Dokumentum-automatizálás a Business Central szállítói számlakezelési folyamataihoz

dokumentum-automatizálás a Dynamics 365 Business Centralban: az AP-folyamatok átalakítása

A dokumentum-automatizálás a Microsoft Dynamics 365 BC-ben újradefiniálja, hogyan kezelik a vállalatok a szállítói számlákhoz kapcsolódó folyamataikat. Helyettesíti a papíralapú számlák, megrendelések és nyugták kézi kezelését intelligens, automatizált rendszerekkel. Az AP-folyamatok esetében ez gyorsabb dokumentumellenőrzést, kevesebb ismétlődő feladatot és pontosabb eredményeket jelent. A Business Centralon belüli, például a Continia Document Capture-hez hasonló eszközök alkalmazása átalakító hatást érhet el. Valójában a szervezetek akár a feldolgozási idő 90%-os csökkenését is elérhetik, és a jóváhagyások akár 30%-kal gyorsabbá válhatnak, ha bevezetik az automatizációt.

Ez a hatékonyság az OCR-technológia, az intelligens felismerés és a zökkenőmentes számlakezelés kombinációjával valósul meg. Az OCR kinyeri az adatokat a beolvasott vagy elektronikus dokumentumokból, míg az intelligens dokumentumfelismerés azonosítja a dokumentumtípusokat és illeszti őket a megfelelő sablonokhoz. Ez biztosítja, hogy egy beérkező PDF-számla vagy elektronikus dokumentum automatikusan osztályozva legyen, ellenőrizve a megrendeléshez képest, és a megfelelő jóváhagyókhoz kerüljön manuális beavatkozás nélkül. A dokumentumfelvétel (document capture) egy olyan AP-automatizálási módszer, amely jelentősen csökkenti az emberi hibákat.

A Dynamics Business Centralban a dokumentumfelvétel az AP-t úgy kezeli, hogy az adatrögzítést közvetlenül az ERP felületébe integrálja, így a felhasználók a Business Centralon belül dolgozhatnak anélkül, hogy rendszerek között kellene váltaniuk. Ez a szoros integráció megkönnyíti a dokumentumok csatolását, keresését és archiválását visszakeresés céljából auditaláskor. Javítja a megfelelőségi funkciókat is a teljes auditnaplókon keresztül. A Business Central tervezett képességeivel az AP-folyamatok egyszerűsítése érdekében a Microsoft Dynamics ERP felhasználói gond nélkül nyomon követhetik a számlafeldolgozás minden lépését a kezdetektől a befejezésig, olyan zökkenőmentes környezetet teremtve, ahol minden tranzakció pontosan rögzített és egy kattintással jóváhagyott.

Azoknak a cégeknek, amelyek szeretnék az ERP-rendszerekhez kapcsolódó üzleti kommunikációk egyszerűsítését, hasonló, mesterséges intelligencia által vezérelt munkafolyamatok kiterjeszthetők az AP-n túlra is — optimalizálva a beszerzést, a szállítói kapcsolattartást és a fizetésautomatizálást. A dokumentum-automatizálás a Microsoft Dynamics 365 Business Central számára nemcsak az AP-t javítja, hanem növeli a hatékonyságot a szélesebb üzleti műveletekben is.

az AP-automatizálás megoldásának alapjai: számlabeolvasás, OCR és adatkivonatolás

Egy hatékony AP-automatizálási megoldás összekapcsolja a számlabeolvasási munkafolyamatokat, az OCR-t és a pontos adatkivonatolást. Amikor egy beszállító számlát küld — akár papír, akár elektronikus dokumentum formájában — a feldolgozás a kezdetektől a végéig gyorsnak és pontosnak kell lennie. A számlabeolvasás OCR-technológiát használ a beszállítói nevek, összegek és tételsorok beolvasására papír vagy PDF fájlokból. Az intelligens felismerés ezután leképezi ezeket az információkat a helyes mezőkre a Dynamics 365 Business Centralban, teljesen kiváltva a kézi adatbevitelt.

