Automatisation des comptes fournisseurs pour Business Central – Microsoft

comptes fournisseurs et Business Central : pourquoi l’automatisation des comptes fournisseurs est essentielle pour Microsoft Dynamics 365 Business Central

Tout d’abord, les équipes AP sont encore confrontées à de grands volumes de factures papier et PDF. Ensuite, les processus AP manuels prennent du temps et génèrent des erreurs. Par exemple, de nombreuses équipes copient encore des données des e‑mails fournisseurs dans le grand livre. De plus, cela entraîne des approbations lentes et une visibilité limitée sur la trésorerie. Par conséquent, les entreprises qui utilisent Business Central cherchent des moyens d’automatiser. En fait, 41 % des équipes AP basées au Royaume‑Uni se dirigent activement vers une automatisation complète des AP, tandis que 17 % prévoient d’atteindre l’automatisation totale dans les 6 à 12 mois source. Ces statistiques montrent la demande. Elles montrent aussi l’élan.

Tout d’abord, quel est l’enjeu ? Les processus AP manuels entraînent des paiements tardifs et des remises manquées. Ensuite, ils augmentent le risque de paiements en double et de fraude. De plus, ils cachent des passifs à la direction. Par conséquent, automatiser les AP n’est pas un luxe. C’est au cœur de la finance moderne. Les clients ERP Business Central peuvent en tirer de grands bénéfices. Les avantages principaux incluent jusqu’à 70 % de réduction du temps de traitement des factures et environ 60 % de baisse du coût par facture lorsque l’automatisation des AP est mise en placesource. Ces gains d’efficacité améliorent le grand livre et libèrent du temps pour des tâches stratégiques.

Tout d’abord, une définition opérationnelle aide. L’automatisation des AP couvre la capture des factures, les workflows d’approbation, l’exécution des paiements et une piste d’audit. Ensuite, une approche efficace inclut la capture des données des factures d’achat, la validation par rapport au bon de commande (PO) et l’imputation dans le grand livre. De plus, un flux de bout en bout réduit la saisie manuelle des données et accélère la clôture de fin de mois. Par conséquent, lorsque vous automatisez dans Business Central, vous gagnez en visibilité sur la trésorerie, en contrôle et en conformité. Pour les équipes qui ont besoin de gérer des exceptions par e‑mail ou de répondre rapidement, l’intégration avec des outils d’automatisation des e‑mails peut réduire le temps de traitement. Par exemple, notre société fournit des agents IA sans code qui rédigent et mettent à jour des réponses en utilisant les données ERP, ce qui aide les équipes AP à répondre plus vite et à maintenir les échanges fournisseurs synchronisés avec le système (automatisation des e-mails ERP pour la logistique).

Tout d’abord, les organisations doivent décider d’adopter une solution entièrement intégrée ou une approche basée sur des connecteurs. Ensuite, elles doivent cartographier les seuils d’approbation et la séparation des fonctions. De plus, examinez si la solution choisie s’intègre à la trésorerie ou à d’autres ERP tels que Dynamics GP ou les anciennes versions de NAV. Enfin, choisissez un fournisseur qui propose des pistes d’audit, des intégrations préconstruites et un ROI prouvé. Cela vous aide à gagner du temps et de l’argent tout en transformant les AP d’un back‑office chronophage en un centre de contrôle.

capture des factures et AP automatisé : utiliser l’OCR et l’IA pour automatiser le processus de facturation dans Business Central

Tout d’abord, la capture des factures est la première étape pour automatiser le processus des comptes fournisseurs. Ensuite, la reconnaissance optique de caractères ou OCR extrait le texte des PDF et des images. Puis, l’IA valide les champs, mappe les données des factures fournisseurs au plan comptable (GL) et rapproche les factures avec les bons de commande ou les réceptions. Par exemple, une capture intelligente peut effectuer des rapprochements 2‑way et 3‑way avec les PO, et signaler les écarts pour révision humaine. De plus, la précision d’extraction s’améliore avec le temps grâce à l’apprentissage automatique. En conséquence, les taux d’exception diminuent et le temps avant imputation se réduit.

Tout d’abord, considérez la technologie. L’OCR associé à l’IA traite les données d’en‑tête de facture, les détails au niveau des lignes, la taxe et le codage. Ensuite, un système robuste valide la devise et la TVA, puis préremplit le codage des factures. De plus, le système peut importer des fichiers ou accepter des factures envoyées par e‑mail. Par conséquent, les équipes suppriment la nécessité de la saisie manuelle et réduisent les erreurs. Pour les volumes de factures fournisseurs, cela signifie moins d’interventions et moins de retouches. Par exemple, Continia propose un produit de capture de documents entièrement intégré à Business Central. Continia Document Capture saisit les factures, valide les données fournisseurs et crée des brouillons de factures d’achat dans Business Central, réduisant le temps passé sur chaque facturesource.

