AP-automatizálás SAP Business One-hoz

ap automatizálás, sap business one és miért érdemes automatizálni a szállítói számlákat

Az AP automatizálás szoftvervezérelt hatékonyságot hoz a szállítói számlakezelésbe. Gyakorlatban az SAP Business One esetében az AP automatizálás harmadik fél által fejlesztett bővítményeket jelent, amelyek digitalizálják a számlákat, az engedélyezéseket és a könyvelést az SAP Business One‑ban. Ezek a bővítmények rögzítik a számlát, kinyerik az adatokat, továbbítják az engedélyezéseket, és visszaküldik a könyvelési tételeket az alapul szolgáló SAP ERP vagy SAP rendszerbe. A cél egyszerű: automatizálni az ismétlődő feladatokat, hogy a pénzügyi csapatok az eltérésekre és az elemzésre koncentrálhassanak.

A piac erős lendületet mutat. A globális AP automatizálási piac 2023‑ban körülbelül 3,07 milliárd USD volt, és várhatóan 2030‑ra megközelíti a 7,1 milliárd USD‑t, mintegy 12–13% éves növekedési rátával Mordor Intelligence. Ugyanakkor az SAP vezető szerepe ezen a területen egyértelmű: az „SAP volt az egyetlen cég, amelyet mindhárom vizsgált piacon vezetőként neveztek meg” a számlafeldolgozás automatizálásával kapcsolatos kutatásban IDC MarketScape. Ezek a tények számítanak, amikor az SAP Business One integrációs útvonalát választja.

Ma a legtöbb csapat részlegesen automatizált marad. Körülbelül a csapatok 74%-a jelent részleges automatizáltságot, ami sok manuális munkát hagy érintetlenül Accounts Payable Trends 2024. Gyakorlatban a manuális AP folyamatok továbbra is sok beírást és ellenőrzést igényelnek. Például a csapatok gyakran töltenek időt a számla és a beszerzési rendelések közötti eltérések rendezésével, hiányzó jóváhagyások után való futkosással, és a beszállítói törzsadatok javításával. Ezek a feladatok lassítják a kifizetési folyamatot és növelik az egy dokumentumra jutó költséget.

A gyors nyereségek teszik vonzóvá az automatizálást. Először is, az automatizálás csökkenti a számlánkénti költséget és a hibákat. Másodszor, rövidülnek a jóváhagyási idők és javulnak az auditálási nyomvonalak. Harmadszor, javulnak a szállítói kapcsolatok, mert a kifizetések időben érkeznek. Ha sok e‑mail lekérdezéssel küzd az AP kivételekkel kapcsolatban, a mi virtualworkforce.ai ügynökeink kontextusérzékeny válaszokat készíthetnek és küldhetnek, amelyek hivatkoznak az ERP adataira és felgyorsítják a megoldást; lásd példánkban az automatizált logisztikai levelezésre alkalmazott e‑mail automatizálást automatizált logisztikai levelezés.

számlafeldolgozás, OCR és AP automatizálási szoftverek SAP‑hoz

A számlafeldolgozás a rögzítéssel kezdődik. Ez a lépés fogadhat papíros beszkennelt számlákat, PDF csatolmányokat vagy natív e‑számlákat. Ezután OCR és MI kinyeri a fejléc- és tételadatokat. A modern optikai karakterfelismerés és a gépi tanulás mezők térképezését végzi és javaslatot tesz a főkönyvi besorolásra. Egy utolsó érvényesítési lépés párosítja a számlát a beszerzési rendeléssel és a bejövő áruk nyugtájával, ahol alkalmazható. Ez a teljes folyamat a legtöbb AP automatizálási szoftverimplementáció magja az SAP Business One‑hoz.

Az OCR realitásai számítanak. A klasszikus OCR csökkenti a gépelést, de továbbra is emberi felülvizsgálatot igényel kivételek és szokatlan elrendezések esetén. A jelenlegi megoldások OCR‑t kombinálnak ML modellekkel, amelyek idővel javulnak. Mégis elengedhetetlen a „human‑in‑the‑loop” a magas pontosság érdekében, különösen, ha egy beszállító nem szabványos számlát küld. A manuális munka csökkentéséhez a szervezetek érnek el egy érintésmentes arányt, amely a kivételeket ellenőrzés alatt tartja és az hibaarányt 1% alá igyekszik csökkenteni Accounts Payable Trends 2024.

