SharePoint: SI do pobierania linków z SharePoint

SharePoint Online i Microsoft 365 — dlaczego używać AI do pobierania linków

AI skraca czas, jaki zespoły spędzają na poszukiwaniu plików. Dodatkowo AI może zwracać bezpośrednie linki sieciowe (webUrl) oraz krótkie streszczenia dla szybkiego kontekstu. Również oszczędza to powtarzalnego kopiowania ścieżki pliku między narzędziami. Ponadto, gdy Twoja organizacja używa SharePoint jako głównego repozytorium treści, odnajdywalność ma znaczenie. Skala uniemożliwia ręczne wyszukiwanie. Najnowsza analiza branżowa wskazuje, że ponad 80% przedsiębiorstw polega na SharePoint jako głównym systemie zarządzania treścią, co tłumaczy szybki wzrost adopcji wyszukiwania z użyciem AI tutaj. Co więcej, Microsoft integruje Copilota i inne narzędzia, aby poprawić sposób, w jaki użytkownicy znajdują odpowiednie dokumenty i linki. Na przykład Copilot może sugerować dokumenty i dostarczać linki, które zalogowany użytkownik może otworzyć; platforma egzekwuje zabezpieczenia, tak aby wyniki respektowały uprawnienia każdej osoby do zobaczenia pliku od Microsoftu. Również virtualworkforce.ai buduje bezkodowe agentury AI, które osadzają odpowiedzi w SharePoint i innych systemach. Następnie podejście to skraca czas obsługi e-maili i eliminuje ręczne kopiuj-wklej na współdzielonych dyskach. Dzięki temu zespoły reagują szybciej i popełniają mniej błędów. Ponadto AI zwiększa szansę, że właściwa osoba zobaczy właściwą zawartość witryny SharePoint we właściwym czasie. Dodatkowo AI pomaga, gdy pliki znajdują się w wielu bibliotekach, folderach i w różnych formatach dokumentów. Na przykład przedsiębiorstwo może zadać zapytanie w języku naturalnym i otrzymać krótką listę istotnych dokumentów przechowywanych w SharePoint wraz z linkami webUrl i krótkimi streszczeniami. Wreszcie, to usprawnia przepływy operacyjne w całej platformie Power Platform i agentach e-mail. Jeśli chcesz pilota praktycznego, sprawdź virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/ dla przykładu integracji SharePoint jako źródła prawdy do tworzenia szkiców e-maili i odpowiedzi na zgłoszenia. Ogólnie rzecz biorąc, połączenie Microsoft 365, SharePoint i AI przekształca rozfragmentowane treści witryn w użyteczne linki i konkretne odpowiedzi dla zespołów.

Wymagania wstępne — uprawnienia, licencje i konta

Najpierw potrzebujesz odpowiednich kont i dostępu. Użytkownik dzierżawy Microsoft 365 jest wymagany dla większości scenariuszy interaktywnych. Często zarejestrujesz aplikację Azure AD lub użyjesz uwierzytelniania delegowanego do zautomatyzowanych wywołań API. Korzystanie z Copilota wymaga również licencji Microsoft 365 Copilot dla użytkowników końcowych, którzy chcą funkcji wbudowanych sugestii dokumentów. Subskrypcja Azure staje się konieczna, gdy uruchamiasz usługi Azure lub używasz Azure AI Search do indeksowania. Zaplanuj przydział licencji z wyprzedzeniem, aby uniknąć niespodzianek. Jeśli planujesz używać Graph API do odczytu elementów dysku i list, będziesz żądać zakresów takich jak Sites.Read.All lub Sites.ReadWrite.All w testach. Stosuj wzorce najmniejszych uprawnień przy decyzjach dotyczących zezwoleń i autoryzacji. Zdecyduj także, czy będziesz indeksować treści przy tożsamości aplikacji, czy polegać na zalogowanym użytkowniku. Uwzględnij przepływy uwierzytelniania w projekcie i przetestuj zarówno scenariusze delegowane, jak i aplikacyjne. Zmapuj, kto wyrazi zgodę podczas przepływów administracyjnych dzierżawy. Pamiętaj, że niektóre funkcje przedsiębiorstw wymagają, aby administrator zatwierdził uprawnienia do dostępu na poziomie witryny. Stwórz także testową witrynę SharePoint lub przykładową bibliotekę dokumentów, aby zweryfikować przepływy przed skalowaniem. Zaplanuj konta zapasowe i zarządzaną tożsamość, jeśli wdrażasz pipeline produkcyjny. Na koniec zaplanuj aktualizacje zabezpieczeń i rutynę przeglądu wzorców dostępu do uprawnień. Jeśli Twój zespół potrzebuje wsparcia technicznego przy konfiguracji, uwzględnij to w harmonogramach. Więcej o automatyzacji odpowiedzi e-mail, które cytują zawartość SharePoint, zobacz virtualworkforce.ai/logistics-email-drafting-ai/, gdzie pokazano, jak agenci osadzają odpowiedzi w danych przedsiębiorstwa.

