I 9 migliori agenti IA per Gmail nel 2025

What are ai agent tools inside gmail and how they boost productivity

Gli strumenti con agenti IA all’interno di Gmail sono assistenti software che redigono messaggi, danno priorità agli elementi in arrivo, riassumono lunghe conversazioni e automatizzano attività di routine. Una statistica sorprendente: gli strumenti di tempistica e personalizzazione basati su IA hanno portato fino a un aumento del 93% dei tassi di apertura e del 55% dei clic per le campagne ottimizzate. Funzionalità integrate in Gmail come Smart Compose e Smart Reply offrono un aiuto di base. Agent di terze parti aggiungono automazione più profonda, accesso ai dati e controlli per i team.

L’IA per Gmail di solito opera in due modi. Primo, un modello viene eseguito all’interno del tuo account Gmail o si collega tramite OAuth sicuro per monitorare i messaggi in arrivo. Secondo, un agente connesso può generare bozze di risposta, suggerire follow‑up e archiviare automaticamente i messaggi. Queste funzioni riducono il lavoro ripetitivo. Ad esempio, gli studi mostrano che chatbot e sistemi simili possono gestire fino al 70% delle richieste clienti di routine, liberando le persone per lavorare su casi complessi.

Confronta gli strumenti integrati con quelli di terze parti. Gli strumenti integrati sono leggeri e privati di default. Gli agenti di terze parti offrono automazione dei flussi di lavoro, connettori CRM ed ERP e regole per i team. Nomi popolari ora includono Superhuman, Gmelius, GrammarlyGO e Microsoft Copilot, insieme alle innovazioni di Google potenziate da Gemini all’interno di Gmail. Lindy nota, “I migliori assistenti IA per Gmail non solo riordinano la tua casella, ma imparano anche le tue preferenze nel tempo” (Lindy). Questo apprendimento è il motivo per cui i team osservano chiari guadagni di produttività.

Per i team operativi che affrontano grandi volumi di email, strumenti specialistici che integrano dati ERP o WMS nelle risposte fanno una differenza pratica. Ad esempio, virtualworkforce.ai crea agenti IA senza codice che ancorano le risposte ai sistemi operativi e riducono significativamente i tempi di gestione. Se gestisci caselle condivise o richieste d’ordine, un gestore di email con IA che si collega ai sistemi back‑end ridurrà gli errori e velocizzerà le risposte.

In breve, un agente IA dentro Gmail accelera il triage, migliora la qualità delle risposte e aiuta i team a scalare. Leggi oltre per confrontare le 9 migliori opzioni e scegliere lo strumento giusto per le tue esigenze.

The 9 best ai email agents and ai tools for gmail — quick comparison

Di seguito sono riportate le 9 migliori scelte per Gmail nel 2025, ciascuna con un riassunto in una riga per confrontare rapidamente. Leggi le recensioni dettagliate qui sotto per abbinare le funzionalità al tuo ruolo. Prova il piano gratuito di qualsiasi candidato, quando disponibile, prima di impegnarti.

1) Superhuman AI — Migliore per redazione rapida e mittenti professionali. Integrazione con Gmail: estensione del browser / collega il tuo account gmail. Principalmente a pagamento, prove gratuite limitate. 2) Gmelius — Migliore per team e caselle condivise. Integrazione con Gmail: add‑on + componente aggiuntivo Google Workspace. Piano gratuito disponibile, piani a pagamento per team. 3) GrammarlyGO — Migliore per tono e chiarezza. Integrazione con Gmail: estensione del browser. Piano gratuito; premium a pagamento. 4) Google (funzionalità potenziate da Gemini) — Migliore per riassunti nativi e azioni cross‑app. Integrazione con Gmail: integrato in Gmail e Google Workspace. Gratuito per molti utenti; esistono livelli enterprise. 5) Microsoft Copilot (uso con Gmail tramite connettori) — Migliore per l’integrazione della conoscenza aziendale. Integrazione con Gmail: connettore o bridge di terze parti. A pagamento. 6) Spike — Migliore per email conversazionali e risposte rapide. Integrazione con Gmail: app + estensione. Freemium. 7) Motion — Migliore per pianificazione e ottimizzazione del tempo. Integrazione con Gmail: estensione e sincronizzazione del calendario. A pagamento con prova. 8) Lindy (assistenti IA recensiti) — Migliore per ricerche comparative e note di test. Integrazione con Gmail: N/D (risorsa di recensione). 9) Jotform Gmail Agents — Migliore per flussi di lavoro guidati da moduli e risposte automatiche. Integrazione con Gmail: componente aggiuntivo Google Workspace. Piano gratuito con funzionalità a pagamento.

