Automazione documentale Microsoft per Dynamics 365

Automazione dei documenti in Microsoft Dynamics 365: uno sguardo basato sui dati alle funzionalità chiave

L’automazione dei documenti in Microsoft Dynamics 365 si riferisce alla capacità di creare, gestire e consegnere automaticamente documenti aziendali critici utilizzando i dati già memorizzati nella piattaforma. Svolge un ruolo importante nel ridurre il lavoro manuale ripetitivo e nel migliorare la precisione dei dati. Come evidenziato da ricerche del settore, la combinazione delle applicazioni Microsoft Dynamics 365 con software di automazione porta a flussi di lavoro più rapidi e semplici.

Da una prospettiva guidata dai dati, i vantaggi sono evidenti. Le aziende registrano un aumento della produttività del 21% e una riduzione fino al 90% nei tempi di elaborazione dei documenti adottando processi documentali automatizzati secondo gli studi. Questi miglioramenti vanno oltre l’efficienza operativa. I flussi di lavoro automatizzati riducono anche gli errori umani, consentendo una conformità coerente alle normative di settore.

Le funzionalità chiave delle moderne soluzioni di automazione dei documenti per Dynamics 365 includono modelli centralizzati per vari tipi di documenti, controllo delle versioni per garantire che gli aggiornamenti siano tracciati correttamente e audit trail per la conformità. I modelli centralizzati permettono agli utenti di distribuire layout di documento tra più team, mentre il controllo delle versioni evita il rilascio accidentale di file obsoleti. Le capacità di audit significano che ogni fase del flusso documentale è registrata, a supporto dei requisiti di governance.

La gestione nativa dei documenti all’interno di Dynamics 365 migliora l’allineamento tra i reparti e si integra perfettamente con SharePoint e Microsoft Office. L’integrazione garantisce che dati e documenti restino sincronizzati, supportando flussi di lavoro mirati. Con strumenti come Experlogix Document Automation Smart Flows, le aziende possono generare formati documentali complessi come contratti, fatture o proposte attingendo direttamente ai dati di Dynamics 365 senza necessità di competenze di programmazione.

Con le prospettive più recenti su Microsoft che riflettono un crescente focus su IA e automazione dei flussi di lavoro, l’automazione dei documenti offre un approccio strutturato per gestire tutto, da un documento di base a output altamente personalizzati. Le organizzazioni che vogliono abbreviare i cicli di vendita, migliorare il ROI e gestire e fornire documentazione accurata trarranno vantaggio dall’esplorare soluzioni nell’add-on directory per trovare un partner Dynamics, assicurandosi di trovare un partner Dynamics che riceva un preventivo immediato o una valutazione Dynamics istantanea su misura per le loro esigenze.

Semplificare i documenti aziendali con modelli e strategie di template

Uno dei modi più efficaci per semplificare la creazione di documenti aziendali è l’uso di modelli di documento. In Microsoft Dynamics 365, i modelli rendono rapido e semplice produrre file accurati e conformi senza partire da zero. Questi asset riutilizzabili aiutano a mantenere la coerenza, in particolare per elementi come contratti, preventivi e report, riflettendo al contempo l’identità del marchio dell’azienda.

L’uso dei modelli riduce il lavoro manuale e accorcia le fasi del ciclo di creazione dei documenti. All’interno di Dynamics 365 è possibile creare e gestire modelli direttamente collegati alle sorgenti di dati CRM o ERP. Questo è particolarmente utile quando gli utenti aziendali vogliono popolare automaticamente accordi o proposte con informazioni specifiche del cliente. I modelli in Microsoft Word possono essere collegati ai campi di Dataverse per garantire aggiornamenti dinamici su tutti i documenti rilevanti.

Le best practice per la progettazione dei modelli includono mantenere il layout pulito, integrare il logo e i font dell’azienda per la continuità del brand e definire i segnaposto dei dati per garantirne l’accuratezza. È inoltre consigliabile applicare il controllo delle versioni per evitare l’uso di modelli obsoleti. Incorporando la logica aziendale direttamente nei modelli, è possibile automatizzare l’elaborazione dei documenti assicurando che siano distribuiti solo formati approvati.

