Microsoft OCR faktur dla Business Central

Integracja Microsoft Dynamics 365 Business Central: przegląd OCR w Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central oferuje zaawansowane narzędzia do automatyzacji procesu fakturowania, a technologia OCR odgrywa kluczową rolę w tej transformacji. OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, pozwala systemowi odczytywać i interpretować drukowany lub pisany ręcznie tekst z dokumentów papierowych i cyfrowych. Ta integracja z modelami AI zapewnia, że dokumenty fakturowe, zarówno zeskanowane, jak i otrzymane cyfrowo, są przetwarzane wydajnie bez potrzeby rozległego ręcznego wprowadzania danych. Integracja Business Central z Microsoft Azure’s Form Recognizer i Read API usprawnia wydobywanie danych dostawcy, kwot, dat oraz pozycji bezpośrednio z dokumentów.

Rola Business Central wykracza poza podstawowe przechwytywanie danych. System obsługuje kompletny przepływ pracy zobowiązań, od odbioru dokumentów aż do etapu końcowej akceptacji. Połączenie mocy ERP z OCR napędzanym przez AI przynosi wymierne rezultaty. Na przykład wdrożenia wykazały dokładność przekraczającą 95%, co znacznie ogranicza kosztowne błędy przy wprowadzaniu danych. Ponieważ błędy ręcznego wpisywania mogą kosztować od 1% do 5% wartości faktury, te usprawnienia przynoszą bezpośrednie korzyści finansowe dla organizacji.

Szybkość to kolejna korzyść. Firmy, które wykorzystują OCR w swoich procesach Business Central, przetwarzają faktury o 25% do 60% szybciej niż metodami ręcznymi, poprawiając przepływy pieniężne i satysfakcję dostawców. Integracja przynosi również redukcję kosztów, przy czym koszty na fakturę spadają o ponad 70%. Dzięki temu firmy mogą skierować pracowników do bardziej strategicznych zadań, zmniejszając koszty ogólne.

Firmy, które opierają się na intensywnych przepływach dokumentów, takie jak firmy logistyczne czy spedytorzy, mogą łączyć OCR faktur z rozwiązaniami takimi jak automatyzacja e-maili ERP w logistyce, aby rozszerzyć automatyzację poza dział zobowiązań. Dzięki narzędziom potrafiącym przetwarzać wiele formatów dokumentów, Business Central jest centralnym punktem automatyzacji operacji finansowych przy jednoczesnym zachowaniu wysokich standardów dokładności i bezpieczeństwa.

Automatyzacja przechwytywania faktur z pliku PDF lub obrazu w Business Central

W Business Central przechwytywanie faktur z pliku PDF lub obrazu zostało usprawnione, aby obsługiwać duże wolumeny transakcji. Użytkownicy mogą przesyłać pliki bezpośrednio do systemu, gdzie są indeksowane i analizowane przez zintegrowany silnik OCR. System obsługuje scenariusze, w których dostawcy wysyłają faktury w różnych formatach, a przepływy pracy oparte na AI zapewniają, że faktury w Business Central są przetwarzane bez konieczności ręcznej interpretacji każdego pola.

Przepływ przechwytywania faktur zwykle rozpoczyna się, gdy plik PDF lub obraz jest przesłany lub otrzymany na dedykowany adres e-mail skonfigurowany dla tego procesu. Business Central wykorzystuje narzędzia OCR, aby zamienić pliki PDF i obrazy na strukturyzowane formaty elektroniczne. Może też konwertować przychodzące dokumenty zakupowe na dane mapowane bezpośrednio do pól w Business Central, takich jak sumy, podatki i kod dostawcy. Ten krok umożliwia ekstrakcję bezdotykową, co oznacza, że żadna osoba nie musi ręcznie przepisywać szczegółów do ERP.

