Automatyzacja zamówień sprzedaży dla Epicor

automation: sales order automation for your ERP system

Najpierw określ, co oznacza automatyzacja zamówień sprzedaży dla systemu ERP. Zespoły sprzedaży otrzymują dokumenty zakupu, a systemy konwertują te dane na zamówienia sprzedaży bez ręcznego wprowadzania. Następnie ta funkcjonalność mieści się w systemie ERP, takim jak Epicor Kinetic, jako moduł natywny lub podłączony. Ponadto Epicor może hostować wbudowane moduły automatyzacji zamówień sprzedaży oraz integrować się z narzędziami firm trzecich do przechwytywania danych i księgowania. Kluczowe funkcje to przechwytywanie, walidacja, mapowanie i księgowanie. Na przykład przechwytywanie pobiera dane z e‑maili, załączników PDF i kanałów EDI. Następnie walidacja sprawdza dane klienta, ceny, podatki i zapasy względem danych podstawowych. Kolejno mapowanie dopasowuje pola wyekstrahowanego zamówienia do pól zamówienia sprzedaży w Epicor. Wreszcie księgowanie tworzy rzeczywiste zamówienie sprzedaży w ERP, aby zlecenie przeszło do realizacji.

Pierwszy krok, przechwytywanie, zmniejsza ręczne wprowadzanie danych, czytając dane w formatach ustrukturyzowanych i półustrukturyzowanych. Następnie krok walidacji blokuje oczywiste błędy i sygnalizuje wyjątki. Ponadto reguły mapowania zachowują dokładność danych między systemami. W efekcie zespoły przetwarzają zamówienia szybciej i przy mniejszej liczbie przerw. Dodatkowo klienci Epicor często łączą ERP z silnikami przechwytywania opartymi na AI, aby poprawić rozpoznawanie różnych formatów. Na przykład studium przypadku dostawcy pokazuje, że po automatyzacji zamówienia wprowadzane do SAP ograniczyły ręczne klawiszowanie i błędy w znacznym stopniu. Dlatego firmy, które stosują te metody, obniżają koszty i przyspieszają proces zamówień sprzedaży.

Następnie rozważ, jak automatyzacja zamówień sprzedaży wpisuje się w szersze zarządzanie zamówieniami i zarządzanie zamówieniami sprzedaży. Ponadto łączy się ona z cenami, kontrolami kredytowymi, potwierdzeniami zamówień i realizacją zamówień. Tymczasem zespoły zyskują jednolity workflow z lepszą audytowalnością i śledzeniem. Jeśli chcesz przeczytać, jak automatyzacja e‑maili ERP wiąże się z logistyką i obsługą zamówień, zobacz nasz poradnik o automatyzacji e‑maili ERP dla logistyki. Wreszcie automatyzacja zamówień sprzedaży to nie tylko projekt. To zmiana w sposobie, w jaki proces sprzedaży, cykl sprzedażowy i systemy biznesowe obsługują zamówienia klientów.

order entry & data entry: eliminate manual data entry and speed the order process

Pierwsze, wypisz ręczne zadania, które spowalniają zespoły: przepisywanie zamówień, sprawdzanie informacji o kliencie, aktualizowanie zapasów i wyjaśnianie wyjątków cenowych. Następnie ręczne wprowadzanie zamówień często wymaga kopiowania danych z PDF‑a lub e‑maila do ekranów i arkuszy kalkulacyjnych. Ponadto personel weryfikuje adresy i limity kredytowe przed finalizacją zamówienia sprzedaży. Potem ludzie obsługują instrukcje wysyłki, specjalne uwagi dotyczące pakowania i czasem niestandardowe kody klientów. W efekcie zadania ręczne się mnożą, a cykle zamówień się wydłużają. Dlatego potrzebujesz metod eliminujących powtarzalną pracę, aby personel mógł skupić się na wyjątkach i tworzeniu wartości.

Pierwsze, usunięcie ręcznego wprowadzania danych redukuje błędy w danych. Ponadto uwalnia czas pracowników i skraca czas realizacji zamówienia. Na przykład przechwytywanie danych połączone z księgowaniem w ERP może automatycznie konwertować zamówienia zakupu na zamówienia sprzedaży i znacząco zmniejszyć ręczną pracę według Conexiom. Następnie studia przypadków pokazują duże spadki błędów i znaczne oszczędności czasu po zautomatyzowaniu przepisywania i zadań weryfikacyjnych. Dodatkowo badania wykazują, że 83% nabywców B2B woli cyfrowe metody składania zamówień i płatności, trend, który czyni automatyzowaną obsługę zamówień niezbędną dla współczesnych nabywców.

