SharePoint: KI zum Abrufen von Links aus SharePoint Online

SharePoint Online & Microsoft 365 — warum KI zum Abrufen von Links nutzen

KI reduziert die Zeit, die Teams mit der Suche nach Dateien verbringen. Außerdem kann KI direkte Weblinks (webUrl) sowie kurze Zusammenfassungen für schnellen Kontext zurückgeben. Das erspart zudem das wiederholte Kopieren von Dateipfaden zwischen Tools. Wenn Ihre Organisation SharePoint als primären Inhaltspeicher nutzt, ist Auffindbarkeit wichtig. Aufgrund des Umfangs ist manuelle Suche unpraktisch. Eine aktuelle Branchenanalyse besagt, dass über 80 % der Unternehmen SharePoint als ihr primäres Content‑Management‑System nutzen, was erklärt, warum die Akzeptanz von KI‑gestützter Suche schnell wächst hier. Außerdem integriert Microsoft Copilot und andere Tools, um zu verbessern, wie Nutzer relevante Dokumente und Links finden. Beispielsweise kann Copilot Dokumente vorschlagen und Links bereitstellen, die der angemeldete Nutzer öffnen darf; die Plattform sorgt für Sicherheit, sodass Ergebnisse die jeweilige Berechtigung einer Person zum Ansehen einer Datei respektieren von Microsoft. virtualworkforce.ai erstellt zudem No‑Code‑KI‑Agenten, die Antworten auf SharePoint und andere Systeme stützen. Diese Vorgehensweise reduziert die Zeit für die Bearbeitung von E‑Mails und beseitigt manuelles Kopieren und Einfügen über gemeinsame Laufwerke. Dadurch reagieren Teams schneller und mit weniger Fehlern. Zudem erhöht KI die Wahrscheinlichkeit, dass die richtige Person zur richtigen Zeit den passenden SharePoint‑Inhalt sieht. Zusätzlich hilft KI, wenn Dateien in vielen Bibliotheken, Ordnern und unterschiedlichen Dateiformaten liegen. Zum Beispiel kann ein Unternehmen eine Anfrage in natürlicher Sprache stellen und eine kurze Liste relevanter in SharePoint gespeicherter Dokumente mit webUrl‑Links und kurzen Zusammenfassungen erhalten. Schließlich verbessert dies die operativen Workflows über die Power Platform und E‑Mail‑Agenten. Wenn Sie einen praktischen Pilotversuch wünschen, sehen Sie sich virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/ als Beispiel dafür an, wie SharePoint‑Ground‑Truth in das Verfassen von E‑Mails und Fallantworten integriert wird. Insgesamt wandelt die Kombination aus Microsoft 365, SharePoint und KI fragmentierte Site‑Inhalte in nutzbare Links und verwertbare Antworten für Teams um.

