Microsoft Factuur-OCR voor Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central-integratie: Overzicht van OCR in Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central biedt geavanceerde tools voor het automatiseren van het factuurproces, en OCR-technologie speelt een sleutelrol in deze transformatie. OCR, of Optical Character Recognition, stelt het systeem in staat afgedrukte of handgeschreven tekst van fysieke of digitale documenten te lezen en te interpreteren. Deze integratie met AI-modellen zorgt ervoor dat factuurdocumenten, of ze nu gescand of digitaal ontvangen zijn, efficiënt worden verwerkt zonder de noodzaak van uitgebreide handmatige gegevensinvoer. De integratie van Business Central met Microsoft Azure’s Form Recognizer en Read API verbetert de extractie van leveranciersgegevens, bedragen, datums en regelitems rechtstreeks uit documenten.

De rol van Business Central gaat verder dan basisgegevens vastleggen. Het ondersteunt een volledige crediteurenworkflow, van het ontvangen van documenten tot de definitieve goedkeuringsfase. De combinatie van ERP-kracht met AI-gestuurde OCR leidt tot meetbare resultaten. Implementaties hebben bijvoorbeeld nauwkeurigheidspercentages van meer dan 95% aangetoond, waardoor kostbare invoerfouten aanzienlijk worden verminderd. Omdat handmatige invoerfouten tussen 1% en 5% van de factuurwaarde kunnen kosten, hebben deze verbeteringen directe financiële voordelen voor organisaties.

Snelheid is een ander voordeel. Bedrijven die OCR in hun Business Central-workflows gebruiken, verwerken facturen 25% tot 60% sneller dan handmatige methoden, wat de cashflow en leverancierstevredenheid verbetert. De integratie levert ook kostenreducties op, waarbij de per-factuurkosten met meer dan 70% dalen. Dit stelt bedrijven in staat personeel aan meer strategische taken toe te wijzen en de overhead te verlagen.

Organisaties die afhankelijk zijn van intensieve documentworkflows, zoals logistiek of expediteurs, kunnen factuur-OCR combineren met oplossingen zoals ERP-e-mailautomatisering voor logistiek om automatisering verder uit te breiden dan alleen crediteuren. Met tools die meerdere documentformaten kunnen verwerken, is Business Central een centraal punt voor het automatiseren van financiële processen, terwijl hoge nauwkeurigheids- en beveiligingsnormen worden gehandhaafd.

Automatiseer het vastleggen van facturen uit PDF- of afbeeldingsbestanden in Business Central

In Business Central is het vastleggen van facturen uit een PDF- of afbeeldingsbestand gestroomlijnd om grote aantallen transacties aan te kunnen. Gebruikers kunnen bestanden rechtstreeks in het systeem uploaden, waar ze worden geïndexeerd en geparseerd door de geïntegreerde OCR-engine. Het systeem ondersteunt scenario’s waarbij leveranciers facturen in uiteenlopende formaten sturen, en de AI-gestuurde workflows zorgen ervoor dat facturen in Business Central worden verwerkt zonder dat elk veld handmatig geïnterpreteerd hoeft te worden.

De workflow voor het vastleggen van facturen begint doorgaans wanneer een PDF- of afbeeldingsbestand wordt geüpload of ontvangen op een specifiek e-mailadres dat voor dit proces is geconfigureerd. Business Central gebruikt OCR-tools om PDF- en afbeeldingsbestanden om te zetten in gestructureerde, elektronische formaten. Het kan ook inkomende inkoopdocumenten omzetten in gegevens die direct worden gekoppeld aan de velden in Business Central, zoals totalen, belasting en leverancierscode. Deze stap maakt zero-touch-extractie mogelijk, wat betekent dat er geen menselijke hand nodig is om gegevens opnieuw in het ERP in te typen.