A mesterséges intelligencia által vezérelt kinyerés biztosítja, hogy olyan mezők, mint a dátumok, megrendelésszámok és adókulcsok helyesen legyenek értelmezve. Ez kulcsfontosságú a „touchless” számlafeldolgozásnál, ahol a rendszer kevés vagy semennyi emberi beavatkozással párosítja a dokumentumokat a megrendelésekkel és nyugtákkal. A jó minőségű OCR-motorok alapvetőek a költséges hibák kiküszöbölésében és a számlajóváhagyási ciklusok felgyorsításában. A statisztikák alátámasztják a hatást — az AP-automatizálás akár 21%-os termelékenységnövekedést is hozhat azzal, hogy eltávolítja a számviteli csapatok napi rutinjából az ismétlődő feladatokat.

Esettanulmányok azt mutatják, hogy amikor munkafolyamatokat konfigurálunk üzleti szabályok alkalmazására, a kivételek azonnal kitűnnek. Olyan megoldások, mint a Pairsoft, a Continia Document Capture és a MetaViewer úgy vannak tervezve, hogy egyszerűsítsék az AP ciklusokat és segítsék a jóváhagyókat a gyors döntéshozatalban. Különböző beszállítók számára készült dokumentumsablonok tovább egyszerűsítik ezt a folyamatot, míg a SharePoint-hoz hasonló visszakereső eszközökkel való integráció biztosítja, hogy minden számlanyilvántartás könnyen megtalálható legyen. A dokumentumfelvétel olyan AP-automatizálási módszer, amely javítja a megfelelőségi funkciókat azzal, hogy biztonságos archívumot tart fenn a tranzakciós dokumentumokról.

A magas számlamennyiséggel rendelkező vállalatok a legnagyobb hasznot látják a pontos adatkivonatolásból. És olyan szervezetek számára, amelyeket a virtualworkforce.ai mesterséges intelligencia vezérelt operatív eszközei támogatnak, az AP-automatizálás része egy nagyobb stratégiának, amely ERP-hez kapcsolt munkafolyamatokat reagálóbbá, következetesebbé és hatékonyabbá tesz.

kézi AP-folyamatok automatizálása munkafolyamatokkal a Microsoft Dynamics 365 BC-ben

A kézi AP-folyamatok időigényesek és hajlamosak késésekre, téves elhelyezésre és fizetési hibákra. A gyakori buktatók közé tartoznak az elveszett számlák, az egyezés hiánya és a késedelmes fizetések, amelyek megterhelik a beszállítói kapcsolatokat. A Business Centralon belül automatizált munkafolyamatokat konfigurálhat, amelyek a számlákat a megfelelő jóváhagyókhoz irányítják, riasztásokat indítanak a lejárt feladatokra, és szabályokat alkalmaznak, például háromoldalú egyeztetést a fizetés jóváhagyása előtti ellenőrzéshez.

Amikor automatizál, egy megrendeléshez és nyugtához kapcsolt számla a feldolgozás során emberi beavatkozás nélkül halad át, kivéve azokat az eseteket, amelyeket a rendszer kivételként jelöl. Olyan munkafolyamat-automatizáló szoftver, mint a Continia Document Capture, zökkenőmentesen integrálódik a D365 Business Central-lal, papírmentes és auditálásra készen álló AP-folyamatot hozva létre. A jóváhagyók közvetlen hozzáférési linket kapnak a műszerfalukon, egy kattintással érvényesítenek, és a rendszer naplózza a műveletet a megfelelőség érdekében.

