AI do pobierania linków z OneDrive

Użyte zapytania badawcze

Query (webSearch): „Microsoft Graph create sharing link OneDrive shareLink API”

Query (webSearch): „Microsoft 365 Copilot OneDrive fetch links Copilot OneDrive integration”

Query (webSearch): „Power Automate OneDrive share link secure permissions best practices”

Co oznacza „AI do pobierania linków z OneDrive” — zakres, narzędzia i szybkie korzyści

Najpierw zdefiniujmy frazę. AI do pobierania linków z OneDrive oznacza wykorzystanie sztucznej inteligencji i automatyzacji do zlokalizowania plików w OneDrive, wygenerowania udostępnialnych adresów URL oraz przedstawienia lub rozesłania tych linków do użytkowników albo systemów. Następnie typowe zadania obejmują wyszukiwanie za pomocą języka naturalnego, streszczanie zawartości plików oraz automatyczne tworzenie linków do udostępniania. Na przykład Microsoft 365 Copilot potrafi przeskanować pliki w OneDrive i SharePoint, zebrać odpowiednie dokumenty dla zapytania; integruje się z Microsoft Graph, aby odczytać zawartość i złożyć wyniki jak pokazano tutaj. Następnie deweloperzy i administratorzy korzystają z Microsoft Graph API, Power Automate lub wbudowanych funkcji Copilota, aby zautomatyzować proces. Te trzy narzędzia tworzą podstawowy stos: Microsoft Graph do dostępu na poziomie API, Power Automate do orkiestracji bez kodu oraz Copilot do konwersacyjnego wyszukiwania i streszczania.

Następnie wypisz zastosowania. Pierwsze zastosowanie: wyszukiwanie i odnajdywanie. Członek zespołu prosi asystenta AI o najnowszą fakturę lub dokument celny. Asystent przeszukuje OneDrive, identyfikuje odpowiedni DriveItem i zwraca link. Drugie zastosowanie: streszczenie i udostępnienie. AI czyta zestaw dokumentów, tworzy krótkie streszczenie i wysyła streszczenie wraz z linkami do zainteresowanych stron. Trzecie zastosowanie: tworzenie linków dostosowanych do celu. System generuje linki tylko do odczytu lub do edycji i wysyła je do dostawców, z datami wygaśnięcia i ścieżką audytu. Te procesy redukują ręczne kroki i skracają opóźnienia. W rzeczywistości organizacje zgłaszały oszczędność między 10% a 20% czasu poświęcanego na zadania związane z wyszukiwaniem i współpracą po wdrożeniu tych funkcji według Microsoft.

Licencjonowanie i bezpieczeństwo są ważne. Copilot i zaawansowane funkcje Graph wymagają licencji Microsoft 365 i w wielu wdrożeniach miejsca Copilot. Dlatego zaplanuj budżet i zgodność przed skalowaniem. Pojawiają się kompromisy przy równoważeniu szybkości i kontroli dostępu. Szybszy dostęp często wymaga szerszych uprawnień do odczytu. Natomiast silniejsze zabezpieczenia spowalniają automatyzację, ale zmniejszają ekspozycję. W virtualworkforce.ai projektujemy agentów, którzy proszą o zgodę i odwołują się wyłącznie do dozwolonych źródeł. Dla zespołów operacyjnych oznacza to, że AI generujące szkice e-maili może bezpiecznie cytować pliki z SharePoint lub OneDrive, znacznie skracając średni czas obsługi i utrzymując śledzalne logi audytu. Na koniec warto rozpocząć automatyzację w tenantach pilotażowych, a następnie skalować zgodnie z polityką, a nie odwrotnie. To zmniejsza ryzyko i pomaga zespołom się zaadaptować.