Tout d’abord, mesurez les bonnes choses. Les indicateurs clés incluent la précision d’extraction, le taux d’exceptions et le temps avant imputation. Ensuite, suivez le pourcentage de factures imputées sans intervention humaine. Suivez aussi les remises pour paiement anticipé captées et les jours de dettes fournisseurs (DPO). Puis, utilisez ces chiffres pour affiner les règles et étendre l’automatisation. Pour les départements AP, réduire les exceptions de moitié peut doubler le débit. En conséquence, les équipes financières libèrent des capacités pour la négociation avec les fournisseurs et la prévision de trésorerie. Enfin, souvenez‑vous que la capture des factures n’est que le début. Pour obtenir une valeur maximale, vous devez connecter la capture aux workflows, aux approbations et aux paiements.

intégration et comptes fournisseurs de bout en bout : connecter la capture des factures, le workflow et les paiements dans D365 Business Central

Tout d’abord, un flux d’automatisation AP de bout en bout lie la capture des factures aux approbations, à l’imputation et aux paiements fournisseurs. Ensuite, dans Business Central vous pouvez acheminer les factures via un workflow d’approbation, les imputer au grand livre et programmer les paiements. De plus, cette approche de bout en bout garantit que les enregistrements de factures et de paiements restent synchronisés. Par conséquent, les pistes d’audit restent intactes et les rapprochements de fin de mois deviennent simples.

Tout d’abord, considérez les options d’intégration. Vous pouvez choisir des applications natives ou utiliser des connecteurs. Ensuite, décidez si vous voulez une approche entièrement intégrée ou un modèle hybride. De plus, de nombreuses applications sont disponibles sur Microsoft AppSource pour une découverte rapide. Pour les paiements et le Positive Pay, Mekorma Payment Hub est un choix courant ; il prend en charge des paiements fournisseurs sécurisés et s’intègre aux formats bancaires pour réduire le risque de fraude. Pour la capture de factures, Continia est largement utilisé comme outil de capture et de traitement de documents qui s’intègre à Business Central et prend en charge le rapprochement 2‑way et 3‑way. Ces intégrations préconstruites réduisent le temps de mise en œuvre et aident à maintenir l’intégrité des données entre sociétés et entitéssource.

Tout d’abord, les scénarios inter‑sociétés et multi‑entités demandent de l’attention. Ensuite, assurez‑vous que les mappages de plan comptable et les règles d’imputation inter‑sociétés sont définis. De plus, confirmez que les groupes d’imputation et la configuration fiscale se transfèrent entre les entités. Puis, définissez des règles de workflow d’approbation par entité. En outre, réfléchissez à la façon de gérer les litiges de factures fournisseurs et les avis d’émission. Enfin, utilisez des connecteurs API ou des intégrations préconstruites pour synchroniser le fichier fournisseurs, les bons de commande et les données de paiement. Pour les équipes qui gèrent un grand volume d’exceptions par e‑mail, ajouter un agent e‑mail IA peut accélérer les réponses et mettre à jour automatiquement le statut des factures. Voir notre guide sur la correspondance logistique automatisée pour des idées sur la réduction des frictions par e‑mail entre systèmes (correspondance logistique automatisée).

solutions d’automatisation du processus AP : choisir la bonne solution pour Microsoft Dynamics 365 Business Central

Tout d’abord, décidez entre des approches intégrées et des connecteurs tiers. Ensuite, évaluez la profondeur d’intégration de la solution avec l’ERP Business Central. De plus, vérifiez si le logiciel offre des capacités OCR et IA au niveau des lignes. Par conséquent, demandez aux fournisseurs des chiffres de précision d’extraction et des workflows de gestion des exceptions. Pour une solution intégrée, les avantages incluent une synchronisation plus étroite avec l’imputation et moins de points d’intégration. Cependant, les connecteurs tiers peuvent offrir des fonctionnalités IA ou de paiement plus avancées. Par exemple, recherchez une solution d’automatisation qui propose Positive Pay, paiements fournisseurs et traitement évolutif.

