Számlafelismerés SAP Business One-hoz

számla felismerés és ocr: valós idejű adatkinyerés az sap business one számára

A számla felismerés automatikus kimenetet jelent a beszállítói nevek, végösszegek, dátumok és tételsorok kinyerésére beolvasott dokumentumokból és PDF-ekből. Először megérkezik egy dokumentum. Ezután a rendszer beolvassa a számla képét. Majd kinyeri azokat a számla mezőket, amelyekre a pénzügyi csapatának szüksége van. A gyakorlatban ez egy hosszú manuális adatbevitel helyébe lép. Az optikai karakterfelismerés (OCR) szöveget olvas. Emellett a gépi tanulás osztályozza a dokumentumokat és idővel javítja a pontosságot. Például az OCR és a mesterséges intelligencia felismerheti a gyakori szállítói elrendezéseket és automatikusan hozzárendelheti a mezőket. Ennek eredményeként a felhasználók kevesebb hibát látnak, amikor számlákat hoznak létre az SAP Business One-ban.

A valós idejű feltöltés segít. Először egy PDF feltöltés elindítja a dokumentum rögzítését. Ezt követően az eszköz kinyeri a számla adatait és megjeleníti egy ellenőrző képernyőn. Majd egy jóváhagyó érvényesíti a mezőket, mielőtt közvetlenül az SAP Business One-ba könyvelnék. Ez a rögzítéstől a jóváhagyásig tartó folyamat csökkenti a manuális számlakezelési időt és növeli a straight-through feldolgozást. Emellett olyan megoldások, mint a PaperLess, közvetlenül integrálódnak az SAP-vel és többcsatornás fogadást, megrendelés-illesztést és SAP-native munkafolyamatokat biztosítanak. Részletesebb példáért tekintse meg a PaperLess oldalán a számlák beolvasásának bemutatását az SAP Business One-ba Számlák beolvasása az SAP Business One rendszerbe | PaperLess Europe.

A beszállítók sokféle számlaformátumban küldhetnek számlákat. Először a rendszer támogatja a PDF-eket, képeket és az elektronikus számlákat. Ezt követően szabványosítja a számlaadatokat az SAP-ba történő könyveléshez. Majd illesztési szabályok kapcsolják össze a számlát a beszerzési megrendeléssel vagy a beérkezési bizonylattal. Ez csökkenti az eltéréseket és a duplikált kifizetéseket. Emellett az OpenText és az SAP közösségi bejegyzések leírják a beszállítói számlakezelést és az intelligens beolvasást, amelyek lehetővé teszik, hogy a felhasználók csak PDF-eket töltsenek fel a rögzítéshez Intelligens számlaszkennelés – SAP Community és Szállítói számlakezelés SAP-hoz | OpenText. Végül az intelligens rögzítés használattal javul, így nő a pontosság és csökken a manuális számlabevitel szükségessége.

számlafeldolgozás automatizálása: csökkentse a manuális számlafeladatokat a szállítói tartozásokban

A számlafeldolgozás automatizálása azt jelenti, hogy szoftver tölti ki az SAP mezőket, illeszti a megrendeléshez vagy a beérkezéshez, és az eltéréseket továbbítja jóváhagyásra. Első lépésként az automatizált számlakezelés rögzíti a számla mezőit. Ezután a rendszer megpróbálja a PO-illesztést. Majd a számlákat könyveli, ha a szabályok megfelelnek. Emellett jelzi az eltéréseket emberi ellenőrzésre. Ez a megközelítés csökkenti azt az időt, amelyet pénzügyi csapata alacsony hozzáadott értékű feladatokkal tölt. Például a vállalatok akár 50%-os feldolgozási költségcsökkenésről számolnak be az automatizálás bevezetése után az SAP Business One esetében, és kb. 60%-os csökkenésről a jóváhagyási ciklusokban, amikor az AP automatizálás az ERP-hez kapcsolódik Számlafeldolgozás automatizálása SAP Business One-hoz.

