SAP OCR-automatizálás számlakezeléshez

SAP és OCR számlabeolvasáshoz ERP rendszerekben

A SAP ERP platformok integrált eszközöket biztosítanak a vállalatok számára a pénzügyek, logisztika, beszerzés és egyéb területek kezeléséhez. A SAP ökoszisztémán belül a számlabeolvasás alapvető folyamat: a papíralapú számlákat vagy a beolvasott PDF-eket strukturált, feldolgozásra alkalmas digitális adattá alakítja. A SAP használatával a könyvelési csapatok az OCR-technológiára támaszkodnak, hogy ezekből a statikus dokumentumokból feldolgozható bejegyzéseket készítsenek, kiküszöbölve a kézi adatbevitelt és javítva az adatrögzítés pontosságát. Sok vállalat számára ez kulcsfontosságú, mivel a kutatások szerint a B2B kommunikáció akár 80%-a is továbbra is dokumentumalapú, ami aláhúzza az automatikus felismerés és integráció értékét.

Az OCR alapú számlabeolvasás úgy működik, hogy a dokumentumot beolvassa, majd automatikusan kereshető szöveggé alakítja. Ezt az adatot a SAP ERP főadatainak megfelelően leképezi a pontosság biztosítása érdekében. A modern OCR-eszközök bevezetésével az igen magas, gyakran 90% fölötti pontosság nemcsak csökkenti a kézi feladatokat, hanem gyorsítja a feldolgozást is. A szállítói számlák tételsorai, az összesítők és az adóösszegek azonnal felhasználhatóvá válnak a SAP szoftverben, ami egyszerűsíti a szállítói számlák (AP) munkafolyamatait.

Azok a vállalatok, amelyek hatékonyságot szeretnének növelni az AP automatizálásában, olyan OCR megoldásplatformokat alkalmaznak, amelyek automatikusan átalakítják a dokumentumformátumokat szerkeszthető rekordokká. A SAP modulokkal való zökkenőmentes integrációnak köszönhetően a szervezetek jelentősen csökkentik a kézi adatbevitelt és a kapcsolódó bevitelhez kapcsolódó hibákat. Ennek eredményeként a projektek értékteremtési ideje gyakran gyors, különösen, ha a megoldás integrálódik a SAP ECC-vel vagy HANA-val. Olyan rendszerek, mint az OpenText, testreszabható sablonokat kínálnak az adatkivonáshoz, biztosítva, hogy a bizalmas pénzügyi és audit követelmények teljesüljenek a megfelelő biztonsági és megfelelőségi protokollok mellett.

Néhány IT-vezető számára a SAP-hoz és más ERP-khez API-alapú csatlakozókon keresztül történő integráció képessége legalább olyan fontos, mint maga az optikai karakterfelismerés pontossága. Olyan platformok, mint a Virtual Workforce AI, további képességeket adnak azáltal, hogy a kapcsolódó pénzügyi kommunikációkat összekapcsolják a SAP-on belüli számlakezeléssel, támogatva mind a számla OCR eredményeit, mind az azok utáni operatív folyamatokat.

Számlabeolvasás OCR szoftverrel SAP-ben az adatbevitel automatizálásához

Az SAP-ben OCR szoftverrel végzett számlabeolvasás lehetővé teszi a szervezetek számára az adatbevitel automatizálását és a kézi beavatkozás csökkentését. A folyamat jellemzően azzal kezdődik, hogy papír vagy elektronikus számlákat töltenek fel a SAP-be. Az OCR szoftver ezután felismeri a dokumentumokból a szöveget, összepárosítja azt a releváns főadatokkal, és érvényesíti az olyan információkat, mint a szállító adatai, a számlaszám és az összegek. Ez lehetővé teszi a csapatok számára, hogy biztosítsák a pontosságot, mielőtt a tételeket rögzítenék a szállítói számlák rendszereiben (AP).

A munkafolyamat egy kiszámítható mintát követ: feltöltés, felismerés, érvényesítés és rögzítés a szállítói tartozásokhoz. SAP Business One vagy SAP Concur használatával ez a feldolgozási időt számlánként percekről másodpercekre csökkentheti. Egy OCR integráció magas pontosságot érhet el miközben nagy mennyiségű dokumentumot kezel további munkaerő nélkül. Ez azt jelenti, hogy a szervezetek teljesen automatizálhatják az ismétlődő számlafolyamatokat anélkül, hogy a minőség rovására menne.

Az SAP-val való integráció egyik előnye, hogy az OCR-kimeneteket közvetlenül kötheti a meglévő számlaadat-fogadási mezőkhöz. A rendszerek kinyerik a számlák tételsorait és automatikusan frissítik a pénzügyi adatokat. Például a SAP súgóportál erőforrásainak és az online segítségnek a használata biztosítja, hogy a konfiguráció összhangban legyen a vállalati folyamatokkal, hatékonyan kiküszöbölve a kézi adatbeviteli hibákat. Ez a megközelítés támogatja az OCR-technológia és az összes releváns SAP számlamodul zökkenőmentes integrációját.

