PDF zu Kreditorenrechnungen im ERP: Automatisieren Sie den Rechnungsprozess

PDF-Rechnungsprozess: ERP-Rechnungsverarbeitung erklärt

Der PDF-Rechnungsprozess in modernen Finanzabläufen prägt, wie Unternehmen mit großen Mengen an Lieferantenrechnungen umgehen. In der Regel treffen diese als PDF-Dateien ein, häufig per E-Mail, und müssen in strukturierte Kreditorenbuchhaltungsdatensätze umgewandelt werden, die ein ERP-System verarbeiten kann. Dieser moderne Ansatz der ERP-Rechnungsverarbeitung ersetzt wiederholte manuelle Eingaben durch technologiegestützte Datenerfassung und Validierung, was schnellere Zahlungszyklen und bessere Lieferantenbeziehungen unterstützt. Zum Beispiel zeigen Untersuchungen, dass Organisationen, die eine automatisierte PDF-Rechnungsverarbeitung implementieren, im Vergleich zu manuellen Workflows um bis zu 70 % schnellere Verarbeitung und 80 % weniger Fehler erzielen können.

Der Prozess folgt im Allgemeinen definierten Stufen. Zuerst gelangen Rechnungen per E-Mail an die Kreditorenabteilung oder werden zum Hochladen in ein sicheres System verwendet. Rechnungen werden zur Verarbeitung gespeichert, während OCR-Tools Datenfelder wie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Gesamtbeträge und Bestellreferenzen extrahieren. Diese Phase stellt sicher, dass Daten schnell und genau in ERP-Module fließen. Anschließend werden die extrahierten Daten mit Bestellungen und Verträgen abgeglichen, um die Korrektheit zu überprüfen. Schließlich erstellt das System die Kreditorenrechnung zur Genehmigung und Zahlungsplanung.

Durch die Umwandlung einer unstrukturierten PDF-Rechnung in eine strukturierte Kreditorenrechnung erhalten Unternehmen Vorteile wie verkürzte Genehmigungszeiten, verbessertes Rechnungsmanagement und bessere Kontrolle über Lieferantenrechnungen. In Kombination mit KI-gestützter AP-Automatisierung wirken sich diese Verbesserungen positiv auf die gesamte Lieferkette aus, indem das AP-Team seine Aufgaben straffen und sich auf wertvollere Ausnahmen oder Verhandlungen konzentrieren kann. Plattformen wie ERP-E-Mail-Automatisierung für die Logistik unterstützen solche Workflows, indem sie automatisierte Updates und Kommunikation mit Lieferanten direkt aus der ERP-Oberfläche ermöglichen. Mit verbesserten Kreditorenzyklen nehmen interne Übergaben ab und das Unternehmen erzielt eine größere Skalierbarkeit sowie geringere Betriebskosten.

Automatisierung und OCR: AP mit Accounts-Payable-Automation transformieren

Automatisierung, wenn sie in AP-Prozesse integriert wird, kann die Art und Weise, wie Rechnungen verarbeitet werden, vollständig verändern. Hochvolumige AP-Abteilungen profitieren von Systemen, die Ihre Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur Zahlung automatisieren und die Verarbeitungszeit drastisch verkürzen. OCR ist ein Kernelement dieser Transformation, da es sowohl Text als auch Positionen aus Rechnungsdokumenten liest. KI-gestützte OCR bietet robuste Datenerfassungsfähigkeiten und hilft AP-Fachkräften, die Genauigkeit zu wahren und Engpässe durch manuelle Dateneingabe zu vermeiden.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht Funktionen wie automatische PO-Abgleiche, Exception-Erkennung, Lieferantenkommunikation und berührungslose Verarbeitung ohne menschliches Eingreifen. Mit fortschrittlichen Tools stammen Rechnungen aus mehreren Quellen, zum Beispiel per E-Mail oder als hochgeladene PDF, und werden in den ERP-Rechnungsverarbeitungs-Workflow integriert. Sobald die OCR-Extraktion abgeschlossen ist, läuft der Workflow reibungslos in Kodierung, Genehmigungsprozesse und Zahlungsphasen über. Zum Beispiel berichtet Medius von Kostenreduzierungen von bis zu 50 %, wenn Automatisierung manuelle Aufgaben im AP ersetzt.

