Acquisizione fatture per Microsoft Dynamics 365 Business Central

acquisizione delle fatture in microsoft d365 business central: panoramica concisa e benefici misurabili

L’acquisizione delle fatture in Microsoft D365 Business Central estrae automaticamente i dati del fornitore, il numero della fattura, la data, le righe di dettaglio e i totali da file PDF e immagini. La funzione utilizza OCR e AI/ML per leggere diversi formati di fattura e per apprendere i layout nel tempo. Di conseguenza, i team riducono rapidamente l’inserimento manuale e gli errori, e le approvazioni procedono più velocemente. I benchmark del settore mostrano che le organizzazioni che utilizzano l’acquisizione delle fatture guidata dall’AI riportano fino a una riduzione del 70% dei tempi di gestione delle fatture e fino a un calo del 60% del costo per fattura secondo recensioni indipendenti. Queste cifre sottolineano perché i responsabili finanziari danno priorità all’automazione e alla precisione.

Dal punto di vista tecnico, il processo combina il riconoscimento ottico dei caratteri con il machine learning per l’associazione dei campi e il calcolo di un punteggio di confidenza. Successivamente, passaggi robotici gestiscono le registrazioni di routine e le approvazioni semplici per snellire il flusso. La funzione di acquisizione delle fatture in Business Central può inoltre leggere formati di fattura diversi da fornitori differenti e contrassegnare le eccezioni per la revisione umana. Per i team finanziari che necessitano di audit trail e conservazione digitale, l’acquisizione fornisce registri tracciabili e la cronologia delle registrazioni. Microsoft dichiara che lo strumento usa “AI, ML, OCR e RPA per rendere il processo di gestione delle fatture più veloce e preciso” (Blog ERP Software), migliorando così la conformità e la preparazione per le verifiche.

In sintesi, i benefici misurabili includono approvazioni più rapide, migliori relazioni con i fornitori e costi di elaborazione inferiori. Si ottengono anche meno errori di inserimento dati e flussi di cassa più prevedibili. Le organizzazioni registrano una diminuzione del 30–50% degli errori di inserimento manuale dei dati quando acquisiscono le fatture con AI e OCR (Blog ERP Software). Se volete passare dalla carta al digitale, la funzionalità base di acquisizione di Business Central inizia a funzionare rapidamente e i team possono partire in pochi minuti con gli strumenti per le fatture e la cattura dei dati durante un pilot.

microsoft dynamics e dynamics 365 finance: come l’acquisizione delle fatture si collega ai conti fornitori

L’acquisizione delle fatture si collega strettamente ai record dei conti fornitori e alla logica di registrazione all’interno dei moduli Dynamics 365 e Dynamics 365 Finance. I file in arrivo vengono instradati alla pagina Incoming Documents, dove l’OCR estrae i campi chiave e li mappa alle schede fornitore, ai profili di registrazione e al diario fatture. Il sistema si integra con i dati anagrafici dei fornitori in modo che le fatture corrispondano automaticamente quando gli ID fornitore, i numeri fiscali o i riferimenti agli ordini d’acquisto coincidono. Per le righe non-PO, gli aggiornamenti recenti hanno esteso la gestione delle fatture non-PO direttamente nel diario fatture, riducendo l’intervento manuale e mantenendo i team AP concentrati sulle eccezioni. Vedi le note di rilascio sulle nuove funzionalità nella release wave 2 per conferma (Cegeka).

Poiché l’acquisizione si integra con le approvazioni e le registrazioni, il vostro audit trail diventa sia visibile che verificabile. La cronologia delle registrazioni registra chi ha approvato un documento, quando è avvenuta l’approvazione e quali scritture di libro contabile ne sono derivate. Ciò significa che i controlli di conformità e la rendicontazione finanziaria lavorano dalla stessa fonte di verità. I KPI da monitorare includono il tempo di elaborazione, la durata del ciclo di approvazione e il tasso di eccezioni. Tracciate il tasso di elaborazione end-to-end (straight-through processing) e la percentuale di fatture che non richiedono mai inserimento manuale. Misurare questi KPI mostra dove ottimizzare le mappature dei fornitori, i flussi di approvazione e l’onboarding dei fornitori.

