SAP-OCR-Automatisierung für die Rechnungsverarbeitung

SAP und OCR für die Rechnungserfassung in ERP‑Systemen

SAP ERP‑Plattformen bieten Unternehmen integrierte Werkzeuge zur Verwaltung von Finanzen, Logistik, Beschaffung und mehr. Innerhalb des SAP‑Ökosystems ist die Rechnungserfassung ein zentraler Prozess, der Papierrechnungen oder gescannte PDFs in strukturierte, digitale Daten umwandelt, die für die Weiterverarbeitung geeignet sind. In SAP verlassen sich Buchhaltungsteams auf OCR‑Technologie, um diese statischen Dokumente in verwertbare Buchungseinträge zu überführen und manuelle Eingaben zugunsten einer präzisen Datenerfassung zu eliminieren. Für viele Unternehmen ist das entscheidend, denn Untersuchungen zeigen, dass bis zu 80 % der B2B‑Kommunikation weiterhin dokumentenbasiert sind, was den Wert automatischer Erkennung und Integration unterstreicht.

Die Rechnungserfassung mittels OCR funktioniert, indem das Dokument gescannt und automatisch in durchsuchbaren Text konvertiert wird. Diese Daten werden gegen Stammdaten im SAP ERP abgeglichen, um die Genauigkeit sicherzustellen. Moderne OCR‑Lösungen erreichen oft Genauigkeitsraten von über 90 %, was nicht nur manuelle Aufgaben reduziert, sondern auch die Verarbeitungsgeschwindigkeit verbessert. Positionen in Lieferantenrechnungen, Summen und Steuerbeträge werden innerhalb der SAP‑Software sofort nutzbar, was die Kreditoren‑Workflows strafft.

Unternehmen, die die Effizienz der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung steigern wollen, setzen auf OCR‑Plattformen, die Dokumentformate automatisch in bearbeitbare Datensätze umwandeln. Mit nahtloser Integration in SAP‑Module reduzieren Organisationen erheblich manuelle Dateneingaben und damit verbundene Erfassungsfehler. Dadurch ist der Time‑to‑Value dieser Projekte häufig sehr kurz, insbesondere wenn die Lösung mit SAP ECC oder HANA integriert ist. Systeme wie OpenText bieten anpassbare Extraktionsvorlagen, die sicherstellen, dass sensible Finanz‑ und Prüfanforderungen mit Sicherheits‑ und Compliance‑Protokollen eingehalten werden.

Für einige IT‑Leiter ist die Fähigkeit, sich über API‑basierte Connectoren mit SAP und anderen ERPs zu verbinden, genauso wichtig wie die reine Genauigkeit der optischen Zeichenerkennung. Plattformen wie Virtual Workforce AI erweitern die Funktionalität, indem sie verwandte Finanzkommunikationen mit dem Rechnungsmanagement in SAP verbinden und sowohl OCR‑Ergebnisse von Rechnungen als auch nachgelagerte operative Prozesse unterstützen.

Rechnungsscanning mit OCR‑Software in SAP zur Automatisierung der Dateneingabe

Das Scannen von Rechnungen innerhalb von SAP mit OCR‑Software ermöglicht es Organisationen, die Dateneingabe zu automatisieren und manuelle Eingriffe zu reduzieren. Der Prozess beginnt typischerweise, wenn Papier‑ oder elektronische Rechnungen in SAP hochgeladen werden. OCR‑Software erkennt dann Text aus diesen Dokumenten, gleicht ihn mit relevanten Stammdaten ab und validiert Informationen wie Lieferantendaten, Rechnungsnummer und Beträge. Dadurch können Teams die Genauigkeit prüfen, bevor Buchungen in den Kreditorensystemen vorgenommen werden.

