Számla OCR az SAP központi számlakezeléséhez

Számla OCR és SAP központi számlakezelés

A számla OCR az optikai karakterfelismerés (OCR) alkalmazása arra, hogy a számlákról—mind papíralapúakról, mind digitálisakról—automatikusan olvassa ki az információkat. Ez azt jelenti, hogy a csapattagok helyett, akik kézzel gépelnék be a PDF- vagy papíralapú számlák adatait a rendszerekbe, az OCR motor ezeket kereshető, gépileg feldolgozható szöveggé alakítja. Az SAP központi számlakezelésének kontextusában ez a technológia döntő szerepet játszik a pénzügyi csapatok támogatásában: felgyorsítja a számlafeldolgozást, javítja a pontosságot és csökkenti a kézi munkaterhelést.

Ha az SAP központi számlakezelés egy OCR platformhoz csatlakozik, a dokumentuminformáció-kinyerés teljes folyamata az SAP rendszeren belül történik. A számlák beolvasása rögzíti a képet, majd egy adatkinyerő motor azonosítja a kulcsfontosságú számlaszámokat, a szállítói adatokat, a tételsorokat és az összegeket. Ezek az adatok manuális bevitel nélkül folynak közvetlenül az SAP ERP-be. Iparági tanulmányok szerint az OCR és az SAP párosítása a feldolgozási időt akár 70–80%-kal csökkentheti, és a hibaarányt 3,6%-ról akár 0,3%-ra is leviheti (Pénzügyi és Menedzsment Intézet, 2024).

Ezek a számok közvetlenül gyorsabb jóváhagyási munkafolyamatokban, jobb pénzforgalomban és alacsonyabb késedelmi díjak kockázatában jelennek meg. Például a beszállítói számlákat havonta ezrekben kezelő számlafizetési osztályoknál már a kézi munka kis százalékos csökkenése is jelentős működési kapacitást szabadít fel. Ez hasonló ahhoz, ahogyan csapatunk a virtualworkforce.ai-nál segíti a logisztikai vállalkozásokat az ismétlődő e-mail feladatok kiküszöbölésében—az automatizálás felerősíti az emberi munkát a dokumentumvezérelt folyamatokban.

Nagyvállalatok esetében, amelyek SAP Business vagy ECC környezetet futtatnak, a központosított számlakezelés biztosítja, hogy a különböző forrásokból érkező számlák egyetlen, egységes munkafolyamatba érkezzenek. Következetesen kezeli a beszállítói számlaformátumokat, legyen szó beolvasott papírszámláról, e-számláról vagy egy jóváhagyott beszállítói portálról érkező digitális számláról. Ez a standardizálás magasabb megfelelőséget és pontosabb adatkezelést támogat az SAP szoftverkörnyezetben. Az SAP-val való zökkenőmentes integráción keresztül az OCR pontosan kinyeri a számlaadatokat, csökkenti a hibára hajlamos kézi bevitelt, és lehetővé teszi a pénzügyi csapatok számára, hogy a rutin számlakezelés helyett értéknövelő elemzésekre koncentráljanak.

OCR szoftver számlabeolvasáshoz és számlaadatok rögzítéséhez SAP-ban

Az SAP környezetekre tervezett OCR szoftver átalakítja a vállalatok hozzáállását a számlák beolvasásához és a számlaadatok rögzítéséhez. Az olyan vezető megoldásokat, mint az xSuite és a PaperLess, az egyik legjobb OCR opcióként tartják számon a vállalatok számára, mivel zökkenőmentesen integrálódnak az SAP rendszerekbe és testreszabott munkafolyamatokat kínálnak a pénzügyi műveletekhez. Ezek az OCR képességek lefedik a folyamat minden lépését az első papírszámla beolvasásától vagy a PDF-ek importálásától kezdve az adatkinyerésen, adatellenőrzésen át az automatizált könyvelésig az SAP ERP-ben.

A munkafolyamat általában akkor kezdődik, amikor a beszállítói számlákat beolvassák, vagy az elektronikus fájlokat feltöltik az SAP rendszerbe. A számlaadatok rögzítése akkor történik, amikor az OCR szoftver a fejlett mesterséges intelligencia és gépi tanulási modellek segítségével értelmezi az egyes mezőket—szállítói adatokat, számlaszámokat, dátumokat és tételsorokat. Az OCR kinyeri a számlaadatokat és ellenőrzi azokat a meglévő főadatokkal. Ez nagymértékben csökkenti a kézi javítások, a kézi szállaellenőrzések és a kézi adatbevitel szükségességét.

