Wie Sie Rechnungen aus Outlook automatisch verarbeiten

Die manuelle Rechnungsverarbeitung in Microsoft Outlook

Die Bearbeitung von Rechnungen auf traditionelle Weise über Microsoft Outlook erfordert mehrere sich wiederholende Schritte. Kreditorenteams beginnen häufig damit, den Outlook-Posteingang zu öffnen und nach neuen Nachrichten zu suchen, die Rechnungen enthalten. Das häufigste Szenario ist ein Anhang im PDF-Format. Ein Mitglied des Finanzteams muss den Anhang herunterladen, die eigentliche Rechnung öffnen, ihre Angaben manuell prüfen und dann mit der Erfassung der Daten in einer Buchhaltungssoftware oder einer Tabelle beginnen. Wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferantenname, Datum und zu zahlender Betrag müssen sorgfältig geprüft und übertragen werden.

Dieser manuelle Ansatz kann jede Woche Stunden an Handarbeit erfordern. Untersuchungen zeigen, dass manuelle Dateneingabe Fehlerquoten von bis zu 80 % erzeugen kann, besonders wenn Rechnungen in unterschiedlichen Formaten eintreffen oder komplexe Angaben enthalten. Diese Fehler können zu Zahlungsverzögerungen oder Verstößen gegen Compliance-Vorgaben führen. Darüber hinaus können moderne Unternehmen nicht allein auf eine so langsame Methode setzen, da die Mengen und Compliance-Anforderungen zunehmen. Wenn eine Rechnung manuell verarbeitet wird, steigt mit jedem eingehenden Dokument das Risiko von Inkonsistenzen und verpassten Fristen.

Die Arbeitsbelastung wird mühsamer, wenn mehrere Rechnungen zu bearbeitenden sind, insbesondere wenn jede einzelne Rechnung mit einer Bestellung in Dynamics 365 oder einem anderen ERP-System abgeglichen werden muss. Selbst mit einem strukturierten Ordner im Postfach verlangsamen die repetitiven Aktionen die Produktivität. Verzögerungen im Prozess können Lieferantenbeziehungen stören und unnötigen Druck auf das Personal ausüben. Für Organisationen mit hohen Rechnungsvolumina ist die Einführung einer Kreditorenautomatisierung ein effizienter Weg, um diese Belastungen zu reduzieren und zu optimieren. Durch den Einsatz intelligenter Werkzeuge wie KI-gestützter Parsing- und Prozessautomatisierung können Unternehmen ein manuelles Verfahren nahtlos in einen schnelleren, zuverlässigeren und skalierbaren Ablauf verwandeln, der sowohl Genauigkeit als auch Compliance verbessert.

Konfigurieren von Microsoft Outlook für Rechnungseingang und -import

Bevor Sie Rechnungsaufgaben automatisieren, ist eine korrekte Konfiguration von Outlook unerlässlich. Beginnen Sie damit, einen dedizierten Ordner einzurichten, um eingehende Rechnungsemails zu organisieren. Dies lässt sich erreichen, indem Sie Postfachregeln erstellen, die Nachrichten mit „Rechnung“ im Betreff oder im E-Mail-Text identifizieren. Solche Regeln können zudem nach E-Mail-Adresse bestimmter Lieferanten filtern. Diese Konfiguration stellt sicher, dass alle zugehörigen Belege und Dokumente an einem Ort landen und schneller bearbeitet werden können.

Microsoft Outlook unterstützt Automatisierung durch einfache Aktionen, die die Vorbereitung vereinfachen. Zum Beispiel können Sie Nachrichten mit einem PDF-Anhang von einem Lieferanten automatisch in einen Ordner namens „Invoices“ verschieben. Das erleichtert das Prüfen und Sortieren von Dateien, das Festlegen von Benennungsstandards und die Vorbereitung für den Importschritt. Wenn Sie Parameter für die Dateiverarbeitung festlegen, können Sie akzeptierte Dateitypen spezifizieren und Ordnerstrukturen für importierte Rechnungen festlegen, was die späteren Automatisierungsstufen verbessert. Diese Maßnahmen erhöhen sowohl die Zuverlässigkeit als auch die Effizienz beim Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten.

