KI-E-Mail-Assistenten im Vergleich: Die besten 2025

assistant — KI‑E-Mail‑Assistenten im Jahr 2025: Kernaufgaben und Kennzahlen

KI‑E-Mail‑Assistenten im Jahr 2025 müssen fünf Kernaufgaben gut beherrschen: E‑Mails verfassen, lange E‑Mail‑Threads zusammenfassen, das Postfach triagieren, Nachverfolgungen verwalten und mehrsprachige Antworten senden. Erstens ist das Verfassen wichtig, weil Teams weiterhin Stunden mit dem Schreiben und Redigieren von Nachrichten verbringen. Zweitens helfen Zusammenfassungen langer Gespräche den Nutzern, Entscheidungen und Aufgabenpunkte schnell zu finden. Drittens reduzieren Triage und Priorisierung das Rauschen und ermöglichen es den Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Arbeit zu konzentrieren. Viertens schließen automatisierte Follow‑ups Schleifen, damit Kund:innen nicht warten müssen. Fünftens ermöglichen mehrsprachige Antworten globalen Teams, in der jeweiligen Muttersprache zu antworten. Unternehmen, die mit E‑Mail‑Überlastung kämpfen, berichten von klaren Vorteilen, wenn sie diese Funktionen einführen.

Messen Sie Tools anhand von eingesparter Zeit, erhöhter Antwortquote, Zusammenfassungsgenauigkeit und Datenkontrollen. Zum Beispiel ergab eine Studie aus dem Jahr 2025, dass Nutzer:innen von KI‑Assistenten eine 40% reduction in time spent managing emails berichteten. Enterprise‑Rollouts zeigen oft einen Anstieg der Antwortquoten und bessere Zufriedenheit; Digital Adoption fand für einige Teams einen ungefähr 30% increase in email response rates. Verfolgen Sie die Bearbeitungsrate bei Entwürfen, den Prozentsatz korrekt erstellter Follow‑ups und eine Datenschutz‑/Compliance‑Bewertung der Quellen, auf die der Assistent zugreift.

Tools wie Superhuman, Microsoft Copilot und Gmail/Gemini weisen jeweils unterschiedliche Stärken auf. Superhuman fokussiert sich auf Geschwindigkeit und Shortcuts, Microsoft Copilot glänzt bei kontextbewussten Entwürfen über Microsoft 365 hinweg, und Gmail bündelt Gemini mit nativen Workspace‑Verknüpfungen für einfache Zusammenarbeit. Lindy merkt an, dass die besten Tools inzwischen als „umfassende Postfach‑Manager“ agieren, die sich an Ihren Stil und Präferenzen anpassen. Trotzdem bleibt die menschliche Prüfung bei sensiblen oder rechtlich relevanten Nachrichten sowie bei vollständigen E‑Mails, die interne Systeme zitieren, notwendig. Für Logistikteams, die fundierte Antworten benötigen, bietet virtualworkforce.ai No‑Code‑Connectoren, sodass Agent:innen Antworten direkt aus ERP‑ und WMS‑Daten entwerfen können, was Teams hilft, E‑Mails zu verwalten und Fehler zu reduzieren.

Wenn Sie einen Assistenten bewerten, testen Sie ihn an drei E‑Mail‑Typen: Support‑Tickets, kurze Status‑Updates und Sales‑Outreach. Messen Sie die Zeit, die Sie für Korrekturen aufwenden. Notieren Sie, wie oft das Tool Follow‑ups vorschlägt. Prüfen Sie außerdem, wie gut es mit gemeinsamen Postfächern umgeht und ob es beim Zusammenfassen des gesamten Threads den ursprünglichen Kontext bewahrt. Diese Tests liefern Ihnen die Daten, um die richtige KI für Ihre Workflows auszuwählen.

inbox management and productivity — how ai for email can automate your email

KI für E‑Mails punktet, wenn sie repetitive Postfachaufgaben automatisiert und die Produktivität erhöht. Praktische Funktionen umfassen automatische Kategorisierung, Prioritätssortierung, Snooze‑ und Follow‑Up‑Erinnerungen, vorgeschlagene Antworten und Regeln, die beim Eingang ausgeführt werden. Teams mit hohem E‑Mail‑Volumen aktivieren häufig Thread‑Zusammenfassungen, Ein‑Klick‑Antworten und regelbasierte Weiterleitung. Diese Funktionen reduzieren verschwendete Zeit und verringern Kontextwechsel. Sie senken außerdem die Fehlerquote bei Antworten, die Datenabfragen erfordern.