A valós integrációs projektek azt mutatják, hogy a vállalatok heteken belül bevezethetik a harmadik fél OCR eszközeit az SAP-ba, teljes körűen automatizálva a dokumentuminformáció-kinyerést. A SAPInsider kutatása megerősíti, hogy az ilyen integrációk segítik a számlafeldolgozás egyszerűsítését, biztosítva a pontos adatkinyerést közvetlenül az SAP szoftverkörnyezetben. Ezek a munkafolyamatok csökkentik a feldolgozási késedelmeket, mérséklik a hibára hajlamos kezelési kockázatokat és javítják a pénzforgalmat a gyorsabb fizetési feldolgozás révén.

Néhány vállalatnál az OCR más automatizációs eszközökkel való párosítása még erősebb eredményeket hoz. Például ha a számlaadatok rögzítése AI-vezérelt e-mail munkafolyamatokhoz kapcsolódik, ahogy az a automatizált levelezés a logisztikában esetében látható, az üzemeltetési szigetek lebomlanak, és a bizalmas pénzügyi adatok zökkenőmentesen áramlanak a csapatok között. A jól kivitelezett OCR szoftver és a tiszta munkafolyamat-tervezés kombinációja biztosítja, hogy a számlákat pontossággal és hatékonysággal dolgozzák fel, miközben minimalizálja a kézi munkát. Többegységes SAP ERP környezetekben az egységesített beszállítói számlakezelés egy lényeges lépés a pénzforgalom kezelésének javítása felé.

Adatkinyerés a kézi számlaadat-beviteli hibák megszüntetéséhez OCR megoldással

A mesterséges intelligencia által vezérelt OCR-megoldások bevezetése ma már alapvető elem a kézi számlaadat-bevitel okozta hibák kiküszöbölésében. Szakosodott OCR alkalmazásával ezek a rendszerek következetesen több mint 90%-os pontosságot érnek el, egyes szolgáltatók, mint a PaperLess akár 99% adatpontosságról számolnak be. Ez a szintű precizitás drasztikusan csökkenti a hibára hajlamos feladatokat és az azokat követő kézi kiigazításokat az SAP központi számlakezelő rendszerekben.

A folyamat egyszerű: az OCR szoftver kinyeri az adatokat a számlákról, összeveti azokat az SAP rendszer rekordjaival a beszállítói adatok és számlaszámok tekintetében, és a következetlenségeket jelöli felülvizsgálatra. Az automatizálással a vállalatok jelentős javulást tapasztalnak—tanulmányok szerint a hibaarány a bevezetést követően 3,6%-ról 0,3%-ra csökken (IFM 2024 tanulmány). Ez nemcsak a pontosságot és a hatékonyságot javítja, hanem közvetlenül csökkenti a működési költségeket is kevesebb számlavitának és gyorsabb ciklusoknak köszönhetően.

A csökkentett kézi bevitel lehetővé teszi, hogy a pénzügyi csapatok nagyobb számlamennyiséget kezeljenek anélkül, hogy növelniük kellene a létszámot, így a fókuszt stratégiai projektekre lehet áthelyezni. Például a szervezetek több időt szentelhetnek a szállítói kapcsolatok építésére vagy a jóváhagyási munkafolyamatok optimalizálására. Ez az átalakulás párhuzamba állítható azzal a változással, amely akkor történik, amikor az e-mail folyamatokat a logisztikában automatizálják olyan megoldásokkal, mint a no-code AI e-mailügynökeink. Mindkét esetben a digitalizáció és az automatizálás csökkenti a hibákat és felszabadítja az emberi kapacitást értékesebb munkára.

A jobb adatkinyerési folyamatokkal az automatizálás a megfelelőség és az auditálás terén is segít. A tiszta, pontos adatok megbízható ellenőrzési nyomvonalat biztosítanak, és az SAP-val való integráció gondoskodik a dokumentumok jogi és szabályozási követelmények szerinti megőrzéséről. Emellett a gyorsabb jóváhagyás és fizetés javítja a pénzforgalmat, csökkenti a késedelmi díjakat és erősíti a beszállítói bizalmat.

Számlafeldolgozás automatizálása és a kézi feladatok automatizálása

Az SAP-on belüli számlafeldolgozás automatizálásához a szervezetek az OCR alapú adatkinyerést fejlett munkafolyamatokkal kombinálják a kézi feladatok automatizálására. Az OCR a tételsorokat, összegeket és szállítói adatokat közvetlenül az SAP ERP mezőibe tölti, majd az automatizációs indítók kezelik a lépéseket, például a háromoldalú egyeztetést, a jóváhagyási útvonalakat és a könyvelést. Ez az automatizált számlafeldolgozási megközelítés lehetővé teszi a pénzügyi csapatok számára, hogy idejük akár 80%-át stratégiai feladatokra fordítsák az ismétlődő adatkezelés helyett.