L’integrazione con Microsoft Office consente agli utenti di creare modelli brandizzati in Microsoft Word e poi caricarli in Dynamics 365 affinché gli utenti aziendali possano generare output personalizzati senza competenze di programmazione. L’integrazione dei modelli con SharePoint semplifica l’archiviazione e il recupero dei file, fornendo una struttura di cartelle centrale per la collaborazione. Quando combinati con automazione dei flussi di lavoro e capacità di IA, i modelli fungono da pietra angolare del processo di generazione dei documenti, supportando l’efficienza operativa in settori come logistica, finanza e sanità.

Come dimostrano le aziende che sfruttano soluzioni di corrispondenza guidate dall’IA, abbinare modelli documentali coerenti a strumenti di automazione intelligenti consente ai team di mantenere la qualità ottenendo significativi risparmi di tempo.

Automatizza i tuoi flussi con Power Automate e Power Apps

Power Automate e Power Apps offrono agli utenti di Dynamics 365 numerose modalità per automatizzare i flussi documentali. Automatizzare i flussi con i connettori di Power Automate rende semplice attivare un processo di generazione documenti basato su eventi specifici in Dynamics 365, come la chiusura di un’opportunità o la registrazione di una richiesta di assistenza. Questa flessibilità consente agli utenti di automatizzare la creazione e la distribuzione dei documenti senza interventi manuali.

Ad esempio, un flusso di generazione documenti automatizzato può creare una fattura ogni volta che lo stato di un ordine cambia nell’ERP, inviarla via e-mail al cliente e archiviare una copia in SharePoint. I processi documentali possono includere più passaggi, come l’invio per firma elettronica o l’instradamento per attività di revisione e approvazione. Con Power Automate è anche possibile impostare notifiche in Microsoft Teams per avvisare i membri del personale interessati.

Power Apps amplia le possibilità permettendo agli utenti aziendali di creare semplici app mobili o web per raccogliere dati, attivare la generazione dei documenti e gestire le approvazioni. Queste app possono integrarsi con Microsoft Dataverse, garantendo l’accuratezza dei dati utilizzati per i documenti. Gli strumenti di generazione documenti basati su Power Platform consentono agli utenti di connettere entità personalizzate e automatizzare l’elaborazione dei documenti senza richiedere competenze di programmazione estese.

L’automazione dei flussi tramite questi strumenti beneficia anche delle opzioni di integrazione con i sistemi di gestione degli output, consentendo la consegna sicura dei documenti attraverso vari canali. Collegando i flussi di Power Automate ai componenti di AI Builder, le aziende possono arricchire l’automazione con intelligenza per classificare i documenti o estrarre automaticamente i dati chiave. Questa capacità supporta gli utenti aziendali nella creazione di flussi che migliorano l’elaborazione delle firme elettroniche e garantiscono la conformità normativa.

Le organizzazioni che adottano questi approcci spesso li combinano con l’automazione intelligente delle e-mail, come gli agenti di comunicazione di virtualworkforce.ai, per collegare i flussi documentali alle comunicazioni con i clienti in un’unica esperienza senza soluzione di continuità.

SharePoint e gestione dei documenti in Business Central: integrazione potente

L’integrazione di Dynamics 365 con SharePoint offre capacità robuste per la gestione dei documenti, inclusa l’archiviazione, l’organizzazione e la condivisione dei file in modo strutturato. La combinazione di SharePoint e Microsoft Dynamics fornisce una gestione efficiente dei documenti, consentendo ai team di collaborare sui documenti di Office e tracciare le modifiche tramite il controllo delle versioni.

La gestione dei documenti nelle librerie di Business Central fornisce agli utenti ERP e CRM di Dynamics una posizione centralizzata per archiviare i file importanti. Le librerie di documenti in SharePoint consentono agli utenti di associare i file direttamente ai record in Dynamics 365, assicurando che tutti gli allegati rilevanti siano accessibili nel contesto. Questa integrazione supporta il flusso documentale in tutta l’organizzazione, semplificando collaborazione e conformità.

