Rendelésfelvétel-automatizálás a SAP értékesítési megrendelési folyamatában

SAP folyamatautomatizálás és rendelések automatizálása a rendelésfelvitelekhez

A SAP folyamatautomatizálás technológia-vezérelt megoldásokat integrál a SAP magfolyamataiba, lehetővé téve a vállalatok számára, hogy az ismétlődő, időigényes feladatokat hatékony digitális műveletekkel váltsák fel. A rendelésautomatizálás kontextusában ez azt jelenti, hogy az ügyfélrendeléseket túlzott kézi beavatkozás nélkül rögzítik, feldolgozzák és ellenőrzik. A vállalatok SAP automatizálást használnak a rendelésfelvitel egyszerűsítésére, csökkentve a kézi folyamatok számát és megkönnyítve az értékesítési műveletek rendeléskezelését.

A rendelésautomatizálás lényege olyan technikák köré épül, amelyek megszüntetik a kézi rendelésfelvitel szükségességét, különösen az értékesítési rendelések rögzítésénél. Olyan eszközök használatával, mint a robotizált folyamatautomatizálás (RPA), a mesterséges intelligencia (AI), az OCR és az intelligens dokumentumfeldolgozás, a SAP-folyamatok automatikusan képesek kinyerni a megrendelés adatait e-mailekből, PDF-ekből vagy EDI csatornákból. Ezeket a rendelési adatokat ezután ellenőrzik és közvetlenül beviszik a SAP ERP rendszerbe, ami pontosabb megrendeléseket és hatékonyabb rendeléskezelést eredményez.

Kutatások azt mutatják, hogy az automatizálás integrálása az értékesítési rendelési munkafolyamatokba a feldolgozási idő 10–15%-os csökkenését eredményezheti, javítva a termelékenységet és a rendelés teljesítési sebességét. Ez lehetővé teszi, hogy az értékesítési csapatok az ügyfélkapcsolatok ápolására összpontosítsanak az ismétlődő adatfeldolgozás helyett. Például, amikor a vállalatok a strukturált adatforrásokból automatizálják az értékesítési rendelések létrehozását, nemcsak csökkentik a hibákat, hanem fel is gyorsítják az olyan tovagyűrűző SAP folyamatokat, mint a jóváhagyások, a rendelés visszaigazolása, valamint a rendelés- és szállításütemezés.

Az emberi operátorokra támaszkodás helyett, hogy létrehozzanak egy rendelést, a SAP felhasználók automatizációs szoftvereket vehetnek igénybe, amelyek összekapcsolják a több csatornán érkező értékesítési rendeléseket. Ez javítja a rendelés pontosságát, csökkenti az üzemeltetési költségeket, és következetes ügyfélélményt biztosít. A SAP automatizálás alkalmazása a rendelésfelvitelnél jobb adatkezelést is támogat a különböző SAP modulok között, lehetővé téve az ERP-rendszer integrációját más üzleti folyamatokkal egy teljesen automatizált rendelési folyamat érdekében.

Olyan cégek, mint a virtualworkforce.ai kiterjesztik ezeket az előnyöket az üzemeltetési és ügyfélszolgálati csapatokra azzal, hogy összekapcsolják a SAP ERP rendelési munkafolyamatait az e-mail alapú műveletekkel, biztosítva, hogy a mellékletként vagy ügyfélkérésekben beérkező értékesítési rendelések gyorsan és pontosan feldolgozásra kerüljenek további kézi bevitel nélkül.

Értékesítési rendelések automatizált létrehozása SAP-integrációval és rendeléslétrehozó eszközökkel

Az értékesítési rendelések automatizálásához a szervezetek a SAP alapfunkcióit kombinálják fejlett rendeléslétrehozó eszközökkel, mint az RPA botok, gépi tanulás és OCR. A SAP Build és a Fiori alkalmazások lehetővé teszik az SAP-val való integrációt API-kon és IDoc-okon keresztül, így a rendelés létrehozása legtöbbször emberi beavatkozás nélkül megvalósítható.

