Automatizálás az Oracle értékesítési megrendelések kezeléséhez

automatizálás, Oracle ERP és ERP-automatizálás: miért automatizáljuk a megrendelések rögzítését

Először is, a legtöbb vállalat csökkenteni szeretné a kézi munkát és felgyorsítani a ciklusidőket. Emellett az automatizálás csökkenti az ismétlődő feladatokat a megrendelések rögzítésében, így a csapatok magasabb hozzáadott értékű munkára koncentrálhatnak. Például az AI-t alkalmazó cégek mérhető eredményeket érhetnek el. Egy tanulmány akár 30%-os csökkenést a kézi adatbevitelben talált. Továbbá más kutatások több mint 20%-os gyorsulást jeleznek a rendelési ciklusokban. Ezért az üzleti érvelés világos: csökkentsük a munkaerőt, csökkentsük a hibákat és javítsuk a cash flow-t.

Használjon egyszerű mutatókat az eredmény bemutatására. Mérje az egy rendelésre fordított bevitel időt. Mérje a hibaarányt és a rendelési ciklusidőt. Ezután kövesse a rendelés státuszának frissítéseit és a „first-time-right” arányt. Emellett kövesse az AP és a cash flow előnyeit a számlázás után. Ezek a KPI-k gyorsan megmutatják a befektetés megtérülését. Például a pénzügyi igazgatók a munkamegtakarítást egy negyedéven belül egy belső ROI céllal leképezhetik.

Mindeközben a megrendelés-rögzítési munkák automatizálása csökkenti az emberi hibákat, amelyek adat másolásából és beillesztéséből adódnak. Emellett javítja a megbízható adatok állapotát olyan rendszerek között, mint az Oracle Fusion és a JD Edwards. Gyakorlatban a megrendelés rögzítésének automatizálása egyszerűsíti a jóváhagyási útvonalakat és csökkenti a kézi bevitel szükségességét a nagy volumenű csatornákon. Örökölt képernyők esetén a vállalatok továbbra is ROBOTIC PROCESS AUTOMATION-t használnak. Ugyanakkor API-first integrációk az Oracle ERP-kkel jobbak méretezhetőség és irányítás szempontjából.

Végül az Oracle központi szerepet játszik sok bevezetésben. Az Oracle ERP és az Oracle Cloud Applications natív képességeket kínálnak a rendelésfogadás és munkafolyamat támogatására. Ugyanakkor olyan specializált eszközök, mint a virtualworkforce.ai, csökkentik az e-mailes súrlódást kontextusérzékeny válaszok megfogalmazásával és rendszerek frissítésével, így az értékesítési csapatok a bevételre koncentrálhatnak ahelyett, hogy kézi folyamatokkal foglalkoznának. Röviden: a megrendelés-rögzítés automatizálása mérhető. Koncentráljon az időre, költségre és minőségre. Pilotálja a legnagyobb volumenű csatornákat a gyors előnyök igazolásához.

order entry automation for oracle: tools for sales order capture (RPA, Oracle Integration Cloud)

Először válassza ki a megfelelő eszközöket a rendelésfogadáshoz. Használjon API-vezérelt csatlakozókat, ahol lehetséges. Ezután válassza az ORACLE INTEGRATION CLOUD-ot a modern integrációkhoz és az ORACLE FUSION CLOUD Order Management-et a natív rendelés létrehozásához. A robotikus megközelítések is jól működnek. Például a ROBOTIC PROCESS AUTOMATION hasznos, ha a források e-mailek, PDF-ek vagy örökölt felhasználói felületek. Gyakorlatban kombinálja az ML/OCR-t a dokumentumkinyeréshez és RPA-t a nem-API feladatokhoz.

Tartson egy ellenőrzőlistát a megoldás tervezésekor. Válassza az API-first megközelítést, ahol lehetséges. Az RPA-t csak nem-API forrásokhoz használja. Tartalmazzon csatlakozókönyvtárakat és egy kanonikus modellt a rendelési adatok leképezéséhez. Alkalmazzon érvényesítési szabályokat korán, hogy megakadályozza a hibás rekordok bekerülését az ERP-be. Emellett a megrendelések automatizált rögzítése gyakran támaszkodik számlák egyeztetésére, ügyfél-törzsadat ellenőrzésekre és SKU keresésekre az eltérések elkerülése érdekében. Dokumentumfogadáshoz alkalmazzon OCR-t és ML-t a megrendelések és e-mailben érkező megrendelések mezőinek kinyerésére.

