Porównanie asystentów e-mail opartych na AI: 10 najlepszych na rok 2025

best ai: snapshot of ai email assistants in 2025

Asystenci e-mailowi z AI w 2025 roku są powszechni. Wdrożenia w przedsiębiorstwach gwałtownie wzrosły. Dla kontekstu: 92% firm z listy Fortune 500 korzysta obecnie z technologii AI, a wiele z nich stosuje je w przepływach pracy związanych z e-mailami (Gmelius). Ponadto badania pokazują, że około 75% profesjonalistów chce korzystać z AI do tworzenia treści, obsługi e-maili i automatyzacji zadań (Motion). W rezultacie zespoły oszczędzają czas. Typowe oszczędności wahają się od 2–4 godzin tygodniowo na użytkownika przy rutynowych zadaniach związanych z e-mailami. Następnie główne przypadki użycia są jasne. Obejmują one tworzenie szkiców e-maili, priorytetyzację wiadomości, zautomatyzowane follow-upy oraz podsumowywanie wątków.

Quick facts:

– 92% enterprise AI adoption in 2025 for core apps; see the Gmelius study here.

– Professionals report wanting AI for writing and automation at 75% (Motion).

– Drafting and reply automation cut repetitive work by up to 50% in many teams (TCF).

Narzędzia dziś wykraczają poza podstawowe tworzenie szkiców e-maili. Priorytetyzują przychodzące wiadomości, grupują powiązane elementy w wątkach e-mail oraz automatycznie planują follow-upy. Dla zespołów logistycznych i operacyjnych ważne są rozwiązania AI łączące się z systemami ERP i WMS. Na przykład virtualworkforce.ai tworzy bezkodowe agentów AI do e-maili, którzy opierają odpowiedzi na danych z ERP i historii e-maili, co przyspiesza odpowiedzi i zmniejsza liczbę błędów. Dowiedz się więcej o tworzeniu e-maili logistycznych z AI tutaj. Wreszcie rynek obejmuje teraz zarówno duże rozwiązania-copiloty od dostawców, jak i specjalistyczne narzędzia AI dla konkretnych przepływów pracy.

ai email assistant features to automate your email and improve inbox management

Tworzenie szkiców i ton. AI tworzy jasne wiadomości i dopasowuje ton. Narzędzia takie jak Flowrite i GrammarlyGO koncentrują się na zwięzłym, profesjonalnym tekście. Również duzi dostawcy oferują wbudowane opcje. Na przykład Google Help Me Write i Microsoft Copilot potrafią tworzyć szkice wewnątrz klienta poczty. To pomaga, gdy potrzebujesz szybko napisać e-mail.

Inteligentne odpowiedzi i szablony. Wiele asystentów oferuje sugestie odpowiedzi i dynamiczne szablony. Używaj szablonów do powtarzalnych zapytań. W sekwencjach sprzedażowych SmartWriter i HubSpot AI wstawiają tokeny personalizacyjne, takie jak imiona i dane firmy.

Priorytetyzacja i segregacja. AI przydziela pilność. Wyróżnia ważnych nadawców i przenosi wiadomości o niskiej wartości do folderów. To zmniejsza chaos w skrzynce odbiorczej. W scenariuszach ze współdzielonymi skrzynkami platformy takie jak Missive i Gmelius dodają przydzielanie i widoki zespołowe.

Podsumowywanie wątków. Podsumowania długich fragmentów wątków e-mail oszczędzają czas. Microsoft Copilot i Help Me Write oferują podsumowywanie wątków e-mail jako standardową funkcję. Zautomatyzowane follow-upy. Planowanie follow-upów, które wysyłają się tylko, jeśli nie pojawi się odpowiedź. To pozwala prowadzić rozmowy bez ręcznego śledzenia.

Wspólne skrzynki i przepływy pracy zespołowej. Funkcje skrzynek zespołowych wspierają przydzielanie, notatki i śledzenie SLA. Integracja i kompatybilność. Wiele asystentów łączy się z Gmail i Outlook oraz systemami CRM. Bezpieczeństwo i przetwarzanie danych. Plany enterprise zapewniają kontrolę i opcje lokalizacji danych. Dla zespołów operacyjnych ważne są konektory bez kodu. Zobacz, jak virtualworkforce.ai obsługuje konektory do ERP i WMS bez dużego zaangażowania IT (virtualworkforce.ai). Krótko mówiąc, wybierz funkcje dopasowane do Twoich codziennych zadań i wolumenu e-maili.

