Automação de documentos no Microsoft Dynamics 365

automação de documentos no Microsoft Dynamics 365: uma análise orientada por dados dos principais recursos

A automação de documentos no Microsoft Dynamics 365 refere-se à capacidade de criar, gerir e entregar automaticamente documentos críticos para o negócio utilizando os dados já armazenados na plataforma. Ela desempenha um papel importante na redução de trabalhos manuais repetitivos e na melhoria da precisão dos dados. Como destacado por pesquisa do setor, a combinação das aplicações Microsoft Dynamics 365 com software de automação resulta em fluxos de trabalho mais rápidos e fáceis.

Do ponto de vista orientado por dados, os benefícios são claros. As empresas experimentam um aumento de 21% na produtividade e uma redução de até 90% no tempo de processamento de documentos ao adotar processos automatizados de documentos de acordo com estudos. Esses ganhos vão além da eficiência operacional. Fluxos de trabalho automatizados também minimizam erros humanos, permitindo conformidade consistente com as regulamentações do setor.

As principais funcionalidades das soluções modernas de automação de documentos para o Dynamics 365 incluem modelos centralizados para vários tipos de documento, controlo de versões para garantir que as atualizações sejam rastreadas adequadamente e trilhas de auditoria para conformidade. Modelos centralizados permitem que os utilizadores implantem layouts de documentos em várias equipas, enquanto o controlo de versões evita que ficheiros desatualizados sejam acidentalmente divulgados. As capacidades de auditoria significam que cada etapa do fluxo de documentos é registada, suportando os requisitos de governança.

O tratamento nativo de documentos dentro do Dynamics 365 melhora o alinhamento entre departamentos e integra-se de forma contínua com o SharePoint e o Microsoft Office. A integração significa que dados e documentos permanecem sincronizados, suportando fluxos de trabalho direcionados. Tal como com ferramentas como o Experlogix Document Automation Smart Flows, as empresas podem gerar formatos complexos de documentos, como contratos, faturas ou propostas, extraindo diretamente dados do Dynamics 365 sem necessidade de conhecimentos de programação.

Com as mais recentes perspetivas sobre o Microsoft Dynamics refletindo um foco acrescido em IA e automação de fluxos de trabalho, a automação de documentos fornece uma abordagem estruturada para gerir desde um documento básico até saídas altamente personalizadas. Organizações que procuram encurtar ciclos de vendas, melhorar o ROI e gerir e entregar documentação precisa beneficiarão ao explorar soluções no diretório de add-ons e encontrar um parceiro Dynamics adequado para obter um orçamento instantâneo ou uma avaliação Dynamics personalizada às suas necessidades.

simplifique documentos empresariais com modelos de documento e estratégias de templates

Uma das formas mais eficazes de simplificar a criação de documentos empresariais é através do uso de modelos de documento. No Microsoft Dynamics 365, os modelos tornam rápido e fácil produzir ficheiros precisos e conformes sem começar do zero. Esses ativos reutilizáveis ajudam a manter a consistência, particularmente para itens como contratos, cotações e relatórios, ao mesmo tempo que refletem a identidade da marca da empresa.

Usar modelos de documento reduz o trabalho manual e encurta a etapa do ciclo de criação de documentos. Dentro do Dynamics 365, pode criar e gerir modelos diretamente ligados às suas fontes de dados do CRM ou ERP. Isto é particularmente útil quando os utilizadores de negócio querem popular automaticamente acordos ou propostas com informação específica do cliente. Modelos no Microsoft Word podem ser ligados a campos do Dataverse para garantir atualizações dinâmicas em todos os documentos relevantes.

As melhores práticas para o desenho de templates incluem manter o layout limpo, integrar o logótipo e as fontes da empresa para continuidade da marca e definir marcadores de dados para garantir precisão. Deve também aplicar controlo de versões para evitar o uso de modelos desatualizados. Ao incorporar lógica de negócio diretamente nos modelos, pode automatizar o processamento de documentos enquanto garante que apenas formatos aprovados são implementados.