Harmadik fél AP automatizálási szoftverek értékelésekor hasonlítsa össze a csatlakozókat. Néhány szállító natív csatlakozót kínál az SAP Business One‑hoz. Mások köztes szoftvert vagy API réteget használnak az integrációhoz. Az SAP Business One világában népszerű nevek például a Rillion, a Stampli, a Yooz, a PaperLess és a Kefron. Mindegyik más erősséget nyújt az OCR, a munkafolyamat és a beszállítói bevezetés terén. Például esettanulmányok azt mutatják, hogy az integrált megoldások gyakran gyorsabb feldolgozási időket és jobb beszállítói kommunikációt biztosítanak Staple AI esettanulmányok.

A számlarögzítési lehetőségek változóak. Használhat e‑mail bevitelét, mobil rögzítést vagy kötegelt szkennelést. Elfogadhat beszállítói e‑számla formátumokat is. A választás befolyásolja a sebességet, ezért tervezzünk pilotot egy magas forgalmú beszállítói csoporttal először. Ne feledje, hogy az integráció részletei, például a beszállítói törzsadat‑szinkron és a számla fejléc/tétel leképezések meg kell hogy feleljenek az Ön SAP Business One főkönyvi struktúrájának és beszerzési rendeléseinek. Ha szeretné automatizálni a számlavitákra vagy beszállítói kérdésekre válaszoló e‑maileket, a mi kód nélküli MI e‑mail ügynökeink képesek útvonalat adni és vázlatot készíteni a válaszokhoz, miközben adatokat húznak az SAP‑ból és más rendszerekből; lásd az ERP e‑mail automatizálás a logisztikában témájú útmutatónkat hasonló felhasználási esetekért ERP e‑mail automatizálás a logisztikában.

ap munkafolyamat, munkafolyamat és szállítói számlafolyamat: automatizálja a munkafolyamatokat az AP folyamat egyszerűsítéséhez

Térképezze fel az szállítói számlafolyamatot, hogy lássa, hol segít leginkább az automatizálás. Egy tipikus szállítói számla — vagy kereskedelmi kötelezettség — folyamata a következő: beérkezés → érvényesítés → jóváhagyás → könyvelés → kifizetés. Automatizálja minden lépését, hogy eltávolítsa az ismétlődő feladatokat. Például automatikusan párosíthat egy számlát egy beszerzési rendeléshez, majd automatikusan könyvelhet, ha a tűréshatárok teljesülnek. Ez a megközelítés felszabadítja a jóváhagyókat csak a kivételekre.

A munkafolyamat‑automatizálás esetei közé tartozik a PO‑illesztés automatizálása, több szintű jóváhagyások, kivételirányítás és vita rendezése. Szabályokat definiálhat az alacsony értékű számlák automatikus jóváhagyására és a magasabb értékű tételek vezetők felé irányítására. Tervezéssel kényszerítheti a feladatok szétválasztását is. Ezek a szabályok érvényre juttatják a kontrollokat és egyszerűsítik az auditot. Azoknál a szervezeteknél, amelyek papír alapú és manuális AP folyamatokról váltanak, a digitális munkafolyamat‑automatizálás gyorsan javítja a nyomonkövethetőséget és a megfelelést.

Munkafolyamatok tervezésekor mérje a megfelelő KPI‑eket. Kövesse a ciklusidőt (számla a kifizetésig), a számlánkénti költséget, az érintésmentes számlák arányát és a kivételek számát 100 számlára vetítve. Használja ezeket a mutatókat az automatizálási erőfeszítések priorizálására és a ROI mérésére. Például egy tipikus csapatnál a számlafeldolgozási idő csökken és a hibaarány esik egy fókuszált bevezetés után. Ennek oka, hogy az SAP Business One‑hoz készült automatizálás eltávolítja a manuális lépéseket és szabványosítja az érvényesítéseket.

Gyakorlati szabályok segítenek. Először is, automatikusan irányítsa a számlákat, amelyekhez érvényes beszerzési rendelés tartozik. Másodszor, jelölje meg az ár‑eltéréseket és küldje beszerzésnek. Harmadszor, engedélyezze a pénzügynek, hogy tömegesen jóváhagyja a visszatérő számlákat megbízható beszállítóktól. Végül, tegyen közzé világos SLA‑kat, hogy a beszállítók és a belső jóváhagyók is ismerjék a várt átfutási időt. Ha skálázni szeretné a jóváhagyásokat, de egységes üzenetküldést akar megtartani, a virtualworkforce.ai vázlatokat és emlékeztető e‑maileket készíthet, amelyek az ERP‑ből húzzák a releváns számla és PO kontextust; lásd cikkünket arról, hogyan bővítsük a logisztikai műveleteket munkaerő felvétel nélkül hogyan bővítsük a logisztikai műveleteket munkaerő felvétel nélkül.