Indexer i indeksowanie: skonfiguruj Azure Cognitive Search dla SharePoint

Rozpocznij od użycia konektora/indexera SharePoint w Azure Cognitive Search, aby przeszukać biblioteki i wyodrębnić treść oraz metadane. Konektor potrafi uzyskać dostęp do wielu typów dokumentów, w tym docx i pdf, i wygenerować przeszukiwalny indeks. Wybierz konkretne witryny i źródła bibliotek dokumentów, które chcesz uwzględnić. Zmapuj pola SharePoint do pól indeksu, aby AI mogła korzystać z tytułów, tagów i niestandardowych metadanych. Ustaw harmonogramy dla przyrostowego indeksowania, aby utrzymać indeks aktualnym bez pełnego przeszukiwania. Zastosuj filtry typów plików, aby ograniczyć zakres i zmniejszyć koszty przechowywania. Rozważ wykluczenie dużych archiwów lub długiej listy typów plików SharePoint, których nie potrzebujesz. Monitoruj przebiegi indexera i przeglądaj błędy. Niektóre funkcje konektora mogą być we wczesnej wersji — testuj je najpierw w środowisku nieprodukcyjnym. Zwróć uwagę na domyślne kodowanie pól lub zagnieżdżone JSON w treści, które mogą wymagać dodatkowego przetwarzania w celu normalizacji metadanych przed wykorzystaniem przez AI. Śledź metryki rozmiaru indeksu, opóźnień i liczby przetworzonych dokumentów. Przetwarzanie dokumentów różni się w zależności od typu pliku i tego, jak bogate są metadane. Jeśli korzystasz ze wzorców RAG, upewnij się, że krok pobierania identyfikuje i dołącza webUrl w celu kontekstowego odwołania. Łącz wyniki Azure Cognitive Search z wywołaniami Microsoft Graph, gdy potrzebujesz aktualnego webUrl lub sprawdzeń uprawnień. virtualworkforce.ai często rekomenduje mały pilotażowy indeks, aby zweryfikować trafność pobierania przed skalowaniem na wiele witryn SharePoint. Na koniec używaj monitoringu i alertów, aby administratorzy mogli zareagować, gdy indexer zgłasza uporczywe błędy. Dla szczegółów technicznych dotyczących konektorów zobacz dokumentację konektora Airbyte dla SharePoint tutaj oraz przewodnik ServiceNow dotyczący indeksowania treści zewnętrznych tutaj.

Pobieranie dokumentów SharePoint i list SharePoint (Microsoft Graph API)

Użyj punktów końcowych driveItem Microsoft Graph, aby odczytać metadane, w tym webUrl i ścieżkę pliku dla dokumentu SharePoint. Typowe żądanie GET do /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} zwraca pola podstawowe, które możesz wykorzystać w promptach dla AI. Listy zachowują się inaczej. Lista SharePoint przechowuje pola, które często zawierają linki jako wartości kolumn zamiast elementów dysku. Zapytaj elementy listy poprzez API Lists, aby uzyskać pola dla elementu listy i wszelkie powiązane adresy URL. Pobierz uprawnienia na poziomie elementu przez /permissions, gdy potrzebujesz zweryfikować uprawnienia użytkownika do konkretnego elementu. Zapewnij spójność metadanych, takich jak tytuły, tagi i pola niestandardowe, aby trafność AI się poprawiła. Normalizuj wspólne pola między bibliotekami, aby wywołania wyszukiwania dokumentów zwracały porównywalne dane. Zwróć uwagę na typy plików, takie jak pdf i docx, które wymagają innego parsowania lub OCR w niektórych przypadkach. Gdy lista wyników SharePoint zostanie zwrócona, dołącz webUrl, aby użytkownik mógł otworzyć oryginał. Jeśli musisz wyodrębnić zawartość z prywatnego folderu, sprawdź, czy model uwierzytelniania obsługuje ten zakres. Używaj uwierzytelniania delegowanego, gdy chcesz respektować uprawnienia zalogowanego użytkownika; używaj uwierzytelniania aplikacyjnego tylko po potwierdzeniu polityki przedsiębiorstwa. Zaplanuj kontrole dostępu na poziomie dokumentu w każdym pipeline, który zwraca linki użytkownikom. Pamiętaj, że dokumenty przechowywane w SharePoint mogą być objęte zasadami dostępu warunkowego lub wymagać dodatkowych kroków przy udostępnianiu zewnętrznym. Wreszcie, dla wskazówek Microsoft dotyczących konfigurowania źródeł wiedzy i bezpiecznych sugestii, zobacz Microsoft Learn tutaj.