Po zindeksowaniu system weryfikuje dane faktury względem istniejących rekordów dostawców i zamówień zakupowych, zapewniając spójność i zgodność. Taki poziom automatyzacji wspiera dokładniejsze dopasowywanie i zmniejsza obciążenie zespołów AP. Tworzy też możliwości integracji z systemami zewnętrznymi przez API, dodatkowo usprawniając sposób przetwarzania faktur i łączenia źródeł danych.

Organizacje dążące do wyższej wydajności mogą zintegrować te procesy z wewnętrznymi strategiami automatyzacji komunikacji, takimi jak automatyzacja korespondencji logistycznej, aby objąć przepływy dokumentów zaplecza i zewnętrzne. Automatyzując obie strony, firmy mogą osiągnąć ścislejszą kontrolę finansową i szybszy czas realizacji płatności dla dostawców.

Konfigurowanie usługi OCR z dokumentów przychodzących: szkolenie usługi OCR i procesu OCR, aby uniknąć błędów

Konfiguracja usługi OCR dla dokumentów przychodzących w Business Central jest kluczowym krokiem dla przetwarzania faktur z wysoką dokładnością. Firmy zazwyczaj rozpoczynają od połączenia z zewnętrzną usługą OCR lub użycia natywnych narzędzi Microsoft do obsługi wstępnej ekstrakcji. Aby zoptymalizować wyniki, zespoły mogą szkolić usługę OCR na zestawie przykładowych faktur dostarczanych przez stałych dostawców. To szkolenie dopracowuje wzorce rozpoznawania AI, zwiększając wskaźniki dokładności i zmniejszając korekty po przechwyceniu.

W module Dokumenty przychodzące użytkownicy mogą tworzyć rekordy dokumentów przychodzących, które odwołują się do przesłanych plików. Następnie ustawiają reguły dotyczące klasyfikacji — czy reprezentują dokumenty zakupowe, faktury sprzedaży, czy inne zapisy. Aby osiągnąć wyższą dokładność, użyj procesu OCR z ciągłym feedbackiem OCR, korygując błędy w czasie rzeczywistym, aby model poprawiał się z czasem. Celem jest konsekwentne generowanie dokumentów, które można przekonwertować na rekordy dokumentów w Business Central i bezproblemowo dopasować do innych rekordów.

Najlepsze praktyki sugerują utrzymywanie biblioteki różnych szablonów dostawców oraz ciągłe udoskonalanie mapowania wyodrębnionych pól w Business Central. Stosując strategie szkolące usługę OCR w celu unikania błędów, organizacje zapobiegają powtarzającym się pomyłkom w sumach, kwotach podatku czy rozpoznawaniu pozycji. Na przykład zapisy do Księgi Głównej generowane z przetworzonych faktur mogą być wstępnie walidowane względem reguł ERP, co zmniejsza konieczność poprawiania.

Zasoby takie jak dokumentacja Microsoft Learn dla modelu faktury są szczególnie przydatne do zrozumienia mapowania pól i kroków szkoleniowych. Połączenie dobrze skonfigurowanego narzędzia OCR z regułami procesu biznesowego zapewnia czystsze dane i bardziej przewidywalne wyniki automatyzacji.

Zarządzanie dokumentami przychodzącymi na stronie dokumentu przychodzącego: dokument z usługi OCR

Strona dokumentu przychodzącego to miejsce, gdzie użytkownicy zarządzają dokumentami w Business Central przetworzonymi przez OCR. Interfejs pokazuje wszystkie powiązane rekordy dokumentów przychodzących i podkreśla te, które są gotowe do konwersji na rekordy faktur zakupowych. Dokument z usługi OCR jest wyświetlany z wyodrębnionymi polami do przeglądu, co umożliwia szybkie porównanie z oryginalnym plikiem PDF lub obrazem.

Gdy tworzony jest nowy rekord dokumentu przychodzącego, usługa z obszaru etapowania dokumentów przychodzących działa jako bufor. Tutaj użytkownicy mogą zweryfikować wyodrębnione dane przed zapisaniem ich w ERP. Ten etap jest kluczowy dla obsługi wyjątków, zwłaszcza gdy faktury dostawców zawierają nieoczekiwane formaty lub rozbieżności w stosunku do zamówień zakupowych.

