Automatyzacja dokumentów w SAP przy użyciu AI

przetwarzanie dokumentów w sap: przegląd rozwiązania automatyzacji

Przetwarzanie dokumentów w SAP oznacza strategiczną zmianę w sposobie, w jaki przedsiębiorstwa obsługują dokumenty biznesowe w systemach SAP. Obejmuje przechwytywanie, walidację i przetwarzanie dokumentów cyfrowych i skanowanych bezpośrednio do SAP ERP, S/4HANA oraz powiązanych aplikacji SAP. Takie podejście łączy różne obszary operacyjne, takie jak finanse, zaopatrzenie i HR, w ramach zunifikowanego modelu danych i procesów, redukując wąskie gardła i eliminując powtarzalne zadania. Rozwiązanie automatyzujące, które łączy możliwości AI z integracją z SAP, ma potencjał poprawy jakości i szybkości przetwarzania dokumentów w wielu działach.

Jednak wiele przedsiębiorstw nadal napotyka wyzwania przy obsłudze dokumentów w środowisku SAP. Ręczne wprowadzanie danych często prowadzi do błędów ludzkich, wolnych czasów przetwarzania i ryzyka niezgodności. W rozproszonych środowiskach SAP użytkownicy biznesowi mogą korzystać z mieszanki systemów legacy i nowoczesnych narzędzi w chmurze, co utrudnia spójną obsługę dokumentów. Dodatkowo koszty związane z zagadnieniami ochrony danych i opóźnionymi przepływami pracy mogą być znaczne. Automatyzacja dokumentów przeciwdziała tym przeszkodom, stosując uczenie maszynowe i rozumienie dokumentów, aby inteligentnie przechwytywać i przetwarzać informacje z nieustrukturyzowanych źródeł danych, takich jak pliki PDF, zeskanowane formularze i e-maile.

Kluczowe komponenty rozwiązania automatyzującego do kompleksowego przetwarzania dokumentów w SAP zazwyczaj obejmują ekstrakcję informacji z dokumentów, kroki walidacji, integrację z SAP GUI lub SAP Business Technology Platform oraz bezproblemową integrację z systemami zewnętrznymi poprzez API. Takie rozwiązania mogą także wykorzystywać inteligentne przetwarzanie dokumentów, aby wydobywać tekst i informacje z dowodów dostawy, faktur i zamówień sprzedaży, minimalizując potrzeby dużych zbiorów danych szkoleniowych w celu utrzymania dokładności i elastyczności. Wdrożenie tych technologii pozwala firmom zwiększyć skalę operacji przetwarzania dokumentów i dostosowywać przepływy pracy za pomocą narzędzi do odkrywania procesów, które odpowiadają unikatowym potrzebom biznesowym.

W ramach SAP organizacje mają możliwości automatyzacji wykraczające poza finanse, obejmujące obszary takie jak zarządzanie łańcuchem dostaw i gospodarka magazynowa. Platformy takie jak Automatyzacja e-maili ERP w logistyce oparta na AI pokazują, jak podobne zasady automatyzacji można zastosować międzyfunkcyjnie. Automatyzacja pozwala przedsiębiorstwom usprawnić operacje przetwarzania dokumentów na całym świecie, zapewniając niezawodną infrastrukturę, oferując inteligentne wglądy i wspierając zakres aplikacji biznesowych w ekosystemie SAP.

korzyści z automatyzacji sap dla procesów biznesowych

Korzyści wynikające z automatyzacji SAP dla procesów biznesowych są istotne i mierzalne. Statystyki pokazują nawet redukcję czasu przetwarzania nawet o 90% dla firm wykorzystujących zautomatyzowane przepływy pracy. Integracja AI w przetwarzaniu dokumentów SAP nie tylko przyspiesza operacje, ale także skutkuje wzrostem produktywności o 21% poprzez automatyzację rutynowych zadań. Korzyści z automatyzacji SAP obejmują integralność danych, szybsze zatwierdzenia oraz skalowalne przepływy pracy, które zapewniają gotowość do audytu.

