Számlaadatok rögzítése a Microsoft Dynamics 365 Business Centralhoz

számlafogadás a Microsoft D365 Business Centralban: tömör áttekintés és mérhető előnyök

A Microsoft D365 Business Central számlafogadási funkció automatikusan kinyeri a szállítói adatokat, a számlaszámot, a dátumot, a tételsorokat és az összegeket PDF- és képfájlokból. A funkció OCR-t és AI/ML-t használ, hogy különböző számlaformátumokat olvasson és idővel megtanulja a dokumentumok elrendezését. Ennek eredményeként a csapatok gyorsan csökkentik a kézi bevitel és a hibák számát, és az engedélyezések gyorsabban mennek. Iparági mérőszámok szerint az AI-alapú számlafogadást alkalmazó szervezetek akár 70%-os csökkenést a számlafeldolgozási időben és akár 60%-os csökkenést az egy számlára jutó költségben jelentenek független értékelések szerint. Ezek az adatok hangsúlyozzák, miért helyeznek a pénzügyi vezetők elsőbbséget az automatizálásra és a pontosságra.

Műszaki szempontból a folyamat az optikai karakterfelismerést (OCR) és a gépi tanulást kombinálja a mezők párosításához és a bizalmi pontszámok meghatározásához. Ezután robotizált lépések kezelik a rutin könyvelést és az egyszerű jóváhagyásokat a folyamat egyszerűsítése érdekében. A Business Central számlafogadási funkciója képes különböző szállítóktól származó eltérő számlaformátumok olvasására és az eltérések megjelölésére emberi felülvizsgálat céljából. Azoknak a pénzügyi csapatoknak, akik auditnyomra és digitális megőrzésre tartanak igényt, a fogadás nyomon követhető rekordokat és könyvelési előzményeket biztosít. A Microsoft szerint az eszköz „AI, ML, OCR és RPA használatával gyorsabbá és pontosabbá teszi a számlakezelés folyamatát” (ERP szoftver blog), és ez javítja a megfelelőséget és az auditra való felkészültséget.

Röviden: a mérhető előnyök közé tartozik a gyorsabb jóváhagyás, jobb szállítói kapcsolatok és alacsonyabb feldolgozási költségek. Emellett kevesebb adatbevitel hibája és kiszámíthatóbb pénzforgalom érhető el. A szervezetek 30–50%-os csökkenést tapasztalnak a kézi adatbevitel hibáiban, amikor AI-val és OCR-rel rögzítik a számlaadatokat (ERP szoftver blog). Ha papírról digitálisra szeretne átállni, a Business Central alap Capture képessége gyorsan működésbe lép, és a csapatok percek alatt elindulhatnak a számlázási eszközökkel és percek alatt az adatfogadással egy pilot során.

Microsoft Dynamics és Dynamics 365 Finance: hogyan kapcsolódik a számlafogadás a szállítói tartozásokhoz

A számlafogadás szorosan kapcsolódik a szállítói tartozások nyilvántartásához és a könyvelési logikához a Dynamics 365 és a Dynamics 365 Finance moduljaiban. A bejövő fájlok az Incoming Documents oldalra irányulnak, ahol az OCR kinyeri a kulcsmezőket, majd hozzárendeli azokat a szállítói kártyákhoz, a könyvelési profilokhoz és a számlanaplóhoz. A rendszer integrálódik a szállítói főadatokkal, így a szállítói számlák automatikusan illeszkednek, ha a szállítóazonosítók, adószámok vagy megrendelés hivatkozások egyeznek. Nem rendeléshez kötött tételek esetén a legutóbbi frissítések kiterjesztették a nem-PO számlák kezelését közvetlenül a számlanaplóban, csökkentve a kézi beavatkozást és az AP csapatokat az eltérésekre összpontosítva tartva. A megerősítéshez lásd a release wave 2 új képességeit a kiadási megjegyzésekben (Cegeka).