Voraussetzungen — Berechtigungen, Lizenzen und Konten

Zuerst benötigen Sie die richtigen Konten und Zugriffsrechte. Außerdem ist in den meisten interaktiven Szenarien ein Microsoft‑365‑Tenant‑Benutzer erforderlich. Häufig registrieren Sie eine Azure‑AD‑App oder verwenden delegierte Authentifizierung für automatisierte API‑Aufrufe. Zusätzlich erfordert die Nutzung von Copilot eine Microsoft‑365‑Copilot‑Lizenz für Endbenutzer, die die integrierten Copilot‑Dokumentvorschläge nutzen möchten. Eine Azure‑Subscription wird erforderlich, wenn Sie Azure‑Dienste betreiben oder Azure AI Search für das Indexieren verwenden. Planen Sie daher die Lizenzzuweisung im Voraus, um Überraschungen zu vermeiden. Wenn Sie vorhaben, die Graph‑API zum Lesen von Drive‑Elementen und Listendaten zu verwenden, beantragen Sie in Tests Scopes wie Sites.Read.All oder Sites.ReadWrite.All. Befolgen Sie das Least‑Privilege‑Prinzip bei Berechtigungs‑ und Autorisierungsentscheidungen. Entscheiden Sie zudem, ob Sie Inhalte mit einer App‑Identität indexieren oder sich auf den angemeldeten Benutzer verlassen. Berücksichtigen Sie Authentifizierungs‑Flows in Ihrem Design und testen Sie sowohl delegierte als auch Anwendungs‑Szenarien. Legen Sie außerdem fest, wer während Tenant‑Admin‑Flows zustimmen wird. Beachten Sie, dass einige Enterprise‑Funktionen einen Admin erfordern, der Berechtigungen für Site‑Level‑Zugriff genehmigt. Erstellen Sie zusätzlich eine Test‑SharePoint‑Site oder eine Muster‑Dokumentenbibliothek, um Abläufe zu validieren, bevor Sie skalieren. Planen Sie außerdem Backup‑Konten und eine Managed Identity, wenn Sie eine Produktions‑Pipeline bereitstellen. Planen Sie schließlich Sicherheitsupdates und eine Routine zur Überprüfung von Zugriffsberechtigungsmustern. Wenn Ihr Team technischen Support für die Einrichtung benötigt, berücksichtigen Sie dies in den Zeitplänen. Weitere Informationen zur Automatisierung von E‑Mail‑Antworten, die SharePoint‑Inhalte zitieren, finden Sie unter virtualworkforce.ai/logistics-email-drafting-ai/, das zeigt, wie Agenten Antworten in Unternehmensdaten verankern.

Indexer und Indexierung: Azure Cognitive Search für SharePoint konfigurieren

Beginnen Sie mit dem SharePoint‑Connector/Indexer in Azure Cognitive Search, um Bibliotheken zu crawlen und Inhalte sowie Metadaten zu extrahieren. Der Connector kann viele Dokumenttypen wie docx und pdf verarbeiten und einen durchsuchbaren Index erzeugen. Wählen Sie die spezifischen Sites und Dokumentbibliotheksquellen aus, die Sie einbeziehen möchten. Mappen Sie SharePoint‑Felder auf Index‑Felder, damit die KI Titel, Tags und benutzerdefinierte Metadaten nutzen kann. Legen Sie außerdem Zeitpläne für inkrementelle Indexierung fest, um den Index aktuell zu halten, ohne alles neu zu crawlen. Wenden Sie Dateityp‑Filter an, um den Umfang zu begrenzen und Speicher‑kosten zu reduzieren. Erwägen Sie außerdem, große Archive oder eine lange Liste nicht benötigter SharePoint‑Dateitypen auszuschließen. Überwachen Sie Indexer‑Durchläufe und prüfen Sie Fehler. Einige Connector‑Funktionen können sich in der Preview befinden; testen Sie diese zuerst in Nicht‑Produktion. Achten Sie auf Standardfeldkodierung oder verschachteltes JSON in Inhalten, das zusätzliche Verarbeitung zur Normalisierung von Metadaten vor der KI‑Nutzung erfordern kann. Verfolgen Sie Metriken wie Index‑Größe, Latenz und Anzahl verarbeiteter Dokumente. Die Dokumentenverarbeitung variiert außerdem je nach Dateityp und Umfang der Metadaten. Wenn Sie RAG‑Muster verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihr Retrieval‑Schritt die webUrl für den Kontext identifiziert und anhängt. Kombinieren Sie Azure Cognitive Search‑Ergebnisse zusätzlich mit Microsoft‑Graph‑Aufrufen, wenn Sie die Live‑webUrl oder Berechtigungsprüfungen benötigen. virtualworkforce.ai empfiehlt oft einen kleinen Pilot‑Index, um die Retrieval‑Genauigkeit zu validieren, bevor Sie auf viele SharePoint‑Sites skalieren. Nutzen Sie Monitoring und Alerts, damit Admins reagieren können, wenn der Indexer wiederkehrende Fehler meldet. Für technische Details zu Connectors siehe die Airbyte SharePoint Connector‑Dokumentation hier und die ServiceNow‑Anleitung zum Indexieren externer Inhalte hier.

