SAP dokumentumfeldolgozás: az automatizálási megoldás áttekintése
A SAP dokumentumfeldolgozás stratégiai elmozdulást jelent abban, hogyan kezelik a vállalatok az üzleti dokumentumokat a SAP rendszereken belül. Magában foglalja a digitális és beolvasott dokumentumok rögzítését, érvényesítését és feldolgozását közvetlenül az SAP ERP, S/4HANA és kapcsolódó SAP alkalmazásokba. Ez a megközelítés összekapcsolja a pénzügy, beszerzés és HR működési területeit egy egységes adat- és folyamatmodellel, csökkentve a torlódásokat és elkerülve az ismétlődő feladatokat. Egy olyan automatizálási megoldás, amely ötvözi a MI-képességeket az SAP-val való integrációval, lehetőséget kínál a dokumentumfeldolgozás minőségének és sebességének javítására több osztályon át.
Ennek ellenére sok vállalat továbbra is kihívásokkal néz szembe a dokumentumkezelés terén az SAP környezetben. A kézi adatbevitel gyakran vezet emberi hibákhoz, lassú feldolgozási időkhez és potenciális megfelelési kockázatokhoz. Fragmentált SAP környezetekben az üzleti felhasználók régi rendszerek és modern felhőeszközök keverékét használhatják, ami következetes dokumentumkezelést nehezít. Emellett az adatvédelmi kérdések kezelése és a késleltetett munkafolyamatok költségei jelentősek lehetnek. A dokumentumautomatizálás ezeket az akadályokat úgy oldja meg, hogy gépi tanulást és dokumentumértést alkalmaz az olyan strukturálatlan adathordozókból, mint a PDF-ek, beolvasott űrlapok és e-mailek intelligens rögzítésére és feldolgozására.
Az SAP-on belüli end-to-end dokumentumfeldolgozás automatizálási megoldásának kulcsfontosságú összetevői általában a dokumentuminformáció-kivonatolás, érvényesítési lépések, integráció az SAP GUI-val vagy az SAP Business Technology Platformmal, valamint zökkenőmentes integráció külső rendszerekkel API-n keresztül. Ilyen megoldások intelligens dokumentumfeldolgozást is alkalmazhatnak, hogy szöveget és információkat nyerjenek ki szállítólevelekből, számlákból és értékesítési megrendelésekből, miközben minimalizálják a kiterjedt tanítóadat-szükségletet a pontosság és alkalmazkodóképesség fenntartásához. Ezen technológiák bevezetésével a vállalatok skálázhatják dokumentumfeldolgozási műveleteiket és igazíthatják a munkafolyamatokat olyan folyamat-felderítő eszközökkel, amelyek az egyedi üzleti igényekhez illeszkednek.
Az SAP-n belül a szervezetek számára olyan automatizálási lehetőségek állnak rendelkezésre, amelyek túlmutatnak a pénzügyeken, kiterjedve olyan területekre, mint az ellátási lánc menedzsment és a készletgazdálkodás. Olyan platformok, mint a MI-alapú ERP e-mail automatizálás a logisztikában, megmutatják, hogyan alkalmazhatók hasonló automatizálási elvek átfogóan. Az automatizálás lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy világszerte egyszerűsítsék a dokumentumfeldolgozási műveleteket megbízható infrastruktúrával, intelligens betekintést kínálva és támogatva az SAP ökoszisztéma üzleti alkalmazásait.
az SAP automatizálás előnyei az üzleti folyamatok számára
Az SAP automatizálás üzleti folyamatokra gyakorolt előnyei jelentősek és mérhetők. Statisztikák szerint akár 90%-os feldolgozási időcsökkenés is elérhető azon vállalatoknál, amelyek automatizált munkafolyamatokat használnak. Az MI integrálása az SAP dokumentumfeldolgozásba nemcsak felgyorsítja a műveleteket, hanem a rutin feladatok automatizálásával 21%-os termelékenységnövekedést is eredményez. Az SAP automatizálás előnyei kiterjednek az adatintegritásra, a gyorsabb jóváhagyásokra és a skálázható munkafolyamatokra, amelyek biztosítják az audit kész állapotot.