Mivel a fogadás integrálódik a jóváhagyásokkal és a könyveléssel, az auditnyom láthatóvá és ellenőrizhetővé válik. A könyvelési előzmények rögzítik, hogy ki hagyott jóvá egy dokumentumot, mikor történt a jóváhagyás, és mely főkönyvi könyvelések keletkeztek. Ez azt jelenti, hogy a megfelelőségi ellenőrzések és a pénzügyi jelentés ugyanabból az egyetlen adatforrásból dolgoznak. Figyelendő KPI-k közé tartozik a feldolgozási idő, a jóváhagyási ciklus hossza és az eltérések aránya. Kövesse a straight-through feldolgozási arányt és azoknak a számláknak az arányát, amelyek soha nem igényelnek kézi bevitel. Ezeknek a KPI-knak a mérése megmutatja, hol érdemes finomhangolni a szállítói hozzárendeléseket, a jóváhagyási munkafolyamatokat és a szállítói bevezetést.

A szélesebb automatizálást alkalmazó csapatoknál a fogadási folyamat összekapcsolható a Power Platformmal és a Copilot-stílusú elemzésekkel is, így a pénzügyi vezetők irányítópultokat építhetnek és downstream műveleteket indíthatnak. Ha szervezetüknek szüksége van a számlákhoz és a szállítói kérdésekhez kapcsolódó digitális levelezés egyszerűsítésére, a mi virtualworkforce.ai ügynökeink kontextusgazdag válaszokat készíthetnek és valós időben ellenőrizhetik az ERP állapotát, ami csökkenti az ismétlődő szállítói e-mailekre fordított időt (ERP e-mail automatizálás logisztikában). Ez lehetővé teszi, hogy az AP a jóváhagyásokra, a készpénzoptimalizálásra és a szállítói kapcsolatokra koncentráljon.

számlaautomatizálás és szállítói tartozások automatizálása: szállítói számlák feldolgozása és az AP munkafolyamatainak modernizálása

A számlaautomatizálás modernizálja azt, ahogyan az AP csapatok a szállítói számlákat end-to-end feldolgozzák. A tipikus munkafolyamat: fogadás → automatikus hozzárendelés → ellenőrzés/jóváhagyás → könyvelés. Az eltéréseket felügyelőknek továbbítják bizalmi pontszámokkal és megjegyzésekkel ellátott képekkel. Megrendeléshez kötött számlák esetén a rendszer összeveti a tételsorokat és az összegeket a megrendelés adataival. Nem-PO számlák esetén a rendszer a számlanaplón keresztül könyvel, vagy szabályok szerint kódolásra irányítja őket. Az automatizálás és az emberi ellenőrzés kombinációja növeli a straight-through feldolgozási arányt és csökkenti az eltérések számát 100 számlánként.

Mérje azt, ami számít. Kövesse az STP százalékát, az eltérések arányát, az egy számlára jutó költséget és a kifizetési napok számát. Iparági tanulmányok szerint a számlaautomatizálás akár 70%-kal csökkenti a feldolgozási időt, és bizonyos esetekben az egy számlára jutó költséget 60–80%-kal is le tudja szorítani (Rho). Ezek az előnyök kevesebb kattintásból, kevesebb kézi bevitelből és gyorsabb jóváhagyásokból erednek. Azok a csapatok, amelyek felszabadítják az AP munkaerőt, a szállítói tárgyalásokra, a korai fizetéses kedvezményekre és a készpénzáramlás előrejelzésére tudnak koncentrálni. Emellett gyorsabb fizetéssel és tisztább vita rendezéssel javítják a szállítói kapcsolatokat.

Olyan szabályokat válasszon, amelyek tükrözik üzleti igényeit. Kezdje nagy volumenű szállítókkal, majd bővítse. Használjon szállítói kereszthivatkozásokat és könyvelési csoportokat a kézi kódolás csökkentésére. Ha a számlák sok tételsort tartalmaznak, konfigurálja a rendszert úgy, hogy olvassa a tételsorokat és javasolja a főkönyvi kódokat, majd hagyja, hogy az igazolók megerősítsék azokat. Ha segítségre van szüksége az e-mail szálak és a szállítói kérések kezelésében, miközben a számlák a munkafolyamaton haladnak keresztül, a virtualworkforce.ai válaszokat készít, hivatkozik az ERP kontextusra és akár vissza is naplózza a tevékenységeket a rendszerekbe (automatizált logisztikai levelezés). Ez csökkenti a státuszellenőrzésekre fordított emberi időt és növeli az áteresztőképességet.

