AI for å hente lenker fra OneDrive

Søkespørringer brukt

Spørring (webSøk): «Microsoft Graph create sharing link OneDrive shareLink API»

Spørring (webSøk): «Microsoft 365 Copilot OneDrive fetch links Copilot OneDrive integration»

Spørring (webSøk): «Power Automate OneDrive share link secure permissions best practices»

Hva «AI for å hente lenker fra OneDrive» betyr — omfang, verktøy og raske fordeler

Først, definer uttrykket. AI for å hente lenker fra OneDrive betyr å bruke kunstig intelligens og automatisering for å finne filer i OneDrive, generere delbare URL-er og presentere eller distribuere disse lenkene til brukere eller systemer. Deretter inkluderer de typiske oppgavene søk ved naturlig språk, oppsummering av filinnhold og automatisk opprettelse av delingslenker. For eksempel kan Microsoft 365 Copilot skanne filer på tvers av OneDrive og SharePoint for å samle relevante dokumenter for en forespørsel; det integreres med Microsoft Graph for å lese innhold og sette sammen resultater slik det vises her. Så bruker utviklere og administratorer Microsoft Graph API, Power Automate-flyter eller innebygde Copilot-funksjoner for å automatisere arbeidet. Disse tre verktøyene utgjør kjernestakken: Microsoft Graph for API-tilgang, Power Automate for lavkode-orchestration, og Copilot for samtalebasert gjenfinning og oppsummering.

Deretter, list opp klare brukstilfeller. Første brukstilfelle: søk og finn. Et teammedlem ber en AI-assistent om den siste fakturaen eller tolldokumentet. Assistenten søker i OneDrive, identifiserer riktig DriveItem og returnerer en lenke. Andre brukstilfelle: oppsummer og del. AI-en leser et sett med dokumenter, lager en kort oppsummering og sender oppsummeringen med lenker til interessenter. Tredje brukstilfelle: opprett formålsspesifikke delingslenker. Systemet genererer visnings- eller redigeringstilgang og sender dem til leverandører, med utløpsdatoer og revisjonsspor. Disse flytene reduserer manuelle steg og kutter forsinkelser. Faktisk rapporterte organisasjoner at de sparte mellom 10 % og 20 % av tiden brukt på gjenfinning og samarbeid når de brukte disse funksjonene ifølge Microsoft.

Lisensiering og sikkerhet betyr noe. Copilot og avanserte Graph-funksjoner krever Microsoft 365-lisenser og i mange distribusjoner en Copilot-seat. Planlegg derfor budsjett og samsvar før du skalerer. Avveininger oppstår når du balanserer hastighet og tilgangskontroll. Raskere tilgang krever ofte bredere lesetillatelser. Omvendt bremser strammere kontroller automasjonen, men reduserer eksponering. Hos virtualworkforce.ai designer vi agenter som spør om tillatelse og refererer bare tillatte kilder. For driftsteam betyr det at AI-drevne e-postutkast kan sitere SharePoint- eller OneDrive-filer trygt, redusere gjennomsnittlig håndteringstid dramatisk og holde sporbare revisjonslogger. Vurder også at automatisering bør starte i pilot-leietakere og så skaleres etter policy, ikke omvendt. Dette reduserer risiko og hjelper team å tilpasse seg.

Tillatelser og styring — hvordan lenketyper og leietakerpolicyer kontrollerer risiko

Først, forstå lenketypene. OneDrive og SharePoint tilbyr tre vanlige omfang: Anyone, People in your organization, og Specific people. Hvert omfang har et forskjellig risikonivå. Anyone-lenker tillater anonym tilgang. Disse lenkene utgjør den største eksponeringen. People in your organization-lenker begrenser tilgang til autentiserte leietakerkontoer. Specific people-lenker knytter tilgang til e-postadresser og håndhever identitetssjekker. Best praksis anbefaler å standardisere på Specific people eller organisasjonskun-lenker for sensitivt innhold. I tillegg, angi utløp på lenker slik at de avsluttes automatisk.

