Microsoft Számla-OCR a Business Centralhez

Microsoft Dynamics 365 Business Central integráció: OCR áttekintése a Business Centralban

A Microsoft Dynamics 365 Business Central fejlett eszközöket kínál a számlafolyamat automatizálására, és az OCR-technológia kulcsszerepet játszik ebben az átalakulásban. Az OCR, vagyis az optikai karakterfelismerés lehetővé teszi a rendszer számára, hogy nyomtatott vagy kézzel írt szöveget olvasson és értelmezzen fizikai vagy digitális dokumentumokból. Ez az AI-modellekkel való integráció biztosítja, hogy a beolvasott vagy digitálisan érkezett számladokumentumok hatékonyan legyenek feldolgozva anélkül, hogy kiterjedt kézi adatbevitelre lenne szükség. A Business Central integrációja a Microsoft Azure Form Recognizer és Read API szolgáltatásaival javítja a beszállítói adatok, összegek, dátumok és tételsorok közvetlen kinyerését a dokumentumokból.

A Business Central szerepe túlmutat az alapadatok rögzítésén. Támogat egy teljes beszállítói kifizetések munkafolyamatot a dokumentumok fogadásától a végső jóváhagyási szakaszig. Az ERP erejének és az AI-alapú OCR kombinációjának kézzelfogható eredményei vannak. Például megvalósításoknál 95% feletti pontossági arányokat tették közzé, ami jelentősen csökkenti a költséges bevitelhibákat. Mivel a kézi bevitel hibái a számla értékének 1% és 5% közötti költséget jelenthetnek, ezek a javulások közvetlen pénzügyi előnyökkel járnak a szervezetek számára.

A sebesség további előny. Azok a vállalatok, amelyek OCR-t használnak a Business Central munkafolyamataikban, 25%–60%-kal gyorsabban dolgozzák fel a számlákat, mint a kézi módszerek, javítva a likviditást és a beszállítói elégedettséget. Az integráció költségcsökkentést is eredményez, ahol a számlánkénti költségek több mint 70%-kal csökkennek. Ez lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy a munkatársakat stratégiai feladatokra csoportosítsák át, csökkentve az általános költségeket.

Azok a cégek, amelyek nagy dokumentummennyiséggel dolgoznak, mint a logisztika vagy szállítmányozók, kombinálhatják a számla OCR-t olyan megoldásokkal, mint az ERP e-mail automatizálás logisztikához, hogy az automatizálást kiterjesszék a Kötelezettségek kiegyenlítésén túlra is. Olyan eszközökkel, amelyek több dokumentumformátum feldolgozására képesek, a Business Central központi ponttá válik a pénzügyi műveletek automatizálásában, miközben magas pontosságot és biztonsági szabványokat tart fenn.

Számla rögzítésének automatizálása PDF- vagy képfájlokból a Business Centralban

A Business Centralban a PDF- vagy képfájlból történő számla rögzítése egyszerűsített, hogy nagy mennyiségű tranzakciót kezeljen. A felhasználók fájlokat tölthetnek fel közvetlenül a rendszerbe, ahol azokat az integrált OCR-motor indexeli és elemzi. A rendszer támogatja azokat a forgatókönyveket, amikor a beszállítók különböző formátumokban küldenek számlákat, és az AI-vezérelt munkafolyamatok biztosítják, hogy a Business Centralban lévő számlák feldolgozása során ne kelljen minden mezőt kézzel értelmezni.

A számla rögzítési munkafolyamat általában akkor kezdődik, amikor egy PDF- vagy képfájlt feltöltenek, vagy egy erre a folyamatra konfigurált dedikált e-mail címre érkezik. A Business Central OCR-eszközöket használ a PDF- és képfájlok strukturált, elektronikus formátummá alakításához. Képes továbbá beérkező beszerzési dokumentumokat olyan adatokra konvertálni, amelyek közvetlenül megfeleltethetők a Business Central mezőinek, például a végösszegnek, az adónak és a beszállítói kódnak. Ez a lépés lehetővé teszi a nulla kézi beavatkozást igénylő kinyerést, ami azt jelenti, hogy senkinek sem kell újragépelnie az adatokat az ERP-be.