End-to-End-Automatisierung verbessert auch die Beziehungen zu Lieferanten, da Zahlungen pünktlicher sind und die Kommunikation transparenter abläuft. Die AP-Abteilung kann sich auf die Behandlung von Ausnahmen konzentrieren, anstatt sich mit wiederholten Eingaben zu beschäftigen. Technologien, die für Logistik und Finanzen entwickelt wurden, wie automatisierte Korrespondenz-Tools, sorgen dafür, dass Informationen nahtlos über Plattformen hinweg fließen. Diese nahtlose Bewegung von Rechnungsdetails zwischen der OCR-Phase und der Genehmigung kann manuelle Eingriffe reduzieren und konsistente Prüfpfade schaffen. Außerdem können AP-Teams mit Prozessen wie dem 3-Wege-Abgleich sicherstellen, dass jede Kreditorenrechnung mit Bestellungen und Wareneingängen übereinstimmt, wodurch Fehler- und Betrugsrisiken minimiert werden.

Datenerfassung: Extraktion von Rechnungsdaten mit einem Parser

Die genaue Extraktion von Rechnungsdaten ist für jeden AP-Prozess entscheidend, und die Wahl zwischen regelbasierten und KI-gestützten Methoden kann die Effizienz beeinflussen. Ein Parser dient als Motor, der Datenfelder aus Rechnungen identifiziert und strukturiert, sodass Gesamtbeträge, Steuerzeilen, Bestellnummern, Lieferantennamen und Positionen für die Validierung bereitstehen. KI-gesteuerte Parser können sich an unterschiedliche Lieferantenformate anpassen, während regelbasierte Systeme auf vordefinierten Parsing-Regeln beruhen, die bei Formatänderungen aktualisiert werden müssen.

Nach der Extraktion der Rechnungsdaten vergleichen Validierungsschritte diese mit Bestellungen, Verträgen und ERP-Stammdaten, um die Einhaltung zu gewährleisten und Abweichungen zu reduzieren. In dieser Phase kann auch die Bereinigung der Daten erfolgen, um den ERP-Integrationsanforderungen zu entsprechen und Formate wie CSV oder XML für den Upload vorzubereiten. Fortschrittliche Systeme können Ihre Rechnungsdaten im CSV-Format oder als JSON herunterladen, um eine breitere Kompatibilität zu ermöglichen und die Integration über REST-API-Aufrufe zu ermöglichen. Viele AP-Fachleute bevorzugen KI-gestützte Lösungen, weil sie mit Ihrem Unternehmen skalieren und neue Rechnungen sowie PO-Variationen ohne manuelle Neukodierung verarbeiten.

Mit intelligenten Tools sorgt die Rechnungsdatenerfassung dafür, dass Kreditorenrechnungen ohne Verzögerung zur Genehmigung gelangen, sodass AP-Teams Rechnungen in kürzerer Zeit bearbeiten können. Lösungen wie skalierbare KI-gesteuerte Workflows integrieren Parser-Funktionen mit ERP-Plattformen, sodass Daten reibungslos in Ihr ERP gelangen. Fehlerreduktion durch Automatisierung schafft zudem Vertrauen bei Lieferanten und stärkt die Zahlungsvorhersehbarkeit, was der gesamten Lieferkette zugutekommt und Streitigkeiten reduziert.

AP automatisieren: Von der Papierrechnung zur AP-Rechnung

Der Umgang mit einer Papierrechnung führt oft zu manueller Dateneingabe, längeren Bearbeitungszeiten und höherer Fehleranfälligkeit. Automatisierte AP-Lösungen überbrücken diese Lücke, indem sie Papierdokumente sofort mit OCR digitalisieren und direkte Kreditorenbuchungsdatensätze in ERP-Systemen erstellen. Dies beschleunigt Genehmigungsprozesse und reduziert Personalkosten. Zusätzlich erzeugt die Automatisierung Prüfpfade, die die Einhaltung von Vorschriften und internen Kontrollen sicherstellen.

Das Erstellen von Kreditorenrechnungsaufzeichnungen direkt im ERP verbessert auch AP-Prozesse, indem es schnellere Zahlungszyklen ermöglicht und Rechnungsanhänge sowie zugehörige Genehmigungsnotizen an einem Ort zugänglich macht. Durch die digitale Integration von Lieferantenrechnungen können Prüfteams Dokumente leicht zur Validierung abrufen, wodurch das Risiko fehlender Unterlagen verringert wird. Beispielsweise kann Rechnungs-OCR-Technologie die Datenqualität im Vergleich zu manuellen Methoden um über 80 % verbessern, da Inkonsistenzen während der Extraktion reduziert werden.

