PDF a fattura fornitori in ERP: automatizza il processo di fatturazione

Processo delle fatture PDF: come funziona l’elaborazione delle fatture in ERP

Il processo delle fatture PDF nelle moderne operazioni finanziarie sta definendo il modo in cui le aziende gestiscono grandi volumi di fatture fornitore. Tipicamente, queste arrivano come file PDF, spesso via email, e devono essere trasformate in record AP strutturati che un sistema ERP può gestire. Questo approccio moderno all’elaborazione delle fatture in ERP sostituisce l’inserimento manuale ripetitivo con una cattura e una validazione dei dati guidate dalla tecnologia, che supportano cicli di pagamento più rapidi e migliori relazioni con i fornitori. Ad esempio, la ricerca mostra che le organizzazioni che implementano l’elaborazione automatizzata delle fatture PDF possono registrare fino al 70% di velocità in più nei processi e l’80% di errori in meno rispetto ai flussi di lavoro manuali.

Il processo generalmente segue fasi definite. Per prima cosa, le fatture arrivano all’ufficio contabilità fornitori (AP) tramite email o vengono caricate in un sistema sicuro. Le fatture vengono archiviate per la lavorazione mentre gli strumenti OCR estraggono i campi di dati come il fornitore, il numero di fattura, la data della fattura, i totali e i riferimenti all’ordine d’acquisto. Questa fase garantisce che i dati fluiscano rapidamente e con precisione nei moduli ERP. Successivamente, i dati estratti vengono confrontati con ordini d’acquisto e contratti per verificarne la correttezza. Infine, il sistema crea la registrazione della fattura AP per l’approvazione e la programmazione del pagamento.

Convertendo una fattura PDF non strutturata in una fattura AP strutturata, le aziende ottengono vantaggi come una riduzione dei tempi dei processi di approvazione, una gestione migliorata delle fatture e un maggiore controllo sulle fatture dei fornitori. Quando combinato con l’automazione AP assistita dall’IA, questi miglioramenti influiscono positivamente sull’intera catena di approvvigionamento consentendo al team AP di snellire le funzioni di contabilità fornitori e concentrarsi su eccezioni o negoziazioni a maggior valore. Piattaforme come automazione email ERP per la logistica supportano inoltre questi flussi di lavoro consentendo aggiornamenti e comunicazioni automatizzate con i fornitori direttamente dall’interfaccia ERP. Con il miglioramento dei cicli di pagamento, diminuiscono i passaggi interni e l’azienda ottiene maggiore scalabilità e costi operativi ridotti.

Automazione e OCR: trasforma l’AP con l’automazione dei conti fornitori

L’automazione, quando integrata nei processi AP, può trasformare completamente il modo in cui le fatture vengono processate. I dipartimenti AP ad alto volume beneficiano di sistemi che automatizzano l’elaborazione delle fatture, dalla ricezione al pagamento, riducendo drasticamente i tempi di lavorazione. L’OCR è un elemento fondamentale in questa trasformazione, poiché legge sia il testo che le voci di riga dai documenti di fattura. L’OCR alimentato dall’IA offre robuste capacità di acquisizione dei dati, aiutando i professionisti AP a mantenere l’accuratezza evitando i colli di bottiglia dell’inserimento manuale dei dati.

L’automazione dei conti fornitori consente funzioni come il matching automatico con gli ordini d’acquisto, il rilevamento delle eccezioni, la comunicazione con i fornitori e l’elaborazione senza intervento umano. Con strumenti avanzati, le fatture provengono da più fonti, come email o PDF caricati, e si integrano nel flusso di lavoro di elaborazione delle fatture ERP. Una volta completata l’estrazione OCR, il flusso passa agevolmente alla codifica, ai processi di approvazione e alle fasi di pagamento. Ad esempio, Medius segnala riduzioni dei costi fino al 50% quando l’automazione sostituisce i compiti manuali in AP.

Un’automazione end-to-end migliora anche i rapporti con i fornitori, poiché i pagamenti sono più tempestivi e la comunicazione è più trasparente. Il reparto AP può concentrarsi sulla gestione delle eccezioni anziché sulle attività di digitazione ripetitive. Le tecnologie sviluppate per la logistica e la finanza, come gli strumenti per la corrispondenza automatizzata, garantiscono che le informazioni fluiscano senza intoppi tra le piattaforme. Questo movimento senza attriti dei dettagli delle fatture tra la fase OCR e l’approvazione può ridurre l’intervento manuale e creare percorsi di audit coerenti. Inoltre, con processi come il three-way matching, i team AP possono assicurarsi che ogni fattura AP sia allineata con ordini d’acquisto e ricevute, riducendo errori e rischi di frode.

Estrazione dei dati: estrarre i dati delle fatture con un parser

L’estrazione accurata dei dati delle fatture è cruciale per qualsiasi processo AP e la scelta tra metodi basati su regole e quelli alimentati dall’IA può influire sull’efficienza. Un parser funge da motore che identifica e struttura i campi di dati dalle fatture, garantendo che totali, righe di imposta, numeri di PO, nomi dei fornitori e voci di riga siano pronti per la validazione. I parser guidati dall’IA possono adattarsi a diversi formati dei fornitori, mentre i sistemi basati su regole fanno affidamento su regole di parsing predefinite che devono essere aggiornate quando i formati cambiano.

