OCR de factures Microsoft pour Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central : Aperçu de l’OCR dans Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central propose des outils avancés pour automatiser le traitement des factures, et la technologie OCR joue un rôle clé dans cette transformation. L’OCR, ou reconnaissance optique de caractères, permet au système de lire et d’interpréter le texte imprimé ou manuscrit à partir de documents physiques ou numériques. Cette intégration avec des modèles d’IA garantit que les documents de facturation, qu’ils soient numérisés ou reçus numériquement, sont traités efficacement sans nécessiter une saisie manuelle importante. L’intégration de Business Central avec Azure Form Recognizer et l’API Read de Microsoft Azure améliore l’extraction des coordonnées du fournisseur, des montants, des dates et des lignes d’articles directement à partir des documents.

Le rôle de Business Central dépasse la simple capture de données. Il prend en charge un flux complet des comptes fournisseurs, de la réception des documents jusqu’à l’étape finale d’approbation. La combinaison de la puissance ERP avec un OCR piloté par l’IA conduit à des résultats mesurables. Par exemple, des déploiements ont montré des taux de précision dépassant 95 %, réduisant considérablement les erreurs de saisie coûteuses. Comme les erreurs de saisie manuelle peuvent coûter entre 1 % et 5 % de la valeur d’une facture, ces améliorations ont des avantages financiers directs pour les organisations.

La rapidité est un autre avantage. Les entreprises qui utilisent l’OCR dans leurs flux de travail Business Central traitent les factures 25 % à 60 % plus rapidement que les méthodes manuelles, améliorant ainsi la trésorerie et la satisfaction des fournisseurs. L’intégration permet également des réductions de coûts, avec des coûts par facture en baisse de plus de 70 %. Cela permet aux entreprises d’affecter le personnel à des tâches plus stratégiques, réduisant les frais généraux.

Les entreprises qui s’appuient sur des flux de documents lourds, tels que la logistique ou les transitaires, peuvent combiner l’OCR des factures avec des solutions comme l’automatisation des e-mails ERP pour la logistique afin d’étendre l’automatisation au-delà des comptes fournisseurs. Avec des outils capables de traiter plusieurs formats de documents, Business Central est un point central pour automatiser les opérations financières tout en maintenant des standards élevés de précision et de sécurité.

Automatiser la capture de factures depuis un fichier PDF ou image dans Business Central

Dans Business Central, la capture des factures à partir d’un fichier PDF ou image est optimisée pour gérer des volumes élevés de transactions. Les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers directement dans le système, où ils sont indexés et analysés par le moteur OCR intégré. Le système prend en charge des scénarios où les fournisseurs envoient des factures dans des formats divers, et les flux de travail pilotés par l’IA garantissent que les factures dans Business Central sont traitées sans exiger l’interprétation manuelle de chaque champ.

Le flux de capture des factures commence généralement lorsqu’un fichier PDF ou image est téléchargé ou reçu à une adresse e-mail dédiée configurée pour ce processus. Business Central utilise des outils OCR pour convertir les fichiers PDF et images en formats électroniques structurés. Il peut également convertir les documents d’achat entrants en données qui se mappent directement aux champs dans Business Central, tels que les totaux, la TVA et le code fournisseur. Cette étape permet une extraction sans intervention humaine, c’est-à-dire qu’aucune saisie manuelle n’est nécessaire pour retranscrire les informations dans l’ERP.

Une fois indexées, les données des factures sont validées par rapport aux enregistrements fournisseurs existants et aux commandes d’achat, garantissant cohérence et conformité. Ce niveau d’automatisation favorise un rapprochement plus précis et réduit la charge des équipes des comptes fournisseurs. Il crée également des opportunités d’intégration avec des systèmes externes via des API, rationalisant davantage la manière dont vous traitez les factures et connectez les sources de données.

Les organisations recherchant une efficacité accrue peuvent intégrer ces processus avec des stratégies d’automatisation des communications internes, comme l’automatisation de la correspondance logistique, pour couvrir les flux de documents internes et externes. En automatisant les deux volets, les entreprises peuvent obtenir des contrôles financiers plus stricts et des délais de règlement des fournisseurs plus rapides.

Configurer le service OCR depuis les documents entrants : entraîner le service OCR et le processus OCR pour éviter les erreurs

Configurer le service OCR à partir des documents entrants dans Business Central est une étape cruciale pour un traitement des factures à haute précision. Les entreprises commencent généralement par se connecter à un service OCR externe ou utiliser les outils natifs de Microsoft pour gérer l’extraction initiale. Pour optimiser les résultats, les équipes peuvent entraîner le service OCR sur un ensemble d’exemples de factures fournies par les fournisseurs réguliers. Cet entraînement affine les schémas de reconnaissance de l’IA, augmentant les taux de précision et réduisant les corrections après capture.

