Vásárlási megrendelések automatizálása: megrendelések e-mailből történő automatikus rögzítése

Vásárlási megrendelés folyamata

A vásárlási megrendelés folyamata a beszerzési folyamat fontos eleme, amely biztosítja a vevő és az eladó közötti strukturált és ellenőrizhető tranzakciókat. Egy ERP rendszerben hivatalos dokumentumként működik, amely felhatalmazza áruk vagy szolgáltatások beszerzését. Általában egy beszerzési kérelemmel kezdődik, amelyet költségvetés és üzleti igények szerint felülvizsgálnak. Ha jóváhagyják, a beszerzési csapatok létrehozzák a vásárlási megrendelést, ügyelve arra, hogy minden tételadat pontos legyen.

A vásárlási megrendelés folyamatának gyakori lépései közé tartozik a kérelem megfogalmazása, jóváhagyásra történő továbbítása, a megrendelés létrehozásának elindítása, a megrendelés elküldése a beszállítónak és a visszaigazolás várása. Miután a beszállító megerősítette, megkezdődik a rendelés nyomon követése az ütemezés és a rendelés státusza monitorozása érdekében. Fontos továbbá biztosítani, hogy a rendelési adatok több rendszer között konzisztensen megmaradjanak. A megrendelés kulcsfontosságú adatai közé tartoznak a termékleírások, mennyiségek, szállítási dátumok és a megállapodott árak.

Sok vállalkozás naponta nagyszámú papíralapú űrlapot vagy e-mailt dolgoz fel. Olyan iparágakban, mint a gyártás és a logisztika, ez több száz megrendelés e-mailt és több e-mailt jelent csatolt megrendelés PDF-ekkel, táblázatokkal vagy akár beágyazott HTML űrlapokkal. Ezek a dokumentumok szerkezetükben eltérnek, ami megnehezíti az adatpontosság biztosítását standardizálás nélkül. Egy olyan folyamat megléte, amely összekapcsolja a PO munkafolyamatokat az ERP rendszerrel, segíthet az engedélyezések egyszerűsítésében, a hibák csökkentésében és az olyan kapcsolódó feladatokra való felkészülésben, mint a számla- és fizetési folyamat követése.

Az PO folyamat automatizálása nemcsak a munkafolyamatot teszi hatékonyabbá, hanem csökkenti a manuális lépésekből eredő kockázatot is. Olyan vállalatok, mint a virtualworkforce.ai segítenek átalakítani a vásárlási megrendelések kezelését azáltal, hogy automatizált adatkinyerést integrálnak közvetlenül az általad már használt e-mail kommunikációba, drasztikusan csökkentve az e-mailek kezelésére fordított időt. Ez biztosítja, hogy a beszerzési adatok hatékonyan legyenek irányítva, az engedélyezések gyorsabban történjenek, és az ERP frissítések redundáns adatbevitel nélkül történjenek meg.

kézi adatbevitel

A fejlett rendszerek rendelkezésre állása ellenére a beszerzési vezetők 57%-a továbbra is támaszkodik a vásárlási megrendelések kézi adatbevitelére (forrás). Ez a megközelítés időigényes és hibára hajlamos. Egyetlen kézi megrendelés bevitele több percet is igénybe vehet, és több száz vagy ezer rendelés esetén ez jelentős hatékonyságcsökkenést eredményez. Az emberi hibák az adatrögzítés során — például rosszul beütött mennyiségek vagy hibás szállítási dátumok — az egész megrendelési folyamatot felboríthatják.

A kézi PO kezelés gyakran megköveteli a forrás e-mailek és az ERP rekordok ellenőrzését, ami redundáns adatbevitelt és többszöri manuális rögzítést eredményez. Ez nemcsak lassítja a munkafolyamatot, hanem növeli az üzemeltetési költségeket is. A vállalkozások késedelmekkel nézhetnek szembe az engedélyezési folyamatban, ami késő szállításokhoz, beszállítói elégedetlenséghez és végső soron megszakított ellátási lánchoz vezethet. Emellett hibák esetén az újramunka késleltetheti a számlafeldolgozást és befolyásolhatja a készpénzforgalmat.