10 best ai email assistants: the short list and who each suits

Poniżej krótka lista polecanych narzędzi i kto najwięcej z nich skorzysta. To szybkie narzędzie pomocnicze przy podejmowaniu decyzji. Lista odzwierciedla podsumowania testów i recenzje rynkowe (Lindy) oraz testy redakcyjne (Washington Post).

– SmartWriter | Personalized email drafting | Best for sales outreach.

– HubSpot AI | CRM integration + automation | Best for marketing and growth teams.

– Flowrite | Fast, professional drafts | Best for consultants and freelancers.

– Gmelius | Gmail workflows & teams | Best for shared inbox management.

– Missive | Collaboration + multi-channel | Best for customer support teams.

– Superhuman | Speed & triage | Best for executives who need inbox zero.

– GrammarlyGO | Polish tone & clarity | Best for non-native writers.

– Microsoft Copilot | Deep Outlook integration & summarisation | Best for Microsoft 365 heavy users.

– GetResponse AI | Campaigns & analytics | Best for email marketing teams.

– Google Help Me Write | Native Gmail assistance | Best for fast, inline drafting in Gmail.

Ta krótka lista podkreśla mieszankę rozwiązań specjalistycznych i ogólnych. Wybierz najlepszego asystenta e-mailowego AI, który pasuje do Twojego stacku. Jeśli chcesz szybkości, wypróbuj Superhuman; dla zespołów spróbuj Missive lub Gmelius; do intensywnego korzystania z Outlook wybierz Microsoft Copilot. Dla zespołów logistycznych i operacyjnych, które potrzebują odpowiedzi opartych na danych, poznaj opcje zautomatyzowanej korespondencji logistycznej z konektorami bez kodu (virtualworkforce.ai). Wybór zależy od integracji, cen i tego, czy dostępny jest plan darmowy lub okres próbny.

look for in an ai: practical criteria to pick the best ai email assistant for your role

Użyj tej listy kontrolnej, aby wybrać. Najpierw oceń jakość szkiców. Przetestuj narzędzie, prosząc je o przygotowanie typowej odpowiedzi. Następnie sprawdź kontrolę nad tonem i szablonami. Szablony są ważne dla głosu marki. Zweryfikuj też funkcje zarządzania skrzynką, takie jak priorytetowa skrzynka, odroczenie i przydzielanie. Lista integracji. Upewnij się, że narzędzie obsługuje Gmail i Outlook oraz Twój CRM i kalendarz. Funkcje zespołowe. Szukaj współdzielonych skrzynek, ról i audytu. Reguły automatyzacji. Potwierdź, czy asystent może uruchamiać reguły i zautomatyzowane follow-upy e-mailowe.

Bezpieczeństwo i prywatność. Zapytaj o lokalizację danych i czy plany enterprise pozwalają na opcje on-prem lub prywatne modele. Cennik i limity. Porównaj opłaty za użytkownika, dostępność okresu próbnego i limity generowanych wiadomości. Wsparcie i wdrożenie. Sprawdź, czy szkolenia i szablony są w zestawie. Dla procesów frachtowych i logistycznych priorytetem są narzędzia, które mogą opierać odpowiedzi na danych z ERP i WMS. virtualworkforce.ai oferuje bezkodowe agentów, które pobierają dane z ERP i SharePoint, co przyspiesza odpowiedzi i redukuje błędy; ta możliwość ma znaczenie w zespołach o dużym wolumenie e-maili (virtualworkforce.ai).

Szybkie reguły według ról:

– Freelancer: priorytetem jest cena i szybkość; wypróbuj Flowrite lub okres próbny.

– Mała firma: wybierz narzędzie z zarządzaniem współdzielonymi skrzynkami.

– Sprzedaż: wybierz narzędzie obsługujące tokeny personalizacyjne i synchronizację z CRM.

– Obsługa: wybierz współdzielone skrzynki, przydzielanie i reguły SLA.

– Executive: wybierz szybkość i funkcje triage, takie jak Superhuman lub Copilot.

