Automatisation des documents Microsoft pour Dynamics 365

Automatisation des documents dans Microsoft Dynamics 365 : un regard axé sur les données sur les fonctionnalités clés

L’automatisation des documents dans Microsoft Dynamics 365 désigne la capacité à créer, gérer et livrer automatiquement des documents essentiels à l’entreprise en utilisant les données déjà stockées sur la plateforme. Elle joue un rôle important pour réduire les tâches manuelles répétitives et améliorer la précision des données. Comme le souligne des recherches du secteur, la combinaison des applications Microsoft Dynamics 365 avec des logiciels d’automatisation permet des flux de travail plus rapides et plus simples.

Du point de vue des données, les bénéfices sont clairs. Les entreprises constatent une augmentation de 21 % de la productivité et une réduction pouvant atteindre 90 % du temps de traitement des documents lorsqu’elles adoptent des processus documentaires automatisés selon des études. Ces gains vont au-delà de l’efficacité opérationnelle. Les flux de travail automatisés minimisent également les erreurs humaines, permettant une conformité cohérente aux réglementations du secteur.

Les fonctionnalités clés des solutions modernes d’automatisation des documents pour Dynamics 365 incluent des modèles centralisés pour différents types de documents, le contrôle des versions pour garantir le suivi approprié des mises à jour, et des journaux d’audit pour la conformité. Les modèles centralisés permettent aux utilisateurs de déployer des mises en page de documents à travers plusieurs équipes, tandis que le contrôle des versions évite la diffusion accidentelle de fichiers obsolètes. Les capacités d’audit signifient que chaque étape du flux documentaire est enregistrée, soutenant les exigences de gouvernance.

La gestion native des documents dans Dynamics 365 améliore l’alignement entre les départements et s’intègre parfaitement à SharePoint et Microsoft Office. L’intégration signifie que les données et les documents restent synchronisés, soutenant des flux de travail ciblés. Avec des outils comme Experlogix Document Automation Smart Flows, les entreprises peuvent générer des formats de documents complexes tels que contrats, factures ou propositions en puisant directement dans les données de Dynamics 365 sans compétences en programmation requises.

Avec les perspectives récentes sur Microsoft mettant en avant l’IA et l’automatisation des flux de travail, l’automatisation des documents offre une approche structurée pour gérer tout, d’un document basique à des livrables hautement personnalisés. Les organisations cherchant à raccourcir les cycles de vente, améliorer le retour sur investissement et gérer et livrer une documentation précise bénéficieront de l’exploration des solutions dans le répertoire d’add-ons pour trouver un partenaire Dynamics, s’assurant ainsi de trouver un partenaire Dynamics, obtenir un devis instantané ou obtenir une évaluation Dynamics instantanée adaptée à leurs besoins.

simplifier les documents métiers avec des modèles de documents et des stratégies de modèles

Une des manières les plus efficaces de simplifier la création de documents métiers est l’utilisation de modèles de documents. Dans Microsoft Dynamics 365, les modèles rendent la production de fichiers précis et conformes rapide et facile sans repartir de zéro. Ces actifs réutilisables aident à maintenir la cohérence, notamment pour des éléments comme les contrats, devis et rapports, tout en reflétant l’identité de la marque de l’entreprise.

L’utilisation de modèles de documents réduit le travail manuel et raccourcit l’étape de création de documents. Dans Dynamics 365, vous pouvez créer et gérer des modèles directement liés à vos sources de données CRM ou ERP. Cela est particulièrement utile lorsque les utilisateurs métiers veulent remplir automatiquement des accords ou des propositions avec des informations spécifiques au client. Les modèles dans Microsoft Word peuvent être liés aux champs Dataverse pour garantir des mises à jour dynamiques sur tous les documents concernés.

Les bonnes pratiques pour la conception de modèles incluent garder une mise en page épurée, intégrer le logo et les polices de l’entreprise pour la continuité de la marque, et définir des espaces réservés pour les données afin d’assurer l’exactitude. Vous devriez également appliquer le contrôle des versions pour éviter l’utilisation de modèles dépassés. En incorporant la logique métier directement dans les modèles, vous pouvez automatiser le traitement des documents tout en veillant à ce que seuls les formats approuvés soient déployés.

