Microsoft Rechnungs-OCR für Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central Integration: Überblick über OCR in Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet fortschrittliche Werkzeuge zur Automatisierung des Rechnungsprozesses, wobei OCR-Technologie eine Schlüsselrolle in dieser Transformation spielt. OCR, oder Optical Character Recognition, ermöglicht es dem System, gedruckten oder handschriftlichen Text von physischen oder digitalen Dokumenten zu lesen und zu interpretieren. Diese Integration mit KI-Modellen stellt sicher, dass Rechnungsdokumente, egal ob gescannt oder digital empfangen, effizient verarbeitet werden, ohne umfangreiche manuelle Dateneingaben. Die Integration von Business Central mit Microsoft Azures Form Recognizer und Read API verbessert die Extraktion von Lieferantendaten, Beträgen, Daten und Positionen direkt aus Dokumenten.

Die Rolle von Business Central geht über die einfache Datenerfassung hinaus. Es unterstützt einen vollständigen Kreditorenworkflow, vom Empfang der Dokumente bis zur finalen Genehmigungsstufe. Die Kombination aus ERP-Power und KI-gesteuerter OCR führt zu messbaren Ergebnissen. Beispielsweise haben Implementierungen Genauigkeitsraten von über 95 % gezeigt, wodurch teure Eingabefehler deutlich reduziert werden. Da manuelle Eingabefehler zwischen 1 % und 5 % des Rechnungswerts kosten können, haben diese Verbesserungen direkte finanzielle Vorteile für Organisationen.

Geschwindigkeit ist ein weiterer Vorteil. Unternehmen, die OCR in ihre Business-Central-Workflows integrieren, verarbeiten Rechnungen 25 % bis 60 % schneller als bei manuellen Methoden, was den Cashflow und die Zufriedenheit der Lieferanten verbessert. Die Integration führt auch zu Kostensenkungen: Die Kosten pro Rechnung sinken um über 70 % (Quelle). Dadurch können Unternehmen Personal für strategischere Aufgaben einsetzen und Gemeinkosten reduzieren.

Unternehmen mit umfangreichen Dokumenten-Workflows, wie Logistik- oder Speditionsfirmen, können die Rechnungs-OCR mit Lösungen wie ERP-E-Mail-Automatisierung für die Logistik kombinieren, um die Automatisierung über die Kreditorenbuchhaltung hinaus zu erweitern. Mit Werkzeugen, die mehrere Dokumentformate verarbeiten können, ist Business Central ein zentraler Punkt zur Automatisierung von Finanzabläufen bei gleichbleibend hoher Genauigkeit und Sicherheitsstandards.

Automatisieren Sie die Rechnungserfassung aus PDF- oder Bilddateien in Business Central

In Business Central ist die Rechnungserfassung aus einer PDF- oder Bilddatei so optimiert, dass große Transaktionsvolumina bewältigt werden können. Benutzer können Dateien direkt in das System hochladen, wo sie vom integrierten OCR-Engine indexiert und geparst werden. Das System unterstützt Szenarien, in denen Lieferanten Rechnungen in unterschiedlichen Formaten senden, und die KI-gesteuerten Workflows stellen sicher, dass Rechnungen in Business Central ohne manuelle Interpretation jedes Feldes verarbeitet werden.

Der Workflow zur Rechnungserfassung beginnt typischerweise, wenn eine PDF- oder Bilddatei hochgeladen oder an eine dedizierte E-Mail-Adresse gesendet wird, die für diesen Prozess konfiguriert ist. Business Central verwendet OCR-Tools, um PDF- und Bilddateien in strukturierte, elektronische Formate zu verwandeln. Es kann eingehende Bestelldokumente auch in Daten umwandeln, die direkt den Feldern in Business Central zugeordnet werden, wie Summen, Steuern und Lieferantencodes. Dieser Schritt ermöglicht eine Zero-Touch-Extraktion, das heißt, niemand muss Details manuell in das ERP eingeben.

Sobald die Dokumente indexiert sind, validiert das System Rechnungsdaten gegen vorhandene Lieferantenstammdaten und Bestellungen, um Konsistenz und Compliance sicherzustellen. Dieses Automatisierungsniveau unterstützt eine genauere Abgleichung und reduziert die Belastung der Kreditorenteams. Es schafft zudem Möglichkeiten zur Integration mit externen Systemen über APIs, wodurch die Verarbeitung von Rechnungen und die Verknüpfung von Datenquellen weiter vereinfacht werden.

