SharePoint: IA per recuperare collegamenti da SharePoint Online

sharepoint online & microsoft 365 — perché usare l’IA per recuperare link

L’IA riduce il tempo che i team dedicano alla ricerca di file. Inoltre, l’IA può restituire link diretti al web (webUrl) oltre a brevi riepiloghi per un contesto rapido. Questo evita anche la copia ripetuta di un percorso file tra strumenti. Inoltre, quando la tua organizzazione utilizza SharePoint come archivio principale dei contenuti, la reperibilità è importante. La scala rende la ricerca manuale impraticabile. Una recente analisi di settore afferma che oltre l’80% delle imprese si affida a SharePoint come sistema principale di gestione dei contenuti, il che spiega perché l’adozione della ricerca con IA cresce rapidamente qui. Inoltre, Microsoft integra Copilot e altri strumenti per migliorare il modo in cui gli utenti trovano i documenti e i link rilevanti. Ad esempio, Copilot può suggerire documenti e fornire link che l’utente connesso può aprire; la piattaforma applica la sicurezza in modo che i risultati rispettino il permesso di ogni persona di visualizzare un file da Microsoft. Anche virtualworkforce.ai crea agenti IA no-code che ancorano le risposte in SharePoint e altri sistemi. Inoltre, questo approccio riduce il tempo di gestione delle email ed elimina il copia-incolla manuale tra unità condivise. Pertanto, i team rispondono più velocemente e con meno errori. Inoltre, l’IA aumenta la probabilità che la persona giusta veda il contenuto del sito SharePoint giusto al momento giusto. Inoltre, l’IA aiuta quando i file risiedono in molte librerie, cartelle e formati di documento diversi. Ad esempio, un’azienda può porre una query in linguaggio naturale e ottenere una breve lista di documenti rilevanti archiviati in SharePoint con link webUrl e piccoli riepiloghi. Infine, questo migliora i flussi operativi nella Power Platform e negli agenti email. Inoltre, se vuoi un pilot pratico, controlla virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/ per un esempio di integrazione della verità di SharePoint nella redazione di email e nelle risposte ai casi. Complessivamente, la combinazione di microsoft 365, SharePoint e IA converte contenuti di sito frammentati in link utilizzabili e risposte azionabili per i team.

requisiti preliminari — autorizzazioni, licenze e account

Per prima cosa, hai bisogno degli account e degli accessi corretti. Inoltre, è necessario un utente in un tenant microsoft 365 per la maggior parte degli scenari interattivi. Spesso registrerai un’app Azure AD o utilizzerai l’autenticazione delegata per chiamate API automatizzate. Inoltre, l’uso di Copilot richiede una licenza microsoft 365 copilot per gli utenti finali che desiderano i suggerimenti integrati sui documenti. Anche una sottoscrizione Azure diventa necessaria quando esegui servizi Azure o usi azure ai search per l’indicizzazione. Pertanto, pianifica l’allocazione delle licenze in anticipo per evitare sorprese. Inoltre, se prevedi di usare Graph API per leggere elementi di drive e elenchi di dati, richiederai scope come Sites.Read.All o Sites.ReadWrite.All in fase di test. Poi, segui pattern di minimo privilegio per le decisioni su permessi e autorizzazioni. Inoltre, decidi se indicizzare i contenuti con un’identità di app o fare affidamento sull’utente connesso. Includi anche i flussi di autenticazione nel tuo design e testa sia gli scenari delegati che quelli applicativi. Inoltre, mappa chi darà il consenso durante i flussi di amministrazione del tenant. Ricorda inoltre che alcune funzionalità aziendali richiedono a un admin di approvare i permessi per l’accesso a livello di sito. Inoltre, crea un sito SharePoint di test o una libreria di documenti di esempio per convalidare i flussi prima di scalare. Pianifica anche account di backup e un’identità gestita se distribuisci una pipeline di produzione. Infine, programma aggiornamenti di sicurezza e una routine per rivedere i pattern di accesso ai permessi. Inoltre, se il tuo team necessita di supporto tecnico per la configurazione, includilo nelle tempistiche. Per saperne di più sull’automazione delle risposte email che citano contenuti SharePoint, vedi virtualworkforce.ai/logistics-email-drafting-ai/ che mostra come gli agenti ancorano le risposte nei dati aziendali.