A kézi bevitel továbbá nem nyújt integrált auditnaplót, amely elengedhetetlen a megfeleléshez és a jelentéskészítéshez. Valós idejű adatfrissítések hiányában a beszerzési osztály lemaradhat fontos rendelés státusz vagy költési láthatóság változásokról. Százszámra érkező papíralapú űrlapokkal vagy e-mailekkel és e-mail szálakkal könnyen elveszhetnek fontos részletek, ami tovább rontja a hatékonyságot. Az automatizált PO rendszerek bevezetése segít megszüntetni az ilyen ismétlődő feladatok szükségességét, lehetővé téve a munkatársak számára, hogy értékesebb tevékenységekre összpontosítsanak és növeljék a hatékonyságot.

Olyan megoldások, mint a a virtualworkforce.ai automatizált levelezési eszközei, ezekre a fájdalompontokra kínálnak megoldást azáltal, hogy munkafolyamat-automatizálást alkalmaznak a beszállítói kommunikációkból érkező megrendelési adatok közvetlen kinyerésére és frissítésére, biztosítva, hogy az adatok több rendszer között mindig konzisztensen legyenek, miközben a folyamatidőt órákról másodpercekre csökkentik.

rendelési e-mailek

A rendelési e-mailek sokféle formátumban érkezhetnek. Néhány megrendelés PDF csatolmányként érkezik, mások Excel táblázatként, és vannak, amelyek az HTML e-mail törzsében vannak beágyazva. Ez a sokféleség kihívást jelent a beszerzési csapatok számára, különösen akkor, ha nagyszabású megrendelések automatizálásáról van szó. Minden formátum más-más módszert igényel az adatok hatékony kinyeréséhez a megrendelési rendszerbe.

Ezeknek a változatos forrásoknak a feldolgozása nem strukturált adatok kezelését jelenti. Pontos rendelési adatok kinyerése egy beszállító e-mailjéből vagy PDF-jéből nehéz lehet a megfelelő technológiák nélkül. Itt válnak kritikus elemmé az e-mail parser és az OCR technológiák. Az e-mail parser szabályokat vagy gépi tanulást használ a strukturált adatok azonosítására és rögzítésére közvetlenül a rendelési e-mailekből. Az OCR technológia beolvasott dokumentumokat olvas, hogy azokat szerkeszthető, kereshető szöveggé alakítsa.

A modern automatizációs eszközök — például a Parseur — másodpercek alatt kezelik ezt, elkerülve az emberi hibák és a kézi adatbevitel során gyakori tévedések buktatóit. Ez a képesség, a munkafolyamat-automatizálással kombinálva, biztosítja, hogy a rendelési adatok zökkenőmentesen áramoljanak az ERP-be manuális PO bevitel nélkül. Ezeknek a megoldásoknak a bevezetése megszünteti az adatinkonzisztenciákat és elősegíti a időszerű PO létrehozást.

Logisztikai, fuvarozási és ellátási lánc kezeléssel foglalkozó vállalatok megtanulhatják, hogyan automatizálják a vásárlási megrendelési folyamataikat azáltal, hogy beépítik a parser eszközöket az ERP-be. Például az AI eszközök fuvarozói kommunikációhoz is hasonló e-mail adatkinyerési módszereket alkalmaznak a műveletek felgyorsítására, a rendeléskövetés javítására és a manuális megrendelési feldolgozás okozta késedelmek csökkentésére.

megrendelések automatizálása

Ahhoz, hogy automatizáld a vásárlási megrendelések kezelését, a vállalkozásoknak először azonosítaniuk és szabványosítaniuk kell a gyakori beszállítóktól érkező e-mail sablonokat. A következetes formázás javítja a parsing pontosságát és csökkenti a PO rekord létrehozásához szükséges erőfeszítést. Ezután telepíts rendszerszinten olyan parser szoftvert, amely képes kezelni a különböző formátumokat és pontosan kinyerni a PO adatokat.

Ezeknek a kinyert mezőknek az ERP-be vagy a vásárlási megrendelés szoftverbe történő leképezése összeköti az adatokat a megfelelő rekordokkal, lehetővé téve a következő munkafolyamatok elindítását. Az ERP rendszerrel való integrációs pontok automatikusan elindíthatnak egy jóváhagyási folyamatot, biztosítva a gyorsabb döntéshozatalt. Automatizált érvényesítési ellenőrzések beállítása csökkenti az ellenőrzéshez szükséges manuális bevitelt és megszünteti az adatinkonzisztenciákat. A kivételeket a felelős munkatársakhoz kell irányítani megoldásra anélkül, hogy az egész megrendelési folyamatot lassítanák.