Diese Fortschritte ermöglichen es AP-Fachkräften, komplexe Workflows bei der Rechnungsverarbeitung zu bewältigen, wie z. B. Exception-Handling und spezielle Genehmigungskanäle, ohne die zugrundeliegende ERP-Automatisierungsstruktur zu stören. Mit steigenden Kosteneinsparungen kann die AP-Abteilung mehr Zeit in Lieferantenbeziehungen und Bewertungen der Lieferkette investieren. Die Fähigkeit, manuelle Verarbeitung zu reduzieren, führt zu einer nahtlosen Weitergabe von Rechnungsinformationen in jeder Phase. Für wachsende Unternehmen erhöhen kinetic ERP-Lösungen die Skalierbarkeit und stellen sicher, dass Rechnungsverwaltungsprozesse sich mit dem Unternehmen weiterentwickeln.

ERP-Automatisierung: Wie Rechnungen verarbeitet und in AP integriert werden

ERP-Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen konsistent und kontrolliert zu verarbeiten. Der standardisierte Rechnungsverarbeitungs-Workflow umfasst die Stufen Erfassen, Überprüfen, Kodieren, Genehmigen und Bezahlen. ERP-Automatisierung stützt sich auf APIs oder Middleware, um AP-Funktionen mit anderen Geschäftssystemen zu integrieren. Zum Beispiel können Unternehmen REST-API-Aufrufe verwenden, um extrahierte Rechnungsdetails direkt von OCR-Plattformen in das ERP zu übertragen, ohne menschliches Eingreifen. Die Integration mit älteren ERP-Systemen kann komplex sein und erfordert sorgfältige Planung sowie die Auswahl der richtigen Middleware, um Formatunterschiede zu überbrücken.

Best Practices für ERP-Automatisierung beinhalten die Sicherstellung einer genauen Datenerfassung, die Nutzung des 3-Wege-Abgleichs zur Validierung von Rechnungen gegen Bestellungen und Wareneingänge sowie die Ermöglichung skalierbarer Archivierung für Prüfzwecke. Echtzeitberichte und nahtlose Prüfungsfunktionen erlauben AP-Fachkräften, AP-Prozesse von Anfang bis Ende zu überwachen. Plattformen in Branchen wie der Logistik verknüpfen ERP-Automatisierung häufig mit KI-gestützter Kommunikation, um Anfragen zu bearbeiten, während Rechnungsdaten im Hintergrund fließen.

Die Aufrechterhaltung einer konsistenten Struktur im Rechnungsmanagement über die ERP-Automatisierung stellt sicher, dass Lieferantenbeziehungen erhalten bleiben und Genehmigungsprozesse vorhersehbar sind. Eine gute Integration reduziert die Notwendigkeit manueller Eingaben und ermöglicht die bequeme Speicherung von Rechnungsanhängen und Metadaten zu jeder Transaktion. Ob Rechnungen als PDF-Dokumente, Papierdokumente oder durch Lieferanten-Uploads eingehen, das ERP-System kann sie mit konsistenter Logik verarbeiten und so das Wachstum in den Finanzprozessen unterstützen.

Docparser verwenden: PDFs in die Kreditorenbuchhaltung automatisieren

Docparser ist ein OCR-basierter Dokumentparser, der PDF-Dokumente in strukturierte Daten konvertiert, die für das ERP bereit sind. Um Docparser zur Automatisierung von AP-Prozessen zu verwenden, erstellen Unternehmen zunächst Parsing-Regeln, die Rechnungsdetails wie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, POS-Referenzen und Positionen identifizieren. Diese Regeln standardisieren, wie der Parser Daten aus Lieferantenrechnungen extrahiert. Auch die Verwaltung von Anhängen ist möglich, sodass vollständige AP-Datensätze mit Rechnungsanhängen und E-Mails verknüpft werden können.

Die Einrichtung von Docparser umfasst das Hochladen von Beispiel-PDF-Dateien, das Definieren von Vorlagen, das Zuordnen von Feldern zu ERP-Anforderungen und die Ausgabe im CSV-Format, XML oder JSON über REST-API. Diese Flexibilität unterstützt die Integration mit kinetic ERP und anderen Plattformen und stellt sicher, dass ERP-Automatisierung mit Ihrem Unternehmen skaliert. Erweiterte Validierungsfunktionen ermöglichen es AP-Teams, extrahierte Daten vor der Erstellung der Kreditorenrechnung gegen Bestellungen und Stammdaten zu prüfen, wodurch Fehler und Abweichungen reduziert werden.