A manuális számlakezelés erőforrásokat emészt fel. Először a munkatársak beütik az összegeket és kódokat az SAP rendszerbe. Ezután hibák jelennek meg és a jóváhagyók várakoznak. Következő lépésként a csapat üldözi a beszállítókat és újra beküldi a dokumentumokat. Az automatizált számlamunkafolyamatok csökkentik ezeket a lépéseket. Például egy pénzügyi csapat engedheti, hogy a rendszer két- vagy háromoldalú egyeztetést végezzen. Ennek eredményeként kevesebb lesz az eltérés és rövidül a jóváhagyási idő. Emellett az SAP Business One-nal integrálódó AP automatizálási szoftver növeli a straight-through feldolgozást. A gyakorlati automatizálásról és egyszerűsítésről specialisták mutatnak példákat a számlafeldolgozásra az SAP felhasználók számára Számlafeldolgozás SAP-hoz.

Válasszon olyan megoldást, amely támogatja a számla volumenét és a beszállítói összetételt. Először teszteljen nagy forgalmú beszállítókkal. Majd terjeszkedjen az elektronikus számlákra és az e-mailben érkező beszállítói számlákra. Emellett győződjön meg róla, hogy az eszköz nyomon követési naplót (audit trail) készít minden számláról és jóváhagyásról. Végül figyelje a KPI-ket, mint a számla jóváhagyási idő, költség számlánként és az eltérések aránya. Ez tiszta mérést ad a megtérülésről és segít a költségek csökkentésében, miközben automatizálja a szállítói tartozásokat.

ap automatizálás és munkafolyamat: automatizálás az sap business one-ban a jóváhagyások felgyorsításához

Az AP automatizálás egyesíti a jóváhagyási munkafolyamatot, a továbbítást és az auditot. Először egy számla bekerül a rendszerbe. Ezután az eszköz ellenőrzi a PO számokat és igazolja az összegeket. Majd a számla automatikusan a megfelelő jóváhagyóhoz kerül. A jóváhagyási szabályok küszöbértékeket, projektkódokat vagy részlegeket is használhatnak. Ennek eredményeként a munkafolyamat fenntartja a jóváhagyások mozgását és biztosítja, hogy a megfelelő személyek írják alá.

A munkafolyamat-automatizálás csökkenti a késedelmeket. Először a rendszer e-mailben értesíti a jóváhagyókat. Ezután emlékeztetők tolják az lejárt feladatokat a lista tetejére. Következő lépésként az eszkalációs útvonalak biztosítják, hogy a nagyobb értékű számlák ne rekedjenek meg. Emellett minden művelet rögzül az audit naplóban a megfelelés és a későbbi felülvizsgálat érdekében. Például az OpenText és az SAP-központú partnerek beépítik az érvényesítést és jóváhagyásokat az SAP Fiori vagy natív képernyőkbe, így a jóváhagyók az ERP-n belül láthatják a számla kontextusát Szállítói számlakezelés SAP-hoz | OpenText.

Koncentráljon a KPI-kre. Először mérje a számla ciklusidejét a számla beérkezésétől a kifizetésig. Ezután kövesse az eltérések arányát és a straight-through feldolgozás százalékát. Majd vizsgálja a kifizetési folyamat mutatóit és a beszállítói elégedettséget. Emellett egy tiszta irányítópult növeli a láthatóságot a pénzügyi csapat és a beszerzés számára. Így gyorsan észreveheti a torlódásokat és átrendelheti a jóváhagyásokat a készpénzforgalom egészségének fenntartása érdekében. Ha segítségre van szüksége az e-mail értesítések automatizálásához a jóváhagyók számára és az üzenetek SAP rekordhoz kötéséhez, fontolja meg, hogyan készíthet az automatizálás kontextusérzékeny üzeneteket és csökkentheti az ismétlődő munkát; virtuális asszisztenseink felgyorsítják a válaszokat és hivatkoznak az ERP adataira, így drasztikusan csökkentik az üzenetkezelésre fordított időt ERP e-mail automatizálás logisztikához és pénzügyekhez.