A integração com o Microsoft Office permite que os utilizadores construam templates com a identidade da marca no Microsoft Word e depois os publiquem no Dynamics 365 para que os utilizadores de negócio criem saídas personalizadas sem necessidade de conhecimentos de programação. A integração de modelos de documento com o SharePoint agiliza o armazenamento e a recuperação de ficheiros, fornecendo uma estrutura de pastas central para colaboração. Quando combinado com automação de fluxos de trabalho e capacidades de IA, os modelos servem como a pedra angular do processo de geração de documentos, suportando a eficiência operacional em indústrias tão variadas como logística, finanças e saúde.

Como demonstrado por empresas que aproveitam soluções de correspondência orientadas por IA, emparelhar modelos de documento consistentes com ferramentas de automação inteligentes permite às equipas manter a qualidade enquanto alcançam poupanças de tempo significativas.

automatize os seus fluxos usando Power Automate e Power Apps

O Power Automate e o Power Apps oferecem aos utilizadores do Dynamics 365 várias formas de automatizar fluxos de trabalho de documentos. Automatizar fluxos com conectores do Power Automate facilita o disparo de um processo de geração de documentos com base em eventos específicos no Dynamics 365, como quando uma oportunidade é ganha ou uma solicitação de serviço é registada. Esta flexibilidade permite aos utilizadores automatizar a criação e distribuição de documentos sem intervenção manual.

Por exemplo, um fluxo automatizado de geração de documentos pode criar uma fatura sempre que o estado de uma encomenda mudar no ERP, enviá-la por e-mail ao cliente e guardar uma cópia no SharePoint. Os processos de documentos podem incluir múltiplas etapas, como envio para assinatura eletrónica ou encaminhamento para revisão e tarefas de aprovação. Com o Power Automate, também pode configurar notificações no Microsoft Teams para alertar os membros relevantes da equipa.

O Power Apps expande as possibilidades ao permitir que utilizadores de negócio criem aplicações móveis ou web simples para capturar dados, disparar geração de documentos e gerir aprovações. Estas apps podem integrar-se com o Microsoft Dataverse, garantindo a precisão dos dados usados nos documentos. Ferramentas de geração de documentos construídas na Power Platform permitem que os utilizadores conectem entidades personalizadas e automatizem o processamento de documentos sem necessidade de conhecimentos de programação avançados.

A automação de fluxos através destas ferramentas também beneficia de opções de integração com sistemas de gestão de output, permitindo a entrega segura de documentos através de vários canais. Ao ligar fluxos do Power Automate a componentes do AI Builder, as empresas podem enriquecer a automação com inteligência para classificar documentos ou extrair automaticamente detalhes chave. Esta capacidade apoia os utilizadores de negócio na criação de fluxos que melhoram o processamento de assinaturas eletrónicas e garantem conformidade regulatória.

Organizações que aplicam estas abordagens frequentemente combinam-nas com automação inteligente de e-mail, como agentes de comunicação da virtualworkforce.ai, para ligar os fluxos de documentos com as comunicações com clientes numa experiência integrada.

sharepoint e gestão de documentos no Business Central: integração poderosa de documentos

Integrar o Dynamics 365 com o SharePoint oferece capacidades robustas de gestão de documentos, incluindo armazenar, organizar e partilhar ficheiros de forma estruturada. A combinação do SharePoint com o Microsoft Dynamics fornece um tratamento eficiente de documentos, permitindo que as equipas colaborem em documentos do Office e rastreiem alterações através do controlo de versões.

Gerir documentos em bibliotecas do Business Central dá aos utilizadores de ERP e Dynamics CRM um local centralizado para armazenar ficheiros importantes. As bibliotecas de documentos no SharePoint permitem aos utilizadores associar ficheiros diretamente a registos no Dynamics 365, garantindo que todos os anexos relevantes estejam acessíveis no contexto. Esta integração suporta o fluxo de documentos pela organização, agilizando a colaboração e a conformidade.