Ponadto firmy, które automatyzują procesy sprzedaży, zgłaszają szybsze wpisy zamówień, mniej błędów podczas klawiszowania i wyższe wskaźniki idealnych zamówień. Również zespoły zauważają poprawę satysfakcji klientów, gdy zamówienia wysyłane są na czas. Jeśli Twój zespół operacyjny boryka się z dużą liczbą e‑maili i rozproszonymi systemami, nasi wirtualni asystenci mogą przygotowywać odpowiedzi i aktualizować rekordy, aby przyspieszyć reakcje; dowiedz się więcej o naszym wirtualnym asystencie logistycznym. Wreszcie wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych zmniejsza stres pracowników, obniża koszt przetworzenia zamówienia i pomaga firmie skalować się bez zatrudniania dodatkowego personelu.

AI-powered automation: automate sales orders for touchless order and automated order handling

Pierwsze, napędzane przez AI przechwytywanie rozpoznaje pola w e‑mailach, załącznikach PDF i plikach EDI. Następnie modele AI identyfikują pozycje wierszy, ilości, numery części i daty dostaw. Ponadto uczenie maszynowe dostosowuje się do różnych formatów dostawców i z czasem zmniejsza błędy ekstrakcji. Na przykład integracje Conexiom z Epicor umożliwiają niemal bezdotykowy przepływ i mniej wyjątków przez przekształcanie wyekstrahowanej treści zamówienia w dokładne rekordy zamówień sprzedaży jak opisuje Conexiom. Dlatego AI uwalnia zespoły od powtarzalnej weryfikacji i ręcznych poprawek.

Pierwsze, przetwarzanie zamówień bezdotykowo oznacza, że system waliduje dane względem danych podstawowych przed księgowaniem. Ponadto system sprawdza kody produktów, ceny i dostępny stan magazynowy. Następnie inteligentne reguły wychwytują niezgodności i kierują do ludzi tylko rzeczywiste wyjątki. W konsekwencji zmniejsza się udział interwencji ludzkiej, a przepustowość rośnie. Dodatkowo automatyzacja zamówień wspomagana AI może mapować nieznane pola i wypełniać luki, wykorzystując kontekst historyczny i zestawy reguł. Podobnie dostawcy raportują znaczne wzrosty szybkości i dokładności, gdy zastępują ręczne przepływy pracy automatycznym przechwytywaniem i księgowaniem zamówień.

Następnie praktyczne wdrożenia łączą Epicor ze specjalistycznymi silnikami przechwytywania, aby zautomatyzować zamówienia sprzedaży od początku do końca. Ponadto skuteczne zespoły iterują reguły w fazie pilotażowej i doskonalą modele, używając rzeczywistych przykładów. Dlatego połączenie siły ERP i przechwytywania AI daje wyższą dokładność danych i niższe wskaźniki wyjątków. Jeśli chcesz pomocy przy tworzeniu e‑maili, które automatycznie uwidaczniają wyjątki i aktualizacje zamówień, zobacz nasze narzędzie do tworzenia e‑maili logistycznych z AI. Wreszcie systemy wspierane AI robią więcej niż ekstrakcję; mogą kierować, aktualizować i rejestrować działania, aby zespoły spędzały mniej czasu na zadaniach ręcznych, a więcej na pracy strategicznej.

seamless ERP integration: convert purchase order into sales order and streamline the sales process

Pierwsze, opisz punkty integracji, które mają największe znaczenie przy konwersji zamówienia zakupu na aktywne zamówienie sprzedaży. Następnie potrzebujesz powiązań z kartoteką klienta, silnikiem cenowym, księgą zapasów, modułem podatkowym i potwierdzeniami zamówień. Ponadto integracje obejmują kontrole kredytowe i partnerów wysyłkowych, aby cały łańcuch realizacji działał sprawnie. Potem dobrze zaprojektowana integracja przesuwa wyekstrahowane zamówienie przez walidację i do systemu ERP bez podwójnego wprowadzania. W rezultacie proces zamówienia sprzedaży staje się szybszy, a zespoły zyskują spójne rekordy między systemami.

Pierwsze, kroki wdrożeniowe są proste. Wyekstrahuj zamówienie zakupu, następnie zweryfikuj kody produktów, ceny i informacje o kliencie. Kolejno mapuj pola do szablonu zamówienia sprzedaży i zaksięguj zamówienie w Epicor. Na koniec wyślij potwierdzenia zamówień i zaktualizuj zapasy oraz dalsze workflowy. Ponadto listy kontrolne i przypadki testowe redukują niespodzianki podczas mapowania w czasie rolloutu. Jeśli reguły mapowania są błędne, zamówienia mogą trafić na wyjątki lub spowodować wysyłki do niewłaściwych odbiorców. Dlatego zaplanuj fazowe wdrożenie i uwzględnij pulpity wyjątków do mierzenia pierwszych problemów.

