Microsoft Copilot in Outlook wird jetzt mit tiefer Postfach‑Integration und Zusammenfassungsfunktionen ausgeliefert. Es bietet einen Chat‑Bereich, Meeting‑Briefings und die Möglichkeit, Antworten kontextbasiert zu entwerfen. Microsoft Copilot kommt großen Unternehmen zugute, die Microsoft 365 nutzen. Es enthält typischerweise Unternehmenskontrollen für Datenzugriff und Protokollierung. Details zum Rollout und den Funktionen von Copilot 2025 finden Sie in Berichten (Washington Post).

Google Help Me Write funktioniert nativ in Gmail. Es bietet Inline‑Vorschläge und kurze Zusammenfassungen. Beide großen Anbieter liefern robuste Integrationen, native Sicherheitskontrollen und Admin‑Tools für Unternehmen. Spezialanbieter konzentrieren sich hingegen auf Nischen‑Workflows und leichte Integrationen. Zum Beispiel spezialisieren sich Gmelius und Missive auf Shared‑Inbox‑Management und Team‑Workflows, während SmartWriter und Flowrite sich auf Textqualität und Geschwindigkeit fokussieren. Spezialanbieter bieten oft flexiblere Preisgestaltung und zielgerichtete erweiterte Funktionen.

Vor‑/Nachteile im Schnellüberblick:

– Microsoft Copilot: Vorteile — tiefe Outlook‑Integration, Unternehmenskontrollen, Zusammenfassung von E‑Mail‑Threads; Nachteile — höherer Preis, an Microsoft 365 gebunden.

– Google Help Me Write: Vorteile — native Gmail‑Unterstützung, schnelles Verfassen; Nachteile — weniger geeignet für komplexe ERP‑Datenverankerung.

– Spezialtools (Gmelius, Flowrite, virtualworkforce.ai): Vorteile — Nischen‑Workflows, No‑Code‑Connectoren, flexible Preisgestaltung; Nachteile — können zusätzliche Einrichtung für vollständige Unternehmens‑Governance erfordern. Für Logistik‑Teams, die datenbewusste Automatisierungen benötigen, bietet virtualworkforce.ai native Connectoren zu ERP, WMS und SharePoint, damit Antworten tatsächliche Bestell‑ und Bestandsdaten zitieren — wichtig, wenn Genauigkeit zählt (virtualworkforce.ai). Wählen Sie nach Integrationsbedarf, Datenschutzkontrollen und ob das Tool einen Gratisplan oder eine geeignete Testversion anbietet.

use an ai: how to deploy, measure ROI and keep control of data when you automate your email

Beginnen Sie mit einem kleinen Pilotprojekt. Wählen Sie zuerst ein Team mit messbaren E‑Mail‑Aufgaben aus. Definieren Sie dann Anwendungsfälle und Prompts. Zum Beispiel: automatisieren Sie Antworten zum Bestellstatus oder auf Rechnungsanfragen. Führen Sie anschließend eine Ausgangsmessung durch. Erfassen Sie die auf E‑Mails verwendete Zeit, Antwortzeiten und Fehlerquoten. Nach dem Pilot messen Sie die Gewinne. Typische Ergebnisse zeigen, dass die Bearbeitungszeit pro E‑Mail in Betriebsszenarien, die KI mit ERP und E‑Mail‑Gedächtnis verbinden, von etwa 4,5 Minuten auf 1,5 Minuten sinkt. Solche ROI‑Werte dokumentieren Anbieter, die in Logistik und Support tätig sind.

Rollout‑Schritte. Schulen Sie das Team im Editieren von KI‑Entwürfen. Legen Sie Freigabeschritte für risikoreiche Antworten fest. Konfigurieren Sie Datenzugriffs‑ und Schwärzungsregeln. Verwenden Sie rollenbasierte Berechtigungen und Prüfprotokolle, um die Kontrolle zu behalten. Bei sensiblen Inhalten nutzen Sie Enterprise‑ oder On‑Prem‑Optionen und vermeiden Sie das Senden roher personenbezogener Daten an öffentliche Modelle. Behalten Sie außerdem bei komplexen oder eskalierten Fällen einen Menschen in der Schleife.

