Elaborazione degli ordini di acquisto: passaggi chiave spiegati

Nozioni di base sull’acquisto, sull’approvvigionamento e sul ruolo dell’acquirente

Le nozioni di base sull’acquisto riguardano l’acquisizione dei beni o servizi giusti al momento giusto, al prezzo e alla qualità adeguati. L’accuratezza è fondamentale perché ogni errore può causare ritardi, sforamenti dei costi o controversie con un fornitore. Le inesattezze in un ordine d’acquisto possono provocare problemi come scorte indesiderate o scadenze mancate. Per questo le nozioni di base sull’acquisto costituiscono il fondamento di un processo di acquisto efficace. Forniscono inoltre dati essenziali per tracciare gli ordini d’acquisto all’interno dell’azienda.

Il procurement va oltre il semplice acquisto. È una funzione strategica all’interno del processo di approvvigionamento che gestisce le attività di sourcing, le relazioni con i fornitori e le negoziazioni contrattuali. Un processo di procurement ben gestito può contribuire a semplificare le catene di fornitura, migliorare la conformità e aumentare l’efficienza complessiva. Secondo ricerca del settore, l’automazione nel procurement può ridurre i cicli di elaborazione fino al 70%, evidenziandone il valore.

Il ruolo dell’acquirente è critico. Un acquirente è responsabile dell’identificazione dei requisiti di acquisto, del coinvolgimento con il team di procurement e dell’assicurarsi che l’ordine d’acquisto sia creato correttamente. Collabora strettamente con il team finanziario per gestire l’allocazione del budget e con i fornitori per coordinare le date di consegna. Gli acquirenti avviano la richiesta d’ordine, supervisionano il processo di approvazione e tengono traccia della transazione fino al completamento. In molte industrie orientate alle operazioni, strumenti basati sull’IA come automazione email integrata con ERP possono assistere gli acquirenti riducendo gli oneri amministrativi legati all’emissione di un ordine d’acquisto o alla conferma dei dettagli del fornitore.

Un acquirente deve assicurarsi che tutte le approvazioni necessarie siano ottenute prima dell’invio dell’ordine d’acquisto. Questa responsabilità include mantenere la visibilità sui dettagli dell’ordine, allinearsi ai termini e condizioni e prevenire spese non conformi. In sostanza, gli acquirenti operano come il collegamento tra le esigenze operative e la funzione strategica del procurement, garantendo che ogni transazione d’acquisto sia allineata agli obiettivi aziendali.

Tipi di acquisto, richiesta d’acquisto e come le aziende usano gli ordini d’acquisto

Esistono diversi tipi di acquisto, ciascuno con implicazioni uniche per la gestione del rischio e il coinvolgimento dei fornitori. Gli acquisti diretti riguardano materiali o beni direttamente collegati ai prodotti che un’organizzazione vende, come le materie prime. Gli acquisti indiretti coprono beni o servizi che supportano le operazioni, come forniture per ufficio. Questi ultimi spesso hanno un profilo di rischio più basso ma possono comunque incidere sul budget se gestiti male.

La creazione di una richiesta d’acquisto è il primo passo formale prima dell’emissione di un ordine d’acquisto. Per completare una richiesta d’acquisto, i dipendenti documentano la richiesta di acquisto, specificano dettagli dell’ordine come quantità e data di consegna e la inviano per l’approvazione. Questo processo garantisce trasparenza e permette al team di procurement di valutare la necessità, la conformità e i potenziali fornitori. Una volta approvata, il passo successivo è creare un ordine d’acquisto e farlo avanzare nel processo di approvazione dell’ordine d’acquisto.