A teljesítményjavulás kiterjed a kézi bevitel kivételes eseteinek jobb ellenőrzésére is. AI-alapú funkciókkal rendelkező OCR-eszköz használatával a rendszer idővel alkalmazkodni tud, és javítja a számlafeldolgozást. Az olyan szállítók, mint az Intelligent OCR Plus for SAP HANA, integrációs pontokat kínálnak, amelyek minimális kézi beavatkozással képesek a feldolgozott számlákat közvetlenül az ECC- vagy S/4HANA rendszerekbe továbbítani. Ha olyan platformokkal párosítják őket, amelyek a környező kommunikációkat kezelik — például a vámügyi dokumentációs e-mailekhez készült AI-eszközökkel —, az AP-csapatok egy egyszerűsített, végtől-végig terjedő munkafolyamatot kapnak.

AI és OCR megoldások: a számlafeldolgozás pontosságának javítása

A mesterséges intelligencia legújabb előrelépései átalakították az OCR-megoldások működését a SAP alapú számlafeldolgozásban. A hagyományos OCR előre meghatározott sablonokra és rögzített szabályokra támaszkodott, amelyek jól működtek egységes elrendezések esetén, de nehezen boldogultak a kivételekkel. Az AI-vel kiegészített OCR ehelyett gépi tanulást használ, hogy folyamatosan tanuljon az új szállítói számlákból és a kivételekből. Ez a fejlesztés lehetővé teszi, hogy a rendszerek automatikusan újratanuljanak az új számlaelrendezések akár 95%-ából, csökkentve a kézi beavatkozást.

A statikus OCR-technológiához képest az AI-alapú megközelítések képesek alkalmazkodni a változásokhoz, azonosítani a kontextuális adatokat és kezelni a szabálytalan formátumokat. Például egy hibrid architektúra integrálható a SAP-mal és más ERP-kkel, hogy zökkenőmentes munkafolyamatokat biztosítson még akkor is, ha a dokumentumok eltérnek a várt formátumtól. Ezek a megoldások jelentősen csökkentik a hibaarányt és növelik az AP részlegek termelékenységét, anélkül hogy zavarnák a számlakezelést és a kapcsolódó megrendeléseket.

Az elmozdulás a szabályalapú rendszerektől a generatív MI alapú feldolgozás felé lehetővé teszi, hogy a számla OCR értelmezze a kontextust, például a tételsorok megfeleltetését a szerződésekhez vagy a szokatlan fizetési feltételek felismerését. Ez a kontextuális érzékelés jobb döntéshozatalt tesz lehetővé a számlaadatok rögzítése és könyvelése során. Emellett segít biztosítani a érzékeny pénzügyi tételek pontosságát, csökkentve az adatbeviteli hibák kockázatát és javítva a cash flow előrejelzését.

A szervezetek, amelyek a SAP súgóportál erőforrásait AI OCR konfigurációkkal együtt használják, pontosabban tudják kinyerni az adatokat, csökkentve a kézi feladatokat és gyorsítva az értékteremtés idejét. Ez összhangban van olyan logisztikai AI platformok szolgáltatásaival, mint a Virtual Workforce AI, amelyek integrálódnak a SAP folyamatokba a kivételek továbbításához, a CSV- vagy XML-exportok kezeléséhez és a kommunikációk AP munkafolyamatokhoz történő visszakötéséhez. Az ilyen rendszerek skálázható és testreszabható megközelítést kínálnak a feldolgozás felgyorsítására és a kézi bevitel csökkentésére.

Adatok kinyerése és XML az ERP integrációhoz

Miután az OCR kinyeri a számlaadatokat, a következő lépés azok formázása az ERP-integrációhoz. A SAP ERP-ben ez gyakran XML sémákon keresztül történik, amelyeket az IDoc vagy BAPI struktúrákhoz igazítanak. Ez lehetővé teszi az automatikus könyvelést és megszünteti az olyan alapmezők kézi bevitelét, mint a számlaszám, az összeg, az adó és a szállítói azonosítók. Az adatok kinyerésének és SAP ECC-be vagy HANA-ba történő exportálásának folyamata biztosítja a konzisztens leképezést és csökkenti a kézi beavatkozást az AP munkafolyamatok során.

