AI-munkatárs a Microsoft 365-höz: Copilot útmutató

copilot és microsoft 365: mit tesz egy MI-kolléga

A Microsoft 365 Copilot egy beágyazott MI-kolléga, amely a Word, Excel, Outlook, Teams, Power BI és SharePoint alkalmazásokban dolgozik. Először nagy nyelvi modelleket kombinál a Microsoft Graph szervezeti adataival. Ezután a fájlokkal és csevegésekkel összefüggésben működik, nem pedig külön alkalmazásként. Röviden: a Copilot asszisztensként segít megírni, szerkeszteni és megtalálni dolgokat azokon az eszközökön belül, amelyeket már használnak.

A Copilot adatokhoz fér hozzá és tartja a kontextust azáltal, hogy olvassa a dokumentumok, megosztott fájlok és csevegések tartalmát. A Microsoft Graph jeleit használja annak megértésére, hogyan kapcsolódnak egymáshoz az e-mailek, naptár, fájlok és Teams-csatornák. A magánélet és az irányítás érdekében az adminisztrátorok állítják be a hozzáférési és adatkezelési szabályokat, így a Copilot csak az IT és megfelelőségi csapatok által engedélyezett adatokat használhatja. Ez a kontextusérzékeny képesség hasznosabb válaszokat eredményez és csökkenti a tények utáni vadászásra fordított időt.

Az alapvető képességek közé tartozik a létrehozás, összegzés, elemzés és automatizálás. Például létrehozás: a Copilot képes e-mailt megfogalmazni kulcspontok és hangnem-útmutatás alapján. Összegzés: a Copilot rövid értekezlet-összefoglalót készíthet az átiratokból. Elemzés: a Copilot létrehozhat egy Excel-diagramot és kiemelheti a trendeket egy táblázat alapján. Automatizálás: a Copilot rutinszerű formázást és ismétlődő szerkesztéseket végezhet Wordön belül. Ezek a műveletek lehetővé teszik a csapattag számára, hogy a megítélésre és döntéshozatalra koncentráljon ahelyett, hogy ismétlődő feladatokkal töltené az idejét.

A felhasználási esetek könnyen elképzelhetők. Egy projektmenedzser megkéri a Copilotot, hogy fogalmazzon meg egy státuszfrissítést. Az MI-asszisztens megírja az üzenetet, hivatkozik a legfrissebb táblázatértékekre, és javasol teendőket. Ezután a csapattag áttekinti és elküldi. Emellett olyan eszközök, mint a virtuális asszisztens logisztikához megmutatják, hogyan tudnak iparág-specifikus ügynökök pontos, kontextusérzékeny válaszokat készíteni Outlookban ERP- és SharePoint-adatok lehívásával, ami csökkenti a kézi másolást-beillesztést és felgyorsítja a válaszokat. A sok e-mailt kezelő csapatoknak egy részletes példa a virtuális asszisztensekre a logisztikában itt található: virtuális asszisztens logisztikához.

microsoft 365 copilot: mérhető termelékenység és statisztikák

A főbb mutatók jelentős időmegtakarítást és termelékenységnövekedést jeleznek. A szervezetek körülbelül 10%–30% időmegtakarítást jelentenek bizonyos feladatok esetén Copilot használatával. Például egy tanulmány 10%–20%-os időcsökkenést dokumentált az adatok összeállításában és erőforrások közti együttműködésben (Microsoft esettanulmányok). Egy másik tanulmány szerint a Copilot körülbelül 30%-kal gyorsabb adatelemzést és 25%-kal gyorsabb jelentéskészítést tesz lehetővé (Devoteam útmutató).

Rövid esettanulmányok is kontextust adnak. A Vodafone azt jelentette, hogy hozzávetőlegesen heti három órát spóroltak felhasználónként, amikor az alkalmazottak a Copilotot használták rutinszerű, csapatok közötti feladatokra. Más ügyfeleknél napi percek megtakarítása gyűlik össze; sok felhasználó körülbelül napi 14 perc nyereségről számol be gyakori munkafolyamatokban. Egy TEI-stílusú elemzés körülbelül 20%-os növekedést sugall az általános termelékenységben azokon a szerepkörökön belül, amelyek erősen dokumentum- és értekezlet-centrikusak (ERP Software Blog). Ezek az eredmények mért próbákból és korai bevezetésekből származnak, nem marketingbecslésekből.