For det andre, kartlegg tillatelsesnivåer. Hver lenke kan gi visnings- eller redigeringstillatelser. Visningslenker begrenser endringer og reduserer risiko. Redigeringslenker muliggjør samarbeid, men øker sjansen for utilsiktet overskriving. Derfor bør du foretrekke visning som standard med mindre mottakeren må endre innholdet. For komplekse prosesser, bruk et godkjenningssteg før du gir redigeringstilgang. Registrer også hver genererte lenke i en sporingslogg for revisjonsmulighet.

Verktøy for leietakerpolicyer betyr noe. Administratorer kan blokkere anonyme lenker eller begrense deres levetid. Bruk SharePoint-administrasjonssenteret for å sette policyer på leietakernivå og håndheve betingede regler. I tillegg, design godkjenningsporter for automatiserte flyter som oppretter lenker. For eksempel, krev ledergodkjenning når en flyt forsøker å generere en Anyone-lenke. Din styringslag bør også samsvare med personvernregler. Hvis du behandler EU-personopplysninger, anvend GDPR-kontroller og dataminimering. Hvis du opererer i jurisdiksjoner med CCPA-forpliktelser, sørg for at du kan fremlegge revisjonsspor ved forespørsel. En praktisk kontroll er å loggføre hvem som ba om en lenke, lenkens omfang, utløp og mottakere. Disse loggene støtter samsvar og etterforskning.

For det tredje, tildel ansvar. Sikkerhetsteamet bør definere policyer, mens forretningsansvarlige bør godkjenne automatisering som påvirker deres innhold. IT bør sentralisere samtykke for apper og godkjenne tjenesteprinsipper. Merk en operasjonell nyanse: noen tjenesteprinsipper kan ikke opprette SharePoint-tilkoblinger på samme måte som en bruker gjør. For flyter som trenger vedvarende tilgang, bruk en overvåket tjenestekonto eller en administrert identitet og dokumenter valget. Til slutt, ta i bruk et minste-privilegium-perspektiv. Gi Files.ReadWrite.All bare når flyter må skrive lenker og innhold. Ellers, begrens til Files.Read.All eller Sites.ReadWrite.All der det er passende. Dette reduserer blast radius og gjør OneDrive-miljøet ditt mer forsvarbart.

Bruke Microsoft Graph til å hente elementer og opprette delingslenker (praktiske trinn)

Først, skisser API-flyten. Bruk DriveItem-endepunktene for å finne filer, og kall deretter createLink for å produsere en delbar URL. For eksempel, søk i et drive med en spørring på varenavn eller metadata. Deretter hent item-id og kall createLink-aksjonen. HTTP-kallet ser slik ut: POST /me/drive/items/{item-id}/createLink med en JSON-body som { «type»:»view», «scope»:»organization» }. Graph API returnerer da et objekt som inneholder link.webUrl. Vær oppmerksom på at createLink kan returnere en eksisterende lenke hvis en samsvarende lenke allerede finnes, så koden din bør håndtere den oppførselen.

Neste, sjekk tillatelser. Appen din eller brukeren trenger delegerte eller applikasjonstillatelser som Files.ReadWrite.All eller Sites.ReadWrite.All. Be alltid om den smaleste tillatelsen som støtter scenariet. I tillegg, når du bruker applikasjonstillatelser, registrer appen i Azure AD, konfigurer samtykke og test i en ikke-produksjonsleietaker før produksjon. For delegerte flyter, vurder betinget tilgang og MFA for å beskytte brukertokener.

Deretter, gi et kort eksempel. I HTTP-termer sender du en POST til endepunktet med autentisering og en JSON-body som setter type og scope. Responsen inneholder link.webUrl sammen med link.scope og link.type. Koden din bør verifisere omfanget og avgjøre om den trenger å sette et utløp. Hvis du vil ha et utløp, kan du lagre det i applikasjonslogikken din og planlegge tilbakekalling av lenken eller bruke SharePoint-policyer for automatisk utløp. Vær også oppmerksom på at Graph returnerer eksisterende lenker. Inkluder derfor logikk for å oppdage og gjenbruke akseptable lenker for å unngå spredning.

