SharePoint: AI for å hente lenker fra SharePoint

SharePoint Online og Microsoft 365 — hvorfor bruke AI for å hente lenker

AI reduserer tiden team bruker på å lete etter filer. I tillegg kan AI returnere direkte weblenker (webUrl) pluss korte sammendrag for rask kontekst. Dette sparer også gjentatt kopiering av en filbane på tvers av verktøy. Når organisasjonen din bruker SharePoint som primær innholdslager, blir søkbarhet viktig. Skalaen gjør manuell søking upraktisk. En nylig bransjeanalyse sier at over 80 % av virksomheter stoler på SharePoint som sitt primære innholdsadministrasjonssystem, noe som forklarer hvorfor adopsjon av AI-søk vokser raskt her. Videre integrerer Microsoft Copilot og andre verktøy for å forbedre hvordan brukere finner relevante dokumenter og lenker. For eksempel kan Copilot foreslå dokumenter og gi lenker som den påloggede brukeren kan åpne; plattformen håndhever sikkerhet slik at resultatene respekterer hver persons tillatelser til å se en fil fra Microsoft. Også virtualworkforce.ai bygger no-code AI-agenter som forankrer svar i SharePoint og andre systemer. Denne tilnærmingen reduserer deretter tidsbruken på e‑posthåndtering og eliminerer manuell kopiering mellom delte disker. Team svarer derfor raskere og med færre feil. AI øker også sjansen for at riktig person ser riktig SharePoint-innhold til riktig tid. Dessuten hjelper AI når filer ligger i mange biblioteker, mapper og i ulike dokumentformater. For eksempel kan en virksomhet stille et spørsmål på naturlig språk og få en kort liste med relevante dokumenter lagret i SharePoint med webUrl-lenker og korte sammendrag. Til slutt forbedrer dette operasjonelle arbeidsflyter på tvers av Power Platform og e‑postagenter. Hvis du ønsker en praktisk pilot, sjekk virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/ for et eksempel på å integrere SharePoint som ground truth i e‑postutkast og saksrespons. Totalt sett konverterer kombinasjonen av Microsoft 365, SharePoint og AI fragmentert nettstedinnhold til brukbare lenker og handlingsrettede svar for team.

Forutsetninger — tillatelser, lisenser og kontoer

Først trenger du riktige kontoer og tilgang. En Microsoft 365-tenantbruker kreves for de fleste interaktive scenarier. Ofte registrerer du en Azure AD-app eller bruker delegert autentisering for automatiserte API-kall. Bruk av Copilot krever også en Microsoft 365 Copilot-lisens for sluttbrukere som vil ha innebygde Copilot-dokumentsforslag. En Azure-abonnement blir nødvendig når du kjører Azure-tjenester eller bruker Azure AI Search for indeksering. Planlegg lisensfordelingen på forhånd for å unngå overraskelser. Hvis du planlegger å bruke Microsoft Graph API for å lese drive‑elementer og listedata, vil du be om scopes som Sites.Read.All eller Sites.ReadWrite.All i testfasen. Følg minste privilegium‑prinsipper for tillatelser og autorisasjonsbeslutninger. Bestem også om du vil indeksere innhold med en app‑identitet eller stole på den påloggede brukeren. Inkluder autentiseringsflyter i designet og test både delegerte og applikasjons‑scenarier. Kartlegg hvem som skal gi samtykke under tenant‑admin‑flyter. Husk at noen bedriftsfunksjoner krever at en administrator godkjenner tillatelser for tilgang på nettstednivå. Opprett et test‑SharePoint‑område eller et eksempel dokumentbibliotek for å validere flyter før du skalerer. Planlegg backing‑kontoer og en administrert identitet hvis du deployerer en produksjonspipeline. Til slutt, planlegg sikkerhetsoppdateringer og en rutine for å gjennomgå mønstre for tilgangstillatelser. Hvis teamet ditt trenger teknisk støtte for oppsett, ta høyde for det i tidslinjene. For mer om automatisering av e‑postsvar som henviser til SharePoint-innhold, se virtualworkforce.ai/logistics-email-drafting-ai/ som viser hvordan agenter forankrer svar i virksomhetsdata.

