Factuur-OCR voor Dynamics 365: Leveranciersfacturen vastleggen

factuurverwerking in ERP met dynamics 365 finance

Factuurverwerking blijft een van de meest veeleisende taken binnen een ERP-omgeving. Hoewel Dynamics 365 Finance gecentraliseerde controles biedt, zorgen handmatige invoer, goedkeuringsknelpunten en het verwerken van verschillende factuurformaten vaak voor vertragingen. Veel financiële teams besteden veel tijd aan het vastleggen van leveranciergegevens, het matchen met een inkooporder en het waarborgen van naleving voordat er betaald wordt. De foutpercentages bij handmatige gegevensinvoer kunnen variëren van 1-3%, wat kan leiden tot onjuiste betalingen of vertragingen bij het boeken van een openstaande factuur in het factuurjournaal. Lange verwerkingstijden belasten ook de debiteurenbeheerder, die inkomende facturen moet beheren terwijl hij andere prioriteiten in balans houdt.

Dynamics 365 Finance centraliseert crediteuren in één samenhangende workflow, waardoor validatie en goedkeuring sneller verlopen. Door te integreren met bestaande ERP-software verandert het platform de manier waarop factuurdocumenten worden afgehandeld – van het ontvangen van gescande documenten tot het matchen en posten. Meting van gebruikers van ERP-systemen geeft aan dat organisaties die automatiseringstechnologie gebruiken hun verwerkingstijd van dagen naar uren hebben zien dalen. Volgens brancherapporten kan het implementeren van OCR-oplossingen om verschillende factuurformaten te lezen de kosten per factuur met 30-60% verlagen en tegelijk de nauwkeurigheid van factuurgegevens verbeteren.

Een voorbeeld betreft bedrijven die ERP-e-mailautomatisering in de logistiek gebruiken naast ERP-workflows, waarbij vastgelegde facturen met minimale handmatige invoer in hun ERP-systeem worden geïntegreerd. Deze aanpak zorgt ervoor dat financiële gegevens consistent doorstromen, met veel minder menselijke tussenkomst. Bedrijven profiteert ook van de mogelijkheid om de fasen van het factuurverwerkingsproces te stroomlijnen via automation-ready tools.

In wezen pakt de adoptie van Microsoft Dynamics 365 Finance de veelvoorkomende uitdagingen van factuurverwerking in ERP-omgevingen aan. Door gegevens direct in de financemodule te verenigen, originele factuurgegevens te beheren en naadloze workflowintegratie te bieden, bereiken financiële teams hogere nauwkeurigheid en kortere cyclustijden. Deze verbeteringen vormen de basis voor meer geavanceerde processen zoals cognitieve gegevensuitwinning en automatisering in volgende hoofdstukken.

automatiseer het vastleggen van leveranciersfacturen met OCR

OCR, of optische tekenherkenning, speelt een cruciale rol bij het automatiseren van het vastleggen van leveranciersfacturen binnen Dynamics 365 Finance. Door AI-gestuurde gegevensuitwinning uit facturen elimineert OCR tot 90% van de handmatige invoertaken. Deze verandering versnelt niet alleen de verwerking van leveranciersfacturen maar vermindert ook de menselijke tussenkomst. Typische velden die worden geëxtraheerd zijn de leveranciersnaam, factuurnummer, datums en bedragen. Zodra de tekst is gedigitaliseerd, kan deze worden gebruikt om ERP-formulieren direct te vullen, waardoor de kans op downstream-fouten afneemt en het beheer van verschillende factuurformaten van verschillende leveranciers wordt vereenvoudigd.

De OCR-mogelijkheden van Microsoft, verbeterd door AI en robotic process automation, identificeren en leggen sleutelgegevens van verschillende binnenkomende facturen vast. Zoals opgemerkt door Intelligent OCR Plus, heeft technologie volledige capture van facturen uit digitale factuurafbeeldingen mogelijk gemaakt zonder uitgebreide handmatige stappen. Dit stelt organisaties in staat facturen op grote schaal te verwerken, zelfs wanneer formaten sterk variëren. Het extractieproces voedt gegevens rechtstreeks naar het ERP-systeem en zorgt voor consistente matching met PO-records en validatieregels.