A kézi feladatok automatizálása minimalizálja az emberi hibákat és felgyorsítja a jóváhagyási folyamatot. AI-vezérelt útválasztással minden számla a megfelelő ellenőrzőhöz kerül anélkül, hogy a számlákat kézzel kellene kezelni. Ez csökkenti a kézi munkát, javítja az áteresztőképességet, és a felesleges várakozási idők megszüntetésével javítja a pénzforgalmat, amelyek késedelmi díjakhoz vezethetnek.

Az OCR és a szállítói számlák automatizálásának kombinációja zökkenőmentes, end-to-end rendszert hoz létre, amelyben a számlajóváhagyási munkafolyamatok gyorsabbak és pontosabbak. Rövidíti a számla beérkezésétől a könyvelésig tartó ciklust is, ami elengedhetetlen a pénzforgalom jobb kezelése szempontjából. A SAPInsider kutatása hangsúlyozza, hogy az OCR képességek döntő fontosságúak a számlafeldolgozás egyszerűsítéséhez és a pénzügyi csapatok számára használható betekintések biztosításához.

Azoknál a szervezeteknél, amelyek már integrált AI-t használnak más működési területeken, például a fuvarozási kommunikációban, a párhuzamok egyértelműek: az automatizálás csökkenti a pénzügyi és működési kommunikációs folyamatokban szükséges kézi bevitelet. Az OCR kinyerések és az SAP automatizációs funkcióinak kombinálásával a vállalatok rendkívül hatékony, hibabiztos folyamatot alakítanak ki, amely maximalizálja a működési stabilitást és a megfelelőséget.

Központi számlakezelés beszállítói számlák és e-számlák számára SAP-ban

Az SAP központi számlakezelését úgy tervezték, hogy a beszállítói számlák kezelését egy egységes struktúrába konszolidálja. Legyen szó papírszámlákról, beolvasott PDF-ekről, e-számlákról vagy digitális számlaformátumokról, a rendszer biztosítja a következetes feldolgozást, osztályozást és archiválást. Ez a következetesség különösen fontos a megfelelőség és a pontos kezelés szempontjából érzékeny pénzügyi adatoknál.

A dokumentumok digitális tárolása megszünteti a nagyméretű fizikai irattárak szükségességét, helyet takarít meg és csökkenti a dokumentumkereséshez kapcsolódó költségeket. A papírmentes modellre való átállás támogatja a fenntarthatósági kezdeményezéseket és felgyorsítja a kereséseket egy audit során. Az SAP ECC és az újabb, BTP-alapú megvalósítások esetén a szervezetek biztosíthatják, hogy a különböző joghatóságokra vonatkozó e-számla követelmények teljesüljenek, és olyan formátumok, mint az XML vagy CSV automatikusan a regionális megfelelőségi szabályok szerint legyenek feldolgozva.

A központosított megközelítés jobb átláthatóságot tesz lehetővé a beszállítói számlák felett, szabványosítja az ellenőrzési lépéseket és biztosítja, hogy minden jóváhagyás időben megtörténjen. Ez gyorsabb kifizetésekhez, jobb beszállítói kapcsolatokhoz és javuló pénzforgalomhoz vezet. Az ilyen környezetekbe történő OCR integráció azt jelenti, hogy a kézi számlafeldolgozási lépések minimalizálódnak, mivel az OCR képes különféle források, például beolvasott dokumentumok, beérkező üzenetek és portálfeltöltések olvasására és értelmezésére.

A számlafolyamatok hatékony digitalizálása és központosítása szintén enyhíti a pénzügyi csapatok terhelését, mivel a jóváhagyási munkafolyamatok átláthatóvá és könnyen ellenőrizhetővé válnak. Több földrajzi területen működő vállalatok számára a beszállítói számlaadatok egységes kezelése javítja az auditkészültséget és összhangba hozza az AP automatizálási stratégiákkal. Ez döntő lépés azoknak a szervezeteknek, amelyek célja a számlafeldolgozás egyszerűsítése és a hibára hajlamos feladatok csökkentése.

Egyszerűsítse az SAP központi számlakezelést a Concur Invoice és az XML segítségével

A Concur Invoice integrálásával az SAP központi számlakezelésébe a szervezetek egyszerűsítik az end-to-end számlamunkafolyamatokat. A Concur Invoice zökkenőmentesen integrálódik az SAP-val, lehetővé téve, hogy a számlák—a beérkezéstől a fizetésig—egyetlen környezetben kerüljenek feldolgozásra. Ez az integráció támogatja az XML adatcsere-formátumokat az adatok pontos átviteléhez az SAP Business, az SAP Concur és a kapcsolódó rendszerek között, kiküszöbölve a kézi kiigazításokat és hibákat.