Gyorsabb jóváhagyások – akár 30%-kal rövidebbek – lehetővé teszik az üzleti felhasználók számára, hogy időben és megalapozottan hozzanak döntéseket az SAP alkalmazásokon belül. A megnövekedett pontosság kevesebb megfelelési kockázatot jelent kritikus folyamatokban, beleértve a pénzügyet, HR-t és az ellátási lánc menedzsmentet. Például a HR-dokumentumok, például a beléptetési űrlapok automatizálása növeli mind a munkavállalói elégedettséget, mind a működési megfelelést. A pénzügyek terén az automatizálás a számlák és értékesítési megrendelések kezelésére lehetővé teszi a pénzügyi csapat számára, hogy gyorsabban párosítsa az utalásokat a fennálló egyenlegekkel, ezáltal javítva a likviditási ciklusokat. Az ilyen fejlesztések egyszerűsítik a dokumentumáramlást és növelik a rendszer termelékenységét az alapvető, de ismétlődő feladatok automatizálásával.
Az átmódosított modulok közötti integráció átalakítja a munkafolyamatokat a pénzügy, beszerzés, készletgazdálkodás és ügyfélkapcsolat-kezelés területén. Amikor a szervezetek automatizálják a folyamatokat az SAP modulok között, vállalati szintű automatizálást érnek el, amely támogatja az egyedi üzleti követelményeket, miközben megtartja az adatvédelmi szabványokat. Az intelligens automatizálás, amelyet a legújabb MI-technológiák hajtanak, az intelligens dokumentumfeldolgozást az üzleti folyamatok középpontjába helyezi. Egy olyan cég, mint a Virtualworkforce.ai, megmutatja, hogyan egészítheti ki az adathandling és a levelezés automatizálása az SAP munkafolyamatokat alacsony kódú eszközökkel, lehetővé téve a működési csapatok számára a termelékenység növelését miközben biztosítják a megfelelést.
Végső soron az SAP ökoszisztémán belüli automatizálás jelentősen csökkenti a kézi munkaterhelést, szabványosítja a dokumentumok létrehozását és felhatalmazza a csapatokat, hogy megbízható infrastruktúrával globálisan kezeljék a műveleteket a hiperhajlítókon átívelően. Ez az alkalmazkodóképesség felkészíti a vállalatokat arra, hogy skálázzák dokumentumfeldolgozási műveleteiket globálisan, miközben megőrzik a pontosságot és a hatékonyságot.
Drowning in emails? Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.
esetpélda: MI-alapú folyamatautomatizálás az SAP alkalmazásokban
Gyakorlati hatás bemutatásához vegyünk egy esetet az MI-alapú folyamatautomatizálásra az SAP alkalmazásokban, különösen a számlafeldolgozást az SAP S/4HANA-ban. A munkafolyamat akkor kezdődik, amikor egy számla beérkezik beolvasott dokumentumként vagy e-mail mellékletként. A MI-alapú OCR, párosítva az intelligens dokumentumfeldolgozással, gyorsan kinyeri a kulcsadatokat, mint a szállító neve, számlaösszeg, megrendelésszám és esedékességi dátum. A dokumentuminformáció-kivonatolás biztosítja a pontosságot azáltal, hogy ezeket az adatokat keresztellenőrzi a meglévő SAP adatrekordokkal.
Ezután az automatizálás érvényesíti a kinyert adatokat a nyitott megrendelésekkel az SAP FI-ben. Ez az automatizált folyamat hibákat jelöl meg emberi felülvizsgálatra, miközben az érvényesített adatokat közvetlenül az ERP-be továbbítja könyvelésre. Az ilyen feladatok egyszerűsítésével a folyamatautomatizálás órákat takarít meg a kézi bevitelből és csökkenti a költséges hibák kockázatát. Kutatások szerint az SAP migrációk és a napi műveletek automatizálása 69%-kal csökkentette az alacsony automatizálási érettségi arányokat, tükrözve a munkafolyamatok fokozott kifinomultságát.
