OCR delle fatture per Dynamics 365: acquisizione delle fatture dei fornitori

Elaborazione delle fatture nell’ERP con Dynamics 365 Finance

L’elaborazione delle fatture rimane una delle attività più impegnative all’interno di un ambiente ERP. Sebbene Dynamics 365 Finance offra controlli centralizzati, l’immissione manuale dei dati, i colli di bottiglia nelle approvazioni e la gestione di diversi formati di fattura spesso creano ritardi. Molti team finanziari impiegano molto tempo per acquisire i dettagli del fornitore, confrontarli con un ordine d’acquisto e garantire la conformità prima del pagamento. I tassi di errore nell’immissione manuale dei dati possono variare dall’1 al 3%, il che può comportare pagamenti errati o ritardi nella registrazione di una fattura in sospeso nel registro fatture. I tempi di elaborazione elevati gravano anche sull’amministratore dei conti fornitori, che deve gestire le fatture in arrivo bilanciando altre priorità.

Dynamics 365 Finance centralizza i pagamenti in un flusso di lavoro coerente, consentendo una convalida e un’approvazione più rapide. Integrandosi con il software ERP esistente, la piattaforma trasforma il modo in cui i documenti di fatturazione vengono gestiti — dalla ricezione di documenti scannerizzati fino al confronto e alla registrazione. Le metriche raccolte dagli utenti dei sistemi ERP indicano che le organizzazioni che utilizzano tecnologie di automazione hanno registrato riduzioni dei tempi di elaborazione da giorni a ore. Secondo i rapporti di settore, l’implementazione di soluzioni OCR per leggere diversi formati di fattura può ridurre i costi per fattura del 30-60% migliorando al contempo l’accuratezza dei dati delle fatture.

Un esempio riguarda le aziende che sfruttano l’automazione delle email ERP nella logistica insieme ai flussi di lavoro ERP, integrando le fatture acquisite nel proprio sistema ERP con un intervento manuale minimo. Questo approccio garantisce che i dati finanziari fluiscano in modo coerente, riducendo notevolmente l’intervento umano. Le aziende beneficiano anche della possibilità di snellire le fasi del flusso di lavoro di elaborazione delle fatture tramite strumenti pronti per l’automazione.

Sostanzialmente, l’adozione di Microsoft Dynamics 365 Finance affronta le sfide comuni dell’elaborazione delle fatture negli ambienti ERP. Unificando i dati direttamente nel modulo finanziario, gestendo i documenti originali delle fatture e fornendo un’integrazione fluida del flusso di lavoro, i team finanziari ottengono maggiore accuratezza e cicli più brevi. Questi miglioramenti preparano il terreno per processi più avanzati come l’estrazione cognitiva dei dati e l’automazione nei capitoli successivi.

automatizzare la cattura delle fatture fornitore con OCR

OCR, o riconoscimento ottico dei caratteri, svolge un ruolo cruciale nell’automatizzare la cattura delle fatture fornitore all’interno di Dynamics 365 Finance. Utilizzando l’estrazione dei dati guidata dall’AI dalle fatture, l’OCR elimina fino al 90% delle attività di inserimento manuale. Questo cambiamento non solo accelera l’elaborazione delle fatture dei fornitori, ma riduce anche l’intervento umano. I campi tipici estratti includono il nome del fornitore, il numero di fattura, le date e gli importi. Una volta estratto, il testo digitale può essere utilizzato per compilare direttamente i moduli ERP, riducendo la probabilità di errori a valle e aiutando a gestire i diversi formati di fattura provenienti da vari fornitori.

Le capacità OCR di Microsoft, potenziate dall’AI e dalla robotic process automation, identificano e acquisiscono i dati chiave delle fatture da diversi documenti in arrivo. Come evidenziato da Intelligent OCR Plus, la tecnologia ha permesso la piena acquisizione delle fatture da immagini digitali senza passaggi manuali estesi. Ciò consente alle organizzazioni di elaborare le fatture su larga scala, anche quando i formati variano notevolmente. Il processo di estrazione invia i dati direttamente al sistema ERP, mantenendo un confronto coerente con i record degli ordini d’acquisto e le regole di convalida.