Wanneer bedrijven OCR-factuurcapture in hun ERP-workflows integreren, kan leveranciersfactuurautomatisering worden bereikt met minimale aanpassingen aan hun bestaande processen. De mogelijkheid om te automatiseren zorgt voor snellere factuurgoedkeuringscycli, beter inzicht in cashflow en nauwkeurige rapportage voor Dynamics 365 Finance-klanten. Dit is vooral belangrijk voor grote operaties om te voorkomen dat openstaande factuurbatches vertragingen veroorzaken binnen de crediteurenadministratie.

Organisaties die OCR- en AI-technologie gebruiken, winnen ook aan personeelsefficiëntie. Dit model lijkt op hoe AI in vrachtlogistieke communicatie documentverwerking versnelt en gegevens naar de juiste plaats routet zonder veel menselijke tussenkomst. Door het automatiseren van het vastleggen van leveranciersfacturen besteden financiële teams minder tijd aan gegevensinvoer en meer aan activiteiten die direct invloed hebben op de groei van het bedrijf.

factuurcapture-oplossing in dynamics 365 finance and operations

Dynamics 365 Finance and Operations bevat een native factuurcapture-oplossing, ontworpen om de verwerking van leveranciersfacturen naadloos te integreren met crediteurenworkflows. Met deze functie kunnen gebruikers factuurdocumenten scannen of elektronisch ontvangen, waarna het systeem OCR-factuurcapture uitvoert om relevante velden te extraheren. De vastgelegde facturen gaan vervolgens door validatielogica in de factuurcapture voordat ze de definitieve goedkeuring en het posten bereiken. Dit proces is bijzonder effectief voor facturen die aan een inkooporder moeten worden gekoppeld en moeten voldoen aan afleidings- en validatieregels die in het ERP-systeem zijn ingesteld.

Volgens de Dynamics 365 Community werd de native oplossing algemeen beschikbaar in Microsoft’s 2022 release wave 2, wat een belangrijke mijlpaal voor automatiseringsgereedheid markeerde. Set-up- en gebruiksrichtlijnen, zoals gedocumenteerd op Microsoft Learn, begeleiden gebruikers bij het aanmaken van sjablonen, het toepassen van validatieregels en het beheren van gescande documenten. Daarnaast kunnen organisaties kanalen in factuurcapture creëren om verschillende factuurstromen te segmenteren op leverancierssoort of bedrijfseenheid.

De integratie met Finance and Operations is volledig geïntegreerd, waardoor wanneer facturen worden vastgelegd, de gegevens direct naar de crediteurenmodule stromen. De factuurcapture-functie ondersteunt ook verschillende factuurformaten en gebruikt OCR-mogelijkheden om deze nauwkeurig te lezen en te verwerken. Dit vermindert in sterke mate de wachtrijen met openstaande facturen en versnelt de overgang van het aanmaken van een nieuwe factuur naar het posten in het grootboek.

Bedrijven kunnen deze gegevens ook koppelen aan andere Microsoft-diensten via het Power Platform-ecosysteem voor uitgebreide rapportage- en automatiseringsscenario’s. Dit maakt het eenvoudig om workflows uit te breiden naar gebieden zoals audit-tracking of het koppelen van facturen aan verzendgegevens, vergelijkbaar met de processen die worden geautomatiseerd in geautomatiseerde logistieke correspondentiesystemen. Met robuuste configuratie- en technische ondersteuningsopties biedt de factuurcapture-oplossing een basis voor het bevorderen van factuurautomatisering in ondernemingen op elke schaal.

ocr-integratie en geëxtraheerde gegevens met Power Apps

Het integreren van OCR-mogelijkheden met Power Apps biedt financiële teams een breder hulpmiddelenpakket voor het beheren van geëxtraheerde gegevens uit leveranciersfacturen. Binnen een Power Platform-omgeving kunnen gebruikers aangepaste formulieren of goedkeuringsstappen ontwerpen die rechtstreeks met Dynamics 365 Finance communiceren. Deze OCR-integratie opent mogelijkheden voor het verwerken van ongestructureerde factuurdocumenten, het creëren van gebruikersgestuurde uitzonderingafhandeling en het vastleggen van extra metadata naast standaard ERP-velden.

Een belangrijk voordeel is de flexibiliteit om te rapporteren over de nauwkeurigheid van geëxtraheerde gegevens via dashboards of geautomatiseerde waarschuwingen. Bedrijven kunnen Power Apps gebruiken om verwerkte facturen te beoordelen, afwijkingen te signaleren en ervoor te zorgen dat de vastgelegde velden overeenkomen met de originele factuurdocumentatie. Voor facturen die bij de eerste validatie falen, kunnen uitzonderingworkflows de factuur automatisch naar een crediteurenbeheerder sturen voor controle.