Per i team che utilizzano automazione più ampia, il flusso di acquisizione si collega anche alla Power Platform e a insight in stile Copilot, così i responsabili finanziari possono creare dashboard e attivare azioni a valle. Se la vostra organizzazione deve semplificare la corrispondenza digitale attorno a fatture e richieste dei fornitori, i nostri agenti di virtualworkforce.ai possono redigere risposte ricche di contesto e controllare lo stato dell’ERP in tempo reale, riducendo il tempo dedicato alle email di routine dei fornitori (automazione delle email ERP per la logistica). Questo mantiene l’AP focalizzata su approvazioni, ottimizzazione della liquidità e relazioni con i fornitori.

automazione delle fatture e automazione dei conti fornitori: elaborazione delle fatture dei fornitori e modernizzazione dei flussi AP

L’automazione delle fatture modernizza il modo in cui i team AP elaborano le fatture dei fornitori end-to-end. Il flusso tipico è acquisizione → mappatura automatica → verifica/approvazione → registrazione. Le eccezioni vengono instradate ai revisori con punteggi di confidenza e immagini annotate. Per le fatture supportate da PO, il sistema confronta le righe e i totali con i dati dell’ordine d’acquisto. Per le fatture non-PO, il sistema registra tramite il diario fatture o instrada per la codifica, in base alle regole. Questa combinazione di automazione e controlli umani aumenta il tasso di straight-through processing e riduce le eccezioni ogni 100 fatture.

Misurate ciò che conta. Monitorate la percentuale di STP, il tasso di eccezioni, il costo per fattura e i giorni medi di pagamento. Studi di settore mostrano che l’automazione delle fatture riduce i tempi di elaborazione fino al 70% e può ridurre il costo per fattura anche del 60%–80% in alcuni casi (Rho). Questi vantaggi derivano da meno clic, meno inserimento manuale e approvazioni più rapide. I team che liberano personale AP possono concentrarsi sulla negoziazione con i fornitori, sugli sconti per pagamento anticipato e sulle previsioni di cassa. Migliorano anche le relazioni con i fornitori attraverso pagamenti più rapidi e una risoluzione delle controversie più chiara.

Scegliete regole che riflettano i vostri requisiti di business. Iniziate con i fornitori ad alto volume, quindi espandete. Usate riferimenti incrociati dei fornitori e gruppi di registrazione per ridurre la codifica manuale. Dove le fatture includono molte righe, configurate il sistema per leggere le righe e proporre codici di conto generale, quindi lasciate che gli approvatori confermino. Se avete bisogno di gestire i thread email e le richieste dei fornitori mentre le fatture attraversano il flusso di lavoro, virtualworkforce.ai redige risposte, cita il contesto ERP e può anche registrare le attività nei sistemi (corrispondenza logistica automatizzata). Ciò riduce il tempo umano speso per i controlli di stato e aumenta la produttività.

soluzione di acquisizione fatture: OCR, AI e machine learning per acquisire in dynamics 365 finance e migliorare la precisione

Una soluzione efficace di acquisizione fatture combina il riconoscimento ottico dei caratteri con modelli AI che apprendono i template delle fatture e suggeriscono la codifica. L’OCR converte le immagini in testo, poi il ML mappa campi come nome del fornitore, partita IVA, numero fattura, data fattura e totali. Il sistema assegna un punteggio di confidenza. I campi a bassa confidenza vengono inviati agli operatori per la revisione. Con il tempo il modello ML affina le mappature e aumenta il tasso di codifica automatica.

Microsoft fornisce funzionalità integrate in Dynamics 365 Finance, e i partner offrono opzioni specializzate per esigenze complesse. Per esempio, Continia e Fidesic sono presenti in AppSource e forniscono funzionalità AP più approfondite e strumenti di onboarding fornitori. Se le vostre fatture includono molte righe o regole fiscali complesse, potreste scegliere un’app partner per ridurre il lavoro di configurazione. La release wave del 2023 ha esteso queste capacità in Dynamics 365 Finance and Operations e ampliato il supporto per le fatture non-PO (Cegeka).

Prevedete che la precisione sia inizialmente più bassa su scansioni di scarsa qualità per poi aumentare man mano che il sistema vede più campioni e che le mappature dei fornitori migliorano. Usate riferimenti incrociati e mappature fornitori per accelerare la codifica automatica. Inoltre, impiegate AI Builder o altri servizi Azure quando avete bisogno di regole di estrazione personalizzate, e integrate il modello nel vostro flusso di lavoro usando connettori Power Platform. Se volete confrontare gli strumenti di acquisizione, ricordate di testare con un campione rappresentativo del vostro set di documenti, perché formati di fattura diversi e la qualità delle immagini producono risultati molto diversi.