Tout d’abord, comparez les ensembles de fonctionnalités. Ensuite, évaluez la sécurité, la détection de fraude et le support fournisseurs. De plus, confirmez les intégrations préconstruites, la capacité d’import de fichiers et si le produit est listé sur Microsoft AppSource. Puis vérifiez si la solution prend en charge le traitement complet des factures fournisseurs et si elle s’intègre au rapprochement avec les bons de commande et les réceptions. Pour de nombreux clients du mid‑market, Continia et Mekorma Payment Hub figurent souvent dans les shortlists car ils s’intègrent à Business Central et offrent des fonctionnalités intégrées. De plus, les fournisseurs qui proposent un support de mise en œuvre solide réduisent le risque de mise en production.

Tout d’abord, utilisez une checklist décisionnelle. Ensuite, incluez la compatibilité avec Dynamics 365 Business Central, la qualité de l’OCR, la personnalisation des workflows, la scalabilité et les SLA du fournisseur. De plus, confirmez que la solution prend en charge l’imputation inter‑sociétés, et qu’elle peut importer les données PO et facture depuis des sources externes. Puis exigez des pistes d’audit et une séparation claire des fonctions. Enfin, testez avec un jeu de données pilote et validez des indicateurs tels que le coût par facture et le temps moyen avant imputation. Si vous avez besoin de réponses plus rapides aux requêtes fournisseurs, envisagez d’intégrer l’automatisation des e‑mails ; nos agents IA peuvent rédiger des réponses contextuelles et mettre à jour les factures via l’API en se basant sur les données ERP (assistant virtuel pour la logistique).

implémentez et automatisez vos comptes fournisseurs : feuille de route pour passer des processus AP manuels aux AP automatisés

Tout d’abord, cartographiez les processus actuels. Ensuite, identifiez les étapes chronophages et les exceptions. De plus, documentez les seuils d’approbation et qui prend les décisions de paiement. Puis, sélectionnez un ensemble pilote de fournisseurs et de types de factures. Par exemple, commencez par les factures sans PO ou les schémas de factures récurrentes. Incluez aussi l’import des factures historiques pour améliorer les modèles IA. Ensuite, configurez la capture des factures, mettez en place le workflow d’approbation et testez l’imputation au grand livre. Pour de nombreuses équipes, un pilote dure six à huit semaines. Pendant ce temps, collectez des métriques et affinez les règles.

Tout d’abord, planifiez votre intégration. Ensuite, choisissez entre une approche entièrement intégrée ou par connecteur. De plus, configurez les formats de fichiers bancaires et les profils de paiement fournisseurs pour des paiements fluides. Puis, formez les utilisateurs au nouveau workflow d’approbation et aux contrôles de changement. En outre, mettez en place la séparation des fonctions et les pistes d’audit afin que les approbations et paiements respectent la conformité. Pour l’onboarding fournisseurs, fournissez des consignes claires sur la manière de soumettre les factures pour réduire les exceptions. Si l’e‑mail reste un goulot d’étranglement, combinez les systèmes avec un agent e‑mail IA pour gérer les demandes répétitives et synchroniser le statut des factures entre boîtes mail et ERP via des connexions API. Voir notre guide sur la façon de faire évoluer les opérations logistiques sans embaucher pour des conseils sur la gouvernance (comment faire évoluer les opérations logistiques sans embaucher).

Tout d’abord, après la mise en production, assurez la période de support intensif (hypercare) et surveillez étroitement les KPI. Ensuite, étendez la portée à plus de fournisseurs et de types de factures. De plus, mettez à jour les workflows pour refléter les évolutions de l’entreprise. Puis, ajoutez l’automatisation des paiements et le Positive Pay pour réduire le risque de fraude. Enfin, assurez la documentation et la formation continue afin que les équipes poursuivent les améliorations. Les pièges courants incluent une mauvaise qualité des données, un onboarding fournisseurs incomplet et une sous‑estimation de la gestion du changement. Traitez ces points tôt pour économiser du temps et de l’argent à long terme.

mesurer l’impact et monter en charge : KPI, économies et automatisation continue des processus pour Microsoft Dynamics

Tout d’abord, mesurez le temps de cycle des factures, le coût par facture et le taux d’exceptions. Ensuite, suivez les remises pour paiement anticipé captées et les jours de dettes fournisseurs. De plus, notez le pourcentage de factures imputées sans intervention humaine. Puis, fixez des objectifs et révisez trimestriellement. Pour les départements AP, des objectifs réalistes incluent une réduction de 50–70 % du temps de traitement et jusqu’à 60 % de baisse du coût par facture, comme le rapportent des études de marchésource.

