Megrendelésfeldolgozás: a kulcsfontosságú lépések magyarázata

vásárlás alapjai, beszerzés és a beszerző szerepe

A vásárlás alapjai magukban foglalják a megfelelő áruk vagy szolgáltatások beszerzését a megfelelő időben, áron és minőségben. A pontosság fontos, mert bármilyen hiba késedelmekhez, költségtúllépéshez vagy vitákhoz vezethet a beszállítóval. A beszerzési megrendelés pontatlanságai olyan problémákat okozhatnak, mint a nem kívánt készlet vagy a határidők elmulasztása. Ezért a vásárlás alapjai képezik a hatékony beszerzési folyamat alapját. Emellett alapvető adatokat szolgáltatnak a beszerzési megrendelések üzleten belüli nyomon követéséhez.

A beszerzés túlmutat az egyszerű vásárláson. Stratégiai funkció a beszerzési folyamaton belül, amely kezeli a forrásfelkutatást, a beszállítói kapcsolatokat és a szerződéses tárgyalásokat. A jól kezelt beszerzési folyamat segíthet az ellátási láncok egyszerűsítésében, a megfelelés javításában és az általános hatékonyság növelésében. Az ipari kutatás szerint a beszerzés automatizálása a feldolgozási ciklusokat akár 70%-kal is lerövidítheti, ami kiemeli annak értékét.

A beszerző szerepe kritikus. A beszerző felel az igények azonosításáért, a beszerzési csapattal való együttműködésért, és azért, hogy a beszerzési megrendelés helyesen készüljön el. Szorosan dolgoznak a pénzügyi csapattal a költségvetés-kezelés érdekében, és a beszállítókkal a szállítási dátumok koordinálásáért. A beszerzők indítják az ajánlatkérést, felügyelik a jóváhagyási folyamatot, és nyomon követik a tranzakciót a lezárásig. Sok, műveletközpontú iparágban az olyan MI-alapú eszközök, mint az ERP‑integrált e-mail automatizálás, segíthetik a beszerzőket az adminisztratív terhek csökkentésében a beszerzési megrendelés kiadása vagy a beszállítói adatok megerősítése körül.

A beszerzőnek biztosítania kell, hogy minden szükséges jóváhagyást megszerezzenek, mielőtt a beszerzési megrendelést elküldenék. Ez a felelősség magában foglalja a megrendelés részleteinek láthatóságának fenntartását, a szerződési feltételekhez való igazodást és a nem megfelelõ kiadások megakadályozását. Lényegében a beszerzők az operatív igények és a stratégiai beszerzési funkció közötti kapocsként működnek, biztosítva, hogy minden vásárlási tranzakció összhangban legyen a vállalat céljaival.

vásárlás típusai, beszerzési kérelem és a vállalatok miért használnak beszerzési megrendeléseket

Vannak különböző vásárlástípusok, amelyek mindegyikének saját következményei vannak a kockázatkezelésre és a beszállítókkal való együttműködésre. A közvetlen vásárlások olyan anyagokra vagy árukra vonatkoznak, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a szervezet által értékesített termékekhez, például a nyersanyagokhoz. A közvetett vásárlások olyan árukat vagy szolgáltatásokat fednek le, amelyek támogatják a működést, például irodaszerek. Utóbbiaknak általában alacsonyabb kockázati profiljuk van, de rossz kezelés esetén mégis hatással lehetnek a költségvetésre.

A beszerzési kérelem létrehozása az első formális lépés, mielőtt kiadnák a beszerzési megrendelést. A beszerzési kérelem kitöltéséhez az alkalmazottak dokumentálják a vásárlási igényt, megadják a megrendelés részleteit, például a mennyiséget és a szállítási dátumot, majd jóváhagyásra benyújtják. Ez a folyamat átláthatóságot biztosít, és lehetővé teszi a beszerzési csapat számára az indokoltság, a megfelelés és a lehetséges beszállítók felmérését. Jóváhagyás után a következő lépés a beszerzési megrendelés létrehozása és a beszerzési megrendelés jóváhagyási folyamatának elindítása.

A vállalatok beszerzési megrendeléseket használnak a költések ellenőrzésére és a megfelelés érvényesítésére. A beszerzési megrendelés jogilag kötelező érvényű dokumentummá válik, ha azt a beszállító elfogadja, védelmet nyújtva mindkét fél számára. Tartalmazza a megállapodott árakat, mennyiségeket és feltételeket, csökkentve a hibákat és támogatva a pontos számlafeldolgozást. A kutatások azt mutatják, hogy a szabványosított beszerzési megrendelési gyakorlatok csökkenthetik a hibaarányt 30%-ról 5% alá (forrás). A globális működésben a digitális beszerzési megrendelések tovább egyszerűsítették a jóváhagyási folyamatokat, és javították a beszerzési megrendelések nyomon követésének pontosságát.