Der Import selbst umfasst typischerweise die Verknüpfung dieser Anhänge mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder einem Staging-Bereich wie SharePoint. Interne Workflow-Systeme übernehmen dann das Parsen und Extrahieren der Daten. Das Einrichten einer effizienten Pipeline zwischen Outlook und Ihrem Speicher-Repository ist ein Weg, repetitive Dokumentenverarbeitung zu straffen und für OCR- oder KI-Parsing vorzubereiten. Zum Beispiel können Sie mithilfe der auf Microsoft Learn beschriebenen Konfigurationsschritte strukturierte Importe für große Rechnungsvolumen effizient einrichten. Diese Grundlage ermöglicht außerdem die Integration mit KI-gestützten Prozessen, die von Plattformen wie VirtualWorkforce.ai angeboten werden und automatisch Antworten an Lieferanten entwerfen, während relevante Daten aufgezeichnet werden.

Erstellung eines Rechnungsworkflows: Automatisieren mit Vorlagen und Parametern

Der nächste Schritt ist der Aufbau eines funktionalen Rechnungsworkflows, der jeden Schritt von der Erkennung bis zur Genehmigung abdecken kann. Microsoft Power Automate bietet eine Vielzahl vorgefertigter Template-Flows für die Rechnungsbearbeitung. Eine typische Vorlage legt ein auslösendes Ereignis fest – zum Beispiel wenn ein neuer Anhang in einem bestimmten Ordner Ihres Outlook-Posteingangs eintrifft – und führt anschließend Parsing-, Validierungs- und Weiterleitungs-Schritte aus. Durch das Anpassen von Parametern können Sie den Prozess genau an Ihre Bedürfnisse anpassen, etwa indem Sie Rechnungen bestimmter Lieferanten an festgelegte Genehmiger weiterleiten.

Die Verwendung einer Vorlage erleichtert zudem die Integration mit SharePoint zur Speicherung verarbeiteter Daten. Der Rechnungsworkflow kann so konfiguriert werden, dass er eine sichere Bibliothek sowohl mit dem editierbaren Rechnungsdokument als auch mit extrahierten Metadaten aktualisiert. Dies ermöglicht es Beteiligten, importierte Rechnungen schnell abzurufen. Darüber hinaus lassen sich Optionen für automatische Rechnungsfreigaben oder manuelle Prüfungen in den Flow integrieren, was die Zeit für Validierungsstufen reduziert.

Die Fähigkeit von Power Automate, diese Workflows zu straffen, ist gut dokumentiert, wobei Organisationen von einer 70%igen Reduzierung der Bearbeitungszeit berichten. In Verbindung mit KI und Optical Character Recognition ergibt sich ein nahtloser, hochzuverlässiger Prozess. Die Integration mit Tools wie VirtualWorkforce.ai-Lösungen zur ERP-E-Mail-Automatisierung ermöglicht Operationsteams, die schwere Arbeit repetitiver E-Mail-Verwaltung zu reduzieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Daten automatisch in die richtigen Systeme eingegeben werden. Dieser Ansatz unterstützt sowohl kleine als auch große Volumen und eignet sich für mehrere Rechnungen oder sogar Sonderfälle wie den Abgleich einer einzelnen Rechnung mit komplexen Bestelldaten.

KI verwenden, um Lieferantenrechnungen aus Outlook-E-Mails zu parsen und Daten zu extrahieren

Für ein effizientes Parsen von Lieferantenrechnungen sind fortschrittliche Werkzeuge erforderlich. KI- und OCR-Technologien wie Azure Form Recogniser und andere KI-gestützte Datenerfassungslösungen ermöglichen es Unternehmen, wichtige Details aus Rechnungsanhängen automatisch zu extrahieren. Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferanten-ID und zu zahlender Gesamtbetrag können mit hoher Genauigkeit erfasst werden, wodurch manuelle Erfassungsaufwände um bis zu 80 % reduziert werden. Mit Optical Character Recognition kann das System sowohl strukturierte als auch semi-strukturierte Rechnungsformate scannen und in editierbare Datensätze für Ihre Buchhaltungssoftware umwandeln.

Richtig konfiguriert können KI-Parsing-Tools verschiedene Komplexitäten bewältigen, etwa Positionen mit Einzelposten, verschachtelte Bestellreferenzen und unterschiedliche Rechnungsformate verschiedener Lieferanten. Das Ziel ist, eine hohe Genauigkeit zu erreichen und Extraktionen mit geringer Vertrauenswürdigkeit zu kennzeichnen, damit sie einer weiteren Validierung unterzogen werden. Wenn Ausnahmen auftreten, können Prüfer die Angaben mit dem ursprünglichen PDF oder dem strukturierten Dokument abgleichen. Diese Form der Prozessautomatisierung beschleunigt nicht nur Freigabezyklen, sondern erhöht auch die Zuverlässigkeit in den Kreditorenteams.