sap business one integráció és integráció az sap-pal: számlák az sap-ben és rendeléskezelés

Az SAP-val való integrációnak zökkenőmentesnek kell lennie és meg kell őriznie a dokumentumfolyamatot. Először válasszon SAP-tanúsított csatlakozókat, amelyek az SAP-ban való könyvelést nem törik meg. Ezután ellenőrizze, hogy a csatlakozó helyesen térképezi-e az adókódokat, költségközpontokat és főkönyvi számlákat. Majd tesztelje a könyvelést mintaszámlákkal és megrendelésekkel. Emellett a csatlakozónak kétirányú kapcsolatot kell támogatnia, hogy az ERP mutassa a számla státuszát, és a rögzítő eszköz lássa a PO és GR részleteit.

A rendeléskezelésre gyakorolt előnyök azonnaliak. Először az automatikus illesztés összehasonlítja a számla végösszegét a megrendeléssel és a beérkezési bizonylattal. Ezután az eltérések kivételként kerülnek felülvizsgálatra. Majd a pénzügy elkerüli a duplikált kifizetéseket és csökkenti a vitákat. Emellett azok a számlamunkafolyamatok, amelyek kapcsolódnak a rendeléskezeléshez, felgyorsítják a egyeztetést és javítják a beszállítói kapcsolatokat. Például a PaperLess elmagyarázza, hogyan tartja a számla képét és metaadatait az SAP Business One-ba történő beolvasás, ami segít a beszállítói kérdések során Számlák beolvasása az SAP Business One rendszerbe | PaperLess Europe.

A gyakorlati tanács fontos. Először részesítse előnyben azokat a megoldásokat, amelyek szabványos API-kon keresztül integrálódnak az SAP Business One-nal. Ezután ellenőrizze, hogy az eszköz kezeli-e az adott ország adószabályait és támogatja-e a több valutás számlákat. Majd pilótázza az integrációt egy kis beszállítói csoporttal. Emellett dokumentálja a post-conditions-t azokra a számlákra, amelyek nem sikerülnek az illesztésben. Végül rögzítse az audit naplót az SAP-ban, hogy a kontrollerok felülvizsgálhassák a számla jóváhagyási műveleteit és a kivételeket. Ha azt szeretné, hogy az ERP kontextust toljon be e-mail válaszokba vagy ticket rendszerekbe, platformunk összekapcsolja az ERP rekordokat az e-mail vázlatokkal, hogy a beszállítói válaszok pontosak legyenek és felgyorsítsák a problémák megoldását Hogyan bővítsük a logisztikai műveleteket munkaerő felvétel nélkül.

intelligens dokumentum és automatizálási eszköz: használja az OCR-t és az AI-t a számlák érvényesítésére és osztályozására

Az intelligens dokumentumrögzítés megközelítés OCR-t, szabályokat és AI-t használ a számlák osztályozására és a végösszegek érvényesítésére. Először az optikai karakterfelismerés a nyomtatott szöveget olvassa. Ezután az AI osztályozza a dokumentumot számlaként, jóváírási jegyként vagy kivonatként. Majd az automata ellenőrzések igazolják a számla végösszegét és illesztik a beszerzési megrendeléshez. Emellett a duplikátum-észlelés megakadályozza ugyanannak a számlának a kétszeri kifizetését. Ennek eredményeként a kockázati kontrollok javulnak és a pénzügy nagyobb bizalommal kezeli a könyvelt tételeket.

A megfelelő automatizálási eszköz kiválasztása számít. Először ellenőrizze a pontosságot a beszállítói keverékében és a nyelvek tekintetében. Ezután győződjön meg róla, hogy az eszköz támogatja az elektronikus számlákat és a beolvasott képeket. Majd ellenőrizze, hogy erős PO-illesztést és kivételkezelést kínál-e. Emellett keressen olyan funkciókat, amelyek kezelik az e-mailben érkező beszállítói számlákat és képesek kinyerni adatokat a csatolmányokból. Szakértői útmutatásért a beszállítók és az SAP közösségi cikkek leírják az intelligens beolvasást és az integrációs lehetőségeket A számlafeldolgozás egyszerűsítése az SAP Business One for HANA rendszerben.