Uprawnienia i zarządzanie — jak typy linków i polityki tenanta kontrolują ryzyko

Pierwsze, zrozum typy linków. OneDrive i SharePoint oferują trzy powszechne zakresy: Anyone, People in your organization oraz Specific people. Każdy zakres niesie inny poziom ryzyka. Linki Anyone pozwalają na anonimowy dostęp. Te linki niosą największą ekspozycję. Linki People in your organization ograniczają dostęp do uwierzytelnionych kont w tenantcie. Linki Specific people przypisują dostęp do konkretnych adresów e-mail i wymuszają kontrole tożsamości. Dobrą praktyką jest domyślne ustawienie na Specific people lub linki ograniczone do organizacji dla poufnych danych. Dodatkowo ustawiaj daty wygaśnięcia linków, aby wygasały automatycznie.

Po drugie, odwzoruj poziomy uprawnień. Każdy link może przyznać prawa do odczytu lub edycji. Linki tylko do odczytu ograniczają modyfikacje i zmniejszają ryzyko. Linki z uprawnieniami edycji umożliwiają współpracę, ale zwiększają ryzyko przypadkowego nadpisania. Dlatego preferuj tylko do odczytu, chyba że odbiorca musi modyfikować zawartość. Dla złożonych procesów użyj kroku zatwierdzającego przed przyznaniem uprawnień do edycji. Zapisuj również każdy wygenerowany link w dzienniku śledzenia dla potrzeb audytu.

Narzędzia polityk tenantów są istotne. Administratorzy mogą zablokować linki anonimowe lub ograniczyć ich czas życia. Użyj centrum administracyjnego SharePoint, aby ustawić polityki na poziomie tenant i wymusić reguły warunkowe. Ponadto zaprojektuj bramy zatwierdzające dla zautomatyzowanych przepływów, które tworzą linki. Na przykład wymagaj zatwierdzenia menedżera, gdy przepływ próbuje wygenerować link Anyone. Twoja warstwa zarządzania powinna także odzwierciedlać zasady prywatności. Jeśli przetwarzasz dane osobowe UE, zastosuj kontrole RODO i minimalizację danych. Jeżeli działasz w jurysdykcjach z obowiązkami CCPA, upewnij się, że możesz przedstawić ścieżki audytu na żądanie. Praktyczną kontrolą jest logowanie, kto żądał linku, zakres linku, datę wygaśnięcia i odbiorców. Te logi wspierają zgodność i przegląd kryminalistyczny.

Po trzecie, przypisz odpowiedzialności. Zespoły ds. bezpieczeństwa powinny definiować polityki, podczas gdy właściciele biznesowi powinni zatwierdzać automatyzację wpływającą na ich treści. IT powinno scentralizować zgodę dla aplikacji i zatwierdzać service principal. Zauważ jedną niuans operacyjny: niektóre service principals nie mogą tworzyć połączeń SharePoint w ten sam sposób co użytkownik. Dla przepływów wymagających stałego dostępu użyj monitorowanego konta serwisowego lub zarządzanej tożsamości i udokumentuj ten wybór. Wreszcie przyjmij podejście najmniejszych uprawnień. Przyznawaj Files.ReadWrite.All tylko wtedy, gdy przepływy muszą zapisywać linki i treść. W przeciwnym razie ogranicz do Files.Read.All lub Sites.ReadWrite.All tam, gdzie to odpowiednie. To zmniejsza obszar ataku i pomaga utrzymać środowisko OneDrive bezpiecznym.

Użycie Microsoft Graph do pobierania elementów i tworzenia linków do udostępniania (kroki praktyczne)

Pierwsze, określ przebieg API. Użyj endpointów DriveItem, aby znaleźć pliki, a następnie wywołaj createLink, aby wygenerować udostępnialny URL. Na przykład przeszukaj dysk za pomocą zapytania po nazwie elementu lub metadanych. Następnie wyodrębnij item-id i wywołaj akcję createLink. Wywołanie HTTP wygląda na POST /me/drive/items/{item-id}/createLink z ciałem JSON takim jak { „type”:”view”, „scope”:”organization” }. API Graph zwraca wtedy obiekt zawierający link.webUrl. Zwróć uwagę, że createLink może zwrócić istniejący link, jeśli istnieje pasujący link, więc twój kod powinien obsłużyć takie zachowanie.