Die Integration von KI-Parsing in automatisierte Workflows stellt sicher, dass eingehende Rechnungen aus Outlook ohne Unterbrechung bearbeitet werden. Beispielsweise kann ein Parsing-Schritt an einen bestehenden Rechnungsworkflow in Power Automate angehängt werden, sodass alle extrahierten Details direkt in Dynamics 365 oder in Excel zur weiteren Abstimmung übertragen werden. VirtualWorkforce.ai geht hier noch weiter und bietet KI-gesteuerte E-Mail-Agenten, die den Kontext innerhalb des E-Mail-Texts interpretieren, Rechnungsdaten aus Anhängen zuordnen und sogar sofortige Antworten an einen Lieferanten entwerfen können, in denen der Status erläutert wird. Das schafft eine nahtlose Brücke zwischen Rechnungsbearbeitung und Lieferantenkommunikation.

Automatisierung für mehrere Rechnungen und importierte Rechnungen in SharePoint vorantreiben

Sobald Rechnungen erfasst und geparst sind, ist es wichtig, sie in einer zugänglichen, strukturierten Umgebung zu speichern. SharePoint bietet ein zentrales Repository, in dem sowohl Rechnungsdokumente als auch zugehörige Metadaten aufbewahrt werden. Dieser Ansatz ermöglicht es, importierte Rechnungen schnell zu durchsuchen, zu filtern und von befugtem Personal abzurufen. Für große Organisationen macht die Stapelverarbeitung mehrerer Rechnungen in kategorisierten Bibliotheken die Archivverwaltung schneller und konsistenter.

Die Automatisierung kann sich bis zur Erstellung von Genehmigungsbenachrichtigungen direkt in SharePoint erstrecken. Ein gut konfiguriertes System kann Benachrichtigungen an relevante Stakeholder senden, sobald eine neue Rechnung eingestellt wird, was für zeitnahe Bearbeitung sorgt und das Risiko von Überfälligkeiten vermindert. Beispielsweise könnte ein automatisierter Rechnungsworkflow Dokumente in versionierten Ordnern ablegen, Validierungsstufen erzwingen und für Statusupdates in Power Automate integrieren. Dies stellt eine verlässliche Methode dar, hohe Volumen ohne zusätzliches Kreditorenpersonal zu bewältigen.

Wenn SharePoint mit KI-Systemen integriert ist, kann es als Rückgrat für kontinuierliche Prozessverbesserungen fungieren. Intelligentes Tagging und Filterfunktionen reduzieren die Zeit zur Suche nach bestimmten Datensätzen. Teams können SharePoint-Daten zudem mit Excel oder Buchhaltungssoftware für erweiterte Analysen verknüpfen. Unsere Plattform unter VirtualWorkforce.ai ergänzt dies, indem sie sicherstellt, dass alle zugehörigen Kommunikationen neben jeder Rechnung protokolliert und zugänglich sind. Diese Verbindung zwischen Dokumentenspeicherung, E-Mail-Verlauf und automatisierten Workflows bietet echte Skalierbarkeit für Finanzen und Betrieb.

Entwicklung einer App zur automatischen Ausführung eines automatisierten Rechnungsbearbeitungs-Workflows

Für Organisationen, die die vollständige Kontrolle über den Rechnungsprozess anstreben, kann die Entwicklung einer kundenspezifischen App eine strategische Wahl sein. Mit Power Apps oder einer ähnlichen Plattform können Sie eine Benutzeroberfläche entwerfen, die automatisierte Rechnungsworkflows entweder zeitgesteuert oder per manuellen Befehl auslöst. Die App kann alles verwalten, vom ersten Empfang bis zur finalen Kreditorenfreigabe. Mit integrierten Dashboards können Benutzer den Echtzeitfortschritt jeder eingehenden oder verarbeiteten Rechnung verfolgen.