Tout d’abord, calculez clairement le ROI. Ensuite, utilisez les gains de temps, la réduction des erreurs et la diminution des frais de retard comme entrées. De plus, incluez la valeur de la redéployment du personnel. Puis, étendez l’automatisation aux paiements et à la trésorerie pour obtenir plus d’effet. Par exemple, intégrer Mekorma Payment Hub pour les paiements fournisseurs peut ajouter de la sécurité et réduire les frais bancaires tout en automatisant les contrôles Positive Pay. En outre, étendez l’automatisation pour Microsoft Dynamics afin de couvrir le rapprochement PO, le codage des factures et l’optimisation des paiements anticipés. Enfin, déployez à l’échelle du purchase‑to‑pay et connectez‑vous à d’autres ERP du groupe pour consolider le contrôle.

Tout d’abord, l’amélioration continue compte. Ensuite, effectuez des audits périodiques du workflow et de la précision de capture. De plus, testez de nouveaux modèles IA et importez des fichiers pour enrichir les données d’entraînement. Puis, intégrez des portails fournisseurs et l’EDI si les volumes le justifient. En outre, assurez l’intégration de la solution avec votre banque et votre trésorerie. Pour les équipes qui gèrent beaucoup d’exceptions par e‑mail, des agents IA sans code peuvent aider à rédiger des réponses, mettre à jour les statuts dans l’ERP via API et réduire considérablement le temps de traitement. Voir notre article sur l’IA pour la communication des transitaires pour des exemples de la manière dont l’IA peut traiter des messages répétitifs tout en maintenant à jour les données ERP (IA pour la communication des transitaires).

FAQ

Qu’est‑ce que l’automatisation des AP pour Business Central et pourquoi est‑elle importante ?

L’automatisation des AP pour Microsoft Dynamics 365 Business Central automatise la capture des factures, le workflow d’approbation, l’imputation et la planification des paiements au sein de l’ERP. Elle est importante car elle réduit la saisie manuelle, diminue le temps de traitement et améliore la visibilité sur la trésorerie.

Comment l’OCR et l’IA améliorent‑ils le traitement des factures ?

L’OCR extrait le texte des PDF et des scans tandis que l’IA valide les champs et mappe les lignes de facture au plan comptable. Ensemble, ils réduisent la saisie manuelle et abaissent les taux d’exception.

Puis‑je utiliser une solution entièrement intégrée à l’intérieur de Business Central ?

Oui. Certains fournisseurs proposent une solution entièrement intégrée qui s’exécute à l’intérieur de Business Central ERP, réduisant les points d’intégration et préservant les pistes d’audit. Continia est un exemple d’outil de capture de documents intégré qui s’intègre à Business Central.

Quelles options de paiement s’intègrent avec Business Central ?

Les hubs de paiement et les connecteurs, comme Mekorma Payment Hub, relient les fichiers bancaires, le Positive Pay et les paiements fournisseurs à Business Central pour automatiser les runs de paiement et réduire le risque de fraude. Ces intégrations simplifient aussi le rapprochement.

Quels KPI les équipes financières doivent‑elles suivre après l’automatisation ?

Suivez le temps de cycle des factures, le coût par facture, le taux d’exceptions et les jours de dettes fournisseurs. Mesurez aussi les remises pour paiement anticipé captées et le pourcentage de factures imputées sans intervention humaine.

Combien de temps dure généralement un pilote d’automatisation des AP ?

Les pilotes durent couramment six à huit semaines, incluant la cartographie, la configuration et les tests. Ensuite, les équipes passent à des déploiements par phases tout en surveillant les KPI et en affinant les règles.

Les solutions d’automatisation prennent‑elles en charge les entreprises multi‑entités ?

Oui. De nombreux outils d’automatisation des AP prennent en charge les configurations multi‑sociétés et multi‑entités en préservant les règles d’imputation, les codes fiscaux et les mappages inter‑sociétés pour garantir l’intégrité des données entre entités.

Quels sont les pièges courants lors de l’implémentation ?

Les pièges incluent un onboarding fournisseurs insuffisant, des données maître incomplètes et une sous‑estimation des besoins en gestion du changement. Traiter ces points tôt réduit les perturbations et accélère le ROI.

Comment gérer plus efficacement les exceptions liées aux e‑mails ?

Utilisez des agents e‑mail IA sans code qui lisent le contexte des e‑mails, extraient les données ERP via API et rédigent des réponses ou mettent automatiquement à jour le statut des factures. Cela réduit le temps de traitement et maintient les communications synchronisées avec le système.

Où puis‑je en savoir plus sur l’intégration de l’automatisation des e‑mails ERP avec les processus AP ?

Consultez les ressources sur l’automatisation des e‑mails ERP et les workflows associés. Pour des conseils pratiques sur l’utilisation de l’IA pour automatiser les tâches d’e‑mail et d’ERP, voyez notre guide et nos études de cas sur virtualworkforce.ai.