Organisationen, die höhere Effizienz verlangen, können diese Prozesse mit internen Kommunikationsautomatisierungsstrategien wie Automatisierung logistischer Korrespondenz integrieren, um sowohl interne als auch externe Dokumentenflüsse abzudecken. Durch die Automatisierung beider Seiten können Unternehmen strengere finanzielle Kontrollen und schnellere Abwicklungen von Lieferantenzahlungen erreichen.

Konfigurieren des OCR-Services aus den eingehenden Dokumenten: Trainieren Sie den OCR-Service und den OCR-Prozess, um Fehler zu vermeiden

Die Einrichtung des OCR-Services für eingehende Dokumente in Business Central ist ein wichtiger Schritt für eine hochgenaue Rechnungsverarbeitung. Unternehmen beginnen in der Regel damit, eine Verbindung zu einem externen OCR-Service herzustellen oder die nativen Microsoft-Tools für die anfängliche Extraktion zu nutzen. Um bessere Ergebnisse zu erzielen, können Teams den OCR-Service mit einer Auswahl von Beispielrechnungen regelmäßiger Lieferanten trainieren. Dieses Training verfeinert die KI-Erkennungsmodelle, erhöht die Genauigkeit und reduziert Nachbearbeitungen nach der Erfassung.

Im Modul „Eingehende Dokumente“ können Benutzer eingehende Dokumentdatensätze erstellen, die auf hochgeladene Dateien verweisen. Anschließend legen sie Regeln fest, wie diese klassifiziert werden sollen – ob es sich um Bestelldokumente, Verkaufsrechnungen oder andere Dokumentarten handelt. Um eine überlegene Genauigkeit zu erreichen, verwenden Sie den OCR-Prozess mit fortlaufendem OCR-Feedback und korrigieren Fehler in Echtzeit, damit sich das Modell im Laufe der Zeit verbessert. Das Ziel ist, konsequent Dokumente zu erzeugen, die in Dokumentdatensätze in Business Central umgewandelt und nahtlos mit anderen Datensätzen abgeglichen werden können.

Best Practices empfehlen, eine Bibliothek verschiedener Lieferantenvorlagen zu pflegen und die Zuordnung der extrahierten Felder in Business Central kontinuierlich zu verfeinern. Durch Strategien zum Training des OCR-Services, um Fehler zu vermeiden, verhindern Organisationen wiederkehrende Fehler bei Summen, Steuerbeträgen oder der Erkennung von Positionen. Beispielsweise können aus verarbeiteten Rechnungen generierte Hauptbuchbuchungen vorab gegen ERP-Regeln validiert werden, wodurch Nacharbeiten reduziert werden.

Ressourcen wie die Microsoft Learn-Dokumentation für das Rechnungsmodell sind besonders nützlich, um Feldzuordnungen und Trainingsschritte zu verstehen. Die Kombination eines gut konfigurierten OCR-Tools mit Geschäftsprozessregeln sorgt für sauberere Daten und vorhersehbarere Automatisierungsergebnisse.

Verwaltung eingehender Dokumente auf der Seite „Eingehende Dokumente“: Dokument vom OCR-Service

Die Seite „Eingehende Dokumente“ ist der Ort, an dem Benutzer in Business Central die durch OCR verarbeiteten Dokumente verwalten. Diese Oberfläche zeigt alle zugehörigen Datensätze eingehender Dokumente an und hebt diejenigen hervor, die zur Umwandlung in Bestell- oder Lieferantenrechnungsdatensätze bereit sind. Das vom OCR-Service erzeugte Dokument wird mit den extrahierten Feldern zur Überprüfung angezeigt, sodass ein schneller Vergleich mit der ursprünglichen PDF- oder Bildversion möglich ist.

Wenn ein neuer Datensatz für ein eingehendes Dokument erstellt wird, fungiert der Service aus dem Staging-Bereich für eingehende Dokumente als Puffer. Hier können Benutzer die extrahierten Daten validieren, bevor sie in das ERP übernommen werden. Diese Stufe ist entscheidend für das Exception-Handling, insbesondere wenn Lieferantenrechnungen unerwartete Formate aufweisen oder Abweichungen zu Bestellungen bestehen.