Til slutt, design feilhåndtering. Håndter permission denied, not found og invalid scope-feil eksplisitt. For eksempel, hvis leietakeren din blokkerer anonyme lenker, vil createLink-kallet for scope «anonymous» feile. Fang den feilen og fall tilbake til «organization» eller utløse en godkjenningsflyt. Bruk retry-mekanismer for forbigående nettverksfeil, og logg hvert createLink-kall for revisjon og feilsøking. For kodeeksempler og autoritativ veiledning om API-signaturen, se Microsoft-dokumentasjonen og distribusjonsnotatene som beskriver kontrollerte, reviderbare interaksjoner.

For team som håndterer mange innkommende e-poster og ordreoppdateringer, som logistikkdrift, reduserer automatisering av disse Graph-kallene kontekstbytte. Hos virtualworkforce.ai integrerer vi Graph-drevet lenkeopprettelse i e-postagenter slik at agenter kan inkludere verifiserte dokumentlenker direkte i svar. Dette reduserer manuell kopiering og holder svarene konsistente. For å lære hvordan AI kan utforme logistikk-e-poster med kontekstbevisste henvisninger, se guiden vår om hvordan du forbedrer logistikk-kundeservice med AI her.

Automatisere lenkeopprettelse og distribusjon med Power Automate

Først, skisser flyten. En enkel, sikker Power Automate-flyt trigges ved filopprettelse eller ved en brukerforespørsel. Deretter henter flyten filmetadata, kaller OneDrive eller Microsoft Graph for å opprette en delingslenke, og sender lenken til spesifikke mottakere. Legg til et godkjenningssteg før flyten utsteder organisasjonsomfattende eller anonyme lenker. Loggfør også hver handling i en sentral revisjonsliste. Til slutt, hvis en lenke gir redigeringstilgang, legg inn ekstra godkjenning og et planlagt utløp.

Neste, vis praktiske trinn. Trinn én: velg en trigger som «Når en fil opprettes.» Trinn to: bruk «Hent filmetadata» for å fange item-id. Trinn tre: kall handlingen «Opprett delingslenke» eller bruk en HTTP-handling for å kalle Graph createLink. Trinn fire: send en e-post til avtalte mottakere. Trinn fem: skriv en oppføring til en SharePoint-revisjonsliste som registrerer forespørselsstiller, lenkeomfang, utløp og godkjenningsbeslutning. Trinn seks: implementer feilhåndtering slik at flyttidsavbrudd eller feil varsler administratorer.

Deretter, forklar styringskroker. Foretrekk maler for Specific people når du kan. Hvis flyten må opprette en Anyone-lenke, krev menneskelig godkjenning. Bruk miljønivå Data Loss Prevention (DLP)-policyer og begrens connectorer som kan eksportere data til offentlige tjenester. I tillegg, implementer rollebaserte godkjenninger. For eksempel bør juridisk eller dataansvarlige godkjenne flyter relatert til PII eller kontrakter. Hvis en tjenestekonto må kjøre flyten, gjør den kontoen til en overvåket, dokumentert identitet. Vær oppmerksom på at noen Power Automate-connectorer oppfører seg annerledes for tjenesteprinsipper. Hvis du møter slike begrensninger, bruk en angitt tjenestekonto med minimale privilegier og robust logging.

Til slutt, gi praktiske tips. Bruk visningstillatelse som standard. Angi lenkeutløp i flyten eller bruk leietakerpolicy for å håndheve dem. Hvis du automatiserer distribusjon til eksterne leverandører, tidsstempe hvert meldingssend og inkluder kontekst som filnavn og formål. Test også flyten ende-til-ende i en sandkasse-leietaker. Loggfør feil og gjennomgå aktive lenker regelmessig for å unngå lenkeopphopning. For team som håndterer logistikk-e-poster, betyr automatisert lenkedistrubisjon færre manuelle vedlegg og raskere svar. For å se hvordan automatiserte agenter hjelper logistikteam å skalere svartider, gjennomgå våre casestudier om automatisert logistikkkorrespondanse her.

