Megrendelések: automatizálja a beszerzési megrendelések adatbevitelét

Megrendelések — a kézi PO és a kézi adatbevitel költsége

A megrendelések azok a hivatalos dokumentumok, amelyeket a vevő küld a szállítónak áruk vagy szolgáltatások megvásárlására. A gyakorlatban sok csapat még mindig kézi megrendelési folyamatot használ. Létrehoznak egy beszerzési kérelmet, majd egy személy elolvassa az e-mailt, beírja az értékeket az ERP-be, és elment egy PDF másolatot. Ez a kézi megrendelési folyamat súrlódást okoz. Hibákat, elvész dokumentumokat és késéseket eredményez. Emellett növeli az egy PO-ra jutó költséget és a kivételes esetek arányát. Például tanulmányok kimutatják, hogy a kézi adatbevitelt automatizált rögzítéssel és érvényesítéssel kiváltva az adat hibák akár 80%-kal csökkenthetők Hogyan automatizáljuk a beszerzési folyamatot MI-val – nexocode. Ennek következtében az e-mailként vagy papíron továbbított megrendelések magasabb hibaarányt mutatnak, mint az elektronikus cserék.

A gyors KPI-k láthatóvá teszik a problémát. A kézzel bevitt megrendelések hibaaránya magas lehet. A ciklusidő a beszerzési kérelemtől a rendelés státuszfrissítéséig napokig is elhúzódhat. Az egy PO-ra jutó költség emelkedik, amikor a csapatok órákat töltenek javításokkal. A kivételek száma nő, amikor a rendelési adatok nem egyeznek a számlákkal vagy a készletnyilvántartással. Egy kézi megrendelési vagy kézi PO munkafolyamat gyakran tartalmaz redundáns adatbevitelt és többszörös kézi bevitelt rendszerek között. Ennek következtében sok szervezet továbbra is a kézi adatbevitelre és a kézi jóváhagyásokra és nyomon követésre támaszkodik.

Konkrét példaként képzeljünk el havi 1 000 megrendelést. Ha a kézi bevitel 10%-os kivételt okoz, akkor 100 PO-t kell újrafeldolgozni és telefonálni. Ez pazarló személyzeti időt jelent és rontja a határidők betartását. Ha a csapat megrendelésenként négy percet tölt kézi PO bevitelre és javításokra, akkor ez az idő gyorsan összegződik. A vezetők automatizálással csökkenthetik ezt a munkát. A gyakorlatban a megrendelések bevezetése az működés egyszerűsítésére azt jelenti, hogy feltérképezik a jóváhagyásokat, következetes sablonokat használnak, és mérik az olyan KPI-ket, mint a PO ciklusideje és az egy PO költsége. Ez a megközelítés csökkenti annak kockázatát, hogy egy kézi PO vagy kézi megrendelés leblokkolja a beszerzési folyamatot.

megrendelési folyamat — hogyan működik a megrendelés-automatizálás (RPA, MI, folyamatbányászat)

A megrendelési folyamat a beszerzési kérelemmel kezdődik és akkor ér véget, amikor a szállító megerősíti a jóváhagyott beszerzési kérelmet és a könyvelési rendszer rögzíti az átvett árut. Ennek a folyamatnak az automatizálásához a csapatok RPA-t, OCR-t, MI-t és folyamatbányászatot kombinálnak. Az RPA botok kattintásokat és billentyűleütéseket utánoznak, hogy egy megrendelést bepostoljanak az ERP rendszerbe. Az OCR és az intelligens OCR értékeket húz ki PDF-ekből és beszkennelt papírokból. A MI és a gépi tanulás pedig mezőket párosít, ellenőrzi az összegeket, és anomáliákat jelöl. A folyamatbányászat feltárja a szűk keresztmetszeteket, így a csapatok a lassú lépésekre fókuszálhatnak.

Például egy gyakori adatfolyam így néz ki: rendelés e-mailek vagy csatolt PDF-ek érkeznek, a rögzítő szoftver kinyeri a rendelési adatokat, érvényesítési szabályok ellenőrzik az árakat és a SKU kódokat, majd egy bot feladja a PO-t az ERP-be. Ez a sorrend csökkenti a redundáns adatbevitelt és betartatja, hogy a megrendelés tartalmazza a szállító nevét, mennyiségeket, árakat és szállítási feltételeket. Az ERP-vel való integráció elengedhetetlen. Integrált megrendelési rendszer nélkül a bevitel automatizálása szinkronizációs hézagokat hozhat létre.

