Automatizar notificaciones por correo del seguimiento de envíos

automatizar notificaciones de envío con woocommerce — resumen rápido y objetivos

La automatización de la comunicación post-compra debe ser una prioridad para las tiendas que envían mercancías. Primero, decida qué desea automatizar y por qué. Para muchos equipos, las tareas principales son sencillas: añadir el número de seguimiento al registro del pedido, enviar automáticamente un correo de confirmación de envío y transmitir actualizaciones de entrega sin pasos manuales. Estos pasos reducen la entrada manual de datos y liberan tiempo para las operaciones, además de mejorar la claridad post-compra para los compradores. También ayudan a los equipos a escalar cuando el volumen crece.

Los objetivos comerciales importan. Reducir los tickets de soporte y disminuir el volumen de mensajes repetitivos en la bandeja de entrada para que los agentes puedan centrarse en las excepciones. Aumentar la visibilidad de las entregas puntuales y mejorar el NPS y las tasas de recompra. A continuación, elija plugins probados que inserten el seguimiento en los correos y en las páginas de Mi cuenta. Opciones populares y rápidas incluyen Advanced Shipment Tracking (AST), YITH Order Tracking y Zorem. Estos plugins simplifican la forma de añadir un enlace de seguimiento y el número de seguimiento a los detalles del pedido para que la tienda pueda enviar automáticamente mensajes de seguimiento del pedido.

Implementar este flujo significa que puede activar correos cuando cambie el estado del pedido para que los clientes vean actualizaciones relevantes. Por ejemplo, cuando la tienda cambia un pedido nuevo al estado cumplido, el plugin puede enviar automáticamente una notificación de envío que incluye un enlace de seguimiento clicable. También puede integrarse con servicios de transporte de terceros y software de envíos para adjuntar etiquetas y enviar detalles de seguimiento. Si desea aprender cómo la IA puede redactar mensajes consistentes para su equipo, consulte nuestra guía sobre correspondencia logística automatizada para consejos prácticos: correspondencia logística automatizada.

Mantenga a los clientes informados y mantenga sus operaciones ágiles. Utilice reglas de gestión de pedidos para definir quién recibe notificaciones y cuándo. Finalmente, mida el efecto sobre el volumen de tickets de soporte y los correos enviados para poder iterar. Un informe de tendencias de 2025 muestra que las actualizaciones constantes ahora son esperadas por los clientes, impulsadas por el “efecto Amazon” “La demanda de actualizaciones constantes sobre el estado del envío ya no es un lujo sino una necesidad, impulsada por las expectativas de los consumidores moldeadas por los gigantes del comercio electrónico”.

plantilla de correo de confirmación de envío y reglas de personalización

Comience con una plantilla de correo de confirmación de envío sencilla que los clientes puedan leer rápidamente. La plantilla debe incluir el nombre del transportista, el número de seguimiento, un enlace de seguimiento clicable, la fecha estimada de entrega y un enlace claro de contacto/ayuda. Añada también una línea breve que explique los siguientes pasos si una entrega se retrasa y cómo contactar con el soporte. Mantenga el tono acorde con la marca y conciso para que los clientes sepan qué esperar de inmediato.

Personalice las plantillas usando los editores de plugins o sobrescribiendo los archivos de correo de WooCommerce. Use variables para los detalles del pedido y pruebe que la URL de seguimiento se rellena correctamente. Además, configure la plantilla para que muestre los detalles del pedido y del envío solo cuando exista un número de seguimiento. Eso evita mensajes confusos. Si necesita una referencia para automatizar la redacción de correos y garantizar coherencia entre equipos, nuestra página sobre redacción de correos logísticos con IA explica cómo los agentes no-code pueden redactar y fundamentar respuestas a partir de datos del ERP y del TMS: redacción de correos logísticos con IA.

Defina las reglas de activación con claridad. Por ejemplo, envíe el correo de confirmación de envío cuando el estado del pedido pase de procesando a enviado o cuando se añada un número de seguimiento a través de un webhook de API. Además, cree una regla de respaldo para enviar una notificación si no hay número de seguimiento disponible dentro de las 48 horas posteriores al cumplimiento. Use la automatización con cuidado para evitar correos duplicados. Cuando personaliza cuándo y cómo se envía el correo, reduce las preguntas de soporte y hace que la experiencia de compra sea predecible.