Na het indexeren valideert het systeem factuurgegevens aan de hand van bestaande leveranciersrecords en inkooporders, wat consistentie en naleving waarborgt. Dit niveau van automatisering ondersteunt een nauwkeurigere matching en vermindert de belasting van AP-teams. Het biedt ook mogelijkheden om te integreren met externe systemen via API’s, waardoor de verwerking van facturen en het koppelen van gegevensbronnen verder wordt gestroomlijnd.

Organisaties die hogere efficiëntie eisen, kunnen deze processen integreren met interne communicatie-automatiseringsstrategieën, zoals geautomatiseerde logistieke correspondentie, om zowel backoffice- als externe documentstromen te dekken. Door beide zijden te automatiseren, kunnen bedrijven strakkere financiële controles en snellere omlooptijden voor leveranciersbetalingen bereiken.

Het configureren van de OCR-service vanuit de inkomende documenten: Train de OCR-service en het OCR-proces om fouten te vermijden

Het opzetten van de OCR-service vanuit de inkomende documenten in Business Central is een cruciale stap voor een nauwkeurige factuurverwerking. Bedrijven beginnen meestal met het koppelen aan een externe OCR-service of gebruiken de native tools van Microsoft om de initiële extractie af te handelen. Om resultaten te optimaliseren, kunnen teams de OCR-service trainen op een set voorbeeldfacturen van reguliere leveranciers. Deze training verfijnt AI-herkenningspatronen, verhoogt de nauwkeurigheidpercentages en vermindert nacaptatiecorrecties.

Vanaf de module Inkomende Documenten kunnen gebruikers inkomende documentrecords aanmaken die verwijzen naar geüploade bestanden. Vervolgens stellen ze regels in voor hoe deze moeten worden geclassificeerd — of ze nu inkoopdocumenten, verkoopfacturen of andere records vertegenwoordigen. Om superieure nauwkeurigheid te bereiken, gebruikt u het OCR-proces met doorlopende OCR-feedback en corrigeert u fouten in realtime zodat het model in de loop van de tijd verbetert. Het doel is consequent documenten te produceren die kunnen worden omgezet in documentrecords in Business Central en naadloos kunnen worden gematcht met andere records.

Best practices suggereren het bijhouden van een bibliotheek met verschillende leverancierssjablonen en het continu verfijnen van de mapping van geëxtraheerde velden in Business Central. Door strategieën toe te passen om de OCR-service te trainen om fouten te vermijden, voorkomen organisaties terugkerende fouten in totalen, belastingbedragen of herkenning van regelitems. Bijvoorbeeld kunnen journaalposten gegenereerd uit verwerkte facturen vooraf worden gevalideerd tegen ERP-regels, waardoor herwerk wordt verminderd.

Hulpbronnen zoals de Microsoft Learn-documentatie voor het factuurmodel zijn bijzonder nuttig om field mapping en trainingsstappen te begrijpen. Het combineren van een goed geconfigureerde OCR-tool met bedrijfsprocesregels zorgt voor schonere gegevens en voorspelbaardere automatiseringsresultaten.

Beheer van inkomende documenten op de pagina Inkomende Documenten: document van de OCR-service

De pagina Inkomende Documenten is waar gebruikers documenten beheren in Business Central die door OCR zijn verwerkt. Deze interface toont alle gerelateerde inkomende documentrecords en benadrukt welke klaar zijn voor conversie naar inkoopfactuurrecords. Het document van de OCR-service wordt weergegeven met geëxtraheerde velden voor beoordeling, zodat snel een vergelijking kan worden gemaakt met de originele PDF- of afbeeldingsversie.

Wanneer een nieuw inkomend documentrecord wordt aangemaakt, fungeert de service vanuit het staginggebied voor inkomende documenten als buffer. Hier kunnen gebruikers de geëxtraheerde gegevens valideren voordat ze worden doorgevoerd naar het ERP. Deze fase is cruciaal voor exception handling, vooral wanneer leveranciersfacturen onverwachte formaten bevatten of afwijkingen tonen ten opzichte van inkooporders.

