OCR fatture Microsoft per Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central Integration: Panoramica sull’OCR in Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central offre strumenti avanzati per automatizzare il processo di fatturazione, e la tecnologia OCR gioca un ruolo chiave in questa trasformazione. L’OCR, o riconoscimento ottico dei caratteri, consente al sistema di leggere e interpretare testo stampato o manoscritto da documenti fisici o digitali. Questa integrazione con modelli di intelligenza artificiale assicura che i documenti di fatturazione, sia scansionati che ricevuti in formato digitale, vengano elaborati in modo efficiente senza la necessità di un’ampia immissione manuale dei dati. L’integrazione di Business Central con Azure Form Recognizer e la Read API di Microsoft Azure migliora l’estrazione dei dettagli del fornitore, degli importi, delle date e delle righe di dettaglio direttamente dai documenti.

Il ruolo di Business Central va oltre la semplice acquisizione dei dati. Supporta un workflow completo dei conti fornitori, dalla ricezione dei documenti fino alla fase finale di approvazione. La combinazione della potenza ERP con l’OCR guidato dall’IA porta a risultati misurabili. Per esempio, le implementazioni hanno mostrato tassi di accuratezza superiori al 95%, riducendo in modo significativo errori costosi di inserimento. Poiché gli errori di inserimento manuale possono costare tra l’1% e il 5% del valore della fattura, questi miglioramenti hanno benefici finanziari diretti per le organizzazioni.

La rapidità è un altro vantaggio. Le aziende che utilizzano l’OCR nei loro flussi di lavoro in Business Central elaborano le fatture dal 25% al 60% più velocemente rispetto ai metodi manuali, migliorando il flusso di cassa e la soddisfazione dei fornitori. L’integrazione fornisce anche riduzioni dei costi, con costi per fattura ridotti di oltre il 70%. Questo permette alle aziende di assegnare il personale a compiti più strategici, riducendo i costi generali.

Le aziende che si basano su flussi documentali intensi, come la logistica o gli spedizionieri, possono combinare l’OCR per le fatture con soluzioni come automazione email ERP per la logistica per estendere l’automazione oltre i conti fornitori. Con strumenti in grado di elaborare più formati di documento, Business Central è un punto centrale per automatizzare le operazioni finanziarie mantenendo elevati standard di precisione e sicurezza.

Automatizzare la acquisizione delle fatture da file PDF o immagine in Business Central

In Business Central, l’acquisizione delle fatture da un file PDF o immagine è semplificata per gestire grandi volumi di transazioni. Gli utenti possono caricare i file direttamente nel sistema, dove vengono indicizzati e analizzati dal motore OCR integrato. Il sistema supporta scenari in cui i fornitori inviano fatture in formati diversi, e i flussi di lavoro guidati dall’IA assicurano che le fatture in Business Central siano elaborate senza richiedere l’interpretazione manuale di ogni campo.

Il flusso di lavoro di acquisizione delle fatture inizia tipicamente quando un file PDF o immagine viene caricato o ricevuto a un indirizzo email dedicato configurato per questo processo. Business Central usa strumenti OCR per trasformare file PDF e immagini in formati elettronici strutturati. Può anche convertire i documenti di acquisto in arrivo in dati che mappano direttamente ai campi in Business Central, come totali, tasse e codice fornitore. Questo passaggio abilita l’estrazione a zero contatti, il che significa che nessuna mano umana deve riscrivere i dettagli nel ERP.

Una volta indicizzati, il sistema convalida i dati della fattura rispetto ai record fornitori esistenti e agli ordini di acquisto, assicurando coerenza e conformità. Questo livello di automazione supporta un matching più accurato e riduce il carico sui team AP. Crea anche opportunità di integrazione con sistemi esterni tramite API, semplificando ulteriormente il modo in cui si elaborano le fatture e si collegano le fonti di dati.

Le organizzazioni che richiedono maggiore efficienza possono integrare questi processi con strategie di automazione delle comunicazioni interne, come automatizzare la corrispondenza logistica, per coprire i flussi documentali interni e esterni. Automatizzando entrambe le parti, le aziende possono ottenere controlli finanziari più rigorosi e tempi di risposta più rapidi nei pagamenti ai fornitori.

Configurare il servizio OCR dagli Incoming Documents: Addestrare il servizio OCR e il processo OCR per evitare errori

Configurare il servizio OCR dagli incoming documents in Business Central è un passaggio cruciale per un’elaborazione delle fatture ad alta accuratezza. Le aziende in genere iniziano collegandosi a un servizio OCR esterno o utilizzando gli strumenti nativi di Microsoft per gestire l’estrazione iniziale. Per ottimizzare i risultati, i team possono addestrare il servizio OCR su un set di fatture di esempio fornite dai fornitori abituali. Questo addestramento affina i modelli di riconoscimento dell’IA, aumentando i tassi di accuratezza e riducendo le correzioni post-cattura.