L’intégration avec Microsoft Office permet aux utilisateurs de construire des modèles marqués dans Microsoft Word, puis de les pousser dans Dynamics 365 pour que les utilisateurs métiers créent des sorties personnalisées sans compétences en programmation. L’intégration des modèles de documents avec SharePoint optimise le stockage et la récupération des fichiers, offrant une structure de dossiers centrale pour la collaboration. Lorsqu’ils sont combinés avec l’automatisation des flux de travail et les capacités d’IA, les modèles servent de pierre angulaire du processus de génération de documents, soutenant l’efficacité opérationnelle dans des secteurs aussi variés que la logistique, la finance et la santé.

Comme le montrent des entreprises tirant parti de des solutions de correspondance pilotées par l’IA, associer des modèles de documents cohérents à des outils d’automatisation intelligents permet aux équipes de maintenir la qualité tout en réalisant des gains de temps significatifs.

automatisez vos flux avec Power Automate et Power Apps

Power Automate et Power Apps offrent aux utilisateurs de Dynamics 365 diverses façons d’automatiser les flux documentaires. L’automatisation des flux avec les connecteurs Power Automate facilite le déclenchement d’un processus de génération de documents en fonction d’événements spécifiques dans Dynamics 365, tels que la victoire d’une opportunité ou l’enregistrement d’une demande de service. Cette flexibilité permet aux utilisateurs d’automatiser la création et la distribution de documents sans intervention manuelle.

Par exemple, un flux de génération automatique de documents peut créer une facture chaque fois que le statut d’une commande change dans l’ERP, l’envoyer par e-mail au client et en stocker une copie dans SharePoint. Les processus documentaires peuvent inclure plusieurs étapes, comme l’envoi pour signature électronique ou le routage pour révision et tâches d’approbation. Avec Power Automate, vous pouvez aussi configurer des notifications dans Microsoft Teams pour alerter les membres du personnel concernés.

Power Apps élargit les possibilités en permettant aux utilisateurs métiers de créer des applications mobiles ou web simples pour saisir des données, déclencher la génération de documents et gérer les approbations. Ces applications peuvent s’intégrer à Microsoft Dataverse, garantissant la précision des données utilisées pour les documents. Les outils de génération de documents construits sur Power Platform permettent aux utilisateurs de connecter des entités personnalisées et d’automatiser le traitement des documents sans compétences de programmation étendues requises.

L’automatisation des flux via ces outils bénéficie également des options d’intégration avec des systèmes de gestion des sorties, permettant la livraison sécurisée des documents via divers canaux. En reliant les flux Power Automate aux composants AI Builder, les entreprises peuvent enrichir l’automatisation avec de l’intelligence pour classer les documents ou extraire automatiquement des informations clés. Cette capacité permet aux utilisateurs métiers de créer des flux qui améliorent le traitement des signatures électroniques et garantissent la conformité réglementaire.

Les organisations appliquant ces approches les combinent souvent avec une automatisation intelligente des e-mails, comme les agents de communication virtualworkforce.ai, pour connecter les flux documentaires aux communications clients dans une expérience fluide et unifiée.

SharePoint et gestion des documents dans Business Central : intégration documentaire puissante

L’intégration de Dynamics 365 avec SharePoint offre des capacités robustes de gestion documentaire, incluant le stockage, l’organisation et le partage des fichiers de manière structurée. La combinaison de SharePoint et Microsoft Dynamics permet une gestion efficace des documents, permettant aux équipes de collaborer sur des documents Office et de suivre les modifications via le contrôle des versions.

La gestion des documents dans les bibliothèques de Business Central donne aux utilisateurs ERP et CRM Dynamics un emplacement centralisé pour stocker les fichiers importants. Les bibliothèques de documents dans SharePoint permettent aux utilisateurs d’associer des fichiers directement aux enregistrements dans Dynamics 365, garantissant que toutes les pièces jointes pertinentes sont accessibles dans leur contexte. Cette intégration soutient le flux documentaire à travers l’organisation, rationalisant collaboration et conformité.

