SharePoint: AI a SharePoint-linkek lekéréséhez

sharepoint online & microsoft 365 — why use AI to fetch links

Az MI csökkenti azt az időt, amit a csapatok fájlok felkutatásával töltenek. Ezen felül az MI közvetlen webes hivatkozásokat (webUrl) és rövid összegzéseket is visszaadhat gyors kontextusért. Ez megspórolja a fájl elérési útjának ismételt másolását eszközök között. Ha a szervezet SharePointot használ elsődleges tartalomtárként, a felfedezhetőség számít. A méret miatt a manuális keresés nem gyakorlatias. Egy friss iparági elemzés azt állítja, hogy a vállalatok több mint 80%-a a SharePointot használja elsődleges tartalomkezelő rendszerként, ami magyarázza, miért növekszik gyorsan az MI-alapú keresés elfogadottsága itt. Továbbá a Microsoft integrálja a Copilotot és más eszközöket, hogy javítsa, hogyan találják meg a felhasználók a releváns dokumentumokat és linkeket. Például a Copilot javasolhat dokumentumokat és biztosíthat linkeket, amelyeket a bejelentkezett felhasználó megnyithat; a platform érvényesíti a biztonságot, így az eredmények tiszteletben tartják mindenki jogosultságát a fájl megtekintésére a Microsofttól. Emellett a virtualworkforce.ai kódmentes MI-ügynököket épít, amelyek a SharePointban és más rendszerekben alapozzák a válaszokat. Ez a megközelítés csökkenti az e-mailek kezelésére fordított időt és megszünteti a kézi másolás-beillesztést a megosztott meghajtók között. Ennek eredményeként a csapatok gyorsabban válaszolnak és kevesebb hibát követnek el. Az MI növeli annak esélyét is, hogy a megfelelő személy a megfelelő időben lássa a megfelelő SharePoint-webhelytartalmat. Emellett az MI akkor is segít, ha a fájlok sok könyvtárban, mappában és különböző dokumentumformátumban élnek. Például egy vállalat természetes nyelvű lekérdezést tehet fel, és rövid listát kaphat a releváns SharePointban tárolt dokumentumokról webUrl hivatkozásokkal és rövid összegzésekkel. Végül ez javítja az operatív munkafolyamatokat a Power Platform és az e-mail ügynökök körében. Ha gyakorlati pilotot szeretne, nézze meg a virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/ példát arra, hogyan lehet a SharePoint alapadatokat integrálni az e-mailek szerkesztésébe és az ügyiratok válaszadásába. Összességében a microsoft 365, a SharePoint és az MI kombinációja a töredezett webhelytartalmat használható hivatkozásokká és cselekvésre ösztönző válaszokká alakítja a csapatok számára.

prerequisites — permissions, licences and accounts

Először is szüksége van a megfelelő fiókokra és hozzáférésekre. A legtöbb interaktív forgatókönyvhöz szükséges egy microsoft 365 tenant-felhasználó. Gyakran regisztrálni kell egy Azure AD alkalmazást vagy delegált hitelesítést használni az automatizált API-hívásokhoz. A Copilot használatához emellett microsoft 365 copilot licenc szükséges azoknak a végfelhasználóknak, akik a beépített Copilot dokumentumjavaslatokat szeretnék elérni. Ha Azure szolgáltatásokat futtat vagy az Azure AI Search-t használja indexeléshez, szüksége lesz egy Azure-előfizetésre. Érdemes előre tervezni a licencek kiosztását meglepetések elkerülése érdekében. Ha a Graph API-t tervezi használni drive-elem olvasásra és listaadatok lekérésére, tesztelés közben olyan scope-okat kérhet, mint a Sites.Read.All vagy Sites.ReadWrite.All. Kövesse a legkisebb jogosultság elvét a jogosultság- és engedélyezési döntéseknél. Döntse el továbbá, hogy alkalmazásazonossággal indexel-e, vagy a bejelentkezett felhasználóra támaszkodik. Vegye bele az autentikációs folyamatokat a tervezésbe, és tesztelje mind a delegált, mind az alkalmazás-jelenetű forgatókönyveket. Térképezze fel, ki járul hozzá a tenant admin engedélyezési folyamatok során. Ne feledje, hogy egyes vállalati funkciókhoz admin jóváhagyás szükséges a webhelyszintű hozzáférésekhez. Hozzon létre egy teszt SharePoint-webhelyet vagy mintadokumentum-könyvtárat a folyamatok érvényesítéséhez, mielőtt skálázna. Gondoskodjon tartalék fiókokról és kezelt identitásról, ha éles csővezetéket telepít. Ütemezzen biztonsági frissítéseket és rutint a hozzáférési minták felülvizsgálatára. Ha a csapatának technikai támogatásra van szüksége a beállításhoz, építse be ezt az idővonalba. További információkért az e-mailek automatizálásáról, amelyek SharePoint-tartalmat idéznek, lásd a virtualworkforce.ai/logistics-email-drafting-ai/ oldalt, amely bemutatja, hogyan támaszkodnak az ügynökök a vállalati adatokra válaszadáskor.