Továbbá integráljon olyan rendszerekkel, mint az Oracle EBS és a JD Edwards, ahol szükséges. Örökölt ERP képernyők esetén használjon könnyűsúlyú botokat. Ezzel szemben az Oracle ERP Cloud esetén használjon csatlakozókat és webszolgáltatásokat. Érdemes megfontolni az Oracle NetSuite eszközcsomagot is a középvállalati folyamatokhoz. Nagy volumenű csatornák esetén az adatrögzítés automatizálása gyorsan megtérül. Egy idézett megfigyelés így fogalmaz: „Az AI integrálása az Oracle ERP megrendeléskezelő moduljaiba nemcsak felgyorsítja az adatrögzítést, hanem növeli az adatok pontosságát.” Ez autoritást ad a beruházás igazolásakor.

Végül dokumentálja a rögzítési folyamatot és a konfigurációt. Tartalmazzon változáskezelési lépéseket azoknak a csapatoknak, akik közvetlenül e-mailből dolgoznak a megrendelésekkel. Az e-mail-alapú munkafolyamatok javításáról és a kezelésre fordított idő csökkentéséről további információért lásd útmutatónkat az automatizált logisztikai levelezés témában. Futtasson pilotot, amely a nagy volumenű, hibára hajlamos csatornákra fókuszál, hogy gyors előnyöket mutasson be.

sales order entry automation in an order management system: validation, business rules and KPIs

Először kezdje az adat-érvényesítéssel. Használjon törzsadat-ellenőrzéseket az ügyfél- és SKU-érvényességhez. Ezután adjon üzletszabály alapú ellenőrzéseket, hogy elutasítsa vagy jelölje az eltéréseket. Például ellenőrizze az árazást, a hiteltartásokat és a szállítási korlátokat. Ezután alkalmazzon duplikátum-észlelést a kettős megrendelések megelőzésére. Emellett irányítsa az eltéréseket egy emberi sorba gyors feloldás céljából.

Határozzon meg KPI-ket, amelyek bizonyítják az értéket. Kövesse az automatikusan feldolgozott megrendelések arányát. Kövesse az eltéréseket ezer rendelésenként. Figyelje az elsőre helyes (first-time-right) arányt és az eltérések megoldásáig eltelt időt. Emellett mérje a rendelésfeldolgozás idejét és a rendelés státuszának láthatóságát végponttól végpontig. Ezek a mutatók segítenek az ML modellek és az üzletszabályok finomhangolásában. A folyamatos fejlesztéshez naplózza az eltéréseket és táplálja vissza a korrekciókat a modell-tréningbe. Ez növeli a pontosságot és csökkenti az ismétlődő eltéréseket.

Emellett kösse össze az érvényesítést a SZÁMLA létrehozásával és az AP folyamataival. Például automatikusan érvényesítse a számla mezőit a rögzített megrendelés-adatokkal szemben. Az ilyen ellenőrzések egyszerűsítése csökkenti a kézi jóváhagyási ciklusokat és javítja a cash flow-t. Ugyanakkor tartson fenn egy világos eltérési munkafolyamatot a magas értékű vagy szokatlan rendelésekhez. Ez csökkenti a kockázatot és megfelelőségi ellenőrzéseket is kielégít.

Továbbá az adatrögzítés automatizálása javítja a rendszerek közötti megbízható adatokat. Az end-to-end láthatóság érdekében rögzítsen valós idejű eseményeket, hogy az érintettek lássák a rendelés státuszának frissítéseit a feldolgozás során. Kapcsolja a jelentéstételt az ERP-hez a pénzügyi egyeztetett adatokhoz. Azoknak a csapatoknak, akik bejövő e-maileket kezelnek rendelések ügyében, a virtualworkforce.ai képes válaszokat megfogalmazni és automatikusan frissíteni a rekordokat az ERP-ben. Tekintse meg virtuális asszisztensünket a logisztikához: virtuális asszisztens logisztikához.