Pruebe variaciones de asuntos y llamadas a la acción. Las pruebas A/B mejoran la tasa de apertura y el comportamiento de clic; un estudio sugiere que las campañas bien segmentadas y sincronizadas aumentan significativamente el compromiso Lo que 10 estudios dicen sobre el mejor momento para enviar un correo. Además, incluya una llamada a la acción clara: seguir su paquete. Finalmente, establezca reglas de escalado para excepciones para que los agentes vean solo los pedidos que requieren atención.

automatizar envíos con integración de transportistas (FedEx) y software de envíos

Use las APIs de los transportistas para sincronizar la información de seguimiento y la fecha de entrega estimada (EDD) en su tienda. La integración directa con transportistas garantiza actualizaciones de seguimiento fiables y facilita mapear transportistas a enlaces de seguimiento. Por ejemplo, FedEx y transportistas similares ofrecen APIs que devuelven el estado actual, la última ubicación conocida y la fecha estimada de entrega. Prefiera transportistas que expongan datos de EDD para poder mostrar fechas de entrega precisas en los correos y en las páginas de la cuenta. Las investigaciones muestran que RPA y las APIs de transportistas se usan para extraer y actualizar automáticamente datos de envío Los 100 principales casos de uso de RPA.

Alternativamente, use software de envíos como ShipStation, WooCommerce Shipping o ParcelPanel para asignar etiquetas automáticamente, enviar el seguimiento a los pedidos y gestionar la comparación de tarifas. Estas herramientas suelen actualizar el pedido con el número de seguimiento y luego envían automáticamente correos de notificación de envío a los clientes. Además, el middleware puede cubrir brechas entre sistemas. Use callbacks de webhook de los transportistas, sondeo de APIs o plataformas de automatización como Zapier para dirigir las actualizaciones de seguimiento de vuelta a su tienda. Zapier se integra con muchas aplicaciones y puede mover detalles de seguimiento entre sistemas sin código personalizado.

Las implementaciones varían según la escala. Los equipos pequeños pueden confiar en el mapeo a nivel de plugin hacia los dominios de los transportistas. Las operaciones más grandes a menudo enrutan los webhooks de los transportistas a un servicio central que normaliza los estados. Este enfoque le permite estandarizar las etiquetas de estado y disparar flujos de trabajo posteriores. Para obtener orientación sobre cómo escalar flujos de trabajo y reducir el trabajo manual de correos, nuestro artículo sobre cómo escalar operaciones logísticas sin contratar personal ofrece ejemplos prácticos: cómo escalar operaciones logísticas sin contratar personal.

Finalmente, monitorice la salud de las integraciones. Registre fallos de webhook y alerte sobre errores repetidos. Una métrica de flujo de trabajo para controlar es el tiempo hasta la primera actualización de estado después de crear una etiqueta. Esa métrica a menudo predice las preguntas de los clientes y los tickets de soporte, y reducirla mejora la fiabilidad percibida.

detalles del envío, fecha de entrega estimada y actualizaciones de entrega por correo y sms

Decida qué datos del envío muestra a los clientes. Como mínimo incluya transportista, número de seguimiento, estado actual y la última ubicación conocida. Añada también el peso del envío o el nivel de servicio cuando ayude a fijar expectativas. Cuando esté disponible, incluya la fecha estimada de entrega proporcionada por el transportista en lugar de adivinar. Si el transportista no ofrece EDD, calcule las fechas de entrega usando los niveles de servicio y los tiempos de tránsito históricos de origen a destino.

Use las fechas de entrega de forma prominente en el correo de confirmación de envío y en las páginas de Mi cuenta. Los clientes a menudo juzgan el servicio por la proximidad de las entregas a la fecha prometida. Por esa razón, prefiera transportistas que proporcionen una fecha estimada de entrega vía API. Los estudios muestran que las actualizaciones en tiempo real y la transparencia aumentan la confianza y reducen los contactos de soporte 11 principales tendencias logísticas que están dando forma a la gestión logística en 2025.