I casi d’uso per tale integrazione includono la gestione dei contratti, l’archiviazione delle proposte ai clienti e la conservazione della documentazione di conformità. Il controllo delle versioni in SharePoint garantisce che tutti gli aggiornamenti siano registrati, mentre le impostazioni dei permessi mantengono la sicurezza dei dati. Questo è particolarmente vantaggioso per progetti interfunzionali, poiché i team possono rivedere e approvare i documenti senza affidarsi a thread di e-mail sparsi o a posizioni di archiviazione incoerenti.

SharePoint e gli strumenti Microsoft supportano anche l’organizzazione basata su cartelle, consentendo una navigazione intuitiva dei file archiviati. Le funzionalità di ricerca avanzata e i metadati rendono semplice trovare i documenti tramite parole chiave o categorie. Quando abbinato all’automazione dei flussi di lavoro, come i flussi di Power Automate, le librerie di SharePoint possono attivare processi a valle, inclusi flussi automatizzati per output CPQ o approvazioni di fatture. Le aziende possono anche sfruttare l’integrazione per gestire e distribuire i documenti generati dalle app Dynamics 365 con rapidità e precisione.

Per le operazioni orientate alla logistica, l’abbinamento dell’integrazione documentale con la comunicazione con gli spedizionieri assistita dall’IA garantisce che dati e documenti rimangano allineati sia nei sistemi di comunicazione sia in quelli di archiviazione.

Sfruttare AI Builder per potenti automazioni e gestione dei documenti

AI Builder è una capacità di IA nella Power Platform che rende possibile automatizzare molti aspetti della generazione e della gestione dei documenti senza sviluppare codice complesso. Consente alle aziende di automatizzare la classificazione, l’instradamento e l’etichettatura dei metadati dei documenti, aggiungendo intelligenza ai flussi di lavoro esistenti.

Il modello di elaborazione dei moduli di AI Builder può estrarre i dati rilevanti da fatture o ordini di acquisto e popolare i campi corrispondenti in Dynamics 365. Questo riduce gli errori e accorcia i tempi di elaborazione. Ad esempio, le aziende possono configurare flussi per generare automaticamente una fattura cliente estraendo i dati dai record di Dynamics 365, inviando il file per la firma elettronica e archiviandolo nella cartella SharePoint corretta.

Questa integrazione tra servizi potenziati dall’IA e lo strumento di generazione documenti semplifica il processo di gestione dei documenti per gli utenti aziendali. I flussi di lavoro automatizzati guidati dall’IA possono contribuire a estrarre informazioni da allegati strutturati e non strutturati, migliorare le decisioni di instradamento e mantenere gli standard di conformità. Ciò rende AI Builder uno strumento critico di automazione quando si cerca di gestire e distribuire documenti in modo efficiente.

Esempi concreti includono preventivi potenziati dall’IA che estraggono dettagli di prodotto e prezzi da Business Central, generano un documento nativo allineato alle linee guida del brand e lo inviano direttamente al cliente per la revisione e l’approvazione. AI Builder supporta anche scenari avanzati come la creazione di documenti in più lingue, attingendo ai dati da Dynamics 365 e Microsoft Dataverse. Quando combinato con Experlogix Document Automation Smart Flows, l’IA migliora ogni fase dei processi documentali, dall’acquisizione alla consegna, spesso senza richiedere competenze di programmazione.

Le organizzazioni che cercano un’automazione documentale potente integrata con comunicazioni intelligenti dovrebbero esplorare strategie di scalabilità basate sull’IA che collegano sia i flussi documentali che la corrispondenza operativa in un unico sistema snello.

Misurare il ROI e snellire i processi per gli utenti aziendali in Microsoft

Misurare il ROI delle iniziative di automazione documentale all’interno di Dynamics 365 richiede l’identificazione delle metriche chiave di performance. Le metriche comuni includono il tempo risparmiato per processo documentale, la riduzione degli errori manuali e cicli di approvazione più rapidi. Le previsioni per il 2025 rilevano che le organizzazioni che utilizzano una gestione avanzata dei documenti registrano non solo guadagni di efficienza ma anche un miglioramento delle performance di conformità secondo fonti del settore.