Indekserer og indeksering: konfigurer Azure Cognitive Search for SharePoint

Start med å bruke SharePoint‑connectoren / indeksereren i Azure Cognitive Search for å gjennomsøke biblioteker og ekstrahere innhold og metadata. Connectoren kan også få tilgang til mange dokumenttyper, inkludert docx og pdf, og produsere en søkbar indeks. Velg hvilke nettsteder og dokumentbibliotekskilder du vil inkludere. Map SharePoint‑felt til indeksfelt slik at AI kan bruke titler, tagger og egendefinert metadata. Sett rutiner for inkrementell indeksering for å holde indeksen oppdatert uten å gjennomsøke alt på nytt. Bruk filtypefiltre for å begrense omfanget og redusere lagringskostnader. Vurder å ekskludere store arkiver eller en lang liste med SharePoint‑filtyper du ikke trenger. Overvåk indekseringskjøringer og gjennomgå feil. Noen connector‑funksjoner kan være i preview; test dem i ikke‑produksjon først. Vær oppmerksom på standard feltkoding eller nestet JSON i innhold som kan kreve ekstra behandling for å normalisere metadata før AI‑forbruk. Følg også med på metrikker for indeksstørrelse, latenstid og antall dokumenter som prosesseres. Dokumentprosessering varierer etter filtype og hvor rikt metadata er. Hvis du bruker RAG‑mønstre, sørg for at hentskrittet identifiserer og legger ved webUrl for kontekst. Kombiner Azure Cognitive Search‑resultater med Microsoft Graph‑kall når du trenger den levende webUrl eller tillatelsessjekker. Virtualworkforce.ai anbefaler ofte en liten pilotindeks for å validere hentingsnøyaktighet før du skalerer til mange SharePoint‑områder. Bruk overvåking og varsler slik at administratorer kan reagere når indeksereren rapporterer vedvarende feil. For tekniske detaljer om connectorer, se Airbyte SharePoint connector‑dokumentasjonen her og ServiceNow‑guiden for indeksering av eksternt innhold her.

Henting av SharePoint-dokumenter og SharePoint-lister (Microsoft Graph API-er)

Bruk Microsoft Graph driveItem‑endepunkter for å lese metadata inkludert webUrl og filbane for et SharePoint‑dokument. En vanlig GET mot /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} returnerer kjernefelt du kan bruke i AI‑prompter. Lister oppfører seg annerledes. En SharePoint‑liste lagrer felt som ofte inkluderer lenker som kolonneverdier snarere enn drive‑elementer. Spørr listeelementer via Lists‑APIen for å få felt for et listeelement og eventuelle tilknyttede URL‑er. Hent item‑nivå tillatelser via /permissions når du må validere en brukers tilgang til et spesifikt element. Sikre konsistent metadata som titler, tagger og egendefinerte felt slik at AI‑relevansen forbedres. Normaliser vanlige felt på tvers av biblioteker slik at søkedokumentkall returnerer sammenlignbare data. Vær oppmerksom på filtyper som pdf og docx som krever forskjellig parsing eller OCR i noen tilfeller. Når en liste med SharePoint‑resultater returneres, legg ved webUrl slik at brukeren kan åpne originalen. Hvis du må ekstrahere innhold fra en privat mappe, sørg for at autentiseringsmodellen din støtter det nødvendige omfanget. Bruk delegert autentisering når du vil respektere den påloggede brukerens autorisasjon; bruk applikasjonsautentisering først etter at virksomhetens policy er bekreftet. Planlegg dokumentnivå‑tilgangssjekker i alle pipelines som returnerer lenker til brukere. Husk også at dokumenter i SharePoint kan ligge bak betinget tilgangspolitikk eller kreve ekstra steg ved ekstern deling. For Microsoft‑veiledning om å konfigurere kunnskapskilder og sikre forslag, se Microsoft Learn her.

Automatiser: Copilot, Power Automate og sikker innholdshenting

Copilot‑agenter og Power Automate‑flyter lar deg automatisere henting og oppsummering av SharePoint‑lenker. Copilot Studio lar deg konfigurere kunnskapskilder for å begrense søk til et spesifikt SharePoint‑område eller bibliotek slik at resultatene holder seg fokuserte. Power Automate kan trigge indeksering, kalle Graph API‑endepunkter for å hente webUrl‑felt, og så sende resultatene til en AI for å oppsummere eller berike dem. Når du automatiserer, håndhev dokumentnivåautorisasjon og loggfør hver henting for revisjon. Implementer betinget tilgang og bruk Entra‑identiteter for tjenesteprinsipper og administrerte identitetsflyter. Rut outputs som inneholder sensitiv informasjon gjennom kontroller som masker eller redigerer hemmeligheter. Sett også opp eskaleringsveier i automasjonen slik at unntakshendelser går til en administrator eller en menneskelig gjennomgang. Oppretthold en kort beholdningspolicy for mellomresultater. Kombiner Copilot‑anbefalinger med bedriftsfunksjoner som rollebasert tilgang for å sikre at brukere kun ser det de har rettigheter til å åpne. Implementer sikkerhetsoppdateringer og regelmessige gjennomganger av connectorer og tjenesteprinsipper. Test flyter som henter en SharePoint‑fil, og verifiser deretter tillatelsen for tilgang før du returnerer en URL. Virtualworkforce.ai bygger no‑code agenter som automatiserer e‑postsvar og forankrer svar i SharePoint‑innhold, noe som kan redusere behandlingstid for operasjonsteam. Disse agentene kan bygge en tilpasset pipeline for å ekstrahere, oppsummere og vedlegge lenker i utkast til svar. Hvis du trenger å automatisere store batcher, design en robust pipeline og inkluder retry‑logikk når indekserer eller Graph API‑kall feiler.