Virtualworkforce.ai heeft soortgelijke efficiëntiewinsten gezien bij het koppelen van ERP-factuurgegevens met communicatietools. Zo stellen onze AI-oplossingen voor logistieke klantenservice operatieteams in staat snel factuurgerelateerde vragen te beantwoorden door financiële gegevens uit meerdere systemen met kunstmatige intelligentie op te halen. Dit weerspiegelt het voordeel van het gebruik van AI- en ML-technologieën in OCR-factuurcapture—het verkorten van doorlooptijden en het hoog houden van de efficiëntie van factuurverwerkingsworkflows.

Wanneer OCR-oplossingen worden gebruikt om verschillende factuuringangen te lezen, helpt het koppelen ervan aan tools zoals Power Automate bij het stroomlijnen van uitzonderingafhandeling en rapportage. Naarmate bedrijven OCR integreren met Microsoft Dynamics 365 Finance, krijgen ze de mogelijkheid processen zoals cognitieve taken aan te passen en te zorgen dat de factuurautomatiseringscyclus foutloos blijft terwijl ze opschalen om aan groeivraag te voldoen.

automatisering van leveranciersfacturen met dynamics 365 ocr

Automatisering van leveranciersfacturen wordt de standaard voor organisaties die hun crediteurenprocessen willen optimaliseren. Met Dynamics 365 OCR kunnen bedrijven end-to-end verwerking realiseren, van het scannen van binnenkomende facturen tot het boeken in het grootboek, met minimale handmatige tussenkomst. Robotic process automation wordt hier vaak toegepast om goedkeuringsstappen te automatiseren, te matchen met PO-gegevens en betalingsruns te activeren. Dit elimineert verwerkingsknelpunten en verlaagt kosten—branchegegevens suggereren kostenreducties van 30-60% voor geautomatiseerde factuurworkflows.

Een reëel scenario kan zijn dat een leverancier facturen indient vanaf digitale factuurafbeeldingen bij het financiële team. De OCR-mogelijkheden herkennen verschillende factuurformaten van diverse leveranciers en extraheren details zoals leverancierscodes, factuurnummers en bedragen. Via een naadloze workflow valideert het systeem deze tegen bestaande financiële gegevens, markeert afwijkingen en routet uitzonderingen automatisch. Dergelijke processen vergroten de transparantie en zorgen ervoor dat automatisering noodzakelijke controletappen niet overslaat.

Het inzetten van automatisering op deze manier weerspiegelt best practices uit ERP-gekoppelde sectoren. Bijvoorbeeld in de logistiek integreren geautomatiseerde systemen factuurgegevens rechtstreeks met verzendingrecords, zoals onderzocht in virtuele assistent voor logistiek. Deze helpen handmatig kopiëren en menselijke tussenkomst te verminderen, net zoals OCR-factuurcapture de gegevensverwerkingsstappen in finance vermindert. Het uiteindelijke resultaat is snellere verwerking, minder fouten en verbeterde relaties met leveranciers door tijdige betalingen.

Door Dynamics 365 Finance-klantgerichte OCR-automatisering te implementeren, realiseren bedrijven schaalbare factuurautomatisering die zich aanpast aan regionale nalevingsregels, verschillende factuurformaten en elk PO-matchingsbeleid. Gecombineerd met moderne tools en Azure-ondersteunde opslag, zoals een Azure Data Lake Storage-abonnement, beveiligen en schalen organisaties hun factuurautomatiseringsinfrastructuur voor de toekomst.

integreer factuur-OCR voor verbeterde finance en operations

Het integreren van factuur-OCR in finance en operations vereist zorgvuldige planning om een soepele uitrol te waarborgen. Best practices omvatten het trainen van gebruikers in de factuurcapture-functie, het toepassen van validatielogica in factuurcapture voor nauwkeurigheid en het creëren van duidelijke workflows voor uitzonderingen. Een gefaseerde go-live helpt vaak om te voorkomen dat de crediteurenbeheerder wordt overweldigd en zorgt voor adoptie over alle leveranciersgroepen.