Casos de uso para essa integração incluem gerir contratos, armazenar propostas de clientes e manter documentação de conformidade. O controlo de versões no SharePoint garante que todas as atualizações são registadas, enquanto as definições de permissão mantêm a segurança dos dados. Isto é particularmente benéfico para projetos interdepartamentais, já que as equipas podem rever e aprovar documentos sem depender de threads de e-mail dispersos ou locais de armazenamento inconsistentes.

O SharePoint e as ferramentas Microsoft também suportam organização baseada em pastas, permitindo uma navegação intuitiva dos ficheiros armazenados. Capacidades avançadas de pesquisa e metadados tornam fácil encontrar documentos usando palavras-chave ou categorias. Quando emparelhado com automação de fluxos de trabalho, como fluxos do Power Automate, as bibliotecas do SharePoint podem disparar processos descendentes, incluindo fluxos automatizados para output de CPQ ou aprovações de faturas. As empresas também podem aproveitar a integração para gerir e entregar documentos gerados a partir de aplicações Dynamics 365 com rapidez e precisão.

Para operações focadas em logística, emparelhar a integração de documentos com IA para comunicação com agentes de carga assegura que dados e documentos permaneçam alinhados entre sistemas de comunicação e de armazenamento.

aproveitando o AI Builder para automação poderosa de documentos e gestão documental

O AI Builder é uma capacidade de IA na Power Platform que torna possível automatizar muitos aspetos da geração e gestão de documentos sem desenvolver código complexo. Ele permite que as empresas automatizem a classificação, o encaminhamento e a etiquetagem de metadados de documentos, adicionando inteligência aos fluxos de trabalho existentes.

O modelo de processamento de formulários do AI Builder pode extrair dados relevantes de faturas ou ordens de compra e preencher campos correspondentes no Dynamics 365. Isso reduz erros e encurta os tempos de processamento. Por exemplo, as empresas podem configurar fluxos de trabalho para gerar automaticamente uma fatura de cliente ao extrair dados dos registos do Dynamics 365, encaminhar o ficheiro para assinatura eletrónica e armazená-lo na pasta correta do SharePoint.

Esta integração entre serviços potenciados por IA e a ferramenta de geração de documentos simplifica o processo de tratamento documental para os utilizadores de negócio. Fluxos de trabalho automatizados impulsionados por IA podem ajudar a capturar insights a partir de anexos estruturados e não estruturados, melhorar decisões de encaminhamento e manter padrões de conformidade. Isso faz do AI Builder uma ferramenta crítica de automação quando se pretende gerir e entregar documentos de forma eficiente.

Exemplos reais incluem cotações potenciadas por IA que extraem detalhes de produto e preços do Business Central, geram um documento nativo alinhado às diretrizes da marca e o enviam diretamente ao cliente para revisão e aprovação. O AI Builder também suporta cenários avançados, como criação de documentos em múltiplos idiomas, recorrendo a dados do Dynamics 365 e do Microsoft Dataverse. Quando combinado com o Experlogix Document Automation Smart Flows, a IA melhora cada etapa dos processos documentais, desde a ingestão até à entrega, muitas vezes sem necessidade de conhecimentos de programação.

Organizações que procuram automação poderosa de documentos complementada por comunicações inteligentes devem explorar estratégias para escalar operações logísticas com agentes de IA que ligam tanto os fluxos de documentos quanto a correspondência operacional num sistema unificado.

meça o ROI e agilize processos para utilizadores de negócio na Microsoft

Medir o ROI de iniciativas de automação de documentos dentro do Dynamics 365 requer identificar métricas-chave de desempenho. Métricas comuns incluem tempo poupado por processo de documento, redução de erros manuais e ciclos de aprovação mais rápidos. As previsões para 2025 indicam que organizações que usam gestão avançada de documentos vêem não apenas ganhos de eficiência, mas também melhoria no desempenho de conformidade de acordo com fontes do setor.