Następnie częste pułapki to niespójne dane podstawowe, słabe reguły mapowania i niekompletne walidacje. Ponadto zespoły czasem nie doceniają przypadków brzegowych, takich jak zamienne SKU, rozdzielone dostawy czy ręczne zamówienia sprzedaży wymagające przeglądu przez człowieka. Aby zminimalizować ryzyko, utrzymuj przejrzysty ślad audytu i zacznij od pilota w jednostce biznesowej. Dodatkowo korzystaj z systemów automatyzacji, które pozwalają stroić reguły bez kodu, dzięki czemu użytkownicy biznesowi mogą szybko dostosowywać zachowanie. Aby dowiedzieć się więcej o skalowaniu bez dużego zatrudniania, sprawdź nasz poradnik o jak skalować operacje logistyczne bez zatrudniania. Wreszcie przy starannym planowaniu Twoja integracja dostarczy płynny przepływ od PO do potwierdzonego zamówienia sprzedaży i mierzalne korzyści wydajnościowe.

benefits of sales order automation: eliminate errors, improve customer satisfaction and customer experience

Pierwsze, wypisz wymierne korzyści z automatyzacji procesu zamówień sprzedaży. Następnie zobaczysz mniej błędów zamówień, szybszą realizację i niższe koszty przetwarzania. Ponadto automatyzacja zwiększa wskaźniki idealnych zamówień i zmniejsza zwroty. Na przykład badania przepływów pracy przewidują, że firmy przyjmujące automatyzację zobaczą wyraźne poprawy wskaźników operacyjnych i satysfakcji klientów do 2025 roku według raportów rynkowych. Dodatkowo automatyzacja omnichannel znacznie zwiększyła retencję i zaangażowanie klientów w badaniach branżowych, co bezpośrednio przekłada się na sprzedaż i powtarzalność zamówień jak podaje Cflow.

Pierwsze, zmniejszenie błędów wynika z wbudowanej walidacji i spójnych danych podstawowych. Ponadto automatyzacja eliminuje ręczne wprowadzanie danych i ogranicza błędy literówek oraz niezgodności. Potem potwierdzenia zamówień wychodzą szybciej, a zespoły wysyłkowe zaczynają wcześniej. W konsekwencji klienci cieszą się szybszą dostawą i płynniejszym doświadczeniem zakupowym. Co więcej, badania pokazują, że 87% nabywców bada dostawców online, więc szybka i dokładna ścieżka zamówienia wspiera wygrane przetargi i utrzymanie klientów jak udokumentowano w badaniach preferencji nabywców.

Następnie korzyści rozciągają się także na pracowników i dział finansów. Ponadto zespoły spędzają mniej czasu na korektach transakcji sprzedażowych, a więcej na działaniach o wysokiej wartości. Potem finanse widzą niższy koszt na zamówienie, a operacje skracają cykle zamówień. Dodatkowo połączenie Epicor z przechwytywaniem AI daje wysoki zwrot z inwestycji przez przyspieszenie drogi do obsługi zamówień bezdotykowo. Wreszcie konserwatywne twierdzenia z studiów przypadków podkreślają znaczną redukcję błędów i poprawę czasu przetwarzania — to podstawowa obietnica korzyści z automatyzacji zamówień sprzedaży.

automate sales: measure ROI, streamline the sales order process and remove manual data entry

Pierwsze, śledź właściwe KPI, aby zmierzyć zwrot z inwestycji. Kluczowe wskaźniki to zamówienia przetworzone na godzinę, wskaźnik wyjątków, czas realizacji zamówienia, koszt na zamówienie, wskaźnik idealnych zamówień i satysfakcja klienta. Ponadto monitoruj czas cyklu wprowadzania zamówień oraz procent zamówień bezdotykowych. Następnie zarejestruj punkt odniesienia przed przeprowadzeniem pilota, aby precyzyjnie zmierzyć ulepszenia. Potem w czasie pilota dopracuj reguły, rozszerz zakres i skaluj integracje, gdy metryki się poprawiają.

Pierwsze, praktyczne wskazówki wdrożeniowe zaczynają się od małej, reprezentatywnej jednostki biznesowej. Ponadto wybierz zestaw dostawców i klientów używających wspólnych formatów, aby zmaksymalizować wczesne sukcesy. Następnie zbierz przykłady ręcznych zamówień i tych, które powodowały problemy, i użyj ich do trenowania modeli AI. Potem iteruj szybko i dodawaj kolejne kanały, takie jak zamówienia PDF i EDI, w miarę wzrostu zaufania. Dodatkowo zaangażuj interesariuszy ze sprzedaży, finansów i magazynu, aby dane podstawowe i reguły mapowania były zgodne w całej firmie.