indexer and indexing: configure Azure Cognitive Search for SharePoint

Kezdje a SharePoint-connector / indexer használatával az Azure Cognitive Search-ben, hogy feltérképezze a könyvtárakat és kinyerje a tartalmat és a metaadatokat. A connector számos dokumentumtípust elérhet, beleértve a docx és pdf fájlokat is, és kereshető indexet hozhat létre. Válassza ki azokat a konkrét webhelyeket és dokumentumkönyvtárforrásokat, amelyeket be szeretne vonni. Térképezze a SharePoint-mezőket az indexmezőkhöz, hogy az MI használhassa a címeket, címkéket és egyedi metaadatokat. Állítson be ütemezéseket az inkrementális indexeléshez, hogy az index friss maradjon anélkül, hogy mindent újra kellene feltérképezni. Alkalmazzon fájltípus-szűrőket a hatókör korlátozására és a tárhelyköltségek csökkentésére. Gondolja át, hogy kizár-e nagy archívumokat vagy olyan SharePoint fájlok hosszú listáját, amelyeket nem igényel. Figyelje az indexer futásait, és tekintse át a hibákat. Egyes connector-funkciók előzetes verzióban lehetnek; tesztelje ezeket nem éles környezetben először. Ügyeljen az alapértelmezett mezőkódolásra vagy a beágyazott JSON-tartalomra, amely extra feldolgozást igényelhet a metaadatok normalizálásához az MI-felhasználás előtt. Kövesse nyomon az index méretére, késleltetésére és a feldolgozott dokumentumok számára vonatkozó mérőszámokat. A dokumentumfeldolgozás igényei fájltípusonként és a metaadatok gazdagsága szerint eltérnek. Ha RAG mintákat használ, biztosítsa, hogy a visszakeresési lépés azonosítja és csatolja a webUrl-t a kontextushoz. Kombinálja az Azure Cognitive Search eredményeit microsoft Graph hívásokkal, amikor élő webUrl-re vagy jogosultság-ellenőrzésre van szükség. A virtualworkforce.ai gyakran egy kis pilot indexet javasol a visszakeresés pontosságának érvényesítésére, mielőtt sok SharePoint-webhelyet bevonna. Végül használjon figyelést és riasztásokat, hogy az adminisztrátorok reagálhassanak, amikor az indexer ismétlődő hibákat jelent. További műszaki részletekért a connectorokról lásd az Airbyte SharePoint connector dokumentációját itt és a ServiceNow útmutatóját az külső tartalmak indexeléséhez itt.

sharepoint document and sharepoint list retrieval (microsoft Graph APIs)

Használja a Microsoft Graph driveItem végpontjait a metaadatok, beleértve a webUrl és a fájlútvonal beolvasásához egy SharePoint dokumentum esetén. Egy tipikus GET a /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} végpontra visszaadja azokat az alapmezőket, amelyeket MI promptokban felhasználhat. A listák másként viselkednek. Egy SharePoint-lista olyan mezőket tárol, amelyek gyakran linkeket tartalmaznak oszlopértékekként, nem pedig drive-elemként. Lekérdezheti a listaelemeket a Lists API-n keresztül, hogy megkapja a listaelem mezőit és az esetleges láncolt URL-eket. Ha elemes jogosultságokat kell lekérni, használja a /permissions végpontot, amikor validálni szeretné egy felhasználó jogosultságát egy adott elemre. Gondoskodjon következetes metaadatokról, mint például címek, címkék és egyedi mezők, hogy az MI relevanciája javuljon. Normalizálja a gyakori mezőket a könyvtárak között, hogy a keresési dokumentumhívások összehasonlítható adatokat adjanak vissza. Ügyeljen olyan fájltípusokra, mint a pdf és docx, amelyek eltérő elemzést vagy OCR-t igényelhetnek bizonyos esetekben. Amikor SharePoint-eredmények listája tér vissza, csatolja a webUrl-t, hogy a felhasználó megnyithassa az eredetit. Ha tartalmat kell kinyerni egy privát mappából, ellenőrizze, hogy az autentikációs modell támogatja-e azt a scope-ot. Használjon delegált hitelesítést, ha tiszteletben szeretné tartani a bejelentkezett felhasználó jogosultságait; alkalmazás-hitelesítést csak vállalati szabályzat megerősítése után alkalmazzon. Tervezzen dokumentumszintű hozzáférés-ellenőrzéseket minden olyan csővezetéknél, amely linkeket ad vissza felhasználóknak. Ne feledje, hogy a SharePointban tárolt dokumentumok feltételezett hozzáférési szabályok vagy külső megosztás esetén további lépéseket igényelhetnek. Az ismeretforrások és a biztonságos javaslatok konfigurálásával kapcsolatos Microsoft-útmutatásért lásd a Microsoft Learn oldalát itt.