I punti della tabella di riepilogo sono: nome, miglior utilizzo, metodo di integrazione con Gmail e stato gratuito/a pagamento. Queste scelte coprono utenti singoli, team e power user di Google Workspace. Se vuoi una chiamata all’azione rapida: prova il piano gratuito di Gmelius o GrammarlyGO, confronta i primi 3 per il tuo caso d’uso e controlla le impostazioni dell’amministratore di Google Workspace se lo distribuisci su larga scala. Per i team di logistica e operazioni che valutano integrazioni con ERP e WMS, leggi come virtualworkforce.ai automatizza la corrispondenza logistica e riduce la copia/incolla manuale tra i sistemi con agenti su misura: corrispondenza logistica automatizzata.

Leggi le recensioni dettagliate e i breakdown delle funzionalità qui sotto. Ogni strumento offre punti di forza diversi per la qualità delle bozze, il supporto per caselle condivise e l’accesso ai dati in background. Per un confronto fianco a fianco delle alternative a Superhuman e confronti enterprise, consulta la nostra guida su migliori alternative a Superhuman. Quando scegli, assicurati che la tua opzione supporti il metodo di integrazione Gmail di cui hai bisogno e offra controlli per i ruoli del team.

Deep dive on ai-powered picks: gemini, google workspace and top ai email assistant features

Google Gemini e Google Workspace sono importanti per gli utenti Gmail perché operano nello stesso ecosistema di Gmail e Docs. Gemini può riassumere lunghi thread, estrarre punti d’azione e creare Documenti o Slide correlati direttamente da una conversazione email. Quella integrazione nativa riduce il cambio di contesto. Per le organizzazioni che utilizzano Google Workspace, i controlli amministrativi e le impostazioni DLP aiutano a mantenere la cronologia email e i dati sensibili governati. Puoi rivedere i componenti aggiuntivi nel Google Workspace Marketplace per vedere quali agenti soddisfano le tue esigenze di conformità.

Le funzionalità principali da aspettarsi da un moderno assistente IA includono riassunto dei thread, bozze contestualizzate, pianificazione del calendario, promemoria per i follow‑up e supporto per caselle condivise. Un tipico flusso demo appare così: lungo thread email → riassunto Gemini → bozza di risposta suggerita → pianificazione riunione nel calendario. Quel flusso semplice fa risparmiare tempo e riduce gli errori. Per i team con sistemi operativi, un gestore di email con IA che integra dati di ordine o spedizione nelle risposte chiude il circuito tra email e sistemi back‑end. Virtualworkforce.ai fornisce quella fusione di dati per i team logistici e riduce drasticamente i tempi di gestione per messaggio.

Checklist delle funzionalità (breve): qualità delle bozze email, suggerimenti di risposta, pianificazione calendario, promemoria di follow‑up, supporto caselle condivise, estrazione dati e registri di controllo. I migliori agenti ottengono punteggi elevati su questi elementi fornendo al contempo chiari controlli amministrativi. Ad esempio, uno strumento dovrebbe permetterti di limitare se può accedere all’intera cronologia email e se può solo suggerire bozze o anche scrivere direttamente. Questo è importante perché un agente IA potrebbe accedere a thread storici per migliorare le risposte; la governance previene eccessi.

Oltre alle funzionalità, considera i modelli di IA e i dati di addestramento. Alcuni agenti usano l’elaborazione on‑device per la privacy. Altri chiamano modelli cloud come Gemini. Se hai bisogno di automazione per volumi elevati di email, cerca agenti che supportino batching, template e regole di escalation. Per chi desidera flussi logistici preconfigurati, consulta le risorse su come scalare le operazioni logistiche con agenti IA per vedere setup pratici e calcoli ROI: come scalare le operazioni logistiche con agenti di intelligenza artificiale. Infine, verifica che l’agente offra metriche misurabili: tassi di apertura, tempi di risposta e tempo risparmiato per ticket. Questi KPI dimostrano il valore e guidano il rollout.

Practical use cases and workflow recipes to automate reply, filter and email draft tasks

Use case 1 — Inbox triage for a busy operations manager. Goal: reduce noisy incoming emails and surface urgent supplier questions. Recipe: create a test label and add an agent rule that automatically categorize and prioritise messages from known vendor email addresses, then apply a priority score. Next, the agent suggests a templated reply with context pulled from ERP. Quick setup steps: 1) configure vendor email addresses, 2) connect ERP read access, 3) enable suggested draft responses. Expected time saved: 60–70% on routine supplier replies. For more on automating logistics emails with Google Workspace, see this guide: automatizzare le email logistiche con Google Workspace.