Ta lista kontrolna pomoże Ci wybrać odpowiednie narzędzie AI do codziennych potrzeb, bez wybierania funkcji, których nie będziesz używać. Potwierdź też, czy produkt zawiera model AI dostrojony do Twojej domeny lub oferuje szkolenie, abyś mógł trenować AI na swoich szablonach i tonie.

microsoft copilot and ai for email: vendor differences on integration and privacy

Microsoft Copilot w Outlook oferuje teraz głęboką integrację ze skrzynką oraz narzędzia do podsumowywania. Zapewnia panel czatu, briefingi spotkań i możliwość tworzenia odpowiedzi na podstawie kontekstu. Microsoft Copilot przynosi korzyści dużym przedsiębiorstwom korzystającym z Microsoft 365. Zazwyczaj obejmuje on kontrolę dostępu do danych i logowanie. Szczegóły dotyczące wdrożenia i funkcji Copilot w 2025 roku opisuje raportowanie (Washington Post).

Google Help Me Write działa natywnie w Gmail. Daje sugestie w linii i krótkie podsumowania. Obaj duzi dostawcy oferują solidne integracje, natywne kontrolki bezpieczeństwa i narzędzia administracyjne dla przedsiębiorstw. Z drugiej strony narzędzia specjalistyczne skupiają się na niszowych przepływach pracy i lekkich integracjach. Na przykład Gmelius i Missive specjalizują się w zarządzaniu współdzielonymi skrzynkami i przepływach zespołowych, podczas gdy SmartWriter i Flowrite skupiają się na jakości i szybkości copy. Dostawcy niszowi często oferują bardziej elastyczne ceny i zaawansowane funkcje ukierunkowane na konkretne potrzeby.

Podsumowanie zalet/wad:

– Microsoft Copilot: Zalety — głęboka integracja z Outlook, kontrolki dla przedsiębiorstw, podsumowywanie wątków e-mail; Wady — wyższa cena, powiązanie z Microsoft 365.

– Google Help Me Write: Zalety — natywne wsparcie Gmail, szybkie tworzenie szkiców; Wady — mniej odpowiednie do złożonego ugruntowania danych z ERP.

– Narzędzia specjalistyczne (Gmelius, Flowrite, virtualworkforce.ai): Zalety — niszowe przepływy pracy, konektory bez kodu, elastyczne ceny; Wady — mogą wymagać dodatkowej konfiguracji dla pełnej kontroli korporacyjnej. Dla zespołów logistycznych, które potrzebują automatyzacji opartych na danych, virtualworkforce.ai oferuje natywne konektory do ERP, WMS i SharePoint, dzięki czemu odpowiedzi cytują rzeczywiste dane z zamówień i zapasów — istotne, gdy dokładność ma znaczenie (virtualworkforce.ai). Wybierz według potrzeb integracji, kontroli prywatności i dostępności planu darmowego lub odpowiedniego okresu próbnego.

use an ai: how to deploy, measure ROI and keep control of data when you automate your email

Rozpocznij od małego pilota. Najpierw wybierz zespół z mierzalnymi zadaniami związanymi z e-mailami. Następnie zdefiniuj przypadki użycia i prompt’y. Na przykład zautomatyzuj odpowiedzi o statusie zamówienia lub zapytania o faktury. Potem przeprowadź pomiar bazowy. Śledź czas poświęcony na e-maile, czas odpowiedzi i wskaźniki błędów. Po pilotażu zmierz zyski. Typowe wyniki pokazują, że czas obsługi jednej wiadomości spada z około 4,5 minuty do 1,5 minuty w scenariuszach operacyjnych, które łączą AI z ERP i pamięcią e-mail. Tego rodzaju ROI dokumentują dostawcy pracujący w logistyce i wsparciu.

Etapy wdrożenia. Przeszkol zespół z edytowania szkiców AI. Ustal kroki zatwierdzania dla odpowiedzi o wysokim ryzyku. Skonfiguruj dostęp do danych i zasady redakcji. Używaj uprawnień opartych na rolach i logów audytu, aby zachować kontrolę. Dla treści wrażliwych używaj opcji enterprise lub on-prem i unikaj wysyłania surowych danych osobowych do publicznych modeli. Również zachowaj człowieka w pętli dla złożonych lub eskalowanych przypadków.