Ezek az ellenőrzések részei a szélesebb procure-to-pay folyamatnak, ahol a beszerzési megrendelés létrehozási folyamata támogatja mind az operatív igényeket, mind a stratégiai felügyeletet. Ez biztosítja, hogy a folyamat minden lépése auditálható legyen és megfeleljen a belső megfelelőségi szabványoknak, védve a pénzforgalmat és támogatva a beszállítói kapcsolatokat.

beszerzési megrendelés, vásárlási folyamat, lépések a beszerzési megrendelésben és a beszerzési megrendelések kezelése

Egy szabványos beszerzési megrendelés dokumentum tartalmazza a vevő és a beszállító adatait, a megrendelés részleteit, a mennyiségeket, az árakat, a szállítási dátumot és a szerződési feltételeket. A pontos adatok biztosítják a megrendelés zökkenőmentes teljesítését. A vásárlási folyamaton belül a beszerzési megrendelés csak azután jön létre, hogy a beszerzési kérelem megkapta a szükséges jóváhagyásokat.

A vásárlási folyamat az kezdeti beszerzési kérelemtől a beszerzési megrendelés kiadásáig, majd a beszállító megerősítéséig és az áruk átvételéig tart. A beszerzési megrendelés lépései közé tartozhat az igényazonosítás, a beszállító értékelése, a megrendelés létrehozása és a jóváhagyások. A gyakorlatban például a gyártóüzemek összehangolhatnak egy tervezett beszerzési megrendelést éppen időben történő (just-in-time) szállítással a gyártási sorokhoz, vagy egy keretmegállapodást alkalmazhatnak ismétlődő igényekre.

A beszerzési megrendelések kezelése megköveteli a láthatóság fenntartását és a beszerzési megrendelések hatékony követését. Ez magában foglalja a fizetés feldolgozását miután megerősítették, hogy a termék vagy szolgáltatás megfelel a megrendelésnek. A háromoldalú egyeztetésnek ismert folyamat—a megrendelés, az áruátvétel és a számla összehasonlítása—megelőzi a vitákat. Olyan cégek, mint a virtualworkforce.ai, megoldásokat kínálnak a folyamat egyszerűsítésére azzal, hogy automatizálják a levelezést a beszerzők, a beszerzési csapatok és a beszállítók között, csökkentve az e-mailezés miatti késéseket.

A beszerzési megrendelések kezelésének bevált gyakorlatai közé tartozik egy beszerzési megrendelés-kezelő rendszer használata a módosítások naplózására, a határidők nyomon követésére és a megfelelés biztosítására. Egy jól működő rendszer támogatja a beszerzés kezelési céljait és megerősíti a beszállítói kapcsolatokat. A GEP kutatásai kiemelik, hogy az automatizálás mennyire javíthatja ezeket a munkafolyamatokat.

po, po folyamat, manuális po feldolgozás, beszerzési feldolgozás és feldolgozási munkafolyamat

A PO rövidítés a beszerzési megrendelést jelenti, és a po folyamat lefedi ennek a dokumentumnak az indítását, jóváhagyását és nyomon követését. A papíralapú rendszerekben a manuális po feldolgozás gyakran magas hibaarányokhoz vezet—egyes esetekben akár 30% is lehet—és lassítja a beszerzési feladatok feldolgozását (forrás). Ez növeli az adminisztratív terheket és kockázatot jelent a beszállítói kapcsolatokra.

Egy papíralapú po folyamat alapvető szakaszai közé tartozik a PO megírása, a szükséges jóváhagyásokhoz való továbbítása, fizikai elküldése a beszállítónak és a válaszok manuális megerősítése. A beszerzési megrendelés manuális feldolgozása több osztályt érint, és gyakran torlódásokhoz vezet. Például ha a pénzügyi csapat késik a költségvetés érvényesítésével, az egész po folyamat megrekedhet.

A feldolgozási munkafolyamat a beszerzési csapat, a belső igénylők, a pénzügy és a beszállítók között áramlik. Ezeknek az átadásoknak az azonosítása kulcsfontosságú a po kezelésében. Egy tipikus feldolgozási munkafolyamat egy megrendelési kérelemmel kezdődik, átlép a megrendelés létrehozásán, átmegy a beszerzési megrendelés jóváhagyásain, és végződik a megrendelés teljesítésével és a fizetés feldolgozásával. Bizonyos esetekben az MI‑vel támogatott e-mail automatizálás segíthet a kommunikáció egyszerűsítésében, amint azt ez a megoldás is mutatja.