Abruf von SharePoint‑Dokumenten und SharePoint‑Listen (Microsoft Graph APIs)

Verwenden Sie die Microsoft‑Graph‑driveItem‑Endpoints, um Metadaten eines SharePoint‑Dokuments wie webUrl und Dateipfad zu lesen. Ein typischer GET auf /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} liefert Kernfelder, die Sie in KI‑Prompts verwenden können. Listen verhalten sich dagegen anders. In einer SharePoint‑Liste werden Felder gespeichert, die häufig Links als Spaltenwerte enthalten, statt Drive‑Elemente. Abfragen Sie Listenelemente über die Lists‑API, um Felder eines Listenelements und alle verknüpften URLs zu erhalten. Holen Sie sich Item‑Level‑Berechtigungen über /permissions, wenn Sie die Berechtigung eines Benutzers für ein bestimmtes Element validieren müssen. Stellen Sie zudem konsistente Metadaten wie Titel, Tags und benutzerdefinierte Felder sicher, damit die KI‑Relevanz steigt. Normalisieren Sie gängige Felder über Bibliotheken hinweg, damit Suchaufrufe vergleichbare Daten zurückgeben. Achten Sie auf Dateitypen wie pdf und docx, die in einigen Fällen unterschiedliche Parsing‑Schritte oder OCR erfordern. Wenn eine Liste von SharePoint‑Ergebnissen zurückgegeben wird, hängen Sie die webUrl an, damit der Nutzer das Original öffnen kann. Wenn Sie Inhalte aus einem privaten Ordner extrahieren müssen, prüfen Sie, ob Ihr Authentifizierungsmodell diesen Umfang unterstützt. Verwenden Sie delegierte Authentifizierung, wenn Sie die Autorisierung des angemeldeten Nutzers respektieren möchten; nutzen Sie Anwendungs‑Authentifizierung nur nach Abgleich mit der Unternehmensrichtlinie. Planen Sie außerdem Dokument‑Level‑Zugriffskontrollen in jeder Pipeline, die Links an Nutzer zurückgibt. Bedenken Sie, dass in SharePoint gespeicherte Dokumente hinter Conditional‑Access‑Richtlinien liegen können oder zusätzliche Schritte erfordern, wenn externe Freigaben beteiligt sind. Weitere Microsoft‑Leitlinien zur Konfiguration von Wissensquellen und sicheren Vorschlägen finden Sie in Microsoft Learn hier.

