AI Copilot a Microsoft 365 Outlook-munkafolyamatokhoz

AI, Microsoft, Copilot és Microsoft 365 Copilot: mit csinál az Outlook AI e-mail asszisztens

A Microsoft erőteljes intelligenciát épített be a napi e-mail munkába. A Microsoft 365 Copilot AI-t hoz az Outlookba, hogy e-mail asszisztensként válaszokat fogalmazzon, összefoglalja a levelezéseket és javasoljon teendőket. Üzeneteket szerkeszt, automatikus válaszsablonokat kínál, összefoglal hosszú beszélgetéseket és okosabb időpontjavaslatokat tesz. A csapatok időmegtakarítása ígéretes: a Microsoft ügyféltörténetek szerint esettanulmányokban akár ~30%-os csökkenést mértek az e-mailek és időpont-egyeztetések kezelésére fordított időben (Microsoft ügyféltörténetek). A platform ötvözi a természetes nyelvi értést, a postaláda-előzmények és a naptárak kontextusát. Ahogy Satya Nadella fogalmazott: „A Microsoft 365 AI-ügynökei nem csupán eszközök; kollaboránsok, amelyek segítenek az embereknek arra koncentrálni, ami igazán számít, az ismétlődő feladatok automatizálásával és intelligens betekintésekkel.” (Satya Nadella).

A kulcsképességek a gyakorlatban számítanak. A Copilot rövid összefoglalóból képes kimenő üzenetet megfogalmazni. Rendezi és triázolja a bejövő leveleket, így a csapatok először a prioritásos szálakat látják. Javasol időpontokat a naptárak és preferenciák alapján. Képes kinyerni teendőket és következő lépéseket egy beszélgetésből. Ezek a funkciók csökkentik az ismétlődő e-mail munkát, és lehetővé teszik, hogy a munkatársak az ítélkezést és a kapcsolattartást végezzék.

Műveleti csapatoknak, amelyek nagy volumeneket kezelnek, ez azonnal hasznos. Mi, a virtualworkforce.ai platformként kiegészítjük ezt a megközelítést. Kód nélküli csatlakozókat biztosítunk, amelyek az ERP-, TMS- és WMS-rendszerekre támaszkodva alapozzák a vázlatokat, így a válaszok pontos rendelés- és szállítási adatokra hivatkoznak. Ez csökkenti a hibákat és sok pilótában a válaszidőt percekről sok esetben két percnél rövidebbre csökkentette. Ha mélyebb példákat szeretne logisztikai csapatok számára, nézze meg a virtuális asszisztens logisztikához (virtuális asszisztens logisztikához) című útmutatónkat.

Végül a Copilot úgy van tervezve, hogy alkalmazkodjon. Az Outlook csapat egyik termékmenedzsere elmondta, hogy az asszisztens „a felhasználói viselkedésből tanul és az egyéni munkafolyamatokhoz igazodik, így az e-mail kezelés intuitívabbá és kevésbé időigényessé válik.” (Microsoft termékmenedzser). Tehát nem statikus: finomítja a válaszokat, ahogy az emberek elfogadják, szerkesztik vagy elutasítják a javaslatokat. Ez az ember–ügynök együttműködés idővel javítja a minőséget.

Automatizálja az Outlook munkafolyamatait: automatizálás, vázlat, bejövő, Copilot Chat és bővítmény opciók

Az Outlookban az automatizálás egyszerű promptokkal és ismétlésekkel kezdődik. Ír egy rövid összefoglalót. A Copilot vázlatot készít. Ön megerősíti vagy szerkeszti. Ez a ciklus felgyorsítja az áteresztőképességet. Használjon rövid prompt utasításokat, amelyek meghatározzák a célt, a hangvételt és a terjedelmet. Például: „Erősítse meg az ETA-t, legyen tömör, tegyen fel egy tisztázó kérdést.” Ez a prompt-stílus megbízható vázlatokat ad és csökkenti a szerkesztési időt. A gyakorlatban a csapatok a Copilot Chat ablakot használják vázlat kérésére, majd beillesztik vagy elküldik azt. A Copilot bővítmény egy másik út, ha tartós felhasználói felületet szeretne a levelezésben. Mindkét opció lehetővé teszi az ismétlődő válaszok automatizálását és a szabályalapú követők létrehozását.

