Microsoft Faktura-OCR for Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central-integrasjon: Oversikt over OCR i Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central tilbyr avanserte verktøy for å automatisere fakturaprosessen, og OCR-teknologi spiller en nøkkelrolle i denne transformasjonen. OCR, eller optisk tegngjenkjenning, gjør det mulig for systemet å lese og tolke trykt eller håndskrevet tekst fra fysiske eller digitale dokumenter. Denne integrasjonen med AI-modeller sikrer at fakturadokumenter, enten skannet eller mottatt digitalt, behandles effektivt uten behov for omfattende manuell inntasting. Business Centrals integrasjon med Microsoft Azures Form Recognizer og Read API forbedrer uttrekket av leverandørdetaljer, beløp, datoer og linjeposter direkte fra dokumentene.

Rollen til Business Central strekker seg utover enkel datainnsamling. Det støtter en komplett arbeidsflyt for leverandørreskontro, fra mottak av dokumenter til siste godkjenningsstadium. Kombinasjonen av ERP-kraft og AI-drevet OCR gir målbare resultater. For eksempel har implementeringer vist treffsikkerhet på over 95 %, noe som betydelig reduserer kostbare inntastingsfeil. Ettersom manuelle inntastingsfeil kan koste mellom 1 % og 5 % av fakturabeløpet, gir disse forbedringene direkte økonomiske fordeler for organisasjoner.

Hastighet er en annen fordel. Selskaper som bruker OCR i sine Business Central-arbeidsflyter, behandler fakturaer 25 % til 60 % raskere enn manuelle metoder, noe som forbedrer kontantstrøm og leverandørtilfredshet. Integrasjonen gir også kostnadsreduksjoner, med kostnad per faktura som synker med over 70 %. Dette gjør det mulig for bedrifter å bruke ansatte på mer strategiske oppgaver og redusere driftskostnader.

Bedrifter som er avhengige av store dokumentarbeidsflyter, som logistikk- eller spedisjonsfirmaer, kan kombinere faktura-OCR med løsninger som ERP-e-postautomatisering for logistikk for å utvide automatiseringen utover Accounts Payable. Med verktøy som kan behandle flere dokumentformater, er Business Central et sentralt punkt for å automatisere økonomifunksjoner samtidig som man opprettholder høy nøyaktighet og sikkerhetsstandarder.

Automatiser fakturafangst fra PDF eller bildefil i Business Central

I Business Central er fakturafangst fra en PDF- eller bildefil strømlinjeformet for å håndtere store volumer av transaksjoner. Brukere kan laste opp filer direkte i systemet, hvor de indekseres og parses av den integrerte OCR-motoren. Systemet støtter scenarier der leverandører sender fakturaer i ulike formater, og AI-drevne arbeidsflyter sikrer at fakturaer i Business Central behandles uten at hver feltoppføring krever manuell tolkning.

Arbeidsflyten for fakturafangst begynner typisk når en PDF- eller bildefil lastes opp eller mottas på en dedikert e-postadresse konfigurert for denne prosessen. Business Central bruker OCR-verktøy for å konvertere PDF- og bildefiler til strukturerte, elektroniske formater. Det kan også konvertere innkommende kjøpsdokumenter til data som kartlegges direkte til feltene i Business Central, slik som totaler, skatt og leverandørkode. Dette trinnet muliggjør null-berørings-utrtrekk, noe som betyr at ingen menneskelig hånd trenger å skrive inn detaljer i ERP-en.

Når dokumentene er indeksert, validerer systemet fakturadata mot eksisterende leverandørposter og innkjøpsordrer for å sikre konsistens og samsvar. Dette nivået av automatisering støtter mer nøyaktig matching og reduserer belastningen på AP-teamene. Det gir også muligheter til å integrere med eksterne systemer via API-er, noe som ytterligere effektiviserer hvordan du behandler fakturaer og kobler datakilder.

Organisasjoner som krever høyere effektivitet, kan integrere disse prosessene med interne kommunikasjonsautomatiseringsstrategier, som automatisering av logistikkkorrespondanse, for å dekke både interne og eksterne dokumentflyter. Ved å automatisere begge sider kan selskaper oppnå tettere økonomisk kontroll og raskere behandling av leverandørbetalinger.

Konfigurere OCR-tjenesten fra Innkommende dokumenter: Tren OCR-tjenesten og OCR-prosessen for å unngå feil

Oppsett av OCR-tjenesten fra innkommende dokumenter i Business Central er et avgjørende steg for presis fakturabehandling. Bedrifter begynner vanligvis med å koble til en ekstern OCR-tjeneste eller bruke Microsofts innebygde verktøy for å håndtere det innledende uttrekket. For å optimalisere resultatene kan team trene OCR-tjenesten på et sett med prøvefakturaer fra faste leverandører. Denne treningen finjusterer AI-gjenkjenningsmønstre, øker treffsikkerheten og reduserer etterfangstkorreksjoner.