Ofrezca canales por correo y SMS para las actualizaciones de entrega. Use el correo para contenido enriquecido y enlaces, y SMS para alertas sensibles al tiempo como “en reparto” o “intento de entrega”. Asegúrese de obtener el opt‑in para SMS y almacene las preferencias para enviar el canal adecuado al cliente. Además, use un proveedor de SMS fiable como Twilio al enviar notificaciones a los clientes.

Configure su sistema para enviar actualizaciones de estado a medida que lleguen. Use el webhook del transportista cuando sea posible para que las actualizaciones lleguen a los clientes en tiempo real. Para flujos nuevos o complejos, puede establecer reglas que solo envíen un SMS para cambios de estado críticos. Así reduce costes y la fatiga por mensajes. Finalmente, registre cada notificación y asígnela al pedido para mantener una auditoría limpia para el servicio al cliente y la conciliación ERP.

etiquetas de envío, integración ERP y compatibilidad de plataforma (Shopify, Magento, BigCommerce)

Genere etiquetas de envío usando aplicaciones integradas o software de remitente para que los números de etiqueta se adjunten automáticamente a los pedidos. Ese adjunto permite que los plugins o el middleware envíen automáticamente correos de notificación de envío a los clientes cuando se crea una etiqueta. Además, asegúrese de que su ERP sincronice los datos de envío e inventario de vuelta a la tienda. Use conectores API o middleware para enviar los detalles de envío desde el ERP a su plataforma de comercio electrónico. Esto mantiene el inventario preciso y preserva las trazas de auditoría a lo largo del proceso de cumplimiento.

Las plataformas difieren, pero los principios son los mismos. Por ejemplo, una integración que escriba el número de seguimiento en el registro del pedido desencadenará transiciones de estado del pedido y notificará a los clientes por el canal elegido. Si opera en Shopify, Magento o BigCommerce, elija aplicaciones o middleware que admitan flujos multiplataforma y evite el código personalizado cuando sea posible. Nuestra guía sobre automatización de correos ERP para logística explica cómo reducir la copia manual entre sistemas y mantener los correos basados en datos del ERP: automatización de correos ERP para logística.

Cuando use un proveedor de envío de terceros, verifique que la plataforma devuelva la URL de seguimiento del transportista en el pedido. Además, confirme que las etiquetas de envío incluyen metadatos del nivel de servicio para que pueda mostrar fechas de entrega precisas. Si el ERP desencadena el cumplimiento, asegúrese de que también active el flujo de correo o SMS para que los clientes reciban actualizaciones oportunas. Finalmente, pruebe el flujo de extremo a extremo entre plataformas para evitar brechas que generen tickets de soporte.

pruebas, optimización de plantillas y medición de notificaciones de envío

Ejecute pruebas en un sitio de staging antes de ponerlo en producción. Verifique que los enlaces de seguimiento funcionen, que la URL de seguimiento resuelva y que los correos pasen las comprobaciones SPF y DKIM. También pruebe el comportamiento de opt‑in/opt‑out de SMS y asegúrese de que los disparadores de estado del pedido envíen el mensaje correcto. Una lista de verificación de pruebas estructurada previene errores que provocan picos de tickets. Por ejemplo, confirme que se envíe un correo cuando se escriba un número de seguimiento en el registro del pedido y cuando se aplique el estado cumplido.

Haga seguimiento de las métricas correctas. Controle la tasa de apertura, la tasa de clics, el número de tickets de soporte y la precisión de entrega frente a la fecha de entrega estimada. Mida también el tiempo hasta la primera actualización de estado y el porcentaje de pedidos con detalles de seguimiento poblados al crear la etiqueta. Estos KPI muestran si el flujo ahorra tiempo y mejora la experiencia del cliente. Use mejoras basadas en experimentos. Realice pruebas A/B de diferentes asuntos y pequeños cambios en la plantilla para aumentar la tasa de apertura y los clics en el enlace de seguimiento.