Az automatizáció a Microsoft Dynamics számára lehetővé teszi az olyan fejlett funkciókat is, mint a kivételkezelés. Ha az OCR eltérést észlel egy számla tételsorai és a megrendelés között, riasztás kerül az AP-csapatnak. Ez azt jelenti, hogy az olyan ismétlődő feladatok, mint a kézi adatbevitel és az összehasonlítások elvégzése megszűnnek, így a csapatok a stratégiai beszerzés-to-pay fejlesztésekre koncentrálhatnak. Az automatizált munkafolyamatok drasztikusan csökkentik a feldolgozási ciklusidőket, mérséklik a működési költségeket és kiküszöbölik a hibákat azáltal, hogy következetes dokumentumkezelést érvényesítenek.

A virtualworkforce.ai megközelítése az ismétlődő, ERP-hez kapcsolódó levelezés automatizálásának támogatására kiegészíti az AP-automatizálást, és egységes stratégiát kínál mind a dokumentum-, mind a kommunikációs munkafolyamatokhoz.

ERP, NAV és a Microsoft AppSource integrációja a zökkenőmentes dokumentumkezelés érdekében

Az olyan ERP-rendszerek, mint a NAV, integrálása a modern dokumentumkezelő eszközökkel elengedhetetlen a hibamentes AP-működéshez. A Business Centralban az ERP-integráció biztosítja, hogy a beszerzési számlák, nyugták és a kapcsolódó dokumentumok adatai modulok között áramoljanak duplikáció nélkül. A Microsoft AppSource-ról származó csatlakozókat használva a vállalatok olyan rendszereket integrálhatnak az AP-munkafolyamatukba, mint a Continia Document Capture vagy a MetaViewer, és szoros integrációt tarthatnak fenn archívumokkal, például a SharePointtal.

Ez az integráció javítja az auditnaplókat, mivel minden elektronikus dokumentum és kapcsolódó nyilvántartás központilag tárolódik. A jóváhagyók és az auditorok gyorsan visszakereshetik az elektronikus dokumentumokat, javítva az átláthatóságot és a megfelelőséget. A biztonságos integráció lehetővé teszi a különböző dokumentumtípusokra vonatkozó dokumentumsablonok használatát is, biztosítva, hogy a dokumentumkezelésre vonatkozó irányelveket következetesen betartsák. A Microsoft Dynamics ERP felhasználói számára az előny a számlanyilvántartások, megrendelések és nyugták zökkenőmentes szinkronizálása a pénzügyi és operatív adatokkal.

A Dynamics közösség egyre inkább fogadja el az AppSource megoldásait, mert ezek a Microsoft Dynamics 365 alkalmazásokkal anélkül integrálódnak, hogy egyedi fejlesztésre lenne szükség. Például a Continia Document Capture-szal való szoros ERP-integráció lehetővé teszi, hogy dokumentumokat közvetlenül tranzakciókhoz csatoljon és archiváljon későbbi visszakeresés céljából. Ez a kialakítás nemcsak hatékony, hanem megfelelőségbarát is, mivel end-to-end áttekintést nyújt az accounts payable folyamatról.

A logisztikára koncentráló AP-folyamatok esetén a dokumentumkezelés ERP-vel és kommunikációs automatizációs eszközökkel, például az AI-alapú konténerszállítási levelezés megoldásokkal való összekapcsolása biztosítja, hogy mind a tranzakciós adatok, mind a kapcsolódó üzenetek összehangoltan mozogjanak az üzleti folyamatok között.

az accounts payable egyszerűsítése háromoldalú egyeztetéssel és AP-automatizálással Microsoft Dynamics esetén

A háromoldalú egyeztetés egy szabványos kontroll az accounts payable-ben, amely összehasonlítja a számlát, a megrendelést és a termékátvételt a fizetés jóváhagyása előtt. Az AP-automatizálásban a Microsoft Dynamics rendszerekkel ez a funkció érvényesíti a szabályzatot és csökkenti az eltéréseket azáltal, hogy biztosítja, hogy a három dokumentum összehangolt legyen. A Business Central automatikusan jelölheti az eltéréseket, és felülvizsgálatot kezdeményez fizetés előtt.