Het monitoren van KPI’s zoals OCR-nauwkeurigheidspercentages (die in volwassen systemen nu meer dan 95% bedragen) en doorvoermetrics levert bruikbare inzichten voor optimalisatie. Met de juiste dashboards kunnen financieel leiders bijhouden hoe soepel de OCR-mogelijkheden binnenkomende facturen verwerken en ervoor zorgen dat vastgelegde facturen overeenkomen met de originele factuurgegevens. Dit sluit aan bij de aanpak om datarijke workflows te stroomlijnen die te zien is in oplossingen zoals AI-gestuurde opschaling van logistieke operaties, waar meetbare metrics continue verbetering aansturen.

Toekomstige trends in factuur-OCR-integratie omvatten het gebruik van geavanceerde kunstmatige intelligentie voor contextuele gegevensuitwinning, het verbeteren van het lezen van verschillende factuurformaten en het uitbreiden van automatisering via het Power Platform. Cloud-schaalbaarheid via Azure stelt ondernemingen ook in staat OCR-verwerking op te schalen zonder grote infrastructuurwijzigingen. Naarmate processen zoals cognitieve gegevensuitwinning volwassen worden, zullen ERP-systeemintegraties volledig geïntegreerd raken, met minder technische ondersteuning nodig voor routinematige wijzigingen.

Wanneer overwogen voor Dynamics 365 Finance-implementaties, zorgt het integreren van OCR ervoor dat automatiseringsvoordelen zich uitstrekken voorbij crediteuren en invloed hebben op andere ERP-workflows zoals inkoop en begroting. Dit verbetert niet alleen de efficiëntie van factuurautomatisering, maar creëert ook langetermijnkostenbesparingen en wendbaarheid bij het reageren op bedrijfsbehoeften.

FAQ

Wat is factuur-OCR in Dynamics 365?

Factuur-OCR in Dynamics 365 is de technologie die wordt gebruikt om factuurdocumenten om te zetten in digitale tekst voor geautomatiseerde verwerking. Het gebruikt AI om sleutelgegevens te extraheren en deze naar het ERP-systeem te pushen voor crediteurenworkflows.

Hoe werkt automatisering van leveranciersfacturen?

Automatisering van leveranciersfacturen legt binnenkomende facturen vast en verwerkt ze zonder handmatige gegevensinvoer. Het systeem matcht ze met inkooporders en routet ze automatisch door goedkeuringsworkflows.

Kan OCR verschillende factuurformaten aan?

Ja, OCR is ontworpen om verschillende factuurformaten van diverse leveranciers te lezen. Het kan gescande documenten en gestructureerde digitale facturen met hoge nauwkeurigheid interpreteren.

Wordt robotic process automation gebruikt in Dynamics 365 Finance OCR?

Ja, robotic process automation wordt gebruikt voor stappen zoals routeing van goedkeuringen en automatisch boeken in het grootboek. Dit minimaliseert menselijke tussenkomst bij routinetaken rond facturen.

Hoe nauwkeurig is OCR-gegevensuitwinning?

Moderne OCR, geïntegreerd met AI, bereikt meer dan 95% nauwkeurigheid bij gegevensuitwinning. Dit vermindert fouten en zorgt voor schonere financiële gegevensinvoer in ERP-systemen.

Met welke systemen kan OCR in Dynamics 365 integreren?

OCR in Dynamics 365 kan integreren met andere Microsoft-diensten zoals het Power Platform en Azure. Het kan ook via API koppelen aan gespecialiseerde tools voor uitgebreide functionaliteit.

Moet ik alle OCR-verwerkte facturen handmatig controleren?

Nee, alleen diegenen die gemarkeerd zijn voor uitzonderingen of die falen tijdens validatie hoeven te worden gecontroleerd. De rest kan doorgaan via geautomatiseerde postworkflows.

Kan OCR facturen afhandelen zonder een inkooporder?

Ja, OCR kan facturen vastleggen en routeren zonder PO, maar er kunnen extra validatiestappen vereist zijn. Dit waarborgt naleving van financiële controles.

Hoe kan ik de OCR-prestaties monitoren?

Prestaties kunnen worden gemonitord met dashboards die nauwkeurigheidspercentages, doorvoer en uitzonderingenaantallen tonen. Dit maakt het eenvoudig verbeteringen in de loop van de tijd bij te houden.

Is OCR in Dynamics 365 Finance geschikt voor alle sectoren?

Ja, OCR in Dynamics 365 Finance werkt in alle sectoren. Het is vooral nuttig in sectoren met hoge factuurvolumes, zoals productie, logistiek en retail.