Infine, lo strumento di acquisizione che scegliete dovrebbe corrispondere alle vostre esigenze di governance. Applicate controlli di accesso basati sui ruoli, log di audit e politiche di conservazione per entità giuridiche e rendicontazione finanziaria. Per i team che vogliono un’implementazione rapida, alcuni fornitori dichiarano che è possibile iniziare in pochi minuti con la cattura dei dati delle fatture, ma pianificate un pilot per poter misurare STP ed eccezioni prima di scalare.

configurare e usare le funzionalità microsoft per automatizzare l’acquisizione delle fatture: configurazione, mappatura, approvazioni e governance

Configurate l’acquisizione scegliendo uno strumento OCR, abilitando Incoming Documents, impostando i riferimenti incrociati dei fornitori e definendo i gruppi di registrazione. Quindi impostate i flussi di approvazione nel diario fatture e testate. Iniziate con un pilot sui fornitori ad alto volume. Misurate lo straight-through processing e le eccezioni per quattro-sei settimane. Raffinate le mappature e le regole di approvazione in base ai risultati.

La best practice suggerisce di mappare prima i formati di fattura comuni dei diversi fornitori. Questo aumenta lo STP iniziale e allena il ML più velocemente. Definite regole di eccezione in modo che piccole differenze non generino falsi positivi. Applicate segregazione dei compiti e limiti di approvazione per i controlli finanziari. Le politiche di conservazione, i ruoli utente e i log di audit aiutano nella conformità e nella rendicontazione finanziaria. Quando eseguite un pilot, includete un mix di fatture PO e non-PO. Includete il matching dell’ordine d’acquisto come parte del test per le fatture supportate da PO.

Usate le funzionalità della piattaforma per estendere l’acquisizione. Per esempio, integrate con SharePoint o OneDrive per l’archiviazione dei documenti, o usate Power Apps e i flow di Power Platform per automatizzare le notifiche. Potete anche sfruttare insight in stile Copilot da Microsoft per porre domande in linguaggio naturale sullo stato dei flussi di lavoro. Se avete bisogno di redazione email o risposte rapide durante le approvazioni, virtualworkforce.ai può redigere e inviare email contestuali che citano il contesto ERP e tracciano la sincronizzazione nel registro (come scalare le operazioni logistiche con agenti di intelligenza artificiale). Ciò riduce l’inserimento manuale e i controlli di stato ripetuti.

Infine, coinvolgete l’IT per aggiornamenti di sicurezza e supporto tecnico. Utilizzate i servizi Azure per la scalabilità e testate backup e conservazione tra entità giuridiche. Documentate i requisiti di business e programmate revisioni regolari di STP, costo per fattura ed eccezioni in modo da poter migliorare continuamente il flusso di elaborazione delle fatture.

fidesic, acquisizione fatture in dynamics 365 e opzioni di terze parti: scegliere la soluzione giusta per i processi dei conti fornitori

Scegliere tra l’acquisizione integrata e le app di terze parti dipende dalla vostra complessità, dai tempi e dal budget. L’acquisizione nativa nella versione base di Business Central copre molti scenari standard e si integra con il diario fatture e le schede fornitore. Per esigenze più gravose, soluzioni partner come Fidesic aggiungono portali fornitori avanzati, automazione dei pagamenti e gestione più profonda delle eccezioni. Cercate in AppSource moduli specializzati o consultate partner che costruiscono su Microsoft Dynamics 365 Business Central se vi servono flussi di lavoro avanzati.

Considerate questi punti di confronto: configurabilità, supporto per righe complesse, velocità di implementazione, reporting e costo totale di proprietà. Se dovete elaborare fatture con molte righe, o se dovete supportare più entità giuridiche e regole di registrazione personalizzate, una soluzione partner potrebbe ridurre lo sforzo di personalizzazione. Gli strumenti di acquisizione di terze parti spesso includono connettori preconfigurati per ERP popolari come Dynamics GP e per i moduli di operations finanziarie. Possono anche supportare formati di fattura diversi e l’onboarding automatico dei fornitori.