Automatisieren: Copilot, Power Automate und sicheres Abrufen von Inhalten

Copilot‑Agenten und Power‑Automate‑Flows ermöglichen die Automatisierung des Abrufs und der Zusammenfassung von SharePoint‑Links. Copilot Studio ermöglicht zudem die Konfiguration von Wissensquellen, um Suchen auf eine bestimmte SharePoint‑Site oder Bibliothek zu begrenzen, sodass Ergebnisse fokussiert bleiben. Power Automate kann Indexierungen auslösen, Graph‑API‑Endpoints aufrufen, um webUrl‑Felder abzurufen, und dann Ergebnisse an eine KI zur Zusammenfassung oder Anreicherung übergeben. Beim Automatisieren sollten Sie Document‑Level‑Autorisierung durchsetzen und jeden Abruf zur Prüfung protokollieren. Implementieren Sie außerdem Conditional Access und arbeiten Sie mit Entra‑Identitäten für Service Principals und Managed‑Identity‑Flows. Leiten Sie sensible Ausgaben durch Controls, die Geheimnisse schwärzen. Richten Sie Eskalationspfade in Ihrer Automatisierung ein, damit außergewöhnliche Fälle an einen Admin oder einen menschlichen Prüfer weitergeleitet werden. Verwenden Sie eine kurze Aufbewahrungsrichtlinie für Zwischenergebnisse. Kombinieren Sie Copilot‑Empfehlungen mit Enterprise‑Funktionen wie rollenbasiertem Zugriff, damit Nutzer nur das sehen, was sie öffnen dürfen. Führen Sie Sicherheitsupdates und regelmäßige Überprüfungen von Connectoren und Service Principals durch. Testen Sie Flows, die eine SharePoint‑Datei abrufen, und überprüfen Sie dann die Zugriffsberechtigung, bevor Sie eine URL zurückgeben. virtualworkforce.ai erstellt No‑Code‑Agenten, die E‑Mail‑Antworten automatisieren und Antworten in SharePoint‑Inhalten verankern, was die Bearbeitungszeit für Operationsteams reduzieren kann. Diese Agenten können außerdem eine maßgeschneiderte Pipeline erstellen, um Links zu extrahieren, zusammenzufassen und in Entwürfe einzufügen. Wenn Sie große Chargen automatisieren müssen, entwerfen Sie eine resiliente Pipeline und fügen Sie Retry‑Logik hinzu, wenn Indexer‑ oder Graph‑API‑Aufrufe fehlschlagen.

Zusätzliche Ressourcen — Beispiele, Dateityp‑Handling, Metadaten und nächste Schritte

Nehmen Sie zunächst praktische Elemente in Ihren Projektplan auf. Veröffentlichen Sie außerdem Beispiel‑Graph‑Aufrufe, die webUrl und Berechtigungen abrufen. Fügen Sie zudem ein Azure‑Cognitive‑Search‑Indexer‑Rezept für gängige Dateitypen hinzu. Listen Sie Regeln zum Umgang mit Dateitypen wie docx, pdf und Bildern auf, die OCR erfordern. Normalisieren Sie Metadatenfelder über Dokumentbibliotheken hinweg und wenden Sie Tagging‑Regeln an, um KI‑Ergebnisse konsistent zu machen. Planen Sie zudem eine kleine Auswahl an SharePoint‑Quellen für einen Pilotversuch, bevor Sie auf viele Sites skalieren. Erstellen Sie außerdem eine Checkliste für Voraussetzungen, damit Sie Authentifizierung und Admin‑Zustimmung frühzeitig bestätigen können. Sammeln Sie eine kurze Liste von Admins und Site‑Eigentümern, die Metadatenlücken schnell beheben können. Messen Sie außerdem die Retrieval‑Genauigkeit und verfolgen Sie, wie oft Nutzer die zurückgegebene URL anklicken im Vergleich dazu, wie oft sie das zugrunde liegende SharePoint‑Dokument öffnen. Berücksichtigen Sie RAG‑Muster, wenn Sie Zusammenfassungen hinzufügen, und entscheiden Sie, ob Sie Embeddings in einem Vektorindex speichern wollen. Nutzen Sie zusätzlich virtualworkforce.ai‑Ressourcen, damit Operationsteams Beispiele dafür sehen, wie Antworten in SharePoint‑ und ERP‑Systemen verankert werden; siehe automated-logistics-correspondence für einen Anwendungsfall in der Logistikautomatisierung. Konsultieren Sie abschließend die Airbyte‑SharePoint‑Connector‑Docs und die ServiceNow‑Anleitung zu externen Inhalten für weitere Ressourcen. Wenn Sie Hilfe benötigen, fragen Sie Ihren Cloud‑Admin oder kontaktieren Sie frühzeitig den technischen Support. Nächste Schritte: Führen Sie einen Pilotversuch auf einer kleinen Auswahl von Sites durch, messen Sie die Nutzerzufriedenheit, passen Sie Metadaten und Filter an und skalieren Sie dann Index und Automatisierung.

FAQ

Wie findet KI Links in SharePoint?