Ytterligere ressurser — eksempler, håndtering av filtyper, metadata og neste steg

Først, inkluder praktiske elementer i prosjektplanen. Publiser eksempel Graph‑kall som henter webUrl og tillatelser. Legg også til en Azure Cognitive Search‑indeksereroppskrift for vanlige filtyper. Liste opp regler for håndtering av filtyper som docx, pdf og bilder som krever OCR. Normaliser metadatafelt på tvers av dokumentbiblioteker og bruk taggereglene for å gjøre AI‑resultater konsistente. Kartlegg et lite sett med SharePoint‑kilder for en pilot før du skalerer til mange områder. Inkluder en sjekkliste for forutsetninger slik at du kan bekrefte autentisering og admin‑samtykke tidlig. Samle en kort liste over administratorer og eierne av områder som kan rette metadata‑mangler raskt. Mål hentingsnøyaktighet og spor hvor ofte brukere klikker den returnerte webUrl kontra hvor ofte de åpner det underliggende SharePoint‑dokumentet. Vurder RAG‑mønstre når du legger til oppsummering, og velg om du skal lagre embeddinger i en vektorindeks. Bruk virtualworkforce.ai‑ressurser for driftsteam for å se eksempler på å forankre svar i SharePoint og ERP‑systemer; se automated-logistics-correspondence for et brukstilfelle innen logistikkautomatisering. Konsulter Airbyte SharePoint connector‑dokumentasjonen og ServiceNow‑veiledningen for eksternt innhold for flere ressurser. Hvis du trenger hjelp, spør cloud‑administratoren din eller kontakt teknisk støtte tidlig. Neste steg: kjør en pilot på et lite sett med områder, mål brukertilfredshet, juster metadata og filtre, og skaler deretter indeksen og automasjonen.

Ofte stilte spørsmål

Hvordan finner AI lenker inne i SharePoint?

AI finner lenker ved å indeksere innhold og metadata i SharePoint og deretter returnere webUrl for relevante elementer. En indekserer eller et Graph API‑kall kan legge ved den levende URL‑en slik at brukere kan åpne originaldokumentet.

Respekterer AI‑verktøy SharePoint‑tillatelser?

Ja. AI‑integrasjoner som Copilot og Graph‑baserte løsninger respekterer SharePoint‑tillatelsesmodeller og returnerer kun elementer en bruker har rett til å se. Design autentiserings‑ og autorisasjonsflytene dine for å bruke enten delegert eller applikasjons‑tilgang basert på policy.

Hvilke lisenser trenger jeg for å kjøre Copilot med SharePoint?

Du trenger en Microsoft 365 Copilot‑lisens for brukere som får tilgang til Copilot‑funksjoner, pluss relevante Azure‑abonnementer hvis du bruker Azure‑tjenester. Kontroller tenant‑nivå rettigheter før du distribuerer bredt.

Kan jeg indeksere både dokumenter og lister?

Ja. Du kan indeksere dokumentbiblioteker og SharePoint‑listeinnhold; søkeindeksen mottar ulike felt fra hver kilde. Lister lagrer ofte lenker som kolonneverdier mens drive‑elementer inkluderer webUrl‑felt.

Hvilke filtyper bør jeg inkludere i indeksering?

Inkluder vanlige typer som docx og pdf når du trenger fulltekst‑søk, og ekskluder store binærfiler som øker kostnadene. Definer et filtypefilter som passer for forretningsbehov og samsvarsregler.

Hvordan sikrer jeg god metadata?

Sett taggeregler, maler og håndheving på biblioteksnivå for å forbedre metadata‑kvaliteten. Kjør en pilot for å identifisere hull og tildel administratorer for å rette tilbakevendende problemer.

Kan jeg automatisere henting inn i e‑poster?

Ja. Du kan automatisere henting med Power Automate eller no‑code agenter som utarbeider meldinger og setter inn lenker til SharePoint‑elementer. Virtualworkforce.ai gir eksempler for logistikk‑ og operasjonsteam som viser hvordan forankrede svar øker responshastigheten.

Hva med sikkerhet og revisjon?

Håndhev betinget tilgang, loggfør hentinger, og gjennomgå tjenesteprinsipper regelmessig for å opprettholde robust sikkerhet. Inkluder også dokumentnivå­sjekker før du returnerer lenker til brukere utenfor det opprinnelige området.

Hvordan måler jeg suksess?

Følg metrikker som klikkrate på returnerte webUrl, tid spart per søk, og forbedringer i hentingsnøyaktighet. Samle også brukertilbakemeldinger under en pilot og mål reduksjon i manuell søketid.

Hvor finner jeg implementeringsguider?

Se plattformdokumentasjon som Airbyte SharePoint connector og Microsoft Copilot‑veiledning for trinnvise instruksjoner. Utforsk også leverandøreksperter og tilleggsmateriale for å planlegge en pilot og deretter skalere drift.