Następnie sprawdź uprawnienia. Twoja aplikacja lub użytkownik potrzebuje uprawnień delegowanych lub aplikacyjnych, takich jak Files.ReadWrite.All lub Sites.ReadWrite.All. Zawsze żądaj najwęższych uprawnień, które obsługują scenariusz. Dodatkowo, używając uprawnień aplikacyjnych, zarejestruj aplikację w Azure AD, skonfiguruj zgodę i przetestuj w tenantcie nieprodukcyjnym przed wdrożeniem produkcyjnym. Dla przepływów delegowanych rozważ dostęp warunkowy i MFA, aby chronić tokeny użytkowników.

Następnie podaj krótki przykład. W kategoriach HTTP wysyłasz POST do endpointu z uwierzytelnieniem i ciałem JSON, które ustawia type i scope. Odpowiedź zawiera link.webUrl obok link.scope i link.type. Twój kod powinien zweryfikować scope i zdecydować, czy ustawić datę wygaśnięcia. Jeśli chcesz ustawić wygaśnięcie, możesz przechować je w logice aplikacji i zaplanować unieważnienie linku lub użyć polityk SharePoint do automatycznego wygaśnięcia. Pamiętaj też, że Graph zwraca istniejące linki. Dlatego uwzględnij logikę wykrywania i ponownego użycia akceptowalnych linków, aby uniknąć ich nadmiernego mnożenia.

Na koniec zaprojektuj obsługę błędów. Obsłuż wyraźnie błąd odmowy uprawnień, nie znaleziono oraz nieprawidłowy zakres. Na przykład, jeśli twój tenant blokuje linki anonimowe, wywołanie createLink dla scope „anonymous” zakończy się niepowodzeniem. Przechwyć ten błąd i wykonaj fallback do „organization” lub uruchom przepływ zatwierdzający. Użyj ponowień dla przejściowych błędów sieciowych i loguj każde wywołanie createLink dla potrzeb audytu i rozwiązywania problemów. Dla przykładów kodu i autorytatywnych wskazówek dotyczących sygnatury API, skonsultuj dokumentację Microsoft i notatki wdrożeniowe które opisują kontrolowane, audytowalne interakcje.

Dla zespołów, które obsługują wiele przychodzących e-maili i aktualizacji zamówień, takich jak operacje logistyczne, automatyzacja tych wywołań Graph zmniejsza przełączanie kontekstu. W virtualworkforce.ai osadzamy tworzenie linków oparte na Graph w agentach e-mailowych, dzięki czemu agenci mogą dołączać w odpowiedziach zweryfikowane linki do dokumentów. To zmniejsza ręczne kopiowanie i utrzymuje spójność odpowiedzi. Aby dowiedzieć się, jak AI może tworzyć szkice e‑maili logistycznych ze wskazaniami kontekstowymi, zobacz nasz przewodnik na temat poprawy obsługi klienta w logistyce dzięki AI tutaj.

Automatyzacja tworzenia i dystrybucji linków za pomocą Power Automate

Pierwsze, nakreśl przepływ. Prosty, bezpieczny przepływ Power Automate uruchamia się przy tworzeniu pliku lub na żądanie użytkownika. Następnie przepływ pobiera metadane pliku, wywołuje OneDrive lub Microsoft Graph, aby utworzyć link do udostępniania, i wysyła link do określonych odbiorców. Dodaj krok zatwierdzający przed wydaniem linków organization-wide lub anonymous. Zapisuj także każdą akcję w centralnej liście audytu. Na koniec, jeśli link przyznaje prawa do edycji, dodaj dodatkowe zatwierdzenie i zaplanowane wygaśnięcie.

Następnie pokaż praktyczne kroki. Krok pierwszy: wybierz wyzwalacz taki jak „When a file is created.” Krok drugi: użyj „Get file metadata”, aby pobrać item-id. Krok trzeci: wywołaj akcję „Create share link” lub użyj akcji HTTP, aby wywołać Graph createLink. Krok czwarty: wyślij e-mail do wskazanych odbiorców. Krok piąty: zapisz wpis w liście audytowej SharePoint, który rejestruje żądającego, zakres linku, wygaśnięcie i decyzję zatwierdzającą. Krok szósty: wdroż obsługę błędów tak, aby przekroczenia czasu lub awarie przepływu powiadamiały administratorów.