AP integráció és SAP szállítói számla automatizálás: beszállítók, SAP Concur és számlafolyamatok összekapcsolása

Az integráció a sikeres bevezetés gerince. Lehetőségek közé tartoznak a natív SAP Business One bővítmények, API integrációk, middleware/ESB és egyszerű fájlinterfészek. Válassza azt a módszert, amely illeszkedik az IT környezetéhez és a változások elfogadási hajlandóságához. A natív csatlakozók általában csökkentik a leképezési munkát, míg a middleware központosíthatja az integrációkat több SAP ERP rendszer között.

A beszállítói törzsadatok és a kifizetések szinkronja kritikus. Fenntartása szükséges a beszállítói rekordoknak, bankszámla adatoknak és a fizetési feltételeknek az AP rendszer és az SAP rendszer között. Automatizálja a beszállítói bevezetést, ahol lehetséges. Ezután érvényesítse az új beszállítói rekordokat egy megbízható forrással a duplikátumok elkerülése érdekében. Ez a gyakorlat csökkenti a sikertelen kifizetéseket és javítja a beszállítói bizalmat.

Döntse el, mikor használjon SAP Concur‑t, és mikor érdemes harmadik fél AP automatizálási megoldást. Az SAP Concur illik azokhoz a szervezetekhez, amelyek már beruháztak az SAP utazási és költségkezelési ökoszisztémájába. A harmadik féltől származó eszközök gyorsabb megtérülést, specializált számlafeldolgozást vagy jobb OCR‑t kínálhatnak bizonyos nyelvekhez. A választás az integrációs igényektől és attól függ, hogy a szoros SAP szállítói számla automatizálást vagy a legjobb megoldásokból álló intelligenciát részesíti‑e előnyben. Perspektívaként az SAP Concur megjegyezte, hogy a MI és az automatizáció átalakítja a pénzügyi csapatok működését, és hogy 2025 meghatározó lesz az szállítói számlafeldolgozás számára SAP Concur jelentés.

Ellenőrizze az adatfolyamokat a tesztelés során. Érvényesítse, hogy a számla fejléc és tétel tételek helyesen vannak leképezve. Erősítse meg a főkönyvi besorolást, a PO számokat, a jóváhagyási státuszt és a kifizetési fájl exportokat. Tesztelje a kivételhelyzeteket is, mint a részleges leszállítások és a visszáru számlák. Végül, győződjön meg arról, hogy a fizetési folyamat tiszteletben tartja a banki fájlformátumokat és a köteg ütemezést. Ha csökkenteni szeretné az időt, amelyet a beszállítói e‑mailek kezelése igényel a kifizetési státusszal kapcsolatban, ügynökeink képesek kifizetési adatokat lekérni és másodpercek alatt válaszolni, ami javítja az AP műveleteket és a beszállítói elégedettséget; hasonlóan alkalmazott automatizálásról lásd az MI alkalmazását a fuvarozói kommunikációban MI a fuvarozói kommunikációban.

szállítói számlák feladatai, AP automatizálás előnyei és mérőszámok

Az AP automatizálás számos szállítói számlaműveletet képes kezelni. Az adatrögzítés, főkönyvi besorolás javaslatok, hárompontos egyeztetés, visszatérő számla szabályok és a fizetési futamok mind profitálnak az automatizálásból. A robotizált folyamatautomatizálás (RPA) kiegészítheti az OCR‑t és a munkafolyamatot egyszerű rendszerfeladatok, például beszállítói keresések vagy rutinszerű főkönyvi tételek könyvelése kezelésével. Ezek az eszközök együtt csökkentik az ismétlődő munkát és növelik a következetességet.

Az előnyök egyértelműek. Az automatizálás csökkenti a manuális erőfeszítést és mérsékelten csökkenti a feldolgozási költségeket. Csökkenti a késedelmes fizetéseket és javítja a készpénzáramlást azáltal, hogy a pénzügy jobb láthatóságot kap a kötelezettségekről. Javítja az auditálhatóságot is azáltal, hogy megőrzött nyomvonalakat hoz létre, amelyek rögzítik, ki és mikor hagyott jóvá egy számlát. Tanulmányok szerint sok AP csapat még mindig manuálisan viszi be a számlákat az ERP rendszerekbe, és az automatizálás mind a hibaarányt, mind a ciklusidőt csökkenti AP Automation Trends 2023.