Use case 2 — Customer support auto‑response. Goal: handle high volumes of similar inquiries and escalate complex tickets. Recipe: set rules to filter and label support messages, then use canned templates for first responses. The agent can extract order numbers and ETA from email content and either insert that data into the draft or open a ticket in your helpdesk. Quick setup steps: map common inquiry phrases, enable extraction, and test on a small batch. Expected time saved: teams often cut handling time by over 50% on routine queries.

Use case 3 — Sales outreach at scale. Goal: personalise cold outreach yet keep workflow efficient. Recipe: segment prospects, use AI to insert context such as last LinkedIn activity, generate personalised email drafts, and schedule sends at optimised times. Quick setup steps: upload segment, connect CRM, and run a small test for open/click tracking. Expected time saved: faster personalisation and higher engagement.

Use case 4 — Meeting scheduling and follow‑ups. Goal: reduce back‑and‑forth. Recipe: agent suggests meeting slots based on calendar, generates a short meeting invite from a long email thread and sets automatic follow‑up reminders if no reply arrives. Quick steps: grant calendar access, enable smart scheduling, and choose default duration. Expected time saved: several minutes per meeting arranged.

Use case 5 — Knowledge extraction. Goal: convert long email threads into knowledge notes. Recipe: run a summarisation on long email threads to produce FAQs or ticket summaries, then export tasks to Trello or your ticketing system. Quick setup steps: enable summarisation, map output to target app, and set review rules. Expected time saved: faster onboarding and fewer repeated clarifications.

Privacy, email history, pricing (free options) and how to choose an ai tool without sacrificing quality

La privacy e la governance devono guidare le decisioni di acquisto. Poni queste domande chiave prima di collegare qualsiasi strumento a un account Gmail: dove vengono elaborati i dati, l’agente può accedere all’intera cronologia email, quali controlli amministrativi esistono e puoi esportare o eliminare i dati su richiesta? Per gli utenti Google Workspace, le impostazioni amministrative e gli scope OAuth determinano quanto ampiamente un agente può leggere i messaggi. Un buon fornitore documenta la conservazione, la redazione e i registri di controllo.

I piani gratuiti funzionano bene per gli individui che necessitano di bozze di base e suggerimenti sul tono. Tuttavia, i piani a pagamento sbloccano controlli per caselle condivise, automazione avanzata e connettori verso ERP o CRM. Se il tuo team ha bisogno di ancorare le risposte ai sistemi back‑end, scegli una soluzione che supporti connettori enterprise e accesso basato sui ruoli. virtualworkforce.ai offre configurazione senza codice e controlli per i ruoli progettati per i team operativi che fanno affidamento su sistemi ERP e WMS.

Consigli sui prezzi: inizia con un piano gratuito per testare la qualità delle bozze e l’integrazione con Gmail. Successivamente, esegui l’upgrade quando hai bisogno di funzionalità per caselle condivise, escalation o integrazioni di sistema. Assicurati che il contratto includa SLA per la disponibilità e l’accesso ai dati. Verifica anche che l’agente permetta la revoca amministrativa dell’accesso e che tu possa rimuovere l’agente senza lasciare dati residui nei sistemi del fornitore.

Checklist per l’approvvigionamento: conferma le località di elaborazione dei dati e la crittografia, verifica se l’agente memorizza la cronologia email o se esegue solo caching del contesto a breve termine, controlla le opzioni di esportazione/eliminazione, richiedi registri di controllo e controlli per i ruoli e testa l’agente su caselle non sensibili. Per i team logistici preoccupati per dati di ordine e ETA, connettori dettagliati che citano i sistemi sorgente sono fondamentali affinché le risposte rimangano accurate e verificabili. Per un esempio mirato su ROI e benefici logistici, leggi il nostro approfondimento su ROI di virtualworkforce.ai per la logistica.

Infine, bilancia l’automazione con la revisione umana. Mantieni le risposte sensibili o ad alto valore in un flusso di doppio controllo. Questo approccio preserva la qualità sfruttando al contempo i risparmi di tempo dell’automazione.

Setup checklist to simplify email, keep your inbox organised, start building ai automation inside gmail

Step 1 — Fai un audit della tua inbox e definisci obiettivi chiari. Identifica i tipi di email più comuni e misura il tempo medio di gestione. Segnala i principali mittenti e il volume di newsletter e notifiche. Questo audit iniziale ti aiuta a impostare KPI realistici.

Step 2 — Scegli l’assistente email IA giusto per le tue esigenze. Scegli uno strumento che supporti il metodo di integrazione Gmail di cui hai bisogno e i connettori necessari. Se sei nella logistica, scegli un agente che possa fondere i dati ERP/WMS nelle risposte per ridurre le ricerche manuali.