Depuis le module Documents entrants, les utilisateurs peuvent créer des enregistrements de documents entrants qui référencent les fichiers téléchargés. Ils définissent ensuite des règles pour classifier ces documents — s’il s’agit de documents d’achat, de factures de vente ou d’autres enregistrements. Pour atteindre une précision supérieure, utilisez le processus OCR avec un retour d’information continu, en corrigeant les erreurs en temps réel afin que le modèle s’améliore au fil du temps. L’objectif est de produire systématiquement des documents pouvant être convertis en enregistrements de document dans Business Central et rapprochés sans heurts avec d’autres enregistrements.

Les bonnes pratiques suggèrent de maintenir une bibliothèque de différents modèles de fournisseurs, en affinant continuellement le mappage des champs extraits dans Business Central. En appliquant des stratégies pour entraîner le service OCR afin d’éviter les erreurs, les organisations préviennent les fautes récurrentes dans les totaux, les montants de taxe ou la reconnaissance des lignes d’articles. Par exemple, les écritures de journal général générées à partir des factures traitées peuvent être pré-validées selon les règles ERP, réduisant ainsi les reprises.

Des ressources comme la documentation Microsoft Learn pour le modèle de factures sont particulièrement utiles pour comprendre le mappage des champs et les étapes d’entraînement. Combiner un outil OCR bien configuré avec des règles de processus métier garantit des données plus propres et des résultats d’automatisation plus prévisibles.

Gérer les documents entrants sur la page Documents entrants : Document issu du service OCR

La page Documents entrants est l’endroit où les utilisateurs gèrent les documents dans Business Central qui ont été traités par l’OCR. Cette interface affiche tous les enregistrements de documents entrants liés et met en évidence ceux prêts à être convertis en enregistrements de facture d’achat. Le document issu du service OCR est affiché avec les champs extraits pour révision, permettant une comparaison rapide avec la version PDF ou image originale.

Lorsqu’un nouvel enregistrement de document entrant est créé, le service depuis la zone de staging des documents entrants agit comme un tampon. Ici, les utilisateurs peuvent valider les données extraites avant de les valider dans l’ERP. Cette étape est critique pour la gestion des exceptions, surtout lorsque les factures fournisseurs contiennent des formats inattendus ou des écarts avec les bons de commande.

Business Central offre des outils pour afficher les fichiers entrants ainsi que leurs métadonnées. Cela permet au personnel financier d’approuver ou de rejeter en fonction de règles métier prédéfinies, en maintenant l’exactitude du processus de facturation. Avec une configuration appropriée, de nombreuses factures peuvent être converties en facture d’achat pour le fournisseur manuellement ou automatiquement, en fonction des scores de confiance fournis par le système OCR.

Pour maximiser l’efficacité, intégrez cette fonctionnalité dans des flux opérationnels évolutifs. Une telle intégration aide à réduire les goulots d’étranglement lorsque votre équipe traite de grands volumes de factures numérisées pendant les périodes financières de pointe. La page Documents entrants joue un rôle central pour s’assurer que les données extraites sont fiables avant la publication et la planification des paiements en aval.

Simplifier le processus AP avec l’automatisation des comptes fournisseurs et l’automatisation AP

L’automatisation des comptes fournisseurs dans Business Central crée de nouvelles efficacités dans le processus AP en reliant la capture de données pilotée par l’OCR au rapprochement avec les bons de commande et aux flux d’approbation des paiements. Une fois les données factures capturées, Business Central peut rapprocher automatiquement les factures fournisseurs avec les bons de commande et les réceptions. Cela réduit le travail de validation manuel et accélère le cycle d’approbation.

De manière quantitative, les entreprises peuvent traiter les factures 25 % à 60 % plus rapidement grâce à l’automatisation en place. Les taux d’erreur chutent jusqu’à 90 %, ce qui minimise les retards liés aux litiges ou aux exceptions. L’équipe AP peut ainsi prioriser les validations à forte valeur ajoutée plutôt que la saisie manuelle, libérant du temps pour l’analyse des dépenses stratégiques.

L’efficacité provient de l’intégration du flux d’approbation dans les workflows existants de Business Central, évitant tout retard dans la planification des paiements et maintenant de solides relations avec les fournisseurs. Le rapprochement des factures avec les bons de commande empêche la surfacturation et la perte de remises pour paiement anticipé. En réduisant la gestion des exceptions, les entreprises obtiennent une meilleure prévisibilité de trésorerie et une conformité accrue aux politiques d’achat.

La combinaison de l’automatisation des comptes fournisseurs avec l’automatisation des communications garantit que les mises à jour sur l’état des factures — acceptées, rejetées ou signalées — sont précises et opportunes, comme le montrent les secteurs utilisant l’IA dans la communication logistique de fret. Ces systèmes connectés facilitent le travail des équipes financières au sein de Business Central tout en maintenant transparence et intégrité des données.