Gyakorlatban ez a forgatókönyv bizonyítja, hogyan javíthatja az SAP folyamatok automatizálása a dokumentumfeldolgozás minőségét számos üzleti műveletben, megbízható eredményeket biztosítva és lehetővé téve a műveletek globális skálázását megbízható infrastruktúrával.
SAP Document AI és egy integrált automatizálási platform
A SAP Document AI egy speciális szolgáltatás, amely gépi tanulást és MI-képességeket használ az üzleti dokumentumok közvetlen kinyerésére, osztályozására és feldolgozására az SAP alkalmazásokban. Legfőbb erőssége az intelligens dokumentumfeldolgozásban rejlik, ahol képes szöveget és információt kinyerni PDF-ekből, képekből és e-mailekből, nagy pontossággal kezelve a strukturálatlan adatokat. Ez lehetővé teszi az üzleti felhasználók számára a dokumentummenedzsmentet anélkül, hogy a fájlformátumok vagy az adatforrások következetlenségei korlátoznák őket.
Egy automatizálási platform, amely integrálódik a SAP Document AI-val, API-n vagy robotizált folyamatautomatizálási eszközökön keresztül csatlakozhat, hogy egyszerűsítse a dokumentum-betáplálást, érvényesítést és útvonalkezelést. Az SAP-val való integráció lehetővé teszi a dokumentumkezelés end-to-end automatizálását, a bejövő rögzítéstől az ERP-be történő könyvelésig. A skálázhatóság, az adatvédelem és az üzleti követelményeknek való megfelelés központi szerepet játszanak az ilyen integrált rendszerek bevezetésében. A globális vállalatok a hiperhajlítókon átívelő megbízható infrastruktúrára támaszkodnak, hogy biztosítsák automatizálásuk skálázhatóságát és folyamatos működését.
A skálázhatósági megfontolások közé tartozik a képeség folyamatok automatizálására több SAP termékben és modulban, miközben tiszteletben tartják a megfelelőség és irányítás előírásait. Olyan biztonsági funkciók, mint a szerepkör-alapú hozzáférés-vezérlés, auditnaplók és titkosítás segítenek a bizalom fenntartásában, miközben a műveleteket világszerte megbízható védelmi intézkedésekkel végzik. Az olyan platformok, mint a Virtualworkforce.ai, megmutatják, hogyan egészítheti ki az MI a vámügyi dokumentációs e-maileket biztosítva a pontos, megfelelőségi kommunikációt manuális beavatkozás nélkül.
Az SAP rendszerek és az MI-összetevők közötti zökkenőmentes integráció lehetővé tételével a szervezetek növelhetik a termelékenységet az ismétlődő dokumentumkezelés automatizálásával, és intelligens betekintést nyerhetnek az üzleti tartalomból, ezáltal maximalizálva az SAP automatizálás előnyeit az egész SAP ökoszisztémájukban.
Drowning in emails? Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.
automatizálja a dokumentumfeldolgozást egy MI-alapú automatizálási megoldással
MI-alapú automatizálás bevezetése az SAP ERP és S/4HANA dokumentumfeldolgozásának automatizálásához mérhető hatékonyságot hoz. Az út dokumentumbefogással kezdődik — e-mailekből, szkennerekből vagy portálfeltöltésekből — az automatizálási platformba. Ez a szakasz kezeli a strukturálatlan adatokat, mint a beolvasott szállítólevelek vagy összetett PDF számlák. A rendszer alkalmazza a dokumentuminformáció-kivonatolást, párosítva az intelligens dokumentumfeldolgozást előre betanított MI-modellekkel, amelyek képesek magas pontosságra és alkalmazkodóképességre. Egyes konfigurációk generatív MI-t is integrálnak az üzleti dokumentumok összegzésére vagy automatikus válaszadásra, ha a kontextuális kommunikáció a folyamat része.