Miután azonosították és indexelték, a rendszer érvényesíti a számla adatait a meglévő beszállítói rekordok és beszerzési rendelések alapján, biztosítva a következetességet és a megfelelést. Ez a szintű automatizálás pontosabb egyeztetést támogat, és csökkenti a beszerzési csapatok terhelését. Lehetőséget teremt továbbá külső rendszerekkel történő API-integrációkra is, tovább egyszerűsítve a számlák feldolgozását és az adatforrások összekapcsolását.

A hatékonyság iránt igényes szervezetek ezeket a folyamatokat integrálhatják belső kommunikációs automatizálási stratégiákkal, például logisztikai levelezés automatizálása, hogy lefedjék a háttérirodai és külső dokumentumáramlásokat. Mindkét oldal automatizálásával a vállalatok szorosabb pénzügyi kontrollt és gyorsabb beszállítói kifizetéseket érhetnek el.

Az OCR szolgáltatás konfigurálása a beérkező dokumentumokból: Az OCR szolgáltatás és az OCR folyamat betanítása a hibák elkerülésére

Az OCR szolgáltatás beállítása a beérkező dokumentumokból a Business Centralban kulcsfontosságú lépés a magas pontosságú számlafeldolgozáshoz. A vállalatok általában külső OCR-szolgáltatáshoz csatlakoznak, vagy a Microsoft natív eszközeit használják a kezdeti kinyeréshez. Az optimális eredmények érdekében a csapatok betaníthatják az OCR szolgáltatást egy mintaszámlákból álló készlettel, amelyet rendszeresen használt beszállítóktól gyűjtöttek. Ez a betanítás finomhangolja az AI felismerési mintáit, növelve a pontossági arányokat és csökkentve az utólagos javítások szükségességét.

Az Incoming Documents modulból a felhasználók létrehozhatnak beérkező dokumentum rekordokat, amelyek a feltöltött fájlokra hivatkoznak. Ezután szabályokat állítanak fel arra vonatkozóan, hogy ezeket hogyan kell osztályozni — például beszerzési dokumentum, értékesítési számla vagy egyéb rekordok esetében. A kiváló pontosság eléréséhez használja az OCR folyamatot folyamatos OCR-visszajelzéssel, valós időben javítva a hibákat, hogy a modell idővel fejlődjön. A cél az, hogy következetesen előállítsanak olyan dokumentumokat, amelyeket átalakíthatnak dokumentumrekordokká a Business Centralban, és zökkenőmentesen egyeztethetők legyenek más rekordokkal.

Ajánlott gyakorlat egy különböző beszállítói sablonokból álló könyvtár fenntartása, valamint a kinyert mezők Business Centralbeli leképezésének folyamatos finomítása. Az OCR szolgáltatás betanítására irányuló stratégiák alkalmazásával a szervezetek megelőzhetik a visszatérő hibákat az összegek, adóösszegek vagy tételsorok felismerésében. Például a feldolgozott számlákból generált Főkönyvi bejegyzések előzetesen érvényesíthetők az ERP szabályai szerint, csökkentve az újrafeldolgozás szükségességét.

Olyan források, mint a Microsoft Learn dokumentáció az invoice modellhez, különösen hasznosak a mezők leképezésének és a betanítási lépéseknek a megértéséhez. A jól konfigurált OCR-eszköz és az üzleti folyamat-szabályok kombinálása tisztább adatokat és kiszámíthatóbb automatizálási eredményeket biztosít.

Beérkező dokumentumok kezelése a Beérkező dokumentum oldalon: Dokumentum az OCR szolgáltatástól

A beérkező dokumentum oldal az a hely, ahol a felhasználók kezelik a Business Centralban az OCR által feldolgozott dokumentumokat. Ez a felület megjeleníti az összes kapcsolódó beérkező dokumentum rekordot, és kiemeli azokat, amelyek átalakíthatók beszerzési számla rekordokká. Az OCR szolgáltatástól származó dokumentum a kinyert mezőkkel jelenik meg felülvizsgálatra, lehetővé téve a gyors összehasonlítást az eredeti PDF- vagy képfájllal.

Amikor létrehoznak egy új beérkező dokumentum rekordot, a beérkező dokumentumok előkészítő területén található szolgáltatás pufferként működik. Itt a felhasználók érvényesíthetik a kinyert adatokat, mielőtt rögzítenék azokat az ERP-ben. Ez a szakasz kritikus a kivételkezeléshez, különösen akkor, ha a beszállítói számlák váratlan formátumokat tartalmaznak, vagy eltérések vannak a beszerzési rendelésekhez képest.