Automatizálhat automatikus követéseket a megválaszolatlan szálakhoz. Megosztott postaládákhoz sablonokat építhet, amelyek előtöltik a változókat jegyszámokkal vagy rendelésazonosítókkal. Kód nélküli beállításunk segít a csapatoknak ezt kódolás vagy hosszú IT-ciklusok nélkül megvalósítani. Ha logisztikai e-maileket kezel, tekintse át az automatizált logisztikai levelezésről szóló bejegyzésünket, hogy példákat lásson sablonos válaszokra, amelyek tartalmazzák a szállítási állapotot és a dokumentumok linkjeit (automatizált logisztikai levelezés). Ez az oldal bemutatja, hogyan csökkentik a sablonok a manuális másolást-beillesztést és gyorsítják a válaszidőt.

Amikor promptolja a Copilotot, tartsa a promptokat rövidnek és egyértelműnek. Használjon szerepjelt (role signal) utasításokat. Például: „Viselkedjen úgy, mint egy műveleti ügynök. Fogalmazzon udvarias ETA-frissítést egy ügyfélnek az X rendelési számmal. Tartalmazza a következő lépéseket.” Ez a minta fókuszált vázlatokat eredményez. Arra is utasíthatja a Copilotot, hogy fogalmazza át vagy emelje ki a teendőket. Olyan csapatok számára, amelyek nagy mennyiségben kell e-maileket szerkeszteniük, kérje meg a Copilotot, hogy készítsen több alternatív megfogalmazást, majd válasszon egy végleges változatot. Így következetes hangot kap a postaládában. Ha mélyebb kód nélküli automatizációs folyamra vágyik, kombinálja a Copilot javaslatait Power Automate folyamatokkal. Ez ismételhető automatizálást hoz létre, amely jelzi, fájlokba helyezi vagy feladatokat hoz létre. Tudjon meg többet arról, hogyan illeszkedik az ERP e-mail automatizálás a logisztikában ezekhez a folyamatokhoz az ERP automatizálási útmutatónkban (ERP e-mail automatizálás logisztikához).

Integráció és munkafolyamat-automatizálás: integráció, munkafolyamat-automatizálás, Copilot élmények és Microsoft 365 kapcsolatok

A többalkalmazásos integráció teszi a Copilotot hasznossá egyetlen üzenetnél többen. Lekéri a naptárbejegyzéseket, névjegyeket, OneDrive vagy SharePoint dokumentumokat és Teams beszélgetéseket, hogy kontextusban gazdag válaszokat alkosson. Amikor a Copilot integrált kontextust kap, felhozhatja a releváns mellékleteket és hivatkozhat rájuk a szövegben. Ez segíti az ügynököket pontos válaszok szerkesztésében anélkül, hogy fájlokat kellene keresniük. A Copilotot összekapcsolhatja Power Automate-tal ismételhető munkafolyamatok létrehozásához. Például a megjelölt e-mailek automatikusan feladatokat hozhatnak létre és értesíthetik a csapatokat. A kód nélküli csatlakozók lehetővé teszik az üzleti felhasználók számára a mezők leképzését, szabályok beállítását és kivételek kezelését kódolás nélkül.

Az integráció tervezést igényel. Az adminoknak engedélyezniük kell a csatlakozókat, hozzájárulást kell adniuk az adathozzáféréshez, és ki kell választaniuk, mely postaládákhoz férhet hozzá az asszisztens. A kormányzás kulcsfontosságú. Tervezzen együtt a megfelelőséggel és az IT-val korán. Ez biztosítja az érzékeny adatokra vonatkozó védőkorlátokat és a szerepalapú hozzáférést. Azoknak a csapatoknak, amelyek vám- vagy szállítási dokumentációt kezelnek, érdemes domainre hangolt integrációkat használniuk, hogy a válaszok a megfelelő űrlapokat és hivatkozásokat tartalmazzák. Tekintse meg az AI a szállítmányozói kommunikációban című útmutatónkat speciális forgatókönyvekért, ahol a mély adatintegráció hasznos (AI szállítmányozói kommunikációban).