Az ROI méréséhez szorozza meg a megtakarított időt az adott feladat értékével. Először mérje a tevékenység alapidőigényét. Ezután indítson rövid pilotot és mérje a Copilot használatával eltöltött időt. Végül alakítsa át a megtakarított órákat pénzbeni értékké az átlagos bér vagy a feladatköltség alapján. Nagy e-mailforgalmú csapatoknál egy célzott megoldás jelentősen csökkentheti a kezelésre fordított időt. Például a virtualworkforce.ai ügyfelei az e-mailek kezelési idejét üzenetenként körülbelül 4,5 percről 1,5 percre csökkentették az ERP- és SharePoint-forrásokra alapozott válaszokkal. Az automatizált logisztikai levelezésről további információk itt találhatók: automatizált logisztikai levelezés.

Használjon intervallumokat és hivatkozzon forrásokra, amikor számokat mutat be. Ez reális elvárásokat tart fenn és segíti az érdekelteket a döntéshozatalban. A Microsoft szerint a Copilot segít a csapatoknak „okosabban dolgozni” azáltal, hogy adatokat csomagol cselekvésre kész betekintésekké (MSP Corp). Ezért a vezetőknek pilotolniuk, mérniük és a skálázásra való felkészülést az aktuális javulások alapján kell tervezniük.

microsoft 365 copilot chat és microsoft teams: értekezletek, csevegések és követések kezelése

A Copilot Chat lehetővé teszi a fájlok feltöltését, kérdések feltevését és tömör válaszok kapását. A Teams-integráció értekezlet-összefoglalókat, teendőket, élő átiratot és javasolt követéseket készít. Ez csökkenti a kontextusváltást és segít mindenkinek összhangban maradni. Például egy értekezlet-összefoglaló felsorolhatja a döntéseket és a felelősöket, hogy az értekezleten hiányzó csapattag gyorsan felzárkózhasson.

A Copilot Chat felhasználási esetei az értekezlet előtti, alatti és utáni szakaszokra bonthatók. Az értekezlet előtt a Copilot összegyűjtheti a releváns dokumentumokat és megjelenítheti őket egy Teams-csatornában. Az értekezlet alatt élő jegyzeteket készíthet és nyomon követheti a teendőket. Az értekezlet után tiszta összefoglalót és a terjesztésre alkalmas teendőlistát ad. Ezek a folyamatok hatékonyabbá teszik a csapatokat és csökkentik a kézi jegyzetelést.

Itt egy demófolyam az értekezlet-összefoglalóhoz. Először csatolja az értekezlet átiratát vagy felvételét. Ezután kérje meg a Copilotot egy tömör összefoglaló elkészítésére. Majd kérjen teendőket felelősökkel és határidőkkel. Minta prompt: „You are a project manager. Summarise the attached meeting transcript into decisions, action owners and deadlines.” Várt kimenet: egy rövid összegzés, majd egy 3–5 tételes feladatlista. Például: egy bekezdéses összefoglaló és három teendő felelősökkel és dátumokkal.

A Teams-integráció támogatja a követéseket csatornákban és naptármeghívókban is. A Copilot közzéteheti az összefoglalót egy Teams-csevegésben és létrehozhat egy feladatot a Microsoft Plannerben vagy frissíthet egy nyilvántartást. Ez láthatóvá teszi a munkát és csökkenti a kontextus elvesztését a megosztott fájlokban. Az értekezletek kezeléséről és a kézi átadások csökkentéséről szóló iránymutatásokért tekintse meg az operációk skálázásáról szóló útmutatót: hogyan bővítsük a logisztikai műveleteket munkaerő-felvétel nélkül.

A Copilot Chat segít a csoportnak fókuszban maradni. Olyan, mint egy MI-kolléga, amely jegyzetel és javasolja a következő lépéseket. Mivel az értekezlet folyamán belül működik, az emberi kollégák kontrollálják a végső döntéseket. Ez a keverék növeli az értekezletek hatékonyságát és lerövidíti a cselekvésre jutás idejét.

ai ügynökök és ai csapattárs: feladatok, projektmenedzsment és értekezletek automatizálása

Az AI-ügynökök specializált csapattársként működnek, amelyek folyamatos munkát végeznek, például mérföldkövek nyomon követését és feladatok kinyerését. Például egy facilitátor ügynök átnézi a SharePoint és OneDrive megosztott fájlokat, hogy fontos dokumentumokat emeljen ki egy sprint demohoz. Hasonlóképpen egy elemző ügynök gyors trendanalízist végezhet Power BI-adatokon és megoszthat egy rövid összefoglalót a döntéshozó csapattaggal. Ezek a szerepek lehetővé teszik az emberi kollégák számára, hogy rutinszerű, adatintenzív feladatokat delegáljanak.