Quando le aziende integrano la cattura delle fatture tramite OCR nei loro flussi di lavoro ERP, l’automazione delle fatture fornitore può essere raggiunta con minimi adattamenti ai processi esistenti. La possibilità di automatizzare garantisce cicli di approvazione delle fatture più rapidi, migliore visibilità sul flusso di cassa e reportistica accurata per i clienti di Dynamics 365 Finance. Questo è particolarmente importante per le grandi operazioni per evitare che lotti di fatture in sospeso causino ritardi nei conti fornitori.

Le organizzazioni che sfruttano tecnologie OCR e AI guadagnano anche efficienza nella forza lavoro. Questo modello è simile a come l’IA nella comunicazione della logistica delle merci accelera l’elaborazione dei documenti, instradando i dati al posto giusto senza molto intervento umano. Automatizzando la cattura delle fatture fornitore, i team finanziari trascorrono meno tempo sull’immissione dei dati e più tempo su attività che impattano direttamente la crescita aziendale.

soluzione di cattura fatture in Dynamics 365 Finance and Operations

Dynamics 365 Finance and Operations include una soluzione nativa di cattura delle fatture, progettata per integrare senza soluzione di continuità l’elaborazione delle fatture fornitore con i flussi di lavoro dei conti fornitori. Questa funzionalità consente agli utenti di scannerizzare documenti di fatture o riceverli elettronicamente, dopodiché il sistema esegue la cattura OCR delle fatture per estrarre i campi rilevanti. Le fatture acquisite vengono quindi elaborate attraverso la logica di convalida nella cattura delle fatture prima di raggiungere l’approvazione finale e la registrazione. Questo processo è particolarmente efficace per le fatture che devono essere abbinate a un ordine d’acquisto e aderire alla logica di derivazione e convalida impostata nel sistema ERP.

Secondo la Dynamics 365 Community, la soluzione nativa è diventata generalmente disponibile nella release wave 2 del 2022 di Microsoft, segnando una tappa significativa per la prontezza all’automazione. Le linee guida per l’installazione e l’uso, come documentato su Microsoft Learn, guidano gli utenti nella creazione di modelli, nell’applicazione delle regole di convalida e nella gestione dei documenti scannerizzati. Inoltre, le organizzazioni possono creare canali nella cattura delle fatture per segmentare diversi flussi di fatture per tipo di fornitore o unità aziendale.

L’integrazione con Finance and Operations è completamente integrata, garantendo che quando le fatture vengono acquisite, i dati fluiscano direttamente nel modulo contabilità fornitori. La funzionalità di cattura delle fatture supporta anche diversi formati, sfruttando le capacità OCR per leggerli ed elaborarli con precisione. Questo riduce notevolmente le code di fatture in sospeso e accelera il passaggio dalla creazione della nuova fattura alla registrazione nel libro mastro.

Le aziende possono anche collegare questi dati con altri servizi Microsoft tramite l’ambiente Power Platform per scenari estesi di reportistica e automazione. Ciò rende semplice estendere i flussi di lavoro in aree come il tracciamento delle verifiche o il collegamento delle fatture con i dati delle spedizioni, simile ai processi automatizzati in sistemi di corrispondenza logistica. Con opzioni robuste di configurazione e supporto tecnico, la soluzione di cattura delle fatture offre una base per far progredire l’automazione delle fatture su qualsiasi operazione a livello aziendale.

integrazione OCR ed estrazione dei dati con Power Apps

L’integrazione delle capacità OCR con Power Apps fornisce ai team finanziari un set di strumenti più ampio per gestire i dati estratti dalle fatture fornitore. All’interno di un ambiente Power Platform, gli utenti possono progettare moduli personalizzati o passaggi di approvazione che interagiscono direttamente con Dynamics 365 Finance. Questa integrazione OCR apre opportunità per gestire documenti di fatture non strutturati, creare gestione delle eccezioni guidata dagli utenti e acquisire metadati aggiuntivi oltre ai campi standard ERP.

Un vantaggio chiave è la flessibilità nel segnalare l’accuratezza dei dati estratti tramite dashboard o avvisi automatici. Le aziende possono utilizzare Power Apps per elaborare le fatture acquisite nel sistema, esaminando le discrepanze e assicurando che i campi catturati corrispondano ai documenti originali della fattura. Per le fatture che non superano la convalida iniziale, i workflow di eccezione possono inviare automaticamente la fattura a un amministratore dei conti fornitori per la revisione.

