PDF-ből szállítói számlává ERP-ben: Számlafeldolgozás automatizálása

PDF számlafeldolgozás: Az ERP számlakezelés ismertetése

A PDF számlafeldolgozás a modern pénzügyi műveleteken belül alakítja azt, hogy a vállalatok hogyan kezelik a beszállítói számlák nagy volumenét. Ezek általában PDF fájlokként érkeznek, gyakran e-mailben, és strukturált AP rekordokká kell alakítani őket, amelyeket egy ERP rendszer kezelni tud. Ez a modern megközelítés az ERP számlafeldolgozásban a monoton kézi bevitel helyett technológia által támogatott adatkinyerést és érvényesítést alkalmaz, ami gyorsabb fizetési ciklusokat és jobb beszállítói kapcsolatokat támogat. Például a kutatások szerint azoknál a szervezeteknél, amelyek automatizált PDF számlafeldolgozást vezetnek be, akár 70%-kal gyorsabb feldolgozást és 80%-kal kevesebb hibát is tapasztalhatnak a kézi munkafolyamatokhoz képest.

A folyamat általában meghatározott lépéseket követ. Először a számlák az AP osztályhoz érkeznek e-mailben vagy feltöltésre kerülnek egy biztonságos rendszerbe. A számlákat feldolgozásra tárolják, miközben OCR eszközök kinyerik az olyan adatmezőket, mint a beszállító, számlaszám, számladátum, összegek és PO hivatkozások. Ez a fázis biztosítja, hogy az adatok gyorsan és pontosan áramoljanak az ERP modulokba. Ezt követően a kinyert adatokat összevetik a beszerzési megrendelésekkel és szerződésekkel a helyesség ellenőrzéséhez. Végül a rendszer létrehozza az AP számlát jóváhagyásra és a fizetés ütemezésére.

Azáltal, hogy egy strukturálatlan PDF számlát strukturált AP számlává alakítanak, a vállalatok olyan előnyökhöz jutnak, mint a jóváhagyási folyamatok idejének csökkenése, a számlakezelés javulása és a beszállítói számlák jobb kontrollja. Az AI-támogatott AP automatizálással kombinálva ezek a fejlesztések pozitívan hatnak az egész ellátási láncra azzal, hogy az AP csapat az AP funkciók egyszerűsítésére koncentrálhat, és a magasabb hozzáadott értékű kivételekre vagy tárgyalásokra összpontosíthat. Olyan platformok, mint a ERP e-mail automatizálás logisztikához, szintén támogatják ezeket a munkafolyamatokat azáltal, hogy automatikus frissítéseket és kommunikációt tesznek lehetővé a beszállítókkal közvetlenül az ERP felületről. Ahogy a fizetési ciklusok javulnak, a belső átadások csökkennek, és a vállalat nagyobb skálázhatóságot és alacsonyabb működési költségeket ér el.

Automation and OCR: Transform AP with accounts payable automation

Az automatizálás, ha beépítik az AP folyamatokba, teljesen átalakíthatja a számlák feldolgozásának módját. A nagy volumenű AP osztályok profitálnak az olyan rendszerekből, amelyek automatizálják a számlafeldolgozást a beérkezéstől a fizetésig, drasztikusan csökkentve a feldolgozási időt. Az OCR kulcsfontosságú eleme ennek az átalakulásnak, mivel a számladokumentumokból olvassa a szöveget és a tételsorokat. Az AI-vezérelt OCR erős adatkinyerési képességeket nyújt — segítve az AP szakembereit a pontosság fenntartásában, miközben elkerülik a manuális adatbeviteli szűk keresztmetszeteket.

Az accounts payable automatizálás lehetővé teszi olyan funkciókat, mint az automatikus PO egyeztetés, kivételdetektálás, beszállítói kommunikáció és érintés nélküli feldolgozás emberi beavatkozás nélkül. Fejlett eszközökkel a számlák több forrásból érkezhetnek, például e-mailben vagy feltöltött PDF-ként, és integrálódnak az ERP számlafeldolgozási munkafolyamatába. Miután az OCR kinyerés befejeződött, a munkafolyamat zökkenőmentesen továbbhalad a kódolásba, jóváhagyási folyamatokba és a fizetési szakaszokba. Például a Medius szerint a költségek akár 50%-kal is csökkenhetnek, amikor az automatizálás helyettesíti a kézi feladatokat az AP-ben.