A torlódások felismerése az egész po folyamatban rendszeres felülvizsgálatot és világos mutatószámokat igényel. A PO-kezelés előnye a láthatóság minden szakaszban, így a problémák—legyen szó késedelmes jóváhagyásról vagy hiányzó beszállítói megerősítésről—gyorsan megoldhatók. A POS, a feldolgozási munkafolyamat és a beszállítói koordináció hatékony kezelése csökkenti a költséges késedelmek valószínűségét.

beszerzési megrendelési folyamat, beszerzési megrendelés folyamatábrája és a beszerzési megrendelés lépései

A beszerzési megrendelési folyamat kulcsfontosságú annak biztosításában, hogy minden vásárlási tranzakció kövesse a vállalati irányelveket, megőrizze a megfelelést és támogassa az operatív hatékonyságot. Egy végtől végig tartó áttekintés megmutatja, hogyan áll össze a beszerzési megrendelési folyamat az igényazonosításból, a beszállító kiválasztásából, a jóváhagyásból, a kiküldésből és a rendezésből.

A beszerzési megrendelés folyamatábrája lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy vizualizálják, hogyan jön létre, kerül jóváhagyásra, kiküldésre és lezárásra egy beszerzési megrendelés. A beszerzési megrendelés lépései a beszerzési kérelemmel kezdődnek, átlépnek a beszállító kiválasztásán, majd a megrendelés létrehozásán, a jóváhagyási folyamaton, és végül a kiküldésen és megerősítésen. A bevett gyakorlatokra vonatkozó útmutatók szerint a pontos dokumentáció minden szakaszban csökkenti a vitákat és támogatja a gyorsabb fizetési feldolgozást.

A vásárlási folyamat gyakori buktatói közé tartoznak a pontatlan megrendelési adatok, a mulasztott szállítási dátumok, a késedelmes beszerzési megrendelés jóváhagyások és a lépések átláthatóságának hiánya. Ezek megoldásához a vállalatoknak be kell vezetniük bevált gyakorlatokat, például a űrlapok szabványosítását, a szabványos beszerzési megrendelés formátumának használatát, és a hatékony kommunikációs csatornák biztosítását. A beszerzési feladatok automatizálására és a beszerzési megrendelések nyomon követésére összpontosító megoldások hatékonyabban javíthatják a beszerzési folyamatot, csökkentve a késések vagy eltérések kockázatát.

A szervezetek szintén profitálnak a beszerzési megrendelési folyamat alkalmazásából, többek között erősebb beszállítói kapcsolatokkal és jobb auditkészséggel. Ezek az előnyök alátámasztják, miért kell a vásárlási folyamatot a menedzsment részeként nyomon követni a hatékonyság fenntartása érdekében.

automatizálás, automatizálni, digitális beszerzési megrendelések, egyszerűsítés, beszerzési szoftver, beszerzési megrendelés kezelése, beszerzési megrendelés-kezelő rendszer, bevált gyakorlatok és a beszerzési megrendelési folyamat optimalizálása

Erős érv szól az automatizálás mellett a beszerzési megrendelések kezelésében. A beszerzési megrendelési folyamat automatizálása drasztikusan lerövidítheti a ciklusidőket. Például tanulmányok mutatják, hogy az automatizált beszerzési megrendelési megközelítés a feldolgozási idő 70%-os csökkenését eredményezheti (forrás). Az automatizálás előnyei közé tartozik a manuális hibák csökkentése, jobb láthatóság és zökkenőmentesebb beszállítói kommunikáció.

A digitális beszerzési megrendelések sokkal jobbak a papíralapú űrlapoknál a nyomon követés, a megfelelés és a gyorsaság szempontjából. A beszerzési szoftver és a beszerzési megrendelés-kezelő rendszer integrálása lehetővé teszi a beszerzési csapatok számára, hogy automatizálják a kulcsfeladatokat, mint a beszerzési megrendelés létrehozása, a megrendelések kiküldése és az automatikus háromoldalú egyeztetés végrehajtása. Egy robusztus kezelő rendszer segít optimalizálni a beszerzési megrendelési folyamatot a költségmegtakarítás és a megnövekedett megfelelés érdekében. Az előnyök kiterjednek a pénzügyre, a beszerzésre és a beszállítói érintettekre a procure-to-pay folyamat során.