Ez a folyamat segít kiküszöbölni a hibákat, megelőzni a túlfizetéseket és biztosítani a pontos könyvelést. A fizetésautomatizálási funkciók tovább egyszerűsítik ezt a folyamatot azáltal, hogy ütemezik és végrehajtják a kifizetéseket csak a szükséges jóváhagyások után. A Microsoft Dynamics AP-automatizálást használó vállalkozások gyakran jelentős megtérülést tapasztalnak az elkerült késedelmi díjak és a javuló beszállítói kapcsolatok révén. Amikor az ismétlődő feladatok csökkennek, az AP-csapatok a beszállítói tárgyalásokra és a beszerzéstől a kifizetésig tartó ciklus hatékonyságának javítására összpontosíthatnak.

A háromoldalú egyeztetés tovább erősíti a megfelelőségi funkciókat azáltal, hogy ellenőrzött auditnyomot hoz létre minden tranzakcióhoz. Az AP-automatizálási megoldások intelligens felismerést használnak a tételsorok és egyéb kulcsfontosságú részletek érvényesítésére. És a Dynamics 365 Business Centralban történő zökkenőmentes feldolgozásnak köszönhetően az AP-csapatok biztosíthatják, hogy minden számla gyorsan és pontosan legyen kezelve, támogatva mind a pénzügyi kontrollt, mind az üzemi rugalmasságot.

A beszerzési láncot kezelő csapatok számára ezeket az AP-ellenőrzéseket érdemes párosítani olyan fejlett levelezésautomatizálással is, mint az AI-alapú fuvarozási-logisztikai kommunikációs eszközök, hogy mind a tranzakciós, mind az operatív üzenetek pontosak, nyomon követettek és az AP-nyilvántartások mellett tároltak legyenek.

a ROI mérése egy papírmentes, mesterséges intelligenciával vezérelt számlakezelő környezetben Microsoft Dynamics 365 rendszeren

A ROI mérése egy papírmentes AP-környezetben olyan KPI-k nyomon követését jelenti, mint a számlaköltség, a feldolgozási ciklusidő és a hibaarány. A mesterséges intelligenciával támogatott számlarendszerek bevezetésével a szervezetek jelentős megtakarításokat érnek el a papírkezelési költségek csökkentésével, a kézi adatbevitelre fordított munkaórák mérséklésével és a késedelmi díjak elkerülésével. Például a touchless számlafeldolgozás, amelyet az OCR és az intelligens felismerés tesz lehetővé, a feldolgozási időt több mint a felére csökkentheti.

A ROI-számítás figyelembe veszi az olyan közvetlen megtakarításokat, mint a nyomtatás, postaköltség és tárolás csökkenése, valamint a közvetett előnyöket, mint a javuló beszállítói kapcsolatok és a megfelelőségre való felkészültség. A Business Centralon belüli papírmentes környezetbe való áttéréssel az AP-csapatok digitálisan rögzítenek minden lépést, így az audithoz vagy vitákhoz szükséges visszakeresés gyors és egyszerű. Az automatizációs szoftver biztosítja, hogy minden dokumentumtípus archiválva legyen és hozzáférhető a SharePointon vagy hasonló rendszereken keresztül.

A ROI fenntartásának legjobb gyakorlatai közé tartozik a jóváhagyási idők, a kivételarányok és az egyeztetési pontosság folyamatos figyelése. Olyan riasztások beállítása, amelyek értesítik a csapatokat az anomáliákról, gyorsabb megoldást tesz lehetővé. A szervezetek továbbá profitálnak az AP-automatizálás kommunikációs és operatív platformokkal való integrálásából annak érdekében, hogy következetességet tartsanak fenn az üzleti folyamatokban. Az olyan eszközök, mint a virtualworkforce.ai, növelik a beszerzéstől a kifizetésig tartó átláthatóságot azzal, hogy automatizálják az ERP tranzakciós adatokhoz kapcsolódó e-mail kommunikációt, csökkentve mind a dokumentum-, mind a kommunikációs munkafolyamatok ciklusidejét.