Dalla sezione Incoming Documents, gli utenti possono creare record di documenti in ingresso che fanno riferimento ai file caricati. Successivamente impostano regole su come questi devono essere classificati — se rappresentano documenti di acquisto, fatture di vendita o altri record. Per ottenere un’accuratezza superiore, utilizzare il processo OCR con feedback OCR continuo, correggendo gli errori in tempo reale in modo che il modello migliori nel tempo. L’obiettivo è produrre costantemente documenti che possano essere convertiti in record di documento in Business Central e corrispondere senza problemi ad altri record.

Le migliori pratiche suggeriscono di mantenere una libreria di diversi template dei fornitori, perfezionando continuamente la mappatura dei campi estratti in Business Central. Applicando strategie per addestrare il servizio OCR e evitare errori, le organizzazioni prevengono errori ricorrenti nei totali, negli importi delle tasse o nel riconoscimento delle righe. Per esempio, le registrazioni di Giornale Generale generate dalle fatture elaborate possono essere preconvalidate rispetto alle regole ERP, riducendo il lavoro di rifacimento.

Risorse come la documentazione Microsoft Learn per il modello di fattura sono particolarmente utili per comprendere la mappatura dei campi e i passaggi di addestramento. Combinare uno strumento OCR ben configurato con regole di processo aziendali garantisce dati più puliti e risultati di automazione più prevedibili.

Gestire i documenti in ingresso nella pagina Incoming Document: Documento dal servizio OCR

La pagina Incoming Document è dove gli utenti gestiscono i documenti in Business Central che sono stati elaborati dall’OCR. Questa interfaccia mostra tutti i record di documenti in ingresso correlati e evidenzia quali sono pronti per la conversione in record di fattura d’acquisto. Il documento proveniente dal servizio OCR viene visualizzato con i campi estratti per la revisione, consentendo un rapido confronto con la versione originale in PDF o immagine.

Quando viene creato un nuovo record di documento in ingresso, il servizio proveniente dall’area di staging dei documenti in ingresso funge da buffer. Qui gli utenti possono convalidare i dati estratti prima di impegnarli nell’ERP. Questa fase è critica per la gestione delle eccezioni, specialmente quando le fatture dei fornitori contengono formati inattesi o discrepanze con gli ordini di acquisto.

Business Central offre strumenti per visualizzare i file in ingresso insieme ai loro metadati. Questo permette al personale finanziario di approvare o rifiutare in base a regole aziendali predefinite, mantenendo l’accuratezza nel processo di fatturazione. Con una configurazione adeguata, molte fatture possono essere convertite in una fattura di acquisto per il fornitore manualmente o automaticamente, a seconda dei punteggi di affidabilità forniti dal sistema OCR.

Per massimizzare l’efficienza, integrare questa funzione in flussi operativi scalabili. Tale integrazione aiuta a ridurre i colli di bottiglia quando il team elabora grandi volumi di fatture scansionate durante i periodi finanziari di picco. La pagina Incoming Document gioca un ruolo centrale nell’assicurare che i dati estratti siano attendibili prima della pubblicazione a valle e della programmazione dei pagamenti.

Semplificare il processo AP con l’automazione dei conti fornitori e AP Automation

L’automazione dei conti fornitori in Business Central crea nuove efficienze nel processo AP collegando la cattura dei dati con OCR al matching degli ordini di acquisto e ai workflow di approvazione dei pagamenti. Una volta acquisiti i dati della fattura, Business Central può abbinare automaticamente le fatture dei fornitori con ordini di acquisto e ricevute. Questo riduce il lavoro di convalida manuale e accelera il ciclo di approvazione.

In termini quantitativi, le aziende possono elaborare le fatture dal 25% al 60% più velocemente con l’automazione in atto. I tassi di errore diminuiscono fino al 90%, il che riduce al minimo i ritardi dovuti a contestazioni o eccezioni. Il team AP può quindi dare priorità alle approvazioni ad alto valore rispetto all’inserimento manuale, liberando tempo per l’analisi strategica della spesa.

L’efficienza deriva dall’integrazione del workflow di approvazione nei workflow esistenti di Business Central, assicurando che non ci siano ritardi nella programmazione dei pagamenti e mantenendo solide relazioni con i fornitori. L’abbinamento delle fatture agli ordini di acquisto previene fatture eccessive e la perdita di sconti per pagamento anticipato. Riducendo la gestione delle eccezioni, le aziende ottengono una migliore prevedibilità del flusso di cassa e conformità alle politiche di approvvigionamento.