Welche Funktionen liefern den größten Gewinn? Beginnen Sie mit der Zusammenfassung von E‑Mail‑Threads und ergänzen Sie dann Prioritätssortierung und Ein‑Klick‑Antworten. Zusammenfassungen ermöglichen schnellere Triage. Prioritätssortierung bringt die Nachrichten nach oben, die sofortige Aufmerksamkeit benötigen. Ein‑Klick‑Antworten bearbeiten niedrigwertige E‑Mails mit konsistentem Ton und Geschwindigkeit. Zusammen reduzieren diese Funktionen die Zeit, die Menschen im Postfach verbringen, und verbessern die Antwortqualität. Wenn Sie Kennzahlen wünschen, messen Sie Minuten pro E‑Mail vor und nach Aktivierung der Automatisierungen. Viele Teams sehen messbare Produktivitätsverbesserungen innerhalb weniger Tage.

Praxischeckliste: Schalten Sie zuerst Zusammenfassungen ein, aktivieren Sie als Nächstes vorgeschlagene Antworten und konfigurieren Sie dann Follow‑Up‑Erinnerungen und Regeln für häufige Absender. Legen Sie außerdem Eskalationspfade fest, damit der Assistent Nachrichten zur menschlichen Prüfung markiert, wenn nötig. Wenn Sie ein gemeinsames Postfach verwalten, stellen Sie sicher, dass der Assistent die Thread‑Historie bewahrt und kontextbewusste Entwürfe schreiben kann, die frühere Nachrichten zitieren. Für Versand‑ und Bestellteams verbindet virtualworkforce.ai ERP/TMS/WMS, sodass Antworten Live‑Auftragsdaten referenzieren — das bedeutet weniger manuelle Nachschlagen und schnellere SLA‑Einhaltung. Für diejenigen, die E‑Mail‑Kampagnen oder häufige Support‑Zyklen betreiben, wird ein Pilot, der Zeitersparnis und Antwortqualität misst, schnell den ROI beweisen.

gmail — email with ai: use an ai inside Gmail (Gemini & Help Me Write)

Gmail enthält 2025 integrierte KI, die Ihnen beim Schreiben und Verwalten von Nachrichten hilft. Gmails Gemini‑Funktionen wie Help Me Write erzeugen Entwürfe, schlagen Tonanpassungen vor und liefern Thread‑Zusammenfassungen. Diese enge Workspace‑Integration erleichtert das Verknüpfen von Docs, Drive und Calendar. Verwenden Sie Gmail, um einen KI‑E‑Mail‑Schreiber an kurzen Updates, Sales‑Outreach und routinemäßigen Support‑Antworten zu testen. Aktivieren Sie Help Me Write und vergleichen Sie dann Entwürfe in drei Szenarien, um die Qualität zu beurteilen.

Vorteile sind nahtlose Workspace‑Verknüpfungen, geringe Reibung für Nutzer:innen, die bereits Gmail verwenden, und Kostenvorteile im Vergleich zu einigen eigenständigen Apps. Nachteile können eine eingeschränkte Anpassbarkeit gegenüber Produkten sein, die Ops‑Teams ansprechen, und weniger tiefe Datenfusion für komplexe Workflows. Wenn Ihre Arbeit umfangreiche ERP‑Abfragen erfordert, ziehen Sie vielleicht einen No‑Code‑virtuellen Assistenten vor, der sich direkt mit Backend‑Systemen verbindet, anstatt einer generischen Compose‑KI. Probieren Sie eine kostenlose Testphase von Gmails erweiterten Funktionen und testen Sie dann ein spezialisiertes Tool am selben Postfach, um Ergebnisse zu vergleichen.