Business Central bietet Werkzeuge, um eingehende Dateien zusammen mit ihren Metadaten anzuzeigen. Dies ermöglicht es der Finanzabteilung, basierend auf vordefinierten Geschäftsregeln zu genehmigen oder abzulehnen und so die Genauigkeit im Rechnungsprozess zu wahren. Bei richtiger Einrichtung können viele Rechnungen je nach Vertrauenswertung des OCR-Systems manuell oder automatisch in eine Lieferantenrechnung umgewandelt werden.

Um die Effizienz zu maximieren, integrieren Sie diese Funktion in skalierbare operative Workflows. Eine solche Integration hilft, Engpässe zu reduzieren, wenn Ihr Team große Mengen gescannter Rechnungen in Spitzenphasen der Buchhaltung verarbeitet. Die Seite „Eingehende Dokumente“ spielt eine zentrale Rolle dabei, sicherzustellen, dass extrahierte Daten vor der weiteren Verarbeitung und Zahlungsplanung vertrauenswürdig sind.

Optimierung des Kreditorenprozesses mit Automatisierung von Accounts Payable und AP-Automation

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable) in Business Central schafft neue Effizienz im AP-Prozess, indem OCR-gestützte Datenerfassung mit Bestellabgleich und Zahlungsfreigabeworkflows verknüpft wird. Sobald Rechnungsdaten erfasst sind, kann Business Central Lieferantenrechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen. Dies reduziert manuelle Prüfarbeiten und beschleunigt den Genehmigungszyklus.

Quantitativ können Unternehmen Rechnungen mit implementierter Automatisierung 25 % bis 60 % schneller verarbeiten (Quelle). Die Fehlerquoten sinken um bis zu 90 %, wodurch Verzögerungen durch Streitfälle oder Ausnahmen minimiert werden. Das AP-Team kann sich somit auf wertschöpfende Genehmigungen konzentrieren und Zeit für strategische Ausgabenanalysen gewinnen.

Die Effizienz entsteht durch die Integration des Genehmigungsworkflows in bestehende Business-Central-Workflows, wodurch Verzögerungen bei der Zahlungsplanung vermieden und stabile Lieferantenbeziehungen gepflegt werden. Der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen verhindert Überfakturierung und das Versäumnis von Skonti. Durch die Reduzierung des Exception-Handlings erreichen Unternehmen bessere Vorhersehbarkeit des Cashflows und Compliance mit Beschaffungsrichtlinien.

Die Kombination der Kreditorenautomatisierung mit Kommunikationsautomatisierung stellt sicher, dass Informationen zum Rechnungsstatus – ob akzeptiert, abgelehnt oder markiert – präzise und zeitnah sind, wie Sektoren zeigen, die KI in der Frachtlogistikkommunikation einsetzen. Diese vernetzten Systeme erleichtern es Finanzteams, effizient in Business Central zu arbeiten und gleichzeitig Transparenz und Datenintegrität zu wahren.

Rechnungsscanning und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Von der Eingangsrechnung zu Lieferantenrechnungen

Das Scannen von Rechnungen bildet die Grundlage für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, vom ersten Schritt der Eingangsrechnung bis zur abschließenden Zahlung an den Lieferanten. Umgebungen mit hohem Volumen profitieren vom Sammelscannen von Rechnungen, sei es als PDFs oder mittels Geräten wie Tablets oder Smartphones zur Aufnahme von Fotos. Das OCR-System wandelt diese Bilddateien in elektronische Dokumente um und klassifiziert sie als Dokumente, die in eine Lieferantenrechnung für den jeweiligen Lieferanten konvertiert werden können.

Sobald sie in Business Central in Dokumentdatensätze umgewandelt wurden, durchlaufen Rechnungen Verarbeitungsschritte, die den Abgleich mit Bestellungen und die Planung von Zahlungen umfassen können. Business Central kann Rechnungen manuell oder automatisch verarbeiten, basierend auf Vertrauensbewertungen und vordefinierten Regeln. Beispielsweise können Kofax oder andere externe OCR-Services integriert werden, um die Durchsatzleistung in spezialisierten Umgebungen zu erhöhen.