Virtualworkforce.ai ha osservato guadagni di efficienza simili collegando i dati delle fatture ERP con strumenti di comunicazione. Ad esempio, le nostre soluzioni di assistenza clienti basate su IA consentono ai team operativi di rispondere rapidamente a richieste relative alle fatture estraendo dati finanziari da più sistemi con intelligenza artificiale. Questo rispecchia il beneficio dell’uso di tecnologie AI e ML nell’acquisizione OCR delle fatture — riducendo i tempi di risposta e mantenendo elevata l’efficienza del flusso di lavoro di elaborazione delle fatture.

Quando si utilizzano soluzioni OCR per leggere diversi input di fatture, abbinarle a strumenti come Power Automate aiuta a snellire la gestione delle eccezioni e la reportistica. Man mano che le aziende integrano l’OCR con Microsoft Dynamics 365 Finance, acquisiscono la capacità di adattare processi come attività cognitive e garantire che il ciclo di automazione delle fatture rimanga privo di errori scalando per soddisfare le esigenze di crescita.

automazione delle fatture fornitore usando Dynamics 365 OCR

L’automazione delle fatture fornitore sta diventando uno standard per le organizzazioni che mirano a ottimizzare i processi dei conti fornitori. Utilizzando l’OCR di Dynamics 365, le aziende possono ottenere un’elaborazione end-to-end, dalla scansione delle fatture in ingresso alla registrazione in libro mastro, con intervento manuale minimo. La robotic process automation è spesso applicata qui, automatizzando i passaggi di approvazione, l’abbinamento ai dati degli ordini d’acquisto e l’attivazione delle esecuzioni di pagamento. Ciò elimina i colli di bottiglia di elaborazione e riduce i costi — i dati del settore suggeriscono riduzioni dei costi del 30-60% per i flussi di lavoro delle fatture automatizzati.

In uno scenario reale, un fornitore potrebbe inviare fatture a partire da immagini digitali al team finanziario. Le capacità OCR riconoscono diversi formati di fattura da diversi fornitori, estraendo dettagli come i codici fornitore, i numeri di fattura e gli importi. Attraverso un flusso di lavoro fluido, il sistema confronta questi dati con le informazioni finanziarie esistenti, segnala le discrepanze e instrada automaticamente le eccezioni. Tali processi migliorano la trasparenza e garantiscono che l’automazione non salti i passi di controllo necessari.

Sfruttare l’automazione in questo modo rispecchia le migliori pratiche viste in settori connessi agli ERP. Ad esempio, nella logistica, i sistemi automatizzati integrano i dati delle fatture direttamente con i record di spedizione, come esplorato in soluzioni di assistente virtuale per la logistica. Queste aiutano a ridurre la copia manuale e l’intervento umano, proprio come la cattura OCR delle fatture riduce i passaggi di gestione dei dati in ambito finanziario. Il risultato finale è un’elaborazione più rapida, meno errori e migliori relazioni con i fornitori grazie a pagamenti puntuali.

Implementando un’automazione OCR focalizzata sui clienti di Dynamics 365 Finance, le aziende raggiungono un’automazione delle fatture scalabile che si adatta a regole di conformità regionali, a diversi formati di fattura e a qualsiasi politica di abbinamento PO. Combinata con strumenti moderni e archiviazione dati supportata da Azure, come un abbonamento ad Azure Data Lake Storage, le organizzazioni mettono in sicurezza e scalano la loro infrastruttura di automazione delle fatture per il futuro.

integrare l’OCR delle fatture per migliorare finance e operations

Integrare l’OCR delle fatture in finance e operations richiede una pianificazione accurata per garantire un rollout senza intoppi. Le best practice includono formare gli utenti sulla funzionalità di cattura delle fatture, applicare la logica di convalida nella cattura delle fatture per l’accuratezza e creare flussi di lavoro chiari per le eccezioni. Un go‑live in fasi spesso aiuta a evitare di sovraccaricare l’amministratore dei conti fornitori, garantendo l’adozione tra tutti i gruppi di fornitori.