számlafogadási megoldás: OCR, AI és gépi tanulás a Dynamics 365 Finance-ben a pontosság javítására

Egy hatékony számlafogadási megoldás ötvözi az optikai karakterfelismerést olyan AI modellekkel, amelyek megtanulják a számlasablonokat és kódolási javaslatokat tesznek. Az OCR képeket szöveggé alakít, majd a gépi tanulás feltérképezi a mezőket, például a szállító nevét, adószámát, számlaszámát, számla dátumát és az összegeket. A rendszer bizalmi pontszámot rendel. Az alacsony bizalmi szintű mezők emberi felülvizsgálatra kerülnek. Idővel a gépi tanulási modell finomítja a hozzárendeléseket és növeli az automatikus kódolás arányát.

A Microsoft beépített képességeket biztosít a Dynamics 365 Finance-ban, és partnerek speciális opciókat adnak összetettebb igényekre. Például a Continia és a Fidesic megjelennek az AppSource-on, és mélyebb AP munkafolyamat-funkciókat és szállítói bevezetési eszközöket kínálnak. Ha a számlái sok tételsort vagy összetett adószabályokat tartalmaznak, érdemes lehet partneralkalmazást választani a beállítási munka csökkentésére. A 2023-as release wave kiterjesztette ezeket a képességeket a Dynamics 365 Finance and Operations-ban, és bővítette a nem-PO számlák támogatását (Cegeka).

Számítson arra, hogy a pontosság rossz minőségű beolvasásoknál kezdetben alacsonyabb lesz, majd növekszik, ahogy a rendszer több mintát lát és javulnak a szállítói hozzárendelések. Használjon kereszthivatkozásokat és szállítói hozzárendeléseket az automatikus kódolás felgyorsítására. Emellett használja az AI Buildert vagy más Azure-szolgáltatásokat, amikor egyedi kivonási szabályokra van szüksége, és integrálja a modellt a munkafolyamatba Power Platform csatlakozókkal. Ha össze szeretné hasonlítani a fogadóeszközöket, ne felejtse el tesztelni a dokumentumkészlet reprezentatív mintájával, mert a különböző számlaformátumok és képminták nagyon eltérő eredményeket adhatnak.

Végül a választott fogadóeszköznek illeszkednie kell az irányítási igényeihez. Alkalmazzon szerepalapú hozzáférés-vezérlést, auditnaplókat és megőrzési szabályzatokat a jogi egységek és a pénzügyi jelentések vonatkozásában. Azok a csapatok, amelyek gyors bevezetést szeretnének, egyes szolgáltatók azt hirdetik, hogy percek alatt el lehet kezdeni a számlaadatok fogadását, de tervezzen egy pilotot, hogy mérni tudja az STP-t és az eltéréseket, mielőtt nagyítana.

a Microsoft funkcióinak konfigurálása és használata a számlafogadás automatizálásához: beállítás, leképezés, jóváhagyások és irányítás

A fogadást úgy konfigurálja, hogy kiválaszt egy OCR eszközt, engedélyezi az Incoming Documents-et, beállítja a szállítói kereszthivatkozásokat és meghatározza a könyvelési csoportokat. Ezután állítsa be a jóváhagyási folyamatokat a számlanaplóban és tesztelje. Kezdje pilot projekttel nagy volumenű szállítókon. Mérje a straight-through feldolgozást és az eltéréseket négy–hat héten keresztül. Finomítsa a leképezéseket és a jóváhagyási szabályokat az eredmények alapján.

A legjobb gyakorlat az, hogy először a különböző szállítók gyakori számlaformátumait térképezze fel. Ez növeli a korai STP-t és gyorsabban képezi a ML-t. Határozza meg az eltérés szabályait úgy, hogy a kisebb különbségek ne okozzanak téves riasztásokat. Alkalmazzon feladatkörök szétválasztását és jóváhagyási limiteket a pénzügyi kontrollok érdekében. A megőrzési szabályok, a felhasználói szerepkörök és az auditnaplók segítenek a megfelelőségben és a pénzügyi jelentésben. Amikor pilotot futtat, vegyen be PO és nem-PO számlák keverékét. A PO-alapú számlák tesztelésének részeként vonja be a megrendelés-illesztést.