Potem wyjaśnij haki zarządzania. Preferuj szablony dla Specific people, kiedy to możliwe. Jeśli przepływ musi utworzyć Anyone link, wymagać zatwierdzenia ludzkiego. Używaj polityk DLP na poziomie środowiska i ogranicz konektory, które mogą eksportować dane do publicznych usług. Dodatkowo wdrażaj zatwierdzenia oparte na rolach. Na przykład dział prawny lub właściciele danych powinni zatwierdzać przepływy związane z PII lub umowami. Jeśli konto serwisowe ma uruchamiać przepływ, niech to będzie monitorowana, udokumentowana tożsamość. Pamiętaj, że niektóre konektory Power Automate zachowują się inaczej dla service principals. Jeśli napotkasz te ograniczenia, użyj wyznaczonego konta serwisowego o minimalnych uprawnieniach i z solidnym logowaniem.

Na koniec dodaj praktyczne wskazówki. Używaj domyślnie uprawnień tylko do odczytu. Ustaw wygaśnięcia linków w przepływie lub użyj polityk tenant, aby je egzekwować. Jeśli automatycznie dystrybuujesz linki do zewnętrznych dostawców, dołącz znacznik czasu do każdej wiadomości i podaj kontekst, taki jak nazwa pliku i cel. Testuj przepływ end-to-end w tenantcie sandbox. Loguj awarie i regularnie przeglądaj aktywne linki, aby uniknąć ich nadmiernego gromadzenia. Dla zespołów obsługujących e-maile logistyczne automatyczna dystrybucja linków oznacza mniej załączników i szybsze odpowiedzi. Aby zobaczyć, jak zautomatyzowani agenci pomagają zespołom logistycznym zwiększyć tempo reakcji, przejrzyj nasze studia przypadków dotyczące zautomatyzowanej korespondencji logistycznej tutaj.

Bezpieczne użycie Copilota i innych asystentów AI z OneDrive

Pierwsze, powiedzmy, co potrafi Copilot. Microsoft 365 Copilot może przeszukiwać OneDrive i SharePoint, streszczać zawartość i przedstawiać linki do źródeł. Korzysta z Graph, aby uzyskać dostęp do treści w zakresie przyznanym przez twój tenant. Jak raportuje Microsoft, Copilot „może zbierać dane i współpracować między różnymi zasobami, oszczędzając 10% do 20% ich czasu” w scenariuszach użytkowników według Microsoft. Dlatego Copilot pomaga zespołom szybko odnaleźć dokumenty i zmniejszyć ręczne wyszukiwanie.

Następnie omów ograniczenia i bezpieczne użycie. Copilot respektuje polityki tenant i zarządzanie danymi. Microsoft informuje, że te narzędzia AI działają w modelach opt-in i pod nadzorem regulacyjnym, zapewniając kontrolowane interakcje z danymi firmowymi zgodnie z dokumentacją. W praktyce administratorzy mogą kontrolować, do jakich danych Copilot ma dostęp, i mogą audytować zapytania oraz wyniki Copilota. Dlatego określ, które biblioteki SharePoint i foldery OneDrive asystent może czytać, i udokumentuj tę decyzję. Upewnij się także, że użytkownicy końcowi weryfikują wszystkie linki sugerowane przez Copilot przed wysłaniem ich na zewnątrz.

Potem omów ochronę danych. Copilot integruje się z zarządzaniem korporacyjnym, więc możesz dopasować zachowanie AI do RODO, CCPA i wewnętrznych polityk. Jak wskazuje jeden przewodnik, klarowny model zarządzania danymi sprawia, że interakcje AI są audytowalne i zgodne z przepisami co dobrze wyjaśnia Lepide. Szkol użytkowników, aby traktowali wyniki AI jako wspomagane wyjścia, a nie ostateczne wyroki. Dla poufnych dokumentów wymagaj kroku weryfikacji przez człowieka. Ogranicz też eksporty i udostępnianie zewnętrzne z zapytań dotyczących PII lub treści regulowanych. Rejestruj każdą akcję tworzoną przez AI w logach, aby wspierać audyty.