A Copilot élmények szinkronizálhatók meglévő jegykezelő és CRM rendszerekkel is. Megfelelő csatlakozókkal a Copilot frissítheti a rekordokat egy válasz elküldése után. Ez lezárja a kört, így az e-mail kezelés illeszkedik az operatív rendszerekhez. Az integráció kevesebb ismétlődő műveletet és pontosabb státuszfrissítéseket eredményez. Az ügynök akkor működik a legjobban, ha teljes kontextust lát. Megosztott postaládák esetén a beszélgetési előzmények számítanak. Ha a Copilot hozzáfér a levelezési memóriához és a releváns fájlokhoz, következetes válaszokat ad az ügynökök között. Ez csökkenti a megismételt tisztázó kérdéseket és gyorsítja a megoldásokat. Ha integrálni szeretne fejlesztés nélkül, használja a platform alacsony kódú és kód nélküli folyamatait, hogy gyorsan leképezzék a triggerokat és akciókat.

Üzleti érték kiaknázása: projektmenedzsment, egyszerűsítés, okosabb és gyorsabb eredmények

A gyakorlati előnyök mérhetők. Szervezetek kevesebb időt töltenek rutinszerű e-mailezéssel és gyorsabb időpont-egyeztetéssel. Sok csapat számára ez jobb SLA-kat és alacsonyabb költséget jelent interakciónként. Nagyszabású bevezetéseknél a Copilot és kapcsolódó ügynökök heti több ezer óra visszanyerésével szerepeltek a beszámolókban olyan munkára, amely ítélkezést és kreativitást igényel (Microsoft ügyféltörténetek). Ez az üzleti érték gyorsan megjelenik olyan műveleteknél, ahol a volumen kiszámítható és a feladatok ismétlődnek. Használjon pilotot az alapvonal metrikáinak számszerűsítéséhez, majd mérje a javulást.

Tipikus projektesetek közé tartozik az ügyféltámogatás triázsa, értékesítési követők és projektmenedzsment frissítések. Projektmenedzsmentben az asszisztens kinyerheti a teendőket és a következő lépéseket státusz szálakból. Készíthet értekezletjegyzeteket, amelyek kiemelik a felelősöket és határidőket. Értékesítési csapatoknál a Copilot a legutóbbi fióktevékenység alapján megfogalmazhat utánkövetéseket. Támogatási csapatoknál javasolhat válaszokat rendelési adatok és szállítási státusz alapján. Testreszabhatja a sablonokat a hangvétel és megfelelőség követelményeihez. A személyre szabás fontos az ügyfélkapcsolati üzeneteknél.

Az érték gyors skálázásához használjon sablonokat és képzést a csapatok számára. Képezze a felhasználókat a promptmintákra, a tények ellenőrzésére és az eszkalációs folyamatokra. Figyelje az eredményeket és iteráljon. A Copilot funkcióit összekapcsolhatja házon belüli megoldásokkal is. Például platformunk egyedi csatlakozókat hoz létre, amelyek élő ERP és WMS adatokra alapozzák a vázlatokat, így a válaszok pontos ETA-kra és tételadatokra hivatkoznak. Ez csökkenti az utómunka igényét. Ha gyakorlati sablonokra van szüksége logisztikához és rendelésfrissítésekhez, tekintse át a legjobb eszközökről szóló útmutatónkat logisztikai kommunikációhoz (legjobb eszközök logisztikai kommunikációhoz). Kezdje kicsiben, mérjen, majd bővítse. Ez a megközelítés segít a csapatoknak gyorsabban bevezetni, miközben alacsonyan tartja a kockázatot.