Az XML szabványos módot biztosít a strukturált adatok átvitelére az OCR-motor és a SAP szoftver között. Ez biztosítja a zökkenőmentes integrációt a SAP modulokkal, miközben érvényesíti a biztonságot és a megfelelőséget. Magas pontosságú leképezéssel a szervezetek csökkenthetik a kézi javításokat és egyszerűsíthetik a feldolgozási csővezetékeket. Például amikor az OCR kinyeri a számla mezőit, azokat XML-be lehet parse-olni közvetlen API-hívásokhoz a SAP felé, hogy frissítsék a szállítói számlabejegyzéseket.

Egy minta XML-sablon a számlákhoz tartalmazhat fejlécadatokat, valutát és részletes tételsorokat. Az olyan rendszerek, mint az OpenText, erős API- és exportmechanizmusokat támogatnak, amelyek egyszerűsítik az integrációt. Ha a vállalatok a kezdetektől pontos adatokat tartanak fenn, megelőzhetik a későbbi kézi bevitelhez kapcsolódó problémákat. Ennek eredménye kevesebb AP kivétel, csökkentett munkaterhelés és gyorsabb feldolgozási ciklusok a nagy mennyiségű szállítói számla esetén.

Azoknál a vállalkozásoknál, amelyek emellett az AI-re támaszkodnak a fuvarozási és logisztikai kommunikációban, a dokumentum OCR-kimenetek e-mailben vagy ERP-rendszereken keresztül küldött üzenetekhez való kapcsolása teljes, végponttól-végpontig terjedő automatizációs környezetet biztosíthat. Ezáltal a számlaadat-foglalás a többplatformos termelékenységjavítás alapvető összetevőjévé válik.

Bizonylat OCR megoldás SAP-ben: telepítési bevált gyakorlatok

Egy bizonylat OCR-megoldás SAP-be történő bevezetése gondos tervezést és konfigurálást igényel a legjobb eredmény eléréséhez. Ez a megfelelő minőségű képek rögzítésére alkalmas szkennereszközök kiválasztásával kezdődik. A gyenge minőségű beolvasások pontatlan felismeréshez vezethetnek, ezért fontos a megfelelő hardver beállítása. Ezután az OCR konfigurációnak a SAP-ben össze kell hangolódnia az AP követelményekkel, a felismert mezőket a megfelelő táblákhoz leképezve, és emberi ellenőrzést (human-in-the-loop) biztosítva az alacsony bizalmi pontszámú eredmények esetén.

A bevált gyakorlatok közé tartozik a többoldalas dokumentumok tesztelése, az adatgyűjtési pontosság küszöbének finomítása és a teljesítménycélok meghatározása. A szervezetek gyakran használnak bizalmi pontszámokat a pontosság biztosítására, a manuális beavatkozást csak akkor alkalmazva, ha az adatok a megengedett szint alá esnek. A számlák, bizonylatok és beszerzési megrendelések mind profitálnak a standardizált munkafolyamatokból, ahol a kinyert adatok közvetlenül a megfelelő feldolgozó modulba táplálódnak.

A biztonsági és megfelelőségi szempontok kulcsfontosságúak. A SAP auditálási naplókat biztosít a bizalmas pénzügyi rekordokhoz, védve a pénzügyi adatokat a vállalati irányítási szabványok szerint. Az AP csapatok hozzáférhetnek a SAP online súgójához útmutatásért, biztosítva, hogy a bevezetés minden vonatkozó szabályozásnak megfeleljen. Ezenkívül a felhasználók képzése ezekre a rendszerekre kulcsfontosságú a kézi adatbevitel csökkentéséhez és a pontosság időbeli javításához.

A SAP OCR bevezetések kombinálása operatív kommunikációs eszközökkel, például az automatizált levelezés platformokkal tovább növelheti a hatékonyságot azáltal, hogy eltávolítja a kézi feladatokat a kapcsolódó e-mail munkafolyamatokból. Ezek a hibrid megközelítések testreszabható környezetet biztosítanak, amely magas pontosságot támogat minimális többletterhelés mellett, javítva az AP teljesítményét az egész vállalaton belül.

Számlafolyamatok automatizálása ERP-eken át AI fejlesztésekkel

Az AI fejlesztések lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy a számlafolyamatokat a beérkezéstől a kifizetés könyveléséig több ERP rendszeren át automatizálják. Egy tipikus procure-to-pay ciklus során a számlákat fogadják, egyeztetik, jóváhagyják és kifizetik. Az AI képes ezeket a szakaszokat teljesen automatizálni az OCR-kimenetek összekapcsolásával a jóváhagyási útvonalakkal, a kivételkezeléssel és a cash flow előrejelzéssel. Ez nemcsak lerövidíti a fizetési ciklusokat, hanem a számlánkénti költséget is akár 60%-kal csökkentheti.