Der Workflow folgt einem vorhersehbaren Muster: hochladen, erkennen, validieren und in die Kreditorenbuchhaltung buchen. Mit SAP Business One oder SAP Concur kann dies die Verarbeitungszeit von Minuten auf Sekunden pro Rechnung reduzieren. Eine OCR‑Integration kann hohe Genauigkeiten erreichen und große Dokumentenmengen ohne zusätzliches Personal bewältigen. Das bedeutet, dass Organisationen repetitive Rechnungs‑Workflows vollständig automatisieren können, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Einer der Vorteile der Integration mit SAP ist die Fähigkeit, OCR‑Ergebnisse direkt an vorhandene Felder zur Rechnungserfassung zu binden. Systeme extrahieren Rechnungspositionen und aktualisieren automatisch Finanzdaten. Beispielsweise stellt die Nutzung von SAP‑Hilfsmitteln und dem SAP Online‑Help sicher, dass die Konfiguration mit den Unternehmensprozessen übereinstimmt und manuelle Erfassungsfehler effektiv eliminiert. Dieser Ansatz unterstützt eine nahtlose Integration zwischen OCR‑Technologie und allen relevanten SAP‑Rechnungsmodulen.

Leistungssteigerungen erstrecken sich auch auf eine bessere Steuerung von Ausnahmen bei manueller Eingabe. Durch den Einsatz eines OCR‑Tools mit KI‑gestützten Funktionen kann sich das System im Zeitverlauf anpassen und die Verarbeitung von Rechnungen verbessern. Anbieter wie Intelligent OCR Plus für SAP HANA bieten Integrationspunkte, die verarbeitete Rechnungen direkt in ECC oder S/4HANA einspeisen können, mit minimalen manuellen Eingriffen. In Kombination mit Plattformen, die begleitende Kommunikation verwalten — wie KI‑Tools für Zolldokumentations‑E‑Mails — erhalten AP‑Teams einen schlanken, durchgängigen Workflow.

KI‑ und OCR‑Lösungen: Verbesserung der Genauigkeit bei der Rechnungsverarbeitung

Die neuesten Fortschritte in der KI haben die Funktionsweise von OCR‑Systemen innerhalb der SAP‑Rechnungsverarbeitung grundlegend verändert. Traditionelles OCR basierte auf vordefinierten Vorlagen und festen Regeln, was bei einheitlichen Layouts gut funktionierte, aber bei Ausnahmen Probleme bereitete. KI‑verstärktes OCR hingegen nutzt maschinelles Lernen, um kontinuierlich aus neuen Lieferantenrechnungen und Ausnahmen zu lernen. Diese Verbesserung ermöglicht es Systemen, sich automatisch an etwa 95 % neuer Rechnungs‑Layouts anzupassen und so manuellen Eingriff zu reduzieren.

Im Vergleich zur statischen OCR‑Technologie können KI‑gestützte Ansätze sich an Veränderungen anpassen, kontextuelle Daten identifizieren und unregelmäßige Formate verarbeiten. Beispielsweise kann eine hybride Architektur mit SAP und anderen ERPs integriert werden, um reibungslose Workflows sicherzustellen, selbst wenn Dokumente von erwarteten Formaten abweichen. Diese Lösungen reduzieren Fehlerquoten erheblich und steigern die Produktivität in den Kreditorenabteilungen, indem sie sowohl Rechnungsverwaltung als auch zugehörige Bestellungen ohne Unterbrechung bearbeiten.

Die Weiterentwicklung von regelbasierten Systemen zu Generative KI-Verarbeitung erlaubt es der Rechnungs‑OCR, Kontext zu interpretieren, beispielsweise Positionen mit Verträgen abzugleichen oder ungewöhnliche Zahlungsbedingungen zu erkennen. Dieses kontextuelle Verständnis ermöglicht bessere Entscheidungen während der Datenerfassung und Buchung von Rechnungen. Es trägt auch dazu bei, die Genauigkeit bei sensiblen Finanzbuchungen zu gewährleisten, wodurch das Risiko von Erfassungsfehlern reduziert und die Cash‑Flow‑Prognosen verbessert werden.