Esettanulmányok azt mutatják, hogy a PO feladási lépés automatizálása és az érvényesítés gyakran körülbelül 50%-kal csökkenti a feldolgozási időt a kérelemtől a kifizetésig tartó ciklusban Automation opportunities in the Requisition-to-Pay process – B Prins. Ezen felül a folyamatbányászat által támogatott kognitív RPA 30–40%-os sebességnövekedést igazolt a feldolgozásban, miközben magas pontosságot tartott fenn Process Mining Enabled Cognitive RPA to Automate Data …. Ezek a számok megmagyarázzák, miért gyakori téma ma a beszerzési automatizálás és a folyamat-automatizálás a beszerzési csapatoknál.

Konkrét mini-esetként egy közepes méretű nagykereskedő RPA-t és MI-t használt havi 5 000 PO feladására. A botok az OCR és NLP kinyerés után az e-mail rendelések 80%-át kezelték. Az emberi felülvizsgálók csak a kivételekkel foglalkoztak. Az eredmény: kevesebb késéses rendelés, kevesebb számlavitás és gyorsabb jóváhagyási idők. Ha megtanulnád, hogyan automatizáld a megrendelést, kezd azzal, hogy feltérképezed a rendszereket, teszteled a rögzítést és definiálod a kivételszabályokat. Érdemes olyan munkafolyamat-automatizálási platformokat is megfontolni, amelyek integrálódnak a könyvelési és készletkezelő rendszerekkel.

PO adatbevitel & rendelési e-mailek — rögzítési módszerek a megrendelés-beviteli automatizáláshoz

A rendelési e-mailek a megrendelések egyik alapforrása. Gyakran érkeznek strukturált EDI-ként, szabad formátumú e-mail sorokként, csatolt PDF megrendelő fájlokként vagy beszkennelt megrendelési dokumentumokként. A PO rögzítésének automatizálásához a megfelelő technológiák keverékét kell kiválasztani. Strukturált EDI esetén használjon közvetlen csatlakozókat. PDF-ekhez és beszkennelt papírokhoz használjon OCR-t plusz természetes nyelvfeldolgozást az rendelési adatok megtalálásához. A szabad formátumú e-mailekhez olyan MI szükséges, amely elolvassa a kontextust és a rendelési adatokat mezőkhöz párosítja.

A bizalmi küszöbértékek fontosak. Egy rögzítő motor egy mezőt magas bizalommal megjelölhet és automatikusan közzétehet. Ha a bizalom alacsony, irányítsa a PO-t egy emberi felülvizsgálóhoz. Ez a megközelítés csökkenti a szükséges kézi bevitelt és magas pontosságot tart fenn. Például a csapatok gyakran küszöböket állítanak be úgy, hogy a mezők 85–95%-át automatikusan közzétegyék, a többit pedig gyors jóváhagyásra küldjék. Ez az egyensúly csökkenti a redundáns adatbevitelt, miközben megőrzi az ellenőrzést.

Rövid példa: egy logisztikai szolgáltató e-mailügynököket használt válaszok tervezetére, rendelés státuszának megerősítésére és rendelési adatok kinyerésére az e-mailből. Az ügynök elolvasta az e-mail előzményeket, kinyerte a SKU-t, mennyiséget és szállítási dátumot, majd feladta a PO-t az ERP-be és értesítette a szállítókat. Ez csökkentette a kézi PO kezelési időt és javította a rendeléskövetést. Hasonló megvalósításokat felfedezhetsz a virtualworkforce.ai e-mailügynökeivel a logisztika számára, hogy felgyorsítsd a válaszokat és minden választ az ERP és WMS adataidhoz igazíts virtualis-asszisztens-logisztika.

A metrikák számítanak. A PO-nként megtakarított tipikus idő változó, de a szervezetek arról számolnak be, hogy a manuális javítások felére csökkennek és a bevitel ideje 50%-kal vagy annál többel rövidül, amikor OCR-t és MI-t alkalmaznak a megrendelés-bevitel automatizálásához. Emellett az automatizálás javítja a nyomonkövethetőséget és csökkenti annak esélyét, hogy egy PDF megrendelés vagy PDF számla elveszjen. Amikor a rögzítést tervezed, építs be érvényesítési szabályokat a beszállítói katalógusok és a készletkezelő rendszerek ellenőrzésére. Ez csökkenti az eltéréseket és lehetővé teszi, hogy a kifizetési folyamat kevesebb zárolással haladjon.