A fogadás kiterjesztéséhez használja a platform funkcióit. Például integráljon SharePointtal vagy OneDrive-dal a dokumentumtároláshoz, vagy használja a Power Apps-et és a Power Platform folyamatokat az értesítések automatizálásához. Használhatja a Microsoft Copilot-stílusú elemzéseit is, hogy természetes nyelvű kérdéseket tegyen fel a munkafolyamat állapotáról. Ha e-mail szerkesztésre vagy gyors válaszokra van szüksége a jóváhagyások során, a virtualworkforce.ai kontextusérzékeny e-maileket készít és küld, amelyek hivatkoznak az ERP kontextusra, és nyomon követik a szinkronizációt vissza a főkönyvbe (hogyan skálázzuk a logisztikai műveleteket AI ügynökökkel). Ez csökkenti a kézi bevitel és az ismételt státuszellenőrzések szükségességét.

Végül vonja be az IT-t a biztonsági frissítésekhez és a műszaki támogatáshoz. A skálázhatósághoz használjon Azure-szolgáltatásokat, és tesztelje a biztonsági mentéseket és megőrzést a jogi egységek között. Dokumentálja üzleti követelményeit, és ütemezzen rendszeres felülvizsgálatokat az STP, az egy számlára jutó költség és az eltérések tekintetében, hogy folyamatosan javíthassa a számlafeldolgozási munkafolyamatot.

Fidesic, számlafogadás a Dynamics 365-ben és harmadik fél opciók: válassza ki a megfelelő megoldást a szállítói folyamatokhoz

A beépített fogadás és a harmadik féltől származó alkalmazások közötti választás a komplexitástól, az időkerettől és a költségvetéstől függ. A Business Central alapfogadása sok szabványos forgatókönyvet lefed és integrálódik a számlanaplóval és a szállítói kártyákkal. Nagyobb igények esetén a partnermegoldások, mint a Fidesic, fejlett beszállítói portálokat, fizetésautomatizálást és mélyebb eltéréskezelést kínálnak. Keressen az AppSource-on speciális modulokat, vagy konzultáljon olyan partnerekkel, akik a Microsoft Dynamics 365 Business Centralra építenek, ha fejlettebb munkafolyamatokra van szüksége.

Fontolja meg ezeket az összehasonlítási szempontokat: konfigurálhatóság, összetett tételsorok támogatása, bevezetés sebessége, riportálás és a teljes birtoklási költség. Ha sok tételsort tartalmazó számlákat kell feldolgoznia, vagy több jogi egységet és egyedi könyvelési szabályokat kell támogatnia, egy partnermegoldás csökkentheti a testreszabási munkát. A harmadik féltől származó fogóeszközök gyakran tartalmaznak előre elkészített csatlakozókat népszerű ERP-khez, mint a Dynamics GP, és a pénzügyi műveletek moduljaihoz. Támogathatják továbbá a különböző szállítók számlaformátumait és az automatikus szállítói bevezetést.

Amikor értékeli a szolgáltatókat, futtasson olyan pilotot, amely tükrözi a valós volumeneket és a dokumentumok minőségét. Tartalmazzon egy tesztkészletet, amely lefedi a beszkennelt papírokat, az e-mail PDF csatolmányokat és az elektronikus számlákat. Ellenőrizze, hogy a szolgáltató támogatja-e a szinkronizációt a szállítói főadatokkal, és hogy képes-e kezelni a szállítókat és a könyvelési szabályokat több vállalat között. Ellenőrizze továbbá a biztonsági frissítéseket, a műszaki támogatást és az egyedi elrendezésekhez való kivonatolás testreszabhatóságát. Ha csökkenteni szeretné a bevezetés során a szállítói e-mailekre fordított időt, fontolja meg az e-mail automatizálás hozzáadását, hogy az AP munkatársai kevesebb státuszkérdést kapjanak és több idejük legyen az eltérések kezelésére (virtuális asszisztens logisztikához).