So testen Sie: Bereiten Sie drei reale Nachrichten vor und lassen Sie Help Me Write und ein externes KI‑Tool jede Nachricht bearbeiten. Messen Sie die Bearbeitungszeit und zählen Sie die vorhergesagten Follow‑ups. Führen Sie eine kurze Prompt‑Bibliothek für konsistenten Ton und Länge. Verwenden Sie vordefinierte Prompts, um gleichbleibende Ausgaben über verschiedene Agenten hinweg zu beschleunigen. Prüfen Sie außerdem, wie der Assistent mit mehreren E‑Mail‑Konten umgeht und ob er Labels und Regeln respektiert. Wenn Sie Ihr Postfach über Teams hinweg organisieren müssen, bewerten Sie die Unterstützung für gemeinsame Postfächer und Prüfprotokolle.

Tipp: Wenn Sie E‑Mail‑Marketing oder Support im großen Stil betreiben, nutzen Sie eine Mischung aus nativer Gmail‑KI und Spezialagenten. Gmail bewältigt viele gängige E‑Mails gut, und spezialisierte Systeme können an ERP‑ oder Inventardaten anknüpfen, um genaue Kundenantworten zu erstellen. Für Logistikoperatoren lesen Sie, wie sich Logistik‑E‑Mails mit Google Workspace und virtualworkforce.ai automatisieren lassen, und informieren Sie sich über Connectoren und Vorlagen, die Zeit sparen und Fehler reduzieren.

microsoft copilot — inbox features that make microsoft copilot a top ai email assistant

Microsoft Copilot bringt starken Kontext in Outlook. Es durchsucht E‑Mails, Kalender und Dokumente, um Antworten zu verfassen, die Anhänge und frühere Notizen zitieren. Copilot kann lange E‑Mail‑Threads und Anhänge zusammenfassen, aus Aktionspunkten Aufgaben erstellen und Kalenderzeiten vorschlagen. Diese Postfachfunktionen machen es zu einer soliden Wahl, wenn Ihre Organisation Microsoft 365 intensiv nutzt.

Copilots tiefe Anbindung an Teams und SharePoint hilft, eine E‑Mail schnell in eine Aufgabe oder ein Meeting umzuwandeln. Beispielsweise können Sie einen wöchentlichen Projektthread zusammenfassen und automatisch Folgeaufgaben erstellen. Das reduziert Meeting‑Aufwand und hält Stakeholder auf dem Laufenden. Admin‑Kontrollen und Datenverwaltung sind für Enterprise‑Rollouts wichtig, planen Sie daher IT‑Freigaben und eine gestaffelte Einführung. Copilot bietet Admin‑Werkzeuge und Compliance‑Einstellungen, die viele Unternehmen benötigen.

Beste Einsatzgebiete: Organisationen, die Office‑Apps nutzen, gemeinsame Postfächer betreiben und thread‑bewusste Zusammenfassungen benötigen, die Anhänge referenzieren. Wenn Sie einen KI‑Postfach‑Organisator wollen, der auch Aufgaben aktualisiert, passt Copilot gut. Testen Sie zuerst einen Pilot auf einem gemeinsamen Postfach und messen Sie die False‑Positive‑Rate für vorgeschlagene Aktionen. Das gibt Aufschluss über Genauigkeit und Auswirkungen auf die Arbeitslast. Prüfen Sie außerdem, wie Copilot mit hohem E‑Mail‑Volumen umgeht und ob es rollenbasierte Zugriffe in Shared‑Inbox‑Szenarien respektiert.

Bereitstellungs‑Hinweis: Wenn Sie Copilot für den Betrieb einführen, binden Sie Stakeholder aus IT, Rechtsabteilung und Support ein. Setzen Sie Leitplanken für sensible Nachrichten und stellen Sie sicher, dass Copilots Ausgaben bei kritischen Kommunikationen einer menschlichen Prüfung unterzogen werden. Für Teams, die tiefere ERP‑ oder Versanddaten in Antworten benötigen, kann ein connector‑gesteuerter Agent wie virtualworkforce.ai Copilot‑ähnliche Entwürfe mit Live‑Operativdaten kombinieren. Dieser Ansatz hilft Teams, E‑Mails zu verwalten, die sowohl natürlichsprachliche als auch genaue Daten‑Updates erfordern.

best ai email assistant — 10 best ai email assistants and what to look for in an ai

Die Wahl des besten KI‑E‑Mail‑Assistenten hängt von Ihren Anforderungen und Ihrer Umgebung ab. Hier ist eine knappe, nach Rang sortierte Liste der Top‑KI‑E‑Mail‑Assistenten, die Sie 2025 evaluieren sollten. Diese Liste hebt verschiedene Optionen hervor, damit Sie Funktionen an Anwendungsfälle anpassen können: Zu den 10 besten KI‑E‑Mail‑Assistenten gehören Superhuman, Microsoft Copilot, Gmail/Gemini, Claude, Front AI, Mixmax, SaneBox AI, Superhuman Teams, Flowrite und Hiver. Jedes Tool zielt auf unterschiedliche Bedürfnisse ab, von Geschwindigkeit und Shortcuts bis hin zu tiefen Ops‑Integrationen.