Metryki do śledzenia. Oszczędzony czas tygodniowo, czasy odpowiedzi, wskaźniki otwarć i odpowiedzi dla kampanii, liczba pominiętych ważnych maili oraz satysfakcja użytkowników. Mierz też wskaźniki błędów i satysfakcję klientów przy odpowiedziach wsparcia. Kontrole ryzyka. Trzymaj szablony i ścieżki eskalacji w narzędziu. Ogranicz dostęp modelu AI tylko do niezbędnych systemów. Dla zespołów logistycznych konektory bez kodu pozwalają użytkownikom biznesowym kontrolować zachowanie i ton bez inżynierii promptów. Dowiedz się, jak skalować operacje logistyczne bez zatrudniania i utrzymać nadzór (virtualworkforce.ai).

Jednolinijkowa lista kontrolna, którą możesz skopiować:

– Pilotuj mało; zmierz bazę; wybierz 2–3 mierzalne KPI; przeprowadź 30-dniowy trial; wymuś zasady oparte na rolach dla danych; przeszkol użytkowników; przejrzyj i rozszerz. Takie podejście pomaga zautomatyzować e-maile przy zachowaniu kontroli i pokazaniu wyraźnego ROI.

FAQ

What is an AI email assistant and how does it help?

Asystent e-mailowy AI tworzy szkice wiadomości, sugeruje odpowiedzi, priorytetyzuje skrzynkę i automatyzuje follow-upy. Redukuje powtarzalne zadania, dzięki czemu możesz skupić się na zadaniach o wyższej wartości.

Which are the top AI email assistants for 2025?

Najlepsze wybory to SmartWriter, HubSpot AI, Flowrite, Gmelius, Missive, Superhuman, GrammarlyGO, Microsoft Copilot, GetResponse AI i Google Help Me Write. Każde z nich adresuje różne potrzeby, od personalizacji sprzedaży po zarządzanie współdzielonymi skrzynkami zespołowymi.

How do I choose the right AI for my role?

Użyj checklisty: jakość szkiców, kontrola tonu, integracje, przepływy pracy zespołowej, bezpieczeństwo i ceny. Przetestuj też dostępny okres próbny, aby potwierdzić dopasowanie.

Does Microsoft Copilot work with Outlook and Microsoft 365?

Tak. Microsoft Copilot integruje się głęboko z Outlook i Microsoft 365 oraz oferuje funkcje takie jak podsumowywanie i panel czatu. Przedsiębiorstwa korzystają z narzędzi administracyjnych i logowania.

Are specialist AI tools better than big vendors?

Narzędzia specjalistyczne często oferują niszowe przepływy pracy, elastyczne ceny i ukierunkowane integracje. Duzi dostawcy zapewniają natywne wsparcie dla swojego klienta poczty i rozbudowaną kontrolę korporacyjną. Wybierz w oparciu o potrzeby integracyjne i zarządzanie danymi.

How can I measure ROI from an AI email assistant?

Śledź zaoszczędzony czas na e-mail, czasy odpowiedzi, wskaźniki otwarć i odpowiedzi, redukcję błędów oraz satysfakcję użytkowników. Zacznij od pomiaru bazowego i porównaj wyniki po 30-dniowym pilocie.

Is my email data safe with AI assistants?

Bezpieczeństwo zależy od dostawcy i planu. Używaj opcji enterprise dla lokalizacji danych, modeli on-prem i kontroli dostępu. Ogranicz też dostęp modelu jedynie do systemów niezbędnych do działania asystenta.

Can AI handle long email threads and summarise them?

Tak. Wiele narzędzi potrafi podsumowywać długie wątki e-mail i dostarczać krótką listę działań. To oszczędza czas i pomaga zespołom szybko nadrobić skomplikowane wymiany.

Will using AI make my emails sound robotic?

Nie, jeśli kontrolujesz ton i edytujesz szkice. Większość narzędzi pozwala ustawić szablony i zasady stylu. Przegląd ludzki pozostaje ważny dla niuansów i komunikacji o wysokiej stawce.

How do I deploy AI agents for logistics and operations?

Rozpocznij od pilota, który łączy się z ERP i historią e-maili, ustal jasne reguły biznesowe i używaj konektorów bez kodu, jeśli są dostępne. Dla wskazówek specyficznych dla logistyki zobacz zasoby o zautomatyzowanej korespondencji logistycznej i automatyzacji e-maili ERP dostarczone przez virtualworkforce.ai (zautomatyzowana korespondencja logistyczna).