Business Central oferuje narzędzia do podglądu plików przychodzących wraz z ich metadanymi. Pozwala to pracownikom finansowym na zatwierdzanie lub odrzucanie na podstawie zdefiniowanych reguł biznesowych, utrzymując dokładność procesu fakturowania. Przy właściwej konfiguracji wiele faktur może być konwertowanych na fakturę zakupową dla dostawcy ręcznie lub automatycznie, w zależności od wskaźników pewności systemu OCR.

Aby zmaksymalizować wydajność, zintegrować tę funkcję z skalowalnymi przepływami operacyjnymi. Taka integracja pomaga zmniejszyć wąskie gardła, gdy zespół przetwarza duże wolumeny zeskanowanych faktur w szczytowych okresach finansowych. Strona dokumentu przychodzącego odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu, że wyodrębnione dane są wiarygodne przed dalszym księgowaniem i planowaniem płatności.

Usprawnienie procesu AP dzięki automatyzacji zobowiązań (Accounts Payable) i automatyzacji AP

Automatyzacja zobowiązań w Business Central tworzy nowe efektywności w procesie AP, łącząc przechwytywanie danych zasilane przez OCR z dopasowywaniem do zamówień zakupowych i przepływami zatwierdzania płatności. Po przechwyceniu danych faktury Business Central może automatycznie dopasować faktury dostawców do zamówień zakupowych i przyjęć. To redukuje ręczną walidację i przyspiesza cykl zatwierdzania.

Licząc to ilościowo, firmy mogą przetwarzać faktury o 25% do 60% szybciej przy wdrożonej automatyzacji. Wskaźniki błędów spadają nawet o 90%, co minimalizuje opóźnienia wynikające ze sporów czy wyjątków. Zespół AP może więc priorytetyzować zatwierdzenia o wysokiej wartości zamiast ręcznego wprowadzania danych, zyskując czas na analizy strategicznych wydatków.

Efektywność wynika z integracji przepływu zatwierdzania z istniejącymi przepływami w Business Central, co zapewnia brak opóźnień w harmonogramowaniu płatności i utrzymanie dobrych relacji z dostawcami. Dopasowywanie faktur do zamówień zakupowych zapobiega nadmiernym naliczeniom i utracie rabatów za wcześniejszą płatność. Poprzez zmniejszenie obsługi wyjątków firmy osiągają lepszą przewidywalność przepływów pieniężnych i zgodność z politykami zakupowymi.

Połączenie automatyzacji zobowiązań z automatyzacją komunikacji zapewnia, że aktualizacje statusu faktury — czy zaakceptowana, odrzucona, czy oznaczona — są dokładne i terminowe, jak pokazują sektory wykorzystujące AI w komunikacji logistyki i transportu. Połączone systemy ułatwiają zespołom finansowym efektywne działanie w Business Central przy jednoczesnym zachowaniu przejrzystości i integralności danych.

Skanowanie faktur i automatyzacja AP: od faktury zakupu do faktur dostawców

Skanowanie faktur stanowi podstawę automatyzacji AP od początkowego etapu faktury zakupu do finalnych płatności dla dostawców. Środowiska o dużym wolumenie korzystają na skanowaniu faktur hurtowo, zarówno jako pliki PDF, jak i z użyciem urządzeń do robienia zdjęć tabletem czy telefonem. System OCR konwertuje te pliki obrazów na dokumenty elektroniczne, klasyfikując je jako dokumenty, które można przekształcić w fakturę zakupu dla dostawcy.

Po przekonwertowaniu na rekordy dokumentów w Business Central faktury przechodzą przez kolejne kroki przetwarzania, które mogą obejmować dopasowanie do zamówień zakupowych i harmonogramowanie płatności. Business Central może przetwarzać faktury ręcznie lub automatycznie, w oparciu o wskaźniki pewności i zdefiniowane reguły. Na przykład Kofax lub inne zewnętrzne usługi OCR mogą być zintegrowane w celu zwiększenia przepustowości w środowiskach specjalistycznych.