Végül használja a KPI-ket a ROI bemutatására és a méretezés irányítására. Kezdjen kicsiben, majd bővítse, ahogy az automatikus feldolgozási arányok nőnek. Röviden: az érvényesítés és az üzletszabályok csökkentik az emberi hibákat miközben növelik az áteresztőképességet és a pontosságot.

order management automation and order fulfillment: building automated order workflows

Először kössük össze a rendelés rögzítését a teljesítés munkafolyamataival. Automatizáljuk az allokációs és lefoglalási szabályokat a hiányok minimalizálására. Ezután használjuk a teljesítési útválasztást a legjobb raktár vagy fuvarozó kiválasztásához. Kösse össze a szállítási értesítéseket és a számlagenerálást, hogy az ügyfelek időben kapjanak frissítéseket. Emellett az automatizált rendelés átadások növelik az áteresztőképességet és csökkentik a kézi feladatokat a teljesítési láncon belül.

Állítson be automatikus küszöböket a kézi felülvizsgálathoz. Például követeljen emberi jóváhagyást nagy értékű vagy szokatlan rendelésekhez. Határozzon meg szabályokat a sürgősségi szállításokra és az eltérésekre. Ezek a kockázatkezelési kontrollok védik a márkát, miközben gyorsan tartják a munkafolyamatokat. Emellett az end-to-end automatizálás csökkenti a kézi rendelésfeldolgozást és lerövidíti az időt a rendelés létrehozásától a kiszállításig.

Továbbá a hatékony teljesítés javítja az ügyfél-elégedettséget és a cash flow-t. Például amikor a rendelés létrehozása automatikusan lefoglalja és indítja a válogatást, csökkennek a teljesítési hibák. Ennek eredményeként kevesebb a visszaküldés és magasabbak a szolgáltatási szintek. Gyakorlatban integrálja a WMS-t, TMS-t és a pénzügyet az order management rendszerrel a zárt folyamat érdekében. Használjon API-alapú csatlakozókat, ahol lehetséges, hogy elkerülje a törékeny robotikus folyamatokat. Emellett tartsa az embereket a hurkon az eltérések és az összetett esetek kezelésére.

Kapcsolja össze a számla- és AP folyamatokat, hogy a számlázás gyorsan megtörténjen a szállítás után. Ez csökkenti a napokban kifejezett követeléseket (days sales outstanding) és javítja a cash flow-t. Fontolja meg a fuvarozó automatikus kiválasztását díj, érkezési idő vagy szolgáltatási szint alapján. Összetett fuvarozói vagy vámszakmai kérdések esetén a virtualworkforce.ai képes pontos, auditálható e-maileket megfogalmazni és küldeni, amelyek rendszeradatokra hivatkoznak. Tekintse meg javaslatainkat a logisztikai műveletek bővítésére felvétel nélkül itt: hogyan bővítsük a logisztikai műveleteket felvétel nélkül.

Végül mérje a lefelé mutató KPI-ket, például a rendeléstől a szállításig tartó időt és az időben történő kiszállítás arányát. Ezután ismételje a szabályokat és az eltéréseket. Így egyszerűsíti a teljesítést, miközben szorosan tartja a kontrollokat.

automate integrations across oracle, erp and order management: architecture and best practices

Először tervezzünk API-vezérelt architektúrát. Használjunk kanonikus adatmodellt az üzenetek CRM, OMS, WMS és pénzügy közötti fordításához. Győződjön meg az idempotens műveletekről, hogy az ismétlések ne hozzanak létre duplikált rekordokat. Ezután valósítson meg végpontok közötti audit nyomokat a nyomonkövethetőség és a megfelelés érdekében.

Biztosítsa a hitelesítő adatok védelmét és titkosítsa a transzportot. Emellett tartson szerepalapú jogosultságokat és audit naplókat a belső kontrollok és szabályozási követelmények teljesítéséhez. Oracle környezetekben használja az Oracle Integration Cloud-ot és natív csatlakozókat, ahol lehetséges. Örökölt platformok, például Oracle EBS vagy JD Edwards esetén szükség lehet RPA-ra híd megoldásként. Ilyen esetekben dokumentálja a robot viselkedését, újrapróbálkozási logikáját és tartalék megoldásokat a telepítés során váratlan helyzetek elkerülésére.