A tipikus ügynöki szerepek közé tartozik a kutató, elemző és projektasszisztens. A kutató háttérfájlokat gyűjt és rövid, irodalmi stílusú összefoglalót készít. Az elemző megnézi a számokat és kiemeli a rendellenességeket. A projektasszisztens frissíti az állapotjelentéseket és értesíti a felelősöket a lejárt elemekről. Ezek az MI-ügynökök képesek kapcsolatba lépni a Microsoft 365 alkalmazásokkal és olyan nyilvántartásokkal, mint a Microsoft Planner, hogy frissítéseket tegyenek közzé és feladatokat hozzanak létre.

Folyamatpélda: egy projekt mérföldkő-frissítés. Először az MI-csapattárs átvizsgálja a projektmappát és kinyeri a legfrissebb projekttervet. Ezután frissít egy állapotjelentést és közzétesz egy összefoglalót a Teams-csatornában. Majd feladatokat hoz létre a felelősöknek és emlékeztetőket állít be a naptárban. Végül a projektmenedzser átnézi a frissítéseket és jóváhagyja a változtatásokat. Ez a folyamat csökkenti a manuális státuszösszeállítást és lerövidíti a jelentési ciklusokat.

Korrelációk és emberi felügyelet elengedhetetlenek. Az ügynökök javaslatokat tesznek és releváns dokumentumokat emelnek ki, de az embereknek ellenőrizniük kell a tényeket és jóváhagyni a döntéseket. Tartson egy ellenőrzőlistát annak eldöntésére, mikor használjon ügynököt és mikor embert: 1) Ügynököt használjon ismétlődő adatlekérésre és formázásra. 2) Embert használjon ítélkezést igénylő döntésekhez és érdekelt felekkel folytatott tárgyalásokhoz. 3) Mindkettőt használja összetett feladatoknál, ahol az ügynök vázlatokat készít, és az emberek véglegesítik azokat. Azoknak a csapatoknak, amelyek iparág-specifikus e-mail-szerkesztést igényelnek ERP és WMS adatokhoz kapcsolódva, a virtualworkforce.ai bemutatja, hogyan tudnak no-code ügynökök pontos válaszokat készíteni és frissíteni a rendszereket; lásd: ERP e-mail automatizálás logisztikához.

A Microsoft 365 Copilot fejlődik a specializált ügynökök felé, amelyek együtt dolgoznak az emberekkel a projektek és értekezletek kezelésében. Bár a technológia erőteljes, egyértelmű tulajdonjogot, védőkorlátokat és rutinszerű ellenőrzéseket igényel a minőség és megfelelőség biztosítása érdekében. Ez a megközelítés támogatja a skálázást, miközben megőrzi az emberi felelősségvállalást.

prompt és beszélgetés indítása: gyakorlati promptok egy MI-asszisztenshez és csapattaghoz

A jó promptok rövidek, szerepet és célt adnak meg, valamint tartományt és kívánt formátumot is meghatároznak. Például egy tömör prompt megadhatja a Copilotnak, hogy viselkedjen projektmenedzserként és készítsen egy rövid státuszt. Csatolja a kapcsolódó fájlokat, ha lehetséges, mert a Copilot jobban reagál kontextussal. Indítson beszélgetést világos utasításokkal és a kívánt kimenet típusával.

Itt kész prompt sablonok találhatók Outlookhoz, Wordhöz, Excelhez és Teamshez. 1) Outlook e-mail vázlat: „Ön egy ügyfélszolgálati vezető. Fogalmazzon meg egy udvarias választ a csatolt rendelésinquiryre várható érkezési idővel és teendőkkel, 3 pontban.” 2) Word vezetői összefoglaló: „Ön egy elemző. Foglalja össze a csatolt jelentést egy egylapos vezetői összefoglalóvá három javaslattal.” 3) Excel adatelemzés: „Viselkedjen elemzőként. Vizsgálja át a csatolt táblázatot és sorolja fel a három legfontosabb trendet és egy diagramjavaslatot.” 4) Teams értekezlet-összefoglaló (megbeszélés jegyzetei): „Ön egy projektmenedzser. Foglalja össze az utolsó értekezletet (csatolt átirat) döntésekre, felelősökre és határidőkre bontva.” 5) Diavetítő beszédjegyzetek: „Írjon 3 tömör beszédjegyzetet a 4. diára, felsővezetőknek szóló célzással.” 6) Feladatfrissítés: „Készítsen egy rövid státuszfrissítést a csatornába, felsorolva a blokkolókat és a felelősöket.”