Agilize a adoção para utilizadores de negócio focando-se em formação, políticas claras de governança e permissões baseadas em funções. Isso garante que as ferramentas de automação sejam usadas de forma eficaz e segura. Por exemplo, definir quem pode criar, editar e publicar modelos de documento ajuda a manter a consistência da marca e da conformidade. Estabelecer ciclos de feedback para melhoria contínua mantém a automação alinhada com os objetivos do negócio.

A melhoria contínua pode envolver monitorizar como os sistemas de gestão de output se comportam na distribuição de documentos, ou quão rapidamente os fluxos automatizados encurtam os ciclos de venda. Esforços de integração em larga escala devem basear-se nas melhores práticas da Microsoft para garantir estabilidade e escalabilidade. Plataformas internas de colaboração como o SharePoint e o Microsoft Teams também podem melhorar os insights orientados por dados sobre o uso de documentos e o desempenho dos fluxos de trabalho.

Desde o processo de seleção de software ao aconselhamento de especialistas do setor, um planeamento cuidadoso é fundamental. Obtenha orientação no diretório de add-ons para encontrar um parceiro Dynamics ou obter uma recomendação instantânea para corresponder as soluções certas às necessidades da sua organização. As aplicações empresariais podem ser estendidas com sistemas CPQ, painéis analíticos e melhorias de IA para aumentar ainda mais o ROI.

Para empresas que já beneficiam da automação de comunicações com soluções virtualworkforce.ai otimizadas para ROI, integrar fluxos de documentos assegura uma abordagem completa para melhorar tanto processos de back-office quanto interações com clientes.

FAQ

O que é a automação de documentos no Microsoft Dynamics 365?

É o processo de automatizar a criação, entrega e gestão de documentos dentro do Microsoft Dynamics 365 usando ferramentas integradas ou integrações de terceiros. Isso ajuda a reduzir trabalho manual e aumentar a precisão.

Como funcionam os modelos de documento no Dynamics 365?

Os modelos de documento são ficheiros pré-formatados ligados a campos de dados do Dynamics. Eles preenchem conteúdo automaticamente com base em registos do CRM ou ERP, poupando tempo e mantendo a consistência.

O Power Automate pode disparar a geração de documentos?

Sim, o Power Automate pode disparar a criação de documentos com base em eventos específicos no Dynamics 365. Por exemplo, uma fatura pode ser gerada quando o estado de uma encomenda muda.

Por que integrar o SharePoint com o Dynamics 365 para documentos?

A integração com o SharePoint permite armazenamento estruturado, controlo de versões e edição colaborativa de documentos ligados a registos do Dynamics 365. Isso torna a gestão de documentos mais fácil e segura.

Que tipos de documentos podem ser automatizados?

Exemplos comuns incluem faturas, cotações, contratos, relatórios e documentos de conformidade. A automação elimina tarefas repetitivas para cada tipo de documento.

O AI Builder é útil para automação de documentos?

Sim, o AI Builder pode classificar documentos, extrair dados de faturas e preencher automaticamente registos no Dynamics 365. Ele adiciona inteligência aos fluxos de documentos.

Quais são os benefícios do controlo de versões?

O controlo de versões garante que o documento aprovado mais recente seja sempre utilizado. Ele rastreia alterações, o que é essencial para conformidade e colaboração.

Como pode ser medido o ROI da automação de documentos?

O ROI pode ser medido através do tempo poupado, redução de erros, aprovações mais rápidas e aumento de produtividade. Acompanhando essas métricas revelam-se os ganhos gerais de eficiência.

É necessário ter conhecimentos de programação para automatizar documentos no Dynamics 365?

Não, muitas soluções como o Experlogix ou o Power Automate não exigem codificação. Utilizadores de negócio podem automatizar processos através de configurações simples.

A automação de documentos pode ajudar a agilizar ciclos de vendas?

Sim, ao automatizar contratos, cotações e aprovações, as equipas de vendas podem reduzir os tempos de resposta. Isso acelera o fechamento de negócios e melhora a satisfação do cliente.