Les cas d’usage pour une telle intégration incluent la gestion des contrats, le stockage des propositions clients et la tenue de la documentation de conformité. Le contrôle des versions dans SharePoint garantit que toutes les mises à jour sont consignées, tandis que les paramètres d’autorisation maintiennent la sécurité des données. Ceci est particulièrement bénéfique pour les projets inter-départementaux, car les équipes peuvent revoir et approuver des documents sans dépendre de fils d’e-mails dispersés ou de lieux de stockage incohérents.

SharePoint et les outils Microsoft supportent également l’organisation basée sur des dossiers, permettant une navigation intuitive des fichiers stockés. Les fonctions de recherche avancée et les métadonnées facilitent la recherche de documents via des mots-clés ou des catégories. Lorsqu’elle est associée à l’automatisation des flux de travail, comme les flux Power Automate, une bibliothèque SharePoint peut déclencher des processus en aval, incluant des flux automatisés pour la sortie CPQ ou les approbations de factures. Les entreprises peuvent aussi tirer parti de l’intégration pour gérer et livrer rapidement et précisément les documents générés à partir des applications Dynamics 365.

Pour les opérations axées sur la logistique, associer l’intégration documentaire à la communication assistée par IA pour les transitaires garantit que les données et les documents restent alignés tant au niveau des communications que du stockage.

tirer parti d’AI Builder pour une automatisation documentaire et une gestion des documents puissantes

AI Builder est une capacité d’IA dans Power Platform qui permet d’automatiser de nombreux aspects de la génération et de la gestion des documents sans développer de code complexe. Il permet aux entreprises d’automatiser la classification, le routage et l’étiquetage des métadonnées des documents, ajoutant de l’intelligence aux flux de travail existants.

Le modèle de traitement de formulaires d’AI Builder peut extraire les données pertinentes des factures ou des bons de commande et remplir les champs correspondants dans Dynamics 365. Cela réduit les erreurs et raccourcit les temps de traitement. Par exemple, les entreprises peuvent configurer des flux de travail pour générer automatiquement une facture client en extrayant les données des enregistrements Dynamics 365, en routant le fichier pour signature électronique et en le stockant dans le dossier SharePoint approprié.

Cette intégration entre les services pilotés par l’IA et l’outil de génération de documents simplifie le traitement documentaire pour les utilisateurs métiers. Les flux automatisés pilotés par l’IA peuvent aider à capturer des informations à partir de pièces jointes structurées et non structurées, améliorer les décisions de routage et maintenir les normes de conformité. Cela fait d’AI Builder un outil d’automatisation critique lorsque l’on souhaite gérer et livrer des documents efficacement.

Des exemples concrets incluent des devis pilotés par l’IA qui extraient les détails produits et tarifications depuis Business Central, génèrent un document natif aligné aux directives de la marque et l’envoient directement au client pour révision et approbation. AI Builder prend également en charge des scénarios avancés tels que la création de documents en plusieurs langues, en s’appuyant sur les données de Dynamics 365 et Microsoft Dataverse. Lorsqu’il est combiné avec Experlogix Document Automation Smart Flows, l’IA améliore chaque étape des processus documentaires, de l’ingestion à la livraison, souvent sans aucune compétence en programmation requise.

Les organisations cherchant une automatisation documentaire puissante complétée par des communications intelligentes devraient explorer des stratégies d’évolution basées sur l’IA qui connectent à la fois les flux documentaires et la correspondance opérationnelle en un système unifié.

mesurer le retour sur investissement et rationaliser les processus pour les utilisateurs métiers chez Microsoft

Mesurer le ROI des initiatives d’automatisation documentaire au sein de Dynamics 365 nécessite d’identifier des métriques de performance clés. Les métriques courantes incluent le temps gagné par processus documentaire, la réduction des erreurs manuelles et l’accélération des cycles d’approbation. Les prévisions pour 2025 notent que les organisations utilisant une gestion documentaire avancée voient non seulement des gains d’efficacité mais aussi une amélioration des performances de conformité selon des sources du secteur.