A Business Central eszközöket kínál a beérkező fájlok és metaadataik egyidejű megtekintésére. Ez lehetővé teszi a pénzügyi munkatársak számára, hogy előre meghatározott üzleti szabályok alapján jóváhagyjanak vagy elutasítsanak, fenntartva a számla folyamatának pontosságát. Megfelelő beállítás esetén sok számla manuálisan vagy automatikusan konvertálható beszállítói beszerzési számlává az OCR rendszer bizalmi pontszámai alapján.

Az optimális hatékonyság érdekében integrálja ezt a funkciót a skálázható operatív munkafolyamatokkal. Ez az integráció segít csökkenteni a torlódásokat, amikor a csapat nagy mennyiségű beolvasott számlát dolgoz fel a pénzügyi időszakok csúcsidőszakaiban. A beérkező dokumentum oldal központi szerepet játszik abban, hogy a kinyert adatok megbízhatóak legyenek a további könyvelési és fizetési ütemezési lépések előtt.

Az AP folyamat egyszerűsítése a számlafizetések automatizálásával és AP-automatizálással

A Business Centralban az accounts payable automatizálás új hatékonyságot teremt az AP folyamatban az OCR-alapú adatgyűjtés és a beszerzési rendelések egyeztetése valamint a fizetési jóváhagyási munkafolyamatok összekapcsolásával. Miután a számla adatait rögzítették, a Business Central automatikusan egyeztetheti a beszállítói számlákat a beszerzési rendeléssel és a jóváírásokkal. Ez csökkenti a kézi ellenőrzési munkát és felgyorsítja a jóváhagyási ciklust.

Számszerűsítve, a vállalatok 25%–60%-kal gyorsabban dolgozhatják fel a számlákat automatizálás mellett. A hibaarányok akár 90%-kal csökkennek, minimalizálva az elhúzódásokat viták vagy kivételek miatt. Így az AP csapat a magasabb értékű jóváhagyásokra összpontosíthat a kézi bevitel helyett, felszabadítva időt stratégiai költés-elemzésre.

A hatékonyság abból származik, hogy a jóváhagyási munkafolyamat beépül a meglévő Business Central munkafolyamatokba, biztosítva a fizetési ütemezésekben rejlő késedelmek elkerülését és a beszállítói kapcsolatok erős megtartását. A számlák beszerzési rendelésekhez történő egyeztetése megakadályozza a túlszámlázást és a korai fizetési kedvezmények elmulasztását. A kivételkezelés csökkentésével a vállalatok jobb készpénzáramlás-előrejelzést és megfelelést érnek el a beszerzési szabályzatokkal.

Az accounts payable automatizálás kombinálása a kommunikációs automatizálással biztosítja, hogy a számla állapotáról szóló frissítések — legyenek azok elfogadottak, elutasítottak vagy jelöltek — pontosak és időszerűek legyenek, ahogy azt olyan ágazatok tapasztalják, amelyek AI-t használnak a fuvarozási és logisztikai kommunikációban. Ezek a csatlakoztatott rendszerek megkönnyítik a pénzügyi csapatok számára a hatékony működést a Business Centralban, miközben fenntartják az átláthatóságot és az adatintegritást.

Számlák beolvasása és AP automatizálása: a beszerzési számlától a beszállítói számlákig

A számlaskenolás alapot képez az AP automatizálásához a kezdeti beszerzési számla szakasztól a végső beszállítói kifizetésekig. A nagy volumenű környezetek előnyben részesítik a számlák tömeges beolvasását, akár PDF-ként, akár olyan eszközökkel, mint a tablet vagy telefon képe. Az OCR rendszer ezekből a képfájlokból elektronikus dokumentumokat hoz létre, osztályozva azokat olyan dokumentumokká, amelyek átalakíthatók beszállítói beszerzési számlává.

Miután a dokumentumrekordokká konvertálták őket a Business Centralban, a számlák feldolgozási lépéseken haladnak át, amelyek magukban foglalhatják az egyeztetést a beszerzési rendeléssel és a fizetések ütemezését. A Business Central képes manuálisan vagy automatikusan feldolgozni a számlákat a bizalmi pontszámok és az előre definiált szabályok alapján. Például a Kofax vagy más külső OCR szolgáltatások integrálhatók a teljesítmény növelése érdekében speciális környezetekben.