Durch den Einsatz von Docparser zur Automatisierung von Workflows können Unternehmen automatisierte Rechnungseinträge schneller erzeugen, Verarbeitungs­kosten senken und die Skalierbarkeit verbessern. Lassen Sie Docparser repetitive Extraktionsaufgaben übernehmen, damit AP-Fachkräfte sich auf Ausnahmen und Lieferantenbeziehungen konzentrieren können. Wenn Rechnungen komplex werden und mehrere Lieferanten involviert sind, sorgt Docparser dafür, dass Daten schnell und genau in die Kreditorensysteme fließen. Diese Fähigkeit ermöglicht es Unternehmen, Ihre AP-Prozesse zu straffen, manuelle Aufgaben zu reduzieren und die operative Effizienz auch bei wachsendem Geschäftsvolumen und steigenden Anforderungen der Lieferkette aufrechtzuerhalten.

FAQ

Was ist die PDF-Rechnungsverarbeitung?

Die PDF-Rechnungsverarbeitung ist die automatisierte Umwandlung von Lieferantenrechnungen im PDF-Format in strukturierte Kreditorenbuchungseinträge in einem ERP-System. Dieser Prozess nutzt OCR und Parser, um wichtige Rechnungsfelder zur Validierung und Zahlung zu extrahieren.

Wie hilft OCR im Rechnungsprozess?

OCR liest den Text und numerische Werte von Rechnungen, einschließlich Positionen, Lieferantendaten und Gesamtbeträgen. Es ersetzt manuelle Dateneingabe durch digitale Erfassung und ermöglicht, dass Rechnungen schneller durch AP-Workflows gelangen.

Was ist AP-Automatisierung?

AP-Automatisierung bezieht sich auf Technologien, die manuelle Aufgaben in Kreditorenprozessen reduzieren oder eliminieren. Dazu gehört das Empfangen, Validieren, Kodieren und Genehmigen von Rechnungen ohne menschliches Eingreifen.

Können PDF-Rechnungen in jedes ERP-System integriert werden?

Ja, viele Automatisierungstools können Daten aus PDF-Rechnungen in fast jedes ERP-System integrieren. Manchmal erfordert die Integration APIs oder Middleware, um Formate anzupassen und ERP-Anforderungen zu erfüllen.

Was sind die Vorteile der Automatisierung von AP-Prozessen?

Automatisierung kann die Rechnungsverarbeitungszeit um bis zu 70 % reduzieren und Fehler um über 80 % verringern. Außerdem verbessert sie Lieferantenbeziehungen durch pünktlichere Zahlungen und transparente Kommunikation.

Ist Docparser für kleine Unternehmen geeignet?

Docparser kann mit Ihrem Unternehmen skalieren und ist somit sowohl für kleine als auch für große Organisationen nützlich. Kleine Unternehmen profitieren von weniger manuellen Aufgaben und verbesserter Genauigkeit in AP-Workflows.

Wie sicher ist die PDF-Rechnungsverarbeitung?

Die Sicherheit hängt von der gewählten Plattform ab. Führende Lösungen bieten Verschlüsselung, rollenbasierte Berechtigungen und Prüfpfade, um Rechnungsdaten zu schützen und Compliance sicherzustellen.

Welche Arten von Rechnungsdaten können extrahiert werden?

Typische Felder sind Lieferantenname, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Positionen, Gesamtbeträge, Steuerzeilen und Bestellreferenzen. Fortschrittliche Systeme erfassen auch Metadaten und Anhänge.

Kann Automatisierung Papierrechnungen verarbeiten?

Ja, Papierrechnungen werden in PDF-Dokumente gescannt und dann mit OCR zur Datenerfassung verarbeitet. So können sie denselben automatisierten Workflow wie digitale Rechnungen durchlaufen.

Wie validieren AP-Teams extrahierte Daten?

Die Validierung beinhaltet das Überprüfen der extrahierten Felder gegen Bestellungen, Verträge und Stammdaten im ERP. Dieser Schritt stellt die Genauigkeit sicher, bevor die Kreditorenrechnung zur Zahlung freigegeben wird.