A robotizált folyamatautomatizálás az ismétlődő adatfeldolgozási feladatokra fókuszál, kinyerve a strukturált adatokat a dokumentumokból és betáplálva azokat a SAP rendelésfeldolgozásba. A gépi tanulás idővel javítja a rendelésadatok kinyerésének pontosságát, a történeti adatokból tanulva jobban felismeri a különböző beszerzési rendelések formátumait. Az OCR a beolvasott vagy PDF fájlokat strukturált rendelési adatokra alakítja, amelyek készen állnak az ERP rendszerbe importálásra. Ez a technológiai eszköztár biztosítja, hogy az automatizált rendelésfeldolgozó rendszerek gyorsabb átfutási időt és nagyobb pontosságot nyújtsanak.

Egy nagyvállalatról szóló esettanulmány szerint a PDF megrendelések néhány percen belüli SAP-be konvertálása jelentősen csökkentette a rendelésfelvitel idejét és a hibákat. Az automatizált rendeléslétrehozási folyamat elfogadta a beérkező értékesítési rendeléseket, ellenőrizte a tételadatokat, és a SAP rendelési keretrendszeren belül generálta a rendelés-visszaigazolásokat. Ez az megközelítés lehetővé tette az értékesítési csapatok számára a rendelésfeldolgozás egyszerűsítését, a időigényes manuális adatbevitelt csökkentve és a termelékenységet növelve.

A SAP ERP kontextusában az automatizált értékesítési rendelések SAP-ban történő kezelése biztosítja, hogy az SAP-ban létrehozott megrendelések továbbfolyjanak a downstream ERP üzleti folyamatokba, mint a készletellenőrzések, szállításütemezés és számlázás. A SAP felhasználói nemcsak a csökkentett munkaterhelés előnyeit élvezik, hanem egy következetes és auditálható rendelési munkafolyamatot is, amely minimalizálja az emberi hibák kockázatát és javítja az ügyfél-elégedettséget.

A vállalatok, amelyek automatizált rendelésfeldolgozásukat e-mailekkel és kommunikációs csatornákkal kívánják összekapcsolni, használhatnak AI-alapú levelezéskezelő eszközöket, hogy közvetlenül az e-mail váltásokból rögzítsék a rendelési információkat, és további kézi kezelés nélkül pontos adatokat töltsenek be a SAP rendszerbe.

AI és OCR az SAP rendelésfeldolgozás felgyorsításához

Az AI és az OCR technológiák együttesen gyorsítják az SAP rendelésfeldolgozást azáltal, hogy automatizálják a beérkező megrendelések és egyéb ügyfél-dokumentumok digitális feldolgozását. Az AI ügynökök elemezik és értelmezik a rendelési adatokat, míg az OCR eszközök a beolvasott vagy képalapú dokumentumokat géppel olvasható formátummá alakítják. Ez a kombináció nagyobb pontosságot biztosít a különböző és néha rendezetlen formátumú rendelési dokumentumokból történő adatkinyerésnél.

A gépi tanulás, amely az AI-vezérelt SAP rendszerekbe van beágyazva, folyamatosan javítja a felismerési arányokat, erősítve az intelligens dokumentumfeldolgozás képességeit az értékesítési rendelések emberi beavatkozás nélküli létrehozásához. Ezek a technológiák nemcsak felgyorsítják a rendelésfeldolgozás idejét, hanem csökkentik az adatellenőrzéshez vagy tisztázási kérésekhez kapcsolódó késedelmeket is. Ennek eredményeként a vállalkozások átlagosan mintegy 10–15%-kal gyorsíthatják fel a rendelés-áteresztőképességet.

Az OCR technológia az automatizált rendelésfelvitelben lehetővé teszi a strukturált adatok rögzítését olyan dokumentumokból, mint a PDF-ek, beolvasott képek és faxolt megrendelések, és ezeknek az adatoknak a SAP törzsadatokhoz igazítását. Ez biztosítja, hogy minden értékesítési rendelés pontosan kerüljön létrehozásra a SAP-ban, támogatva a rendelések és a szállítás folyamatát megbízható információkkal. Az iparági megfigyelések szerint az AI ügynökök akár a gyakori üzleti feladatok 80%-át is képesek ellátni, beleértve az ERP adatfeldolgozáshoz és rendelésállapot-kezeléshez kapcsolódó feladatokat.

Az AI és az OCR kombinálásával a SAP automatizációs szoftverekben a vállalatok teljesen automatizálhatják az értékesítési rendelések létrehozását, egyszerűsíthetik a rendelésfeldolgozást, és elkerülhetik a hibára hajlamos manuális rendeléskezelést. A nagy mennyiségben beérkező értékesítési rendeléseket kezelő vállalkozások profitálnak leginkább ebből a megközelítésből, mert növeli mind a termelékenységet, mind a pontosságot az SAP rendelésfeldolgozásban, miközben fenntartja az ügyfelek elégedettségét a pontos és időben történő teljesítés révén.