Szybsze zatwierdzenia — nawet o 30% — pozwalają użytkownikom biznesowym podejmować terminowe, świadome decyzje w aplikacjach SAP. Poprawiona dokładność oznacza mniej ryzyka niezgodności w krytycznych procesach, w tym finansach, HR i zarządzaniu łańcuchem dostaw. Na przykład automatyzacja procesów SAP dotyczących dokumentacji HR, takich jak formularze wdrożeniowe, zwiększa satysfakcję pracowników i zgodność operacyjną. W finansach wykorzystanie automatyzacji do obsługi faktur i zamówień sprzedaży umożliwia zespołowi finansowemu szybszą integrację i dopasowanie płatności do sald należnych, poprawiając cykle płynności. Takie usprawnienia optymalizują przepływy dokumentów i zwiększają wydajność systemu poprzez automatyzację niezbędnych, lecz powtarzalnych zadań.

Integracja między modułami przekształca przepływy pracy w finansach, zaopatrzeniu, zarządzaniu zapasami i CRM. Kiedy organizacje automatyzują procesy między modułami SAP, osiągają automatyzację przedsiębiorstwa, która wspiera unikatowe wymagania biznesowe przy zachowaniu standardów ochrony danych. Inteligentna automatyzacja zasilana najnowszymi technologiami AI wprowadza inteligentne przetwarzanie dokumentów w centrum procesów biznesowych. Firma taka jak Virtualworkforce.ai ilustruje, jak automatyzacja obsługi danych i korespondencji może uzupełniać przepływy pracy SAP przy użyciu narzędzi low-code, umożliwiając zespołom operacyjnym zwiększenie produktywności przy zachowaniu zgodności.

Ostatecznie automatyzacja w ekosystemie SAP znacząco redukuje obciążenie manualne, standaryzuje generowanie dokumentów i umożliwia zespołom obsługę operacji globalnie dzięki niezawodnej infrastrukturze w chmurze. Ta elastyczność przygotowuje przedsiębiorstwa do skalowania operacji przetwarzania dokumentów na świecie przy zachowaniu dokładności i efektywności.

przypadek użycia: automatyzacja procesów zasilana AI w aplikacjach SAP

Aby zobrazować praktyczny wpływ, rozważmy przypadek użycia automatyzacji procesów zasilanej AI w aplikacjach SAP, a konkretnie przetwarzanie faktur w SAP S/4HANA. Przepływ zaczyna się, gdy faktura pojawia się jako zeskanowany dokument lub załącznik do e-maila. OCR zasilany AI w połączeniu z inteligentnym przetwarzaniem dokumentów szybko wyodrębnia kluczowe dane, takie jak nazwa dostawcy, kwota faktury, numer zamówienia i termin płatności. Ekstrakcja informacji z dokumentów zapewnia dokładność poprzez porównanie tych danych z istniejącymi rekordami danych w SAP.

Następnie automatyzacja weryfikuje wyekstrahowane szczegóły względem otwartych zamówień zakupu w module FI SAP. Ten zautomatyzowany proces oznacza niezgodności do przeglądu przez człowieka, jednocześnie przekazując zweryfikowane dane bezpośrednio do ERP celem księgowania. Upraszczając takie zadania, automatyzacja oszczędza godziny ręcznego wprowadzania danych i zmniejsza ryzyko kosztownych błędów. Według badań automatyzacja w migracjach SAP i codziennych operacjach obniżyła niskie wskaźniki dojrzałości automatyzacji o 69%, odzwierciedlając rosnącą złożoność przepływów pracy.