Combinare l’automazione dei conti fornitori con l’automazione delle comunicazioni assicura che gli aggiornamenti sullo stato della fattura — accettata, respinta o segnalata — siano accurati e tempestivi, come avviene nei settori che utilizzano IA nella comunicazione del trasporto merci. Questi sistemi collegati facilitano il lavoro dei team finanziari all’interno di Business Central, mantenendo trasparenza e integrità dei dati.

Scansione delle fatture e Automazione AP: Dalla fattura d’acquisto alle fatture fornitore

La scansione delle fatture è la base per automatizzare l’AP dalla fase iniziale della fattura d’acquisto fino ai pagamenti finali ai fornitori. Gli ambienti ad alto volume beneficiano della scansione delle fatture in blocco, sia in formato PDF che utilizzando dispositivi per fotografarle con tablet o telefono. Il sistema OCR converte questi file immagine in documenti elettronici, classificandoli come documenti che possono essere convertiti in una fattura di acquisto per il fornitore.

Una volta convertite in record di documento in Business Central, le fatture passano attraverso passaggi di elaborazione che possono includere il matching con ordini di acquisto e la programmazione dei pagamenti. Business Central può elaborare le fatture manualmente o automaticamente, in base ai punteggi di affidabilità e alle regole predefinite. Per esempio, Kofax o altri servizi OCR esterni possono essere integrati per aumentare il throughput in ambienti specialistici.

Le tendenze future puntano a espandere l’automazione dell’AP con strumenti che generano documenti elettronici dalle fatture fisiche e li integrano nei flussi di lavoro ERP end-to-end. Utilizzando l’OCR per convertire le fatture in arrivo direttamente in ordini di acquisto, le aziende possono ridurre ulteriormente i punti di contatto. Le strategie di automazione continueranno ad evolversi, ottimizzando il flusso dei dati dei documenti di acquisto dall’ingestione al pagamento senza intervento manuale.

Con i fornitori che adottano standard più digitali e i sistemi ERP che migliorano le capacità di automazione, la scansione delle fatture rimarrà fondamentale per l’efficienza operativa. Le organizzazioni che vogliono snellire dovrebbero individuare opportunità per integrare la scansione dei documenti in Business Central esplorando strumenti per migliorare il servizio clienti e i rapporti con i fornitori tramite l’IA.

FAQ

Cos’è Microsoft Invoice OCR per Business Central?

È un’integrazione tecnologica che permette a Business Central di leggere e interpretare automaticamente il testo dalle fatture. Questo aiuta ad accelerare il processo di fatturazione e riduce gli errori di inserimento manuale dei dati.

Quanto è accurato l’OCR in Business Central?

Se configurato correttamente, l’OCR in Business Central può raggiungere oltre il 95% di accuratezza nella cattura dei dati. Questo riduce errori costosi e migliora la gestione delle relazioni con i fornitori.

Business Central può gestire fatture in PDF?

Sì, può elaborare direttamente fatture in PDF, estraendo tutti i dettagli rilevanti in record elettronici. Ciò vale sia per PDF creati digitalmente che per documenti scansionati.

Che ruolo ha Azure Form Recognizer nell’OCR?

Azure Form Recognizer viene utilizzato in Business Central per estrarre campi di dati specifici dalle fatture. Applica modelli di IA per gestire i diversi formati dei fornitori e i livelli di qualità dei documenti.

In che modo l’automazione AP beneficia la mia azienda?

L’automazione dei conti fornitori accelera il matching e l’approvazione delle fatture. Riduce anche i tassi di errore e supporta una migliore gestione del flusso di cassa.

È necessario addestrare il servizio OCR?

L’addestramento migliora l’accuratezza dell’OCR familiarizzando il sistema con i formati dei vostri fornitori. Ciò riduce errori ricorrenti e aumenta l’affidabilità dei dati estratti.

L’OCR in Business Central può elaborare fatture manoscritte?

Alcuni modelli OCR possono interpretare il testo manoscritto, anche se l’accuratezza dipende dalla chiarezza e dalla coerenza della scrittura. L’uso di scansioni di alta qualità aumenta il tasso di successo per l’estrazione di dati manoscritti.

Come aiuta la pagina Incoming Document?

Centralizza la gestione dei documenti acquisiti tramite OCR per una revisione e una conversione facili. Le eccezioni possono essere gestite qui prima che entrino nei workflow principali dell’ERP.

Quali sono le tendenze future nell’OCR per le fatture?

Le innovazioni future includono modelli di IA che non richiedono impostazioni di template e una maggiore integrazione con sistemi cloud. Queste tendenze renderanno il processo di fatturazione più fluido e completamente automatizzato.

L’OCR può essere combinato con altri strumenti di automazione?

Sì, l’OCR si abbina bene con l’automazione delle email e delle comunicazioni. Insieme, consentono l’elaborazione end-to-end dalla cattura del documento alla comunicazione con il fornitore senza intervento manuale.