A PO automatizálás lépései közé tartozik továbbá a megfelelési és audit mechanizmusok beépítése az auditnapló fenntartása érdekében. Az automatizált PO rendszerek konfigurálhatók a PO kezelés egyszerűsítésére, a megrendelések és fizetések koordinálására, valamint az adatok pontosságának biztosítására. Ha a vállalatok automatizálják a vásárlási megrendelések kezelését, megszabadulnak a kézi PO kezelés hatékonysághiányától, miközben előmozdítják az adatok konzisztenciáját az integrált rendszerek között.

Az automatizálás a vásárlási megrendelési folyamatot nemcsak hatékonyabbá teszi, hanem segít a beszerzési automatizálási célok elérésében is. Például a logisztikai műveletek skálázása AI ügynökökkel hasonló elveket követ — a bejövő adatok összekapcsolását az ERP-vel a gyorsabb reagálás érdekében. Egy hatékony automatizációs megoldás csökkenti az elveszett megrendelések, a késedelmes szállítások és a fizetési folyamatban felmerülő költséges késések kockázatát.

vásárlási megrendelés automatizáló szoftver

A megfelelő vásárlási megrendelés automatizáló szoftver jelentős különbséget tehet a működésben. Az alapvető funkciók közé tartozik a sablonalapú kinyerés tanítása, a gépi tanuláson alapuló parser-ek és az API csatlakozók, amelyek közvetlenül összekapcsolódnak az ERP és a beszerzési rendszerekkel. Ezek a funkciók megszüntetik a redundáns adatbevitelt azáltal, hogy automatizálják a beszállítói e-mailtől a PO létrehozásáig és jóváhagyásáig tartó adatfolyamot.

Példák közé tartozik a Parseur e-mail parse-hoz, az UiPath robotikus kinyeréshez és munkafolyamat-automatizáláshoz, valamint a Microsoft Power Automate az adatszövetek több rendszerből történő integrálásához. A kiválasztási kritériumoknak ki kell terjedniük az adatbiztonságra, testreszabhatóságra, a szolgáltató támogatására és a nagy volumenű PO munkafolyamatok skálázhatóságára. A megfelelő automatizációs eszköz kiválasztása biztosítja a megfelelést, fenntartja az auditnaplót és támogatja a beszerzési kérelem folyamatának integrálását az egész vásárlási megrendelési folyamatba.

A vásárlási megrendelések automatizálása gondos tervezést igényel. A vállalatoknak biztosítaniuk kell, hogy a bejövő kommunikációkból rögzített PO adatok megfelelően legyenek leképezve rendszereikbe. Ez magában foglalja a szoftver konfigurálását a kivételek kezelésére, a szabályozásoknak való megfelelésre és a belső jóváhagyási folyamatokhoz való illesztésre. Az automatizált PO rendszerek összekapcsolódnak a számlagenerálással is, lehetővé téve a csapatok számára, hogy számlát küldjenek közvetlenül, miután az árukat átvették.

Olyan megoldások, mint a a legjobb eszközök a logisztikai kommunikációhoz, gyakran tartalmazzák a vásárlási megrendelés automatizáló szoftvereket egy nagyobb beszerzési automatizálási keretrendszer részeként, biztosítva, hogy a PO automatizáció munkaórákat takarítson meg és növelje a rendelés státusz láthatóságát.

a vásárlási megrendelés automatizálásának előnyei

A vásárlási megrendelés automatizálásának előnyei mérhetők és stratégiaiak egyaránt. Az automatizáció akár 80%-kal is csökkentheti a feldolgozási időt (forrás) — átalakítva a manuális munka óráit másodpercek alatt végrehajtható automatikus adatkinyeréssé. Az automatizálást bevezető vállalkozások 70%-os csökkenést jelentenek a PO adatbeviteli hibákban (forrás), ami közvetlenül csökkenti a költséges beszerzési hibák kockázatát.

A nagyobb adathatékonyság jobb készletkezeléshez és költés-elemzéshez vezet. Valós idejű betekintéssel a vezetők gyorsan módosíthatják beszerzési stratégiáikat, ami 5–10%-kal magasabb árrést eredményezhet a jobb beszállítói kapcsolatok és a időszerű megrendelések következtében (forrás). A vásárlási megrendelések automatizálása felszabadítja a munkatársakat az ismétlődő feladatok alól, lehetővé téve számukra, hogy stratégiai beszállítói kapcsolatokra összpontosítsanak és növeljék a csapatok hatékonyságát.