Az end-to-end automatizálás javítja a beszállítói kapcsolatokat is, mivel a kifizetések időben történnek és a kommunikáció átláthatóbb. Az AP osztály a kivételek kezelésére koncentrálhat ahelyett, hogy ismétlődő beviteli feladatokat végezne. A logisztika és pénzügy számára kifejlesztett technológiák, mint például az automatizált levelezési eszközök, biztosítják, hogy az információk zökkenőmentesen áramoljanak a platformok között. Ez a zökkenőmentes adatmozgás az OCR szakasz és a jóváhagyás között csökkentheti a manuális beavatkozást és konzisztens audit nyomvonalakat hozhat létre. Továbbá, olyan folyamatokkal, mint a háromoldalú egyeztetés, az AP csapatok biztosíthatják, hogy minden AP számla összhangban legyen a PO-kkal és a beérkezésekkel, csökkentve a hibákat és a csalás kockázatát.

Data extraction: Extracting invoice data with parser

Az számlaadatok pontos kinyerése létfontosságú minden AP folyamat számára, és a szabályalapú és az AI-vezérelt módszerek közötti választás befolyásolhatja a hatékonyságot. A parser olyan motorként működik, amely azonosítja és strukturálja a számla adatmezőit, biztosítva, hogy az összegek, adósorok, PO számok, beszállítói nevek és tételsorok készen álljanak az érvényesítésre. Az AI-vezérelt parszerek alkalmazkodni tudnak a különböző beszállítói formátumokhoz, míg a szabályalapú rendszerek előre meghatározott feldolgozási szabályokra támaszkodnak, amelyeket frissíteni kell, ahogy a formátumok változnak.

A számlaadatok kinyerése után az érvényesítési lépések összehasonlítják azokat a beszerzési megrendelésekkel, szerződésekkel és az ERP főadatokkal a megfelelőség és az eltérések csökkentése érdekében. Ez a szakasz magában foglalhatja az adatok tisztítását is, hogy megfeleljenek az ERP integrációs követelményeknek, valamint olyan formátumokra való előkészítést, mint a CSV vagy XML feltöltés. A fejlett rendszerek le tudják tölteni a számlaadatokat CSV formátumban vagy JSON-ban szélesebb kompatibilitás érdekében, lehetővé téve az integrációt REST API hívásokon keresztül. Sok AP szakember előnyben részesíti az AI-vezérelt megoldásokat, mert ezek a vállalkozás növekedésével skálázódnak, és képesek kezelni új számlákat és PO variációkat manuális átírás nélkül.

Az okos eszközökkel a számlaadat-kinyerés biztosítja, hogy az AP számlák jóváhagyásra készen gyorsan továbbhaladjanak, lehetővé téve az AP csapatok számára a számlák rövidebb idő alatti feldolgozását. Olyan megoldások, mint a skálázható, AI-vezérelt munkafolyamatok, integrálják a dokumentumparszolási képességeket az ERP platformokkal, így az adatok zökkenőmentesen kerülnek az ERP-be. Az automatizálással történő hibacsökkentés bizalmat épít a beszállítók felé és javítja a fizetés kiszámíthatóságát, ami hasznos az egész ellátási lánc számára és csökkenti a vitákat.

automate ap: From paper invoice to ap invoice

Egy papírszámla kezelése gyakran vezet manuális adatbevitelhez, hosszabb feldolgozási időkhez és nagyobb emberi hibalehetőséghez. Az Automate AP megoldások hidat képeznek ez a különbség áthidalására azáltal, hogy azonnal digitalizálják a papírdokumentumokat OCR segítségével és közvetlen AP számlabejegyzéseket hoznak létre az ERP rendszerekben. Ez felgyorsítja a jóváhagyási folyamatokat és csökkenti a munkaerőköltségeket. Ezen felül az automatizálás audit nyomvonalakat állít elő, biztosítva a megfelelést a szabályozásokkal és a belső kontrollokkal.

AP számlarekordok közvetlen létrehozása az ERP-ben szintén javítja az AP folyamatokat azáltal, hogy elősegíti a gyorsabb fizetési ciklusokat, és a számla mellékleteket valamint a kapcsolódó jóváhagyási megjegyzéseket egy helyen teszi elérhetővé. A beszállítói számlák digitális integrálásával az audit csapatok könnyen előhívhatják a dokumentumokat ellenőrzés céljából, csökkentve az elveszett papírok kockázatát. Például az invoice OCR technológia a kézi módszerekhez képest több mint 80%-kal javíthatja az adatpontosságot, mivel az inkonzisztenciák csökkennek a kinyerés során.