Automatyzacja: Copilot, Power Automate i bezpieczne pobieranie treści

Agenci Copilot i przepływy Power Automate pozwalają zautomatyzować pobieranie i streszczanie linków SharePoint. Copilot Studio pozwala skonfigurować źródła wiedzy tak, aby ograniczyć wyszukiwania do konkretnej witryny lub biblioteki SharePoint, dzięki czemu wyniki pozostają skupione. Power Automate może wywoływać indeksowanie, wywoływać punkty końcowe Graph API, aby pobrać pola webUrl, a następnie przekazywać wyniki do AI w celu podsumowania lub wzbogacenia. Przy automatyzacji egzekwuj autoryzację na poziomie dokumentu i loguj każde pobranie dla audytu. Wdroż conditional access i zarządzanie tożsamościami Entra dla principalów usług i przepływów z zarządzaną tożsamością. Kieruj wrażliwe wyniki przez mechanizmy, które redagują poufne dane. Skonfiguruj ścieżki eskalacji, aby rekordy wyjątkowe trafiały do administratora lub do recenzenta ludzkiego. Utrzymuj krótką politykę przechowywania dla wyników pośrednich. Łącz rekomendacje Copilota z funkcjami przedsiębiorstwa, takimi jak dostęp oparty na rolach, aby użytkownicy widzieli tylko to, co mogą otworzyć. Wdrażaj aktualizacje zabezpieczeń i regularne przeglądy konektorów oraz principalów usług. Testuj przepływy, które pobierają plik SharePoint, a następnie weryfikują uprawnienia przed zwróceniem URL. virtualworkforce.ai buduje bezkodowe agentury, które automatyzują odpowiedzi e-mail i osadzają odpowiedzi w zawartości SharePoint, co może skrócić czas obsługi zespołów operacyjnych. Agenci ci mogą stworzyć niestandardowy pipeline do wydobycia, podsumowania i dołączenia linków do szkiców odpowiedzi. Na koniec, jeśli musisz zautomatyzować duże partie, zaprojektuj odporny pipeline i uwzględnij logikę ponawiania przy awariach indexera lub wywołań Graph API.

Dodatkowe zasoby — przykłady, obsługa typów plików, metadane i dalsze kroki

Najpierw uwzględnij praktyczne pozycje w planie projektu. Opublikuj przykładowe wywołania Graph, które pobierają webUrl i uprawnienia. Dodaj przepis indexera Azure Cognitive Search dla typowych typów plików. Wypisz zasady obsługi typów plików dla docx, pdf i obrazów, które wymagają OCR. Normalizuj pola metadanych w bibliotekach dokumentów i stosuj reguły tagowania, aby wyniki AI były spójne. Wyznacz niewielki zestaw źródeł witryn SharePoint na pilotaż przed skalowaniem na wiele witryn. Dołącz checklistę wymagań wstępnych, aby potwierdzić uwierzytelnianie i zgodę administratora wcześnie. Zbierz krótką listę administratorów i właścicieli witryn, którzy mogą szybko naprawić luki w metadanych. Mierz trafność pobierania i śledź, jak często użytkownicy klikają zwrócony webUrl versus jak często otwierają sam dokument SharePoint. Rozważ wzorce RAG przy dodawaniu streszczeń i wybierz, czy przechowywać embeddingi w indeksie wektorowym. Korzystaj z zasobów virtualworkforce.ai, aby zespoły operacyjne zobaczyły przykłady osadzania odpowiedzi w SharePoint i systemach ERP; zobacz automated-logistics-correspondence dla przypadku użycia w automatyzacji logistyki. Wreszcie, konsultuj dokumentację konektora Airbyte dla SharePoint oraz wskazówki ServiceNow dotyczące treści zewnętrznych dla dodatkowych zasobów. Jeśli potrzebujesz pomocy, poproś administratora chmury lub skontaktuj się z pomocą techniczną na wczesnym etapie. Kolejne kroki: uruchom pilotaż na małym zestawie witryn, mierz satysfakcję użytkowników, dostosuj metadane i filtry, a następnie skaluj indeks i automatyzację.