Business Central biedt tools om inkomende bestanden naast hun metadata te bekijken. Dit stelt financiële medewerkers in staat te accepteren of af te wijzen op basis van vooraf gedefinieerde bedrijfsregels, en zo de nauwkeurigheid in het factuurproces te waarborgen. Met de juiste configuratie kunnen veel facturen handmatig of automatisch worden omgezet naar een inkoopfactuur voor de leverancier, afhankelijk van de confidence scores van het OCR-systeem.

Om efficiëntie te maximaliseren, integreer deze functie in schaalbare operationele workflows. Een dergelijke integratie helpt knelpunten te verminderen wanneer uw team grote aantallen gescande facturen verwerkt tijdens piekperiodes. De pagina Inkomende Documenten speelt een centrale rol bij het waarborgen dat geëxtraheerde gegevens betrouwbaar zijn voordat ze downstream worden geboekt en betalingen worden gepland.

Het stroomlijnen van het crediteurenproces met accounts payable-automatisering en AP-automatisering

Accounts payable-automatisering in Business Central creëert nieuwe efficiëntie in het AP-proces door OCR-gestuurde gegevensvastlegging te koppelen aan matching met inkooporders en goedkeuringsworkflows voor betalingen. Zodra factuurgegevens zijn vastgelegd, kan Business Central automatisch leveranciersfacturen matchen met inkooporders en ontvangsten. Dit vermindert handmatig validatiewerk en versnelt de goedkeuringscyclus.

Kwantitatief gezien kunnen bedrijven facturen 25% tot 60% sneller verwerken met automatisering. Foutenpercentages dalen tot wel 90%, wat vertragingen door geschillen of uitzonderingen minimaliseert. Het AP-team kan daardoor prioriteit geven aan goedkeuringen met hoge waarde in plaats van handmatige invoer, waardoor er meer tijd vrijkomt voor strategische bestedingsanalyse.

Efficiëntie ontstaat door de goedkeuringsworkflow te integreren in bestaande Business Central-workflows, zodat er geen vertragingen optreden in de betalingsplanning en sterke leveranciersrelaties worden gehandhaafd. Het matchen van facturen met inkooporders voorkomt te veel factureren en het missen van vroegbetaalkortingen. Door exception handling te verminderen, bereiken bedrijven betere voorspelbaarheid van de cashflow en naleving van inkoopbeleid.

Het combineren van accounts payable-automatisering met communicatie-automatisering zorgt ervoor dat updates over de factuurstatus — of deze nu zijn geaccepteerd, afgewezen of gemarkeerd — nauwkeurig en tijdig worden doorgegeven, zoals te zien is in sectoren die AI in vrachtlogistieke communicatie gebruiken. Deze verbonden systemen maken het voor financiële teams gemakkelijker efficiënt te opereren binnen Business Central, terwijl transparantie en gegevensintegriteit behouden blijven.

Factuurscanning en automatisering van AP: van inkoopfactuur tot leveranciersfacturen

Factuurscanning vormt de basis voor het automatiseren van AP vanaf de initiële inkoopfactuurfase tot de uiteindelijke leveranciersbetalingen. Omgevingen met een hoog volume profiteren van het scannen van facturen in bulk, of het nu gaat om PDF’s of het gebruik van apparaten om een foto te maken met een tablet of telefoon. Het OCR-systeem zet deze afbeeldingsbestanden om in elektronische documenten en classificeert ze als documenten die kunnen worden omgezet in een inkoopfactuur voor de leverancier.

Zodra ze zijn omgezet in documentrecords in Business Central, doorlopen facturen verwerkingsstappen die matching met inkooporders en betalingsplanning kunnen omvatten. Business Central kan facturen handmatig of automatisch verwerken, op basis van confidence scores en vooraf gedefinieerde regels. Bijvoorbeeld kunnen Kofax of andere externe OCR-services worden geïntegreerd om de doorvoersnelheid in specialistische omgevingen te verbeteren.