Le aziende utilizzano gli ordini d’acquisto per far rispettare il controllo della spesa e la conformità. Un ordine d’acquisto è un documento legalmente vincolante una volta accettato dal fornitore, proteggendo entrambe le parti. Esso indica prezzi concordati, quantità e termini, riducendo gli errori e supportando una corretta elaborazione dei pagamenti. La ricerca mostra che pratiche standardizzate sugli ordini d’acquisto possono ridurre i tassi di errore dal 30% a meno del 5% (fonte). Nelle operazioni globali, gli ordini d’acquisto digitali hanno ulteriormente aiutato a snellire i processi di approvazione e a migliorare l’accuratezza nel monitoraggio degli ordini d’acquisto.

Questi controlli fanno parte di un più ampio processo procure-to-pay, in cui il processo di creazione dell’ordine d’acquisto supporta sia le esigenze operative sia il controllo strategico. Ciò assicura che ogni fase del processo sia verificabile e rispetti gli standard di conformità interni, salvaguardando il flusso di cassa e sostenendo le relazioni con i fornitori.

Ordine d’acquisto, processo di acquisto, fasi dell’ordine e gestione degli ordini d’acquisto

Un documento standard di ordine d’acquisto include le informazioni sull’acquirente e sul fornitore, i dettagli dell’ordine, le quantità, i prezzi, la data di consegna e i termini e condizioni. Dati accurati garantiscono che l’evasione dell’ordine sia fluida. All’interno del processo di acquisto, l’ordine d’acquisto viene creato solo dopo che la richiesta d’acquisto ha ottenuto le necessarie approvazioni.

Il processo di acquisto si sposta dalla richiesta iniziale all’emissione di un ordine d’acquisto, seguito dalla conferma del fornitore e dalla ricezione dei beni. Le fasi dell’ordine d’acquisto possono includere l’identificazione dei requisiti, la valutazione dei fornitori, la creazione dell’ordine e le approvazioni. Esempi reali includono impianti di produzione che si coordinano su un ordine d’acquisto pianificato con consegne just-in-time per le linee di produzione, o un accordo di acquisto a forfait per esigenze ricorrenti.

La gestione degli ordini d’acquisto richiede di mantenere la visibilità e tracciare efficacemente gli ordini d’acquisto. Ciò include l’elaborazione del pagamento dopo aver confermato che il prodotto o il servizio consegnato corrisponde al PO. Il processo noto come matching a tre vie — confrontando l’ordine d’acquisto, la bolla di ricevimento merci e la fattura del fornitore — previene le controversie. Aziende come virtualworkforce.ai offrono soluzioni per aiutare a snellire il processo automatizzando la corrispondenza tra acquirenti, team di procurement e fornitori, riducendo i ritardi causati dallo scambio di email.

Le migliori pratiche per la gestione degli ordini d’acquisto prevedono l’utilizzo di un sistema di gestione degli ordini d’acquisto per registrare le modifiche, monitorare le tempistiche e garantire la conformità. Un sistema ben gestito supporta gli obiettivi di gestione degli acquisti e rafforza le relazioni con i fornitori. La ricerca di GEP evidenzia come l’automazione possa migliorare notevolmente tali flussi di lavoro.

PO, processo PO, elaborazione manuale dei PO, gestione del flusso di elaborazione

L’abbreviazione PO si riferisce a un ordine d’acquisto, e il processo PO copre l’avvio, l’approvazione e il tracciamento di quel documento. L’elaborazione manuale dei PO in sistemi cartacei spesso comporta alti tassi di errore—alcuni fino al 30%—e compiti di elaborazione degli acquisti lenti (fonte). Ciò aumenta l’onere amministrativo e i rischi per le relazioni con i fornitori.

In un processo PO basato su carta, le fasi principali includono la redazione del PO, l’instradamento per le approvazioni necessarie, l’invio fisico al fornitore e la conferma manuale delle risposte. L’elaborazione manuale di un ordine d’acquisto coinvolge più reparti e spesso genera colli di bottiglia. Ad esempio, se il team finanziario è in ritardo nella convalida del budget, l’intero processo PO può bloccarsi.