megrendelés-automatizálási folyamat — tervezd meg az automatizált megrendelés jóváhagyást és nyomon követést

Egy automatizált megrendelési munkafolyamat modellezi a jóváhagyási lépéseket, a költségvetés-ellenőrzéseket és a beszállítói értesítéseket. Először egy jóváhagyott beszerzési kérelem kiváltja a megrendelés létrehozásának műveletét. Ezután érvényesítési ellenőrzések megerősítik a beszállító érvényességét, az árat és a készlet rendelkezésre állását. Majd a rendszer a szükség szerinti megrendelési jóváhagyásra irányítja a PO-t. Végül a megrendelés-bevitel feladódik az ERP-be és a beszállító automatikus értesítést kap a rendelés státuszáról és részleteiről.

Tervezz szabályokat úgy, hogy a jóváhagyási folyamat kiszámítható legyen. Például a küszöbérték alatti rendelések automatikusan jóváhagyhatók. A nagyobb rendelések kétlépcsős jóváhagyási láncot és egy jóváhagyott beszerzési kérelmet igényelhetnek. A jóváhagyási folyamatnak minden döntést naplóznia kell az auditálás érdekében. Az automatizálás biztosítja az audit nyomvonalakat és segít a megfelelésben. Egy világos jóváhagyási folyamat csökkenti a késéseket a csúcsidőszakokban.

A valós idejű rendeléskövetés szintén fontos. Ha automatizálod a megrendelési munkafolyamatot, automatikusan frissítheted az érintetteket, amikor a beszállítók megerősítik a dátumokat. Ez javítja a beszállítói kapcsolatokat és csökkenti a lekérdező e-maileket. A csapatok számára, amelyek e-mail-tervezetkészítő MI-t használnak, a megrendelés automatizálása azt jelenti, hogy a rendszer le tudja tervezni a visszaigazoló e-maileket és fel tudja vezetni a szállítási ETA frissítéseket mind az ERP-be, mind a közös postafiókba erp-email-automatizalas-logisztika. Ez csökkenti a kézi megrendelés-utánkövetések szükségességét és naprakészen tartja a fuvarozókat és raktárakat.

A bizonyítékok alátámasztják ezt a tervezést. A szervezetek gyakran megfelezik a PO feldolgozási idejét miután feltérképezték a jóváhagyásokat és automatizálták az útvonalakat. Ezen felül egy jelentés megjegyezte, hogy „a MI bevezetése a beszerzési folyamatban több alapvető előnyt hozott, többek között a megnövekedett adatpontosságot, a gyorsabb feldolgozási időket és a jobb megfelelést” Artificial Intelligence and Its Application in Procurement. Megvalósításhoz válassz olyan automatizálási eszközt, amely támogatja a konfigurálható szabályokat, integrálódik a könyvelési rendszerrel és naplózza az audit bejegyzéseket. Ez a kombináció lehetővé teszi a csapatok számára, hogy skálázzák a jóváhagyásokat miközben csökkentik a kézi adatbevitelt és a kivételeket.

megrendelés-automatizálási szoftver & automatizálási megoldás — hogyan válasszunk automatizált megrendelési rendszert

A megrendelés-automatizálási szoftver kiválasztása az integrációval kezdődik. A rövidlista tartalmazzon olyan rendszereket, amelyek csatlakoznak az ERP-hez, a könyvelési szoftverhez és a készletkezelő rendszerekhez. Ellenőrizd a csatlakozókat vagy az API-kat a csomagodhoz. Győződj meg a támogatásról a gyakori fájltípusokhoz, például PDF és EDI esetén. A biztonság, az audit naplók és a beszállítói támogatás kritikus kiválasztási szempontok.

Ezután teszteld a rögzítési pontosságot. Futtass egy pilotot egy reprezentatív mintával megrendelésekből: e-mailek, PDF-ek és beszkennelt papírok. Mérd a rögzítési sikert, a szükséges kézi javításokat és a kivételarányt. Használd ezeket a mérőszámokat a ROI becslésére. Például ha a pilot azt mutatja, hogy a PO automatizálás az entry idő 50%-át megtakarítja és a hibákat 80%-kal csökkenti Hogyan automatizáljuk a beszerzési folyamatot MI-val – nexocode, akkor kiszámolhatod a csökkent adminisztrációs költséget és a megtakarított személyzeti időt.

