OCR vs RPA a rendelésfelvételhez: OCR és RPA megoldások összehasonlítása

OCR-technológia és optikai karakterfelismerés a megrendelés-felvitelben

Az optikai karakterfelismerés (OCR) egy olyan folyamat, amely a nyomtatott vagy kézzel írt szöveget digitális adattá alakítja. Megrendelés-felviteli helyzetekben az OCR-technológia áthidalja a papíralapú és a digitális munkafolyamatok közötti szakadékot. Például egy beolvasott dokumentum vagy PDF formátumú megrendelőlap gyakran tartalmaz kulcsadatokat, amelyeket egy ERP-rendszerbe kell rögzíteni. Az OCR-szoftver mintafelismerést, intelligens karakterfelismerést és nyelvi feldolgozást használ a karakterek és számok értelmezésére. A képekből történő automatizált szövegfelolvasás lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy jelentősen csökkentsék a manuális adatbevitelt.

Egy OCR-motor úgy működik, hogy minden szövegsort beolvas, azonosítja a karakterek formáit, és összeveti azokat a tárolt sablonokkal. A hagyományos OCR pontossági korlátokkal rendelkezik, különösen rossz minőségű bemenetek esetén. A modern, fejlett OCR, amely néha mesterséges intelligenciát is alkalmaz, képes felismerni a törzsadatok elrendezési elemeit és pontosabban kinyerni az adatokat a dokumentumokból. Az OCR nagy mennyiségű megrendelőlap feldolgozására képes, de korlátai vannak, ha a dokumentumok strukturálatlan adatot, összetett táblázatokat vagy nem szabványos elrendezést tartalmaznak. Ilyen körülmények között az OCR bizonyos karaktereket vagy számokat félreértelmezhet, ami hibákhoz vezethet a nyers OCR-adatokban.

Az OCR központi szerepet játszik a megrendelés-felvitel kezdeti lépéseinek automatizálásában. A nyomtatott anyagokból történő gyors adattkinyerés lehetővé teszi, hogy pontos digitális adatok közvetlenül továbbítódjanak az üzleti munkafolyamat következő lépéseibe. Az OCR ereje abban rejlik, hogy drámaian felgyorsítja az átalakítási folyamatot—köszönhetően az OCR-nek, a vállalatok nagy mennyiségű megrendelést képesek feldolgozni anélkül, hogy növelniük kellene a létszámot. Például az OCR integrálható olyan automatizációs eszközökbe is, amelyek a dokumentumfeldolgozási munkafolyamatot a kezdetektől a végéig kezelik. Az OCR hatékony használatához fontos számításba venni a bonyolult elrendezésekből adódó lehetséges hibákat, például a számok felcserélését vagy speciális karakterek hiányát.

A vállalatok, amelyek az e-mail alapú megrendelés-visszaigazolások egyszerűsítésére törekednek, érdemes összekapcsolni az OCR-t átfogóbb folyamatautomatizálási stratégiákkal. Ilyen szolgáltatók, mint virtualworkforce.ai a ERP- és e-mailintegrációk fejlesztésére összpontosítanak, amelyek az OCR-t kiegészítve az automatizációs folyamatokban kezelik a beérkező megrendelésekhez kapcsolódó e-maileket és a beolvasott dokumentumok adatait.

RPA-megoldások és robotikus folyamatautomatizálás a rendelésfeldolgozásban

A robotikus folyamatautomatizálás (RPA) azzal foglalkozik, hogy utánozza az emberi interakciókat a digitális rendszerekkel ismétlődő, szabályalapú feladatok végrehajtásához. Míg az OCR a beolvasott dokumentumokból vagy PDF-ekből nyeri ki az adatokat, az RPA ezután átveszi azok feldolgozását. Egy tipikus RPA-bot a megrendelés-felvitelben ellenőrizheti a kulcsadatokat, beviheti azokat az ERP-rendszerbe, elindíthat jóváhagyási munkafolyamatokat, és visszaigazoló üzeneteket generálhat. Ez a fajta automatizálás nemcsak felgyorsítja a feldolgozást, hanem növeli a tranzakciók következetességét is.