Käufer‑Checkliste: Achten Sie auf Entwurfsqualität, Zusammenfassungsgenauigkeit, Postfachautomatisierung, Integrationen mit Ihrem E‑Mail‑Client, Sicherheit und Compliance, Admin‑Kontrollen, Preisgestaltung und Verfügbarkeit eines kostenlosen Plans sowie Mehrsprachigkeit. Verwenden Sie das folgende Bewertungsraster: Entwurf 30%, Zusammenfassungen 20%, Postfachautomatisierung 20%, Integration 15%, Sicherheit/Compliance 15%. Das hilft Ihnen, beim Pilotieren von Tools wie Superhuman oder Enterprise‑Copilots vergleichbare Bewertungen zu erhalten.

Worauf Sie bei einer KI achten sollten: Respektiert sie Daten‑Governance, integriert sie sich in Ihre E‑Mail‑Konten und Tools wie CRM und kann sie E‑Mail‑Workflows automatisieren? Wenn Sie einen vollwertigen E‑Mail‑Assistenten wollen, der Antworten mit Backend‑Quellen verknüpft, erkunden Sie die besten KI‑E‑Mail‑Optionen, die sich mit ERP‑ und WMS‑Systemen verbinden. Für Logistikteams finden Sie Beispiele, wie KI Bestellantworten und Zoll‑Dokumentationen mit echten Connectoren unterstützt, unter virtualworkforce.ai/erp-email-automatisierung-logistik/ und einen Leitfaden zur automatisierten Logistikkorrespondenz unter virtualworkforce.ai/automatisierte-logistikkorrespondenz/.

ai assistant — how to use an ai, score tools and keep productivity high

Starten Sie Piloten klein und messen Sie konsequent. Kopieren Sie zuerst ein repräsentatives Postfach in eine Testumgebung und lassen Sie Live‑Threads durch den Assistenten laufen. Erfassen Sie Zeit bis zum Entwurf, Bearbeitungsrate und wie oft der Assistent Aktionen vorgeschlagen hat, die Follow‑Ups einsparen. Dieses Bewertungssheet hilft Ihnen, die richtige KI für Ihr Team auszuwählen und die Einführung zu steuern. Verwenden Sie einfache Kennzahlen: Minuten pro E‑Mail, Prozentsatz automatisch beantworteter E‑Mails und Änderungen bei Kundenzufriedenheit oder NPS.

Praktische Schritte: Lassen Sie die KI an einem Satz von 50 Nachrichten laufen und notieren Sie dann die durchschnittliche Zeit bis zur Finalisierung einer Antwort. Achten Sie darauf, ob der Assistent den ursprünglichen E‑Mail‑Kontext bewahrt und ob er Follow‑ups vorgeschlagen hat. Wenn Sie Tools bewerten, nutzen Sie konsistente Prompts und dieselben Beispiel‑E‑Mails. Legen Sie außerdem Leitplanken für Ton und Datenschutz fest. Für gemeinsame Postfächer verlangen Sie einen Menschen in der Schleife bei Eskalationen und rechtlichen Anfragen. Teams, die KI einsetzen möchten, müssen Automatisierung und Aufsicht ausbalancieren.

Einführungs‑Tipp: Rollen Sie zuerst in einem kleinen Team aus, sammeln Sie Beispiel‑Threads und passen Sie Admin‑Einstellungen anhand des Feedbacks an. Bieten Sie Schlüsselanwendern eine kurze Testphase oder einen Pilot an und erfassen Sie Bearbeitungskennzahlen. Wenn Sie E‑Mail‑Aufgaben in der Logistik automatisieren möchten, probieren Sie einen No‑Code‑virtuellen Assistenten, der sich mit Versand‑ und Inventarsystemen verbindet. virtualworkforce.ai stellt Connectoren und Verhaltenssteuerungen bereit, die Ops‑Teams die Arbeit ohne Prompt‑ oder Code‑Schreiben ermöglichen. Dieser Ansatz reduziert manuelle Kopiervorgänge zwischen Systemen und beschleunigt Antworten, was die Produktivität steigert und Fehler reduziert.

