Capture de factures pour Microsoft Dynamics 365 Business Central

capture de factures dans Microsoft D365 Business Central : aperçu concis et avantages mesurables

La capture de factures dans Microsoft D365 Business Central extrait automatiquement les informations fournisseur, le numéro de facture, la date, les lignes d’articles et les totaux à partir de fichiers PDF et d’images. La fonctionnalité utilise l’OCR et l’IA/ML pour lire différents formats de factures et apprendre les mises en page au fil du temps. En conséquence, les équipes réduisent rapidement la saisie manuelle et les erreurs, et les validations sont accélérées. Les références du secteur montrent que les organisations utilisant la capture de factures pilotée par l’IA annoncent jusqu’à une réduction de 70 % du temps de traitement des factures et jusqu’à une baisse de 60 % du coût par facture selon des avis indépendants. Ces chiffres expliquent pourquoi les responsables financiers priorisent l’automatisation et la précision.

Sur le plan technique, le processus combine la reconnaissance optique de caractères avec l’apprentissage automatique pour faire correspondre les champs et attribuer un score de confiance. Ensuite, des étapes robotisées gèrent les imputations courantes et les approbations simples pour fluidifier le flux. La fonctionnalité de capture de factures dans Business Central peut aussi lire différents formats de factures de divers fournisseurs et marquer les exceptions pour une revue humaine. Pour les équipes financières qui ont besoin de pistes d’audit et de conservation numérique, la capture fournit des enregistrements traçables et l’historique des imputations. Microsoft indique que l’outil utilise “AI, ML, OCR, and RPA to make the process of handling invoices faster and more accurate” (ERP Software Blog), ce qui améliore la conformité et la préparation aux audits.

En bref, les bénéfices mesurables incluent des approbations plus rapides, de meilleures relations fournisseurs et des coûts de traitement réduits. Vous obtenez également moins d’erreurs de saisie et des flux de trésorerie plus prévisibles. Les organisations constatent une diminution de 30 à 50 % des erreurs de saisie manuelle lorsqu’elles capturent les données de factures avec l’IA et l’OCR (ERP Software Blog). Si vous souhaitez passer du papier au numérique, la capacité de capture de base de Business Central démarre rapidement et les équipes peuvent commencer en quelques minutes avec les outils de facturation et la capture de données lors d’un pilote.

microsoft dynamics et dynamics 365 finance : comment la capture de factures s’intègre aux comptes fournisseurs

La capture de factures s’intègre étroitement aux enregistrements de comptes fournisseurs et à la logique d’imputation dans Dynamics 365 et les modules Dynamics 365 Finance. Les fichiers entrants sont orientés vers la page Incoming Documents, où l’OCR extrait les champs clés puis les cartographie vers les fiches fournisseurs, les profils d’imputation et le journal des factures. Le système s’intègre aux données maîtres fournisseur de sorte que les factures fournisseurs correspondent automatiquement lorsque les identifiants fournisseur, numéros fiscaux ou références de commandes s’alignent. Pour les lignes sans bon de commande, les mises à jour récentes ont étendu la gestion des factures non-PO directement dans le journal des factures, réduisant l’intervention manuelle et permettant aux équipes AP de se concentrer sur les exceptions. Voir les notes de version sur les nouvelles capacités de la release wave 2 pour confirmation (Cegeka).

Parce que la capture s’intègre aux approbations et aux imputations, votre piste d’audit devient à la fois visible et vérifiable. L’historique des imputations enregistre qui a approuvé un document, quand l’approbation a eu lieu et quelles écritures de grand livre en ont résulté. Cela signifie que les contrôles de conformité et les rapports financiers s’appuient sur la même source de vérité. Les indicateurs clés à surveiller incluent le temps de traitement, la durée du cycle d’approbation et le taux d’exceptions. Suivez le taux de traitement en flux continu (STP) et le pourcentage de factures n’exigeant jamais de saisie manuelle. Mesurer ces KPIs montre où affiner les correspondances fournisseurs, les flux d’approbation et l’intégration des fournisseurs.