Az RPA-technológiák alapjai közé tartoznak azok a szoftverrobotok, amelyek hasonló módon lépnek kölcsönhatásba az alkalmazásokkal, mint az emberi munkatársak. Az RPA lehetővé teszi a vállalatok számára az adatbevitel, a könyvelési szoftverek frissítése és a tranzakciós naplózás automatizálását manuális beavatkozás nélkül. A megrendelés-felvitel esetében az RPA azokat a strukturált lépéseket automatizálja, amelyek az OCR-adatkinyerést követik. Az előnyök a sebességen túlmutatnak—azoknál a szervezeteknél, amelyek RPA-megoldásokat alkalmaznak az OCR-rel kombinálva, a hibaarány akár 90%-kal is csökkenhet, miközben a feldolgozási költségek akár 60%-kal is mérséklődhetnek (HyperVerge, 1Rivet).

Az RPA és az OCR kombinációja széles körű strukturált bemeneteket képes közvetlenül a háttérrendszerekbe feldolgozni. Például, miután az OCR-szoftver elolvasta a beszerzési megrendelést, az RPA-eszköz automatizálhatja az azt követő lépéseket, mint például az átváltástvaluták kezelése vagy az adó számítása. Egy jól megválasztott RPA-platform támogatja az felügyelet nélküli botokat, eseményindítókat és kivételkezelést, amelyek biztosítják a munkafolyamat folyamatosságát emberi beavatkozás nélkül. Az olyan automatizációs megoldások kihasználása, mint a kód nélküli MI-asszisztensek, kiterjesztheti az RPA képességeit a logisztikára és az ügyfélkommunikációra, tovább csökkentve az operatív terheket.

Az RPA lehetővé teszi, hogy a vállalatok hatékonyan skálázzanak, napi több ezer tranzakciót kezelve fáradtság vagy lassulás nélkül. Míg az OCR az automatizálásban a strukturálatlan bemenetek kezelésével foglalkozik, az RPA-szoftver a strukturált folyamatok és stabil szabályrendszerek mellett teljesít a legjobban. Ez a szinergia jól szemlélteti, miért kiegészítik egymást az OCR és az RPA a digitális megrendelés-felviteli munkafolyamatok optimalizálásában.

OCR és RPA együtt: az RPA integrálása az OCR-rel a dokumentumfeldolgozás automatizálásához

Az RPA és az OCR integrálása zökkenőmentes csővezetéket hoz létre az adatkinyeréstől a végső rendszerbe történő rögzítésig. A folyamat az OCR-rel kezdődik, amely javítja a beolvasott vagy képfájlok olvashatóságát, és digitális adattá alakítja őket. A kinyert információkat ezután az RPA-botok érvényesítik és dolgozzák fel. Ez az együttműködés drasztikusan csökkenti a manuális adatbevitelt, lerövidíti a feldolgozási időket, és biztosítja a nagyobb pontosságot a tranzakciókban.

A technikai integráció gyakran API-kat és csatlakozókat használ az OCR-adatok RPA-platformra történő átmozgatásához. Az RPA-botpéldányok felügyelet nélkül futhatnak, automatikusan kezelve a jóváhagyásokat, frissítéseket és értesítéseket. Számla feldolgozás esetén az OCR olvashat olyan adatokat, mint a szállító neve, a számlaszám és az összegek, míg az RPA automatizálja a könyvelést az ERP-rendszerben és a dokumentumok jóváhagyási útvonalra küldését. A mennyiségi előnyök közé tartozik akár 70%-kal gyorsabb feldolgozás és közel 90%-os hibacsökkenés, amikor az RPA és az OCR együtt kerül bevezetésre a dokumentumfeldolgozási munkafolyamatokban (HyperVerge).