A promptok jó gyakorlatai és kerülendők egyszerűek. Tegye: adja meg a szerepet, a terjedelmet és a formátumot. Tegye: csatoljon fájlokat, ha rendelkezésre állnak. Tegye: kérjen rövid listát vagy felsorolást. Ne tegye: hagyja a célt homályosan. Ne tegye: ne kérjen hosszú esszéket, amelyeket kézzel kellene átdolgozni. Használjon kis finomhangolást, ha a válasz nem találja el a célját. Például kérje meg a Copilotot, hogy „rövidítse három pontra” vagy „hivatkozza a fájlforrásokat”, hogy finomítsa a kimenetet. Ez a módszer csökkenti a nehéz prompt-mérnöki munkát és felgyorsítja az iterációt.

A prompt-finomhangolás gyors. Először próbáljon ki egy rövid, szerep és cél alapú promptot. Másodszor adjon meg korlátokat, például hossz vagy hangnem tekintetében. Harmadszor adjon meg egy példakimenet-formátumot. Ezek a lépések segítik az MI-kollégát, hogy használható vázlatokat adjon gyorsan. Ha iparág-kész e-mail-ügynököket szeretne, amelyek no-code beállítást igényelnek és válaszokat alapoznak ERP és WMS rendszerekre, termékkínálatunk elmagyarázza, hogyan konfigurálhatja a hangnemet és az eskalációs szabályokat IT-jegy nélkül: logisztikai e-mail-szerkesztés AI.

a MI jövője, egyszerűsítés, követés microsoft 365 és csapatdinamika: kormányzás, biztonság és bevezetés a modern munkahelyen

A kormányzás, adatvédelem és bevezetés fontos szempontok, ahogy a csapatok MI-t adnak hozzá. A Microsoft hangsúlyozza a biztonságot és a megfelelőséget, és az adminok szabályozzák az adat-hozzáférést és a tárolási beállításokat. Például a csapatok korlátozhatják, hogy a Copilot mely bérlőket vagy dokumentumtárakat olvashatja. Ez csökkenti a kockázatot és segít megfelelni a szabályozási követelményeknek régiónként.

Kormányzási ellenőrzőlista: állítsa be az engedélyeket, engedélyezze a monitorozást, határozza meg a megőrzést és az auditnaplózást, és dokumentálja a használati szabályzatot. Továbbá hozzon létre jóváhagyási folyamatokat érzékeny kimenetekhez és írja elő az emberi jóváhagyást az ügyfélkommunikációkhoz. Használjon központosított monitorozást a szokatlan használat feltárására. Ez biztosítja, hogy az adatok használata megfelelőségi és átláthatósági követelményeknek feleljen meg.

A bevezetési tervnek a pilot, mérés, skálázás sorrendet kell követnie. Először futtasson egy kis pilotot világos feladatokkal és mérőszámokkal. Ezután mérje az időmegtakarítást és a minőségre gyakorolt hatást. Végül skálázzon át közeli csapatokra, miközben fenntartja a kormányzást. A képzés javítja az elfogadást. Rövid workshopok, mintapromptok és szerepalapú sablonok segítik a csapatokat az MI gyors befogadásában. Logisztikai csapatok számára egy fokozatos bevezetés, amely a Copilotot megrendelés-rendszerekhez és SharePointhoz kapcsolja, csökkenti a hibákat és következetessé teszi a válaszokat; olvassa el, hogyan skálázhatók a logisztikai műveletek AI-ügynökökkel: hogyan skalázzuk a logisztikai műveleteket AI ügynökökkel.

A csapatdinamikára gyakorolt hatások közé tartozik a szerepek változása és a tisztább átadások. Az MI átveheti a rutinszerű munkát, és az emberi kollégák a kivételekre és stratégiára összpontosíthatnak. Ezért a vezetőknek újradefiniálniuk kell a felelősségeket, hogy elkerüljék a túlzott reliance-t a Copiloton. Ösztönözzék az MI-kimenetek kritikus átvizsgálását és tartsák fenn az eskalációs útvonalakat.

Végül három egyértelmű következő lépés a vezetők számára: pilotálják a Copilot Chatet egy csapatnál, mérjék a megtakarított időt és a minőségre gyakorolt hatást, valamint állítsanak fel kormányzási szabályokat az IT-vel és a jogi osztállyal. Ezek a lépések segítik az egyszerűsítést miközben védik az adatokat. A valós ROI nyomon követéséhez hasonlítsa össze a pilot előtti és utáni mutatókat, és ennek megfelelően igazítsa a bevezetési tervet. A MI jövője alakítja a munkafolyamatokat és a csapatdinamikát; egy ellenőrzött, mért megközelítés segít a csapatoknak kihasználni az előnyöket és kezelni a kockázatokat.