Numérisation des factures et automatisation des AP : de la facture d’achat aux factures fournisseurs

La numérisation des factures sert de base à l’automatisation des AP depuis l’étape initiale de la facture d’achat jusqu’aux paiements finaux aux fournisseurs. Les environnements à fort volume tirent parti de la numérisation en masse des factures, que ce soit sous forme de PDF ou via des appareils prenant une photo avec une tablette ou un téléphone. Le système OCR convertit ces fichiers image en documents électroniques, les classant comme des documents pouvant être convertis en facture d’achat pour le fournisseur.

Une fois converties en enregistrements de document dans Business Central, les factures transitent par des étapes de traitement qui peuvent inclure le rapprochement avec les bons de commande et la planification des paiements. Business Central peut traiter les factures manuellement ou automatiquement, en fonction des scores de confiance et des règles prédéfinies. Par exemple, Kofax ou d’autres services OCR externes peuvent être intégrés pour améliorer le débit dans des environnements spécialisés.

Les tendances futures tendent vers l’expansion de l’automatisation des AP avec des outils qui génèrent des documents électroniques à partir de factures physiques et les intègrent dans des workflows ERP de bout en bout. En utilisant l’OCR pour convertir les factures entrantes en bons de commande directement, les entreprises peuvent encore réduire les points de contact. Les stratégies d’automatisation continueront d’évoluer, optimisant la manière dont les données des documents d’achat circulent de l’entrée au paiement sans intervention manuelle.

Avec des fournisseurs adoptant davantage de normes numériques et des systèmes ERP améliorant les capacités d’automatisation, la numérisation des factures restera un élément clé de l’efficacité opérationnelle. Les organisations souhaitant se simplifier la tâche devraient identifier des opportunités d’intégrer la numérisation de documents dans Business Central tout en explorant des outils pour améliorer l’interaction clients et fournisseurs grâce à l’IA.

FAQ

Qu’est-ce que Microsoft Invoice OCR pour Business Central ?

Il s’agit d’une intégration technologique qui permet à Business Central de lire et d’interpréter automatiquement le texte des factures. Cela aide à accélérer le traitement des factures et réduit les erreurs de saisie manuelle.

Quelle est la précision de l’OCR dans Business Central ?

Lorsqu’il est correctement configuré, l’OCR dans Business Central peut atteindre plus de 95 % de précision de capture des données. Cela réduit les erreurs coûteuses et améliore la gestion des relations fournisseurs.

Business Central peut-il gérer les factures PDF ?

Oui, il peut traiter les factures PDF directement, en extrayant tous les détails pertinents dans des enregistrements électroniques. Cela fonctionne pour les PDF créés numériquement et les documents numérisés.

Quel rôle joue Azure Form Recognizer dans l’OCR ?

Azure Form Recognizer est utilisé dans Business Central pour extraire des champs de données spécifiques à partir des factures. Il applique des modèles d’IA pour gérer les formats de fournisseurs et les niveaux de qualité des documents variés.

Quels sont les bénéfices de l’automatisation des AP pour mon entreprise ?

L’automatisation des comptes fournisseurs accélère le rapprochement et l’approbation des factures. Elle réduit également les taux d’erreur et favorise une meilleure gestion de la trésorerie.

Est-il nécessaire d’entraîner le service OCR ?

L’entraînement améliore la précision de l’OCR en familiarisant le système avec les formats de vos fournisseurs. Cela réduit les erreurs récurrentes et améliore la fiabilité des données extraites.

L’OCR dans Business Central peut-il traiter des factures manuscrites ?

Certains modèles OCR peuvent interpréter le texte manuscrit, bien que la précision dépende de la lisibilité et de la cohérence. L’utilisation de scans de haute qualité augmente le taux de réussite pour l’extraction de données manuscrites.

Comment la page Documents entrants aide-t-elle ?

Elle centralise la gestion des documents capturés via l’OCR pour une révision et une conversion faciles. Les exceptions peuvent y être traitées avant qu’elles n’entrent dans les workflows principaux de l’ERP.

Quelles sont les tendances futures de l’OCR pour les factures ?

Les innovations futures incluent des modèles d’IA ne nécessitant pas de configuration de modèles et une intégration accrue avec les systèmes cloud. Ces tendances rendront le traitement des factures plus transparent et entièrement automatisé.

L’OCR peut-il être combiné avec d’autres outils d’automatisation ?

Oui, l’OCR se marie bien avec l’automatisation des e-mails et des communications. Ensemble, ils permettent un traitement de bout en bout, depuis la capture du document jusqu’à la communication avec le fournisseur, sans intervention manuelle.