A kockázati kontrolloknak konfigurálhatónak kell lenniük. Először hozzon létre érvényesítési szabályokat nagy összegű kifizetésekre és adókódokra. Ezután írjon elő kétlépcsős jóváhagyást a magas értékű számlákhoz. Majd tartson audit naplót, hogy minden változtatás időbélyeggel és felhasználóval legyen nyomon követhető. Emellett rögzítse az eredeti számla képét a könyveléssel együtt, hogy a revizorok később átnézhessék. Azoknak a csapatoknak, amelyek nagy mennyiségű beszállítói e-maillel is szembesülnek, érdemes az e-mail oldalt is automatizálni. Például a virtualworkforce.ai kód nélküli AI e-mail ügynököket épít, amelyek vázlatokat készítenek és összekapcsolják a válaszokat a megfelelő ERP rekorddal, csökkentve a kézi keresgélést és gyorsítva a beszállítói kommunikációt Kód nélküli AI e-mail ügynökök üzemeltetési csapatok számára. Végül tesztelje az eszközt egy világos pilottal és mérje a straight-through feldolgozást, az eltérések arányát és a számlánként megtakarított időt.

ap és szállítói tartozások: valós idejű jelentéskészítés, előnyök és továbblépés a számla automatizálásban

A szállítói tartozások automatizálása mérhető üzleti előnyöket hoz. Először a csapatok csökkentik a számlafeldolgozási költségeket. Ezután a jóváhagyási idők rövidülnek és javulnak a beszállítói kapcsolatok. Majd a készpénzkezelés egyszerűbbé válik, mert pontosan tudja, mikor történnek a kifizetések. Emellett a vállalatok akár 50%-os csökkenést jelentenek a számlafeldolgozási költségekben és 60%-os csökkenést a számla jóváhagyási ciklusidőkben, amikor az AP automatizálást az SAP Business One-nal kombinálják Számlafeldolgozás automatizálása SAP Business One-hoz.

A valós idejű jelentések kontrollt adnak. Először az irányítópultok mutatják a számla beérkezését, státuszát és korosságát. Ezután a költés és jóváhagyás láthatósága segít priorizálni a kifizetéseket. Majd a csapatok KPI-ket használnak késedelmi díjak csökkentésére és a készpénzforgalom javítására. Emellett az audit napló védi a megfelelőséget és támogatja a beszállítói vitákat vagy adóvizsgálatokat. A megfelelés és az automatizálás érdekében válasszon SAP-tanúsított megoldásokat, amelyek megőrzik a könyvelési szabályokat és az SAP rendszer audit nyilvántartásait Szállítói számlakezelés SAP-hoz | OpenText.

A következő lépések gyakorlatiak és egyszerűek. Először térképezze fel a jelenlegi számla folyamatait és találja meg a manuális szűk keresztmetszeteket. Ezután pilótázzon automatizált számlakezelést 10–20 beszállítóval vagy a legnagyobb volumenű számlaformátummal. Majd mérje a bázisértékeket és az utána mért eredményeket olyan mutatókkal, mint a költség számlánként, a számla jóváhagyásáig eltelt idő és a straight-through feldolgozás. Emellett terjessze ki az automatizálást a fizetési folyamathoz és a dokumentumkezelésre a beérkezési bizonylatok és megrendelések esetében. Végül integrálja az e-mail automatizálást is, hogy a beszállítói levelezés a megfelelő számlára és SAP rekordra hivatkozzon; ez csökkenti az újrafeladatokat és felgyorsítja a problémamegoldást, amelyet platformunk támogat azáltal, hogy kontextusérzékeny válaszokat vázol, amelyek automatikusan hivatkoznak az ERP-re Automatizált logisztikai levelezés és e-mail szerkesztés.

GYIK

Mi az a számla felismerés és hogyan működik az SAP Business One-nal?