Fra modulen Innkommende dokumenter kan brukere opprette poster for innkommende dokumenter som refererer til opplastede filer. De setter deretter regler for hvordan disse skal klassifiseres — om de representerer kjøpsdokumenter, salgsfakturaer eller andre poster. For å oppnå bedre nøyaktighet, bruk OCR-prosessen med løpende OCR-tilbakemelding, slik at feil rettes i sanntid og modellen forbedres over tid. Målet er konsekvent å produsere dokumenter som kan konverteres til dokumentposter i Business Central og matches sømløst mot andre poster.

Beste praksis anbefaler å opprettholde et bibliotek med ulike leverandørmaler og kontinuerlig forbedre kartleggingen av uttrukne felt i Business Central. Ved å bruke strategier for å trene OCR-tjenesten for å unngå feil, forhindrer organisasjoner gjentakende feil i totaler, skattebeløp eller linjepostenes gjenkjenning. For eksempel kan hovedboksposter (General Journal) generert fra behandlede fakturaer forhåndsvalideres mot ERP-regler, noe som reduserer omarbeid.

Ressurser som Microsoft Learn-dokumentasjonen for fakturamodellen er spesielt nyttige for å forstå feltkartlegging og treningssteg. Å kombinere et godt konfigurert OCR-verktøy med forretningsprosessregler sikrer renere data og mer forutsigbare automatiseringsresultater.

Håndtere innkommende dokumenter på siden for innkommende dokumenter: Dokument fra OCR-tjenesten

Siden for innkommende dokumenter er der brukere administrerer dokumenter i Business Central som er behandlet av OCR. Dette grensesnittet viser alle relaterte poster for innkommende dokumenter og fremhever hvilke som er klare for konvertering til kjøpsfakturaposter. Dokumentet fra OCR-tjenesten vises med uttrukne felt for gjennomgang, noe som gjør det enkelt å sammenligne med den originale PDF- eller bildeversionen.

Når en ny post for innkommende dokument opprettes, fungerer tjenesten fra mellomlagerområdet for innkommende dokumenter som en buffer. Her kan brukere validere uttrukne data før de registreres i ERP-en. Dette stadiet er kritisk for unntakshåndtering, spesielt når leverandørfakturaer inneholder uventede formater eller avvik fra innkjøpsordrer.

Business Central tilbyr verktøy for å vise innkommende filer sammen med deres metadata. Dette gjør det mulig for økonomipersonell å godkjenne eller avvise basert på forhåndsdefinerte forretningsregler, og opprettholde nøyaktighet i fakturaprosessen. Med riktig oppsett kan mange fakturaer konverteres til en kjøpsfaktura for leverandøren manuelt eller automatisk, avhengig av konfidenspoeng fra OCR-systemet.

For å maksimere effektiviteten, integrer denne funksjonen i skalerbare operasjonelle arbeidsflyter. Slik integrasjon bidrar til å redusere flaskehalser når teamet ditt behandler store volumer skannede fakturaer i travle regnskapsperioder. Siden for innkommende dokumenter spiller en sentral rolle for å sikre at uttrukne data er pålitelige før videre posting og betalingsplanlegging.

Strømlinjeforming av AP-prosessen med automatisering av leverandørfakturaer og AP-automatisering

Automatisering av leverandørreskontro i Business Central skaper nye effektiviseringsmuligheter i AP-prosessen ved å koble OCR-drevet datainnhenting med matching mot innkjøpsordrer og betalingsgodkjenningsarbeidsflyter. Når fakturadata er fanget, kan Business Central automatisk matche leverandørfakturaer med innkjøpsordrer og mottak. Dette reduserer manuelt valideringsarbeid og fremskynder godkjenningssyklusen.

Kvantitativt kan selskaper behandle fakturaer 25 % til 60 % raskere med automatisering på plass. Feilprosentene faller med opptil 90 %, noe som minimerer forsinkelser fra tvister eller unntak. AP-teamet kan dermed prioritere godkjenninger med høy verdi fremfor manuell inntasting, og frigjøre tid til strategisk analyse av utgifter.

Effektiviteten kommer fra å integrere godkjenningsarbeidsflyten i eksisterende Business Central-arbeidsflyter, slik at det ikke blir forsinkelser i betalingsplanleggingen og samtidig opprettholder gode leverandørforhold. Å matche fakturaer mot innkjøpsordrer forhindrer overfakturering og tapte tidlige betalingsrabatter. Ved å redusere unntakshåndtering oppnår selskaper bedre forutsigbarhet i kontantstrøm og samsvar med innkjøpspolitikk.