Il flusso di lavoro di elaborazione scorre tra il team di procurement, i richiedenti interni, la finanza e i fornitori. Identificare questi passaggi è fondamentale nella gestione dei PO. Un tipico flusso di elaborazione inizia con una richiesta d’ordine, passa alla creazione dell’ordine, attraversa le approvazioni dell’ordine d’acquisto e si conclude con l’evasione dell’ordine e l’elaborazione del pagamento. In alcuni contesti, l’automazione delle email abilitata dall’IA può aiutare a semplificare la comunicazione, come dimostrano soluzioni come questa soluzione.

Individuare i colli di bottiglia in tutto il processo PO richiede revisioni regolari e metriche chiare. La gestione dei PO beneficia della visibilità in ogni fase in modo che i problemi—che siano approvazioni in ritardo o conferme mancanti del fornitore—vengano risolti rapidamente. Un’efficace gestione di PO, flusso di elaborazione e coordinamento con i fornitori riduce la probabilità di costosi ritardi.

Processo dell’ordine d’acquisto, flusso del processo e fasi del processo dell’ordine d’acquisto

Il processo dell’ordine d’acquisto è cruciale per garantire che ogni transazione di acquisto segua la politica aziendale, mantenga la conformità e supporti l’efficienza operativa. Una panoramica end-to-end di questo processo mostra come il processo dell’ordine d’acquisto consista nell’identificazione dei requisiti, nella selezione del fornitore, nell’approvazione, nell’invio e nella riconciliazione.

Il flusso del processo dell’ordine d’acquisto permette alle organizzazioni di visualizzare come un ordine d’acquisto viene creato, approvato, inviato e completato. Le fasi del processo dell’ordine d’acquisto iniziano con la richiesta d’acquisto, passano alla selezione del fornitore, quindi alla creazione dell’ordine, al processo di approvazione e infine all’invio e alla conferma. Secondo le guide alle migliori pratiche, una documentazione accurata in ogni fase riduce le controversie e supporta pagamenti più rapidi.

Gli errori comuni nel processo di acquisto includono dettagli dell’ordine inaccurati, date di consegna mancate, approvazioni tardive degli ordini d’acquisto e mancanza di visibilità nelle fasi del processo. Per risolvere questi problemi, le aziende dovrebbero applicare best practice come la standardizzazione dei moduli, l’uso di un formato di ordine d’acquisto standardizzato e l’assicurarsi che i canali di comunicazione siano efficienti. Le soluzioni focalizzate sull’automazione delle attività d’acquisto e sul tracciamento degli ordini d’acquisto possono migliorare il processo di procurement in modo più efficiente, mitigando i rischi di ritardi o discrepanze.

Anche le organizzazioni traggono vantaggio dall’applicazione del processo dell’ordine d’acquisto, inclusi solidi rapporti con i fornitori e migliore prontezza per le verifiche. Questi vantaggi rafforzano il motivo per cui il processo di acquisto deve essere monitorato come parte del processo di gestione per mantenere l’efficienza.

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Esiste una forte giustificazione per l’automazione nella gestione degli ordini d’acquisto. Automatizzare il processo degli ordini d’acquisto può ridurre drasticamente i tempi dei cicli. Ad esempio, studi mostrano una riduzione dei tempi di lavorazione fino al 70% con un approccio automatizzato agli ordini d’acquisto (fonte). I benefici dell’automazione includono la riduzione degli errori manuali, una migliore visibilità e una comunicazione più fluida con i fornitori.

Gli ordini d’acquisto digitali sono molto superiori alle forme cartacee in termini di tracciamento, conformità e velocità. L’uso di software di procurement integrato con un sistema di gestione degli ordini d’acquisto consente ai team di procurement di automatizzare attività chiave, come la creazione degli ordini d’acquisto, l’invio dei PO e l’esecuzione del matching a tre vie automatico. Un solido sistema di gestione aiuta anche a ottimizzare il processo dell’ordine d’acquisto per risparmi sui costi e maggiore conformità. I benefici si estendono a finanza, procurement e stakeholder dei fornitori lungo l’intero processo procure-to-pay.