A számla felismerés automatikusan kinyeri a számla mezőit, mint a beszállító, dátum és végösszeg beolvasott fájlokból vagy PDF-ekből. A kinyert számlaadatokat érvényesítik, majd vagy az SAP Business One-ba könyvelik, vagy egy ellenőrző képernyőn mutatják, mielőtt könyvelnék.

Az OCR kezelni tudja az összes beszállítói számlaformátumot?

Az OCR a legtöbb nyomtatott és beolvasott számlát el tudja olvasni, és a modern eszközök a PDF-eket és a strukturált e-számlákat is feldolgozzák. Azonban néhány szokatlan elrendezés vagy kézzel írt megjegyzés kézi felülvizsgálatot vagy további konfigurációt igényelhet.

Milyen gyorsan várhatok megtakarítást, miután automatizáltam a számlafeldolgozást?

A megtakarítások gyakran már hónapokon belül megjelennek egy pilot után, sok szervezet az első negyedévben csökkentett költségeket és gyorsabb jóváhagyásokat tapasztal. Például esettanulmányok akár 50%-os költségcsökkentést és körülbelül 60%-kal gyorsabb számla jóváhagyási ciklusokat idéznek, ha az AP automatizálás az SAP Business One-hoz kapcsolódik forrás.

Szükségem van SAP-tanúsított szoftverre az SAP Business One integrációhoz?

Előnyben részesítse az SAP-tanúsított csatlakozókat, hogy elkerülje az egyedi fejlesztéseket és megőrizze az adó- és könyvelési szabályokat. A tanúsított csatlakozók szintén fenntartják az audit naplót az SAP rendszerben és egyszerűsítik a frissítéseket.

Hogyan javítja az automatizálás a beszállítói kapcsolatokat?

Az automatizálás csökkenti a késedelmes vagy téves kifizetéseket azzal, hogy felgyorsítja a számlák ellenőrzését és a kifizetési jóváhagyásokat. Emellett egyértelműbb számlamunkafolyamatok és valós idejű láthatóság segít gyorsabban megválaszolni a beszállítói kérdéseket.

Az automatizálás felismeri a duplikált vagy csalárd számlákat?

Igen, az intelligens dokumentumrögzítő eszközök tartalmaznak duplikátum-észlelést és érvényesítési szabályokat, amelyek jelzik a gyanús számlákat. Ezek rögzítik az audit naplót is, így a pénzügy kivizsgálhatja az anomáliákat.

Milyen szerepet játszanak a munkafolyamatok a számla jóváhagyásban?

A munkafolyamatok a számlákat a megfelelő jóváhagyóhoz irányítják, érvényesítik a küszöbértékeket és eszkalációkat hoznak létre a leállt jóváhagyások esetén. Ez előre jelezhetővé és audithatóvá teszi a számla jóváhagyási folyamatot.

Érdemes-e automatizálni a beszállítói e-maileket az AP automatizálás részeként?

Az e-mailek automatizálása felgyorsítja a válaszadást és csökkenti a kézi keresgélést a rendszerek között. Olyan megoldások, mint a virtualworkforce.ai, kontextusérzékeny vázlatokat készítenek, amelyek hivatkoznak az ERP adataira, így csökkentik a kezelési időt és javítják a válaszok minőségét.

Hogyan mérjem egy számla automatizálási projekt sikerét?

Kövesse a KPI-ket, mint a költség számlánként, a számla jóváhagyásáig eltelt idő, a straight-through feldolgozás aránya és az eltérések aránya. Emellett figyelje a beszállítói elégedettséget és az audit megállapításokat a megfelelés javulásának értékeléséhez.

Mik a gyakorlati első lépések a számlák automatizálásának megkezdéséhez?

Térképezze fel a jelenlegi számlafolyamatokat, válasszon ki egy pilot beszállítói csoportot, válasszon SAP-tanúsított integrációt és mérje a bázisértékeket. Ezután futtassa a pilottal, finomítsa a szabályokat, és méretezze fel a megoldást, ha megerősítette a megtérülést.