A jövőbeni trendek az AP automatizálás kiterjesztésére mutatnak olyan eszközökkel, amelyek elektronikus dokumentumokat generálnak a fizikai számlákból, és integrálják azokat az end-to-end ERP munkafolyamatokba. Az OCR használatával a beérkező számlák közvetlenül beszerzési rendeléssé konvertálhatók, tovább csökkentve a kézi érintkezési pontokat. Az automatizálási stratégiák fejlődni fognak, optimalizálva, hogyan áramlik a beszerzési dokumentumok adata a bevételtől a fizetésig emberi beavatkozás nélkül.

Mivel a beszállítók egyre inkább digitális szabványokat alkalmaznak, és az ERP rendszerek bővítik az automatizációs képességeiket, a számlaskenolás továbbra is kulcsfontosságú lesz az üzemi hatékonyság szempontjából. Azok a szervezetek, amelyek a folyamatok egyszerűsítésére törekszenek, azonosítsák a Business Centralon belüli dokumentumbeolvasás integrálásának lehetőségeit, miközben feltárják az eszközöket az ügyfél- és beszállítói kapcsolatok AI általi javítására.

GYIK

Mi az a Microsoft Invoice OCR a Business Centralhoz?

Ez egy technológiai integráció, amely lehetővé teszi a Business Central számára, hogy automatikusan olvassa és értelmezze a számlákból származó szöveget. Ez felgyorsítja a számlafeldolgozást és csökkenti a kézi adatbevitel hibáit.

Mennyire pontos az OCR a Business Centralban?

Ha megfelelően van konfigurálva, az OCR a Business Centralban elérheti a 95% feletti adatkinyerési pontosságot. Ez csökkenti a költséges kézi hibákat és javítja a beszállítói kapcsolatok kezelését.

KezeIni tudja a Business Central a PDF számlákat?

Igen, képes közvetlenül feldolgozni a PDF számlákat, kinyerve minden releváns adatot elektronikus rekordokká. Ez mind a digitálisan létrehozott PDF-ekre, mind a beolvasott dokumentumokra vonatkozik.

Milyen szerepet játszik az Azure Form Recognizer az OCR-ben?

Az Azure Form Recognizer a Business Centralban a számlákból történő konkrét adatmezők kinyerésére szolgál. AI modelleket alkalmaz a különböző beszállítói formátumok és a dokumentumok minőségi szintjeinek kezelésére.

Milyen előnyei vannak az AP automatizálásnak az én vállalkozásom számára?

A számlafizetések automatizálása felgyorsítja a számlák egyeztetését és jóváhagyását. Emellett csökkenti a hibaarányokat és támogatja a jobb készpénzáramlás-kezelést.

Szükséges-e betanítani az OCR szolgáltatást?

A betanítás javítja az OCR pontosságát azáltal, hogy megismerteti a rendszert a beszállítói formátumaival. Ez csökkenti a visszatérő hibákat és növeli a kinyert adatok megbízhatóságát.

Feldolgozhatja-e a Business Central OCR a kézzel írt számlákat?

Néhány OCR modell képes értelmezni a kézzel írt szöveget, bár a pontosság a kézírás tisztaságától és következetességétől függ. A jó minőségű beolvasások használata növeli a kézzel írt adatok kinyerésének sikerességét.

Hogyan segít a Beérkező dokumentum oldal?

Központosítja az OCR-rel rögzített dokumentumok kezelését a könnyű felülvizsgálat és átalakítás érdekében. Itt kezelhetők a kivételek, mielőtt a dokumentumok bekerülnének a fő ERP munkafolyamatokba.

Milyen jövőbeli trendek várhatók a számla OCR terén?

A jövőbeli újítások közé tartoznak az AI modellek, amelyek sablonbeállítás nélkül működnek, valamint a felhőalapú rendszerekkel való fokozott integráció. Ezek a trendek még zökkenőmentesebbé és teljesen automatizálttá teszik a számlafeldolgozást.

Összekapcsolható-e az OCR más automatizációs eszközökkel?

Igen, az OCR jól párosítható az e-mail- és kommunikációs automatizálással. Együtt lehetővé teszik a dokumentum rögzítésétől a beszállítói kommunikációig terjedő folyamatok végpontok közötti feldolgozását emberi beavatkozás nélkül.