Az OCR és az RPA technológiák lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy növeljék az OCR pontosságát AI-alapú utófeldolgozó ellenőrzésekkel az RPA munkafolyamatokon belül. Azok a vállalkozások, amelyek az OCR integrálása mellett döntenek, nagy mennyiségű strukturált és félig strukturált bemenetet képesek megbízhatóan feldolgozni. Az OCR RPA-ba történő integrálása támogatja a megfelelőséget is azáltal, hogy érvényesítési szabályokat érvényesít, mielőtt az adatokat kritikus rendszerekbe írnák.

A nagy mennyiségű e-maileket kezelő csapatok esetében az OCR integrálása olyan MI-asszisztensekkel, mint a virtualworkforce.ai megoldásai, biztosíthatja, hogy a dokumentumokból származó adatok ne csak automatikusan feldolgozódjanak, hanem kapcsolódjanak az ügyfélkommunikációhoz is következetes hangnemben és pontossággal. Végső soron az OCR és az RPA együtt váltják fel a megrendelési adatok olvasásának, értelmezésének és bevitelének manuális folyamatát.

az OCR különböző típusai és az intelligens dokumentumfeldolgozás a különféle megrendelési formátumokhoz

Különböző OCR-típusok állnak rendelkezésre a változatos megrendelési formátumok kezelésére. A hagyományos OCR a karakteregyezésre összpontosít, és tiszta, nyomtatott szöveget és előre meghatározott sablonokat igényel. A zónális OCR a dokumentumok meghatározott területeit vizsgálja, ami jól megfelel a rögzített elrendezésű űrlapoknak. A MI-vel kiegészített OCR és az úgynevezett intelligens karakterfelismerés AI-t és természetes nyelvi feldolgozást alkalmaz a strukturálatlan adatok, például szabad formátumú megrendelések vagy összetett számlák jobb értelmezéséhez.

Az Intelligent Document Processing (IDP) az OCR-re építve osztályozást, adatmező-felismerést és érvényesítési ellenőrzéseket ad hozzá, mielőtt az adatok eljutnának más rendszerekhez. Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek nagy mennyiségű, változatos dokumentumot dolgoznak fel, az IDP olyan rugalmasságot kínál, amelyet a régebbi OCR-módszerek nem nyújtanak. Képes számos formátum feldolgozására, és kulcsadatokat kinyerni még táblázatokból és félig strukturált elrendezésekből is.

A megfelelő OCR-megoldás kiválasztása a dokumentumok összetettségétől függ. A strukturált formátumokhoz elegendő lehet a zónális OCR, míg a strukturálatlan adatokhoz MI-vel kiegészített megközelítésre van szükség. Az OCR az RPA-val lehetővé teszi a beolvasott dokumentumokból történő adattgyűjtést, és azokat egy szoftverrobotok által kezelt dokumentumfeldolgozási munkafolyamatba irányítja. Ez a megközelítés lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy nagy mennyiségű megrendelést továbbra is magas fokú automatizálás mellett dolgozzanak fel.

Az OCR az automatizációban integrálható továbbá olyan MI-alapú logisztikai kommunikációs eszközökkel, hogy a munkafolyamatokat a megrendelés-felvitel határain túl is fejlessze, összekapcsolva a beérkező megrendeléseket a követő ügyfélüzenetekkel. Ne feledje, az OCR önmagában nem képes az információk érvényesítésére—ebben az RPA segít, amely automatizálja az ERP-adatbázisokkal vagy könyvelő szoftverrel való keresztellenőrzést.

példák az RPA és OCR automatizációra: valós használati esetek RPA, OCR és PDF feldolgozásra