Bruke Copilot og andre AI-assistenter trygt med OneDrive

Først, si hva Copilot kan gjøre. Microsoft 365 Copilot kan søke i OneDrive og SharePoint, oppsummere innhold og presentere lenker til kildene. Den bruker Graph for å få tilgang til innhold innenfor omfanget som leietakeren har gitt. Som Microsoft rapporterer, kan Copilot «collate data and collaborate easily across different resources, saving 10% to 20% of their time» i brukerscenarier ifølge Microsoft. Derfor hjelper Copilot team med å finne dokumenter raskt og redusere manuell søketid.

Deretter, dekk begrensninger og sikker bruk. Copilot respekterer leietakerpolicyer og datastyring. Microsoft sier at disse AI-verktøyene opererer på opt-in-modeller og under regulatorisk tilsyn, noe som sikrer kontrollerte interaksjoner med bedriftsdata slik det er dokumentert. I praksis kan administratorer kontrollere hvilke data Copilot kan få tilgang til, og de kan revidere Copilot-forespørsler og utdata. Definer derfor hvilke SharePoint-biblioteker og OneDrive-mapper assistenten kan lese, og dokumenter avgjørelsen. Sørg også for at sluttbrukere verifiserer eventuelle Copilot-forslåtte lenker før de sendes eksternt.

Deretter, diskuter databeskyttelse. Copilot integreres med bedriftsstyring slik at du kan tilpasse AI-oppførsel til GDPR, CCPA og interne policyer. Som en guide påpeker, gjør en klar datastyringsmodell AI-interaksjoner reviderbare og i samsvar Lepide forklarer dette godt. Tren brukere til å behandle AI-resultater som assisterte utkast, ikke autoritative avgjørelser. For sensitive dokumenter, krev et menneskelig vurderingssteg. Begrens også eksport og ekstern deling fra forespørsler som berører PII eller regulert innhold. Loggfør hver AI-drevet delingshandling for å støtte revisjoner.

Til slutt, operasjonaliser Copilot med forsiktighet. Start med skrivebeskyttede eksperimenter og legg så til lenkeopprettingskapasiteter bak godkjenninger. Bruk Copilot til å oppsummere vedlegg og inkluder deretter lenker opprettet av Graph eller Power Automate. Hos virtualworkforce.ai integrerer vi Copilot-lignende oppsummering med våre lavkode-agenter slik at team mottar utkast til svar med henvisninger fra godkjente kilder. Denne tilnærmingen reduserer håndteringstid og beholder menneskelig overvåking der det er viktig. For team som trenger fokuserte Copilot-flyter, vurder å dokumentere tillatte kilder og gjennomgå tilgangslogger månedlig. Det reduserer risiko og øker tilliten til AI-assistert deling.

Sjekkliste, maler og feilsøking (praktiske leveranser)

Først, gi en kort sjekkliste. 1) Tillatelsessjekk: Bekreft at flyten eller appen har minste nødvendige privilegier. 2) Lenkeomfang: Standardiser på Specific people eller organisasjonskun. 3) Utløp: Håndhev utløpsdatoer for alle ikke-permanente lenker. 4) Godkjenning: Legg til et menneskelig godkjenningssteg for Anyone- eller redigeringslenker. 5) Logging: Registrer forespørselsstiller, item-id, lenketype, mottakere og utløp. Til slutt, 6) Test: Kjør flyter i en sandkasse-leietaker før produksjon.

Neste, inkluder gjenbrukbare maler. Mal én: Graph createLink POST-kall. Bruk POST /me/drive/items/{item-id}/createLink med body { «type»:»view», «scope»:»users» } og parsr responsens link.webUrl. Mal to: Power Automate-flytoversikt. Trigger på filopprettelse, hent metadata, opprett lenke, godkjenning hvis omfanget er anonymt, send lenke til mottakere og skriv revisjonspost. Mal tre: E-postmal for deling av lenker. Oppgi filens formål, inkluder visningslenke og noter utløp og godkjenningsreferanse-ID. Disse malene fremskynder utrulling og reduserer menneskelige feil.