Facilita l’adozione per gli utenti aziendali concentrandoti su formazione, politiche di governance chiare e permessi basati sui ruoli. Questo garantisce che gli strumenti di automazione siano utilizzati in modo efficace e sicuro. Ad esempio, definire chi può creare, modificare e distribuire i modelli di documento aiuta a mantenere la coerenza del brand e della conformità. L’implementazione di cicli di feedback per il miglioramento continuo mantiene l’automazione allineata agli obiettivi aziendali.

Il miglioramento continuo potrebbe comportare il monitoraggio delle prestazioni dei sistemi di gestione degli output nella distribuzione dei documenti o di quanto rapidamente i flussi automatizzati possano accorciare i cicli di vendita. I grandi sforzi di integrazione dovrebbero basarsi sulle best practice Microsoft per garantire stabilità e scalabilità. Piattaforme di collaborazione interne come SharePoint e Microsoft Teams possono anche migliorare le informazioni basate sui dati sull’uso dei documenti e sulle prestazioni dei flussi di lavoro.

Dalla selezione del software da parte del settore fino al processo di scelta guidato dagli esperti, una pianificazione accurata è fondamentale. Ottieni indicazioni dall’add-on directory per trovare un partner Dynamics o ottenere una raccomandazione istantanea per abbinare le soluzioni giuste alle esigenze della tua organizzazione. Le applicazioni aziendali possono essere estese con sistemi CPQ, dashboard analitici e miglioramenti IA per aumentare ulteriormente il ROI.

Per le aziende che già beneficiano dell’automazione delle comunicazioni con soluzioni virtualworkforce.ai ottimizzate per il ROI, l’integrazione dei flussi documentali assicura un approccio completo per migliorare sia i processi di back-office sia le interazioni con i clienti.

Domande frequenti

Cos’è l’automazione dei documenti in Microsoft Dynamics 365?

È il processo di automazione della creazione, consegna e gestione dei documenti all’interno di Microsoft Dynamics 365 utilizzando strumenti integrati o integrazioni di terze parti. Questo aiuta a ridurre il lavoro manuale e aumentare l’accuratezza.

Come funzionano i modelli di documento in Dynamics 365?

I modelli di documento sono file preformattati collegati ai campi dei dati di Dynamics. Popolano il contenuto automaticamente in base ai record CRM o ERP, risparmiando tempo e mantenendo la coerenza.

Power Automate può attivare la generazione di documenti?

Sì, Power Automate può attivare la creazione di documenti in base a eventi specifici in Dynamics 365. Ad esempio, una fattura può essere generata quando lo stato di un ordine cambia.

Perché integrare SharePoint con Dynamics 365 per i documenti?

L’integrazione con SharePoint consente un’archiviazione strutturata, controllo delle versioni e modifica collaborativa dei documenti collegati ai record di Dynamics 365. Questo rende la gestione dei documenti più semplice e sicura.

Quali tipi di documenti possono essere automatizzati?

Esempi comuni includono fatture, preventivi, contratti, report e documenti di conformità. L’automazione elimina le attività ripetitive per ogni tipo di documento.

AI Builder è utile per l’automazione dei documenti?

Sì, AI Builder può classificare i documenti, estrarre i dati dalle fatture e popolare automaticamente i record in Dynamics 365. Aggiunge intelligenza ai flussi documentali.

Quali sono i vantaggi del controllo delle versioni?

Il controllo delle versioni assicura che venga sempre usato il documento approvato più recente. Tiene traccia delle modifiche, essenziale per conformità e collaborazione.

Come si può misurare il ROI per l’automazione dei documenti?

Il ROI può essere misurato attraverso il tempo risparmiato, la riduzione degli errori, approvazioni più rapide e l’aumento della produttività. Monitorare queste metriche rivelerà i guadagni complessivi di efficienza.

Serve competenze di programmazione per automatizzare i documenti in Dynamics 365?

No, molte soluzioni come Experlogix o Power Automate non richiedono codice. Gli utenti aziendali possono automatizzare i processi tramite configurazioni semplici.

L’automazione dei documenti può aiutare a snellire i cicli di vendita?

Sì, automatizzando contratti, preventivi e approvazioni, i team di vendita possono ridurre i tempi di risposta. Questo accelera la conclusione degli accordi e migliora la soddisfazione del cliente.