Ezután az érvényesített dokumentumok munkafolyamatok segítségével jutnak el az SAP GUI-ba vagy az SAP Business Technology Platformba integrálva, lehetővé téve a zökkenőmentes integrációt anélkül, hogy megszakítanák a meglévő SAP alkalmazásokat. Például az értékesítési megerősítéseket automatikusan össze lehet egyeztetni a készletgazdálkodási rekordokkal a könyvelés előtt. Az alacsony kódú képességek használatával az automatizálás lehetővé teszi az üzleti felhasználók számára, hogy szabályokat konfiguráljanak az egyeztetésre, kivételkezelésre és dokumentumgenerálásra. Ez csökkenti az új dokumentumtípusok bevezetésekor szükséges kiterjedt tanítóadatok igényét.
Az MI-modellek szervezetspecifikus dokumentumsablonokra történő betanítása biztosítja, hogy a dokumentumértést használó munkafolyamatok megfeleljenek az egyedi üzleti követelményeknek. Az olyan MI-szállítók megoldásai, mint a Virtualworkforce.ai, kombinálják a kommunikációt és a dokumentumfeldolgozást egy end-to-end felépítésben, amely lefedi mind az adati, mind a konverzációs elemeket, ami különösen releváns az olyan operatív területeken, mint az ellátási lánc menedzsment, ahol a levelezést és az SAP adatfrissítéseket koordinálni kell.
Egy ilyen automatizálás bevezetésével a vállalatok skálázhatják dokumentumfeldolgozási műveleteiket és automatizálhatják a folyamatokat az SAP környezetükben, biztosítva, hogy a műveleteket világszerte megbízható infrastruktúrával végezzék. Ez a megközelítés nemcsak egyszerűsíti a működést, hanem lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy javítsák a dokumentumfeldolgozás minőségét, miközben megfelelnek a szabályozási követelményeknek.
az automatizálási megoldás bevezetése SAP-hoz: legjobb gyakorlatok
Egy automatizálási megoldás bevezetése az SAP-hoz strukturált megközelítést igényel. Először alakítsanak ki kormányzási keretrendszereket az automatizált SAP folyamatok tulajdonjogának, KPI-jainak és SLA-jainak meghatározására. A kormányzás biztosítja az üzleti igényekkel, a megfelelési követelményekkel és az SAP adathasználati irányelvekkel való összhangot. Vonják be a kulcsfontosságú érdekelt feleket korán, és képezzék az üzleti felhasználókat, hogy hatékonyan dolgozzanak az új munkafolyamatokkal az alacsony kódú konfigurációs eszközök használatával. Ez elősegíti az elfogadást azáltal, hogy minimalizálja a tanulási görbét, és biztosítja, hogy az SAP partnerek és a belső IT képesek legyenek támogatni a folyamatos változásokat.
A változáskezelés elengedhetetlen. Az egyértelmű kommunikáció segíti a csapatokat abban, hogy alkalmazkodjanak a munkafolyamat-változásokhoz és megértsék, hogyan növeli az automatizálás a hatékonyságot. A folyamat-felderítés bevonása a kezdetekkor azonosítja a magas értékű automatizálási lehetőségeket olyan területeken, mint az ellátási lánc menedzsment, készletgazdálkodás és ügyfélkapcsolat-kezelés. Ez a módszer támogatja az automatizálási prioritások integrálását és összehangolását az általános üzleti követelményekkel.
A folyamatos fejlesztés érdekében figyeljék a teljesítménymutatókat, finomítsák az MI-modelleket és bővítsék a lefedettséget az SAP ökoszisztéma különböző üzleti alkalmazásai között. Ez a megközelítés nemcsak kezdeti sikerekre épít, hanem a fenntartható működési hatékonyságra is. A globálisan működő, megbízható infrastruktúrával rendelkező és intuitív felhasználói felületet kínáló platformok, mint a Virtualworkforce.ai, tapasztalataik alapján segíthetnek a műveletek skálázásában.