FAQ

Jak AI znajduje linki w SharePoint?

AI znajduje linki poprzez indeksowanie zawartości i metadanych w SharePoint, a następnie zwraca webUrl dla istotnych elementów. Indexer lub wywołanie Graph API może dołączyć aktywny URL, aby użytkownicy mogli otworzyć oryginał.

Czy narzędzia AI respektują uprawnienia SharePoint?

Tak. Integracje AI, takie jak Copilot i rozwiązania oparte na Graph, respektują model uprawnień SharePoint i zwracają tylko elementy, które użytkownik ma prawo zobaczyć. Projektuj przepływy uwierzytelniania i autoryzacji tak, aby używać dostępu delegowanego lub aplikacyjnego w zależności od polityki.

Jakie licencje są potrzebne, aby uruchomić Copilot z SharePoint?

Potrzebujesz licencji Microsoft 365 Copilot dla użytkowników, którzy korzystają z funkcji Copilot, oraz odpowiednich subskrypcji Azure, jeśli używasz usług Azure. Sprawdź uprawnienia na poziomie dzierżawy przed szerokim wdrożeniem.

Czy mogę indeksować zarówno dokumenty, jak i listy?

Tak. Możesz indeksować biblioteki dokumentów i zawartość list SharePoint; indeks wyszukiwania otrzymuje różne pola z każdego źródła. Listy często przechowują linki jako wartości kolumn, podczas gdy elementy dysku zawierają pola webUrl.

Jakie typy plików powinienem uwzględnić w indeksowaniu?

Uwzględnij typowe formaty, takie jak docx i pdf, gdy potrzebujesz pełnotekstowego wyszukiwania, i wyklucz duże pliki binarne, które generują koszty. Zdefiniuj filtr typów plików, który odpowiada Twoim potrzebom biznesowym i zasadom zgodności.

Jak zapewnić dobre metadane?

Ustaw reguły tagowania, szablony i egzekwowanie na poziomie biblioteki, aby poprawić jakość metadanych. Przeprowadź pilotaż, aby zidentyfikować luki i wyznacz administratorów do naprawiania powtarzających się problemów.

Czy mogę zautomatyzować pobieranie do e-maili?

Tak. Możesz zautomatyzować pobieranie za pomocą Power Automate lub bezkodowych agentów, które tworzą wiadomości i wstawiają linki do elementów SharePoint. virtualworkforce.ai dostarcza przykłady dla zespołów logistycznych i operacyjnych, które pokazują, jak osadzone odpowiedzi przyspieszają obsługę.

A co z bezpieczeństwem i audytem?

Wdrażaj zasady dostępu warunkowego, rejestruj pobrania i regularnie przeglądaj principalów usług, aby utrzymać solidne zabezpieczenia. Dołącz kontrole na poziomie dokumentu przed zwróceniem linków użytkownikom spoza oryginalnej witryny.

Jak mierzyć sukces?

Śledź metryki takie jak współczynniki klikalności zwróconych webUrl, czas zaoszczędzony na zapytanie i poprawę trafności pobierania. Zbieraj opinie użytkowników podczas pilotażu i mierz redukcję czasu ręcznego wyszukiwania.

Gdzie znajdę przewodniki wdrożeniowe?

Skonsultuj dokumentację platform, taką jak konektor Airbyte dla SharePoint i wskazówki Microsoft Copilot, aby uzyskać instrukcje krok po kroku. Przeglądaj przykłady dostawców i dodatkowe zasoby, aby zaplanować pilotaż i potem skalować operacje.