Az RPA és az OCR automatizációban betöltött szerepének példái jól mutatják ennek a párosításnak a hatékonyságát a megrendelés-felvitelben. Egy esettanulmányban egy kiskereskedelmi cég PDF-beszerzési megrendeléseket automatizált úgy, hogy az OCR-rel kinyerte az adatokat, majd egy RPA-bot beírta azokat az ERP-rendszerbe. Ennek eredményeként a feldolgozás 68%-kal gyorsabbá vált, és a manuális bevitel hibái 85%-kal csökkentek. Egy másik forgatókönyvben egy gyártó cég számlafeldolgozását automatizálták: az OCR elolvasta a beszállítói számlákat, míg az RPA kezelte az adatok érvényesítését és a könyvelési bejegyzéseket, ezáltal közel a felére csökkentve a feldolgozási költségeket.

Ezeknek a bevezetésének legjobb gyakorlatai közé tartozik, hogy kicsiben kezdjünk jól strukturált dokumentumokkal, mielőtt áttérnénk az összetettebb formátumokra. A vállalatok azt is megtanulták, hogy az OCR korlátai jelentősen csökkennek, ha javítják a beolvasások minőségét, így a beolvasási tisztaság javítása jelentősen növeli az eredményeket. Az RPA a fejlett OCR-rel kombinálva képes automatizálni az adatbevitelt több platformon keresztül, fenntartva az üzleti munkafolyamatokat csúcsidőkben is.

Az RPA és az OCR integrálható intelligens automatizációs rendszerekkel, hogy kommunikációkat indítson, egyeztesse a nyilvántartásokat, vagy automatikusan generáljon szállítási követési frissítéseket emberi beavatkozás nélkül. Olyan szektorokban, mint a logisztika, az OCR és az RPA kombinálása csökkentheti a munkaerőt a fuvarlevél, a vámokhoz szükséges űrlapok és a beszerzési megrendelések feldolgozásában. Az OCR és az RPA technológiák bevezetése biztosítja a tranzakciós munkafolyamatok következetes automatizálását.

az automatizáció jövője: az RPA és az OCR jövője a munkafolyamatok javításához

A megrendelés-felvitel automatizációjának jövője az MI, a gépi tanulás és a következő generációs intelligens dokumentumfeldolgozás fejlődésén keresztül alakul. Az RPA jövőbeli fejlesztése szorosabb integrációt jelent majd a fejlett OCR-technológiákkal, amelyek MI-t használnak az elrendezés értelmezésére és a hibajavításra. Ahogy az OCR képességei javulnak, a vállalatok nagy mennyiségű strukturált és strukturálatlan megrendelést tudnak majd kevesebb kivétellel feldolgozni.

A feltörekvő RPA-technológiák túlmutatnak majd az alapvető RPA-n, az intelligens automatizáció irányába terjeszkedve, ahol az OCR az RPA-ban előrejelző döntéshozatalt is lehetővé tesz a munkafolyamatok során. Például egy OCR-motor észlelheti a szokatlan számlaösszegeket, és jóváhagyásra feljegyzést kérhet, mielőtt az RPA-botok automatikusan indítanák a kifizetést. Ez a proaktív megközelítés csökkenti a megfelelőségi kockázatokat, miközben biztosítja az üzemi sebességet.

A megrendelés-felviteli munkafolyamatok jövőtállóvá tételéhez érdemes moduláris automatizációs folyamatokat alkalmazni, frissíteni az OCR-szoftvereket a jobb strukturálatlan adatkezelés érdekében, és olyan RPA-szoftvert bevezetni, amely MI-képességekkel rendelkezik. A szervezetek továbbá integrálhatják az OCR-t szélesebb automatizációs eszközökkel, amelyek kapcsolódnak az ERP-, TMS- és e-mail-rendszerekhez, így olyan összekapcsolt ökoszisztémákat hozva létre, amelyek optimalizálják az üzleti folyamatmenedzsmentet. Ilyen szolgáltatók, mint a virtualworkforce.ai, már összhangban vannak ezekkel a trendekkel, olyan megoldásokat kínálva, amelyek a dokumentumfeldolgozást összekapcsolják a kommunikációkezeléssel.