Zukünftige Trends deuten darauf hin, dass die AP-Automatisierung mit Tools erweitert wird, die aus physischen Rechnungen elektronische Dokumente generieren und sie in End-to-End-ERP-Workflows integrieren. Durch die Nutzung von OCR zur direkten Umwandlung eingehender Rechnungen in Bestellungen können Unternehmen die Anzahl der Touchpoints weiter reduzieren. Automatisierungsstrategien werden sich weiterentwickeln und optimieren, wie Bestelldokumentdaten vom Eingang bis zur Zahlung ohne manuelle Eingriffe fließen.

Da Lieferanten zunehmend digitale Standards übernehmen und ERP-Systeme ihre Automatisierungsfunktionen verbessern, wird das Rechnungsscanning weiterhin der Schlüssel zur operativen Effizienz sein. Organisationen, die ihre Abläufe straffen möchten, sollten Möglichkeiten identifizieren, das Dokumentenscanning in Business Central zu integrieren und gleichzeitig Werkzeuge für Verbesserung des Kunden- und Lieferantenservice durch KI zu prüfen.

FAQ

Was ist Microsoft Invoice OCR für Business Central?

Es ist eine Technologieintegration, die es Business Central ermöglicht, Rechnungen automatisch zu lesen und zu interpretieren. Dies hilft, den Rechnungsprozess zu beschleunigen und manuelle Dateneingabefehler zu reduzieren.

Wie genau ist OCR in Business Central?

Bei richtiger Konfiguration kann OCR in Business Central über 95 % Erfassungsgenauigkeit erreichen. Dies verringert kostspielige manuelle Fehler und verbessert das Lieferantenbeziehungsmanagement.

Kann Business Central PDF-Rechnungen verarbeiten?

Ja, es kann PDF-Rechnungen direkt verarbeiten und alle relevanten Details in elektronische Datensätze extrahieren. Dies gilt sowohl für digital erstellte PDFs als auch für gescannte Dokumente.

Welche Rolle spielt Azure Form Recognizer bei OCR?

Azure Form Recognizer wird in Business Central verwendet, um spezifische Datenfelder aus Rechnungen zu extrahieren. Es wendet KI-Modelle an, um mit unterschiedlichen Lieferantenformaten und Dokumentqualitätsstufen umzugehen.

Wie profitiert mein Unternehmen von der AP-Automatisierung?

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beschleunigt den Abgleich und die Genehmigung von Rechnungen. Sie reduziert außerdem Fehlerquoten und unterstützt ein besseres Cashflow-Management.

Ist das Training des OCR-Services notwendig?

Training verbessert die OCR-Genauigkeit, indem das System mit Ihren Lieferantenformaten vertraut gemacht wird. Dadurch werden wiederkehrende Fehler reduziert und die Zuverlässigkeit der extrahierten Daten erhöht.

Kann OCR in Business Central handschriftliche Rechnungen verarbeiten?

Einige OCR-Modelle können handschriftlichen Text interpretieren, wobei die Genauigkeit von Klarheit und Konsistenz abhängt. Hochwertige Scans erhöhen die Erfolgsrate bei der Extraktion handschriftlicher Daten.

Wie hilft die Seite „Eingehende Dokumente“?

Sie zentralisiert die Verwaltung der per OCR erfassten Dokumente zur einfachen Überprüfung und Umwandlung. Ausnahmen können hier behandelt werden, bevor sie in die Haupt-ERP-Workflows gelangen.

Welche Zukunftstrends gibt es bei der Rechnungs-OCR?

Zukünftige Innovationen umfassen KI-Modelle, die keine Vorlagenkonfiguration erfordern, sowie verstärkte Integration mit cloudbasierten Systemen. Diese Trends werden die Rechnungsverarbeitung nahtloser und vollständig automatisiert machen.

Kann OCR mit anderen Automatisierungstools kombiniert werden?

Ja, OCR lässt sich gut mit E-Mail- und Kommunikationsautomatisierung verbinden. Zusammen ermöglichen sie eine End-to-End-Verarbeitung vom Dokumenteneingang bis zur Lieferantenkommunikation ohne manuelle Eingriffe.