Toekomstige trends wijzen op het uitbreiden van AP-automatisering met tools die elektronische documenten genereren van fysieke facturen en deze integreren in end-to-end ERP-workflows. Door OCR te gebruiken om inkomende facturen direct om te zetten naar inkooporders, kunnen bedrijven verdere touchpoints verminderen. Automatiseringsstrategieën zullen zich blijven ontwikkelen en optimaliseren hoe gegevens van inkoopdocumenten van intake tot betaling vloeien zonder handmatige tussenkomst.

Nu leveranciers meer digitale standaarden adopteren en ERP-systemen de automatiseringsmogelijkheden uitbreiden, blijft factuurscanning een kernbestanddeel van operationele efficiëntie. Organisaties die willen stroomlijnen, moeten mogelijkheden identificeren om documentscanning binnen Business Central te integreren en tegelijk tools verkennen voor het verbeteren van klant- en leveranciersinteractie met AI.

FAQ

Wat is Microsoft Invoice OCR voor Business Central?

Het is een technologie-integratie die Business Central in staat stelt om automatisch tekst uit facturen te lezen en te interpreteren. Dit helpt het facturatieproces te versnellen en vermindert fouten door handmatige gegevensinvoer.

Hoe nauwkeurig is OCR in Business Central?

Wanneer correct geconfigureerd, kan OCR in Business Central meer dan 95% datacapturenauwkeurigheid bereiken. Dit vermindert kostbare handmatige fouten en verbetert het beheer van leveranciersrelaties.

Kan Business Central PDF-facturen verwerken?

Ja, het kan PDF-facturen direct verwerken en alle relevante details naar elektronische records extraheren. Dit werkt zowel voor digitaal aangemaakte PDF’s als voor gescande documenten.

Welke rol speelt Azure Form Recognizer in OCR?

Azure Form Recognizer wordt binnen Business Central gebruikt om specifieke gegevensvelden uit facturen te extraheren. Het past AI-modellen toe om met verschillende leveranciersformaten en documentkwaliteitsniveaus om te gaan.

Hoe profiteert mijn bedrijf van AP-automatisering?

Automatisering van crediteuren versnelt de matching en goedkeuring van facturen. Het verlaagt ook foutenpercentages en ondersteunt beter cashflowbeheer.

Is het trainen van de OCR-service noodzakelijk?

Training verbetert de OCR-nauwkeurigheid door het systeem vertrouwd te maken met uw leveranciersformaten. Dit vermindert terugkerende fouten en verhoogt de betrouwbaarheid van geëxtraheerde gegevens.

Kan OCR in Business Central handgeschreven facturen verwerken?

Sommige OCR-modellen kunnen handgeschreven tekst interpreteren, hoewel de nauwkeurigheid afhangt van de helderheid en consistentie. Het gebruik van scans van hoge kwaliteit verhoogt de slagingskans voor handgeschreven data-extractie.

Hoe helpt de pagina Inkomende Documenten?

Het centraliseert het beheer van documenten die via OCR zijn vastgelegd, zodat ze gemakkelijk kunnen worden beoordeeld en omgezet. Uitzonderingen kunnen hier worden afgehandeld voordat ze in de hoofd-ERP-workflows terechtkomen.

Welke toekomstige trends zijn er in factuur-OCR?

Toekomstige innovaties omvatten AI-modellen die geen sjabloonopzet vereisen en grotere integratie met cloudgebaseerde systemen. Deze trends zullen factuurverwerking naadlozer en volledig geautomatiseerd maken.

Kan OCR worden gecombineerd met andere automatiseringstools?

Ja, OCR werkt goed samen met e-mail- en communicatie-automatisering. Samen maken ze end-to-end verwerking mogelijk, van documentvastlegging tot communicatie met leveranciers zonder handmatige tussenkomst.