Figyelje az integrációkat valós idejű riasztásokkal. Adjon LÁTHATÓSÁGOT az üzenetsorokba és a sikertelen tranzakciókba. Ezután állítson be SLA-kat és hibakvóta rendszert, hogy a csapatok gyorsan reagáljanak a problémákra. A méretezéshez pilotolja egy nagy volumenű csatornával, majd terjessze ki összetettebb folyamatokra. Használjon lépcsőzetes bevezetést a kockázat csökkentésére és a ROI érvényesítésére a széles körű bevezetés előtt.

Tartson fenn egy integrációs mintákból és újrafelhasználható csatlakozókból álló könyvtárat. Követelje meg az adatok minőségét a forrásnál, és indítson törzsadat-projekteket a gyakori kiváltó okok javítására. E-mail-alapú rendelési csatornák esetén automatizálja a rendelésinformációk rögzítését, majd tolja a validált eseményeket az ORACLE ERP-be. Ebben a munkafolyamatban a virtualworkforce.ai segít abban, hogy a levelezés rendszeradatokra épüljön, így csökken a rendelésrekordok keresésére fordított idő és javul a válaszok minősége. Lásd oldalunkat az e-mailek automatizálásáról Google Workspace-szel és virtualworkforce.ai-val: automatizált logisztikai levelezés.

Végül győződjön meg róla, hogy az integrációk megfigyelhetők és támogatják a gördülő frissítéseket. Dokumentálja az API-kat és végezzen terheléses teszteket a termelés előtt. Ezek a lépések megbízhatóvá és ismételhetővé teszik az automatizáció integrációját.

order management, sales order metrics and oracle erp ROI: measuring benefits and risks

Először határozza meg a kiinduló metrikákat. Gyűjtse össze az egy rendelésre fordított bevitel időt, a hibaarányokat és a rendelési ciklusidőt. Ezután számolja ki a munkaerő-megtakarítást a kézi bevitel megszüntetéséből, és térképezze fel a megtakarítást a létszám vagy átstrukturálás tekintetében. Emellett kvantifikálja a gyorsabb rendelésfeldolgozást a szakirodalomra támaszkodva, amely több mint 20%-os javulást jelent a ciklusidőben az optimalizált rendelésfeldolgozás kapcsán. Ez konzervatív ROI becsléseket támogat.

Továbbá vegye figyelembe az immateriális előnyöket, mint a jobb ügyfél-elégedettség és a globális rendelési folyamatok jobb átláthatósága. Számolja bele a pénzügyi hatásokat is, például a csökkent DSO-t és kevesebb árvitát. Emellett kövesse a megszüntetett kézi feladatokat és az automatizált rendelések arányát. Ezek a számok mutatják az előrehaladást és igazolják a további beruházásokat.

Legyen reális a kockázatokkal és a mérséklésükkel kapcsolatban. Például a rossz adatminőség leállíthat egy bevezetést. Ezt törzsadat-tisztítással és érvényesítési szabályokkal lehet orvosolni. Kezelje a változást gondosan. Biztosítson képzést és világos eskalációs utak, hogy a dolgozók elfogadják az új munkafolyamatokat. Használjon lépcsőzetes BEVEZETÉST és szigorú tesztelést az integrációs hibák korlátozására. Végül tartsa meg az embereket az eltérések kezelésére, és folyamatosan finomítsa az ML modelleket a javított példákkal a jövőbeli hibák csökkentése érdekében.

Technológia kiválasztásakor hasonlítsa össze az Oracle ERP opciókat, az Oracle Fusion-t és az Oracle NetSuite-et a megfeleléshez. Értékelje, hogyan illeszkedik az ORACLE ERP a meglévő ökoszisztémájába, és hogy szeretne-e API-first megközelítést. A pilotokhoz válasszon nagy volumenű, magas hibaarányú csatornákat, hogy gyorsan mérhető nyereséget mutasson be. Ezután méretezze, ha a megrendelés-rögzítés eléri a cél automatikus feldolgozási arányokat. Ha gyakorlati kiindulópontot keres az ügyfél-felé irányuló e-mailek javításához és a kezelésre fordított idő csökkentéséhez, böngéssze útmutatónkat a legjobb eszközökről logisztikai kommunikációhoz.