Monitorare KPI come i tassi di accuratezza OCR (che ora superano il 95% nei sistemi maturi) e le metriche di throughput fornisce informazioni utili per l’ottimizzazione. Con i dashboard adeguati, i leader finanziari possono tracciare quanto agevolmente le capacità OCR elaborano le fatture in arrivo e assicurare che le fatture acquisite corrispondano ai dettagli originali. Questo si allinea all’approccio per snellire flussi di lavoro ad alta intensità di dati visto in soluzioni come scalare le operazioni logistiche con agenti di intelligenza artificiale, dove metriche misurabili guidano il miglioramento continuo.

Le tendenze future nell’integrazione OCR delle fatture includono l’uso di intelligenza artificiale avanzata per l’estrazione contestuale dei dati, il miglioramento della lettura di diversi formati di fattura e l’espansione dell’automazione tramite la Power Platform. La scalabilità cloud attraverso Azure consentirà inoltre alle imprese di dimensionare l’elaborazione OCR senza grandi cambiamenti infrastrutturali. Man mano che processi come l’estrazione cognitiva dei dati maturano, le integrazioni dei sistemi ERP diventeranno pienamente integrate, con meno supporto tecnico necessario per modifiche di routine.

Quando considerata per le implementazioni di Dynamics 365 Finance, l’integrazione dell’OCR garantisce che i benefici dell’automazione si estendano oltre i conti fornitori, impattando altri flussi di lavoro ERP come il procurement e la pianificazione del budget. Ciò non solo migliora l’efficienza dell’automazione delle fatture, ma crea anche risparmi di costo a lungo termine e agilità nella risposta alle esigenze aziendali.

FAQ

Cos’è l’OCR delle fatture in Dynamics 365?

L’OCR delle fatture in Dynamics 365 è la tecnologia utilizzata per convertire i documenti di fattura in testo digitale per il processo automatizzato. Usa l’AI per estrarre i campi dati chiave e inviarli nel sistema ERP per i flussi di lavoro dei conti fornitori.

Come funziona l’automazione delle fatture fornitore?

L’automazione delle fatture fornitore acquisisce ed elabora le fatture in arrivo senza inserimento manuale dei dati. Il sistema le abbina agli ordini d’acquisto e le instrada automaticamente attraverso i flussi di approvazione.

L’OCR può gestire diversi formati di fattura?

Sì, l’OCR è progettato per leggere diversi formati di fattura provenienti da vari fornitori. Può interpretare documenti scannerizzati e fatture digitali strutturate con alta precisione.

La robotic process automation viene utilizzata nell’OCR di Dynamics 365 Finance?

Sì, la robotic process automation viene utilizzata per gestire passaggi come l’instradamento delle approvazioni e la registrazione in libro mastro automaticamente. Questo minimizza l’intervento umano nelle attività di routine delle fatture.

Quanto è accurata l’estrazione dei dati OCR?

L’OCR moderno integrato con l’AI raggiunge oltre il 95% di accuratezza nell’estrazione dei dati. Ciò riduce gli errori e garantisce una registrazione più pulita dei dati finanziari nei sistemi ERP.

Con quali sistemi può integrarsi l’OCR in Dynamics 365?

L’OCR in Dynamics 365 può integrarsi con altri servizi Microsoft come Power Platform e Azure. Può anche connettersi a strumenti specializzati tramite API per funzionalità estese.

Devo verificare manualmente tutte le fatture elaborate dall’OCR?

No, solo quelle segnalate come eccezioni o non conformi durante la convalida richiedono la revisione. Le altre possono procedere attraverso i flussi di registrazione automatica.

L’OCR può gestire fatture senza un ordine d’acquisto?

Sì, l’OCR può acquisire e instradare fatture senza PO, ma possono essere necessari passaggi di convalida aggiuntivi. Questo garantisce la conformità ai controlli finanziari.

Come posso monitorare le prestazioni dell’OCR?

Le prestazioni possono essere monitorate con dashboard che mostrano tassi di accuratezza, throughput e conteggi delle eccezioni. Questo rende facile tracciare i miglioramenti nel tempo.

L’OCR in Dynamics 365 Finance è adatto a tutti i settori?

Sì, l’OCR in Dynamics 365 Finance funziona in tutti i settori. È particolarmente vantaggioso nei settori con elevati volumi di fatture, come manifatturiero, logistica e retail.