Pour les équipes utilisant une automatisation plus large, le flux de capture se connecte également à Power Platform et à des insights de type Copilot, permettant aux responsables financiers de créer des tableaux de bord et de déclencher des actions en aval. Si votre organisation doit rationaliser la correspondance numérique autour des factures et des questions fournisseurs, nos agents virtualworkforce.ai peuvent rédiger des réponses riches en contexte et vérifier l’état de l’ERP en temps réel, ce qui réduit le temps passé sur les e-mails fournisseurs routiniers (automatisation des e-mails ERP pour la logistique). Cela permet aux équipes AP de se concentrer sur les approbations, l’optimisation de la trésorerie et les relations fournisseurs.

automatisation des factures et automatisation des comptes fournisseurs : traitement des factures fournisseurs et modernisation des flux AP

L’automatisation des factures modernise la manière dont les équipes AP traitent les factures fournisseurs de bout en bout. Le flux typique est capture → auto-cartographie → vérification/approbation → imputation. Les exceptions sont routées vers des réviseurs avec des scores de confiance et des images annotées. Pour les factures liées à des bons de commande, le système rapproche les lignes et les totaux avec les données de commande d’achat. Pour les factures sans PO, le système passe par le journal des factures ou oriente vers le codage selon les règles. Ce mélange d’automatisation et de contrôles humains augmente le taux de traitement en flux continu et réduit les exceptions par tranche de 100 factures.

Mesurez ce qui compte. Suivez le pourcentage de STP, le taux d’exceptions, le coût par facture et les jours de dettes fournisseurs. Les études du secteur montrent que l’automatisation des factures réduit le temps de traitement jusqu’à 70 % et peut réduire le coût par facture jusqu’à 60 % à 80 % dans certains cas (Rho). Ces gains proviennent de moins de clics, moins de saisie manuelle et d’approbations plus rapides. Les équipes qui libèrent du temps pour le personnel AP peuvent se concentrer sur la négociation fournisseur, les remises pour paiement anticipé et la prévision de trésorerie. Elles améliorent également les relations fournisseurs grâce à des paiements plus rapides et une résolution des litiges plus claire.

Choisissez des règles qui reflètent vos exigences métier. Commencez par les fournisseurs à volume élevé, puis étendez. Utilisez les références croisées fournisseurs et les groupes d’imputation pour réduire le codage manuel. Lorsque les factures comportent de nombreuses lignes, configurez le système pour lire les lignes et proposer des comptes généraux (GL), puis laissez les approbateurs confirmer. Si vous avez besoin d’aide pour gérer les fils d’e-mails et les demandes fournisseurs pendant que les factures avancent dans le workflow, virtualworkforce.ai rédige des réponses, cite le contexte ERP et peut même enregistrer l’activité dans les systèmes (correspondance logistique automatisée). Cela réduit le temps humain consacré aux vérifications de statut et augmente le débit.

solution de capture de factures : OCR, IA et apprentissage automatique pour capturer dans Dynamics 365 Finance et améliorer la précision

Une solution de capture de factures efficace combine la reconnaissance optique de caractères avec des modèles d’IA qui apprennent les modèles de factures et suggèrent du codage. L’OCR convertit les images en texte, puis le ML cartographie des champs tels que le nom du fournisseur, l’identifiant fiscal, le numéro de facture, la date de facture et les totaux. Le système attribue un score de confiance. Les champs à faible confiance sont renvoyés aux humains pour vérification. Au fil du temps, le modèle ML affine les correspondances et augmente le taux de codage automatique.

Microsoft propose des capacités intégrées dans Dynamics 365 Finance, et des partenaires ajoutent des options spécialisées pour des exigences complexes. Par exemple, Continia et Fidesic apparaissent sur AppSource et fournissent des fonctionnalités AP plus avancées et des outils d’intégration fournisseurs. Si vos factures comprennent de nombreuses lignes ou des règles fiscales complexes, vous pouvez choisir une application partenaire pour réduire le travail de configuration. La release wave 2023 a étendu ces capacités dans Dynamics 365 Finance and Operations et élargi la prise en charge des factures non-PO (Cegeka).

Attendez-vous à ce que la précision soit initialement plus faible sur des scans de mauvaise qualité puis augmente à mesure que le système voit davantage d’exemples et que les correspondances fournisseurs s’améliorent. Utilisez les références croisées et les correspondances fournisseurs pour accélérer le codage automatique. De plus, utilisez AI Builder ou d’autres services Azure lorsque vous avez besoin de règles d’extraction personnalisées et intégrez le modèle à votre workflow via les connecteurs Power Platform. Si vous voulez comparer les outils de capture, n’oubliez pas de tester avec un échantillon représentatif de votre jeu de documents, car différents formats de factures et la qualité d’image donnent des résultats très différents.