Adat elemzés, AI ügynökök és hogyan oldjunk meg problémákat biztonságosan: adat elemzés, ai ügynökök, üzleti érték, problémamegoldás

Mérje az eredményeket egyszerű adat elemzéssel. Kövesse az egy e-mailre fordított időt, a válaszidőket és a jegymegoldási arányokat. Hasonlítsa össze az alapvonal teljesítményével. A Microsoft ügyfelei akár 30%-os csökkenést is említenek az e-mailekre és ütemezésre fordított időben, amit pilotban ellenőrizhet (Microsoft Outlook AI assistant). Használjon beépített elemzéseket és harmadik féltől származó irányítópultokat a trendek megjelenítéséhez. Kösse össze a volumenváltozásokat a nettó időmegtakarítással és az olyan utólagos eredményekkel, mint a gyorsabb rendelések vagy kevesebb eszkaláció.

A magánélet és a biztonság számít. Korlátozza a Copilot hatókörét, ahol szükséges, és auditálja az adathozzáférést rendszeresen. Használjon szerepalapú hozzáférés-vezérlést és naplózást. Tartsa távol a érzékeny adatokat a vázlatoktól, hacsak a szabályzat nem engedélyezi azok idézését. Termékmegközelítésünk támogatja a postafiókonkénti védőkorlátokat, eltávolítást és audit naplókat, így a csapatok automatizálhatnak anélkül, hogy titkokat tennének ki. Ha logisztikára szabott példa kell a biztonságos automatizálásra, nézze meg az AI a fuvarozási logisztikai kommunikációban című bejegyzésünket (AI fuvarozási logisztikában).

Hibaelhárítás egyszerű. Ha az asszisztens tényeket tévesen állít vagy kitalál, fogalmazza át a promptot és írjon kötelező emberi felülvizsgálatot. Beállíthat eszkalációs útvonalakat alacsony bizalmi szint esetére. Érzékelje és javítsa a hangnemeltéréseket vagy a kihagyott kontextust sablonok és képzés révén. Alkalmazzon szabályokat, amelyek kényszerítik a tényellenőrzést meghatározott adatmezők esetén. Végül korlátozza a csatolmányok és külső adatok hozzáférését érzékeny szálaknál. Ezek a lépések segítenek problémákat megoldani, miközben védik az ügyfeleket és a márkát.

Első lépések és gyakran ismételt kérdések: kezdés, gyakran ismételt kérdések, GYIK, egyszerűsítés és bővítmény ellenőrzőlista

Kezdje egy rövid ellenőrzőlistával. Először ellenőrizze a Microsoft 365 Copilot licencelését és engedélyezze a bővítményt a pilotfelhasználók számára. Következő lépésként határozza meg az eseteket és készítse el a promptokat és sablonokat. Ezután csatlakoztassa a releváns rendszereket és állítson be adminisztratív irányelveket. Pilotáljon egy csapattal és mérje az eredményeket. Ez a lépésről lépésre megközelítés csökkenti a kockázatot és segít a csapatoknak gyorsabban skálázni. Ha gyors bevezetésre van szüksége logisztikai csapatoknak, nézze meg útmutatónkat arról, hogyan bővíthetők a logisztikai műveletek munkaerő-felvétel nélkül (hogyan bővítsük a logisztikai műveleteket munkaerő felvétel nélkül).

Megvalósítási lépések: induló promptok és képzési sablonok készítése, valamint integráció Power Automate-tal vagy alacsony kódú folyamattal ismételhető routinghoz. Határozza meg az eszkalációs útvonalakat és az auditálást. Figyelje a metrikákat és iteráljon. Ha a vázlatokat ERP- vagy szállítási rendszerekre kell alapozni, hozzon létre csatlakozókat, amelyek közvetlenül beemelik a kontextust a vázlatba. Ez biztosítja, hogy a válaszok releváns információkat idézzenek és csökkentsék az utólagos tisztázásokat.