Ezek a fejlesztések azt jelentik, hogy az AP szakemberek komplex számlafeldolgozási munkafolyamatokat, például kivételkezelést és speciális jóváhagyási csatornákat is kezelhetnek anélkül, hogy zavarnák az alapvető ERP automatizálási struktúrát. Ahogy a költségmegtakarítások növekednek, az AP osztály több időt tud befektetni a beszállítói kapcsolatokba és az ellátási lánc értékelésébe. A manuális kezelés csökkentése zökkenőmentes adatáramlást eredményez a számlainformáció minden szakaszán keresztül. A növekvő vállalkozások számára a kinetikus ERP megoldások bevezetése növeli a skálázhatóságot és biztosítja, hogy a számlakezelési folyamatok alkalmazkodjanak az üzlet növekedéséhez.

ERP automation: How to process invoices and integrate with AP

Az ERP automatizálás lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy következetes, ellenőrzött módon dolgozzák fel a számlákat. A szabványos számlafeldolgozási munkafolyamat tartalmazza a rögzítést, ellenőrzést, kódolást, jóváhagyást és a fizetést. Az ERP automatizálás API-kra vagy middleware-re támaszkodik az AP funkciók más üzleti rendszerekkel való integrálásához. Például a vállalatok REST API hívásokat használhatnak az OCR platformokról kinyert számlaadatok közvetlen átvitelére az ERP-be emberi beavatkozás nélkül. A régi ERP rendszerekkel való integráció összetett lehet, gondos tervezést és a megfelelő middleware kiválasztását igényli a formátumok közötti különbségek áthidalásához.

Az ERP automatizálás legjobb gyakorlatai közé tartozik az, hogy biztosítsuk a pontos adatkinyerést, használjuk a háromoldalú egyeztetést a számlák PO-kal és beérkezésekkel való ellenőrzésére, és engedélyezzük a skálázható archiválást audit célokra. A valós idejű jelentéskészítés és a zökkenőmentes audit funkciók lehetővé teszik az AP szakemberek számára, hogy az AP folyamatokat a kezdetektől a végéig nyomon kövessék. A logisztikához hasonló iparágakban működő platformok gyakran összekapcsolják az ERP automatizálást az AI-vezérelt kommunikációval, hogy kezeljék a lekérdezéseket, miközben a számlaadatok a háttérben áramlanak.

A következetes számlakezelési struktúra fenntartása az ERP automatizálás során biztosítja, hogy a beszállítói kapcsolatok megmaradjanak és a jóváhagyási folyamatok kiszámíthatóak legyenek. Az integráció biztosítása csökkenti a manuális bevitel szükségességét, és lehetővé teszi a számla mellékletek és metaadatok kényelmes tárolását minden tranzakcióhoz. Akár a számlák PDF dokumentumokból, papírdokumentumokból vagy beszállítói feltöltésekből érkeznek, az ERP rendszer képes őket következetes logika szerint feldolgozni, ami segít a pénzügyi műveletek növekedésében.

Use Docparser: Automate PDF into accounts payable

A Docparser egy OCR-alapú dokumentumparszoló, amely PDF dokumentumokat alakít át strukturált adattá, amely készen áll az ERP számára. A Docparser használatához az AP folyamatok automatizálásához a vállalkozások először parszolási szabályokat hoznak létre, amelyek azonosítják a számla részleteit, mint például a beszállító, számlaszám, számladátum, POS hivatkozások és tételsorok. Ezek a szabályok segítenek standardizálni, hogyan fogja a parser kinyerni az adatokat a beszállítói számlákból. A mellékletkezelés is lehetséges, így teljes AP rekordok hozhatók létre, amelyek tartalmazzák a számla mellékleteit és az e-maileket, amelyek a tranzakcióhoz kapcsolódnak.