Enfin, l’outil de capture que vous choisissez doit correspondre à vos besoins de gouvernance. Appliquez des contrôles d’accès basés sur les rôles, des journaux d’audit et des politiques de conservation pour les entités légales et le reporting financier. Pour les équipes souhaitant un déploiement rapide, certains fournisseurs annoncent que vous pouvez démarrer en quelques minutes avec la capture de données de factures, mais prévoyez un pilote afin de mesurer le STP et les exceptions avant de passer à l’échelle.

configurer et utiliser les fonctionnalités Microsoft pour automatiser la capture de factures : configuration, mappage, approbations et gouvernance

Configurez la capture en choisissant un outil OCR, en activant Incoming Documents, en définissant les références croisées fournisseurs et en configurant les groupes d’imputation. Ensuite, définissez les flux d’approbation dans le journal des factures et testez. Commencez par un pilote sur des fournisseurs à fort volume. Mesurez le traitement en flux continu et les exceptions pendant quatre à six semaines. Affinez vos correspondances et règles d’approbation en fonction des résultats.

La meilleure pratique consiste à cartographier d’abord les formats de factures courants de différents fournisseurs. Cela augmente le STP initial et entraîne plus rapidement le ML. Définissez des règles d’exception afin que de petites différences ne génèrent pas de faux positifs. Appliquez la séparation des tâches et des limites d’approbation pour les contrôles financiers. Les politiques de conservation, les rôles utilisateurs et les journaux d’audit aident à la conformité et au reporting financier. Lors du pilote, incluez un mélange de factures PO et non-PO. Intégrez le rapprochement de commande comme partie du test pour les factures liées à des bons de commande.

Utilisez les fonctionnalités de la plateforme pour étendre la capture. Par exemple, intégrez avec SharePoint ou OneDrive pour le stockage des documents, ou utilisez Power Apps et les flux Power Platform pour automatiser les notifications. Vous pouvez aussi tirer parti des insights de type Copilot de Microsoft pour poser des questions en langage naturel sur l’état des workflows. Si vous avez besoin de rédaction d’e-mails ou de réponses rapides pendant les approbations, virtualworkforce.ai peut rédiger et envoyer des e-mails contextuels qui citent le contexte ERP et synchronisent le suivi dans le grand livre (comment faire évoluer les opérations logistiques avec des agents IA). Cela réduit la saisie manuelle et les vérifications de statut répétées.

Enfin, impliquez l’informatique pour les mises à jour de sécurité et le support technique. Utilisez les services Azure pour la montée en charge et testez la sauvegarde et la conservation entre les entités légales. Documentez vos exigences métier et planifiez des revues régulières du STP, du coût par facture et des exceptions afin d’améliorer en continu le flux de traitement des factures.

fidesic, capture de factures dans Dynamics 365 et options tierces : choisissez la bonne solution pour les processus comptes fournisseurs

Le choix entre la capture intégrée et les applications tierces dépend de votre complexité, de votre calendrier et de votre budget. La capture native dans la version de base de Business Central couvre de nombreux scénarios standard et s’intègre au journal des factures et aux fiches fournisseurs. Pour des besoins plus importants, des solutions partenaires comme Fidesic ajoutent des portails fournisseurs avancés, l’automatisation des paiements et une gestion des exceptions plus poussée. Recherchez sur AppSource des modules spécialisés ou consultez des partenaires qui développent sur Microsoft Dynamics 365 Business Central si vous avez besoin de workflows avancés.

Considérez ces points de comparaison : configurabilité, prise en charge des lignes complexes, rapidité de déploiement, reporting et coût total de possession. Si vous devez traiter des factures avec de nombreuses lignes, ou si vous devez supporter plusieurs entités légales et des règles d’imputation sur mesure, une solution partenaire peut réduire les efforts de personnalisation. Les outils de capture tiers incluent souvent des connecteurs préconstruits vers des ERP populaires tels que Dynamics GP et vers les modules Finance and Operations. Ils peuvent aussi soutenir des formats de factures variés et automatiser l’intégration des fournisseurs.