Organisationen, die SAP‑Ressourcen zusammen mit KI‑OCR‑Konfigurationen nutzen, können Daten präziser extrahieren, manuelle Aufgaben reduzieren und den Time‑to‑Value steigern. Dies steht im Einklang mit den Angeboten von Logistik‑KI‑Plattformen wie Virtual Workforce AI, die sich in SAP‑Prozesse integrieren, um Ausnahmen zu routen, CSV‑ oder XML‑Exporte zu verwalten und Kommunikation mit Kreditoren‑Workflows zu verknüpfen. Solche Systeme bieten einen skalierbaren und anpassbaren Ansatz zur Verbesserung der Verarbeitungsgeschwindigkeit und zur Reduzierung manueller Eingriffe.

Daten extrahieren und XML für die ERP‑Integration

Sobald OCR Rechnungsdaten extrahiert hat, besteht der nächste Schritt darin, sie für die ERP‑Integration zu formatieren. In SAP ERP geschieht dies häufig über XML‑Schemas, die so gestaltet sind, dass sie IDoc‑ oder BAPI‑Strukturen entsprechen. Dadurch wird eine automatische Buchung ermöglicht und die manuelle Eingabe von Kernfeldern wie Rechnungsnummer, Gesamtbetrag, Steuern und Lieferanten‑IDs eliminiert. Der Prozess der Datenerfassung und des Exports nach SAP ECC oder HANA sorgt für konsistentes Mapping und reduziert manuelle Eingriffe im gesamten Kreditoren‑Workflow.

XML bietet eine standardisierte Möglichkeit, strukturierte Daten zwischen der OCR‑Engine und der SAP‑Software zu übertragen. So wird eine nahtlose Integration in SAP‑Module gewährleistet und gleichzeitig Sicherheit sowie Compliance durchgesetzt. Bei hoher Mapping‑Genauigkeit können Organisationen manuelle Korrekturen reduzieren und Verarbeitungspipelines vereinfachen. Wenn beispielsweise die Rechnungs‑OCR Felder extrahiert, können diese in XML geparst und über direkte API‑Aufrufe in SAP zur Aktualisierung von Kreditorenbuchungen genutzt werden.

Eine beispielhafte XML‑Vorlage für Rechnungen könnte Kopfzeilen‑Daten, Währung und detaillierte Positionen enthalten. Systeme wie OpenText unterstützen leistungsfähige API‑ und Exportmechanismen, die die Integration vereinfachen. Durch die Aufrechterhaltung korrekter Daten von Anfang an können Unternehmen manuelle Erfassungsprobleme später verhindern. Das Ergebnis sind weniger Kreditoren‑Ausnahmen, geringere Arbeitslast und schnellere Verarbeitungszyklen bei großen Mengen an Lieferantenrechnungen.

Für Unternehmen, die zudem auf KI in Fracht‑ und Logistikkommunikation setzen, kann das Verknüpfen von OCR‑Ergebnissen mit Nachrichten, die per E‑Mail oder ERP‑Systemen versendet werden, eine vollständige, durchgängige Automatisierungsumgebung sicherstellen. Dadurch wird die Rechnungserfassung zu einer Kernkomponente plattformübergreifender Produktivitätssteigerungen.

Beleg‑OCR‑Lösung innerhalb von SAP: Best Practices für die Bereitstellung

Die Bereitstellung einer Beleg‑OCR‑Lösung innerhalb von SAP erfordert sorgfältige Planung und Konfiguration, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Sie beginnt mit der Auswahl von Scannern, die in der Lage sind, klare Bilder für die Verarbeitung zu erfassen. Schlechte Scanqualität kann zu ungenauer Erkennung führen, daher ist die richtige Hardware wichtig. Anschließend muss die OCR‑Konfiguration in SAP den Anforderungen der Kreditorenabteilung entsprechen, erkannte Felder den passenden Tabellen zuordnen und menschliche Prüfungen für Ergebnisse mit niedriger Vertrauenswürdigkeit vorsehen.