A Docparser beállítása magában foglalja mintapéldányok feltöltését, sablonok meghatározását, mezők leképezését az ERP követelményekre, és az eredmény CSV, XML vagy JSON formátumban történő kézbesítését REST API-n keresztül. Ez a rugalmasság támogatja a kinetikus ERP és más platformok integrációját, biztosítva, hogy az ERP automatizálás a vállalkozással együtt skálázható legyen. A fejlett érvényesítési funkciók lehetővé teszik az AP csapatok számára, hogy a kinyert adatokat beszerzési megrendelésekkel és főadatokkal ellenőrizzék az AP számla létrehozása előtt, így csökkentve a hibákat és eltéréseket.

A Docparser bevezetésével a munkafolyamatok automatizálhatók, a vállalkozások gyorsabban generálhatnak automatikus számlabejegyzéseket, csökkentve a feldolgozási költségeket és növelve a skálázhatóságot. Hagyja, hogy a Docparser kezelje az ismétlődő kinyerési feladatokat, így az AP szakemberek a kivételekre és a beszállítói kapcsolatokra összpontosíthatnak. Ahogy a számlák bonyolulttá válnak és több beszállító vesz részt, a Docparser biztosítja, hogy az adatok gyorsan és pontosan áramoljanak a könyvelési rendszerekbe. Ez a képesség lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy egyszerűsítsék az AP folyamataikat, csökkentsék a kézi feladatokat és fenntartsák a működési hatékonyságot még az üzlet növekedése és az ellátási lánc igényeinek változása mellett is.

FAQ

What is PDF invoice processing?

A PDF számlafeldolgozás a beszállítói számlák PDF formátumból strukturált AP bejegyzésekké történő automatikus átalakítása egy ERP rendszerben. Ez a folyamat OCR-t és parszereket használ a kulcsfontosságú számlaadatok kinyerésére az érvényesítés és a fizetés céljából.

How does OCR help in the invoice process?

Az OCR kiolvassa a számlákból a szöveget és a numerikus értékeket, beleértve a tételsorokat, beszállítói adatokat és az összegeket. Helyettesíti a kézi adatbevitelt digitális rögzítéssel, lehetővé téve, hogy a számlák gyorsabban haladjanak át az AP munkafolyamatokon.

What is AP automation?

Az AP automatizálás azon technológiák összességét jelenti, amelyek csökkentik vagy kiküszöbölik a kézi feladatokat a számlafizetés munkafolyamataiban. Ez magában foglalja a számlák fogadását, érvényesítését, kódolását és jóváhagyását emberi beavatkozás nélküli módon.

Can PDF invoices integrate with any ERP system?

Igen, sok automatizálási eszköz képes adatokat integrálni PDF számlákból szinte bármely ERP rendszerbe. Néha az integrációhoz API-kra vagy middleware-re van szükség a formátumok igazításához és az ERP követelményekhez való illesztéshez.

What are the benefits of automating AP processes?

Az automatizálás csökkentheti a számlafeldolgozási időt akár 70%-kal és a hibákat több mint 80%-kal. Emellett javítja a beszállítói kapcsolatokat az időben történő kifizetések és az átlátható kommunikáció révén.

Is Docparser suitable for small businesses?

Igen, a Docparser skálázható a vállalkozással, így hasznos kicsi és nagy szervezetek számára egyaránt. A kisvállalkozások a kézi feladatok csökkenéséből és az AP munkafolyamatok pontosságának javulásából profitálnak.

How secure is PDF invoice processing?

A biztonság a kiválasztott platformtól függ. A vezető megoldások titkosítást, szerepalapú jogosultságokat és audit nyomvonalakat biztosítanak a számlaadatok védelméhez és a megfelelés biztosításához.

What types of invoice data can be extracted?

Gyakori mezők a beszállítói név, számlaszám, számladátum, tételsorok, összegek, adósorok és PO hivatkozások. A fejlett rendszerek metaadatokat és mellékleteket is rögzítenek.

Can automation handle paper invoices?

Igen, a papírszámlákat beszkennelik PDF dokumentummá, majd OCR segítségével dolgozzák fel az adatkinyeréshez. Ez lehetővé teszi, hogy ugyanazon automatizált munkafolyamaton menjenek végig, mint a digitális számlák.

How do AP teams validate extracted data?

Az érvényesítés magában foglalja a kinyert mezők összevetését a beszerzési megrendelésekkel, szerződésekkel és az ERP főadataival. Ez a lépés biztosítja a pontosságot, mielőtt az AP számla jóváhagyásra kerülne a kifizetéshez.