Végül a biztonságot, a megfelelőséget és az adatvédelmet központi szempontként kell kezelni. Vezessenek be erős intézkedéseket az SAP-adatok védelmére, és biztosítsák, hogy az MI-modellek tiszteletben tartsák az adatvédelmi előírásokat a különböző régiókban. Megbízható, hiperhajlítókon keresztül biztosított infrastruktúrával és pontos MI-alapú dokumentumfeldolgozással a vállalatok magabiztosan bővíthetik az automatizálást, hogy megfeleljenek az változó üzleti tartalmi igényeknek, globálisan skálázzák a dokumentumfeldolgozási műveleteket és optimalizálják a termelékenységet a legnagyobb hatású folyamatok automatizálásával.
GYIK
Mi az a SAP dokumentumfeldolgozás?
A SAP dokumentumfeldolgozás a dokumentumadatok rögzítésére, kinyerésére, érvényesítésére és könyvelésére utal közvetlenül az SAP rendszerekben. Olyan technológiákat használ, mint a gépi tanulás a strukturált és strukturálatlan formátumok hatékony kezelésére.
Hogyan javítja az MI a pontosságot az SAP munkafolyamatokban?
Az MI a dokumentumértés és a gépi tanulási modellek segítségével javítja a pontosságot azáltal, hogy azonosítja, kinyeri és érvényesíti az adatokat minimális emberi beavatkozással. Ez csökkenti a hibaarányt és növeli a működési következetességet.
Képes-e az automatizálás kezelni a strukturálatlan dokumentumokat az SAP-ban?
Igen, az automatizálás képes feldolgozni strukturálatlan adatokat, mint a beolvasott szállítólevelek, e-mailek és PDF-ek. Az intelligens dokumentumfeldolgozó eszközök kinyerik a szükséges adatokat, miközben betartják a megfelelőségi előírásokat.
Mik az SAP automatizálás előnyei a pénzügyekben?
A pénzügyekben az automatizálás felgyorsítja a számlák könyvelését és az utalások egyeztetését. Csökkenti a kézi munkaterhelést, felgyorsítja a ciklusidőket és javítja az auditkészséget.
Alkalmas-e a SAP Document AI globális vállalatok számára?
Igen, a SAP Document AI skálázható támogatást nyújt világszerte megbízható infrastruktúrával, így alkalmas multinacionális szervezetek sokféle dokumentumfeldolgozási igényére.
Hogyan integrálódik az automatizálás az SAP alkalmazásokkal?
Az automatizálás csatlakozhat az SAP alkalmazásokhoz API, robotizált folyamatautomatizálás vagy az SAP Business Technology Platformon keresztül, lehetővé téve a zökkenőmentes integrációt a meglévő munkafolyamatokkal.
Mely biztonsági funkciók fontosak az SAP automatizálásban?
A kulcsfontosságú biztonsági funkciók közé tartozik a szerepkör-alapú hozzáférés, a titkosítás, az auditnaplók és az adatvédelmi törvényeknek való megfelelés minden olyan régióban, ahol az SAP műveletek zajlanak.
Szükséges-e újratanítani az MI-modelleket az üzleti dokumentumaimhoz?
Az MI-modellek betanítása a szervezet dokumentumtípusaira jobb pontosságot és alkalmazkodóképességet biztosít. Sok platform minimalizálja a kiterjedt tanítóadatok szükségességét előre betanított modellek használatával.
Az automatizálási megoldások együtt tudnak-e működni a logisztikai kommunikációs eszközökkel?
Igen, az automatizálás kiegészítheti a logisztikai eszközöket, például azokat, amelyeket a Virtualworkforce.ai kínál, kombinálva a dokumentumfeldolgozást az MI-vezérelt levelezéssel.
Mi az a folyamat-felderítés az SAP automatizálásban?
A folyamat-felderítés magában foglalja a magas értékű folyamatok azonosítását, amelyek alkalmasak az automatizálásra. Segít az automatizálási erőfeszítések priorizálásában és az SAP ökoszisztémájában az üzleti követelményekkel való összehangolásban.
Ready to revolutionize your workplace?
Achieve more with your existing team with Virtual Workforce.