Wdrożenie takich przepływów w procesach biznesowych SAP przynosi mierzalne usprawnienia: wskaźniki błędów mogą znacząco spaść, a czasy cykli skrócić się, przyspieszając płatności i zgodność. Dzięki metodom odkrywania procesów przedsiębiorstwa mogą zidentyfikować podobne możliwości automatyzacji dla dokumentów takich jak dowody dostawy, zamówienia sprzedaży i inne dokumenty biznesowe. Narzędzia od dostawców takich jak Virtualworkforce.ai pokazują, że automatyzacja umożliwia holistyczne przepływy pracy z użyciem technologii low-code do zarządzania komunikacją dokumentową i aktualizacjami systemów, dostarczając dalszą efektywność w środowisku SAP.

W praktyce ten scenariusz dowodzi, jak automatyzacja procesów SAP może poprawić jakość przetwarzania dokumentów w różnych obszarach operacyjnych, zapewniając niezawodne wyniki i umożliwiając skalowanie operacji na całym świecie z solidną infrastrukturą.

sap document ai i zintegrowana platforma automatyzacji

SAP Document AI to wyspecjalizowana usługa wykorzystująca uczenie maszynowe i możliwości AI do ekstrakcji, klasyfikacji i przetwarzania dokumentów biznesowych bezpośrednio w aplikacjach SAP. Jej główną zaletą jest inteligentne przetwarzanie dokumentów, dzięki któremu może wydobywać tekst i informacje z plików PDF, obrazów i e-maili, radząc sobie z nieustrukturyzowanymi danymi z wysoką precyzją. Pozwala to użytkownikom biznesowym zarządzać dokumentacją bez ograniczeń związanych z formatem pliku czy niespójnością źródeł danych.

Platforma automatyzacji zintegrowana z SAP Document AI może łączyć się przez API lub narzędzia RPA, aby usprawnić przechwytywanie dokumentów, walidację i trasowanie. Integracja z SAP umożliwia kompleksową automatyzację obsługi dokumentów — od ich przyjęcia po księgowanie w ERP. Skalowalność, ochrona danych i dopasowanie do wymagań biznesowych są kluczowe przy wdrażaniu takich zintegrowanych systemów. Globalne przedsiębiorstwa polegają na niezawodnej infrastrukturze w chmurze u hyperskalowalnych dostawców, aby zapewnić działanie automatyzacji na dużą skalę bez przestojów.

W kwestii skalowalności ważna jest możliwość automatyzacji procesów w wielu produktach i modułach SAP przy jednoczesnym zachowaniu zgodności i nadzoru. Funkcje bezpieczeństwa, takie jak kontrola dostępu oparta na rolach, dzienniki audytu i szyfrowanie, pomagają utrzymać zaufanie podczas przetwarzania operacji na całym świecie z niezawodnymi zabezpieczeniami. Platformy takie jak Virtualworkforce.ai pokazują, jak AI do e-maili z dokumentacją celną może uzupełniać automatyzację SAP, zapewniając dokładną i zgodną komunikację bez ręcznej interwencji.

Umożliwiając płynną integrację między systemami SAP a komponentami AI, organizacje mogą zwiększyć wydajność poprzez automatyzację powtarzalnej obsługi dokumentów i uzyskać inteligentne wglądy z treści biznesowych, maksymalizując korzyści z automatyzacji SAP w całym ekosystemie.

automatyzuj przetwarzanie dokumentów za pomocą rozwiązania automatyzacji opartego na AI

Wdrożenie automatyzacji zasilanej AI do przetwarzania dokumentów w SAP ERP i S/4HANA przynosi mierzalną efektywność. Podróż zaczyna się od przechwytywania dokumentów — z e-maili, skanerów lub przesyłania przez portal — do platformy automatyzacyjnej. Etap ten obsługuje nieustrukturyzowane dane, takie jak zeskanowane dowody dostawy czy złożone faktury PDF. System stosuje ekstrakcję informacji z dokumentów, łącząc inteligentne przetwarzanie dokumentów z wstępnie wytrenowanymi modelami AI o wysokiej dokładności i elastyczności. Niektóre rozwiązania integrują generatywną AI do podsumowywania dokumentów biznesowych lub automatycznego odpowiadania, gdy kontekstowa komunikacja jest częścią procesu.