Gyakran ismételt kérdések gyakran pont az pontosságra és a hozzáférésre vonatkoznak. Az alábbi rövid GYIK a leggyakoribb kérdésekre ad választ és segít a pilotok elindításában. Ha mélyebb segítségre van szüksége, csapatunk segíthet egyedi csatlakozók és sablonok létrehozásában, hogy az ügynökök többször elsőre helyes válaszokat adjanak. A kezdéshez engedélyezzen irányelveket, válasszon egy kis pilotot és mérje az eredményeket. Ezután a mért sikerek és a felhasználói visszajelzések alapján skálázzon. Ez segít egyszerűsíteni a műveleteket és csökkenteni a költségeket, miközben szigorúan tartja a megfelelőségi kontrollokat.

GYIK

Mennyire pontosak a vázlatok?

A vázlat minősége a prompttól, a rendelkezésre álló kontextustól és a csatlakozóktól függ. Ha a Copilot pontos rendszeradatokhoz és tiszta promptokhoz fér hozzá, magas minőségű vázlatokat készít, de érzékeny üzeneteknél emberi felülvizsgálat javasolt.

Hozzáfér-e a Copilot a csatolmányokhoz?

Igen, adminisztrátori hozzájárulással a Copilot hivatkozhat SharePoint vagy OneDrive csatolmányokra. Ugyanakkor érdemes korlátozni a hatókört és alkalmazni a redakciót és az auditot érzékeny dokumentumoknál.

Hogyan vonom vissza a Copilot hozzáférését?

Az adminok visszavonhatják az engedélyeket tenant szinten, és korlátozhatják a postaláda hozzáférést irányelvek által. Dolgozzon együtt az IT-val és a megfelelőségi csapattal a hozzájárulási útvonalak feltérképezéséhez és a védőkorlátok érvényesítéséhez.

Milyen a legjobb prompt formátum a megbízható válaszokhoz a Copilot használatakor?

Tartsa a promptokat rövidnek és egyértelműnek. Adja meg a célt, a hangvételt és a kívánt terjedelmet. Például: „Írjon tömör státuszfrissítést, barátságos hangvétel, egy tisztázó kérdés.”

Integrálható a Copilot ERP és TMS rendszerekkel?

Igen. Megfelelő csatlakozókkal a Copilot hivatkozhat ERP és TMS adatokra a megalapozott válaszokhoz. Logisztikai példákért és csatlakozótervekért lásd az ERP e-mail automatizálás útmutatónkat (ERP automatizálási útmutató).

Szükséges kódolási tudás a beállításhoz?

Nem. Sok folyamat használ kód nélküli vagy alacsony kódú csatlakozókat és sablonokat. Az üzleti felhasználók gyakran konfigurálhatják a viselkedést mélyebb kódolás nélkül. Általában az IT jóváhagyása szükséges az adatok csatlakoztatásához.

Hogyan kezeli a Copilot a megosztott postaládákat és a beszélgetési előzményeket?

A Copilot használhatja a beszélgetési előzményeket a válaszok konzisztenciájának megőrzéséhez több feladónál. A szál-észlelő memória segít csökkenteni az ismételt tisztázó kérdéseket. Állítson be védőkorlátokat, hogy korlátozza, mi idéződik automatikusan.

Kicseréli a Copilot az ügynököket?

Nem. A Copilot automatizálja az ismétlődő feladatokat és vázlatokat készít, de az emberi felülvizsgálat továbbra is elengedhetetlen az ítélkezéshez, eszkalációhoz és a kapcsolattartáshoz. A cél az, hogy felgyorsítsa a feladatokat, így az emberek magasabb hozzáadott értékű munkára koncentrálhatnak.

Hogyan mérjem az üzleti értéket?

Kövesse az egy e-mailre fordított időt, a válasz SLA-kat és a kezelt volumet. Használjon elemzéseket az alapvonal és a pilot utáni metrikák összehasonlításához. Sok szervezet mérhető javulásról számol be az időmegtakarítás és az hatékonyság növekedése terén.

Hol találok sablonokat és induló promptokat?

Kezdje rövid, szerepalapú promptokkal és egyszerű sablonokkal, amelyek helyőrzőket tartalmaznak rendelési azonosítók vagy szállítási számok számára. Logisztikára szabott sablonokért nézze meg az automatizált logisztikai levelezés oldalunkat (automatizált logisztikai levelezés).