Dönts SaaS és on‑prem között az adatkezelés alapján. Egy SaaS megrendelési szoftver gyorsítja a bevezetést. Azonban az on‑prem megfelelhet azoknak a cégeknek, amelyek szigorú adatrezidencia szabályokkal rendelkeznek. Fontolj meg hibrid megközelítést, ha be kell tartanod helyi szabályozásokat és mégis gyors bevezetést szeretnél. A virtualworkforce.ai egy kód nélküli e-mailügynökös megközelítést kínál, amely konfigurálható az ERP és WMS rendszerek olvasására és frissítésére, ami hasznos lehet, ha a csapatok alacsony belépési küszöbű pilotot szeretnének hogyan-bovitsuk-a-logisztikai-muveleteket-munkaero-felvetel-nelkul.

A pilot lépései számítanak. Határozd meg a kört, válassz sikerkritériumokat, mint a PO ciklusidő csökkenése és a hibaarány, és futtass 4–6 hetes pilotot. Figyeld a KPI-ket: PO ciklusidő, egy PO költsége, és a PO automatizálás csökkenti a kivételarányt. Végül értékeld a teljes birtoklási költséget és a beszállítói támogatást. Egy jól megválasztott automatizálási megoldás integrálja a rögzítést, az érvényesítést és a feladást az ERP rendszeredbe, és lehetővé teszi, hogy a csapatok között skálázható automatizált PO rendszereket vezess be.

a megrendelés-automatizálás előnyei — a PO automatizálás mérhető előnyei és a következő lépések az automatizáláshoz

A megrendelés-automatizálás előnyei mérhetők. Tanulmányok szerint az adathibák akár 80%-kal, a feldolgozási idő pedig körülbelül 50%-kal csökkenthető, amikor a csapatok automatizálják a megrendelési folyamatot Hogyan automatizáljuk a beszerzési folyamatot MI-val – nexocode és Requisition-to-Pay automation. Ezek a nyereségek alacsonyabb admin költségekké, gyorsabb beszállítói visszaigazolásokká és jobb rendeléskövetéssé fordulnak át. Emellett javítják az adatkonzisztenciát a rendszerek között és csökkentik a redundáns adatbevitelt.

A hatékonyságon túl az automatizálás javítja a beszállítói kapcsolatokat. Ha a megrendelések pontosak és a rendelés státuszfrissítések automatikusan áramlanak, a beszállítók gyorsabban visszaigazolnak. Ez csökkenti a vezetési időt és javítja a készlettervezést. Az automatizálás továbbá erősíti az auditálhatóságot, mert a rendszer rögzíti a jóváhagyásokat és minden változtatást bejegyez a könyvelési rendszerbe és az ERP naplókba.

Bevezetéshez kövesd a fokozatos utat: pilot, kivételek szabályozása, felhasználók képzése, majd skálázás. Kezdd alacsony kockázatú megrendelések automatizálásával és mérd az eredményeket. Ezután bővítsd több beszállítóra és több dokumentumtípusra. Kövesd az olyan KPI-ket, mint a PO ciklusidő, hibaarány, egy PO költsége, beszállítói vezetési idő és megfelelési arány. Ez segít a ROI kvantifikálásában és a személyzet átcsoportosításában magasabb értékű feladatokra.

A sok rendelési e-mailt kezelő csapatok számára érdemes olyan eszközöket fontolóra venni, amelyek kombinálják az e-mail-tervezést az adatkinyeréssel, így nemcsak kinyered a PO adatokat, hanem a beszállítói kommunikációt is automatizálhatod. A virtualworkforce.ai e-mailügynökei azt mutatják, hogyan takarít meg az automatizálás személyzeti időt azáltal, hogy az e-mailek kezelési idejét átlagosan kb. 4,5 percről 1,5 percre csökkenti, miközben válaszait az ERP és WMS adatokhoz igazítja automatizalt-logisztikai-levelezes. Végül használd a következő ellenőrzőlistát a teljes bevezetés előtt: erősítsd meg az ERP integrációt, mérd a rögzítési pontosságot PDF és beszkennelt űrlapok esetén, definiáld a jóváhagyások automatizálásának lépéseit, és állíts fel egyértelmű siker-mutatókat. Ezek a lépések lehetővé teszik, hogy átalakítsd a megrendelés-kezelést és elérd a PO automatizálás előnyeit.

GYIK

Mi a megrendelés-automatizálás?