Następnie zweryfikowane dokumenty są trasowane przy użyciu przepływów pracy, które integrują się bezpośrednio z SAP GUI lub SAP Business Technology Platform, umożliwiając bezproblemową integrację bez zakłóceń w istniejących aplikacjach SAP. Na przykład potwierdzenia zamówień sprzedaży mogą być automatycznie dopasowywane do rekordów zarządzania zapasami przed zaksięgowaniem. Dzięki możliwościom low-code automatyzacja pozwala użytkownikom biznesowym konfigurować reguły dopasowywania, obsługi wyjątków i generowania dokumentów. To zmniejsza potrzebę obszernego zbioru danych szkoleniowych przy wdrażaniu nowych typów dokumentów.

SZkolenie modeli AI na dokumentach specyficznych dla organizacji zapewnia, że przepływy pracy wykorzystujące rozumienie dokumentów odpowiadają unikatowym wymaganiom biznesowym. Rozwiązania od dostawców AI, takich jak Virtualworkforce.ai, łączą komunikację i przetwarzanie dokumentów w rozwiązaniu end-to-end obejmującym zarówno dane, jak i elementy konwersacyjne, co jest szczególnie istotne w obszarach operacyjnych takich jak zarządzanie łańcuchem dostaw, gdzie korespondencja i aktualizacje danych w SAP muszą być skoordynowane.

Dzięki wdrożeniu takiej automatyzacji firmy mogą skalować operacje przetwarzania dokumentów i automatyzować procesy w całym środowisku SAP, zapewniając globalne działanie z niezawodną infrastrukturą. Takie podejście nie tylko usprawnia operacje, ale także pozwala przedsiębiorstwom poprawić jakość przetwarzania dokumentów przy jednoczesnym spełnieniu wymagań zgodności.

wdrażanie rozwiązania automatyzacji dla SAP: najlepsze praktyki

Wdrożenie rozwiązania automatyzacji dla SAP wymaga uporządkowanego podejścia. Najpierw ustanów ramy zarządzania, aby określić właścicieli, KPI i SLA dla automatyzowanych procesów SAP. Ład korporacyjny zapewnia zgodność z potrzebami biznesowymi, wymogami zgodności i politykami zarządzania danymi SAP. Zaangażuj kluczowych interesariuszy na wczesnym etapie i przeprowadź szkolenia użytkowników biznesowych, aby skutecznie pracowali w nowych przepływach za pomocą narzędzi low-code. To sprzyja adaptacji poprzez minimalizowanie krzywej uczenia się i zapewnia, że zespoły partnerów SAP oraz wewnętrzne IT mogą wspierać bieżące zmiany.

Zarządzanie zmianą jest niezbędne. Jasna komunikacja pomaga zespołom dostosować się do zmian w przepływach pracy i zrozumieć, jak automatyzacja zwiększa wydajność. Włączenie odkrywania procesów na początku identyfikuje procesy o wysokiej wartości do automatyzacji w obszarach takich jak zarządzanie łańcuchem dostaw, gospodarka magazynowa i CRM. Ta metoda pomaga także dopasować priorytety automatyzacji do ogólnych wymagań biznesowych.

Dla ciągłego doskonalenia monitoruj metryki wydajności, udoskonalaj modele AI i rozszerz zakres działania na kolejne aplikacje biznesowe w ekosystemie SAP. Takie podejście wykorzystuje automatyzację przedsiębiorstwa nie tylko dla początkowych sukcesów, ale również dla utrzymania efektywności operacyjnej w dłuższej perspektywie. Organizacje mogą czerpać korzyści z doświadczeń platform takich jak Virtualworkforce.ai, które działają globalnie z niezawodną infrastrukturą i intuicyjnym interfejsem użytkownika umożliwiając przetwarzanie operacji na skalę globalną.