Step 3 — Metti l’agente in sandbox su un’etichetta di prova o un account Gmail dedicato. Usa un’etichetta per catturare i messaggi di test ed evitare di impattare tutti gli utenti email. Verifica la qualità delle bozze, l’accuratezza dei riassunti e che i template soddisfino i requisiti di tono.

Step 4 — Configura filtri, template e follow‑up. Crea regole per ordinare automaticamente newsletter, note prioritarie dei fornitori e richieste clienti. Aggiungi template preimpostati e lascia che l’agente suggerisca personalizzazioni invece di inviare direttamente le bozze inizialmente. Questo riduce il rischio mentre iteri.

Step 5 — Monitora le metriche e iterare. Tieni traccia di tassi di apertura, tempi di risposta e percentuale di messaggi gestiti o per i quali l’agente ha suggerito bozze. Misura il tempo risparmiato e confrontalo con il baseline. Fai piccoli aggiustamenti ai template e alle regole frequentemente.

Step 6 — Espandi con cautela e governa. Distribuisci su più caselle una volta raggiunti i KPI. Assicurati che impostazioni amministrative, permessi per i ruoli e registri di controllo siano attivi. Mantieni la revisione umana per le email sensibili e conserva un ciclo di feedback in modo che l’agente impari comportamenti corretti.

FAQ di risoluzione problemi: Q1 — L’agente suggerisce bozze non buone: affina i template e aggiungi esempi. Q2 — L’agente etichetta male i messaggi: aggiungi filtri basati sul mittente e addestra su esempi negativi. Q3 — L’agente ha bisogno di dati dall’ERP: verifica i permessi del connettore e testa su ordini campione. Parti in piccolo, misura l’impatto e scala quando raggiungi gli obiettivi. Puoi anche confrontare gli strumenti per la comunicazione logistica e la prontezza nelle nostre guide dettagliate per i team: migliori strumenti per la comunicazione logistica.

FAQ

What is an AI agent for Gmail?

Un agente IA per Gmail è un assistente software che aiuta a redigere messaggi, ordinare la posta e automatizzare attività di routine. Può suggerire risposte, estrarre attività da lunghi thread e integrarsi con altri sistemi per ancorare le risposte.

How does Gemini improve Gmail workflows?

Gemini fornisce riassunti, bozze contestualizzate e azioni cross‑app all’interno dei servizi Google. Può condensare lunghi thread email in punti d’azione e creare un Documento o un evento calendario dal riassunto.

Can I use a free tier to test AI email assistants?

Sì. Molti fornitori offrono un piano gratuito che copre bozze di base e suggerimenti sul tono. Usa il piano gratuito per testare la qualità delle bozze e l’integrazione con Gmail prima di passare alle funzionalità per i team.

Do AI agents access my entire email history?

Dipende dai permessi e dal fornitore. Controlla sempre gli scope OAuth e i controlli amministrativi per sapere se un agente può leggere l’intera cronologia email e se puoi revocare l’accesso o eliminare i dati memorizzati.

Will an AI agent automatically send replies?

Alcuni agenti possono essere configurati per inviare automaticamente risposte di routine, mentre altri suggeriscono solo bozze. Per i flussi sensibili, usa la modalità di suggerimento in modo che gli esseri umani approvino le risposte prima dell’invio.

How do AI agents help customer support teams?

Gestiscono le richieste comuni, estraggono dettagli d’ordine e redigono risposte coerenti, il che riduce i tempi di gestione e aumenta l’accuratezza. Questo permette agli agenti umani di concentrarsi sui casi complessi e sulle eccezioni.

What should I ask in procurement for privacy?

Chiedi dove vengono elaborati i dati, le politiche di conservazione, le opzioni di esportazione ed eliminazione, i registri di controllo e se sono disponibili accessi basati sui ruoli e redazione. Richiedi documentazione sulle misure di sicurezza e conformità.

Can AI agents integrate with ERPs and WMS?

Sì. Alcuni agenti specializzati si connettono a sistemi ERP, TMS e WMS per recuperare stato degli ordini e ETA e includere quei dati nelle risposte. Questa profonda fusione di dati evita copia‑incolla manuale ed errori.

How much time can an AI agent save per email?

I risparmi variano in base al flusso di lavoro, ma i team operativi spesso riducono notevolmente i tempi di gestione. Ad esempio, alcuni fornitori riportano la riduzione del tempo di risposta da circa 4,5 minuti a 1,5 minuti per messaggio per email ripetitive e guidate dai dati.

Which tool should I try first?

Inizia con uno strumento che offra un piano gratuito e una buona integrazione con Gmail per il tuo caso d’uso. Per i team, scegli una soluzione che supporti funzionalità di casella condivisa e connettori di sistema; testala su un’etichetta sandbox prima del rollout completo.