Metriken zur Verfolgung. Zeitersparnis pro Woche, Antwortzeiten, Öffnungs‑ und Antwortraten für Kampagnen, Anzahl verpasster wichtiger Mails und Zufriedenheit der Nutzer. Messen Sie auch Fehlerquoten und Kundenzufriedenheit bei Support‑Antworten. Risikokontrollen. Legen Sie Vorlagen und Eskalationswege im Tool fest. Beschränken Sie den Modellzugriff auf nur die erforderlichen Systeme. Für Logistik‑Teams ermöglichen No‑Code‑Connectoren Geschäftsanwendern, Verhalten und Ton ohne Prompt‑Engineering zu steuern. Erfahren Sie, wie Sie Logistik‑Operationen ohne Neueinstellungen skalieren und gleichzeitig Governance behalten (virtualworkforce.ai).

Einzeilige Checkliste zum Kopieren:

– Pilot klein halten; Ausgangswert messen; 2–3 messbare KPIs wählen; 30‑Tage‑Test laufen lassen; rollenbasierte Datenregeln durchsetzen; Nutzer schulen; überprüfen und ausrollen. Dieser Ansatz hilft, Ihre E‑Mails zu automatisieren und dabei Kontrolle zu behalten sowie klaren ROI zu zeigen.

FAQ

What is an AI email assistant and how does it help?

Ein KI‑E‑Mail‑Assistent erstellt Nachrichtenentwürfe, schlägt Antworten vor, priorisiert Ihr Postfach und automatisiert Follow‑ups. Er reduziert repetitive Aufgaben, sodass Sie sich auf wertschöpfendere Arbeit konzentrieren können.

Which are the top AI email assistants for 2025?

Zu den Top‑Wahlen gehören SmartWriter, HubSpot AI, Flowrite, Gmelius, Missive, Superhuman, GrammarlyGO, Microsoft Copilot, GetResponse AI und Google Help Me Write. Jeder adressiert unterschiedliche Bedürfnisse, von Sales‑Personalisierung bis hin zu Shared‑Inbox‑Management für Teams.

How do I choose the right AI for my role?

Verwenden Sie eine Checkliste: Entwurfsqualität, Tonkontrolle, Integrationen, Team‑Workflows, Sicherheit und Preisgestaltung. Testen Sie nach Möglichkeit mit einer kostenlosen Testversion, um die Passung zu bestätigen.

Does Microsoft Copilot work with Outlook and Microsoft 365?

Ja. Microsoft Copilot integriert sich tief in Outlook und Microsoft 365 und bietet Funktionen wie Zusammenfassungen und einen Chat‑Bereich. Unternehmen profitieren von Admin‑Kontrollen und Protokollierung.

Are specialist AI tools better than big vendors?

Spezialtools bieten oft Nischen‑Workflows, flexible Preisgestaltung und gezielte Integrationen. Große Anbieter liefern native Unterstützung für ihren E‑Mail‑Provider und robuste Unternehmens‑Governance. Wählen Sie je nach Integrations‑ und Datenbedarf.

How can I measure ROI from an AI email assistant?

Verfolgen Sie Zeitersparnis pro E‑Mail, Antwortzeiten, Öffnungs‑ und Antwortraten, Fehlerreduktion und Nutzerzufriedenheit. Beginnen Sie mit einem Baseline‑Wert und vergleichen Sie die Ergebnisse nach einem 30‑Tage‑Pilot.

Is my email data safe with AI assistants?

Sicherheit variiert je nach Anbieter und Tarif. Nutzen Sie Enterprise‑Optionen für Datenresidenz, On‑Prem‑Modelle und Zugriffskontrollen. Beschränken Sie außerdem den Modellzugriff auf nur die Systeme, die der Assistent benötigt.

Can AI handle long email threads and summarise them?

Ja. Viele Tools können lange E‑Mail‑Threads zusammenfassen und eine kurze Aktionsliste liefern. Das spart Zeit und hilft Teams, sich schnell in komplexe Austauschverläufe einzuarbeiten.

Will using AI make my emails sound robotic?

Nicht, wenn Sie Ton kontrollieren und Entwürfe bearbeiten. Die meisten Tools erlauben das Festlegen von Vorlagen und Stilregeln. Menschliche Prüfung bleibt bei nuancierten oder risikobehafteten Nachrichten wichtig.

How do I deploy AI agents for logistics and operations?

Starten Sie mit einem Pilot, der an ERP und E‑Mail‑Historie angeschlossen ist, legen Sie klare Geschäftsregeln fest und nutzen Sie No‑Code‑Connectoren, wenn verfügbar. Für logistik‑spezifische Anleitungen sehen Sie Ressourcen zur automatisierten Logistikkorrespondenz und ERP‑E‑Mail‑Automatisierung von virtualworkforce.ai (automatisierte Logistikkorrespondenz).