Wreszcie, bezpieczeństwo, zgodność i ochrona danych muszą pozostać centralnymi kwestiami. Wdroż silne środki ochrony danych SAP i upewnij się, że modele AI respektują przepisy o prywatności obowiązujące w różnych regionach. Dzięki niezawodnej infrastrukturze u hyperskalowalnych dostawców i dokładnemu przetwarzaniu dokumentów opartego na AI przedsiębiorstwa mogą z pewnością rozszerzać automatyzację, aby sprostać ewoluującym potrzebom dotyczącym treści biznesowych, skalować operacje przetwarzania dokumentów globalnie i optymalizować produktywność poprzez automatyzację najbardziej wpływowych procesów.

FAQ

Czym jest przetwarzanie dokumentów w SAP?

Przetwarzanie dokumentów w SAP odnosi się do przechwytywania, ekstrakcji, walidacji i księgowania danych z dokumentów bezpośrednio w systemach SAP. Wykorzystuje technologie takie jak uczenie maszynowe do efektywnego obsługiwania formatów ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych.

Jak AI poprawia dokładność w przepływach pracy SAP?

AI poprawia dokładność przez wykorzystanie rozumienia dokumentów i modeli uczenia maszynowego do identyfikacji, ekstrakcji i walidacji danych przy minimalnej interwencji człowieka. To prowadzi do mniejszej liczby błędów i większej spójności operacyjnej.

Czy automatyzacja poradzi sobie z nieustrukturyzowanymi dokumentami w SAP?

Tak, automatyzacja może przetwarzać nieustrukturyzowane dane, takie jak zeskanowane dowody dostawy, e-maile i pliki PDF. Narzędzia inteligentnego przetwarzania dokumentów wydobywają niezbędne dane przy zachowaniu zgodności.

Jakie są korzyści z automatyzacji SAP w finansach?

W finansach automatyzacja przyspiesza procesy takie jak księgowanie faktur i dopasowywanie płatności. Zmniejsza obciążenie ręczne, skraca czasy cykli i poprawia gotowość do audytu.

Czy SAP Document AI nadaje się dla przedsiębiorstw globalnych?

Tak, SAP Document AI skaluje się, aby wspierać operacje globalnie z niezawodną infrastrukturą, co czyni go odpowiednim dla międzynarodowych organizacji o zróżnicowanych potrzebach przetwarzania dokumentów.

Jak automatyzacja integruje się z aplikacjami SAP?

Automatyzacja może łączyć się z aplikacjami SAP przez API, robotyzację procesów (RPA) lub SAP Business Technology Platform, umożliwiając płynną integrację z istniejącymi przepływami pracy.

Jakie funkcje bezpieczeństwa są ważne w automatyzacji SAP?

Kluczowe funkcje bezpieczeństwa to kontrola dostępu oparta na rolach, szyfrowanie, dzienniki audytu oraz zgodność z przepisami o ochronie danych we wszystkich regionach, gdzie działają systemy SAP.

Czy muszę przeprowadzać retrening modeli AI dla moich dokumentów biznesowych?

Szkolenie modeli AI na dokumentach specyficznych dla Twojej organizacji zapewnia lepszą dokładność i elastyczność. Wiele platform minimalizuje potrzebę obszernych danych szkoleniowych dzięki wykorzystaniu modeli wstępnie wytrenowanych.

Czy rozwiązania automatyzujące mogą współpracować z narzędziami do komunikacji logistycznej?

Tak, automatyzacja może uzupełniać narzędzia komunikacji logistycznej, takie jak te oferowane przez Virtualworkforce.ai, łącząc przetwarzanie dokumentów z korespondencją wspieraną przez AI.

Co to jest odkrywanie procesów w automatyzacji SAP?

Odkrywanie procesów polega na identyfikowaniu procesów o wysokiej wartości, które nadają się do automatyzacji. Pomaga priorytetyzować wysiłki automatyzacyjne i dopasować je do wymagań biznesowych w ekosystemie SAP.