Végül összefoglalva a következő lépések: mérje a kiinduló metrikákat, válasszon pilotot, válassza ki az eszközöket, futtassa a pilotot, figyelje a KPI-ket és skálázza. Ez az ütemterv segít megvalósítani a FOLYAMATAUTOMATIZÁLÁS előnyeit miközben a kockázatokat kordában tartja.

FAQ

What is sales order entry automation and why does it matter?

A megrendelés-rögzítés automatizálása szoftvert használ a rendelési információk rögzítésére és érvényesítésére manuális gépelés nélkül. Fontos, mert csökkenti a kézi adatbevitelt, mérsékli az emberi hibákat és felgyorsítja a rendelésfeldolgozást, ami javítja a cash flow-t és az ügyfél-elégedettséget.

Which Oracle products support order management automation?

Az Oracle Fusion Cloud és az Oracle ERP modulok natív rendeléskezelési képességeket kínálnak. Emellett az Oracle Integration Cloud és a csatlakozók lehetővé teszik az API-vezérelt integrációkat más rendszerekkel és örökölt megoldásokkal.

Can RPA replace APIs for order capture?

Az RPA hidat képezhet nem-API forrásokhoz, mint az örökölt UI-k és egyes e-mailes munkafolyamatok. Azonban az API-k jobban skálázhatók és erősebb irányítást biztosítanak. Ezért az RPA-t csak ott használja, ahol API nem áll rendelkezésre.

How quickly will I see ROI from automating sales orders?

A legtöbb pilot esetében a nagy volumenű csatornákban hetek alatt mérhető javulás látható. Tanulmányok akár 30%-os csökkenést a kézi bevitelben és több mint 20%-os gyorsulást a rendelési ciklusban jeleznek, ami gyors ROI-számítást segít.

How do I handle exceptions and unusual orders?

Az eltéréseket irányítsa emberi sorba világos SLA-kkal és audit nyomokkal. Emellett rögzítse a javításokat és táplálja vissza azokat az ML modellekbe, hogy a rendszer pontossága idővel javuljon.

What KPIs should I track for order management automation?

Kövesse az egy rendelésre jutó bevitel időt, az eltérések számát ezer rendelésre vetítve, az elsőre helyes arányt és a rendeléstől a szállításig tartó időt. Emellett mérje a pénzügyi hatásokat, például a days sales outstanding-ot és a számla pontosságát.

Is data quality a blocker for automation?

A rossz törzsadat lassíthatja az automatizálást, de javítható. Kezdje törzsadat-projektekkel és érvényesítési szabályokkal az ügyfél- és SKU-rekordok tisztításához a széles körű bevezetés előtt.

How do email-driven order streams fit into automation?

Az e-mail alapú csatornák gyakran OCR-t és ML-t igényelnek a rendelési információk kinyeréséhez. Ezután integrálja ezeket az eseményeket az order management rendszerbe. Olyan eszközök, mint a virtualworkforce.ai, képesek válaszokat megfogalmazni és rendszereket frissíteni, hogy csökkentsék a kézi bevitel szükségét és felgyorsítsák a válaszadást.

Should we pilot with Oracle EBS or move to Oracle Cloud first?

Mindkét megközelítés működhet. Ha Oracle EBS-t használ, RPA-t és csatlakozókat használjon hídnak az új automatizálási rétegekhez. Ha lehetőség van pilotot futtatni Oracle Cloud-on, modern API-khoz jut és egyszerűbb a méretezés. Válasszon a jelenlegi útiterv és a kockázattűrés alapján.

What are common risks and how do I mitigate them?

Gyakori kockázatok közé tartoznak az integrációs hibák, a rossz adatminőség és a változásellenállás. Mérsékelje ezeket lépcsőzetes bevezetéssel, törzsadat-tisztítással, erős monitorozással és célzott képzéssel. Emellett tartsa meg az embereket az eltérések kezelésére, amíg a rendszer megbízhatónak nem bizonyul.