Per snellire le approvazioni e semplificare il processo, le organizzazioni dovrebbero sfruttare best practice come accessi basati sui ruoli, moduli standardizzati e catene di approvazione chiare. Ad esempio, l’uso di automazione dei flussi di lavoro potenziata dall’IA riduce i giri di approvazione via email. Le tecniche per ottimizzare il processo dell’ordine d’acquisto includono l’automazione delle notifiche di invio degli ordini, il monitoraggio in tempo reale degli ordini d’acquisto e l’inclusione dei termini e condizioni in ogni PO.

Automatizzando le attività d’acquisto e applicando una gestione efficace del processo dell’ordine d’acquisto, le aziende migliorano il flusso di cassa, rendono più fluida l’evasione degli ordini e aumentano la conformità ai requisiti interni ed esterni. Il risultato di una buona automazione nella gestione degli ordini d’acquisto è un processo più efficace che supporta l’eccellenza operativa e mantiene solide relazioni con i fornitori.

Domande frequenti

Cos’è un ordine d’acquisto?

Un ordine d’acquisto è un documento legalmente vincolante creato da un acquirente e inviato a un fornitore per confermare una transazione di acquisto. Dettaglia i beni o servizi richiesti, il prezzo concordato e la data di consegna.

Perché è importante il processo dell’ordine d’acquisto?

Il processo dell’ordine d’acquisto è cruciale per controllare la spesa, garantire la conformità e mantenere la trasparenza durante l’intero processo di acquisto. Aiuta a ridurre errori e controversie con i fornitori.

Quali sono i principali tipi di acquisto?

I principali tipi di acquisto sono gli acquisti diretti, che riguardano gli input di produzione, e gli acquisti indiretti, che supportano le operazioni dell’organizzazione. Entrambi richiedono supervisione per gestire rischio e costi.

Cos’è una richiesta d’acquisto?

Una richiesta d’acquisto è un documento interno usato per richiedere l’acquisto di beni o servizi. Include specifiche come quantità, data di consegna e giustificazione, e richiede l’approvazione prima che venga emesso un ordine d’acquisto.

Come usano le aziende gli ordini d’acquisto?

Le aziende utilizzano gli ordini d’acquisto per formalizzare gli accordi con i fornitori, far rispettare la conformità e controllare il budget. L’ordine d’acquisto funge anche da riferimento per tracciare gli ordini d’acquisto e processare il pagamento.

Quali sono gli svantaggi dell’elaborazione manuale dei PO?

L’elaborazione manuale dei PO spesso comporta alti tassi di errore, tempi di ciclo più lunghi e minore visibilità. Può causare colli di bottiglia nel processo di procurement e portare a controversie con i fornitori.

In che modo l’automazione può migliorare la gestione degli ordini d’acquisto?

L’automazione riduce gli errori manuali, accelera le approvazioni e aumenta la visibilità dell’intero processo dell’ordine d’acquisto. Supporta inoltre una migliore conformità e migliora la collaborazione con i fornitori.

Quali sono le migliori pratiche per gestire gli ordini d’acquisto?

Le migliori pratiche includono l’uso di un sistema di gestione degli ordini d’acquisto, la standardizzazione della documentazione, il mantenimento di flussi di approvazione chiari e il monitoraggio delle metriche di performance dei fornitori.

Cos’è il matching a tre vie?

Il matching a tre vie è il processo di confronto tra l’ordine d’acquisto, la bolla di ricevimento merci e la fattura del fornitore per garantire l’accuratezza prima di processare il pagamento. Aiuta a prevenire pagamenti eccessivi o frodi.

L’IA può aiutare nel processo dell’ordine d’acquisto?

Sì, l’IA può automatizzare attività ripetitive come l’inserimento dei dati, la corrispondenza via email e il tracciamento degli ordini. Ciò rende il processo di procurement più efficiente riducendo ritardi ed evitando errori.