Az automatizáció felgyorsítja az értékesítési rendelési folyamat hatékonyságát, ha hatékony validációs szabályokkal és automatizált rendelésfeldolgozó rendszerkonfigurációkkal kombinálják. Azok számára, akik azt vizsgálják, hogyan javíthatják az AI-vezérelt ERP-integrációk a működési hatékonyságot, az AI-alapú logisztikai kommunikációs eszközök bemutatják, hogyan növelheti jelentősen az adatok pontossága és sebessége az end-to-end folyamatokat az ERP rendszerekben.

Hibák csökkentése az SAP rendelésfeldolgozásában: adatbevitel és automatizált rendelésfelvitel

A kézi adatbevitel az egyik leginkább hibára hajlamos lépés bármely SAP rendelésfeldolgozásban. Gyakori problémák közé tartoznak a helytelen termékkódok, a nem egyező mennyiségek vagy az adatok rossz beszerzési megrendelésből történő átvitele. Ezek a hibák befolyásolják a rendelés teljesítését, költséges utómunka-igényhez vezetnek, és rontják az ügyfélkapcsolatokat. A hibák csökkentése érdekében a vállalatok automatizált rendelésfelviteli munkafolyamatokat alkalmaznak SAP-validációs szabályokkal kombinálva.

Az automatizációs szoftver ellenőrzi a rendelési részleteket a SAP törzsadatokkal szemben, megvizsgálva, hogy a termékkódok, ügyfélazonosítók és árak megfelelnek-e a rögzített rekordoknak, mielőtt a rendelés létrejönne. Kivételkezelő intézkedések útján az problémás rendelések emberi felülvizsgálatra kerülnek anélkül, hogy az lassítaná a szélesebb munkafolyamatot. Tanulmányok szerint az automatizált rendelésfelvitel az SAP-ban akár 70%-kal is csökkentheti a hibákat, jelentősen javítva az üzemeltetési hatékonyságot és a rendelés pontosságát.

A kézi rendelési feladatok teljesen automatizált folyamatokkal való kiváltásával a vállalatok következetes és megbízható digitális feldolgozást érnek el a beérkező dokumentumok esetében. Ez nemcsak javítja a rendelési adatok minőségét, hanem egyszerűsíti a rendelésfeldolgozási munkákat a kapcsolódó SAP modulok között is. Az intelligens dokumentumfeldolgozás és az OCR használatával az értékesítési csapatok gyorsabban dolgozhatják fel a beérkező értékesítési rendeléseket, csökkentve a manuális bevitel miatti elmaradásokat és megfelelve a pontosságra vonatkozó nyilvántartási követelményeknek.

Az automatizált munkafolyamatokban történő validáció biztosítja, hogy amikor egy értékesítési rendelés létrejön, az megfelel minden szükséges SAP rendeléskonfigurációs követelménynek. Az értékesítési csapatok és a SAP felhasználók valós idejű visszajelzést kapnak a lehetséges problémákról, ami proaktív korrekciókhoz vezet a reaktív javítások helyett. Ez a megközelítés javítja a rendelés pontosságát, minimalizálja a hibás rendelésekből eredő költségeket, és támogatja az operatív skálázhatóság stratégiai céljait anélkül, hogy létszámbővítésre lenne szükség.

Az ERP felhasználók számára, akik a validációs logikát üzenetküldő platformokba szeretnék beépíteni, az AI-vezérelt ügyfélszolgálat a logisztikában megoldások biztosíthatják a pontos kommunikációt a rendelés állapotáról és a szállítási határidőkről közvetlenül e-mailen keresztül, csökkentve a félreértések számát.

Munkafolyamat-automatizálás beérkező értékesítési rendelésekhez: SAP rendelés és értékesítés automatizálásának esete

A beérkező értékesítési rendelések munkafolyamat-automatizálása azzal kezdődik, hogy a megrendeléseket több csatornáról rögzítik, például EDI-ről, e-mailről vagy webportálokról. Egy tipikus esettanulmányban egy RPA bot átvizsgálja a beérkező értékesítési rendeléseket egy e-mail fiókból, kinyeri a releváns rendelési információkat, ellenőrzi azokat a SAP törzsadatokkal szemben, és automatikusan létrehozza a SAP rendelést. Ez a folyamat kiküszöböli az ismétlődő manuális feladatokat és biztosítja, hogy a rendelések gyorsan és pontosan legyenek feldolgozva.