Lorsque vous évaluez des prestataires, réalisez un pilote qui reflète le volume réel et la qualité des documents. Incluez un jeu de test couvrant le papier scanné, les pièces jointes PDF d’e-mails et les factures électroniques. Vérifiez si le fournisseur supporte la synchronisation avec votre référentiel fournisseur et s’il peut gérer les fournisseurs et les règles d’imputation à travers plusieurs sociétés. Vérifiez aussi les mises à jour de sécurité, le support technique et la capacité à personnaliser l’extraction pour des mises en page inhabituelles. Si vous voulez réduire le temps passé sur les e-mails fournisseurs lors du déploiement, envisagez d’ajouter l’automatisation des e-mails afin que le personnel AP reçoive moins de demandes d’état et puisse se concentrer sur le traitement des exceptions (assistant virtuel pour la logistique).

Enfin, choisissez la solution qui soutient vos objectifs à long terme. Si vous visez à rationaliser les processus comptes fournisseurs et à monter en charge sans recruter, choisissez un outil qui correspond à votre taux STP requis, prend en charge vos cas d’utilisation PO et non-PO et offre un reporting clair pour les rapports financiers et les pistes d’audit. Les fiches AppSource et les démonstrations partenaires vous aident à comparer rapidement les options, et un pilote par phases vous permet de prouver le ROI avant un déploiement à l’échelle.

FAQ

Que fait exactement la capture de factures dans Business Central ?

La capture de factures extrait automatiquement les principaux champs de la facture et les cartographie vers les enregistrements dans Business Central. Elle réduit la saisie manuelle en utilisant l’OCR et le ML, permettant aux équipes AP de se concentrer sur les exceptions.

La capture de factures peut-elle traiter à la fois les factures PO et non-PO ?

Oui. Les mises à jour de Dynamics 365 ont renforcé la prise en charge des factures non-PO, et vous pouvez les traiter directement dans le journal des factures. Le rapprochement PO reste disponible pour les workflows standards basés sur les bons de commande.

Combien de temps les entreprises peuvent-elles s’attendre à gagner ?

Des études du secteur rapportent jusqu’à 70 % de réduction du temps de traitement des factures lorsque les entreprises adoptent la capture pilotée par l’IA (Rho). Les résultats réels dépendent de la qualité des documents et de la répartition des fournisseurs.

La capture de factures nécessite-t-elle un logiciel tiers ?

Pas toujours. Business Central de base propose des fonctionnalités de capture intégrées, mais des partenaires comme Fidesic ou des applications spécialisées sur AppSource peuvent ajouter des workflows et des rapports avancés. Choisissez en fonction de la complexité et du volume.

Quel est le rôle de l’OCR dans la solution ?

La reconnaissance optique de caractères convertit les images scannées en texte que les modèles ML cartographient ensuite vers les champs. La qualité de l’OCR influence la précision initiale et le volume d’intervention humaine nécessaire.

Quels KPIs devons-nous suivre après la mise en œuvre ?

Suivez le temps moyen de traitement des factures, le coût par facture, le taux d’exceptions et le pourcentage de STP. Ces métriques montrent dans quelle mesure l’automatisation réduit la saisie manuelle et accélère les approbations.

Comment piloter la capture de factures ?

Commencez avec 100–500 factures représentatives couvrant différents fournisseurs et formats. Configurez les correspondances, lancez l’outil de capture, mesurez les KPIs pendant 4–6 semaines, puis itérez avant un déploiement plus large.

La capture de factures peut-elle s’intégrer à d’autres outils Microsoft ?

Oui. Vous pouvez intégrer la capture avec Power Platform, SharePoint, OneDrive et les fonctionnalités Copilot. Vous pouvez aussi utiliser Azure pour des modèles personnalisés et AI Builder pour des extractions sur mesure.

La capture remplacera-t-elle le personnel AP ?

Non. La capture réduit la saisie manuelle et les tâches répétitives, libérant le personnel AP pour des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la gestion des fournisseurs et l’optimisation de la trésorerie. L’intervention humaine reste nécessaire pour les exceptions et les approbations.

Comment virtualworkforce.ai améliore-t-il l’efficacité des AP ?

virtualworkforce.ai rédige des e-mails contextuels et automatise les réponses pendant les cycles d’approbation, ce qui réduit le temps passé sur la correspondance fournisseur et diminue les erreurs. Cela permet aux équipes AP de se concentrer sur les approbations et les exceptions tout en garantissant une communication rapide.