Quando valutate i fornitori, eseguite un pilot che rispecchi il volume reale e la qualità dei documenti. Includete un set di test che copra carta scannerizzata, allegati PDF da email e fatture elettroniche. Verificate se il fornitore supporta la sincronizzazione con la vostra anagrafica fornitori e se può gestire fornitori e regole di registrazione attraverso più società. Controllate inoltre gli aggiornamenti di sicurezza, il supporto tecnico e la possibilità di personalizzare l’estrazione per layout non comuni. Se volete ridurre il tempo speso nelle email con i fornitori durante il roll-out, considerate l’aggiunta dell’automazione email in modo che lo staff AP riceva meno domande sullo stato e più tempo per gestire le eccezioni (assistente virtuale per la logistica).

Infine, scegliete la soluzione che supporta i vostri obiettivi a lungo termine. Se mirate a snellire i processi contabili dei fornitori e a scalare senza assumere, scegliete uno strumento che corrisponda al tasso STP richiesto, supporti i vostri casi d’uso PO e non-PO e offra report chiari per la rendicontazione finanziaria e gli audit trail. Le schede AppSource e le demo dei partner vi aiutano a confrontare le opzioni rapidamente, e un pilot a fasi vi permette di dimostrare il ROI prima del rollout aziendale.

FAQ

Che cosa fa esattamente l’acquisizione delle fatture in Business Central?

L’acquisizione delle fatture estrae automaticamente i campi chiave della fattura e li mappa ai record all’interno di Business Central. Riduce l’inserimento manuale usando OCR e ML in modo che i team AP possano concentrarsi sulle eccezioni.

L’acquisizione delle fatture può gestire sia fatture PO che non-PO?

Sì. Gli aggiornamenti di Dynamics 365 hanno aumentato il supporto per le fatture non-PO, e potete elaborarle direttamente nel diario fatture. Il matching sugli ordini d’acquisto rimane disponibile per i flussi di lavoro con PO standard.

Quanto tempo possono aspettarsi di risparmiare le aziende?

Gli studi di settore riportano fino al 70% di riduzione dei tempi di elaborazione delle fatture quando le aziende adottano l’acquisizione guidata dall’AI (Rho). I risultati effettivi dipendono dalla qualità dei documenti e dal mix di fornitori.

L’acquisizione delle fatture richiede software di terze parti?

Non sempre. Business Central base offre funzionalità di acquisizione integrate, ma partner come Fidesic o app specializzate su AppSource possono aggiungere flussi di lavoro e reporting avanzati. Scegliete in base a complessità e volume.

Come si integra l’OCR nella soluzione?

Il riconoscimento ottico dei caratteri converte le immagini scansionate in testo che i modelli ML poi mappano sui campi. La qualità dell’OCR influisce sulla precisione iniziale e sul volume di intervento umano necessario.

Quali KPI dovremmo monitorare dopo l’implementazione?

Monitorate il tempo medio di elaborazione delle fatture, il costo per fattura, il tasso di eccezioni e la percentuale di STP. Queste metriche mostrano quanto l’automazione riduce l’inserimento manuale e accelera le approvazioni.

Come dovremmo fare un pilot per l’acquisizione delle fatture?

Iniziate con 100–500 fatture rappresentative tra fornitori e formati. Configurate le mappature, eseguite lo strumento di acquisizione, misurate i KPI per 4–6 settimane, poi iterate prima di un rollout più ampio.

L’acquisizione delle fatture può integrarsi con altri strumenti Microsoft?

Sì. Potete integrare l’acquisizione con Power Platform, SharePoint, OneDrive e funzionalità Copilot. Potete anche usare Azure per modelli personalizzati e AI Builder per estrazioni su misura.

L’acquisizione sostituirà il personale AP?

No. L’acquisizione riduce l’inserimento manuale e i lavori ripetitivi, liberando il personale AP per attività a maggior valore come la gestione dei fornitori e l’ottimizzazione della liquidità. L’intervento umano rimane per le eccezioni e le approvazioni.

In che modo virtualworkforce.ai aiuta l’efficienza dell’AP?

virtualworkforce.ai redige email contestuali e automatizza le risposte durante i cicli di approvazione, riducendo il tempo dedicato alla corrispondenza con i fornitori e diminuendo gli errori. Questo mantiene i team AP concentrati su approvazioni ed eccezioni garantendo comunicazioni tempestive.