Az olyan értékesítési feladatok automatizálása a munkafolyamatban, mint a jóváhagyások, a rendelés visszaigazolása és az állapotfrissítések, tovább növeli a hatékonyságot. Az automatizációs eszközök integrálásával a SAP ERP-vel és más SAP modulokkal a vállalatok naponta ezreket képesek kezelni anélkül, hogy torlódások keletkeznének. A rendelési információk áramlása a beérkező rendelésektől a készletellenőrzéseken át a gyártási ütemezésig és a szállításig biztosítja a zökkenőmentes rendelésteljesítési ciklusokat.

Például egy cég, amely a SAP automatizációt OCR-rel és AI-val integrálta, képes volt beérkező értékesítési rendeléseket közvetlenül PDF-ekből feldolgozni, azokat ellenőrizni és perceken belül rendelést létrehozni az SAP-ban ahelyett, hogy órákat töltenének vele. Ez a rendezett megközelítés lehetővé teszi az értékesítési csapatok számára, hogy több időt fordítsanak az ügyfélkapcsolatokra az adatrögzítési feladatok helyett.

Az automatizált rendelésfeldolgozó rendszer kommunikációs eszközökkel történő összekapcsolása emellett segít megőrizni a rendelés állapotára vonatkozó átláthatóságot a részlegek között. Az olyan rendszerek, amelyek az értékesítési feladatok automatizálására vannak tervezve, naplózhatják a változásokat és értesítéseket küldhetnek, így minden érintett szereplő naprakész marad. Az ilyen rendszereket használó SAP felhasználók kevesebb késést és jobb ügyfél-elégedettségi mutatókat tapasztalnak az időben történő frissítéseknek és a pontos rendeléslétrehozásnak köszönhetően.

Az SAP értékesítési rendelésektől a számlaautomatizálásig: végtől-végéig automatizált rendelésfeldolgozás

Az SAP-ban létrehozott értékesítési rendelésekből a számlaautomatizálásig történő átmenethez össze kell kapcsolni a rendelés létrehozását a downstream folyamatokkal az ERP rendszerben. Miután egy értékesítési rendelés létrejött és megerősítést kapott, az integrált SAP folyamatok automatikusan elindíthatják a számlázási műveleteket. Ez biztosítja, hogy a számlák közvetlenül a hitelesített rendelésekből generálódjanak, csökkentve az eltéréseket a rendelések és a szállítási nyilvántartások között.

A számlaautomatizálás a SAP ERP környezetben az adathasználat kezelési képességeire támaszkodik, hogy minden tranzakciós adat pontos és következetes legyen. Ez csökkenti a manuális bevitel szükségességét a számlázási folyamatokban és támogatja a gyorsabb fizetési ciklusokat. A SAP order-to-cash folyamaton belüli modulok közötti integráció segít egyszerűsíteni a rendelésfeldolgozást és javítja a készpénzforgalom stabilitását.

Tanulmányok azt mutatják, hogy az automatizált rendelésfeldolgozás csökkenti a manuális feldolgozási terheket, miközben javítja a beszedési időket. Például a pontos rendelési adatokon alapuló számlaautomatizálás csökkentheti a számlázási hibákat és vitákat, ami kiszámíthatóbb bevétel-elszámolást eredményez. Az end-to-end automatizált rendszer részeként a vállalatok használhatják a SAP-ot a rendelésfeldolgozástól a végső számla kézbesítéséig terjedő munkafolyamatok kezelésére, például integrált SAP Build megoldásokkal.

Az end-to-end automatizációs szoftver javítja az ügyfél-elköteleződést azáltal, hogy biztosítja: a sikeres rendelésteljesítést követően pontos és időben kiküldött számlák érkeznek. Az automatizált rendeléslétrehozás, az automatizált rendelésfelvitel és a számlaautomatizálás kombinálásával a vállalatok fenntartható, automatizált rendelésfeldolgozó rendszert hozhatnak létre, amely maximalizálja az üzemeltetési hatékonyságot. Ez különösen hatékony, ha olyan kommunikációs automatizációs eszközökkel párosul, amelyek professzionális, pontos frissítéseket képesek generálni az ügyfelek számára.