automate: Copilot, Power Automate and secure content retrieval

Copilot ügynökök és Power Automate folyamatok lehetővé teszik a SharePoint-linkek lekérésének és összegzésének automatizálását. A Copilot Studio segítségével konfigurálhat tudásforrásokat, hogy a keresések egy adott SharePoint-webhelyre vagy könyvtárra korlátozódjanak, így az eredmények fókuszáltak maradnak. A Power Automate indíthat indexelést, hívhat Graph API végpontokat a webUrl mezők lekérésére, majd átadhatja az eredményeket egy MI-nek, hogy összefoglalja vagy gazdagítsa azokat. Automatizálás esetén érvényesítse a dokumentumszintű engedélyezést, és naplózza minden lekérést auditálás céljából. Valósítson meg feltételes hozzáférést, és használjon Entra identitásokat a szolgáltatási főfelhasználók és a kezelt identitás folyamataihoz. A kényes kimeneteket irányítsa olyan kontrollokhoz, amelyek eltakarják a titkokat. Állítson be eszkalációs utakat az automatizációban, hogy kivételes rekordok adminhoz vagy humán felülvizsgálóra kerüljenek. Tartson rövid megőrzési politikát a köztes eredményekre. Kombinálja a Copilot-ajánlásokat vállalati funkciókkal, például szerepalapú hozzáféréssel, hogy a felhasználók csak azt lássák, amit megnyithatnak. Rendszeresen frissítse és vizsgálja felül a connectorokat és a szolgáltatási főfelhasználókat. Tesztelje azokat a folyamatokat, amelyek egy SharePoint-fájlt lekérnek, majd ellenőrizzék a hozzáférési jogosultságot, mielőtt URL-t adnak vissza. A virtualworkforce.ai kódmentes ügynököket épít, amelyek automatizálják az e-mail válaszokat és a SharePoint-tartalomban alapozzák a válaszokat, ami csökkentheti az operációs csapatok feldolgozási idejét. Ezek az ügynökök egyedi csővezetéket hozhatnak létre a kivonatoláshoz, összegzéshez és linkek csatolásához a vázlatválaszokba. Ha nagy kötegek automatizálását tervezi, tervezzen ellenálló csővezetéket, és építsen be újrapróbálkozási logikát, ha az indexer vagy a Graph API hívások hibáznak.

additional resources — examples, file type handling, metadata and next steps

Először is vegye fel a gyakorlati elemeket a projekttervbe. Tegye közzé a Graph-hívások példáit, amelyek lekérik a webUrl-t és a jogosultságokat. Adjon hozzá egy Azure Cognitive Search indexer receptet a gyakori fájltípusokhoz. Sorolja fel a fájltípus-kezelési szabályokat a docx, pdf és képek esetére, amelyek OCR-t igényelhetnek. Normalizálja a metaadatmezőket a dokumentumkönyvtárak között, és alkalmazzon címkézési szabályokat az MI-eredmények konzisztenciája érdekében. Térképezzen fel egy kis halmazt SharePoint-webhelyforrásokból egy pilothoz, mielőtt sok webhelyet bevonna. Tartalmazzon egy ellenőrzőlistát az előfeltételekről, hogy korán ellenőrizni tudja az autentikációt és az admin jóváhagyást. Gyűjtsön össze egy rövid listát az adminokról és a webhelytulajdonosokról, akik gyorsan javíthatják a metaadat-hiányokat. Mérje a visszakeresés pontosságát, és kövesse nyomon, hányszor kattintanak a visszaadott URL-re ahelyett, hogy megnyitnák az eredeti SharePoint-dokumentumot. Fontolja meg a RAG mintákat, amikor összegzést ad hozzá, és döntse el, hogy tárol-e beágyazásokat egy vektorindexben. Használja a virtualworkforce.ai erőforrásait az operációs csapatok számára, hogy példákat lássanak arra, hogyan alapozzák a válaszokat a SharePoint és ERP rendszerek adataira; lásd az automated-logistics-correspondence esetet a logisztikai automatizálás példájaként. Végül konzultáljon az Airbyte SharePoint connector dokumentációjával és a ServiceNow külső tartalmakra vonatkozó útmutatójával további forrásokért. Ha segítségre van szüksége, kérdezze meg a felhőadminisztrátort vagy vegye fel a kapcsolatot a technikai támogatással időben. Következő lépések: futtasson pilotot egy kis webhelykészleten, mérje a felhasználói elégedettséget, igazítsa a metaadatokat és a szűrőket, majd skálázza az indexet és az automatizálást.