Mérje a ROI‑t gondos alapokkal. Kezdje azzal, hogy rögzíti a jelenlegi számlánkénti költséget és a manuális AP tevékenységek arányát a csapatában. Ezután modellezze a megtakarításokat a magasabb érintésmentes arányokból és a kevesebb kivételből adódóan. Tartalmazza a puha előnyöket is, mint a jobb beszállítói kapcsolatok és a csökkent idő a különbségek után való futkosásra, hogy a teljes értéket megragadja. Kövesse a mutatókat, mint a számla a kifizetésig idő, számlánkénti költség és érintésmentes arány a pénzügyi döntések alátámasztására.

A megfelelés is fontos. Használjon olyan szállítói számla automatizálási megoldást, amely biztonságos archiválást és az adó‑ és auditmegtartási szabályok támogatását biztosítja. Ez a megközelítés garantálja, hogy a digitális rekordok megbízhatóak és jogilag védhetők legyenek. A legjobb eredményhez kövesse a bevált gyakorlatokat: pilot‑ozzon magas forgalmú beszállítókkal, hangolja az OCR és MI modelleket, és terjeszkedjen fokozatosan, miután a KPI‑k javulnak.

automatizálási megoldás, AP automatizálási megoldások és az SAP Business One számla automatizálás kiválasztása

A megfelelő automatizálási megoldás kiválasztása ellenőrzőlistát igényel. Először is, erősítse meg a bevált SAP Business One csatlakozó meglétét. Másodszor, értékelje az OCR és MI pontosságát a saját beszállítói dokumentumain. Harmadszor, vizsgálja meg a konfigurálható munkafolyamatokat és a biztonsági funkciókat. Negyedszer, vegye figyelembe a skálázhatóságot, ha több cégkódot üzemeltet. Végül, mérlegelje a felhő és az on‑premise telepítési lehetőségek előnyeit.

Telepítési lehetőségek közé tartozik a felhő és az on‑premise. A legtöbb csapat egy fokozatos bevezetést részesít előnyben. Kezdjen pilottal egy magas forgalmú beszállítónál vagy egyetlen cégkóddal. Bővítse, ahogy az érintésmentes arány javul és a kivételvolumen csökken. Ez a megközelítés csökkenti a kockázatot és segíti a felhasználókat a bizalomépítésben. Ahhoz, hogy sikeresen automatizálja a szállítói számlákat, számoljon a változáskezeléssel, oktatással és egyértelmű kormányzással.

Figyeljen a gyakori bevezetési kockázatokra és azok mérséklésére. A rossz adatminőség duplikált beszállítói rekordokhoz és sikertelen egyezésekhez vezet. Ennek csökkentésére tisztítsa a beszállítói törzsadatokat és vezessen kontrollált bevezetést. A magas kivételvolumen a go‑live idején túlterhelheti a jóváhagyókat. Ezt kezelje volumenkorlátozással és alacsony kockázatú számlák automatizálásával. Végül, figyelje a go‑live utáni KPI‑kat és hangolja az OCR/MI modelleket a tartós eredmények érdekében.

A legjobb AP automatizálási megoldások közötti választás tesztelést igényel valós számlákkal és valós jóváhagyási útvonalakkal. Vegye figyelembe azokat az eszközöket, amelyek integrálódnak az Ön SAP Business One konfigurációjával és támogatják az Ön által ténylegesen kapott beszerzési rendelések és számlarögzítési formátumok kezelését. Ellenőrizze az integrációs megközelítést is, mivel egy csatlakozó, amely az SAP Business ByDesign‑hoz vagy az SAP ECC‑hez készült, eltérhet attól, amelyet az SAP Business One‑hoz építettek. Ne feledje, hogy az SAP Business One‑hoz készült automatizálásnak illeszkednie kell a fizetési folyamathoz és meg kell őriznie a beszállítói fizetési feltételeket. Ha a pénzügyi csapata túl sok e‑mailt kezel a kifizetési státusszal kapcsolatban, a mi virtualworkforce.ai ügynökeink csökkenthetik a kezelési időt azzal, hogy a válaszokat az ERP és a beszállítói rekordok alapján alapozzák; olvassa útmutatónkat a legjobb eszközökről a logisztikai kommunikációhoz, hogy megtudja, hogyan javítja a MI az operatív üzenetküldést legjobb eszközök logisztikai kommunikációhoz.