Registre fallos e itere. Mantenga un panel de control de errores de webhook y automatice alertas para que los ingenieros solucionen problemas rápidamente. También mida cuántos correos a sus clientes contienen detalles de seguimiento correctos y cuántos no. Use esos datos para reducir arreglos manuales y liberar tiempo para los agentes. Si su equipo redacta muchas respuestas de seguimiento, un agente de correo IA sin código puede elaborar respuestas y extraer datos del ERP y del TMS para acelerar la gestión. Obtenga más información sobre cómo mejorar el servicio al cliente logístico con IA en cómo mejorar el servicio al cliente logístico con IA.

Preguntas frecuentes

¿Cómo añado un número de seguimiento a los pedidos automáticamente?

La mayoría de las aplicaciones de envío e integraciones de transportistas escriben el número de seguimiento en el pedido cuando se crea una etiqueta. Configure su software de envíos o el middleware de API para actualizar el registro del pedido de modo que el sistema pueda enviar automáticamente un correo de confirmación de envío. Además, pruebe el flujo de webhook o API en staging para detectar errores de mapeo antes de que lleguen a los clientes.

¿Puedo enviar actualizaciones de entrega por correo y SMS?

Sí. Use el correo para contenido enriquecido y el SMS para alertas urgentes y sensibles al tiempo. Asegúrese de que los clientes opten por recibir SMS y almacene sus preferencias de canal para respetar el consentimiento y evitar la fatiga por mensajes.

¿Qué debe incluir un correo de confirmación de envío?

Incluya el nombre del transportista, el número de seguimiento, un enlace de seguimiento clicable, la fecha estimada de entrega y un enlace claro de contacto para soporte. Mantenga el contenido conciso y consistente con su marca para reducir confusión y contactos de soporte.

¿Cómo manejo la falta de fechas estimadas de entrega?

Si el transportista no proporciona una fecha estimada de entrega, calcule una usando los tiempos de tránsito por nivel de servicio y los promedios de origen-destino. También etiquete claramente esa fecha como estimada y proporcione instrucciones sobre qué hacer si una entrega parece retrasada.

¿Qué software de envíos debería usar para la automatización?

Las opciones incluyen ShipStation, WooCommerce Shipping y herramientas de gestión de paquetería como ParcelPanel. Elija herramientas que se integren con su plataforma y que admitan APIs de transportistas para actualizaciones en tiempo real y automatización de etiquetas.

¿Cómo puedo reducir los tickets de soporte relacionados con entregas?

Automatice actualizaciones de estado oportunas e incluya enlaces de seguimiento claros en los correos. Además, supervise los fallos de webhook y corrija rápidamente los errores de API para que los clientes reciban información de seguimiento precisa y usted reduzca las gestiones manuales.

¿Necesito integración ERP para notificaciones efectivas?

La integración ERP ayuda a mantener el inventario y los detalles de pedido sincronizados y asegura que los eventos de envío desencadenen notificaciones. Use conectores API o middleware para enviar los detalles de envío desde el ERP a su storefront y mantener una traza de auditoría fiable.

¿Cuál es la mejor forma de probar enlaces de seguimiento y plantillas?

Pruebe en un entorno de staging. Verifique que cada URL de seguimiento resuelva, que los registros SPF/DKIM sean correctos para la entregabilidad y que las variables se completen. Además, realice pruebas A/B de asuntos y llamadas a la acción para mejorar la tasa de apertura.

¿Cómo notifico a los clientes sobre entregas fallidas?

Envíe una actualización de estado inmediata que explique los siguientes pasos y cómo contactar con el soporte. Incluya también una opción para reprogramar la entrega o recoger en un depósito local, y registre el incidente en su flujo de trabajo de pedidos para el seguimiento por parte de un agente.

¿Puede la IA ayudar a redactar respuestas relacionadas con envíos?

Sí. Los agentes de correo IA sin código pueden elaborar respuestas coherentes y con contexto extrayendo datos del ERP, TMS y buzones compartidos. Esto reduce el tiempo de gestión y mejora la precisión cuando los agentes responden preguntas sobre pedidos y entregas; vea nuestras soluciones de asistente virtual para logística para más detalles: asistente virtual logística.