indexer e indicizzazione: configura Azure Cognitive Search per SharePoint

Inizia usando il connettore / indexer di SharePoint in Azure Cognitive Search per eseguire la scansione delle librerie ed estrarre contenuti e metadati. Inoltre, il connettore può accedere a molti tipi di documento, tra cui docx e pdf, e produrre un indice ricercabile. Successivamente, scegli i siti specifici e le sorgenti delle librerie di documenti che vuoi includere. Inoltre, mappa i campi di SharePoint ai campi dell’indice in modo che l’IA possa usare titoli, tag e metadati personalizzati. Imposta anche pianificazioni per l’indicizzazione incrementale per mantenere l’indice aggiornato senza rieseguire la scansione di tutto. Inoltre, applica filtri per tipo di file per limitare l’ambito e ridurre i costi di archiviazione. Considera anche di escludere archivi di grandi dimensioni o una lunga lista di tipi di file SharePoint di cui non hai bisogno. Poi, monitora le esecuzioni dell’indexer e rivedi i fallimenti. Alcune funzionalità del connettore potrebbero essere in anteprima; testale in ambienti non di produzione. Inoltre, fai attenzione alla codifica predefinita dei campi o a JSON nidificati nel contenuto che potrebbero richiedere un’elaborazione aggiuntiva per normalizzare i metadati prima del consumo da parte dell’IA. Monitora inoltre metriche per dimensione dell’indice, latenza e numero di documenti elaborati. Le esigenze di elaborazione dei documenti variano in base al tipo di file e a quanto ricchi sono i metadati. Se usi pattern RAG, assicurati che il tuo passaggio di retrieval identifichi e alleghi il webUrl per il contesto. Combina inoltre i risultati di Azure Cognitive Search con chiamate microsoft Graph quando hai bisogno del webUrl live o di controlli sui permessi. virtualworkforce.ai spesso raccomanda un piccolo indice pilota per convalidare l’accuratezza del retrieval prima di scalare a molti siti SharePoint. Infine, utilizza monitoraggio e avvisi in modo che gli amministratori possano reagire quando l’indexer segnala errori persistenti. Per dettagli tecnici sui connettori, consulta la documentazione del connettore Airbyte per SharePoint qui e la guida ServiceNow per l’indicizzazione di contenuti esterni qui.

recupero di documenti e liste di SharePoint (microsoft Graph APIs)

Usa gli endpoint Microsoft Graph driveItem per leggere i metadati inclusi webUrl e percorso file per un documento SharePoint. Inoltre, una tipica GET a /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} restituisce campi core che puoi usare nei prompt dell’IA. Successivamente, le liste si comportano in modo diverso. Una lista SharePoint memorizza spesso campi che includono link come valori di colonna piuttosto che drive item. Interroga inoltre gli elementi di lista tramite le Lists API per ottenere i campi di un elemento di lista e gli eventuali URL collegati. Recupera anche i permessi a livello di elemento tramite /permissions quando devi convalidare il permesso di un utente su uno specifico elemento. Assicurati inoltre di avere metadati coerenti come titoli, tag e campi personalizzati in modo che la rilevanza dell’IA migliori. Normalizza i campi comuni tra le librerie in modo che le chiamate di ricerca sui documenti restituiscano dati comparabili. Fai attenzione ai tipi di file come pdf e docx che richiedono parsing diverso o OCR in alcuni casi. Quando una lista di risultati SharePoint viene restituita, allega il webUrl in modo che l’utente possa aprire l’originale. Inoltre, se devi estrarre contenuto da una cartella privata, verifica che il tuo modello di autenticazione supporti quello scope. Usa l’autenticazione delegata quando intendi rispettare l’autorizzazione dell’utente connesso; usa l’autenticazione applicativa solo dopo aver confermato la policy aziendale. Pianifica controlli di accesso a livello di documento in qualsiasi pipeline che restituisca link agli utenti. Ricorda inoltre che i documenti archiviati in SharePoint possono essere protetti da policy di accesso condizionale o richiedere passaggi aggiuntivi quando è coinvolta la condivisione esterna. Infine, per la guida Microsoft su come configurare le sorgenti di conoscenza e i suggerimenti sicuri, vedi Microsoft Learn qui.

automazione: Copilot, Power Automate e recupero sicuro dei contenuti

Gli agenti Copilot e i flussi Power Automate permettono di automatizzare il recupero e il riepilogo dei link di SharePoint. Inoltre, Copilot Studio consente di configurare sorgenti di conoscenza per limitare le ricerche a uno specifico sito o libreria SharePoint in modo che i risultati restino mirati. Power Automate può attivare l’indicizzazione, chiamare endpoint Graph API per recuperare i campi webUrl e poi passare i risultati a un’IA per riassumerli o arricchirli. Quando automatizzi, applica l’autorizzazione a livello di documento e registra ogni recupero per l’audit. Implementa inoltre accesso condizionale e Entrust con identità Entra per service principal e flussi con identità gestite. Dovresti instradare le uscite sensibili attraverso controlli che oscurano i segreti. Imposta anche percorsi di escalation nella tua automazione in modo che i record eccezionali vadano a un amministratore o a un revisore umano. Mantieni una politica di conservazione breve per i risultati intermedi. Combina poi i suggerimenti di Copilot con funzionalità aziendali come il controllo degli accessi basato sui ruoli per garantire che gli utenti vedano solo ciò che possono aprire. Implementa aggiornamenti di sicurezza e revisioni regolari dei connettori e dei service principal. Testa i flussi che recuperano un file SharePoint e poi verifica il permesso di accesso prima di restituire un url. Inoltre, virtualworkforce.ai crea agenti no-code che automatizzano le risposte email e ancorano le risposte nei contenuti SharePoint, il che può ridurre i tempi di gestione per i team operativi. Questi agenti possono creare una pipeline personalizzata per estrarre, riassumere e allegare link nelle bozze di risposta. Infine, se devi automatizzare grandi lotti, progetta una pipeline resiliente e includi logica di retry quando l’indexer o le chiamate Graph API falliscono.