GYIK

Mi az AP automatizálás az SAP Business One‑hoz?

Az SAP Business One‑hoz tartozó AP automatizálás azt jelenti, hogy szoftvert használunk a számlák rögzítésének, az engedélyezéseknek és az SAP Business One‑ba való könyvelés digitalizálására. Kiváltja a manuális számlákat és papír alapú jóváhagyásokat automatizált munkafolyamatokkal, OCR‑rel és érvényesítési szabályokkal, így a csapatok több dokumentumot tudnak feldolgozni kevesebb hibával.

Hogyan működik a számlafeldolgozás SAP integrációval?

A számlafeldolgozás általában a rögzítéssel kezdődik, majd az OCR/MI kinyeri az adatokat, ezt követi az egyeztetés és a jóváhagyás, majd végül a könyvelés és a kifizetés. A integrált rendszer átküldi a számla fejléc és tétel adatait az ERP‑be, és szinkronizálja a jóváhagyási státuszt és a kifizetési fájlokat.

Képes az SAP Concur számlaautomatizálásra?

Az SAP Concur az utazásokra és költségelszámolásra fókuszál, de szerepet játszik a szélesebb számlakezelési ökoszisztémában is. A szervezetek gyakran döntenek az SAP Concur és a specializált harmadik féltől származó AP automatizálási megoldások között az igényeik és meglévő SAP beruházásaik alapján.

Mik a szállítói számla automatizálás gyakori előnyei?

Az előnyök közé tartozik a számlánkénti költség csökkenése, gyorsabb jóváhagyások, kevesebb késedelmes fizetés és javuló készpénzáramlás. Az automatizálás növeli a láthatóságot és biztonságos auditálási nyomvonalakat hoz létre, amelyek segítenek a megfelelésben és a jelentésben.

Hogyan válasszak natív csatlakozók és middleware között?

Válasszon natív csatlakozókat az egyszerűbb, gyorsabb integrációért, ha azok megfelelnek az SAP Business One beállításának. Válasszon middleware‑t, ha központosított leképezésekre van szüksége több rendszer között, vagy ha sok külső szolgáltatást kell integrálnia.

Mi az OCR szerepe a számlarögzítésben?

Az OCR biztosítja a kezdeti adatkinyerést a beszkennelt vagy PDF számlákból. MI‑vel kombinálva csökkenti a manuális gépelést, de továbbra is emberi felülvizsgálatot igényel kivételek esetén. Idővel a modellek javulnak és csökkentik a kivételrátát.

Hogyan mérjem az ROI‑t a szállítói számla automatizálásnál?

Mérje a kiinduló számlánkénti költséget és a jelenlegi ciklusidőt, majd kövesse ezeket a mutatókat a bevezetés után. Vegye figyelembe a puha előnyöket is, mint a jobb beszállítói kapcsolatok és a csökkent idő a kifizetési lekérdezésekre, hogy a teljes értéket megragadja.

Milyen integrációs pontokat kell tesztelni a go‑live előtt?

Tesztelje a számla fejléc/tétel leképezéseket, a főkönyvi besorolást, a PO egyezést, a jóváhagyási útvonalakat és a kifizetési fájl exportokat. Tesztelje továbbá a kivételfolyamatokat, mint a részleges leszállítások, visszáru számlák és a beszállítói törzsadat frissítések.

Képes az automatizálás nemzetközi beszállítói számlákat kezelni?

Igen. Válasszon olyan AP automatizálási eszközöket, amelyek több nyelvet és adószabályt támogatnak. Győződjön meg arról, hogy a megoldás kezeli a különböző számlaformátumokat, és az SAP‑ban helyesen van beállítva az adó‑ és megfelelési konfiguráció.

Hogyan kezeljem a beszállítói kérdéseket a kifizetésekről?

Automatizálja az állapotválaszokat az ERP integrálásával e‑mail ügynökökkel vagy munkafolyamatokkal. Például a virtualworkforce.ai kontextusérzékeny vázlatokat készít, amelyek hivatkoznak az ERP adataira és a kifizetési fájlokra, ezzel felgyorsítva a válaszokat és csökkentve a manuális e‑mail kezelést.