Na końcu operacjonalizuj Copilot ostrożnie. Zacznij od eksperymentów tylko do odczytu, a potem dodawaj możliwości tworzenia linków za zatwierdzeniem. Używaj Copilot do streszczania załączników, a następnie dołączaj linki tworzone przez Graph lub Power Automate. W virtualworkforce.ai integrujemy streszczanie w stylu Copilot z naszymi agentami no-code tak, aby zespoły otrzymywały szkice odpowiedzi z cytowaniami z zatwierdzonych źródeł. To podejście skraca czas obsługi i utrzymuje nadzór ludzki tam, gdzie jest to potrzebne. Dla zespołów potrzebujących skoncentrowanych przepływów Copilot rozważ dokumentowanie dozwolonych źródeł i comiesięczny przegląd logów dostępu. To zmniejsza ryzyko i zwiększa zaufanie do współdziałania AI.

Lista kontrolna, szablony i rozwiązywanie problemów (dostarczalne praktyczne)

Pierwsze, podaj krótką listę kontrolną. 1) Sprawdzenie uprawnień: potwierdź, że przepływ lub aplikacja ma niezbędne, minimalne uprawnienia. 2) Zakres linku: ustaw domyślnie Specific people lub ograniczenie do organizacji. 3) Wygaśnięcie: egzekwuj daty wygaśnięcia dla linków niepermanentnych. 4) Zatwierdzenie: dodaj krok zatwierdzający dla Anyone lub linków z prawami do edycji. 5) Logowanie: rejestruj żądającego, item-id, typ linku, odbiorców i wygaśnięcie. Na koniec 6) Test: uruchom przepływy w tenantcie sandbox przed uruchomieniem produkcyjnym.

Następnie dołącz szablony wielokrotnego użytku. Szablon pierwszy: wywołanie Graph createLink POST. Użyj POST /me/drive/items/{item-id}/createLink z ciałem { „type”:”view”, „scope”:”users” } a następnie sparsuj odpowiedź link.webUrl. Szablon drugi: zarys przepływu Power Automate. Wyzwalacz przy tworzeniu pliku, pobierz metadane, utwórz link, zatwierdzenie jeśli zakres to anonymous, wyślij link do odbiorców i zapisz rekord audytu. Szablon trzeci: szablon maila do udostępniania linków. Określ cel pliku, dołącz link tylko do odczytu i podaj datę wygaśnięcia oraz numer referencyjny zatwierdzenia. Te szablony przyspieszają wdrożenie i zmniejszają błędy ludzkie.

Następnie podaj wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów. Problem: Odmowa dostępu. Naprawa: Sprawdź zgodę dla uprawnień Graph i polityki dostępu warunkowego. Problem: Link już istnieje w innym zakresie. Naprawa: Wykryj istniejący link w odpowiedzi createLink i albo go ponownie wykorzystaj, albo utwórz nowy link o odrębnym zakresie. Problem: Przepływ nie działa dla linku anonimowego. Naprawa: Sprawdź politykę tenant; tenant może domyślnie blokować linki anonimowe. Problem: Service principal nie może utworzyć połączenia. Naprawa: Użyj monitorowanego konta serwisowego lub zmień konektor tak, aby korzystał z zatwierdzonej zarządzanej tożsamości. Dołącz także typowe logi do monitorowania: wyniki wywołań API, decyzje zatwierdzające i zdarzenia użycia linków.

Na koniec, zalecane praktyki operacyjne. Testuj wszystko w tenantcie nieprodukcyjnym. Harmonogramuj comiesięczne audyty aktywnych linków i usuwaj te, które nie są używane. Szkol użytkowników, aby dodawali kontekst przy udostępnianiu linków i aby domyślnie wybierali tylko do odczytu. Dla zespołów obsługujących klientów, takich jak operacje logistyczne, dodaj generowanie linków do automatycznych agentów e-mailowych, aby odpowiedzi zawierały precyzyjne cytowania. Aby poznać, jak agenci no-code AI zmniejszają ręczny nakład pracy dla zespołów operacyjnych, zobacz naszą stronę o skalowaniu operacji logistycznych bez zatrudniania tutaj. Również, jeśli twój zespół potrzebuje tworzenia maili powiązanych z dokumentami, sprawdź nasz przewodnik dotyczący automatyzacji e-maili ERP dla logistyki to źródło. Na koniec utrzymuj macierz zatwierdzeń i okresowo zmieniaj poświadczenia kont serwisowych, aby ograniczyć ryzyko.