Å kombinere automatisering av leverandørfakturaer med kommunikasjonautomatisering sikrer at oppdateringer om fakturastatus — enten akseptert, avvist eller flagget — er nøyaktige og tidsriktige, som sett i sektorer som bruker AI i kommunikasjon innen godstransportlogistikk. Disse sammenkoblede systemene gjør det enklere for økonomiteam å jobbe effektivt i Business Central samtidig som de opprettholder åpenhet og dataintegritet.

Fakturaskanning og automatisering av AP: Fra kjøpsfaktura til leverandørfakturaer

Fakturaskanning utgjør grunnmuren for å automatisere AP fra det innledende kjøpsfakturastadiet til endelige leverandørbetalinger. Miljøer med høyt volum har fordel av å skanne fakturaer i bulk, enten som PDF-er eller ved å bruke enheter for å ta et bilde med nettbrett eller telefon. OCR-systemet konverterer disse bildefilene til elektroniske dokumenter og klassifiserer dem som dokumenter som kan konverteres til en kjøpsfaktura for leverandøren.

Når dokumentene er konvertert til dokumentposter i Business Central, går fakturaene gjennom behandlingssteg som kan inkludere matching mot innkjøpsordrer og planlegging av betalinger. Business Central kan behandle fakturaer manuelt eller automatisk, basert på konfidenspoeng og forhåndsdefinerte regler. For eksempel kan Kofax eller andre eksterne OCR-tjenester integreres for å øke gjennomstrømningen i spesialiserte miljøer.

Fremtidige trender peker mot å utvide AP-automatiseringen med verktøy som genererer elektroniske dokumenter fra fysiske fakturaer og integrerer dem i ende-til-ende ERP-arbeidsflyter. Ved å bruke OCR for å konvertere innkommende fakturaer direkte til innkjøpsordrer kan bedrifter redusere berøringspunkter ytterligere. Automatiseringsstrategier vil fortsette å utvikle seg og optimalisere hvordan data fra kjøpsdokumenter flyter fra inntak til betaling uten manuell inngripen.

Med leverandører som adopterer flere digitale standarder, og ERP-systemer som forbedrer automatiseringsmulighetene, vil fakturaskanning forbli nøkkelen til operasjonell effektivitet. Organisasjoner som ønsker å strømlinjeforme, bør identifisere muligheter for å integrere dokumentskanning i Business Central samtidig som de utforsker verktøy for forbedre kunde- og leverandørinteraksjon med AI.

FAQ

Hva er Microsoft Invoice OCR for Business Central?

Det er en teknologiintegrasjon som lar Business Central automatisk lese og tolke tekst fra fakturaer. Dette hjelper med å akselerere fakturaprosessen og reduserer feil ved manuell inntasting.

Hvor nøyaktig er OCR i Business Central?

Når det er riktig konfigurert, kan OCR i Business Central oppnå over 95 % nøyaktighet i datainnhenting. Dette reduserer kostbare manuelle feil og forbedrer forholdet til leverandører.

Kan Business Central håndtere PDF-fakturaer?

Ja, det kan behandle PDF-fakturaer direkte og trekke ut alle relevante detaljer til elektroniske poster. Dette fungerer både for digitalt opprettede PDF-er og skannede dokumenter.

Hvilken rolle spiller Azure Form Recognizer i OCR?

Azure Form Recognizer brukes i Business Central for å trekke ut spesifikke datafelt fra fakturaer. Den bruker AI-modeller for å håndtere varierende leverandørformater og dokumentkvaliteter.

Hvordan gagner AP-automatisering virksomheten min?

Automatisering av leverandørreskontro fremskynder matching og godkjenning av fakturaer. Den reduserer også feilrater og støtter bedre kontantstrømstyring.

Er det nødvendig å trene OCR-tjenesten?

Trening forbedrer OCR-nøyaktigheten ved å gjøre systemet kjent med leverandørformatene dine. Dette reduserer gjentakende feil og øker påliteligheten av uttrukne data.

Kan OCR i Business Central behandle håndskrevne fakturaer?

Noen OCR-modeller kan tolke håndskrevet tekst, men nøyaktigheten avhenger av klarhet og konsistens. Bruk av skanning av høy kvalitet øker suksessraten for håndskrevne datauttrekk.

Hvordan hjelper siden for innkommende dokumenter?

Den sentraliserer administrasjonen av dokumenter fanget via OCR for enkel gjennomgang og konvertering. Unntak kan håndteres her før de går inn i hoved-ERP-arbeidsflytene.

Hvilke framtidige trender finnes innen faktura-OCR?

Fremtidige innovasjoner inkluderer AI-modeller som ikke krever maloppsett og økt integrasjon med skybaserte systemer. Disse trendene vil gjøre fakturabehandling mer sømløs og helautomatisert.

Kan OCR kombineres med andre automatiseringsverktøy?

Ja, OCR fungerer godt sammen med e-post- og kommunikasjonsautomatisering. Sammen muliggjør de ende-til-ende behandling fra dokumentfangst til leverandørkommunikasjon uten manuell inngripen.