A megrendelés-automatizálás olyan szoftverek és MI használatára utal, amelyek képesek elfogadni, érvényesíteni, útvonalra küldeni és feladni megrendeléseket minimális emberi beavatkozással. Kiváltja a kézi megrendelés-bevitelt és csökkenti a hibákat, a ciklusidőt és a redundáns adatbevitelt.

Hogyan javítja a PO folyamat automatizálása a pontosságot?

A PO folyamat automatizálása OCR-t, MI-t és érvényesítési szabályokat használ a rendelési adatok kinyerésére és a katalógusokkal, szerződésekkel való összevetésre. Ennek eredményeként a kézi adatbevitel csökken és a hibák visszaesnek — tanulmányok akár 80%-os hibacsökkenést is jelentenek Hogyan automatizáljuk a beszerzési folyamatot MI-val – nexocode.

Milyen forrásokból tud egy automatizált rendszer megrendeléseket rögzíteni?

Egy automatizált rendszer képes megrendeléseket rögzíteni EDI csatornákból, rendelési e-mailekből, csatolt PDF megrendelő fájlokból és beszkennelt papírdokumentumokból. A legjobb megoldások kombinálják a strukturált adatokhoz való csatlakozókat és az OCR+NLP-t a strukturálatlan bemenetekhez.

Szükséges-e megváltoztatnom az ERP-met a megrendelés-automatizáláshoz?

Általában nem szükséges az ERP cseréje. Ehelyett válassz olyan megrendelés-automatizálási szoftvert vagy megoldást, amely integrálódik az ERP rendszereddel API-n vagy csatlakozókon keresztül. Az integráció biztosítja, hogy az automatizált PO közvetlenül a könyvelési és készletkezelő rendszereidbe postolódjon.

Mi egy jó pilot a megrendelések automatizálásának tesztelésére?

Kezdj egy korlátozott pilot-tal, amely egyetlen beszállítótípust vagy dokumentumtípust fed le, például e-mailben érkező PDF-eket alacsony értékű rendelésekhez. Határozd meg a sikerkritériumokat, mint a csökkent PO ciklusidő és kevesebb kézi javítás. Futtasd a pilotot 4–6 hétig és mérd az eredményeket.

Hogyan kezeli az automatizálás a kivételeket?

A legtöbb rendszer bizalmi küszöbértékeket használ és az alacsony bizalmú mezőket emberi felülvizsgálóhoz irányítja. Figyelmeztetések és feladatlisták segítik a személyzetet a nem egyezőségek gyors megoldásában. Ez megőrzi az irányítást, miközben az automatizálás kezeli a rutinszerű rendelések nagy részét.

Le tudja-e az automatizálás kezelni a jóváhagyásokat és a költségvetés-ellenőrzést?

Igen. Egy megrendelési munkafolyamat tartalmazhat jóváhagyási szabályokat, költségvetés-ellenőrzést és jóváhagyási irányítást. Az alacsony értékű rendelések automatikusan jóváhagyhatók, míg a nagyobb kérések automatikusan eskalálódnak.

Milyen KPI-ket kell követnem a megrendelés-automatizálás bevezetése után?

Kövess PO ciklusidőt, hibaarányt, egy PO költségét, beszállítói vezetési időt és megfelelési arányt. Ezek a KPI-k megmutatják, hogy az automatizálás javítja-e a feldolgozást és csökkenti-e a szükséges kézi bevitelt.

Hogyan illeszkednek az e-mailügynökök a megrendelés-automatizáláshoz?

Az e-mailügynökök képesek kinyerni a rendelési adatokat a beérkező üzenetekből és tervezetet készíteni beszállítói válaszokhoz, amelyek az ERP és WMS adatokon alapulnak. Ez csökkenti a kézi e-mail-kezelést és felgyorsítja a visszaigazolásokat. Lásd a virtualworkforce.ai példáit az e-mail automatizálás alkalmazására a logisztikában és a rendelések kezelésében ai-fuvarozasi-logisztikai-kommunikacioban.

Mik a következő lépések, hogy az egész cégre kiterjesszem a PO automatizálást?

Először hajts végre egy sikeres pilotot és mérd az előnyöket, mint az idő- és hibamegtakarítás. Ezután terjeszd ki több beszállítóra és dokumentumtípusra, vezess be kivétel-szabályozást, és képezd a felhasználókat. Végül kövesd nyomon a ROI-t és fontold meg a beszerzés teljes folyamatát lefedő szélesebb automatizálást.