Dopo l’estrazione dei dati delle fatture, le fasi di validazione li confrontano con ordini d’acquisto, contratti e dati anagrafici ERP per garantire la conformità e ridurre le discrepanze. Questa fase può anche comportare la pulizia dei dati per adattarli ai requisiti di integrazione ERP e la preparazione di formati come CSV o XML per il caricamento. I sistemi avanzati possono scaricare i dati della fattura in formato CSV o JSON per una maggiore compatibilità, consentendo l’integrazione tramite chiamate REST API. Molti professionisti AP preferiscono soluzioni alimentate dall’IA perché scalano con l’azienda, gestendo nuove fatture e variazioni di PO senza ricodifica manuale.

Con strumenti intelligenti, l’estrazione dei dati delle fatture garantisce che le fatture AP siano pronte per l’approvazione senza ritardi, permettendo ai team AP di elaborare le fatture in meno tempo. Soluzioni come flussi di lavoro scalabili guidati dall’IA integrano le capacità del parser di documenti con le piattaforme ERP, in modo che l’inserimento dei dati nel tuo ERP avvenga senza intoppi. Ridurre gli errori attraverso l’automazione costruisce anche fiducia con i fornitori e rafforza la prevedibilità dei pagamenti, a vantaggio dell’intera catena di fornitura e riducendo le controversie.

Automatizzare l’AP: dalla fattura cartacea alla fattura AP

La gestione di una fattura cartacea spesso comporta inserimenti manuali, tempi di lavorazione più lunghi e maggiori probabilità di errore umano. Le soluzioni per automatizzare l’AP colmano questo divario digitalizzando immediatamente i documenti cartacei mediante OCR e creando voci di fattura AP dirette nei sistemi ERP. Questo accelera i processi di approvazione e riduce i costi di manodopera. Inoltre, l’automazione produce tracciature di audit, garantendo la conformità alle normative e ai controlli interni.

Creare registrazioni di fatture AP direttamente nell’ERP migliora anche i processi AP facilitando cicli di pagamento più rapidi e rendendo gli allegati delle fatture e le note di approvazione accessibili in un’unica posizione. Integrando digitalmente le fatture dei fornitori, i team di audit possono facilmente recuperare i documenti per la validazione, riducendo i rischi legati alla documentazione mancante. Ad esempio, la tecnologia OCR per fatture può migliorare l’accuratezza dei dati di oltre l’80% rispetto ai metodi manuali, poiché le incoerenze si riducono durante l’estrazione.

Questi progressi consentono ai professionisti AP di gestire scenari complessi di flussi di lavoro di elaborazione delle fatture, come la gestione delle eccezioni e canali di approvazione speciali, senza interrompere la struttura principale di automazione ERP. Man mano che i risparmi sui costi crescono, il reparto AP può dedicare più tempo alle relazioni con i fornitori e alle valutazioni della catena di approvvigionamento. La capacità di ridurre la gestione manuale porta a un movimento senza soluzione di continuità delle informazioni delle fatture in ogni fase. Per le imprese in crescita, adottare soluzioni ERP dinamiche migliora la scalabilità e garantisce che i processi di gestione delle fatture si adattino con la crescita aziendale.

Automazione ERP: come elaborare le fatture e integrare con l’AP

L’automazione ERP consente alle aziende di elaborare le fatture in modo coerente e controllato. Il flusso di lavoro standard di elaborazione delle fatture include le fasi di acquisizione, verifica, codifica, approvazione e pagamento. L’automazione ERP si basa su API o middleware per integrare le funzioni AP con altri sistemi aziendali. Ad esempio, le aziende possono utilizzare chiamate REST API per trasferire i dettagli delle fatture estratti dalle piattaforme OCR direttamente nell’ERP senza intervento umano. L’integrazione con sistemi ERP legacy può essere complessa, richiedendo una pianificazione accurata e la scelta del middleware giusto per colmare le differenze di formato.

Le best practice per l’automazione ERP includono garantire l’accuratezza della cattura dei dati, utilizzare il three-way matching per convalidare le fatture rispetto a ordini d’acquisto e ricevute e abilitare l’archiviazione scalabile per scopi di audit. Reporting in tempo reale e funzionalità di audit senza soluzione di continuità permettono ai professionisti AP di monitorare i processi AP dall’inizio alla fine. Le piattaforme nei settori come la logistica spesso collegano l’automazione ERP con comunicazione basata sull’IA per gestire le richieste mentre i dati delle fatture fluiscono in background.