risorse aggiuntive — esempi, gestione dei tipi di file, metadati e prossimi passi

Per prima cosa, includi elementi pratici nel tuo piano di progetto. Pubblica inoltre chiamate Graph di esempio che recuperano webUrl e permessi. Aggiungi anche una ricetta di indexer di Azure Cognitive Search per i tipi di file comuni. Elenca poi le regole di gestione dei tipi di file per docx, pdf e immagini che richiedono OCR. Normalizza i campi metadati tra le librerie di documenti e applica regole di tagging per rendere i risultati dell’IA coerenti. Mappa un piccolo insieme di sorgenti di siti SharePoint per un pilota prima di scalare a molti siti. Includi anche una checklist per i prerequisiti in modo da poter confermare autenticazione e consenso amministrativo fin dall’inizio. Raccogli un breve elenco di amministratori e proprietari di sito che possono correggere rapidamente le lacune dei metadati. Misura inoltre l’accuratezza del recupero e monitora la frequenza con cui gli utenti cliccano l’url restituito rispetto a quante volte aprono il documento SharePoint sottostante. Considera i pattern RAG quando aggiungi la sintesi e scegli se memorizzare gli embedding in un indice vettoriale. Usa le risorse di virtualworkforce.ai per i team operativi per vedere esempi di ancoraggio delle risposte in SharePoint e sistemi ERP; vedi automated-logistics-correspondence per un caso d’uso nell’automazione logistica. Infine, consulta la documentazione del connettore Airbyte per SharePoint e la guida ServiceNow per contenuti esterni per risorse aggiuntive. Se vuoi aiuto, contatta il tuo amministratore cloud o il supporto tecnico fin da subito. Prossimi passi: esegui un pilota su un piccolo insieme di siti, misura la soddisfazione degli utenti, aggiusta metadati e filtri, poi scala l’indice e l’automazione.

Domande frequenti

Come trova l’IA i link all’interno di SharePoint?

L’IA trova i link indicizzando contenuti e metadati in SharePoint e poi restituendo il webUrl per gli elementi rilevanti. Inoltre, un indexer o una chiamata Graph API possono allegare l’URL live in modo che gli utenti possano aprire l’originale.

Gli strumenti IA rispettano i permessi di SharePoint?

Sì. Le integrazioni IA come Copilot e le soluzioni basate su Graph rispettano i modelli di permessi di SharePoint e restituiscono solo gli elementi che un utente è autorizzato a vedere. Progetta inoltre i tuoi flussi di autenticazione e autorizzazione per usare l’accesso delegato o applicativo in base alla policy.

Quali licenze servono per eseguire Copilot con SharePoint?

Serve una licenza microsoft 365 copilot per gli utenti che accedono alle funzionalità di Copilot, oltre a eventuali sottoscrizioni Azure rilevanti se usi servizi Azure. Controlla anche gli entitlement a livello di tenant prima di distribuire su larga scala.

Posso indicizzare sia documenti che liste?

Sì. Puoi indicizzare le librerie di documenti e il contenuto delle liste SharePoint; l’indice di ricerca riceve campi diversi da ciascuna sorgente. Inoltre, le liste spesso memorizzano link come valori di colonna mentre i drive item includono campi webUrl.

Quali tipi di file dovrei includere nell’indicizzazione?

Includi tipi comuni come docx e pdf quando hai bisogno di ricerca full-text, ed escludi binari di grandi dimensioni che aumentano i costi. Definisci anche un filtro per i tipi di file che si adatti alle tue esigenze aziendali e alle regole di conformità.

Come garantisco metadati di qualità?

Imposta regole di tagging, modelli e vincoli a livello di libreria per migliorare la qualità dei metadati. Esegui un pilota per identificare le lacune e assegna amministratori per correggere i problemi ricorrenti.

Posso automatizzare il recupero nei messaggi email?

Sì. Puoi automatizzare il recupero con Power Automate o agenti no-code che redigono messaggi e inseriscono link agli elementi SharePoint. Inoltre, virtualworkforce.ai fornisce esempi per team di logistica e operazioni che mostrano come le risposte ancorate velocizzino le risposte.

Che dire di sicurezza e auditing?

Applica accesso condizionale, registra i recuperi e rivedi i service principal regolarmente per mantenere una sicurezza robusta. Includi anche controlli a livello di documento prima di restituire link a utenti esterni al sito originale.

Come misuro il successo?

Monitora metriche come il tasso di click sugli url restituiti, il tempo risparmiato per query e i miglioramenti nell’accuratezza del recupero. Raccogli anche feedback degli utenti durante un pilota e misura la riduzione dei tempi di ricerca manuale.

Dove posso trovare guide di implementazione?

Consulta la documentazione di piattaforma come il connettore Airbyte per SharePoint e le linee guida Microsoft Copilot per istruzioni passo passo. Esplora inoltre esempi dei vendor e risorse aggiuntive per pianificare un pilota e poi scalare le operazioni.