FAQ

How does AI find links inside SharePoint?

Az MI úgy talál linkeket, hogy indexeli a SharePoint tartalmát és metaadatait, majd visszaadja a releváns tételek webUrl-jét. Egy indexer vagy Graph API hívás csatolhatja az élő URL-t, hogy a felhasználók megnyithassák az eredetit.

Do AI tools respect SharePoint permissions?

Igen. Az olyan MI-integrációk, mint a Copilot és a Graph-alapú megoldások tiszteletben tartják a SharePoint jogosultsági modelljét, és csak azokat az elemeket adják vissza, amelyeket a felhasználó megtekinthet. Tervezze meg az autentikációs és engedélyezési folyamatait úgy, hogy delegált vagy alkalmazás-hozzáférést használ a szabályzatnak megfelelően.

What licences do I need to run Copilot with SharePoint?

A Copilot funkciókhoz hozzáférő felhasználóknak microsoft 365 copilot licence szükséges, továbbá releváns Azure-előfizetések, ha Azure szolgáltatásokat használ. Ellenőrizze a tenant-szintű jogosultságokat, mielőtt széles körben bevezetné.

Can I index both documents and lists?

Igen. Indexelheti a dokumentumkönyvtárakat és a SharePoint-listák tartalmát; a keresési index különböző mezőket kap minden forrásból. A listák gyakran oszlopértékekként tárolnak linkeket, míg a drive-elemek webUrl mezőket tartalmaznak.

Which file types should I include in indexing?

Tartalmazza a gyakori típusokat, mint a docx és a pdf, ha teljes szöveges keresésre van szükség, és zárja ki a nagy bináris fájlokat, amelyek költséget növelnek. Határozzon meg olyan fájltípus-szűrőt, amely megfelel az üzleti igényeinek és a megfelelőségi szabályoknak.

How do I ensure good metadata?

Állítson be címkézési szabályokat, sablonokat és érvényesítést a könyvtár szintjén a metaadatok minőségének javítása érdekében. Futtasson pilotot a hiányosságok azonosítására, és jelöljön ki adminokat a visszatérő problémák javítására.

Can I automate retrieval into emails?

Igen. Automatizálhatja a lekérést Power Automate-tal vagy kódmentes ügynökökkel, amelyek üzeneteket készítenek és beillesztik a SharePoint-elemek linkjeit. A virtualworkforce.ai példákat nyújt logisztikai és üzemeltetési csapatoknak, amelyek bemutatják, hogyan gyorsítják fel a földelt válaszok a válaszadást.

What about security and auditing?

Érvényesítse a feltételes hozzáférést, naplózza a lekéréseket, és rendszeresen vizsgálja felül a szolgáltatási főfelhasználókat a robusztus biztonság fenntartásához. Tartalmazzon dokumentumszintű ellenőrzéseket, mielőtt linkeket ad vissza az eredeti webhelyen kívüli felhasználóknak.

How do I measure success?

Kövesse olyan mérőszámokat, mint a visszaadott URL-ek átkattintási aránya, lekérdezésenként megtakarított idő és a visszakeresés pontosságának javulása. Gyűjtsön felhasználói visszajelzést a pilot során, és mérje a manuális keresésre fordított idő csökkenését.

Where can I find implementation guides?

Forduljon platformdokumentációkhoz, például az Airbyte SharePoint connectorhoz és a Microsoft Copilot útmutatásaihoz lépésről lépésre útmutatásért. Fedezze fel a szállítói példákat és további forrásokat a pilot tervezéséhez és a működés skálázásához.