Például egy OCR motor kinyerheti az adatokat a számlákról XML-be, amelyet aztán importálnak az SAP-ba az automatizált számlafeldolgozás érdekében. Ez a megközelítés felgyorsítja a jóváhagyási munkafolyamatokat, javítja a pontosságot és biztosítja, hogy a bizalmas pénzügyi feljegyzések következetesen megőrződjenek. Ha ezt e-számlázással és digitális számlaformátumokkal kombináljuk, az automatizálás garantálja a megfelelőség betartását különböző régiókban és iparágakban.

A vállalatok a késedelmi díjak csökkenéséből és az általános pénzforgalom javulásából is profitálnak, mivel a jóváhagyási folyamat gyorsabb és átláthatóbb. Ennek analitikával való párosítása mélyebb betekintést ad a kiadási mintákba és a fizetési ciklusokba. Az olyan eszközökkel, mint az OpenText és hasonló, speciális OCR infrastruktúrával történő integráció támogatja a dokumentuminformáció-kinyerést, biztosítva, hogy a pontos adatok a megfelelő SAP modulokba áramoljanak redundáns kézi munka nélkül.

Ezek az előrelépések összhangban állnak a pénzügyi munkafolyamatok egyszerűsítésére irányuló szélesebb stratégiákkal. Ugyanúgy, ahogy az AI eszközök komplex logisztikai kommunikációkat kezelnek létszámnövelés nélkül, az SAP Concur számlakezelésének OCR-képességekkel való összekapcsolása jövőálló számlakezelési megoldást teremt. Végső soron a szervezetek nagyobb kontrollt kapnak a pénzforgalom felett, csökkentik a nem hatékony folyamataikat, és egységesítik a számlakezelést az üzleti egységek között.

GYIK

Mi az a számla OCR?

A számla OCR az optikai karakterfelismerés használata arra, hogy a számlákról automatikusan olvassa és feldolgozza az adatokat. Megszünteti a számlaadatok kézi bevitelének szükségességét, növelve a működési hatékonyságot.

Hogyan működik az SAP központi számlakezelés az OCR-rel?

Az SAP központi számlakezelés integrálódik az OCR eszközökkel, hogy közvetlenül az SAP-ban rögzítse, kinyerje és ellenőrizze a számlaadatokat. Ez lerövidíti a feldolgozási ciklusokat és csökkenti a hibákat.

Milyen előnyökkel jár az OCR a számlafeldolgozásban?

Az OCR felgyorsítja a számlafeldolgozást, javítja a pontosságot és csökkenti a kézi munkát. Tanulmányok szerint az OCR integrálásával a feldolgozási idők 70–80%-kal is rövidebbek lehetnek.

Melyik OCR szoftver a legjobb SAP környezetekhez?

Népszerű választások az xSuite és a PaperLess, amelyek mindketten zökkenőmentesen integrálódnak az SAP-hoz és magas pontosságot kínálnak. A legjobb OCR megoldás a konkrét üzleti igényektől függ.

Képes az OCR mind a papírszámlákat, mind az e-számlákat kezelni?

Igen, az OCR képes a papírszámlák beolvasásával és az e-számlák digitális fájlok beolvasásával történő feldolgozására. Ez a rugalmasság egységes munkafolyamatot támogat minden számlatípus számára.

Mekkora a modern OCR megoldások pontossági aránya?

A korszerű, mesterséges intelligenciával támogatott OCR megoldások több mint 90% pontosságot érnek el, egyesek pedig tiszta, nyomtatott számlákon akár 99%-ot is elérnek. A pontosság csökken, ha a számla minősége romlik.

Javítja-e az OCR a megfelelőséget a számlakezelésben?

Az OCR javítja a megfelelőséget azáltal, hogy pontos ellenőrzési nyomvonalakat és teljes digitális nyilvántartást biztosít. Ez csökkenti az elveszett dokumentumok és a kézi adatbevitelből eredő hibák kockázatát.

Mennyi időbe telik az OCR szoftver SAP-ba történő telepítése?

A bevezetés időtartama változó, de a legtöbb telepítés heteken belül befejezhető. A sebesség a meglévő SAP konfigurációktól és az OCR szállító képességeitől függ.

Milyen költségmegtakarítás érhető el OCR-rel?

Az OCR csökkenti a munkaerőköltségeket az adatbevitel és az ellenőrzés automatizálásával. A gyorsabb kifizetések segítenek elkerülni a késedelmi díjakat, és kihasználni a korai fizetés miatti kedvezményeket.

Megéri-e az OCR integráció kisméretű vállalkozások számára, amelyek SAP-ot használnak?

Igen, még a kisebb SAP felhasználók is profitálhatnak az OCR-ből a kézi munkateher csökkentésével. A beruházás gyakran megtérül az időmegtakarítás és a megnövekedett pontosság révén.