Deretter, tilby feilsøkingstips. Problem: Permission denied. Løsning: Sjekk Graph-tillatelsessamtykke og betingede tilgangspolicyer. Problem: Lenke finnes allerede i et annet omfang. Løsning: Oppdag eksisterende lenke i createLink-responsen og enten gjenbruk den eller opprett en ny lenke med et annet omfang. Problem: Flyt feiler på anonym lenke. Løsning: Sjekk leietakerpolicy; leietakeren kan blokke anonyme lenker som standard. Problem: Tjenesteprinsipp kan ikke opprette en tilkobling. Løsning: Bruk en overvåket tjenestekonto i stedet, eller endre connectoren til å bruke en godkjent administrert identitet. Inkluder også vanlige logger å overvåke: API-kallresultater, godkjenningsbeslutninger og lenkebrukshendelser.

Til slutt, anbefal driftspraksis. Test alt i en ikke-produksjonsleietaker. Planlegg månedlige revisjoner av aktive lenker og tilbakekall alt som ikke er i bruk. Tren brukere til å legge til kontekst når de deler lenker, og til å velge visning som standard. For kundevendte team, som logistikkoperasjoner, legg lenkegenerering til automatiserte e-postagenter slik at svar inneholder presise henvisninger. For å utforske hvordan lavkode AI-agenter reduserer manuelt arbeid for driftsteam, se siden vår om hvordan du skalerer logistikkoperasjoner uten å ansette her. Også, hvis teamet ditt trenger e-postutkast knyttet til dokumenter, sjekk guiden vår om ERP-e-postautomatisering for logistikk denne ressursen. Til slutt, oppretthold en godkjenningsmatrise og roter tjenestekontopassord etter en plan for å begrense risiko.

FAQ

What does «fetch links from OneDrive» actually do?

Fetching links means locating a file or folder in OneDrive and generating a shareable URL that others can use. The process often involves search, permission checks, and link creation through Microsoft Graph or built-in OneDrive actions.

Do I need special licences to use Copilot for fetching links?

Yes. Microsoft 365 Copilot typically requires Copilot-enabled licences and relevant Microsoft 365 subscriptions. Also, API-driven automation may need Azure AD app consent and specific Graph permissions like Files.ReadWrite.All.

Which link types are safest for sensitive files?

Specific people and organization-only links offer stronger control than Anyone links. Specific people links bind access to explicit accounts and require identity checks, which reduces accidental exposure.

How do I set expiries on share links?

You can set expiries via Power Automate logic or enforce tenant policies that auto-expire anonymous links. Alternatively, log the expiry in your system and schedule revocation through Graph calls when the expiry arrives.

What permissions does an app need to call createLink?

Apps typically need delegated or application scopes such as Files.ReadWrite.All or Sites.ReadWrite.All. Choose the least privilege required and test permission consent in a sandbox environment.

Can Copilot create links autonomously?

Copilot can suggest and surface links based on user prompts and allowed sources. However, administrators control the tenant settings and can require approvals or limit Copilot’s access to specific content.

What if my tenant blocks anonymous links?

If anonymous links are blocked, createLink requests for scope «anonymous» will fail. Your automation should catch that error and either request an approval or fall back to an organization-only link.

How do I audit who created or used a link?

Log every createLink call, including requester identity, item-id, link scope, recipients, and timestamps. Use SharePoint and Azure AD activity logs to augment your audit trail for compliance reviews.

Are service principals suitable for link automation?

Service principals work for many automation tasks, but some connectors behave differently with them. If you face limitations, consider using a monitored service account and document its use and privileges carefully.

Where should I test automated link workflows?

Always test in a non-production tenant or a dedicated sandbox environment. This approach prevents accidental data exposure and helps you verify permissions, approvals, and expiry behavior before production rollout.