GYIK

Mi a Microsoft 365 Copilot és hogyan működik?

A Microsoft 365 Copilot egy MI-társa, amely be van ágyazva a Microsoft 365 alkalmazásokba, hogy segítsen tartalmak megfogalmazásában, információk összegzésében és a rutinfeladatok gyorsításában. Úgy működik, hogy nagy nyelvi modelleket kombinál a Microsoft Graph jeleivel, és kontextusban dolgozik a fájlokkal és csevegésekkel.

Hozzáférhet-e a Copilot a vállalati adatainkhoz a SharePointban és a OneDrive-ban?

Igen, a Copilot képes megjeleníteni a SharePointból és OneDrive-ból származó tartalmakat, ha az adminok engedélyezik a hozzáférést. A vezérlők lehetővé teszik az IT számára, hogy korlátozza, mely helyeket és dokumentumtípusokat olvashat a Copilot, hogy megvédje az érzékeny információkat.

Mennyi időt takaríthatnak meg a csapatok a Copilot használatával?

Az időmegtakarítás feladattól és szereptől függ, de a publikált pilotok körülbelül 10%–30%-os csökkenést mutatnak bizonyos munkafolyamatoknál, beleértve a gyorsabb adatelemzést és a gyorsabb jelentéskészítést (Devoteam útmutató). Pontos ROI-becsléshez mérje le a pilot eredményeit.

Ugyanaz a Copilot, mint más generatív MI-eszközök, például a Google AI?

Nem; a Copilot úgy lett kialakítva, hogy a Microsoft 365 alkalmazásokon belül működjön, és a Microsoft Graph szervezeti jeleit használja. A Copilot a kontextusra és a munkahelyi feladatokra fókuszál, nem pedig egy általános chatmodellre, mint a Google AI.

Hogyan írjak hatékony promptokat a Copilothoz?

Tartsa a promptokat röviden és világosan, adjon szerepet, állítsa be a célt, és határozza meg a formátumot. Csatolja a releváns fájlokat, ha lehet. Minta prompt: „Ön egy projektmenedzser. Foglalja össze a csatolt átiratot döntésekre és teendőkre.”

Képes-e a Copilot e-maileket megfogalmazni, amelyek ERP- vagy WMS-adatokra hivatkoznak?

A Copilot hivatkozhat belső fájlokra és rendszerekre, amelyek elérhetők csatlakozókon keresztül, de iparág-kész e-mail-ügynökök, mint a virtualworkforce.ai megoldásai, kifejezetten úgy készülnek, hogy válaszokat alapozzanak ERP-, TMS- és WMS-adatokra nagyobb pontosságért. Részletekért lásd az automatizált logisztikai levelezés útmutatót: automatizált logisztikai levelezés.

Milyen kormányzási lépéseket tegyünk, mielőtt bevezetjük a Copilotot?

Hozzon létre egy kormányzási ellenőrzőlistát, amely lefedi az engedélyeket, a monitorozást, a megőrzést és az érzékeny kimenetekre vonatkozó szabályokat. Pilotáljon egy kis csapattal és validálja a megfelelőséget, mielőtt szélesebb körben bevezetné. Vonja be az IT-t és a jogi osztályt korán a folyamatba.

El fogja-e venni a Copilot az emberi szerepeket?

A Copilot úgy lett tervezve, hogy az emberek mellett működjön, ne helyettesítse őket. A rutinszerű és adatintenzív feladatokat kezeli, így az emberi kollégák a megítélésre, kivételekre és kapcsolatokra koncentrálhatnak.

Hogyan integrálódik a Copilot a Microsoft Teams értekezleteivel?

A Copilot élő átiratot, értekezletjegyzeteket és utólagos összefoglalókat biztosít, emellett felsorolja a teendőket és javasolja a követéseket. Ez csökkenti a kézi jegyzetelést és felgyorsítja a feladatok átadását a csapattagoknak.

Hol tanulhatok többet az e-mailek automatizálásáról AI-val a logisztikában?

Példákért no-code, iparág-specifikus e-mail-automatizálásra, amely integrálódik ERP-vel és SharePointtal, lásd a következő forrásokat az ügyfélszolgálat javításához MI segítségével és a műveletek bővítéséhez felvétel nélkül: hogyan javítsuk a logisztikai ügyfélszolgálatot MI segítségével és hogyan bővítsük a logisztikai műveleteket munkaerő-felvétel nélkül.