Végső soron egy teljesen integrált, papírmentes AP-környezet, amely a működés egyszerűsítésére lett tervezve, összehangolja a pénzügyi kontrollokat az operatív hatékonysággal — biztosítva a Microsoft Dynamics 365 Business Central bevezetéseinek hosszú távú sikerét.

GYIK

Mi a dokumentum-automatizálás a Business Centralban?

A dokumentum-automatizálás a Business Centralban olyan eszközök használatát jelenti, mint az OCR és az intelligens felismerés, amelyek automatikusan rögzítik, feldolgozzák és továbbítják a számlákat és egyéb pénzügyi dokumentumokat. Ez a megközelítés csökkenti a kézi munkát, felgyorsítja a jóváhagyásokat és javítja a dokumentumok pontosságát.

Hogyan javítja az OCR az AP-folyamatokat?

Az OCR-technológia strukturált adatokat von ki a beolvasott vagy elektronikus számlákból, csökkentve a kézi adatbevitelt. Ez felgyorsítja az AP-munkát és csökkenti a gépelési hibák és egyéb költséges hibák kockázatát.

Mi az a háromoldalú egyeztetés a szállítói számláknál?

A háromoldalú egyeztetés összehasonlítja a számlát, a megrendelést és a nyugtát, hogy meggyőződjön arról, hogy minden részlet egyezik a fizetés előtt. Ez biztosítja a megfelelőséget és megakadályozza a túlfizetést.

Integrálható-e az AP-automatizálás a Microsoft Dynamics 365 Business Centrallal?

Igen, az AP-automatizálási eszközök gyakran közvetlenül integrálódnak a Business Centralba a Microsoft AppSource csatlakozóin keresztül. Ez a szoros integráció biztosítja a zökkenőmentes adatháramlást és a megfelelésre kész auditnaplókat.

Milyen KPI-ket kell követnem az AP-automatizálás ROI-jához?

Gyakori KPI-k a számlaköltség, a feldolgozási ciklusidő és a hibaarány. Ezen mutatók nyomon követése segít azonosítani az idővel elért megtakarításokat és hatékonyságnövekedést.

Hogyan befolyásolja az AP-automatizálás a megfelelőséget?

Az automatikus AP-rendszerek részletes auditnaplókat vezetnek és automatikusan érvényesítik a szabályzatokat. Ez javítja a megfelelőséget és egyszerűsíti a belső és külső auditokat.

Alkalmas-e az AP-automatizálás kisvállalkozások számára?

Igen, a kis- és középvállalkozások is profitálnak az AP-automatizálásból a gyorsabb feldolgozás és a csökkent hibaarány révén. Skálázható a tranzakciós volumen és a költségvetés alapján.

Mik azok a dokumentumsablonok az AP-automatizálásban?

A dokumentumsablonok szabványosítják az adatfelvétel és feldolgozás módját meghatározott beszállítók vagy dokumentumtípusok esetén. Ez javítja a következetességet és felgyorsítja a számlajóváhagyást.

Az AP-automatizálás képes PDF-számlákat kezelni?

Igen, az OCR és az intelligens felismerés képes beolvasni és feldolgozni PDF számlákat, automatikusan leképezve az adatokat a vonatkozó ERP-mezőkre jóváhagyás céljából.

Hogyan működik a mesterséges intelligencia által vezérelt számlafeldolgozás?

A mesterséges intelligencia által vezérelt számlarendszerek gépi tanulást alkalmaznak az adatkivonás pontosságának javítására, a számlák megrendelésekhez való illesztésére, és a feldolgozásra emberi beavatkozás nélkül, kivéve ha kivétel található.