Zu den Best Practices gehören Tests mit mehrseitigen Dokumenten, das Verfeinern von Schwellenwerten für die Datenerfassung und das Festlegen von Leistungszielen. Organisationen verwenden häufig Vertrauensscores, um die Genauigkeit sicherzustellen, wobei nur manuell eingegriffen wird, wenn die Daten unter akzeptable Grenzen fallen. Rechnungen, Belege und Bestellungen profitieren alle von standardisierten Workflows, bei denen extrahierte Daten direkt in das jeweilige Verarbeitungsmodul fließen.

Sicherheits‑ und Compliance‑Aspekte sind essentiell. SAP stellt Prüfpfade für sensible Finanzdaten bereit und schützt finanzielle Informationen im Rahmen der Unternehmens‑Governance‑Standards. Kreditorenteams können auf SAP‑Online‑Hilfen zugreifen, um sicherzustellen, dass die Bereitstellung allen relevanten Vorschriften entspricht. Darüber hinaus ist die Schulung der Anwender dieser Systeme entscheidend, um manuelle Dateneingaben zu reduzieren und die Genauigkeitsraten im Zeitverlauf zu verbessern.

Kombiniert man SAP‑OCR‑Bereitstellungen mit operativen Kommunikationstools, wie etwa automatisierten Korrespondenz‑Plattformen, kann dies die Effizienz weiter steigern, indem manuelle Aufgaben in zugehörigen E‑Mail‑Workflows eliminiert werden. Solche hybriden Ansätze bieten eine anpassbare Umgebung, die hohe Genauigkeit bei minimalem Aufwand unterstützt und die Leistung der Kreditorenbuchhaltung im gesamten Unternehmen verbessert.

Rechnungs‑Workflows über ERP‑Systeme hinweg mit KI‑Fortschritten automatisieren

Künstliche Intelligenz ermöglicht es Organisationen, Rechnungs‑Workflows vom Empfang bis zur Zahlungsbuchung über mehrere ERPs hinweg zu automatisieren. In einem typischen Procure‑to‑Pay‑Zyklus werden Rechnungen empfangen, abgeglichen, genehmigt und bezahlt. KI kann diese Schritte vollständig automatisieren, indem OCR‑Ergebnisse mit Genehmigungsrouten, Ausnahmebehandlung und Cash‑Flow‑Prognosen verknüpft werden. Das verkürzt nicht nur Zahlungszyklen, sondern senkt auch die Kosten pro Rechnung um bis zu 60 %.

Cross‑ERP‑Szenarien sind üblich. SAP S/4HANA muss möglicherweise Rechnungsdaten mit Drittanbieter‑Finanzsystemen austauschen, was robuste API‑Verbindungen erfordert. KI‑gestützte Connectoren sorgen für nahtlose Integration und genaue Datensynchronisation zwischen den Plattformen. Bots können Ausnahmen verwalten und potenzielle Verzögerungen auf Basis historischer Zahlungsdaten vorhersagen, sodass Finanzteams proaktiv handeln können.

Die AP‑Automatisierung mit KI profitiert außerdem von Predictive Analytics, die sich im Zeitverlauf durch die Verfeinerung von Datenextraktionsmodellen verbessern. Wenn beispielsweise Muster in Lieferantenrechnungen wiederkehrende Übercharges anzeigen, kann das System diese dem Kreditorenteam zur Prüfung melden. Das reduziert manuelle Eingriffe und unterstützt Sicherheit sowie Compliance durch konsistente Audit‑Protokollierung.