FAQ

Co dokładnie robi „pobieranie linków z OneDrive”?

Pobieranie linków oznacza zlokalizowanie pliku lub folderu w OneDrive i wygenerowanie udostępnialnego adresu URL, którego inni mogą użyć. Proces często obejmuje wyszukiwanie, sprawdzenie uprawnień oraz tworzenie linku za pomocą Microsoft Graph lub wbudowanych akcji OneDrive.

Czy potrzebuję specjalnych licencji, aby używać Copilota do pobierania linków?

Tak. Microsoft 365 Copilot zwykle wymaga licencji z włączonym Copilot oraz odpowiednich subskrypcji Microsoft 365. Ponadto automatyzacja oparta na API może wymagać zgody aplikacji w Azure AD i konkretnych uprawnień Graph, takich jak Files.ReadWrite.All.

Które typy linków są najbezpieczniejsze dla plików wrażliwych?

Linki Specific people i ograniczone do organizacji oferują silniejszą kontrolę niż linki Anyone. Linki Specific people wiążą dostęp z konkretnymi kontami i wymagają kontroli tożsamości, co zmniejsza przypadkową ekspozycję.

Jak ustawić daty wygaśnięcia dla linków do udostępniania?

Możesz ustawić daty wygaśnięcia za pomocą logiki w Power Automate lub wymusić polityki tenant, które automatycznie wygaszą linki anonimowe. Alternatywnie możesz zapisać datę wygaśnięcia w swoim systemie i zaplanować unieważnienie przez wywołania Graph, gdy nadejdzie termin.

Jakie uprawnienia potrzebuje aplikacja, aby wywołać createLink?

Aplikacje zazwyczaj potrzebują zakresów delegowanych lub aplikacyjnych, takich jak Files.ReadWrite.All lub Sites.ReadWrite.All. Wybierz najmniejsze niezbędne uprawnienie i przetestuj zgodę na uprawnienia w środowisku sandbox.

Czy Copilot może tworzyć linki autonomicznie?

Copilot może sugerować i przedstawiać linki na podstawie poleceń użytkownika i dozwolonych źródeł. Jednak administratorzy kontrolują ustawienia tenant i mogą wymagać zatwierdzeń lub ograniczyć dostęp Copilota do konkretnych zasobów.

Co się stanie, jeśli mój tenant blokuje linki anonimowe?

Jeśli linki anonimowe są zablokowane, żądania createLink dla scope „anonymous” zakończą się niepowodzeniem. Twoja automatyzacja powinna przechwycić ten błąd i albo poprosić o zatwierdzenie, albo wykonać fallback do linku ograniczonego do organizacji.

Jak audytować, kto utworzył lub użył linku?

Loguj każde wywołanie createLink, w tym tożsamość żądającego, item-id, zakres linku, odbiorców i znaczniki czasu. Użyj logów aktywności SharePoint i Azure AD, aby uzupełnić ścieżkę audytu dla przeglądów zgodności.

Czy service principals są odpowiednie do automatyzacji linków?

Service principals działają w wielu zadaniach automatyzacji, ale niektóre konektory zachowują się z nimi inaczej. Jeśli napotkasz ograniczenia, rozważ użycie monitorowanego konta serwisowego i udokumentuj jego użycie oraz uprawnienia.

Gdzie powinienem testować zautomatyzowane przepływy tworzenia linków?

Zawsze testuj w tenantcie nieprodukcyjnym lub dedykowanym środowisku sandbox. Takie podejście zapobiega przypadkowemu ujawnieniu danych i pomaga zweryfikować uprawnienia, zatwierdzenia i zachowanie wygaśnięć przed wdrożeniem produkcyjnym.