Wesentliche Vorteile sind Skalierbarkeit, eine vollständige Revisionsspur und reduzierte Kosten durch Minimierung manueller Eingriffe. Die App kann KI-Dienste aufrufen, um Rechnungen zu parsen und zu validieren, bevor sie in Dynamics 365 eingefügt oder zur Gegenprüfung in eine Excel-Tabelle exportiert werden. Validierungsschritte können so eingerichtet werden, dass Daten mit geringer Vertrauenswürdigkeit markiert werden, sodass der Nutzer die markierten Felder mit dem Originalanhang abgleichen kann. Eine automatische Anfrage zur Rechnungsfreigabe kann aus der App heraus initiiert werden, um Entscheidungsprozesse zu beschleunigen.

Durch die Kombination technischer Unterstützung für nahtlose Integrationen und benutzerfreundlicher Konfiguration können Unternehmen Effizienzgewinne erzielen, ähnlich denen von Firmen, die KI in anderen Bereichen einsetzen. Zum Beispiel bietet VirtualWorkforce.ai Lösungen, bei denen KI-Agenten ERP-Daten mit einem Outlook-Postfach verbinden, Rechnungen verarbeiten, präzise Lieferantenantworten generieren und Datensätze ohne repetitive Kopiervorgänge aktualisieren. Dieser modulare Ansatz bietet eine verlässliche Möglichkeit, sowohl Lieferantenrechnungen als auch umfassendere Dokumentenautomatisierung in einer einzigen, intuitiven Plattform zu integrieren, die effizient für unterschiedliche Anforderungen arbeitet.

FAQ

Wie kann ich Rechnungsemails in Outlook automatisch identifizieren?

Sie können Postfachregeln erstellen, die Nachrichten mit Schlüsselwörtern wie „Rechnung“ im Betreff oder im E-Mail-Text filtern. Diese Regeln können Nachrichten in einen dedizierten Ordner verschieben, um die Verarbeitung zu erleichtern.

Was ist der Vorteil der Verknüpfung von Rechnungsworkflows mit SharePoint?

Die Speicherung von Rechnungen in SharePoint schafft ein zentrales, durchsuchbares Repository. Außerdem ermöglicht es die Integration mit Genehmigungsprozessen, Versionskontrolle und KI-gestütztem Dokumententagging.

Wie reduziert KI die Fehler bei der Rechnungsverarbeitung?

KI-gestützte OCR-Tools können Schlüssel-Felder aus Rechnungen genau extrahieren und dadurch manuelle Eingabefehler um bis zu 80 % reduzieren. Das verbessert die Genauigkeit und beschleunigt die Kreditorenzyklen.

Können mehrere Rechnungsformate in einem automatisierten Workflow verarbeitet werden?

Ja, moderne KI-Parsing-Dienste sind darauf ausgelegt, verschiedene Rechnungsformate zu erkennen und zu verarbeiten. Das unterstützt heterogene Lieferantennetzwerke und reduziert manuelles Sortieren.

Warum sollte ich eine App für die Rechnungsautomatisierung in Betracht ziehen?

Eine App ermöglicht Echtzeitüberwachung, benutzerdefinierte Auslöser und bedarfsgesteuerte Verarbeitung. Das bietet dynamische Kontrolle über Rechnungen und eine bessere Integration mit Buchhaltungssystemen.

Was passiert, wenn die KI-Extraktion eine geringe Vertrauenswürdigkeit hat?

Daten mit geringer Vertrauenswürdigkeit werden zur manuellen Validierung markiert. So wird sichergestellt, dass Rechnungsangaben vor der Übernahme in die Buchhaltung korrekt sind.

Wie hilft Automatisierung bei vielen täglichen Rechnungen?

Automatisierung kann Stapelverarbeitung, Kategorisierung und Speicherung übernehmen, ohne die Arbeitsbelastung zu erhöhen. Das ist entscheidend, um Abläufe effizient zu skalieren.

Können automatisierte Workflows Lieferantenantworten versenden?

Ja, integrierte Lösungen können automatisch Antworten entwerfen, basierend auf Rechnungsdaten und Status-Updates. Das hält die Kommunikation nahtlos und zeitgerecht.

Benötige ich technische Fähigkeiten, um diese Workflows zu implementieren?

Nein, viele Automatisierungsvorlagen und KI-Tools bieten No-Code-Setups. Das macht es Geschäftsanwendern leicht, sie ohne Programmierkenntnisse zu konfigurieren.

Ist es möglich, verarbeitete Rechnungsdaten nach Excel zu exportieren?

Ja, die meisten Systeme ermöglichen den Export von Rechnungsmetadaten nach Excel. Das unterstützt Analyse, Abstimmung und die Integration mit anderen Geschäftsprozessen.