Facilitez l’adoption pour les utilisateurs métiers en vous concentrant sur la formation, des politiques de gouvernance claires et des autorisations basées sur les rôles. Cela garantit que les outils d’automatisation sont utilisés de manière efficace et sécurisée. Par exemple, définir qui peut créer, modifier et déployer des modèles de documents aide à maintenir la cohérence de la marque et de la conformité. Mettre en place des boucles de rétroaction pour l’amélioration continue permet de garder l’automatisation alignée sur les objectifs commerciaux.

L’amélioration continue peut impliquer la surveillance des performances des systèmes de gestion des sorties dans la distribution des documents, ou la rapidité avec laquelle les flux automatisés peuvent raccourcir les cycles de vente. Les efforts d’intégration à grande échelle devraient se baser sur les meilleures pratiques Microsoft pour assurer stabilité et évolutivité. Les plateformes de collaboration interne comme SharePoint et Microsoft Teams peuvent aussi améliorer les insights basés sur les données concernant l’utilisation des documents et les performances des flux de travail.

De la sélection logicielle par le secteur au processus de sélection par des experts du secteur, une planification minutieuse est essentielle. Obtenez des conseils depuis le répertoire d’add-ons pour trouver un partenaire Dynamics ou obtenir une recommandation instantanée afin d’associer les bonnes solutions aux besoins de votre organisation. Les applications métiers peuvent être étendues avec des systèmes CPQ, des tableaux de bord analytiques et des améliorations IA pour augmenter encore le ROI.

Pour les entreprises bénéficiant déjà d’une automatisation des communications avec les solutions ROI-optimisées de virtualworkforce.ai, l’intégration des flux documentaires garantit une approche complète pour améliorer à la fois les processus back-office et les interactions client-facing.

FAQ

Qu’est-ce que l’automatisation des documents dans Microsoft Dynamics 365 ?

Il s’agit du processus d’automatisation de la création, de la livraison et de la gestion des documents au sein de Microsoft Dynamics 365 en utilisant des outils intégrés ou des intégrations tierces. Cela aide à réduire le travail manuel et à augmenter la précision.

Comment fonctionnent les modèles de documents dans Dynamics 365 ?

Les modèles de documents sont des fichiers préformatés liés aux champs de données Dynamics. Ils remplissent automatiquement le contenu en fonction des enregistrements CRM ou ERP, ce qui fait gagner du temps et maintient la cohérence.

Power Automate peut-il déclencher la génération de documents ?

Oui, Power Automate peut déclencher la création de documents en fonction d’événements spécifiques dans Dynamics 365. Par exemple, une facture peut être générée lorsqu’un statut de commande change.

Pourquoi intégrer SharePoint avec Dynamics 365 pour les documents ?

L’intégration avec SharePoint permet un stockage structuré, le contrôle des versions et l’édition collaborative des documents liés aux enregistrements Dynamics 365. Cela facilite et sécurise la gestion des documents.

Quels types de documents peuvent être automatisés ?

Des exemples courants incluent les factures, devis, contrats, rapports et documents de conformité. L’automatisation élimine les tâches répétitives pour chaque type de document.

AI Builder est-il utile pour l’automatisation des documents ?

Oui, AI Builder peut classer les documents, extraire des données des factures et remplir automatiquement les enregistrements Dynamics 365. Il ajoute de l’intelligence aux flux documentaires.

Quels sont les avantages du contrôle des versions ?

Le contrôle des versions garantit que le document approuvé le plus récent est toujours utilisé. Il suit les modifications, ce qui est essentiel pour la conformité et la collaboration.

Comment mesurer le ROI de l’automatisation des documents ?

Le ROI peut être mesuré par le temps gagné, la réduction des erreurs, l’accélération des approbations et l’augmentation de la productivité. Le suivi de ces métriques révélera les gains d’efficacité globaux.

Avez-vous besoin de compétences en programmation pour automatiser les documents dans Dynamics 365 ?

Non, de nombreuses solutions comme Experlogix ou Power Automate ne nécessitent pas de code. Les utilisateurs métiers peuvent automatiser les processus via une configuration simple.

L’automatisation des documents peut-elle aider à rationaliser les cycles de vente ?

Oui, en automatisant les contrats, devis et approbations, les équipes commerciales peuvent réduire les délais de traitement. Cela accélère la conclusion des affaires et améliore la satisfaction client.