Schlussfolgerung: Wählen Sie den richtigen KI‑E‑Mail‑Assistenten für Ihr Ökosystem — egal ob Sie Gmail und Outlook, Microsoft 365 oder Spezial‑Tools nutzen. Testen Sie an realen E‑Mail‑Typen, bewerten Sie konsistent und führen Sie mit klaren Leitplanken ein. So bleibt die Produktivität hoch und der Assistent verbessert die Ergebnisse für Teams und Kund:innen.

FAQ

What is an AI email assistant and how does it work?

Ein KI‑E‑Mail‑Assistent verfasst Nachrichten, fasst Threads zusammen und automatisiert routinemäßige Postfachaufgaben. Er analysiert den Kontext, schlägt Antworten vor und kann Follow‑Up‑Aktionen erstellen, während ein Mensch den endgültigen Inhalt prüft.

Which assistant should I pick if I use Gmail?

Gmail‑Nutzende profitieren von den integrierten Gemini‑Funktionen und Help Me Write für schnelles Verfassen. Für tiefere Automatisierung oder ERP‑Datenabfragen sollten Sie Connectoren in Betracht ziehen, die neben Gmail laufen und Antworten in Geschäftssysteme einbetten.

Can AI summarise long email threads accurately?

Ja, viele Tools liefern gute Zusammenfassungen von E‑Mail‑Threads, aber Sie sollten Zusammenfassungen bei kritischen Nachrichten überprüfen. Unternehmen erzwingen oft einen Prüfschritt für rechtlich oder sensibel relevante Kommunikationen.

Do AI assistants work with shared inboxes?

Die meisten führenden Assistenten unterstützen Workflows mit gemeinsamen Postfächern und Vorlagen; einige bieten Prüfprotokolle zur Rechenschaftspflicht. Teams mit hohem E‑Mail‑Volumen sollten Thread‑Awareness und rollenbasierte Zugriffe vor einer breiten Einführung testen.

How much time can AI email assistants save?

Studien aus 2025 berichten von etwa 40% weniger Zeitaufwand für E‑Mails bei Nutzer:innen von KI‑Assistenten. Die Ergebnisse variieren je nach Workflow, aber viele Teams sehen schnelle Verbesserungen bei Produktivität und Antwortquoten.

Are AI assistants safe for customer communications?

Sie können sicher sein, wenn sie mit Governance und Redaction konfiguriert werden und Ausgaben bei sensiblen Antworten einer menschlichen Prüfung unterliegen. Wählen Sie Tools mit Compliance‑Funktionen und Prüfprotokollen für regulierte Branchen.

Can AI handle multilingual replies?

Ja, die besten Assistenten bieten robuste Mehrsprachenunterstützung, sodass Sie in lokalen Sprachen antworten können. Diese Fähigkeit hilft globalen Teams, Ton und Geschwindigkeit in Kundeninteraktionen konsistent zu halten.

How do I score AI tools during a pilot?

Messen Sie Minuten pro E‑Mail, Bearbeitungsrate, vermiedene Follow‑ups und Kundenzufriedenheit. Verwenden Sie einen festen Satz Beispielnachrichten und konsistente Prompts, damit Sie Tools fair vergleichen können.

Will AI replace human email handlers?

KI wird Menschen bei hochrelevanten oder komplexen Nachrichten nicht vollständig ersetzen, aber sie automatisiert Routineaufgaben und lässt Menschen sich auf urteilsbasierte Arbeit konzentrieren. Die meisten Teams nutzen KI zur Unterstützung des Personals, nicht als Ersatz.

Where can I learn about AI for logistics email automation?

Erkunden Sie praktische Leitfäden und Fallstudien zur Integration von Assistenten mit ERP‑ und Versand‑Systemen unter virtualworkforce.ai/how-to-scale-logistics-operations-with-ai-agents/ und erfahren Sie mehr über virtuelle Assistenten für die Logistik unter virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/.