KI findet Links, indem Inhalte und Metadaten in SharePoint indexiert werden und dann die webUrl für relevante Elemente zurückgegeben wird. Ein Indexer oder ein Graph‑API‑Aufruf kann außerdem die Live‑URL anhängen, sodass Nutzer das Originaldokument öffnen können.

Respektieren KI‑Tools die SharePoint‑Berechtigungen?

Ja. KI‑Integrationen wie Copilot und Graph‑basierte Lösungen respektieren die SharePoint‑Berechtigungsmodelle und geben nur Elemente zurück, die ein Benutzer sehen darf. Gestalten Sie außerdem Ihre Authentifizierungs‑ und Autorisierungs‑Flows so, dass je nach Richtlinie entweder delegierter oder Anwendungszugriff verwendet wird.

Welche Lizenzen benötige ich, um Copilot mit SharePoint zu betreiben?

Sie benötigen eine Microsoft‑365‑Copilot‑Lizenz für Benutzer, die Copilot‑Funktionen nutzen, sowie gegebenenfalls eine Azure‑Subscription, wenn Sie Azure‑Dienste verwenden. Prüfen Sie außerdem Tenant‑weit vorhandene Berechtigungen, bevor Sie breit ausrollen.

Kann ich sowohl Dokumente als auch Listen indexieren?

Ja. Sie können Dokumentbibliotheken und SharePoint‑Listeninhalte indexieren; der Suchindex erhält unterschiedliche Felder aus den einzelnen Quellen. Listen speichern Links häufig als Spaltenwerte, während Drive‑Elemente webUrl‑Felder enthalten.

Welche Dateitypen sollte ich in die Indexierung aufnehmen?

Nehmen Sie gängige Typen wie docx und pdf auf, wenn Sie Volltextsuche benötigen, und schließen Sie große Binärdateien aus, die Kosten verursachen. Definieren Sie außerdem einen Dateityp‑Filter, der zu Ihren geschäftlichen Anforderungen und Compliance‑Regeln passt.

Wie stelle ich gute Metadaten sicher?

Legen Sie Tagging‑Regeln, Vorlagen und Durchsetzungsmechanismen auf Bibliotheksebene fest, um die Metadatenqualität zu verbessern. Führen Sie außerdem einen Pilotversuch durch, um Lücken zu identifizieren, und benennen Sie Admins, die wiederkehrende Probleme beheben.

Kann ich das Abrufen in E‑Mails automatisieren?

Ja. Sie können den Abruf mit Power Automate oder No‑Code‑Agenten automatisieren, die Nachrichten entwerfen und Links zu SharePoint‑Elementen einfügen. virtualworkforce.ai stellt außerdem Beispiele für Logistik‑ und Operationsteams bereit, die zeigen, wie fundierte Antworten die Reaktionszeiten verkürzen.

Wie sieht es mit Sicherheit und Auditierung aus?

Setzen Sie Conditional Access durch, protokollieren Sie Abrufe und überprüfen Sie Service Principals regelmäßig, um eine robuste Sicherheit zu gewährleisten. Fügen Sie außerdem Dokument‑Level‑Prüfungen hinzu, bevor Sie Links an Benutzer außerhalb der ursprünglichen Site zurückgeben.

Wie messe ich Erfolg?

Verfolgen Sie Metriken wie Klickraten auf zurückgegebene URLs, Zeitersparnis pro Anfrage und Verbesserungen der Retrieval‑Genauigkeit. Sammeln Sie zudem Nutzerfeedback während eines Piloten und messen Sie die Verringerung manueller Suchzeiten.

Wo finde ich Implementierungs‑Anleitungen?

Konsultieren Sie Plattformdokumentationen wie den Airbyte‑SharePoint‑Connector und die Microsoft‑Copilot‑Anleitungen für Schritt‑für‑Schritt‑Anweisungen. Prüfen Sie außerdem Anbieterbeispiele und zusätzliche Ressourcen, um einen Pilot zu planen und dann den Betrieb zu skalieren.