Następnie mierz ROI konserwatywnie. Ponadto uwzględnij oszczędności wynikające z redukcji pracy, mniejszej liczby zwrotów i krótszych cykli zamówień. Potem oblicz koszt wyjątków i poprawę przepustowości, aby oszacować okres zwrotu. Jeśli potrzebujesz pomocy przy szybkiej automatyzacji wykorzystującej kontekst e‑maili i rekordy ERP, nasze agenty e‑mailowe AI bez kodu mogą obniżyć czas obsługi wiadomości i integrować się z istniejącymi systemami; dowiedz się więcej o tym, jak usprawniamy obsługę klienta w logistyce w jak usprawnić obsługę klienta w logistyce dzięki sztucznej inteligencji. Wreszcie pamiętaj, że połączenie Epicor z narzędziami przechwytywania wspartymi AI oferuje najszybszą drogę do przetwarzania zamówień bezdotykowo i klarownego ROI dla twojego programu zarządzania zamówieniami sprzedaży.

FAQ

What is sales order automation?

Automatyzacja zamówień sprzedaży to użycie oprogramowania do konwersji przychodzących dokumentów zakupowych na zamówienia sprzedaży w systemie ERP lub środowisku zarządzania zamówieniami. Usuwa powtarzalne przepisywanie i automatyzuje kontrole, tak aby zespoły zajmowały się wyjątkami, a nie każdym zamówieniem.

How does Epicor support sales order automation?

Epicor oferuje zintegrowane moduły i konektory, które akceptują mapowane wejścia i tworzą zamówienia sprzedaży w systemie ERP. Ponadto Epicor integruje się z zewnętrznymi silnikami przechwytywania i narzędziami AI, aby rozszerzyć obsługę formatów i przyspieszyć księgowanie.

What formats can AI capture handle?

Przechwytywanie AI potrafi odczytywać e‑maile, PDF‑y i pliki EDI oraz wyodrębniać pozycje, ilości i informacje o dostawie. Dodatkowo modele poprawiają się z czasem i zmniejszają potrzebę korekty przez ludzi.

What are common KPIs for measuring success?

Śledź zamówienia przetworzone na godzinę, wskaźnik wyjątków, czas realizacji zamówienia, koszt na zamówienie oraz wskaźnik idealnych zamówień, aby zmierzyć poprawę. Ponadto uwzględnij wskaźniki satysfakcji klienta, aby uchwycić wpływ po stronie końcowej.

How do I start a pilot for sales order process automation?

Rozpocznij od jednej jednostki biznesowej lub zestawu dostawców korzystających ze wspólnych formatów. Następnie zbierz przykładowe zamówienia, dopracuj reguły mapowania i zmierz metryki punktu odniesienia przed rozszerzeniem.

Can automation eliminate manual data entry entirely?

Automatyzacja może wyeliminować ręczne wprowadzanie danych dla większości rutynowych zamówień, kierując do ludzi tylko wyjątki. Jednak niektóre złożone lub niestandardowe zamówienia wciąż wymagają interwencji człowieka, dlatego zaplanuj workflow obsługi wyjątków.

What benefits should I expect after deploying automation?

Spodziewaj się mniej błędów zamówień, szybszej realizacji, niższych kosztów przetwarzania i wyższej satysfakcji klientów. Dodatkowo działy finansów i operacji odnotują krótsze cykle zamówień i lepszą przepustowość.

How does integration handle pricing and taxes?

Integracje walidują zasady cenowe i podatkowe względem danych podstawowych przed zaksięgowaniem zamówienia sprzedaży, aby zapobiec błędnym fakturom. Ponadto solidna integracja sprawdza poziomy cen klienta i reguły promocyjne podczas walidacji.

Do I need IT to set up AI capture and integration?

Tak, IT zwykle łączy systemy, zabezpiecza API i ustala zasady zarządzania. Jednak wiele rozwiązań oferuje interfejsy bez kodu, które pozwalają użytkownikom biznesowym stroić reguły bez pracy inżynierskiej.

How fast is the ROI for sales order automation?

Zwrot z inwestycji zależy od wolumenu i złożoności zamówień, ale pilotaże często pokazują wymierne oszczędności w ciągu kilku miesięcy dzięki zmniejszeniu pracy ręcznej i liczby wyjątków. Ponadto konserwatywne studia przypadków raportują znaczne redukcje obciążenia pracą i czasu przetwarzania.