Az OCR szerepet játszhat a többnyelvű feldolgozásban is, mivel a fejlett OCR-megoldások MI-t és természetes nyelvi feldolgozást alkalmazhatnak a globális megrendelési adatok kezelésére. Ez segíti a vállalatokat abban, hogy különböző régiókból származó dokumentumok nagy mennyiségét dolgozzák fel, támogatva a skálázhatóságot és a megfelelőséget. Az OCR és az RPA együtt képezik ennek a fejlődésnek az alapját, és együttes alkalmazásuk szabványt teremt a digitális megrendelés-felvitel hatékonyságában.

GYIK

Mi az OCR a megrendelés-felvitelben?

Az OCR a megrendelés-felvitelben olyan technológiára utal, amely a képekről, beolvasott papírokról vagy PDF-ekből származó szöveget szerkeszthető digitális adattá alakítja. Segít automatikusan kinyerni a megrendelési adatokat, csökkentve a manuális adatbevitel szükségességét.

Hogyan támogatja az RPA a megrendelés-felvitelt?

Az RPA a megrendelés-felvitelt ismétlődő, szabályalapú folyamatok automatizálásával támogatja, mint például az adatellenőrzés, az ERP-frissítések és a jóváhagyások. Miután az OCR kinyeri az adatokat, az RPA gondoskodik arról, hogy azok késedelem nélkül áthaladjanak a munkafolyamaton.

Használható együtt az OCR és az RPA?

Igen, az OCR és az RPA hatékonyan működnek együtt. Az OCR elolvassa és értelmezi a dokumentumokból származó adatokat, míg az RPA automatizálja azokat a műveleteket, amelyek a rendelésfeldolgozás befejezéséhez szükségesek.

Melyek az OCR és RPA integrálásának fő előnyei?

Az OCR és az RPA integrálása akár 70%-kal gyorsabb feldolgozást, körülbelül 90%-os hibacsökkenést és akár 60%-os költségcsökkentést eredményezhet. Emellett felszabadítja az alkalmazottakat az ismétlődő feladatok alól.

Vannak korlátai az OCR-nek?

Az OCR korlátokkal jár, ha rossz minőségű képekkel vagy erősen strukturálatlan adatokkal dolgozik. Összetett elrendezések esetén hibásan értelmezhet bizonyos karaktereket, hacsak nem párosul MI-vel kiegészített megoldással.

Milyen típusú dokumentumokat képes feldolgozni az OCR?

Az OCR számos dokumentumtípust képes feldolgozni, beleértve a beszerzési megrendeléseket, számlákat, szállítóleveleket és nyugtákat. A formátum lehet strukturált vagy félig strukturált az OCR típusától függően.

Miben különbözik az Intelligent Document Processing az OCR-től?

Az Intelligent Document Processing az OCR-t kiterjeszti osztályozással, érvényesítéssel és MI-alapú elemzéssel. Jobban megfelel a strukturálatlan vagy összetett dokumentumok kezelésére.

Az RPA működhet OCR nélkül?

Az RPA képes működni OCR nélkül, ha a bemeneti adatok már strukturáltak és digitálisak. Azonban papíralapú vagy képalapú bemenetek esetén először OCR-re van szükség az adatok kinyeréséhez.

Használnak-e MI-t az OCR-ben és az RPA-ban?

Igen, a MI-t az OCR pontosságának növelésére használják jobb mintafelismerés és elrendezés-értelmezés érdekében. Az RPA-ban a MI támogatja a döntéshozatalt és az összetett kivételkezelést.

Hogyan válasszak az OCR és az RPA között?

A választás a folyamat igényeitől függ. Az OCR-t akkor használja, ha nem-digitális dokumentumokkal dolgozik, az RPA-t pedig akkor, ha strukturált digitális feladatokat szeretne automatizálni. Gyakran mindkettő együttes használata adja a legjobb eredményt.