A PO automatizáció lecseréli a lassú, manuális PO munkafolyamatokat a zökkenőmentes, automatikus adatbevitellel, amely az ERP-hez kapcsolódik. Megszünteti az adatinkonzisztenciákat, felgyorsítja az engedélyezési folyamatot, és biztosítja, hogy a beszerzési adatok pontosak és naprakészek legyenek. A beszerzési kérelem folyamatának automatizálásával a vállalatok versenyelőnyre tehetnek szert a vásárlási megrendelések kezelésében.

Amikor a vállalatok az e-mailek révén automatizálják a vásárlási megrendelések kezelését, gyakran jobb rendeléskövetést, javított rendelés státusz riportálást és a problémák gyorsabb megoldását tapasztalják. Az automatizált PO eszközök segítenek fenntartani az adatok konzisztenciáját az összekapcsolt folyamatokban a beszerzéstől a számlafeldolgozásig. Végső soron a PO folyamat automatizálása simább, gyorsabb fizetési folyamatot és erősebb alapot biztosít a beszerzési automatizálási kezdeményezésekhez.

GYIK

Mi az a vásárlási megrendelés automatizálás?

A vásárlási megrendelés automatizálás olyan szoftverek vagy rendszerek használatára utal, amelyek a manuális PO létrehozást, továbbítást és jóváhagyást automatikus munkafolyamatokkal helyettesítik. Ez a folyamat csökkenti az emberi hibákat és felgyorsítja a beszerzési ciklusokat.

Hogyan segít az e-mail parsing a vásárlási megrendeléseknél?

Az e-mail parsing strukturált PO adatokat nyer ki a bejövő megrendelési e-mailekből vagy csatolmányokból. Ezek az adatok közvetlenül az ERP rendszerbe táplálhatók, megszüntetve a kézi adatbevitelt és felgyorsítva a PO létrehozását.

Működhet az automatizálás több beszállítónál is?

Igen, az automatizációs szoftver megtanítható arra, hogy sokféle beszállítói formátumot kezeljen. A sablonalapú parsing és a gépi tanulás adaptálja a kinyerési szabályokat a következetes eredményekért.

Milyen rendszerekkel integrálható a PO automatizáció?

A PO automatizáció integrálható ERP-vel, beszerzési szoftverrel és akár könyvelési rendszerekkel is. Ez biztosítja a kapcsolódó munkafolyamatokat a vásárlási kérelemtől a számlagenerálásig.

Csökkenti az automatizálás a hibákat?

Igen, az automatikus adatbevitel akár 70%-kal is csökkentheti a hibákat, mérsékelve a költséges beszerzési tévedéseket és javítva az adatok pontosságát az egész beszerzési folyamatban.

Biztonságos-e a vásárlási megrendelések automatizálása?

A modern automatizációs megoldások erős adatbiztonsági funkciókat kínálnak. Példák erre a szerepalapú hozzáférés, titkosítás és a teljes auditnapló.

Milyen szerepe van az OCR-nek a PO automatizálásban?

Az OCR a beolvasott vagy PDF formátumú megrendeléseket szerkeszthető, kereshető szöveggé alakítja. Ez lehetővé teszi, hogy az automatizált kinyerési rendszerek feldolgozzák az egyébként nem strukturált dokumentumokat.

Milyen gyorsan lehet bevezetni a PO automatizálást?

A bevezetési idő a komplexitástól függ, de a kód nélküli eszközök lehetővé teszik a gyors beállítást. A vállalkozások néhány napon belül elkezdhetik a PO-k automatizálását, miután a sablonok és integrációk konfigurálva vannak.

Mik a PO automatizálás költségelőnyei?

A PO automatizálás csökkenti a munkaerőköltségeket, megelőzi a költséges hibákat és javítja a rendelésforgalmat. Ezek a megtakarítások gyakran ellensúlyozzák a szoftverbe történő kezdeti beruházást.

Kezeli-e az automatizálás a jóváhagyásokat?

Igen, az automatizált munkafolyamatok képesek a PO-k digitális jóváhagyásra történő továbbítására, biztosítva a gyorsabb jóváhagyást anélkül, hogy feláldoznák a megfelelést vagy az ellenőrzést.