A nagy volumenű értékesítési műveleteket kezelő vállalatok profitálhatnak az AI-ügynökökkel támogatott skálázási stratégiákból, amelyek lehetővé teszik a feldolgozási mennyiségek növelését anélkül, hogy arányosan növelni kellene a létszámot, így az ERP-alapú munkafolyamatok karcsúak és reagálóképesek maradnak.

GYIK

Mi az a SAP rendelésfelvitel automatizálása?

A SAP rendelésfelvitel automatizálása olyan technológiák használatát jelenti, amelyek segítségével az ügyfélrendeléseket rögzítik, ellenőrzik és beviszik a SAP rendszerbe manuális munka nélkül. Ez magában foglalhat AI-t, OCR-t, RPA-t és egyéb eszközöket, amelyek hatékonyan dolgozzák fel a strukturált és strukturálatlan rendelési adatokat.

Hogyan javítja az automatizálás az értékesítési rendelési folyamatot?

Az automatizálás felgyorsítja a rendelésfeldolgozást, csökkenti a hibákat és növeli az ügyfél-elégedettséget. A manuális adatbevitel kiküszöbölésével és az adatok automatikus ellenőrzésével az egész értékesítési rendelési folyamat gyorsabbá és megbízhatóbbá válik.

Milyen technológiákat használnak az SAP rendelésfeldolgozásának automatizálásához?

Gyakori technológiák a robotizált folyamatautomatizálás, a gépi tanulás, az optikai karakterfelismerés és az intelligens dokumentumfeldolgozás. Ezek együtt dolgoznak az adatkinyerés automatizálásán és az értékesítési rendelések létrehozásán a SAP-ban.

Csökkentheti-e az automatizálás a hibákat az SAP rendelésfeldolgozásában?

Igen. Tanulmányok szerint az automatizált rendelésfelvitel az SAP-ban akár 70%-kal is csökkentheti a hibaarányokat. Ezt valós idejű validációval és az adatok SAP törzsadatokkal való automatikus egyeztetésével érik el.

Hogyan gyorsítja fel az AI az SAP értékesítési rendelési munkafolyamatokat?

Az AI felgyorsítja a munkafolyamatokat azáltal, hogy a múltbeli adatokból tanulva előre jelzi a rendelés szerkezetét és kezeli a kivételeket. Az AI ügynökök sok feladatot képesek kezelni beavatkozás nélkül, lerövidítve a rendelés élettartamát.

Részét képezi-e a számlaautomatizálás az SAP rendelésfeldolgozásnak?

Igen. A számlaautomatizálás gyakran kapcsolódik a rendelés létrehozásához a SAP-ban, biztosítva, hogy a számlák automatikusan a hitelesített rendelésekből generálódjanak. Ez javítja a készpénzforgalmat és csökkenti a számlázási hibákat.

Milyen szerepet játszik az OCR az SAP automatizálásban?

Az OCR a beolvasott dokumentumokat vagy PDF-eket géppel olvasható adattá alakítja. A SAP-ban támogatja az automatizált rendelésfelvitelt azáltal, hogy kinyeri a beszerzési rendelések kulcsadatait és leképezi azokat a rendszer mezőire.

Automatizálhatók-e az e-mail alapú rendelések az SAP-ban?

Igen. Az eszközök képesek közvetlenül az e-mailekből kinyerni a rendelési részleteket és automatikusan betáplálni azokat a SAP rendszerbe. Olyan megoldások, amelyek összekapcsolják a postafiókokat az ERP-vel, kiküszöbölik a másolás és beillesztés szükségességét.

Működik-e az SAP automatizálás EDI rendelésekkel?

Abszolút. A SAP integrálható az EDI-vel strukturált digitális rendelések kezelésére. Az automatizált munkafolyamatok ezeket azonnal feldolgozhatják és ugyanazokat a validációs szabályokat alkalmazhatják, mint más rendelési források esetén.

Milyen előnyei vannak annak, ha a SAP rendelési folyamatait kommunikációs eszközökhöz kapcsoljuk?

A SAP e-maillel vagy üzenetküldő eszközökkel való integrálása valós idejű rendelésállapot-frissítéseket biztosít. Emellett javítja az értékesítés, az üzemeltetés és az ügyfelek közötti koordinációt az order-to-cash folyamat során.