A cross-ERP forgatókönyvek gyakoriak. Előfordulhat, hogy a SAP S/4HANA-nak számlaadatokat kell cserélnie harmadik féltől származó pénzügyi rendszerekkel, amelyhez robusztus API-kapcsolatok szükségesek. Az AI-alapú csatlakozók biztosítják a zökkenőmentes integrációt és a pontos adattükrözést a platformok között. A botok kezelhetik a kivételeket és előre jelezhetik a lehetséges késéseket a korábbi fizetési adatok alapján, lehetővé téve a pénzügyi csapatok számára a proaktív fellépést.

Az AI-val támogatott AP-automatizáció a prediktív analitikák előnyeit is élvezi, amelyek idővel javulnak az adatkinyerési modellek finomításával. Például, ha a beszállítói számlák mintázatai visszatérő túlszámlázásra utalnak, a rendszer jelölheti ezeket az AP munkatársak számára áttekintésre. Ez csökkenti a kézi beavatkozást és támogatja a biztonságot és megfelelőséget a következetes auditálási naplózás révén.

Ezen megoldások üzleti esete meggyőző: csökkentett kézi adatbevitel, megnövelt termelékenység és magas pontosság fenntartása az érzékeny pénzügyi folyamatokban. Ha integrálják őket operatív AI platformokkal, a számlafeldolgozás és a környező kommunikáció egyetlen, végponttól végpontig terjedő automatizált környezetben kezelhető. A SAP számla OCR-nek a responzív kommunikációs rendszerekkel, például a Virtual Workforce AI-vel való együttes kihasználása biztosítja az adatok pontos áramlását nemcsak a SAP-on belül, hanem a szélesebb ERP-infrastruktúrában is.

GYIK

Mi az SAP OCR a számlafeldolgozáshoz?

Az SAP OCR a számlafeldolgozáshoz az optikai karakterfelismerés alkalmazását jelenti, amellyel a papír- vagy elektronikus számlák adatait rögzítik és közvetlenül betáplálják a SAP rendszerekbe. Ez csökkenti a kézi adatbevitel szükségességét és felgyorsítja az AP munkafolyamatokat.

Mennyire pontos az OCR a számlák esetén a SAP-ben?

A modern számla OCR a SAP-en belül elérheti a 90% feletti pontosságot, különösen AI-alapú tanulómodellekkel kombinálva. Ez a magas pontosság csökkenti a kézi hibajavítás szükségességét.

Képes az SAP OCR különböző számlaelrendezéseket kezelni?

Igen, az AI-vel kiegészített OCR képes idővel alkalmazkodni különböző formátumokhoz és elrendezésekhez. Ez a rugalmasság azt jelenti, hogy a beszállítói számlákat többnyire külön sablonok nélkül is feldolgozhatja.

Nehéz az OCR integrálása a SAP‑vel?

Az integráció egyszerű XML- vagy API-csatlakozókkal, amelyeket például az OpenText biztosít. Sok OCR-megoldást kifejezetten zökkenőmentes integrációra terveztek a SAP moduljaival.

Működik-e az SAP OCR felhőalapú SAP megoldásokkal?

Igen, az SAP OCR eszközök integrálhatók mind helyszíni, mind felhőalapú SAP rendszerekkel, mint például az SAP HANA és az S/4HANA. Ez lehetővé teszi az automatizációt különböző környezetekben.

Mik az SAP OCR fő előnyei?

Az előnyök közé tartozik a csökkentett kézi adatbevitel, a megnövelt feldolgozási sebesség és a jobb pontosság. Emellett javítja a biztonságot és a megfelelőséget a pénzügyi adatok kezelése során.

Képes az SAP OCR a számlák mellett bizonylatokat is feldolgozni?

Igen, az SAP OCR különféle pénzügyi dokumentumokat képes feldolgozni, beleértve a bizonylatokat, számlákat és beszerzési megrendeléseket. A megfelelő konfiguráció biztosítja, hogy minden dokumentumtípus a megfelelő modulhoz legyen leképezve.

Hogyan javíthatja az AI az SAP OCR teljesítményét?

Az AI javítja az OCR teljesítményét azáltal, hogy a korábbi adatokból tanulva növeli a felismerés pontosságát. Emellett lehetővé teszi a kontextuális értelmezést, amely elősegíti a számlaadatok helyes leképezését.

Támogatja-e az SAP OCR az audit követelményeket?

Igen, az SAP OCR támogatja az audit követelményeket azáltal, hogy auditálható naplót hoz létre a dokumentumfeltöltések és az adatrögzítési műveletek számára. Ez átláthatóságot biztosít a megfelelőség céljából.

Testreszabható-e az SAP OCR a konkrét üzleti igényekhez?

A legtöbb OCR-eszköz a SAP-ben testreszabható, lehetővé téve a mezők leképezését, a küszöbértékek beállítását és sablonok létrehozását. Ez biztosítja, hogy a rendszer megfeleljen a szervezet konkrét feldolgozási igényeinek.