Die geschäftliche Argumentation für diese Lösungen ist überzeugend: manuelle Dateneingabe reduzieren, Produktivität steigern und hohe Genauigkeit bei sensiblen Finanzprozessen bewahren. In Kombination mit operativen KI‑Plattformen können Rechnungsbearbeitung und begleitende Kommunikation in einer durchgängigen automatisierten Umgebung verwaltet werden. Die Nutzung von SAP‑Rechnungs‑OCR zusammen mit reaktionsfähigen Kommunikationssystemen wie Virtual Workforce AI stellt einen präzisen Datenfluss nicht nur innerhalb von SAP, sondern über die gesamte ERP‑Infrastruktur hinweg sicher.

FAQ

Was ist SAP OCR für die Rechnungsverarbeitung?

SAP OCR für die Rechnungsverarbeitung ist der Einsatz optischer Zeichenerkennung, um Daten aus Papier‑ oder elektronischen Rechnungen zu erfassen und direkt in SAP‑Systeme einzuspeisen. Dadurch verringert sich der Bedarf an manueller Dateneingabe und die Kreditoren‑Workflows werden beschleunigt.

Wie genau ist die Rechnungs‑OCR innerhalb von SAP?

Moderne Rechnungs‑OCR innerhalb von SAP kann Genauigkeitsraten von über 90 % erreichen, insbesondere wenn sie mit KI‑basierten Lernmodellen kombiniert wird. Diese hohe Genauigkeit reduziert die Notwendigkeit, Fehler manuell zu korrigieren.

Kann SAP OCR verschiedene Rechnungs‑Layouts verarbeiten?

Ja, KI‑verstärkte OCR kann sich im Zeitverlauf an verschiedene Formate und Layouts anpassen. Diese Flexibilität ermöglicht die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, ohne für jedes Layout separate Vorlagen zu benötigen.

Ist die Integration von OCR in SAP schwierig?

Die Integration in SAP ist mit XML‑ oder API‑Connectoren, die von Software wie OpenText bereitgestellt werden, in der Regel unkompliziert. Viele OCR‑Lösungen sind für eine nahtlose Integration mit SAP‑Modulen ausgelegt.

Funktioniert SAP OCR auch mit cloudbasierten SAP‑Lösungen?

Ja, SAP OCR‑Tools können sowohl mit On‑Premise‑ als auch mit cloudbasierten SAP‑Systemen wie SAP HANA und S/4HANA integriert werden. Das ermöglicht Automatisierung in unterschiedlichen Umgebungen.

Was sind die Hauptvorteile von SAP OCR?

Zu den Vorteilen gehören reduzierte manuelle Dateneingabe, schnellere Verarbeitung und verbesserte Genauigkeit. Zusätzlich erhöht es Sicherheit und Compliance bei der Verarbeitung finanzieller Daten.

Kann SAP OCR Belege ebenso wie Rechnungen verarbeiten?

Ja, SAP OCR kann verschiedene Finanzdokumente wie Belege, Rechnungen und Bestellungen verarbeiten. Eine korrekte Konfiguration stellt sicher, dass jeder Dokumenttyp dem richtigen Modul zugewiesen wird.

Wie kann KI die Leistung von SAP OCR verbessern?

KI verbessert die OCR‑Leistung, indem sie aus historischen Daten lernt, die Erkennungsgenauigkeit erhöht und kontextuelles Verständnis ermöglicht, das die korrekte Zuordnung von Rechnungsdaten fördert.

Unterstützt SAP OCR Prüfanforderungen?

Ja, SAP OCR unterstützt Prüfanforderungen, indem es eine prüfbare Historie der Dokumentenerfassung und Datenbuchungen erstellt. Dadurch wird Transparenz für Compliance‑Zwecke gewährleistet.

Kann SAP OCR für spezifische Geschäftsanforderungen angepasst werden?

Die meisten OCR‑Tools innerhalb von SAP sind anpassbar und ermöglichen Feldzuordnungen, Schwellenwertanpassungen und Vorlagenerstellung. Dadurch lässt sich das System an die spezifischen Verarbeitungsanforderungen einer Organisation anpassen.