Mantenere una struttura coerente di gestione delle fatture nell’automazione ERP garantisce che le relazioni con i fornitori siano preservate e che i processi di approvazione rimangano prevedibili. Assicurare l’integrazione riduce la necessità di inserimento manuale e consente di archiviare comodamente allegati e metadata per ogni transazione. Che le fatture provengano da documenti PDF, documenti cartacei o caricamenti dei fornitori, il sistema ERP può processarle usando una logica coerente, contribuendo a guidare la crescita nelle operazioni finanziarie.

Usa Docparser: automatizza i PDF in contabilità fornitori

Docparser è un parser di documenti basato su OCR che converte i documenti PDF in dati strutturati pronti per l’ERP. Per utilizzare Docparser per automatizzare i processi AP, le aziende creano prima regole di parsing che identificano i dettagli della fattura come il fornitore, il numero di fattura, la data della fattura, i riferimenti POS e le voci di riga. Queste regole aiutano a standardizzare come il parser estrae i dati dalle fatture dei fornitori. È possibile anche la gestione degli allegati, consentendo record AP completi che includono allegati della fattura e email collegate alla transazione.

La configurazione di Docparser prevede il caricamento di file PDF di esempio, la definizione di template, la mappatura dei campi ai requisiti ERP e la consegna dell’output in formato CSV, XML o JSON tramite REST API. Questa flessibilità supporta l’integrazione con kinetic ERP e altre piattaforme, garantendo che l’automazione ERP cresca con l’azienda. Le funzionalità avanzate di validazione consentono ai team AP di confrontare i dati estratti con ordini d’acquisto e anagrafiche prima della creazione della fattura AP, riducendo errori e discrepanze.

Distribuendo Docparser per automatizzare i flussi di lavoro, le aziende possono generare voci di fattura automatizzate più rapidamente, riducendo i costi di elaborazione e migliorando la scalabilità. Lascia che Docparser gestisca i compiti ripetitivi di estrazione in modo che i professionisti AP possano concentrarsi sulle eccezioni e sulle relazioni con i fornitori. Man mano che le fatture diventano complesse e sono coinvolti più fornitori, Docparser garantisce che i dati fluiscano rapidamente e con precisione nei sistemi di contabilità fornitori. Questa capacità consente alle aziende di snellire i processi AP, ridurre le attività manuali e mantenere l’efficienza operativa anche con la crescita del business e l’evoluzione delle esigenze della catena di fornitura.

FAQ

Che cos’è l’elaborazione delle fatture PDF?

L’elaborazione delle fatture PDF è la conversione automatizzata delle fatture fornitore in formato PDF in voci AP strutturate in un sistema ERP. Questo processo utilizza OCR e parser per estrarre i campi chiave della fattura per la validazione e il pagamento.

In che modo l’OCR aiuta nel processo delle fatture?

L’OCR legge il testo e i valori numerici dalle fatture, incluse le voci di riga, i dettagli del fornitore e i totali. Sostituisce l’inserimento manuale dei dati con la cattura digitale, permettendo alle fatture di avanzare più velocemente nei flussi di lavoro AP.

Che cos’è l’automazione AP?

L’automazione AP si riferisce alla tecnologia che riduce o elimina le attività manuali nei flussi di lavoro dei conti fornitori. Ciò include la ricezione, la validazione, la codifica e l’approvazione delle fatture senza intervento umano.

Le fatture PDF possono integrarsi con qualsiasi sistema ERP?

Sì, molti strumenti di automazione possono integrare i dati delle fatture PDF in quasi tutti i sistemi ERP. Talvolta l’integrazione richiede API o middleware per adattare i formati e soddisfare i requisiti ERP.

Quali sono i vantaggi dell’automazione dei processi AP?

L’automazione può ridurre il tempo di elaborazione delle fatture fino al 70% e gli errori di oltre l’80%. Migliora anche le relazioni con i fornitori tramite pagamenti tempestivi e comunicazione trasparente.

Docparser è adatto alle piccole imprese?

Docparser può scalare con la tua azienda, rendendolo utile sia per organizzazioni piccole che grandi. Le piccole imprese beneficiano della riduzione delle attività manuali e del miglioramento dell’accuratezza nei flussi di lavoro AP.

Quanto è sicura l’elaborazione delle fatture PDF?

La sicurezza dipende dalla piattaforma scelta. Le soluzioni leader offrono crittografia, autorizzazioni basate sui ruoli e tracciature di audit per proteggere i dati delle fatture e garantire la conformità.

Quali tipi di dati delle fatture possono essere estratti?

I campi comuni includono nome del fornitore, numero di fattura, data della fattura, voci di riga, totali, righe fiscali e riferimenti PO. I sistemi avanzati catturano anche metadata e allegati.

L’automazione può gestire le fatture cartacee?

Sì, le fatture cartacee vengono scansionate in documenti PDF e poi elaborate con OCR per l’estrazione dei dati. Questo permette loro di seguire lo stesso flusso di lavoro automatizzato delle fatture digitali.

Come convalidano i team AP i dati estratti?

La validazione coinvolge il controllo dei campi estratti rispetto a ordini d’acquisto, contratti e dati anagrafici nel sistema ERP. Questa fase garantisce l’accuratezza prima che la fattura AP venga approvata per il pagamento.