Przyszłe trendy wskazują na rozszerzanie automatyzacji AP o narzędzia, które generują dokumenty elektroniczne z faktur papierowych i integrują je z end-to-endowymi przepływami ERP. Korzystając z OCR do bezpośredniej konwersji przychodzących faktur na zamówienia zakupowe, firmy mogą jeszcze bardziej zredukować punkty styku. Strategie automatyzacji będą się rozwijać, optymalizując przepływ danych dokumentów zakupowych od przyjęcia do płatności bez ręcznej interwencji.

W miarę jak dostawcy przyjmują więcej standardów cyfrowych, a systemy ERP zwiększają możliwości automatyzacji, skanowanie faktur pozostanie kluczowe dla efektywności operacyjnej. Organizacje dążące do usprawnienia powinny zidentyfikować możliwości integracji skanowania dokumentów w Business Central, jednocześnie eksplorując narzędzia do poprawy interakcji z klientami i dostawcami dzięki AI.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest Microsoft Invoice OCR dla Business Central?

To integracja technologiczna, która pozwala Business Central automatycznie odczytywać i interpretować tekst z faktur. Pomaga to przyspieszyć proces fakturowania i zmniejszyć błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.

Jak dokładny jest OCR w Business Central?

Przy prawidłowej konfiguracji OCR w Business Central może osiągać ponad 95% dokładności przechwytywania danych. Redukuje to kosztowne błędy ręczne i poprawia zarządzanie relacjami z dostawcami.

Czy Business Central obsługuje faktury w formacie PDF?

Tak, może przetwarzać faktury PDF bezpośrednio, wyodrębniając wszystkie istotne szczegóły do rekordów elektronicznych. Działa to zarówno dla PDF-ów utworzonych cyfrowo, jak i dokumentów zeskanowanych.

Jaką rolę odgrywa Azure Form Recognizer w OCR?

Azure Form Recognizer jest wykorzystywany w Business Central do wydobywania konkretnych pól danych z faktur. Stosuje modele AI, aby radzić sobie z różnymi formatami dostawców i poziomami jakości dokumentów.

Jak automatyzacja AP przynosi korzyści mojej firmie?

Automatyzacja zobowiązań przyspiesza dopasowywanie i zatwierdzanie faktur. Zmniejsza też wskaźniki błędów i wspiera lepsze zarządzanie płynnością finansową.

Czy szkolenie usługi OCR jest konieczne?

Szkolenie poprawia dokładność OCR, zapoznając system z formatami twoich dostawców. Redukuje to powtarzające się błędy i zwiększa wiarygodność wyodrębnionych danych.

Czy OCR w Business Central może przetwarzać faktury pisane ręcznie?

Niektóre modele OCR potrafią interpretować tekst pisany odręcznie, choć dokładność zależy od czytelności i konsekwencji pisma. Korzystanie z wysokiej jakości skanów zwiększa skuteczność wydobywania danych z pism ręcznych.

W jaki sposób strona dokumentu przychodzącego pomaga?

Centralizuje zarządzanie dokumentami przechwytywanymi przez OCR, ułatwiając ich przegląd i konwersję. Wyjątki można tu obsłużyć, zanim trafią do głównych przepływów ERP.

Jakie są przyszłe trendy w OCR faktur?

Przyszłe innowacje obejmują modele AI nie wymagające konfiguracji szablonów oraz zwiększoną integrację z systemami chmurowymi. Te trendy uczynią proces przetwarzania faktur bardziej płynnym i w pełni zautomatyzowanym.

Czy OCR można łączyć z innymi narzędziami automatyzacji?

Tak, OCR dobrze współpracuje z automatyzacją e-maili i komunikacji. Razem umożliwiają przetwarzanie end-to-end — od przechwycenia dokumentu po komunikację z dostawcą — bez ręcznej interwencji.