Végül válassza azt a megoldást, amely támogatja hosszú távú céljait. Ha a célja a szállítói folyamatok egyszerűsítése és a növekedés munkaerő-felvétel nélküli skálázása, válasszon olyan eszközt, amely megfelel a kívánt STP aránynak, támogatja a megrendeléshez kötött és nem-PO használati eseteket, és világos riportálást biztosít a pénzügyi jelentésekhez és az auditnyomokhoz. Az AppSource listák és a partneri bemutatók segítenek gyorsan összehasonlítani a lehetőségeket, és egy lépcsőzetes pilot segít bizonyítani a megtérülést, mielőtt vállalati bevezetésre kerülne sor.

GYIK

Mit csinál pontosan a számlafogadás a Business Centralban?

A számlafogadás automatikusan kinyeri a számla kulcsmezőit és hozzárendeli azokat a Business Centralban található rekordokhoz. OCR és gépi tanulás használatával csökkenti a kézi bevitel szükségességét, így az AP csapatok az eltérésekre összpontosíthatnak.

Képes a számlafogadás kezelni a PO-hoz kötött és a nem-PO számlákat is?

Igen. A Dynamics 365 frissítések bővítették a nem-PO számlák támogatását, és ezeket közvetlenül a számlanaplóban is feldolgozhatja. A PO-illesztés továbbra is elérhető a szabványos megrendelési munkafolyamatokhoz.

Mennyi időt takaríthatnak meg a vállalatok?

Iparági tanulmányok szerint az AI-vezérelt fogadás bevezetésekor akár 70%-os csökkenés is előfordulhat a számla-feldolgozási időben (Rho). A tényleges eredmények a dokumentumok minőségétől és a szállítói összetételtől függenek.

Szükséges harmadik féltől származó szoftver a számlafogadáshoz?

Nem mindig. A Business Central alapfunkciói beépített fogadási lehetőségeket kínálnak, de partnerek, mint a Fidesic, vagy speciális alkalmazások az AppSource-on további fejlett munkafolyamat- és riportálási funkciókat adhatnak. Válasszon a komplexitás és a volumen alapján.

Hogyan illeszkedik az OCR a megoldásba?

Az optikai karakterfelismerés a beszkennelt képeket szöveggé alakítja, amelyet a gépi tanulási modellek aztán mezőkhöz rendelnek. Az OCR minősége befolyásolja a kezdeti pontosságot és a szükséges emberi beavatkozás mennyiségét.

Milyen KPI-ket kell figyelnünk a bevezetés után?

Kövesse az átlagos számlafeldolgozási időt, az egy számlára jutó költséget, az eltérések arányát és az STP százalékát. Ezek a mutatók megmutatják, hogy az automatizálás mennyire csökkenti a kézi bevitel mértékét és gyorsítja a jóváhagyásokat.

Hogyan vezessük be pilotként a számlafogadást?

Kezdje 100–500 reprezentatív számlával, különböző szállítóktól és formátumokban. Konfigurálja a leképezéseket, futtassa a fogadóeszközt, mérje a KPI-ket 4–6 héten át, majd iteráljon, mielőtt szélesebb körű bevezetésre kerülne sor.

Integrálható-e a számlafogadás más Microsoft eszközökkel?

Igen. A fogadást integrálhatja a Power Platformmal, a SharePoint-tal, a OneDrive-dal és a Copilot funkciókkal. Az egyedi modellekhez használhatja az Azure-t, és az AI Buildert a testreszabott kivonásokhoz.

Kiváltja-e a fogadás az AP személyzetet?

Nem. A fogadás csökkenti a kézi bevitel és az ismétlődő munka mennyiségét, felszabadítva az AP munkatársakat magasabb értékű feladatokhoz, mint a szállítói kapcsolatok kezelése és a készpénzoptimalizálás. Az emberi beavatkozás továbbra is szükséges az eltérések és a jóváhagyások esetén.

Hogyan segíti a virtualworkforce.ai az AP hatékonyságát?

A virtualworkforce.ai kontextusérzékeny e-maileket készít és automatizálja a válaszokat a jóváhagyási ciklusok során, ami csökkenti a szállítói levelezésre fordított időt és a hibákat. Ez lehetővé teszi, hogy az AP csapatok a jóváhagyásokra és az eltérésekre összpontosítsanak, miközben biztosítja az időszerű kommunikációt.