Az engedélyezések egyszerűsítéséhez és a folyamat felgyorsításához a szervezeteknek olyan bevált gyakorlatokat kell alkalmazniuk, mint a szerepalapú hozzáférés, a szabványos űrlapok és a világos jóváhagyási láncok. Például az MI‑alapú munkafolyamat‑automatizálás kevesebb kör e-mail jóváhagyást eredményez. A beszerzési megrendelési folyamat optimalizálásának technikái közé tartozik a megrendelés kiküldésének automatizálása, a beszerzési megrendelések valós idejű nyomon követése és annak biztosítása, hogy a feltételek minden PO-ba be legyenek ágyazva.

Azáltal, hogy automatizálják a beszerzési feladatokat és hatékony beszerzési megrendelési folyamatkezelést alkalmaznak, a vállalatok javítják a pénzforgalmat, gördülékenyebbé teszik a megrendelések teljesítését és növelik a megfelelést a belső és külső követelményekkel szemben. A beszerzési megrendelések kezelésében végrehajtott jól kivitelezett automatizálás eredménye egy hatékonyabb beszerzési megrendelési folyamat, amely támogatja az operatív kiválóságot és erős beszállítói kapcsolatokat tart fenn.

GYIK

Mi az a beszerzési megrendelés?

A beszerzési megrendelés egy jogilag kötelező érvényű dokumentum, amelyet a vevő hoz létre és küld a beszállítónak a vásárlási tranzakció megerősítésére. Részletezi a szükséges árukat vagy szolgáltatásokat, a megállapodott árat és a szállítási dátumot.

Miért fontos a beszerzési megrendelési folyamat?

A beszerzési megrendelési folyamat kulcsfontosságú a költségek ellenőrzéséhez, a megfelelés biztosításához és az átláthatóság fenntartásához a vásárlási folyamat során. Segít csökkenteni a hibákat és a beszállítókkal szembeni vitákat.

Melyek a fő vásárlástípusok?

A fő vásárlástípusok a közvetlen vásárlások, amelyek a termeléshez szükséges inputokhoz kapcsolódnak, és a közvetett vásárlások, amelyek a szervezet működését támogatják. Mindkettő felügyeletet igényel a kockázat és a költségek kezelése érdekében.

Mi az a beszerzési kérelem?

A beszerzési kérelem egy belső dokumentum, amelyet áruk vagy szolgáltatások beszerzésének kérelmezésére használnak. Tartalmazza a részleteket, mint a mennyiség, a szállítási dátum és az indoklás, és jóváhagyást igényel, mielőtt beszerzési megrendelést bocsátanának ki.

Hogyan használják a vállalatok a beszerzési megrendeléseket?

A vállalatok a beszerzési megrendeléseket a beszállítókkal kötött megállapodások formalizálására, a megfelelés érvényesítésére és a költségvetés ellenőrzésére használják. A beszerzési megrendelés hivatkozási alapként szolgál a beszerzési megrendelések nyomon követéséhez és a fizetés feldolgozásához.

Mik a manuális PO feldolgozás hátrányai?

A manuális PO feldolgozás gyakran magas hibaarányt, lassabb ciklusidőket és kisebb láthatóságot von maga után. Torlódásokat okozhat a beszerzési folyamatban és vitákhoz vezethet a beszállítókkal.

Hogyan javíthatja az automatizálás a beszerzési megrendelések kezelését?

Az automatizálás csökkenti a manuális hibákat, felgyorsítja a jóváhagyásokat és növeli a láthatóságot a beszerzési megrendelési folyamatban. Emellett támogatja a jobb megfelelést és javítja a beszállítói együttműködést.

Mik a bevált gyakorlatok a beszerzési megrendelések kezelésében?

A bevált gyakorlatok közé tartozik a beszerzési megrendelés-kezelő rendszer használata, a dokumentáció szabványosítása, a világos jóváhagyási munkafolyamatok fenntartása és a beszállítók teljesítménymutatóinak nyomon követése.

Mi az a háromoldalú egyeztetés?

A háromoldalú egyeztetés a beszerzési megrendelés, az áruátvétel és a beszállítói számla összehasonlítása a fizetés feldolgozása előtt a pontosság biztosítása érdekében. Segít megelőzni a túlfizetést vagy a csalást.

Tud segíteni az MI a beszerzési megrendelési folyamatban?

Igen, az MI automatizálhat ismétlődő feladatokat, mint az adatbevitel, az e-mail kommunikáció és a megrendelések nyomon követése. Ez hatékonyabbá teszi a beszerzési folyamatot azáltal, hogy csökkenti a késéseket és elkerüli a hibákat.